Organización

PROCESO ADMINISTRATIVO
AUTOR: Ángela Cristina Ochoa Serrano
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ÍNDICE  

• Introducción  

• Recomendaciones  académicas  

1. ¿QUÉ  ES  ORGANIZAR?  

2. Elementos  y  Principios  de  la  Organización  

Acceso rápido
2.1. Principios  

3. Etapas  de  la  Organización  

4.  Departamentalización  y  elementos  

4.1. Departamentalización  
GENERALIDADES DESARROLLO
4.2. Elementos  clave  

• Referencias  

o Textos  

REFERENCIAS
 

  Este material pertenece al Politécnico

Grancolombiano y a la Red Ilumno. Por ende, son
  de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a
la Red Ilumno. Prohibida su reproducción total
o parcial.
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INTRODUCCIÓN   • Presentación  de  exámenes  virtuales  

La   unidad   se   centra   en   el   conocimiento   y   aplicación   de   la   función   organización   del   proceso   • Participación  en  los  foros  de  discusión  
administrativo   y   cómo   esta   aporta   al   cumplimiento   de   objetivos   mediante   las   diferentes  
Se recomienda,  por  tanto,  consultar  permanentemente  el  cronograma  detallado  de  actividades  
actividades   y   tareas   que   deben   realizarse,   se   busca   desarrollar   la   estrategia   para   encauzar   los  
y  evaluaciones  en  el  aula  virtual.  
esfuerzos  a  los  propósitos  de  la  empresa  en  términos  de  su  misión  y  visión.  
 
Se   trata   de   entender   las   funciones   que   deben   ser   realizadas,   las   relaciones   que   se   deben  
establecer   y   las   herramientas   que   pueden   ser   usadas   para   organizar   los   cargos   dentro   de   una  
 
estructura  organizacional  que  ayudará  a  la  empresa  a  operar  eficiente  y  eficazmente.  

Al   aplicar   la   función   de   organización   los   administradores   deben   tener   en   cuenta   que   es    

necesario  identificar  las  tareas  y  actividades  que  se  deben  realizar  para  obtener  los  resultados;  
diseñar   los   cargos   de   manera   que   las   personas   los   encuentren   interesantes   y   desafiantes;    
entender  las  ventajas  y  desventajas  de  la  especialización,  del  enriquecimiento  de  los  trabajos  y  
de  la  rotación  en  los  cargos;  comprender  la  importancia  de  la  cadena  de  comando  y  el  alcance    
del   control;   aprender   a   delegar   efectivamente,   y   lograr   que   las   personas   asuman   las  
responsabilidades  y  rindan  cuentas  de  sus  asignaciones.    

   

 
RECOMENDACIONES  ACADÉMICAS  
 
Para  el  desarrollo  de  la  unidad  es  importante  que  diariamente  disponga  de  2  horas  de  trabajo  
para  la  realización  de  actividades  individuales  y  el  estudio  independiente  de  unidades  didácticas    
y  de  documentos  complementarios.    
 
El   logro   del   autoaprendizaje   está   en   el   estudio   del   material   correspondiente   a   la   unidad   y   la  
profundización   por   medio   de   los   enlaces   que   se   le   sugieren;   así   mismo,   en   la   revisión   de   los  
materiales  y  textos  digitales  recomendados  en  la  bibliografía  del  núcleo.    

Por   otra   parte   usted   debe   trabajar,   tanto   de   manera   individual   como   en   equipo,   en   la    
investigación  y  preparación  de  temas  propuestos,  en  la  solución  de  ejercicios  o  talleres  y  en  la  
presentación  de  informes.  

