DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD-NTC ISO

90001

Actividad: Informe AA2

Presentado por: Melany Andrea López Echeverry
Fecha:

INFORME AA2

2. INFORME

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un

informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que
día a día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la
investigación y utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el
Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”.
Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por
lo tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un
paradigma de la documentación.

DESARROLLO 2.

1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración,
modificación e identificación de los documentos y registros La empresa
Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el
fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de
todos los usuarios

2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos,
formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son
requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia
con la identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finaliza
con la divulgación del documento por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador
de Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de
la documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de
acuerdo con la naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite
define si la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el
documento. Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los
ajustes finales del documento, presenta para aprobación a la Directora de
Recursos Humanos, Representante de la dirección.

3.2 Asistente – Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la

adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su
aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

 Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se

aprueben nuevamente.
 Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los
documentos
 Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren
disponibles en la Intranet.
 Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
 Se socialicen los documentos.
 Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
 El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y
proteger la información
  Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.
 Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento

establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A.,

dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la
siguiente figura, en donde los documentos de nivel superior tienen mayor
cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.

DOCUMENTO
ASOCIADO
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos

salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos,
una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso
de Gestión de Publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la

empresa empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de

actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se
adecuó al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en
casos especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio,
siguiendo el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en

forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un
material fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados
en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que,
si lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente
cuando sea más susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros
guardados de forma digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el
caso de los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia
de quien y cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma
segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la
confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes
ocupacionales, etc).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar
lápiz o tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el
paso del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que
no se llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o

los resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas
 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
No ACTIVIDAD
INICIO
Identifica necesidad de
creación o mejora de
1 documento
Revisa la adecuación de la
documentación
2 Corrector de Estilo
RESPONSABLE OBSERVACIONES
Elaborar borrador del documento y
enviar por correo a la Directora del
Líder del proceso Departamento de Biblioteca con copia
al Profesional de Apoyo de corrección
de estilo para su respectiva revisión.
Las correcciones de ortografía y
sintaxis se hacen de manera directa en
la documentación en los casos donde
la mejora sea evidente. Sin embargo,
en los casos problemáticos para la
interpretación del sentido el corrector
enviará sugerencias y comentarios al
líder del proceso para que intervenga
en el texto antes de su envío como
versión final al Sistema de Gestión de
la Calidad.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

De cualquier manera el corrector hará

llegar al líder del proceso la
documentación revisada.

En caso de requerir ajustes en partes

SI problemáticas para la interpretación el
La Modifica y envía
documentaci nuevamente al líder del proceso hará las
3 ón requiere corrector
Líder del proceso modificaciones en las partes indicadas
ajustes?
por el corrector y le enviará
NO nuevamente el documento modificado
al corrector de estilo.
Enviar por correo al Coordinador de
Salud, Seguridad e Higiene en el
Solicita y justifica creación, F-SO-OH-12 trabajo con copia a la Profesional de
mejora o anulación de Solicitud de
documento creación, mejora
Apoyo del SG-QHSE el formato
4 o anulación de Líder del proceso Solicitud de Creación, Mejora o
documentos
Anulación de Documento F-SO-OH-12
junto con el documento sometido a
consideración (Resultado de la revisión
del corrector de estilo)
1
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Profesional de Apoyo Revisar la solicitud y evaluar la

Revisa solicitud y verifica SG-QHSE necesidad de crear, modificar o anular
necesidad
5 el documento.
Auxiliar del
SG-QHSE

Si es una solicitud de anulación, se

NO Informa al registra y el proceso termina
Aprobada líder del
Coordinador del Área de
la proceso Salud, Seguridad e
Solicitud?
Higiene en el Trabajo
Cuando se considere necesario define
SI
6 3
la intervención de un experto a fin de
retroalimentar el documento antes de
su aprobación final.

Según corresponda se presenta al

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Consejo Directivo para que autorice la

creación, mejora o anulación.

Se diligencia la Parte 2 del registro

Registra aprobación en la
Solicitud de creación, Solicitud de Creación, Mejora o
Mejora o Anulación de
Anulación de Documento F-SO-OH-12,
7 Documentos
Auxiliar del marcando la casilla de aprobado,
SG-QHSE diligenciando la fecha de
implementación del cambio.

Profesional de Apoyo
Para el caso de creación de
Codifica y/o actualiza la SG-QHSE
8 versión
documentos se realiza la respectiva
codificación y para mejora se actualiza
Auxiliar del
la versión.
SG-QHSE

Coordinador del Área de Al editar los documentos se deben

Emite y Aprueba Salud, Seguridad e registrar las firmas de elaboró, revisó y
9
Documento Higiene en el Trabajo aprobó, si aplica. El coordinador del
Área de Salud Ocupacional informa al
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Profesional de Apoyo líder sobre la aprobación del

SG-QHSE documento.

Una vez firmados los documentos se

Auxiliar SG-QHSE
identifican con Copia No Controlada, se
graban en PDF (No Aplica para
formatos) y se adaptan en el aplicativo
disponible.

Se publican los nuevos documentos en

Retira de Intranet los la intranet
documentos obsoletos

Profesional de Apoyo
10 Al documento físico se le coloca el
SG-QHSE
sello de original, se archiva en la
carpeta del proceso que corresponda y
se destruye la versión anterior.

