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1.

MANUAL DE USUARIO

COMPRA POR CATÁLOGO

CATÁLOGO DE BIENES

DIRIGIDO A
ENTIDADES CONTRATANTES

ENERO 2015
INDICE DE CONTENIDOS

INDICE DE CONTENIDOS................................................................................................. 1
1. Presentación .............................................................................................................. 2
2.Fundamento Legal ...................................................................................................... 2
3. Ingreso al Portal de Contratación Pública ............................................................ 5
4. Barra Principal ........................................................................................................ 9
4.1 Utilitarios de la Barra Principal ...................................................................... 10
5. Pantalla de Inicio .................................................................................................. 13
6. Categorías de los productos ............................................................................... 15
7. Ficha Genérica: Información del producto ...................................................... 19
8. Lista de Compras y Generación de Orden ........................................................ 23
8.1 Pre visualización de las órdenes de Compra ............................................ 28
9. Listado de Órdenes de Compra .......................................................................... 31
9.1 Mejor Oferta en las órdenes de Compra .................................................... 34
9.2 La Gran Compra .......................................................................................... 36
10. Imprimir Orden de Compra ................................................................................. 44
11. Revisar Convenio Marco ....................................................................................... 47
12. Liquidar Orden ....................................................................................................... 47

1
1. Presentación

La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública ha establecido los

procedimientos de contratación que utilizarán las Entidades Contratantes en las
adquisiciones de bienes, prestación de servicios, ejecución de obras y consultorías,
los mismos que deberán realizarse utilizando las herramientas electrónicas del
Sistema Oficial de Contratación del Estado “SOCE”.

El Servicio Nacional de Contratación Pública “SERCOP”, pone a disposición de las

Entidades Contratantes el presente manual, el cual tiene como objetivo dar a
conocer a las Entidades Contratantes los fundamentos legales de la compra por
catálogo y presentar el funcionamiento del Catálogo Electrónico en esta categoría
específica.

2. Fundamento Legal

2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP

Art. 6.- Definiciones.

3. Catálogo Electrónico: Registro de bienes y servicios normalizados publicados

en el portal www.compraspublicas.gov.ec para su contratación directa como
resultante de la aplicación de convenios marco.

17. Mejor Costo en Bienes o Servicios Normalizados: Oferta que cumpliendo con
todas las especificaciones y requerimientos técnicos, financieros y legales
exigidos en los documentos precontractuales, oferte el precio más bajo.

COMPRAS POR CATALOGO

Art. 43.- Convenios Marco.- El Servicio Nacional de Contratación Pública efectuará

periódicamente procesos de selección de proveedores con quienes se celebrará
Convenios Marco en virtud de los cuales se ofertarán en el catálogo electrónico
bienes y servicios normalizados a fin de que éstos sean adquiridos o contratados de
manera directa por las Entidades Contratantes, sobre la base de parámetros y
objetivos establecidos en la normativa que para el efecto dicte el Instituto Nacional
de Contratación Pública.

2
Art. 44.- Catálogo Electrónico .- Como producto del Convenio Marco, el Servicio
Nacional de Contratación Pública creará un catálogo electrónico disponible en el
Portal COMPRASPUBLICAS, desde el cual las Entidades Contratantes podrán realizar
sus adquisiciones en forma directa.

Art. 45.- Obligaciones de los Proveedores.- Los adjudicatarios quedarán obligados

a proveer bienes y servicios normalizados de conformidad con las condiciones de
plazo, precio, calidad, lugar de entrega y garantía establecidas para el período de
duración del Convenio Marco. No obstante, los adjudicatarios podrán mejorar las
condiciones establecidas, siguiendo el procedimiento que para el efecto se haya
previsto en el Convenio Marco.

Art. 46.- Obligaciones de las Entidades Contratantes.- Las Entidades Contratantes

deberán consultar el catálogo electrónico previamente a establecer procesos de
adquisición de bienes y servicios. Solo en caso de que el bien o servicio requerido no
se encuentre catalogado se podrá realizar otros procedimientos de selección para la
adquisición de bienes o servicios, de conformidad con la presente Ley y su
Reglamento. Si cualquiera de las Entidades Contratantes obtuviere ofertas de mejor
costo que las que consten publicadas en el catálogo electrónico, deberán informar al
Servicio Nacional de Contratación Pública para que éste conozca y confirme que la
oferta es mejor y adopte las medidas necesarias que permitan extender tales costos,
mediante la celebración de Convenios Marco, al resto de Entidades Contratantes.

