Subsecretaría de Innovación Tecnológica y

Compras Públicas

INSTRUCTIVO DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN POR

SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA

1. Referencias y Definiciones

En el presente Instructivo se utilizarán las siguientes referencias:

• Instructivo: Hace referencia al Instructivo de Subasta Inversa Electrónica.

• Subsecretaría de Innovación Tecnológica y Compras Públicas: es la
Secretaría Técnica del Sistema Nacional de Compras Públicas, el presente
Instructivo puede referirse a ella simplemente como “Secretaría Técnica”.
• Entidades o Entidades contratantes: los organismos, las entidades o en
general las personas jurídicas que integran la Administración Pública
Central.
• Bases: documentos pre-contractuales elaborados y aprobados para cada
procedimiento, que se sujetarán a los modelos establecidos por la
reglamentación interna de cada Entidad Contratante.
• COMPRASPUBLICAS (portal: www.compraspublicas.gov.ec): es el Sistema
Informático Oficial de Contratación Pública del Estado Ecuatoriano.
• Registro Único de Proveedores (RUP): es el sistema de registro de
proveedores de obras, bienes y servicios, cuya administración corresponde
a la Secretaría Técnica.
• Proveedor: es la persona natural o jurídica habilitada para proveer bienes,
ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría, requeridos
por las entidades contratantes.
• Participante: Es todo Proveedor que ha sido calificado para participar en un
proceso de contratación a través de la modalidad de Subasta Inversa
Electrónica.
• Adjudicación: Es el acto administrativo por el cual la máxima autoridad, su
delegado o el órgano competente otorga derechos y obligaciones de
manera directa al oferente seleccionado, surte efecto a partir de su
notificación y solo será impugnado a través de los procedimientos
establecidos en la Ley.
• Ficha de registro del proceso: Es el módulo electrónico de
COMPRASPUBLICAS donde las Entidades Contratantes registran los
detalles del proceso de selección.
• Variación de la Oferta: Es el decremento mínimo para la puja, porcentaje
respecto al precio referencial unitario que será fijado por la Entidad
Contratante.

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2. Alcance

El presente Instructivo establece las normas que deben aplicarse para los
procesos de adquisición o contratación a través de la modalidad de Subasta
Inversa Electrónica.

3. Definición de Subasta Inversa Electrónica

La Subasta Inversa Electrónica es la modalidad de selección mediante la cual una

Entidad Contratante realiza la adquisición de bienes normalizados a través de una
oferta pública en la cual el participante ganador, será aquel que ofrezca el menor
precio en igualdad de condiciones, por medios electrónicos en el portal
COMPRASPUBLICAS.

4. Administración del Sistema

La Secretaría Técnica es el organismo encargado de la administración del sistema

electrónico para los procesos de Subasta Inversa Electrónica, siendo responsable
de la implementación del módulo en COMPRASPUBLICAS para la participación
de Entidades Contratantes y Proveedores.

La Secretaría Técnica tendrá las debidas seguridades del portal

COMPRASPUBLICAS, para la información y la operatividad del modulo Subasta
Inversa Electrónica.

5. Participación de los Proveedores

Para acceder y participar en un proceso de Subasta Inversa Electrónica

convocado por una Entidad Contratante, el Proveedor deberá utilizar el Registro
Único de Contribuyente (RUC), nombre de usuario y contraseña que fueron
registrados en el RUP.

6. Características de los bienes normalizados

Son aquellos bienes cuyas características o especificaciones técnicas son

homogéneas y comparables en igualdad de condiciones, de manera que, previo al
cumplimiento de los requerimientos determinados en las bases, el parámetro de
adjudicación será su precio.

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7. Uso

Para la adquisición de un bien normalizado, la Entidad Contratante utilizará

obligatoriamente la modalidad de Subasta Inversa Electrónica, guardando
concordancia con su Reglamento Interno.