Profesional de Apoyo
SG-QHSE
Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de Actualizar Listado Maestro Control de
11 Control de Documentos Control de
Documentos Auxiliar del Documentos F-SO-OH-013
F-SO-OH-013 SG-QHSE

2
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

2
Coordinador del Área de
Se comunica al líder que el documento
Salud, Seguridad e
12 se encuentra liberado y se autoriza su
Socializa con el líder del Higiene en el Trabajo
proceso y/o funcionario uso.
que realizó solicitud

Libera Documento Informar los cambios de la

Aplica documento en el
proceso correspondiente
documentación a los participantes del
3 Líder del proceso proceso.
13
FIN Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar su
debida aplicación.
 5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

ACT
N RESPONSA
IVID OBSERVACIONES
o BLE
AD

INICIO
1

Identificar los registros a

Coordinador
controlar

de Gestion
en Salud,
Seguridad e
Los líderes de proceso con apoyo del coordinador del Área de salud, seguridad e Higiene en el
Higiene en el
2 trabajo identifican los registros incorporados en el sistema de gestión en salud, seguridad e Higiene
Trabajo
en el trabajo

Líderes de
procesos

Enviar por correo al Coordinador de Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo con copia a
Líderes de NO
3 Hay solicitud la Profesional de Apoyo del SG-QHSE el formato Solicitud de Creación, Mejora o Anulación de
procesos o 1
Documento F-SO-OH-12 junto con el documento sometido a consideración
necesidades
de registros
SI
 ACT
N RESPONSA
IVID OBSERVACIONES
o BLE
AD

Coordinador
Revisar solicitudes o
de Gestion
necesidades de registros
en Salud,
4 Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de crear, modificar o anular el documento.
Seguridad e
Higiene en el
Trabajo

Coordinador Si es una solicitud de anulación, se registra y el proceso termina.

de Gestion NO
Cuando se Informa
considere
al necesario define la intervención de un experto a fin de retroalimentar el
en
AprobaciónSalud,
de solicitud líder del
5 o necesidad de documento antesprocesode su aprobación final.
Seguridad
registros
e
Higiene en el Según corresponda se presenta al Consejo Directivo para que autorice la creación, mejora o
SI
Trabajo anulación.

Coordinador
Se autoriza y controla los
de registros
Gestion
El Coordinador
de Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo actualiza los registros que se
en Salud,
6 generaron cambios y controla los cambios o nuevos documentos relacionados con la estructura de
Seguridad e
los documentos del SG-QHSE
Higiene en el
Trabajo
 ACT
N RESPONSA
IVID OBSERVACIONES
o BLE
AD

Establecer criterios de
control de registros
Coordinador
de Gestion
en Salud, El Coordinador de Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo establece criterios de control
7
Seguridad e sobre los registros del SG-QHSE
Higiene en el
Trabajo

Listado Maestro
Actualización del listado de Control de
maestro Documentos

Coordinador
8 de Gestion Actualizar Listado Maestro Control de Documentos F-SO-OH-013
en Salud,
Seguridad e
Higiene en el
Trabajo
 ACT
N RESPONSA
IVID OBSERVACIONES
o BLE
AD

Socializa con el líder del

proceso y/o funcionario
que realizó solicitud

Coordinador
deLiberaGestion
DocumentoSe comunica al líder que el documento se encuentra liberado y se autoriza su uso.
9 en Salud,
1
Seguridad e
Higiene en el
Trabajo

Aplica documento en el
Líder correspondiente
proceso del
1 Informar los cambios de la documentación a los participantes del proceso.
proceso
3
Socializa el contenido de los documentos a fin de garantizar su debida aplicación.

FIN
 ACT
N RESPONSA
IVID OBSERVACIONES
o BLE
AD

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO

Coordinador de
SOLICITUD DE
Gestion en Salud, Intranet /Proceso Gestión
CREACIÓN,
F-SO-OH- Seguridad e en Salud, Seguridad e
MEJORA O
012 Higiene en el Higiene en el Trabajo y/o
ANULACION DE
Trabajo/ Líder del Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
Proceso

F-SO-OH- LISTADO Coordinador de Intranet / Proceso Gestión

013 MAESTRO Gestion en Salud, en Salud, Seguridad e
 CONTROL DE Seguridad e Higiene en el Trabajo y/o
DOCUMENTOS Higiene en el Aplicativo del Sistema
Trabajo/ Profesional
de Apoyo

7. GLOSARIO

 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de la universidad y se

convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales como: Objetivo, Quien
Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados, Quien Recibe/Beneficiario, Recursos,
Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo PHVA de las actividades funcionales del proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado, reconocido dentro del
Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones, procedimientos, dibujo, informe,
norma etc. (NTC-ISO-9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad para ser aplicados en los
procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la Universidad. Ej.: Estatuto
Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o Plantilla prediseñada que
facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito particular.
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los documentos del SG-.QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado Maestro Control de
Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de cobertura amplia de la
institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas.
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política de Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO-9000)
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de
entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la Universidad. Ej.: Reglamento
Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del tema sujeto a revisión,
para alcanzar los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la palabras en una oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan problemas en términos de
precisión o claridad en su redacción.