CONCEPTOS BASICOS DE LEGISLACION DOCUMENTAL

Cuando hablamos de legislación documental debemos tener en cuenta su significado que es:

“legislación” conjunto de leyes de un país; ”documento” cualquier cosa material que sea

resultado del lenguaje oral o escrito, que dé un testimonio de una época, cultura o

acontecimiento, independientemente del soporte en que se encuentre.

Actualmente en Colombia en el ámbito jurídico archivístico se conoce como Legislación

documental al conjunto de normas y obligaciones recogidas en leyes específicas, a fin de regular

el manejo de documentos importantes, tanto en entes privados como públicos, con el fin de

resguardan, manipular y consultar adecuadamente los documentos que constituyen una memoria

colectiva o institucional de un país. Y donde debemos recordar que en Colombia se ha aplicado

estas normas, leyes y reglamentaciones en materia de Archivo desde el año de 1913, las cuales

han venido siendo ajustadas de acuerdo a la época.

Actualmente contamos con La Ley General de Archivo que decreta la legislación documental

en Colombia fue creada por el gobierno nacional el 14 de Julio de 2000, bajo el nombre de LEY

594 del 2000; el propósito que motivo la creación de esta legislación documental colombiana fue

la conservación histórica de los distintos documentos administrativos, además de ver la necesidad

de organizar el ejercicio de la Administración Pública, ya que la función de las instituciones y

empresas del estado se encontraba vulnerables pérdidas de documentos, malversación de fondos,

corrupción entre otros elementos evaluados.

Es de tener en cuenta algunos de los principios que rigen La Ley General de Archivos:

 Finalidad del archivo: mantener una documentación organizada ayuda y garantiza a

conservar una información con fácil acceso y recuperación.

 Responsabilidad y organización: la ley respalda el uso de la información, por lo que es

enfática en el cumplimiento de las normas descritas en ella, tanto en organizaciones

públicas como privadas con interés público.

 Importancia de los archivos: la ley establece y respalda la importancia de la gestión y

la administración de los documentos, tanto para las empresas, como para quienes

deseen consultar información de interés nacional. De este modo se categorizan de manera

eficaz los documentos, ayudando a depurar y a administrar lo que es necesario.

 Racionalidad: establecido el orden, es necesario que el manejo de los documentos sea

realizado por personal especializado o personal común, siempre y cuando sigan las leyes

y normas establecidas, de tal manera que su consulta esté más que garantizada.

 Modernización: el crecimiento y la implementación de nuevas estrategias, ayudan a las

entidades a optimizar y a automatizar de la mejor manera los procesos de gestión

documental. Entre otros principios.

BIBLIOGRAFÍA

 Los Documentos Especiales en el Contexto de la Archivística Primera Edición Gumaro

Damián Cervantes México 2008

 WEBGRAFÍA

 https://educacion.elpensante.com/legislacion-documental-en-colombia/

 https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15049_documento.pdf
 https://www.youtube.com/watch?v=LYaHq4SFh5w