Adicional   a   lo   anterior,   usted   deberá   demostrar   su   capacidad   de   implementación   de   los  

conceptos  y  competencias  centrales  de  esta  asignatura  mediante:  

   

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1. ¿QUÉ  ES  ORGANIZAR?   La  imagen  muestra  que  para  llegar  a  la  estructura  de  la  organización  se  requiere  de:  

Para  hablar  de  la  función  administrativa  de  organización  es  importante  remontarse  a  la  época   • Recursos    
de  los  primitivos,  en  la  que  se  evidencia  que  el  término  organizar  es  una  actividad  innata  del  ser  
humano;  nace  de  la  unión  de  los  hombres  que  trabajando  juntos  logran  un  fin  común,  mediante   • Procesos  
la  determinación  de  tareas  que  deben  realizarse,  de  las  personas  que  deben  hacerlas  y  de  cómo  
dichas  tareas  deben  ser  dirigidas  y  coordinadas.   • Stakeholders  

Desde  el  punto  de  vista  empresarial  la  función  administrativa  de  organización   se  define  como   o Organización  de  estos  elementos  
una  estructura  técnica  de  relaciones  entre  niveles  jerárquicos,  funciones,  actividades,  elementos  
 
materiales   y   su   capital   humano   para   alcanzar   su   máxima   eficiencia   dentro   del   marco   del   los  
objetivos  corporativos.    
La  función  de  organizar  incluye  a  los  diferentes  grupos  de  interés  que  influyen  en  las  acciones  de   Y  el  resultado  es  la  estructura  organizacional.  
la   empresa   y   deben   verse   como   aliados   para   alcanzar   los   propósitos   de   la   empresa.   Así   se  
representa:   Trabajar  juntos  ha  sido  uno  de  los  problemas  más  comunes  de  la  organización,  del  cual  deriva  su  
importancia  y  una  de  las  fases  más  creativas  del  proceso  administrativo,  pues  en  ella  se  deben  
establecer   todas   las   consideraciones   para   definir   hacia   dónde   se   va   y   la   forma   correcta   de  
ejecución  para  lograr  los  objetivos.  

El   diseño   de   cargos   es   una   herramienta   que   le   permite   al   administrador   reunir   tareas   y  

actividades  en  una  posición  particular  dentro  de  una  organización.  La  descripción  adecuada  de  
un   cargo   incluye   las   tareas,   las   responsabilidades   y   las   relaciones   de   autoridad   (jefes,  
subordinados)  asociadas  con  dicha  posición.    

El  cargo  se  define  como  una  función  bajo  la  responsabilidad  de  una  persona,  y  contiene  varias  
dimensiones   que   pueden   afectar   de   forma   significativa   la   satisfacción   y   el   desempeño   de   las  
personas  que  lo  ocupan:  

Variedad  de  competencias.  Se  refiere  al  grado  en  el  que  un  cargo  exige  que  las  personas  posean  
múltiples  habilidades  y  destrezas.  

Identidad.   Grado   en   el   que   el   cargo   necesita   la   terminación   de   productos   o   servicios   que   son  
identificables  y  pueden  ser  atribuidos  a  los  esfuerzos  de  la  persona.  

  Relevancia   del   trabajo.   Se   refiere   al   grado   en   el   que   un   cargo   contribuye   a   los   resultados  
globales  de  la  empresa  o  al  mundo  en  general.  
Figura 1. Proceso de organizar
Autonomía.  Refleja   los   cargos   que   ocupan   las   personas   con   libertad,   independencia   y   autoridad  
Fuente: Elaboración propia para  tomar  decisiones.  

Retroalimentación.   Denota   la   extensión   en   la   que   las   personas   reciben   información   sobre   los  
 
resultados  del  trabajo  que  realizan.  

   

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Los   cargos   generados   como   consecuencia   de   “organizar”   requieren   ser   especializados   para   2.1. Principios  
obtener   calidad   y   eficiencia,   siempre   y   cuando   se   actualicen   permanentemente,   pues   las  
actividades   se   descomponen   en   acciones   rutinarias   y   repetitivas   que   se   pueden   realizar   con   Aunque  no  hay  dos  empresas  que  sean  idénticas,  hay  ciertos  principios  comunes  a  todas  ellas.  
maestría  fácilmente.   Su  aplicación  varía  de  acuerdo  a  las  necesidades  y  circunstancias  de  cada  empresa.  Veamos:  

La   especialización   es   un   elemento   clave   de   la   función   administrativa   de   organización   que    

permite   concentrarse   en   una   actividad   específica   dentro   de   contexto   intelectual,   asi:   ¿Cómo  
puede   la   empresa   ver   en   la   especialización   un   beneficio   para   alcanzar   los   objetivos   con   calidad?   Tabla  2.  Principios  de  la  organización  
Al  producirse  un  aprendizaje  para  trabajar  mejor,  con  calidad  y  con  eficiencia.  

