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Cartilla Semana 5 PDF
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CONTABILIDAD DE ACTIVOS
AUTOR: César Augusto Hernández Ocampo
ÍNDICE
2 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
INTRODUCCIÓN
El inventario de mercancías es uno de los activos más importantes y representativos en una empresa
comercial, ya que de su comercialización dependen los ingresos operacionales de los entes comerciales.
Los inventarios en las empresas comerciales están conformados por el grupo de mercancías no
fabricadas por la empresa, que están disponibles para la venta, es importante tener en cuenta que no
hacen parte de este activo las mercancías recibidas en consignación. Por el contrario, las mercancías
entregadas en consignación a otras empresas, sí deben hacer parte del costo de estos inventarios.
Existen dos grandes mecanismos o procedimientos para controlar y registrar los inventarios, que se
conocen con los nombres de sistemas de inventarios permanente y periódico. Éste último, solo es
aceptado en las empresas no obligadas a tener revisor fiscal. Los métodos de valuación de inventarios,
conocidos también como métodos arbitrarios de fijación de costos, se utilizan para determinar el costo
de las ventas de mercancías y establecer el costo del inventario final.
En la siguiente unidad se pretende dar información necesaria para que el alumno comprenda el
concepto y la normatividad técnica de los Inventarios de empresas comerciales, registre las diferentes
transacciones que afectan los inventarios, diferencie e interprete los sistemas de inventarios. Así mismo,
podrá identificar e interpretar los métodos de valoración de inventarios y contabilizar los descuentos en
compra y venta de mercancías.
RECOMENDACIONES ACADÉMICAS
Al realizar la lectura de los conceptos básicos de los inventarios, debe proporcionarle al alumno bases
fundamentales para el entendimiento de los procesos y técnicas que se verán en el desarrollo de los
componentes temáticos. Por tal razón, su aprendizaje es fundamental en el proceso de contabilización y
registro en debida forma de las operaciones inherentes a los inventarios.
Por su parte, el trabajo autónomo es esencial con el fin de conseguir en el tiempo requerido los objetivos
propios de la unidad, donde la semana de trabajo y los temas planteados son pertinentes en lo requerido
dentro del proceso de aprendizaje de esta sección.
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DESARROLLO DE CADA UNA DE LAS UNIDADES TEMÁTICAS
Inventario inicial
Comprende el costo de la mercancía disponible para la venta en el primer día del periodo contable o al
inicio de un periodo específico.
Inventario final
Representa el costo de la mercancía pendiente de vender o disponible para la venta, en el último día del
periodo contable; este inventario será el valor del Inventario Inicial del siguiente periodo.
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Inventario físico o toma física de inventarios
Se define como el conteo ordenado y metódico de las mercancías en una fecha determinada.
Las empresas comerciales generalmente realizan el inventario físico al final del año calendario, aunque
existen organizaciones que, dependiendo de sus necesidades específicas y de control, realizan el conteo
a intervalos más cortos. Es conveniente realizar el inventario en horas no hábiles o en fines de semana,
de tal forma que los recibos o ventas de mercancías no interfieran en la exactitud del conteo.
La planeación del inventario debe realizarse antes de la ejecución del conteo físico, con el objeto de
obviar dificultades que puedan incidir en la exactitud de los resultados. Las dificultades comprenden,
entre otras, la posibilidad de excluir mercancías, incluir mercancías en consignación, excluir mercancías
en tránsito, contabilizar varias veces algunas mercancías o incurrir en errores cuantitativos.
Adicionalmente, debe determinarse el número de personas que participarán en el inventario y las
funciones específicas de cada una, de tal modo que el trabajo de un colaborador permita verificar la
exactitud de la labor de otro. Es importante el nombramiento de un supervisor para la toma del
inventario y coordinar con auditoria las etapas de planeación y ejecución.
En algunas empresas suele hacerse doble conteo por parte de otro grupo diferente, a fin de comprobar
los resultados obtenidos en el primer conteo. Cualquier diferencia entre las hojas del inventario del
primer y segundo conteo deberá ser verificada por el supervisor. Independientemente que el conteo sea
único o doble, su exactitud suele comprobarse mediante reconteos por muestreo aleatorio, o por las
pruebas de reconteo selectivo. Una vez contadas todas las mercancías, corregidas las diferencias entre
los conteos o por las pruebas de reconteo selectivo y analizando el informe del supervisor, se procede a
pasar a tarjetas los datos sobre las mercancías y se remiten al departamento de contabilidad para su
resumen y valoración.