Art. 69.- Suscripción de Contratos.- Los contratos que por su naturaleza o expreso
mandato de la Ley lo requieran se formalizarán en escritura pública dentro del
término de quince (15) días desde la notificación de la adjudicación. Los contratos
cuya cuantía sea igual o superior a la base prevista para la licitación se
protocolizarán ante Notario Público. Los gastos derivados del otorgamiento del
contrato son de cuenta del contratista.
Las contrataciones que se realicen por el sistema de catálogo se formalizarán con la
orden de compra y el acta de entrega.

3
 2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP
Art. 16.- Micro, pequeñas y medianas empresas.- Para incentivar la mayor
participación de proveedores de los sectores de micro, pequeñas y medianas
empresas -MIPYIMES-, se entenderán por tales, aquellas que cumplan los parámetros
establecidos de conformidad con el artículo 53 del Código Orgánico de la Producción,
Comercio e Inversiones.

Al momento de inscribir y habilitar a un proveedor en el RUP, el registro deberá

expresar la categoría a la que pertenece el proveedor.

El INCOP establecerá criterios de preferencia a favor de las MIPYMES, a través de

alguno de los siguientes mecanismos:

1. Márgenes de preferencia sobre las ofertas de otros proveedores;

2. Criterios para contratación preferente establecidos en el artículo 52 de la Ley;

3. Siempre que, luego de las evaluaciones de ofertas, exista la posibilidad de

adjudicar a una MIPYME y a otro proveedor que no tenga esta calidad, se preferirá a
aquella;

4. Posibilidad de que las MIPYMES mejoren su propuesta para que puedan igualar o
superar la oferta de otros proveedores, luego de la evaluación de ofertas.

5. Inclusión, en el catálogo electrónico, de bienes o servicios provenientes de

MIPYMES, artesanos o actores de la economía popular y solidaria para que sean
adquiridos preferentemente por las entidades contratantes. El procedimiento de
selección a emplearse por parte del INCOP para esta catalogación será la feria
inclusiva.

Las preferencias para las micro, pequeñas y medianas empresas se aplicarán en

función de que su oferta se catalogue como de origen nacional, por el componente
nacional que empleen, de tal manera que no se otorgarán estos beneficios a meros
intermediarios.

Los beneficiarios a favor de las MIPYMES se harán extensivos a actores de la

economía popular y solidaria, de conformidad con la ley.

4
Art. 43.- Procedimiento para contratar por catálogo electrónico.- Para la
inclusión en el catálogo electrónico de los bienes y servicios normalizados, el INCOP
realizará procesos de selección que permitan celebrar convenios marcos, observando
el procedimiento que se establezca en los pliegos.

Las contrataciones por catálogo electrónico de bienes y servicios normalizados, que

realicen las Entidades Contratantes, observarán el procedimiento señalado por el
INCOP:

La orden de adquisición electrónica emitida por la Entidad Contratante se sujetará a

las condiciones contractuales previstas en el Convenio Marco; y, de ser el caso a las
mejoras obtenidas por la entidad contratante.

De conformidad con lo previsto en el inciso segundo del artículo 69 de la Ley, la

Orden de Compra emitida a través del Catálogo Electrónico formaliza la
contratación de los bienes o servicios requeridos y genera los derechos y obligaciones
correspondientes para las partes.

Una vez recibidos los bienes o servicios contratados, se suscribirá el acta de entrega
recepción correspondiente con la verificación de correspondencia con las
especificaciones previstas en el catálogo.

3. Ingreso al Portal de Contratación Pública

Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer

versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior.