  PRINCIPIOS   ¿A  QUÉ  SE  REFIERE…?  

Objetivo  perseguido   Inicio  de  cualquier  empresa;  su  formulación  debe  ser  clara,  precisa,  
2.  Elementos  y  principios  de  la  organización   concreta,  factible,  en  un  periodo  de  tiempo  y  cuantificable  para  su  
medición.  
Las  personas,  recursos  y  objetivos  son  elementos  de  la  función  administrativa  de  organización  
que  crean  interrelaciones  e  interacciones  conformando  un  proceso  integral  para  alcanzar  un  fin.  
El  siguiente  cuadro  resume  estos  elementos:   Análisis   Toda  empresa  debe  ser  analizada  sistémica  y  holísticamente  en  su  
inicio,  ante  los  cambios,  ante  la  innovación,  etc.  
 

Tabla  1.  Elementos  de  la  organización   Sencillez   Actividad  que  no  genere  valor  debe  eliminarse  y  es  necesario  
concentrarse  en  aquellas  necesarias  con  un  manejo  sencillo.  

1.  Objetivos   1.1  Corporativos:  rentabilidad  a  partir  de  la  producción  y  comercialización  bienes  o  servicios.  
Funcionalización   Agrupar  las  actividades  de  acuerdo  al  grado  de  afinidad  entre  ellas  
1.2  Funcionales:  incremento  del  capital  mediante  el  enganche  y  fidelización  de  clientes.   (analogía  y  complementariedad).  

2.  Recursos   2.1  Materiales  (tangibles):  infraestructura,  vehículos,  muebles  y  enseres,  instalaciones.   Departamentalización   Dividir  las  tareas  tiene  como  consecuencia  este  principio,  que  secciona  
las  actividades  de  la  empresa  con  sus  respectivas  funciones,  que  deben  
2.2  Materiales  (intangibles):  imagen,  marca,  logotipo.   ser  coordinadas  para  su  funcionamiento.  

3.  Personal   Equipo  humano  con  el  cual  se  construye  colectivamente  para  lograr  objetivos  que  dan  sostén  a  la   Centralización   Concentra  aquellas  decisiones  encaminadas  al  rumbo  que  tomará  la  
empresa.   organización  a  futuro  a  niveles  altos  y  delega  algunas  actividades  a  
niveles  inferiores  para  apoyar  en  forma  conjunta  los  objetivos  
corporativos.  
Fuente:  Elaboración  propia  

Equilibrio   Este  principio  se  logra  estableciendo  controles  en  los  procesos  
  descentralizados  que  para  su  ejecución  requieren  de  autoridad  para  
exigir.  

   

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b. Asignar  las  tareas.  

Especialización   Se  busca  profundizar  en  conocimiento,  perfección,  precisión  y  
destreza.   o Acordar  la  misión  y  los  objetivos.  

o Establecer  los  límites  y  las  políticas.  

Unidad  de  mando   Una  única  cabeza  capaz  de  dirigir,  quien  coordina  el  trabajo  mediante  
el  establecimiento  de  objetivos  y  medios  para  alcanzarlos.   o Estar  de  acuerdo  en  los  resultados  esperados.  

o Determinar   la   forma   de   medición   y   los   medios   de   retroalimentación   de   los  

División  del  trabajo   Dividir  el  trabajo  de  las  personas  apoya  la  adquisición  de  habilidades  y   resultados.  
la  precisión  en  labores  y  funciones  en  forma  eficiente.  
o Proporcionar  la  información  necesaria.  

Equilibrio:  dirección  y  control   Cada  nivel  jerárquico  establece  los  mecanismos  de  control  asegurando    
la  unidad  de  mando  del  cuerpo  administrativo.  
c. Otorgar  la  autoridad  para  actuar.  