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Diferencia entre la toma física del inventario y el valor en libros
A partir de la comparación del valor real del inventario que arroja la toma física, con el valor que
presentan los libros de contabilidad, surgen diferencias que se denominan faltantes o sobrantes, y que
pueden explicarse por diferentes causas: daño de la mercancía, robo continuado, deterioro por
almacenamiento, mermas, error en factura, etc.
Las diferencias deben corregirse por medio de ajustes contables, dependiendo de si el inventario de
mercancías proveniente del conteo es mayor o menor que el saldo de los libros de contabilidad. En el
primer caso se origina un sobrante; en el segundo, un faltante. Cualquiera que sea el caso, deben
tomarse acciones conducentes a esclarecer las causas de la diferencia y a definir políticas para calificar el
monto de la diferencia como considerable o no.
Los inventarios son activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación.
Los inventarios incluyen: bienes comprados y almacenados para su reventa, terrenos y propiedades de
inversión que se tienen para ser vendidos a terceros.
Los inventarios se medirán al costo o al valor neto realizable, el menor entre los dos.
El costo de los inventarios comprende todos los costos de compra (adquisición), los costos de conversión
y los otros costos en que se incurren para darle a los inventarios su ubicación y condición actuales.
Los costos de compra de inventarios comprenden el precio de compra, los aranceles de importación y los
otros impuestos (diferentes de los que sean recuperables), y los costos de transporte, manejo y otros
que sean atribuibles de manera directa a la adquisición de los bienes terminados.
El valor neto realizable corresponde al precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la
operación, menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la
venta. Puede incluir fletes, impuestos, comisiones, almacenamiento; siempre y cuando estos se
encuentren inmersos en el precio de venta.
2. Descuentos
En las transacciones de compra y venta de mercancías, regularmente existen dos tipos de descuentos:
Descuentos comerciales
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Son libremente pactados y representan una deducción sobre el precio de lista de la mercancía que los
proveedores conceden, con el fin de atraer a los diferentes clientes. Estos descuentos se conceden
regularmente con el fin de motivar la compra de grandes cantidades de artículos, o también con el fin de
poder vender algunas referencias de mercancías que han tenido muy baja rotación y demanda.
Descuentos financieros
Conocidos también, como descuentos por pronto pago o descuentos condicionados. Son ofrecidos con el
fin de motivar a los clientes a pagar las facturas dentro del tiempo señalado o pactado en la factura, o
antes de la fecha de vencimiento. No generan disminución sobre el precio de lista de la mercancía. Se
indica al final de la factura el tiempo acordado para su aprovechamiento y estos descuentos sí quedan
registrados en la contabilidad como Ingresos operacionales – descuentos en compras, o como Gastos no
operacionales – descuentos en ventas.
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Identificación clara de las funciones y responsabilidades de los funcionarios que administran y
controlan los inventarios.
Segregación adecuada de funciones, de tal forma que el trabajo de un empleado permita
verificar y controlar la labor de otro.
Existen dos grandes mecanismos, técnicas o alternativas que proporcionan toda una estructura para el
control y contabilización de los inventarios, estos son el Sistema de Inventario permanente o perpetuo y
el Sistema de inventario periódico.
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Este sistema solo es aplicado en pequeñas empresas que no están obligadas a tener revisor fiscal. Bajo
este sistema las compras de mercancías quedarán registradas al costo de adquisición, en una cuenta
nominal de costos, denominada “Compras”.
Las ventas de mercancías quedan contabilizadas en una cuenta nominal de ingresos operacionales,
denominada “Ventas – comercio al por mayor y al por menor”. El costo de ventas no se contabiliza.
Durante el periodo contable, la cuenta de activo “Inventario de mercancías no fabricadas por la
empresa”, no se afecta, ni con las compras ni con las ventas. Por lo tanto, el saldo de esta cuenta
permanecerá desactualizado y el valor del inventario final solo se determinará al final del periodo
contable, mediante un conteo o una toma física de las existencias de mercancías.
De acuerdo con lo anterior se puede observar que el activo “Inventario de mercancías no fabricadas por
la empresa” permanece con su saldo actualizado, lo que permite llevar un control permanente y real del
valor de los inventarios.
Ejemplo No. 1
Distribuidora JJ S.A., se encarga de la distribución de tornillos al por mayor y al detal (tornillos referencia
A2, A3, A4). Tuvo las siguientes transacciones en el mes de enero de 2.0xx.