8. Comisión de Subasta Inversa Electrónica

Esta Comisión estará integrada por cuatro (4) miembros designados por la
máxima autoridad de la Entidad Contratante: uno de los cuales deberá ser
designado como Presidente y un Secretario, debiendo designarse un suplente
para cada uno de ellos. La Comisión entre sus funciones tendrá la elaboración de
las Bases, verificará el cumplimiento de los requisitos exigidos y la participación de
los proveedores en el proceso de puja, comunicación a los participantes sobre el
resultado, proceso administrativo del todo el Proceso de Contratación y
elaboración de las Actas respectivas para la formalización del mismo.

9. Bases

De acuerdo a los modelos establecidos por su Normativa Interna, la Entidad

Contratante elaborará las Bases del proceso por Subasta Inversa Electrónica, y
contendrá básicamente:

1. Convocatoria
2. Instrucciones para los Participantes
3. Instructivo del Proceso
4. Ficha Técnica
5. Formato de Contrato

En las Bases del proceso se deberá incluir los plazos o fechas, lugares y formas
de entrega del bien de la adquisición, y demás condiciones que deben ser
cumplidas por el Proveedor.

10. Etapas del proceso de selección

Los procesos de selección por Subasta Inversa Electrónica se desarrollarán a

través de las siguientes etapas:

1. Convocatoria
2. Aclaraciones

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3. Calificación de Participantes
4. Presentación de Propuestas
5. Período de Puja
6. Adjudicación

11. Convocatoria

La Entidad Contratante, realizará la convocatoria a través de la publicación en

COMPRASPUBLICAS, junto con las Bases del proceso, de acuerdo a los formatos
generados por la Secretaría Técnica.

La convocatoria deberá contener como mínimo la siguiente información:

a) Identificación, domicilio y RUC de la Entidad Contratante que convoca al

proceso.
b) Descripción del proceso de selección.
c) Indicación que la modalidad de selección por Subasta Inversa Electrónica y
el Código de la Subasta
d) Codificación del bien según el CPC.
e) Descripción básica del objeto del proceso.
f) Presupuesto referencial.
g) Determinar si existe o no costo de participación y el valor si se establece.
h) Calendario del proceso de selección.
i) Detalle de las condiciones básicas de cumplimiento contractual: cantidad,
plazos o fechas, lugares y formas de entrega, entre otros.
j) Porcentaje de variación de la oferta en la puja.

12. Código de la Subasta

Cada Entidad Contratante deberá llevar un registro de las Subastas Inversas

ejecutadas, las cuales deberán codificarse para un mejor registro e identificación.

La Codificación de la Subasta se realizará de acuerdo al siguiente detalle:

La Entidad Contratante en la asignación del Código puede disponer de 20

caracteres, los cuales deberán ser distribuidos así: diez (10) caracteres para
establecer las siglas de la Entidad y del proceso agregador de valor, el número
secuencial tres (3) caracteres, el año ocupa cuatro 4 caracteres y para la
separación entre rubros se utilizan tres (3) caracteres para los guiones medios.

Ejemplo:

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Siglas Entidad Proceso Agregador Número Año

de Valor secuencial
Ministerio de Industrias Compras Públicas Tres dígitos 2008
y Competitividad
MIC CP 001 2008

13. Calendario del proceso de selección

El calendario del proceso de selección, estará incluido en las Bases y debe

contemplar las fechas correspondientes a todas las etapas del desarrollo del
proceso de selección con el siguiente detalle:

a. Fecha de Publicación

La Entidad Contratante establecerá la fecha y hora en la cual se realizará la

convocatoria a través de COMPRASPUBLICAS.

b. Fecha límite de Preguntas

El plazo máximo de preguntas será de cinco (5) días laborables a partir de la

Convocatoria, con un mínimo de dos (2) días laborables.

c. Fecha límite de Respuestas

Es la fecha límite para que la Entidad Contratante, pueda contestar las preguntas
realizadas. Esta fecha no puede exceder los dos (2) días laborables desde la
fecha límite de preguntas.