Ingrese al portal institucional www.sercop.gob.ec. Imagen 3.1

5
 Imagen 3.1

Para ingresar al sistema de contratación, haga clic en el ícono “SOCE” Sistema

Oficial de Contratación del Estado. Imagen 3.2

Imagen 3.2

Para iniciar su sesión en el sistema, ingrese número de “Ruc” de la Entidad

Contratante, nombre de “Usuario” y “Contraseña”, para finalizar de clic en el
botón “Entrar”. Imagen 3.3

6
 Imagen 3.3

En la siguiente pantalla podrá observar la pantalla donde ya ha ingresado a su sesión.

Imagen 3.4

Imagen 3.4

Ingrese al menú Entidad Contratante, luego de clic en el submenú “Catálogo

Electrónico, tal como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 3.5

7
 Imagen 3.5

Para ingresar al nuevo catálogo electrónico vuelva a registrar RUC, USUARIO Y

Contraseña. Imagen 3.6

Imagen 3.6

Una vez registrados los datos, de clic en el botón “Entrar”. Imagen 3.7

Imagen 3.7

8
A continuación puede observar la pantalla de ingreso al Nuevo Catálogo Electrónico.
Imagen 3.8

Imagen 3.8

4. Barra Principal

Al ingresar podrá revisar la pantalla principal del nuevo catálogo electrónico, revise a
continuación la información que se encuentra en la “Barra Principal”. Imagen 4.1

Imagen 4.1

9
4.1 Utilitarios de la Barra Principal

 Búsqueda de productos dentro del catálogo electrónico

La siguiente opción sirve para buscar un producto dentro del catálogo electrónico,
para ello ingrese nombre del producto, y a continuación de clic en el ícono que se
muestra en la siguiente imagen. Imagen 4.2

Imagen 4.2

En la siguiente pantalla podrá ver el resultado de la búsqueda. Imagen 4.3

Imagen 4.3

 Volver al SOCE
Opción que permitirá regresar a la pantalla de inicio del “SOCE”. Para realizar esta
acción, de clic en la sección que se enmarca a continuación. Imagen 4.4

10
 Imagen 4.4

 Perfil del usuario

La opción Perfil usuario permite visualizar los datos de usuario registrado, además
cuenta con la opción para salir de la sesión. Para ingresar de clic en el ícono que se
muestra a continuación. Imagen 4.5

Imagen 4.5

En caso de que requiera cerrar la sesión de clic en “Salir”. Imagen 4.6

Imagen 4.6

11
  Volver a la página de Inicio
Esta opción permitirá volver a la página de inicio del catálogo electrónico. Imagen 4.7

Imagen 4.7

 Carrito de compras
Opción que permitirá revisar los productos agregados al carrito de compras. Para
ingresar de clic sobre el ícono que se muestra a continuación. Imagen 4.8

Imagen 4.8

Al ingresar podrá visualizar dos opciones dentro del carrito de compras, “Lista de
Compras” y “Seguir Comprando”. Imagen 4.9

Imagen 4.9

 Configuración

12
Opción que permitirá administrar órdenes de compra, mantenimientos y pujas dentro
del catálogo electrónico. Imagen 4.10

Imagen 4.10

5. Pantalla de Inicio

La pantalla de inicio del nuevo catálogo electrónico se divide en las siguientes

secciones:

 Menú de Categorías
 Lo más Visto
 Lo más Comprado
 Tus últimas Visitas

En la siguiente imagen podrá visualizar las secciones mencionadas. Imagen 5.1

13
 Imagen 5.1

Con esta nueva presentación en la pantalla de inicio, el usuario podrá acceder de

forma más rápida a los productos más vistos o más comprados.

En la pantalla de inicio podrá observar que los productos que se encuentran en las
secciones, “Lo más visto” “Lo más comprado” o “Tus últimas visitas” se desplazarán
de forma animada, en caso de que desee parar este desplazamiento, mueva el mouse
a los lados de las secciones, con esto aparecerán unas flechas para “Avanzar” o
“Retroceder” entre los productos. Imagen 5.2

Imagen 5.2

Si existen productos que no cuentan con imágenes disponibles se presentarán con una
descripción que indica lo mencionado. Imagen 5.3

14
 Imagen 5.3

6. Categorías de los productos

El catálogo electrónico cuenta con algunas categorías de productos seleccionados por

el SERCOP, revise a continuación la sección donde se encuentran las categorías.
Imagen 6.1

Imagen 6.1

15
Las categorías con las que cuenta al momento el catálogo son: Bienes, Catálogo
inclusivo, catálogo Vigencia Tecnológica y Repertorio de Medicamentos.