Enero 5- Compró a crédito 680 tornillos referencia A2 a $ 4.500 c/u., precio de lista, según
factura No. 0120, descuentos: 10%, 4%/30 (proveedor: Indumet Ltda.).
Enero 8 – Vende a crédito 400 tornillos de referencia A2 a $ 6.000 c/u., precio de lista, según
factura No. 001, descuentos 10%, 2%/30 (cliente Orca Ltda.).
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Enero 10 – Compró a crédito 750 tornillos referencia A3 a $ 5.200 c/u., precio de lista, según
factura No. 098, descuentos: 10%, 3%/30 (proveedor: Indumet Ltda..).
Notas:
Se requiere contabilizar las anteriores transacciones suponiendo que la empresa utiliza el sistema de
inventario permanente.
Solución: Para la solución del caso ver la Cartilla de ejercicios que se encuentra en el módulo donde
tendrá que alimentar la hoja de Excel con los datos solicitados y ver las contabilizaciones respectivas
para compras o ventas según el caso.
Ejemplo No. 2
Registro contable que realiza el proveedor Indumet Ltda., en la transacción de enero 5 (suponiendo que
el costo de cada tornillo para el proveedor es de $ 3.000 c/u).
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Se utiliza la cuenta “Compras” en lugar de la cuenta “Inventarios”.
En las ventas de mercancías se debe contabilizar únicamente el precio de venta, el costo no se
contabiliza. Los demás registros no cambian.
Utilizar la cartilla de ejercicios para su solución en cuanto la compra o venta y sus contabilizaciones.
En las ventas solo se maneja información Maneja información del precio de la venta y
sobre el precio de venta. Utiliza menos del costo de la mercancía vendida.
información.
Al final del periodo se requiere efectuar el Requiere conteos físicos al final del periodo,
conteo físico para determinar el valor del solo con el propósito de control.
inventario.
Utiliza la cuenta compras e Ingresos El proceso de cierre es más sencillo, utiliza las
operacionales – ventas, pero requiere la cuentas de Ingresos operacionales – ventas y
eliminación del inventario inicial y el registro costos de ventas.
del inventario final en el proceso de cierre.
5. Métodos de valuación
La valuación de los inventarios consiste en la imputación de los costos a la mercancía vendida y al
Inventario final.
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El valor de los inventarios se debe determinar utilizando cualquiera de los siguientes métodos, de
reconocido valor técnico, para fijar costos o valorizar los inventarios:
Identificación específica.
Promedio ponderado.
P.E.P.S (Primeras en entrar, primeras en salir). F.I.F.O (First in first out)
Retail
Ejercicio:
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ENTRADAS SALIDAS SALDO
Fecha Concepto Q VU VT Q VU VT Q VU VT
Para determinar el valor unitario se divide el valor total del inventario entre el número de unidades
existentes:
Como ejemplo se tiene el 3 de enero donde el valor total del inventario es de $88.000 y el número de
unidades es 2.300, por tanto $88.000/2300 = $38.26 por unidad.
P.E.P.S. o F.I.F.O:
Con este método se supone que las unidades que primero salen del inventario son, en su orden, las que
primero entraron. Aquí, al contrario que en UEPS, el inventario final queda valuado con los últimos
precios de adquisición, en tanto que el costo de ventas queda valuado al precio de las unidades del
inventario inicial o de las primeras compras, las cuales representan los precios más bajos. Desde el punto
de vista de las utilidades, este método representa ganancias más altas y por ende mayores impuestos. A
mayor inventario mayor utilidad.
Ejercicio:
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SOLUCIÓN
Fecha Concepto Q VU VT Q VU VT Q VU VT
Para este caso las primeras unidades que se deben retirar del inventario son las más antiguas, para la
venta del 04 de enero el valor unitario más antiguo es de $35.
5.3. Retail
El Retail, como método de valorización de inventarios, se puede definir como un procedimiento que
permite calcular el valor del inventario, utilizando los precios de venta vigentes marcados en los
artículos. Facilita calcular las cifras de inventarios en libros y la utilidad bruta consecuente, sin necesidad
de tomar un inventario físico. Este sistema contempla una muy amplia gama de factores financieros y
administrativos, puesto que requiere para su implantación y mantenimiento, de una estructura
fundamental que va desde la fijación de políticas al nivel de estrategias de mercado, hasta la dotación de
una infraestructura con personal capacitado y calificado para su manejo. El método Retail, se conoce
también como valuación de inventarios con base en el precio de venta o método al detal o al detalle y es
utilizado por empresas tales como almacenes por departamentos, almacenes de cadena, tiendas o
hipermercados que vendan al detal gran cantidad de artículos. El método requiere que se mantengan
registros de las compras, tanto del costo como del precio de venta. Para garantizar una correcta
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aplicación de este método, las mercancías deben clasificarse por grupos homogéneos, a los que se les
asigna un precio de venta a partir del costo de compra y del margen de utilidad bruta.
