ENSAYO SOBRE IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

2019
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHVOS
La historia de los archivos se puede decir que inicio a la par con la historia de la humanidad, ya
que desde tiempos donde se origina la escritura da suceso al inicio de la comunicación y el
surgimiento de instituciones, estas generando información que posteriormente es llevada a
escritos por lo que era importante reunir toda esta cantidad de información que surgía de distintas
actividades que era necesaria plasmarlas en estos documentos llenos de información.

Se tienen datos de las culturas que más aportaron al surgimiento y desarrollo de la

documentación y archivo.

Los egipcios, chinos e indios plasmaban sus ideas, datos, información en los templos del clérigo,
las civilizaciones romanas y griegos dejaban por escrito documentos como testamentos, entre
otro para esto utilizaban vestigios en madera y mármol, los arcadios, sumerios y babilonios
plasmaban toda su información en pieles, madera y mármol.

Estas culturas fueron importantes para la evolución del archivo, además se sabe que en los siglos
XII y XIII surgen los documentos con información de carácter financiero, ya para el siglo XIV se
encuentran archivos con un gran avance, pues tan es así que hallan escritos con características
que en la actualidad se utilizan.

Actualmente se incorpora la tecnología para los procesos de archivo, ayudando a una mayor
gestión y eficacia en estos procesos tan importantes.

En la actualidad cual es el concepto de ARCHIVO:

Se puede decir que el ARCHIVO, es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, que surgen en el transcurso de gestión de una persona sea natural, empresa
pública o privada.

¿Pero para que sirve los archivos?

Los archivos son muy importantes para todas las organizaciones o personas del común, ya que
a través de estos documentos nos permiten tomar de decisiones, debido a la información
contenida en estos documentos nos sirve como soporte para tramites.

¿Qué clases de archivo hay?

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas, es decir,
archivo de gestión, central o histórico.

Según la Organización:

 Archivo Centralizado: Cuando una sola dependencia controla toda la documentación de

la organización.
  Archivo Descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias, es
independiente de todo proceso archivístico.
 Archivo Descentralizado Con Control Descentralizado: cada depósito de información lo
administra cada dependencia y la responsabilidad cae sobre el jefe de cada oficina.
 Archivo Descentralizado Con Control Centralizado: Es utilizado de acuerdo a las
necesidades de cada dependencia, pero que a su vez es controlado desde el archivo
central.

Según su Uso: El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo en que determina en cada etapa
documentacional.

 Archivo Activo: Son documentos que son del actual año, o que se encuentran en proceso
de tramitación.
 Archivo Semiactivo: Son documentos que su consulta no son tan común.
 Archivo Inactivo: Son documentos de años anteriores que se conservan por intereses
legales, fiscales, entre otros.

Según su Naturaleza: Aquí se clasifica de acuerdo al tiempo de entidad que realiza este proceso
de archivo.

 Archivo Publico: Son documentos que pertenecen a entidades del estado.

 Archivo Privado de Interés Público: Son documentos que por su valor histórico, cultural,
investigativo, científico son de interés público.
 Archivo Privado: pertenece a empresas naturales o jurídicas.

Según su Ciclo Vital:

 Archivo de gestión: Corresponden a la documentación que se encuentra depositada y

está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
 Archivo Central: Es la agrupación de documentos que ha sido transferido a archivos de
gestión de cada departamento, es de poca consulta.
 Archivo Histórico: Son aquellos documentos que transfieren al archivo de conservación
permanente.

¿Cuáles son las cualidades de los archivos?

Está directamente relacionado con las ventajas de implementar este sistema en cada organización
y que de acuerdo a una buena administración y buen uso permite crear un plus a la empresa que
a su vez permite crear competitividad mediante unas características las cuales son las siguientes:

 Económico: Implementando un correcto archivo, nos ayuda a la hora de ahorrar tiempo

de personal esto a su vez generando un ahorro de costos derivado del tiempo en que el
personal se ahorra a la hora de buscar información archivada.
 Simples: Nos permite una sencilla búsqueda de información, ya que todo se encuentra
organizado de tal manera que es más fácil encontrar documentos deseados.
  Funcionales: Permite una eficiencia a la hora de realizar consultas de documentos.
 Exactos: La clasificación es precisa ya que se evita equivocaciones.
 Técnico: Nos permite tomar decisiones responsablemente por la persona encargada,
para así no delegar erróneamente al técnico de archivo.

Pero así mismo el archivista debe tener unas cualidades, las cuales son:

La persona especializada en el tema de archivo debe ser una persona con características
esenciales con las cuales pueda desarrollar una eficaz labor.

El técnico archivista debe ser una persona ORDENADA, pues así permite un control y ubicación
de los documentos de manera rápida, debe ser RESPONSABLE, ya que esta actividad debe
realizarse con dedicación y actualización a diferentes normas y leyes que están en constante
cambio, PRONTITUD, ya que a la hora en que le soliciten algún documento debe encontrarlo de
inmediato, así ahorrando tiempo, debe ser CORDIAL, ya que esta persona está en constante
relación con todo el personal de la organización, debe tener SIGILO PROFESIONAL, pues como
maneja documentos los cuales contienen información, puede ser información de confidencialidad
y por ultimo debe ser CONCENTRADO, ya que ejecutar esta labor no debe de tener errores.

Elementos de Archivo:

Existen unos elementos importantes que permiten un buen desarrollo de la tarea del archivo, los
cuales son:

Archivadores: Los cuales son muebles que facilitan una ubicación, búsqueda a la hora de realizar
la consulta, existen gran variedad de archivadores, como lo son los verticales, horizontales,
folderamas, archivador mecánico, estantes, archivador rodante, archivador electrónico, entre
otros.

También existen sellos, carpetas legajadoras, ganchos de legajador, cajas de archivo y elementos
como termómetros e higrómetro para poder identificar temperatura y humedad del ambiente,
esto para una correcta ubicación a la hora de organizar nuestro archivo.