 Catálogo de Bienes

En esta categoría se encuentran los distintos tipos de bienes con los que cuenta el
catálogo electrónico. Para ingresar de clic en la sección que se muestra a
continuación. Imagen 6.2

Imagen 6.2

Al ingresar podrá observar las distintas subcategorías de bienes con los que cuenta
hasta el momento el catálogo electrónico, productos como: Suministros de Limpieza
y Oficina. Imagen 6.3

Imagen 6.3

16
Si desea ingresar a alguna de las subcategorías, de clic sobre la descripción del
producto que requiera. Imagen 6.4

Imagen 6.4

Una vez que haya ingresado, seleccione el producto específico. Imagen 6.5

Imagen 6.5

Seleccione a continuación uno de los tipos del producto requerido. Imagen 6.6

17
 Imagen 6.6

Si la búsqueda de los productos se vuelve compleja, ya sea porque existe una gran
cantidad de productos o porque la ruta a seguir para la búsqueda es extensa y no
logra encontrar el producto, utilice la opción de búsqueda de la Barra Principal, para
ello ingrese el nombre del producto en la sección indicada y luego de clic en el icono
buscar. Imagen 6.7

Imagen 6.7

A continuación podrá observar el resultado de la búsqueda. Imagen 6.8

18
 Imagen 6.8

Para realizar la búsqueda del producto, el catálogo cuenta con unas flechas que
permiten avanzar o retroceder, esta opción permitirá desplazarse al resto de páginas
donde se encuentra el producto. Imagen 6.9

Imagen 6.9

7. Ficha Genérica: Información del producto

Es importante que la Entidad Contratante conozca las características y condiciones

de los productos antes de proceder con la compra. Para revisar la información del
producto, de clic sobre el nombre o imagen del producto requerido. Imagen 7.1

19
 Imagen 7.1

Al ingresar, podrá revisar la información del producto generado en una Ficha

Genérica. Imagen 7.2

Imagen 7.2

En caso de que requiera hacer la compra de dicho producto, ingrese la cantidad en la

sección correspondiente, luego clic en el botón “Continuar”. Imagen 7.3

20
 Imagen 7.3

A continuación se presentará el mensaje del tipo de orden de compra que se

generará. Imagen 7.4

Imagen 7.4

Los tipos de orden de compra que se generarán en este tipo de producto son: “Mejor
Oferta” y “Gran Compra”.

“Mejor Oferta” cuando el monto sea inferior al de la Menor Cuantía de Bienes y

Servicios, y “Gran Compra” cuando el monto sea superior al de la Menor Cuantía de
Bienes y Servicios.

21
Para continuar de clic en el botón “Agregar a la Lista”. Imagen 7.5

Imagen 7.5

A continuación el sistema indicará que el ítem se agregó a la “Lista de compras” con

el tipo de orden que se haya generado “Mejor Oferta” o “Gran Compra”. Imagen 7.6

Imagen 7.6

Cuando el sistema indique que el tipo de ítem seleccionado se agregó a una “Gran
Compra”, deberá posterior a ello seleccionar el procedimiento por el cual se
generará la orden. Imagen 7.7

Imagen 7.7

22
La Entidad Contratante podrá seleccionar el tipo de procedimiento que requiera se
ejecute en el sistema ya sea “Puja o Mejor Oferta”. Seleccione uno de ellos y
finalmente de clic en “Agregar a la lista”. Imagen 7.8

Imagen 7.8

8. Lista de Compras y Generación de Orden

Una vez que haya agregado el producto o productos requeridos, revise el Listado de
Compras. Para ello de clic en el ícono de carrito de compra que se muestra en
pantalla. Imagen 8.1

Imagen 8.1

En caso de que requiera comprar algún otro producto, diríjase nuevamente al

catálogo requerido y agregue el producto. Una vez que haya agregado todos los
productos que desee comprar, de clic en “Lista de Compras”. Imagen 8.2