Personal   Una  vez  se  estructura  la  empresa,  se  derivan  el  número  y  tipo  de   o Obtener  el  compromiso  y  definir  la  responsabilidad.  
personas  a  las  que  se  les  debe  diseñar  el  perfil  en  coherencia  con  el  
sistema  funcional.   o Transferir  el  derecho  a  tomar  decisiones  y  comprometer  recursos.  

o Difundir  o  hacer  pública  esta  autoridad  ante  los  que  tienen  que  saberlo.  
Fuente:  Elaboración  propia  con  base  en  varios  autores  
o No  interferir.  
 
 

d. Controlar  el  desempeño  y  los  resultados.    

3. Etapas  de  la  organización   o Enseñar,  recompensar,  comunicar,  dar  información.  

Al  definir  a  la  organización  como  una  estructura  técnica  de  relaciones  entre  niveles  jerárquicos   o Proporcionar  recursos,  remover  obstáculos.  
para  alcanzar  los  objetivos,  se  hace  necesario  establecer  relaciones  jerárquicas  que  se  articulan  
mediante  el  proceso  de  delegación.  La  delegación  es  el  proceso  de  conferir  la  autoridad  de  una   o Permitir  el  error.  
tarea   específica   o   conjunto   de   actividades   a   otro   miembro   de   la   organización,   junto   con   la  
responsabilidad  y  el  poder  para  tomar  decisiones.   o Manejar  los  problemas  y  retos  como  oportunidades  de  aprendizaje.  

   

El  proceso  tiene  varias  etapas:   e. Asignar  personal.    

a. Decidir  qué  objetivos  o  tareas  se  pueden  delegar.   o Diseñar  los  perfiles.  

o Tener  clara  la  misión  de  la  organización  o  del  departamento.   o Decidir  las  actividades  a  desempeñar.  

o Encontrar  la  persona  capacitada  para  la  tarea  o  capacitarla.   o Definir  qué  y  quién.  

   

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f.  Delegar  autoridad.   • Números   simples:   en   el   pasado   se   buscaba   reunir   actividades   y   personas   bajo   la  
supervisión  de  un  jefe.  Hoy  este  tipo  de  agrupación  ha  declinado  por  la  tecnología  y  
 
la  especialización.  
Para   que   cada   miembro   del   grupo   cumpla   con   los   objetivos,   se   deben   asignar  
responsabilidades   de   acuerdo   al   puesto   de   trabajo.   Muchas   veces   las   personas   en   cargos   de   • Por  tiempo:  agrupación  de  acuerdo  al  tiempo  basado  en  la  definición  de  la  jornada  
dirección  fallan  en  el  momento  de  delegar  por  razones  como:   laboral.  Hay  organizaciones  que  por  su  naturaleza  tienen  2  o  3  turnos.  

  • Por   funciones:   agrupa   de   acuerdo   a   las   funciones   expresando   lo   que   hace   la  

organización  (sea  producción,  ventas,  finanzas).    
• No  tienen  el  tiempo  para  realizar  la  planeación  del  proceso  de  delegación.  
• Territorial   o   geográfica:   agrupación   de   acuerdo   a   la   forma   de   operar   tanto   física  
• No  confían  en  las  habilidades  de  las  personas  a  su  cargo.  
como  geográfica  de  una  empresa,  como  el  caso  de  Ecopetrol.  
• Evitar  los  posibles  problemas  que  resultan  de  dividir  la  responsabilidad.  
• Por  clientes:  agrupa  de  acuerdo  a  los  clientes  respondiendo  a  un  interés.  
• Inseguridad  de  su  propio  valor  dentro  de  la  organización.  
• Por   proceso   o   equipo:   aplica   fundamentalmente   a   procesos   de   manufactura   de   un  
  producto  o  equipo  especializado.  
Para   delegar   efectivamente   es   importante   tener   en   cuenta   que   la   persona   debe   ser   la   • Por   producto:   agrupa   de   acuerdo   al   producto   o   línea   de   productos   en   una  
adecuada;   la   autoridad   y   responsabilidad   debe   ser   equilibrada;   sin   embargo,   quien   delega  
organización.  
conserva  la  responsabilidad  y  debe  responder  por  su  decisión  de  delegar.  

  • Matricial:  agrupamiento  que  surge  de  la  combinación  entre  la  departamentalización  
funcional  y  de  proyectos.  
 