d. Fecha límite para recepción de Propuestas Técnica, Documentos

complementarios

Es el plazo máximo para que los Proveedores entreguen a la Entidad Contratante

su propuesta Técnica y la documentación complementaria requerida, será de ocho
(8) días laborables a partir de la Convocatoria, con un mínimo de seis (6) días
laborables.

e. Fecha Límite para Calificación de Participantes

El plazo máximo para que la Entidad Contratante pueda evaluar a los proveedores
que cumplan con sus requerimientos especificados en las Bases, será de tres (3)
días laborables desde la fecha límite de recepción de las Propuestas Técnica y los

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documentos complementarios. La Entidad Contratante publicará el Acta de

Calificación de Participantes en COMPRASPUBLICAS después de finalizado el
período de Puja.

f. Fecha Inicio Puja

Un día posterior a la Calificación de Participantes y en la hora indicada para Inicio

del proceso de Puja, se dará inicio a la Subasta Inversa Electrónica. En casos
especiales, la Entidad Contratante podrá solicitar a la Secretaría Técnica posponer
el Inicio del Proceso de Puja por dos horas. En casos de fuerza la mayor, la
Entidad Contratante, podrá cambiar la fecha y hora de inicio de Puja.

g. Fecha Final de Puja

La puja se realizará en un periodo máximo de una (1) hora como máximo, la

misma terminará a la hora señalada.

h. Fecha de Adjudicación

Finalizada la hora tope de puja, la Comisión de Subasta Inversa Electrónica,

imprimirá los resultados del Proceso de Subasta, y previa autorización de la
máxima Autoridad de la Entidad Contratante o su delegado, procederá a la
Adjudicación.

La Comisión generará el Acta de Adjudicación, la cual quedará a disposición de la

ciudadanía en COMPRASPUBLICAS al igual que el Acta de Calificación de
Participantes.

14. Invitación de Proveedores

Las invitaciones a los Proveedores se las realizarán a través de

COMPRASPUBLICAS, en función del objeto del Proceso de Contratación en
relación con los productos ofertados por el Proveedor en el registro del RUP.

En base a la publicación del proceso podrán participar Proveedores no registrados

en el RUP, con la condición de que hasta la fecha de Calificación de Participantes
los Proveedores interesados consten registrados y habilitados en el RUP.

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15. Aclaraciones

Los Proveedores invitados e interesados en participar podrán realizar las

preguntas referentes al proceso de subasta inversa hasta el tiempo que
establezcan las Bases.

La Comisión de Subasta Inversa Electrónica responderá las preguntas formuladas

por los Proveedores invitados e interesados en forma dinámica hasta la fecha y
hora señalada en las Bases, a través de COMPRASPUBLICAS.

16. Calificación de Participantes

La Entidad Contratante calificará a los proveedores que hayan cumplido con lo

estipulado en las Bases. Solo los proveedores que hayan sido calificados por la
Entidad Contratante podrán enviar su oferta económica inicial, garantizando su
participación en la Subasta Inversa Electrónica.

17. Presentación de las Propuestas

a. Propuesta Técnica y Legal

La Entidad Contratante recibirá la propuesta técnica y documentación de respaldo

o documentación adicional que requiera para el Proceso de Contratación que se
encuentra en curso, que está relacionada con el área técnica, hasta la fecha límite
para recepción de estas propuestas. Con lo cual realizará la respectiva calificación
al proveedor invitado.

Si en las Bases se contempla el pago de derecho de participación, el Participante

deberá registrar los siguientes datos:

1. Banco donde realizó el depósito.

2. Número de la papeleta de depósito del banco.
3. Monto depositado.
4. Fecha de depósito.

b. Propuesta Económica

La Entidad Contratante, luego de emitir el Acta de Calificación, notificará a los

Participantes Calificados a través del Portal, estos deberán enviar su Oferta
Económica en el formato establecido por la Secretaría Técnica a través de
COMPRASPUBLICAS antes del Inicio de la Puja. Quien no lo haga no podrá

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participar en la Subasta Inversa Electrónica. Esta oferta se denominará Oferta

Económica Inicial, que será su primera oferta durante el proceso de puja.