23
 Imagen 8.2

En la pantalla a continuación, registrará la información necesaria para la generación

de la orden de compra. Imagen 8.3

Imagen 8.3

Seleccione si aplica o no Impuesto, luego ingrese número de Partida presupuestaria o

cuenta contable. Imagen 8.4

24
 Imagen 8.4

Una vez que haya registrado los datos para la generación de la orden de compra, de
clic en el botón “Guardar”. Imagen 8.5

Imagen 8.5

25
Si requiere realizar alguna acción para eliminar, seguir comprando, o guardar el
listado de productos seleccionados, utilice las opciones que aparecen en la parte
inferior del listado. Imagen 8.6

Imagen 8.6

Para continuar con los datos de registro de la orden de compra, no olvide guardar su
listado de compras, luego de clic en el botón “Siguiente”, tal como se muestra en la
siguiente pantalla. Imagen 8.7

Imagen 8.7

Registre a continuación los datos necesarios para recepción y aprobación de los

productos que se comprarán a través del catálogo electrónico.

Los datos que debe registrar son los siguientes:

26
  Horario de Recepción: Ingrese horas de recepción. Ej. 09:00-12:00

 Responsable para la Recepción: Ingrese nombre de la persona o personas que

recibirá los productos.

 Persona que autoriza: Nombre de la Máxima Autoridad de la Entidad

Contratante.

 Correo electrónico: Ingrese correo electrónico de la Máxima Autoridad de la

Entidad Contratante.

 Cargo: Cargo de la persona que autoriza la compra.

 Numero de resolución: Número de Resolución en la que la máxima autoridad

resuelve proceder con la compra en catálogo.

 Observaciones: En caso de que requiera ingresar alguna observación

adicional, ingrésela en la sección correspondiente. Imagen 8.8

A excepción del campo Observaciones, el resto de campos mencionados son

obligatorios registrarlos.

Imagen 8.8

Una vez que haya registrado los datos, de clic en “Siguiente”, en caso de que
requiera regresar a la pantalla anterior, de clic en “Anterior”. Imagen 8.9

27
 Imagen 8.9

8.1 Pre visualización de las órdenes de Compra

La opción de PRE-VISUALIZACIÓN, permite hacer una revisión previa de los datos

registrados hasta ese momento en las órdenes de compra que van a ser generadas
por el sistema. Imagen 8.10

Imagen 8.10

28
Para revisar la información que se generará de las órdenes de compras, dírijase casi
al final de la pantalla, en la sección que se muestra en la imagen a continuación.
Aquí podrá observar las órdenes que se generarán de los productos seleccionados.
Para ingresar a las órdenes de compra, de clic en las pestañas, tal como se muestra
en el siguiente ejemplo.. Imagen 8.11

Imagen 8.11

Una vez que ingrese a estas pestañas podrá revisar el detalle de los productos y los
totales de las órdenes de compra. En el siguiente ejemplo se encuentra el detalle de
la Orden de compra 1. Imagen 8.12

Imagen 8.12

29
Una vez que haya revisado la información de todas las órdenes de compra, diríjase
nuevamente a la parte superior de la página registre Ruc, usuario y contraseña, luego
de clic en “Siguiente”. Imagen 8.13

Imagen 8.13

A continuación las órdenes de compra se generarán por mejor oferta o Gran compra
dependiendo del caso. Si se generan por mejor oferta el sistema enviará a los
proveedores ofertantes de cada producto la invitación para que envíen una mejor
oferta económica, y la orden se generará con el nombre del proveedor que haya
remitido la mejor oferta. En el caso de que sea “Gran Compra”, y se haya
seleccionado Puja, la Entidad Contratante deberá primero “Programar la Puja”. Con
el nombre del ganador de la puja se generará los datos de la orden de compra.
Imagen 8.14

Imagen 8.14

30
 9. Listado de Órdenes de Compra

Para revisar el listado de órdenes que se van a generar, ingrese a la opción “Lista de
órdenes”. Imagen 9.1