 

Lo  anterior  presenta  el  marco  formal  de  la  función  administrativa  de  organización,  de  acuerdo  
4.  Departamentalización  y  elementos   con   la   cual   las   tareas   son   divididas,   agrupadas   y   coordinadas.   Cuando   los   gerentes   desarrollan   o  
modifican   la   estructura   es   porque   realizan   actividades   de   diseño   organizacional,   que   son  
importantes  porque:  
4.1. Departamentalización  
 
Son  las  unidades  (niveles,  áreas,  divisiones,  departamentos)  definidos  en  una  organización.    
• Aclaran  expectativas  en  cuanto  a  lo  que  debería  hacerse.  
¿Cómo   puede   una   empresa   optimizar   la   departamentalización?   Agrupando   actividades   y  
• Dividen   el   trabajo   para   evitar   duplicaciones,   desperdicios   en   esfuerzos,   conflictos,   mal  
personas  en  función  de  los  siguientes  tipos  de  departamentalización:  
uso  de  recursos.  
 
• Proveen  flujo  lógico  de  actividades  propias  del  trabajo.  

• Determinan  canales  de  comunicación.  

   

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• Proporcionan  un  nivel  de  coordinación.    

• Encauzan  esfuerzos  del  personal  para  lograr  objetivos.   Tabla  3.  Características  de  organizaciones  mecánicas  y  orgánicas  

 
CARACTERÍSTICAS   ORGANIZACIONES  MECÁNICAS   ORGANIZACIONES  ORGÁNICAS  

4.2. Elementos  clave  

Estructuras   Rígidas   Flexibles  y  adaptativas  
Especialización  del  trabajo:  La  división  de  tareas  trae  como  consecuencia  la  especialización,  que  
permite  enfocarse  en  ciertos  trabajos  para  ser  más  eficientes.  
Especialización   Alta   Baja  
Departamentalización:   describe   la   forma   en   que   los   trabajos   se   agrupan   a   fin   de   alcanzar   las  
metas.  
Departamentalización   Alta   Baja  
Cadena   de   mando:   línea   ininterrumpida   de   autoridad   que   se   dispersa   desde   los   niveles   altos  
hasta   los   inferiores,   identificando   las   relaciones   entre   niveles   determinando   quién   le   rinde  
cuantas  a  quién.   Amplitud  control   Escasa     Amplia  

Amplitud   de   control:   capacidad   de   un   director   para   supervisar   efectivamente   al   grupo   de  

personas  a  su  cargo.   Formalización   Alta   Baja  

Centralización:  Grado  en  que  las  decisiones  deban  estar  concentradas  en  los  niveles  altos  de  la  
organización.   Red  de  información   Limitada   Ilimitada  y  compartida  

Descentralización:   se   origina   cuando   las   personas   de   los   niveles   inferiores   aportan   ideas   para  
participar   del   proceso   decisorio,   por   lo   tanto   la   gerencia   concede   autoridad   para   facultar   a   Participación   Escasa     Amplia  y  requerida  
dichas  persona.  

Formalización:   grado   en   la   que   las   actividades   y   procesos   deban   estandarizarse,   así   como   el   Centralización   Alta   Baja  
comportamiento  de  las  personas,  mediante  el  establecimiento  de  reglas  y  procedimientos.  

Descentralización   Baja   Alta  

 

Los   elementos   descritos   determinan   los   tipos   de   organizaciones,   que   se   definen   por   sus  
tendencias   a   identificar   dichos   elementos   con   mayor   énfasis,   por   lo   que   adquieren  
características  propias  así:   Fuente:  Elaboración  propia  

   

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REFERENCIAS  

Textos  

Pascual,  A.,  y  Macazaga,  J.  (2007).  Organización  basada  en  procesos.  Bogotá,  Colombia:  Alfa  
Omega.  

Michaud,   S.,   y   Fradette,   M.   (1995).   El   poder   de   la   organización   cinética.   Bogotá,   Colombia:  

Norma.  

Schein,  E.  H.  (2004).  Organizational  Culture  and  Leadership  (3ª  ed.).  Nueva  York,  NY:  Wiley.  

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