INSTRUCTIVO DE PROCESOS JUDICIALES GRUPO SURAMERICANA 2012

(SEGUROS GENERALES SURAMERICANA S.A.; SEGUROS DE VIDA

SURAMERICANA S.A.; ARP SURA; EPS SURA; IPS SURA; DINÁMICA;
CONSULTORIA EN GESTIÓN DE RIESGOS Y EN GENERAL PROCESOS
DONDE TENGA INTERÉS SURAMERICANA)

El presente documento tiene por objeto establecer las pautas de trabajo que
deben ser tenidas en cuenta por todos los abogados externos del grupo
Suramericana y que tengan a su cargo la defensa de cualquiera de las compañías
ya sea como demandantes, demandadas directas o llamadas en garantía.

COMENTARIOS GENERALES

ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA DE ASUNTOS LEGALES

La Dirección de Procesos Judiciales, se encarga del reparto, seguimiento y

administración de todas las demandas en contra de cualquiera de las compañías
ya sea directas o llamamientos en garantía, así como las acciones por activa.
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GRUPO SURAMERICANA.

A continuación se depura el procedimiento de entrega y seguimiento de cada uno

de los casos.

1. REPARTO:

Una vez se recibe la notificación del litigio, la compañía analiza cuál es el objeto
del proceso y procede a asignarlo a un abogado externo, para que éste proceda
con la notificación dentro de los 5 días siguientes de la correspondiente
asignación. La Compañía debe suministrarle el poder y copia de la citación para la
notificación personal. Una vez notificada la demanda, el abogado debe suministrar
inmediatamente copia del traslado de la demanda, y a su vez, la Compañía de
manera física o por correo electrónico debe enviar la información necesaria para
la contestación de la demanda y/o el llamamiento en garantía, en caso de ser
necesario.

Una vez contestada la demanda, el abogado deberá remitir copia de la misma con
el formato 5 que se adjunta, éste último vía electrónica.

Es importante tener en cuenta que la asignación de los procesos, se realiza con

sujeción a la lista de reparto, de conformidad con la especialidad del litigio,
buscando siempre que cada profesional tenga acceso a la distribución de manera
equitativa.

La formalización de entrega se hará en un formato de oferta que ha venido

manejando la compañía, en el cual se les informa lo relacionado con el proceso y
con los honorarios, como respuesta el profesional debe devolver en señal de
aceptación, la copia firmada por el abogado externo y no por sus dependientes. La
cuantía de honorarios para la atención de procesos judiciales de Seguros
Generales Suramericana S.A, Seguros de Vida Suramericana S.A, E.P.S SURA e
IPS SURA, depende de la complejidad del asunto, pues éstos se han dividido así:

- Baja complejidad 12 SMLMV a la fecha de facturación.

- Mediana complejidad 16 SMLMV a la fecha de facturación
- Alta complejidad 20 SMLMV a la fecha de facturación

Para la atención de los procesos judiciales promovidos en contra de ARP SURA,

depende de la complejidad del asunto, pues éstos se han divido así:

- Baja complejidad 10 SMLMV a la fecha de facturación.

- Mediana complejidad 12 SMLMV a la fecha de facturación
- Alta complejidad 14 SMLMV a la fecha de facturación

Esta tarifación permite mantener los honorarios debidamente actualizados. Así

mismo de la cuantía de honorarios pactada sin excepción se paga el 50% con el
escrito de contestación debidamente sellado por el despacho u oficina de apoyo
judicial y el restante 50% con la sentencia de primera instancia ejecutoriada y/o
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con la sustentación de la apelación en segunda instancia, según sea el caso. En el

evento de terminar de manera anticipada por cualquier forma anormal, la segunda
cuota será el equivalente al 30% de los honorarios inicialmente pactados por la
atención del proceso.

NOTA 1: para los procesos en donde se efectúe uno o varios llamamientos en

garantía a la Compañía, no obstante ser parte en el mismo, se reconocerán 3
SMLVM por todos los llamamientos, los cuales se pagarán una vez se conteste el
llamamiento.