La decisión de una empresa acerca de la utilización del método de valuación de inventarios más
apropiado, depende de sus características, necesidades, estructura de costos y tipo de productos. Los
errores en su valuación inciden considerablemente en la determinación de la situación financiera y en la
medición de las utilidades del ente. Un inventario final sobrestimado origina utilidades netas
sobrestimadas. En sentido contrario, subestimaciones del inventario final, producen disminuciones en las
utilidades netas del periodo. Lo anterior también tiene una incidencia directa sobre los impuestos de la
empresa, de ahí que su manejo debe ser altamente cuidadoso.
El cambio de método de valuación deberá ser aprobado previamente por la Dirección de Impuestos
Nacionales.
El costo de los inventarios de los elementos que ordinariamente no son intercambiables, así como los
bienes o servicios producidos y segregados para proyectos específicos, se tienen que asignar mediante el
uso de la identificación específica de sus costos individuales, el costo de los inventarios diferentes de
estos se tienen que asignar usando el método PEPS o el método del PROMEDIO PONDERADO. Una
entidad tiene que usar el mismo método de costeo para todos los inventarios que tienen naturaleza y
uso similar para la entidad. Para inventarios con diferente naturaleza o uso se pueden justificar
diferentes métodos de costeo. Esta norma no permite el uso del método UEPS. Es importante recalcar
que el inventario disponible para la venta puede ser utilizado para uso y goce de la misma empresa, es
decir, la mercancía en disposición de venta es consumida por la propia compañía, dado caso, su
contabilización pasaría de ser Inventarios a propiedad planta y equipo con todos los costos y gastos que
ello genera para su activación dentro del rubro respectivo en el estado de situación financiera.
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para culminar su proceso, adicionalmente se requieren $6'000.000 para transportar la mercancía
terminada y pago de comisiones por la venta. De acuerdo con la información que se tiene el máximo
precio de venta que se puede lograr por los productos terminados es de $680'000.000. Se requiere:
Transporte - 6.000.000
El objetivo de esta norma es prescribir los procedimientos que aplica una entidad para asegurarse de
que sus activos se cargan a una cantidad que no es mayor a la que es recuperable. Un activo se carga a
una cantidad que es mayor que la recuperable si la cantidad cargada excede la cantidad a recuperar a
través del uso o venta del activo. Si este es el caso, el activo se describe como deteriorado y la norma
requiere que la entidad reconozca una pérdida por deterioro.
Las siguientes circunstancias pueden generar pérdida por baja del valor de los inventarios:
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Deterioro o mal estado físico de los productos
Obsolescencia por cambios o avances tecnológicos, cambios de moda y estacionales y en
general, por baja en la demanda en el mercado.
Limitación para su reposición por cambios en las condiciones del mercado, reglamentaciones
gubernamentales, cierre o apertura de fronteras, etc.
Lento movimiento o exceso en existencia.
Mermas, evaporaciones o disminuciones, siempre que estas obedezcan a causas naturales.
Por consiguiente, el deterioro representa una disminución del valor de los inventarios.
Se ha adquirido 2000 unidades de calculadoras al precio unitario de 10um/unidad, se tiene una rebaja
por una promoción del 20%, descuento por pronto pago de 1000 um. Los gastos de transporte de los
inventarios son por cuenta del proveedor y quedan pendientes de pago, ascienden a 200 um. Calcular el
costo de los inventarios según la NIC 2.
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4. La compañía JJ s.a. realizó para el año las siguientes transacciones comerciales en desarrollo de la
compra de mercancía que será objeto de venta en el curso normal de sus negocios:
d. tiene unos intereses por pagar a vendedores autorizados por un valor de $30'000.000
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Liquidación de importación
Como la mercancía estaba en tránsito tan pronto se tenga la mercancía para la venta y se active se
contabiliza el inventario de mercancías.
Los gastos pos venta no hacen parte del inventarios, por tanto el punto e y d no se tienen en cuenta en el
valor del inventario.
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REFERENCIAS
Bibliografía
Textos
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