DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD-NTC ISO

90001

Actividad: Informe AA2

Presentado por: Melany Andrea López Echeverry
Fecha:

INFORME AA2

2. INFORME

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un

informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que
día a día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la
investigación y utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el
Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”.
Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por
lo tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un
paradigma de la documentación.

DESARROLLO 2.

1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración,
modificación e identificación de los documentos y registros La empresa
Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el
fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de
todos los usuarios

2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos,
formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son
requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia
con la identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finaliza
con la divulgación del documento por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador
de Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de
la documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de
acuerdo con la naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite
define si la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el
documento. Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los
ajustes finales del documento, presenta para aprobación a la Directora de
Recursos Humanos, Representante de la dirección.

3.2 Asistente – Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la

adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su
aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

 Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se

aprueben nuevamente.
 Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los
documentos
 Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren
disponibles en la Intranet.
 Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
 Se socialicen los documentos.
 Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
 El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y
proteger la información
  Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.
 Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento

establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A.,

dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la
siguiente figura, en donde los documentos de nivel superior tienen mayor
cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.

DOCUMENTOS

POLÌTICA

MAPA DE PROCESOS

PROCEDIMIENTOS -
INSTRUCTIVOS

MANUALES - MATRICES

PROTOCOLOS Y PROGRAMAS

FORMATOS - FICHAS - GUÌAS

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos

salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos,
una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso
de Gestión de Publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la

empresa empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de

actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se
adecuó al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en
casos especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio,
siguiendo el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en

forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un
material fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados
en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que,
si lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente
cuando sea más susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros
guardados de forma digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el
caso de los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia
de quien y cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma
segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la
confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes
ocupacionales, etc).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar
lápiz o tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el
paso del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que
no se llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o

los resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas
 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

Elaborar borrador del documento y

enviar por correo a la Directora del
1 IDENTIFICA NECESIDAD DE
Líder del proceso Departamento de Biblioteca con copia
CREACIÒN O MEJORA DE
al Profesional de Apoyo de corrección
DOCUMENTO
de estilo para su respectiva revisión.
Las correcciones de ortografía y
sintaxis se hacen de manera directa en
la documentación en los casos donde
REVISA LA ADECUACIÒN DE LA la mejora sea evidente. Sin embargo,
DOCUMENTACIÒN en los casos problemáticos para la
2 Corrector de Estilo interpretación del sentido el corrector
enviará sugerencias y comentarios al
líder del proceso para que intervenga
en el texto antes de su envío como
versión final al Sistema de Gestión de
la Calidad.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

De cualquier manera el corrector hará

llegar al líder del proceso la
documentación revisada.

En caso de requerir ajustes en partes

LA DOCUMENTACIÒN MODIFÌCA Y ENVÌA problemáticas para la interpretación el
REQUIERE AJUSTES?
SI
NUEVAMENTE EL líder del proceso hará las
3 CORRECTOR Líder del proceso modificaciones en las partes indicadas
por el corrector y le enviará
NO nuevamente el documento modificado
al corrector de estilo.
Enviar por correo al Coordinador de
Salud, Seguridad e Higiene en el
SOLICITA Y JUSTIFICA F-SO-OH-12
trabajo con copia a la Profesional de
CREACIÒN, MEJORA O
SOLICITUD DE Apoyo del SG-QHSE el formato
4 ANULACIÒN DE DOCUMENTO
CREACIÒN, Líder del proceso Solicitud de Creación, Mejora o
MEJORA O Anulación de Documento F-SO-OH-12
ANULACIÒN DE junto con el documento sometido a
DOCUMENTOS consideración (Resultado de la revisión
del corrector de estilo)
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1
Profesional de Apoyo Revisar la solicitud y evaluar la
SG-QHSE necesidad de crear, modificar o anular
5 REVISA SOLICITUD Y VERIFICA el documento.
NECESIDAD Auxiliar del
SG-QHSE

Si es una solicitud de anulación, se

INFORMA AL registra y el proceso termina
NO Coordinador del Área de
LÌDER DEL
APROBADA LA SOLICITUD? Salud, Seguridad e
PROCESO
Higiene en el Trabajo
Cuando se considere necesario define
6 la intervención de un experto a fin de
retroalimentar el documento antes de
SI
3 su aprobación final.

Según corresponda se presenta al

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Consejo Directivo para que autorice la

creación, mejora o anulación.

Se diligencia la Parte 2 del registro

REGISTRA APROBACIÒN EN LA Solicitud de Creación, Mejora o
SOLICITUD DE CREACIÒN, MEJORA O Anulación de Documento F-SO-OH-12,
7
ANULACIÒN DE DOCUMENTOS Auxiliar del marcando la casilla de aprobado,
SG-QHSE diligenciando la fecha de
implementación del cambio.

Profesional de Apoyo
Para el caso de creación de
CODIFÌCA Y/O ACTUALIZA LA SG-QHSE
8 documentos se realiza la respectiva
VERSIÒN
codificación y para mejora se actualiza
Auxiliar del
la versión.
SG-QHSE

Coordinador del Área de Al editar los documentos se deben

Salud, Seguridad e registrar las firmas de elaboró, revisó y
9 EMITE Y APRUEBA DOCUMENTO
Higiene en el Trabajo aprobó, si aplica. El coordinador del
Área de Salud Ocupacional informa al
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Profesional de Apoyo líder sobre la aprobación del

SG-QHSE documento.

Una vez firmados los documentos se

Auxiliar SG-QHSE
identifican con Copia No Controlada, se
graban en PDF (No Aplica para
formatos) y se adaptan en el aplicativo
disponible.