NOTA 2: cuando el proceso se termine con una sentencia anticipada, la segunda

cuota será el equivalente al 30% de los honorarios inicialmente pactados por la
atención del proceso.

NOTA 3: en cualquier caso, para la fijación de los honorarios, se deberá tener en

cuenta el valor asegurado, esto es, en ningún caso se podrá pactar unos
honorarios que superen el límite asegurado en la póliza.

COSTAS: Las costas a favor de la compañía deberán cobrarse por el abogado

externo que manejó el proceso y tendrá derecho al 30% de lo recaudado
efectivamente.

2. FACTURACIÓN
 En cuanto a la radicación de las facturas, la misma deberá realizarse entre
los días 1 y 10 de cada mes en el centro de documentación en el primer
piso Edificio Camacol. Las facturas que sean entregadas por fuera de este
término, lamentablemente, tendrán que ser devueltas.
 En cualquier caso, la factura debe contener la siguiente información:
concepto de la facturación, nombre de las partes, identificación y radicado
del juzgado.
 Como requisito esencial para las facturas dirigidas a las compañías
Seguros Generales Suramericana S.A y Seguros de Vida Suramericana
S.A, éstas deberán contener: Ramo, Póliza y Siniestro. Para la solución de
Automóviles se deberá indicar además la placa del vehículo. Para la ARP
SURA se debe señalar el número de siniestro
 De igual forma, para la solución de Automóviles al realizar conciliaciones
con los terceros, sea por contrato de transacción o en audiencias de
conciliación, deben enviar el documento físico en lo posible el mismo día;
de igual forma, por correo electrónico deben enviar diligenciado el formato
de egreso. Es importante tener en cuenta, que dichos pagos deben
programarse mínimo con 15 días hábiles de anticipación.
 Es requisito para gestionar las facturas, adjuntar la constancia de
pago al sistema de seguridad social del mes en que se prestó el
servicio.

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3. DOCUMENTOS

Los documentos originales que se entreguen con fines de dar respuesta a las
demandas o llamamientos en garantía, deberán ser devueltos con el escrito de
contestación y factura de primera cuota de honorarios. De aquellos documentos
en donde sea necesario entregar el original al Despacho, se hará saber tal
situación a la compañía y se procederá a autenticar una copia para que quede en
los archivos de ésta.

De igual manera, habrán documentos que deben ser aportados por los
apoderados para el control y archivo en la compañía, tales como:

- Contestación de excepciones por la contraparte.

- Acta de Audiencia de Conciliación o artículo del 101 del CPC.
- Auto de pruebas.
- Actas de testimonios, interrogatorios, inspecciones, etc.
- Dictámenes periciales.
- Calificaciones de Juntas
- Alegatos de conclusión de ambas instancias.
- Recursos de reposición o apelación presentados durante el trámite del proceso.

4. INFORMES

Con el escrito de contestación se debe allegar vía correo electrónico y físico un

resumen del proceso que se diligencia de acuerdo al formato 1 de este instructivo.

Para la audiencia de conciliación, de igual manera se debe diligenciar el formato 2

en el cual es de suma importancia que quede plasmado el concepto
fundamentado del apoderado que tiene a cargo el proceso.

Una vez termine el proceso se tramitará el formato 3.

5. REUNIONES

Para la preparación de audiencias de conciliación, interrogatorios de parte y

audiencia de testimonios de un empleado de la Compañía, se debe concertar con
la Dirección de Procesos una reunión en la que se evalúe en detalle el expediente,
las probabilidades de éxito y el posible fallo. En lo posible las reuniones deberán
tener una antelación de 8 días respecto de la fecha de celebración de la audiencia.