Presentada la Propuesta, el Sistema procederá a solicitarle la confirmación de la

Propuesta y de confirmarla, COMPRASPUBLICAS aceptará la propuesta.

Dicha Acta de Calificación será publicada en COMPRASPUBLICAS una vez

terminado el Proceso de Puja.

18. Apertura de Propuestas y Puja

El Sistema realizará la apertura de las propuestas económicas e iniciará la puja,

en la fecha y hora señalada en la Convocatoria para el Inicio de la Puja.

El procedimiento de Puja contempla los siguientes pasos:

• En la fecha y hora señalada en la Convocatoria para el Inicio de la Puja, el

Participante accederá al Módulo de Subasta Inversa Electrónica en
COMPRASPUBLICAS, ingresando su RUC, nombre de usuario y
contraseña de acuerdo al registro en el RUP.
• Los Participantes deberán ingresar al Menú Procesos de Contratación y en
el Submenú a Subasta Inversa, por el Código de Subasta asignado por la
Entidad Contratante accederá al proceso.
• Cada Participante podrá visualizar el estado actual de su oferta y las ofertas
de los demás Participantes sin conocer su identidad.
• Los Participantes estarán en capacidad de mejorar sus propuestas
económicas durante el proceso de puja, de conformidad a lo que disponen
las Bases.
• El Participante no está obligado a enviar ofertas inferiores al menor precio
vigente, pero sus ofertas deberán ser siempre inferiores a su último precio
ofertado y en concordancia con la variación de ofertas fijado por la Entidad
Contratante, para tal efecto
• Finalizado el período de puja, no se admitirán más propuestas en el
proceso.

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19. Oferta Única

Si se presentara una sola oferta, ella deberá ser considerada si cumple con lo
exigido en los documentos precontractuales y si se la considera conveniente a los
intereses de la Entidad Contratante se procederá a la adjudicación vía electrónica.

20. Presentación de Resultados

Una vez culminado el Período de Puja, COMPRASPUBLICAS procesará las

ofertas finales y las presentará en orden ascendente junto con el nombre del
Participante respectivo.

21. Acta del Período de Puja

Emitidos los resultados por parte de COMPRASPUBLICAS, el Comité de Subasta

Inversa de la Entidad Contratante, se reunirá con el objeto de conocer los
resultados del Proceso de Subasta Inversa Electrónica y emitir el Acta respectiva,
en la cual se proclamaran los resultados finales del Proceso de Subasta Inversa
Electrónica.

22. Adjudicación

Para efectos de proceder a la adjudicación, previamente el Comisión de Subasta

Inversa de la Entidad Contratante, deberá verificar la documentación exigida en
las Bases al Participante que haya ofertado el menor precio.

Si se presentara un solo Participante con propuesta válida, la Comisión de

Subasta Inversa podrá proceder a la adjudicación, si el mismo hubiese cumplido
con lo dispuesto en las Bases, caso contrario se declarará desierto el proceso.

23. Acta de Adjudicación

El Acta de Adjudicación podrá ser impresa directamente de COMPRASPUBLICAS

y quedará publicada en el portal para su posterior veeduría ciudadana.

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24. Plazo y procedimiento para suscribir el contrato

Una vez que administrativamente quede firme la adjudicación, el procedimiento

para suscribir el contrato es el siguiente:

Enviada la notificación al Participante de la adjudicación en firme, en un término

máximo de cinco (5) días, el Adjudicatario deberá presentarse a suscribir el
contrato con toda la documentación requerida.

Para la formalización y ejecución de la orden de compra o el contrato se aplicarán

los demás requisitos, condiciones, formalidades, exigencias y garantías
establecidas en las Bases.

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