Se publican los nuevos documentos en

RETIRA DE INTRANET la intranet
LOSDOCUMENTOS OBSOLETOS
Profesional de Apoyo
10 Al documento físico se le coloca el
SG-QHSE
sello de original, se archiva en la
carpeta del proceso que corresponda y
se destruye la versión anterior.

Profesional de Apoyo
ACTUALIZA LISTADO MAESTRO LISTADO SG-QHSE
CONTROL DE DOCUMENTOS MAESTRO DE Actualizar Listado Maestro Control de
11
CONTROL DE Auxiliar del Documentos F-SO-OH-013
DOCUMENTOS
2 SG-QHSE
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

2 Coordinador del Área de

Se comunica al líder que el documento
Salud, Seguridad e
12 se encuentra liberado y se autoriza su
Higiene en el Trabajo
SOCIALIZA CON EL LÌDER DEL PROCESO Y/O uso.
FUNCIONARIO QUE REALIZÒ LA SOLICITUD

Informar los cambios de la

APLICA DOCUMENTO EN EL documentación a los participantes del
PROCESO CORRESPONDIENTE Líder del proceso proceso.
13
Socializa el contenido de los
3 documentos a fin de garantizar su
FINAL
debida aplicación.
 5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1 INICIO

Coordinador de
IDENTIFICAR LOS Gestión en Salud,
REGISTROS A CONTROLAR Los líderes de proceso con apoyo del coordinador del
Seguridad e Higiene
Área de salud, seguridad e Higiene en el trabajo
2 en el Trabajo
identifican los registros incorporados en el sistema de
gestión en salud, seguridad e Higiene en el trabajo
Líderes de procesos

NO Enviar por correo al Coordinador de Gestión en Salud,

HAY SOLICITUD Seguridad e Higiene en el Trabajo con copia a la
DE 1
Profesional de Apoyo del SG-QHSE el formato
3 NECESIDADES? Líderes de procesos
Solicitud de Creación, Mejora o Anulación de
Documento F-SO-OH-12 junto con el
SI documento sometido a consideración

Coordinador de Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de crear,

4 REVISAR SOLICITUDES O Gestión en Salud, modificar o anular el documento.
NECESIDADES DE REGISTROS
Seguridad e Higiene
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

en el Trabajo

Si es una solicitud de anulación, se registra y el

APROBACIÒN INFORM proceso termina.
DE SOLICITUD O NO A AL
Coordinador de
NECESIDAD DE LÌDER Cuando se considere necesario define la intervención
DEL Gestión en Salud,
5 REGISTRO PROCES de un experto a fin de retroalimentar el documento
Seguridad e Higiene
O antes de su aprobación final.
en el Trabajo
Según corresponda se presenta al Consejo Directivo
SI
para que autorice la creación, mejora o anulación.

SE AUTORIZA Y El Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e

CONTROLA LOS Coordinador de
Higiene en el Trabajo actualiza los registros que se
REGISTROS Gestión en Salud,
6 generaron cambios y controla los cambios o nuevos
Seguridad e Higiene
documentos relacionados con la estructura de los
en el Trabajo
documentos del SG-QHSE

1
El Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e
7 ESTABLECER CRITERIOS Higiene en el Trabajo establece criterios de control
DE CONTROL DE
Coordinador de sobre los registros del SG-QHSE
REGISTRO
Gestión en Salud,
Seguridad e Higiene
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

en el Trabajo

LISTADO
ACTUALIZACIÒN DEL
MAESTRO
LISTADO MAESTRO
DE
CONTROL Actualizar Listado Maestro Control de Documentos F-
8 DE Coordinador de
SO-OH-013
DOCUME Gestión en Salud,
NTOS
Seguridad e Higiene
en el Trabajo

SOCIALIZA CON EL
LÌDER DEL PROCESO
Y/O FUNCIONARIO QUE
REALIZÒ SOLICITUD Coordinador de Se comunica al líder que el documento se encuentra
9 Gestión en Salud, liberado y se autoriza su uso.
Seguridad e Higiene
en el Trabajo
1

Líder del proceso Informar los cambios de la documentación a los

13 1 participantes del proceso.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Socializa el contenido de los documentos a fin de

APLICA DOCUMENTO garantizar su debida aplicación.
EN EL PROCESO
CORRESPONDIENTE

FINAL
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO

Coordinador de
SOLICITUD DE
Gestion en Salud, Intranet /Proceso Gestión
CREACIÓN,
F-SO-OH- Seguridad e en Salud, Seguridad e
MEJORA O
012 Higiene en el Higiene en el Trabajo y/o
ANULACION DE
Trabajo/ Líder del Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
Proceso

Coordinador de Intranet / Proceso Gestión

LISTADO Gestion en Salud, en Salud, Seguridad e
F-SO-OH- MAESTRO Seguridad e Higiene en el Trabajo y/o
013 CONTROL DE Higiene en el Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS Trabajo/ Profesional
de Apoyo
7. GLOSARIO

 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de la universidad y se

convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales como: Objetivo, Quien
Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados, Quien Recibe/Beneficiario, Recursos,
Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo PHVA de las actividades funcionales del proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado, reconocido dentro del
Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones, procedimientos, dibujo, informe,
norma etc. (NTC-ISO-9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad para ser aplicados en los
procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la Universidad. Ej.: Estatuto
Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o Plantilla prediseñada que
facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito particular.
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los documentos del SG-.QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado Maestro Control de
Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de cobertura amplia de la
institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas.
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política de Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO-9000)
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de
entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la Universidad. Ej.: Reglamento
Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del tema sujeto a revisión,
para alcanzar los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la palabras en una oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan problemas en términos de
precisión o claridad en su redacción.