Imagen 9.1

En pantalla podrá revisar el listado de órdenes que se generarán, el estado de las

ordenes en primera instancia se encontrarán en estado “ESPERA DE OFERTAS”,
cambiarán a otros estados dependiendo de los tiempos asignados para la generación
de la GRAN COMPRA y la MEJOR OFERTA. Imagen 9.2

Imagen 9.2

31
Para revisar el detalle de la orden de compra de clic en “Ver detalles”. Aquí podrá
observar los datos que se generarán en la orden de compra: Tipo, Código, Fecha de
Emisión, Fecha de Aceptación, Detalles, Total, costo de Flete, Estado. Si se
encuentra el estado en “Espera de Ofertas” el nombre del proveedor se encontrará
en el estado “Por Definir”. Imagen 9.3

Imagen 9.3

En caso de que haya cometido un error involuntario en el registro de la orden de

compra, el sistema asignará un tiempo de 24 horas para que deje sin efecto dicha
orden, para ello de clic en la opción “Dejar sin efecto”. Imagen 9.4

Imagen 9.4

32
En la siguiente pantalla de clic en el botón “Examinar” aquí busque y adjunte el
Acta para dejar sin efecto la compra realizada. El documento que adjunte en esta
sección debe encontrarse en formato PDF. Imagen 9.5

Imagen 9.5

Finalmente de clic en el botón “Dejar sin efecto”. Imagen 9.6

Imagen 9.6

Si está seguro de dejar sin efecto la orden, de clic en el botón “Aceptar”. Imagen 9.7

33
 Imagen 9.7

En la siguiente pantalla podrá revisar que la orden de compra ha quedado SIN

EFECTO. Imagen 9.8

Imagen 9.8

En caso de que los datos que registró son correctos, no realice la acción “Dejar sin
efecto” espere a que pasen las 24 horas para que el sistema continúe con la
generación de la orden.

La opción “Dejar sin efecto” puede también presentarse luego de haberse

generado el nombre del proveedor ganador. La Entidad Contratante podría dejarla sin
efecto también en esa etapa, para ello deberán elaborar un acta firmada entre las
partes y que deje constancia del hecho.

9.1 Mejor Oferta en las órdenes de Compra

La Mejor Oferta es una de las nuevas implementaciones realizadas al catálogo

electrónico, esta opción aparecerá en las ordenes de compra de algunos productos,

34
dependiendo de la cantidad o monto adquirido, para el caso del catálogo de bienes,
el sistema mostrará la opción de Mejor Oferta en las ordenes de compra en que su
monto sea inferior o igual al establecido en la Menor Cuantía de Bienes y Servicios.

En el caso de que el sistema reconozca que la orden de compra ha entrado a una

MEJOR OFERTA, las letras “MO” se registrarán junto a la descripción de la Orden, tal
como se muestra en la siguiente imagen . Imagen 9.9- Imagen 9.10

Imagen 9.9

Imagen 9.10

El tiempo establecido para que el sistema permita imprimir la orden de compra de

una MEJOR oferta es de 24 horas. Luego de transcurrido este tiempo, ya podrá ver el
nombre del proveedor. A continuación en la pantalla de ejemplo ya puede ver
reflejado el nombre del proveedor. Imagen 9.11

Imagen 9.11

35
 9.2 La Gran Compra

Al igual que la anterior opción, la “Gran Compra”, es una nueva implementación en

las órdenes de compra, y se generará cuando el monto de la compra sea superior al
monto asignado para la menor cuantía de bienes y servicios.

Esta opción permitirá a la Entidad Contratante contar con una mejor oferta
económica de la ya establecida en el catálogo.

Una vez que haya seleccionado el tipo de producto y la cantidad a comprar, si

el monto llega a ser el establecido para una Gran Compra, el sistema mostrará
en pantalla la siguiente información. Imagen 9.12

Imagen 9.12

Seleccione a continuación el tipo de Gran Compra que va a realizar, sea Puja o Mejor
Oferta. La Entidad Contratante podrá seleccionar cualquiera de los tipos de gran
compra a su criterio. Imagen 9.13

Imagen 9.13

Más adelante en la previsualización de la orden de compra podrá observar las siglas

generada de la GRAN COMPRA , las letras “GC” se registrarán junto a la descripción
de la Orden, tal como se muestra en la siguiente imagen. Imagen 9.14

36
 Imagen 9.14

 MEJOR OFERTA en la GRAN COMPRA

En la Mejor Oferta de una GRAN COMPRA, el sistema permitirá que la Entidad

Contratante cuente con una mejor oferta económica de la ya establecida en el
catálogo electrónico, esto lo realizará en el lapso de 24 horas de forma automática y
tomando en cuenta que al generar la orden de compra, el sistema previo a dar dicho
tiempo, asigna 24 horas para que la Entidad Contratante pueda dejar sin efecto una
orden de compra.
Las condiciones establecidas para la Mejor Oferta en la Gran Compra, son las mismas
condiciones ya mencionadas en pasos anteriores.

 PUJA en la GRAN COMPRA

En caso de que la Entidad Contratante haya seleccionado la opción de la PUJA en una

GRAN COMPRA, el sistema mostrará el mensaje correspondiente para que la Entidad
Contratante revise la orden de compra y programe la puja. Para ver la generación de la
orden de compra, de clic la opción “Configuración”- “Lista de Órdenes”. Imagen 9.15

37
 Imagen 9.15

Debido a que la orden de Gran Compra que fue seleccionada es con PUJA, debe
programarla, para ello de clic en la opción “Configuración”- “Programación de
pujas”. Imagen 9.16

Imagen 9.16

Una vez que haya ingresado de clic en la sección “Programar”. Imagen 9.17

Imagen 9.17

En la página a continuación, ingrese fecha y hora de inicio de la puja. El tiempo

mínimo establecido para la puja en el día establecido es de mínimo 15 minutos y de
máximo 30 minutos. El porcentaje de variación mínima para la puja lo establece la
Entidad Contratante, se recomienda establecer un porcentaje entre 0,5 y 2 %. Una
vez que haya ingresado los datos de clic en el botón “Programar”. Imagen 9.18

38
 Imagen 9.18

En la pantalla a continuación podrá revisar que la programación ha sido registrada.

Imagen 9.19

Imagen 9.19

Para que la Entidad Contratante pueda ver la Puja, ingrese en “Ir a puja”, tal como
se muestra en la siguiente imagen. Recuerde que ingresará en la fecha y hora
programada, no podrá ingresar antes. Imagen 9.20

Imagen 9.20

39
Para ingresar a la puja, vuelva a ingresar los datos de su Entidad. Imagen 9.21

Imagen 9.21

Al ingresar busque la puja programada, luego de clic en “Ver”. Imagen 9.22

Imagen 9.22

En la siguiente pantalla podrá observar la PUJA. Imagen 9.23

40
 Imagen 9.23

Al terminar el tiempo de la puja de clic en el “Volver”. Imagen 9.24

Imagen 9.24

Es importante tomar en cuenta que la Entidad Contratante al ingresar a la puja no

tendrá más que la opción para visualizarla. Una vez que ingrese revise el estado de
las pujas programadas, ya que el sistema mostrará dos tipos de estados, EN CURSO o
TERMINADA. Las Pujas que están en ejecución serán las que estén en estado EN
CURSO y las pujas que hayan finalizado estarán en el estado TERMINADA. Imagen 9.25

Imagen 9.25

Al ingresar en la puja podrá ver la cantidad de proveedores que están participando,

no se verán los nombres de los proveedores, el sistema los identificará con la palabra
Proveedor junto con un número, por ejemplo “Proveedor23”. Podrá revisar también

41
las ofertas económicas iniciales de todos los proveedores, y las ofertas posteriores
que emitan los proveedores que estén en condiciones de ofertar un precio menor.
Imagen 9.26

Imagen 9.26

En la puja los proveedores deberán rebajar un valor mínimo cada vez que remitan
una oferta, a ese porcentaje se lo conoce como porcentaje de variación mínima
durante la puja. Puede revisar este porcentaje en la siguiente imagen. Imagen 9.27

Imagen 9.27

Durante el tiempo establecido en la puja, podrá ir revisando el proveedor que va

ganando la puja. Imagen 9.28

42
 Imagen 9.28

Una vez que haya concluido la PUJA, ingrese al Listado de órdenes, busque la orden
de compra y revísela. En la siguiente imagen podrá observar que una vez que
concluyó la puja el estado pasó a “Revisada”, y puede visualizar además, el nombre
del proveedor que ganó la puja con la mejor oferta. Imagen 9.29

Imagen 9.29

A continuación, verifique el detalle de la orden de compra, para ello de clic en la

sección “Ver Detalles”. Imagen 9.30

43
 Imagen 9.30

Las órdenes de compra una vez que pasan al estado Revisadas, son enviadas a los
proveedores correspondientes de forma automática, y a través del sistema. Los
proveedores deben proceder a revisarlas y a proveer de los productos según las
condiciones establecidas en el convenio marco.

Es importante que la Entidad Contratante recuerde que, no requiere calificar las

ofertas que se envían por MEJOR OFERTA o GRAN COMPRA, eso lo realiza el sistema, la
Entidad Contratante procede únicamente a ver el resultado del ganador en la orden de
compra.

10. Imprimir Orden de Compra

Una vez que el estado de las órdenes de compra pasen al Estado “Revisadas” proceda
a imprimirlas, para ello de clic en “Imprimir”. Imagen 10.1

44
 Imagen 10.1

En la siguiente pantalla podrá visualizar la orden de compra a ser impresa. Revise la

información que consta en la orden de compra:

 ORDEN DE COMPRA POR CATÁLOGO

En esta sección se encuentra el número de orden de compra y las fechas de

emisión y aceptación.

 DATOS DEL PROVEEDOR

En esta sección se encuentran los siguientes datos de contacto con el

proveedor: Nombre Comercial, Razón Social, RUC, Nombre y correo
electrónico del representante legal de la empresa, correos y números
telefónicos.

45
 DATOS DE LA ENTIDAD CONTRATANTE

En esta sección se encuentran los datos de contacto con la Entidad

Contratante: Entidad Contratante, RUC, teléfonos, persona que autorizó la
compra, cargo, correo, nombre de la persona a cargo del proceso, dirección
de entrega, datos de entrega y Observaciones registradas.

 APLICACIÓN DE MULTAS

En esta sección se encuentra información sobre aplicación de multas.

 APROBACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA.

Sección que corresponde al registro de las firmas de las personas que

autorizaron la generación de la orden de compra. Imagen 10.2

Imagen 10.2

46
11. Revisar Convenio Marco

Una vez que imprima la orden de compra, no olvide revisar el Convenio Marco
establecido para la compra realizada, en este documento podrá encontrar las
condiciones establecidas tanto para el proveedor como para la Entidad Contratante al
realizar la contratación. Para revisar el documento, descargue el archivo que aparece
en la parte superior derecha de los detalles de la orden de compra. Imagen 11.1

Imagen 11.1

12. Liquidar Orden

Una vez que se haya recibido el producto, la Entidad Contratante deberá proceder
con el registro de los datos para la Liquidación de la Orden de Compra, para ello
ingrese a los detalles de la orden de compra. Imagen 12.1

Imagen 12.1

A continuación, de clic en la sección “Liquidar Orden”. Imagen 12.2

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 Imagen 12.2

Una vez que ingrese, adjunte acta de entrega recepción, para ello de clic en el botón
“Examinar”. Imagen 12.3

Imagen 12.3

En la siguiente pantalla podrá observar el documento ya adjunto. Imagen 12.4

Imagen 12.4

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Indique a continuación si se ha impuesto alguna multa, en caso de que si, de clic
dentro del casillero, caso contrario déjelo vacío. En caso de que si se haya aplicado
una multa, ingrese en la siguiente sección el valor del porcentaje aplicado. Imagen
12.5

Imagen 12.5

Una vez registrada la información para la Liquidación de la orden de compra. De clic

en el botón “Liquidar”. Imagen 12.6

Imagen 12.6

A continuación podrá revisar que la orden de compra ha pasado al Estado Liquidada.

Imagen 12.7

Imagen 12.7

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