6. PROCESOS OBJETO DE ESTE INSTRUCTIVO:

6.1. SUBROGACIONES RAMOS GENERALES:

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El área de procesos se encarga de la administración de los trámites de

subrogación cuando estos se encuentren en etapa judicial; así mismo las
gestiones prejudiciales en los ramos de generales, salvo automóviles, también son
responsabilidad del área de procesos. Los honorarios que se pagan por estos
trámites son:

Extrajudicial: Hasta $50.000.000: 20% de lo recaudado

De $50.000.001 a $100.000.000: 15% de lo recaudado
De $100.000.001 en adelante: 10%

Judicial: Hasta $50.000.000: 30% de lo recaudado

De $50.000.001 a $100.000.000: 25% de lo recaudado
De $100.000.001 en adelante: 20%

6.1.1. Por regla general el monto mínimo para iniciar un proceso judicial en
subrogaciones debe ser de 5 millones de pesos, las excepciones a esta regla
deberán ser evaluadas y autorizadas por el Analista o Coordinador de la Dirección
de Procesos Judiciales.

6.2. PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL:

Estos trámites se manejan con honorarios diferentes a los estipulados en este

instructivo. Su convenio debe surtirse entre la Dirección de Procesos Judiciales el
respectivo apoderado externo, no obstante tal acuerdo no puede ser superior a las
cuantías de este documento.

6.3. PROCESOS DE CARTERA:

Los honorarios en el cobro de cartera será del 15% recuperación extrajudicial y

30% si es judicial.

Por regla general el monto mínimo para iniciar un proceso judicial en cartera debe
ser de 5 millones de pesos, las excepciones a esta regla deberán ser evaluadas y
autorizadas por el Analista o Coordinador de la Dirección de Procesos Judiciales.

6.4. PROCESOS PENALES: PROCESOS DE LOS ASEGURADOS DE LA

POLIZA DE AUTOMÓVILES SURAMERICANA

6.4.1. HONORARIOS

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Con la Ley 906 de 2004 el trámite de los procesos penales abarca:

- Una conciliación previa al trámite de apertura del proceso penal

- Investigación
- Juzgamiento
- Incidente de Reparación Integral de Perjuicios.

Así las cosas los honorarios son los siguientes:

- Asistencia a la audiencia de conciliación previo el trámite del proceso: 1

SMLMV, se incrementa en 1 SMLMV más si se concilia.
- Preclusión de la investigación penal: 3 SMLVM.
- Investigación: 7 SMLMV. Para efectos de este documento, se debe
entender que la investigación comienza con la audiencia de formulación
de imputación y culmina con la audiencia de acusación. Si se concilia en
esta etapa o termina por cualquier forma anormal, el abogado recibirá el
10% de la etapa siguiente.
- Juzgamiento: 7 SMLMV. Esta etapa incluye el Incidente de Reparación
de Perjuicios.
- Para la contestación de la demanda de parte civil, si a ello hubiere lugar,
se tiene una cifra única de 4 SMMLV.

El pago se hará al finalizar cada una de las anteriores instancias. El valor del
salario mínimo es el vigente al momento del pago.

Los procesos que se tramiten de conformidad con la Ley 600 de 2000, se regirán
por las tarifas aplicables a 2005 incrementadas en un 6%, excepto la demanda de
constitución de parte civil por la cual se pagará la suma única de 4 SMLMV con la
contestación de la demanda.

6.4.2. REQUISITOS PARA EL PAGO DE HONORARIOS:

Para proceder al pago de los respectivos honorarios de instancia, el abogado debe

aportar los documentos que acrediten su actuación, y copias de las decisiones de
instancia. Así mismo debe haber enviado por correo electrónico el informe adjunto
en la asignación del proceso a los abogados internos de la gerencia.

Es requisito para gestionar las facturas, adjuntar la constancia de pago al

sistema de seguridad social del mes en que se prestó el servicio.

NOTA: Para el pago de los honorarios propios de la terminación del proceso

penal, es requisito indispensable aportar copia del oficio por el cual se
levanta el pendiente al vehículo asegurado.

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7. INFORMES:

Los abogados deben enviar un informe de los procesos en las siguientes fechas
30 de Marzo, 29 Junio, 28 Septiembre y 10 Diciembre. El informe deberá ser
presentado en el formato 4 del presente documento. En cualquier caso, se
realizará un comparativo entre la información que reposa en el software jurídico y
la enviada por los abogados externos.

Este informe deberá también contener, aquellos procesos en donde los abogados
actúan en nombre y representación de los asegurados de Suramericana.

8. HONORARIOS PRODUCTOS ÉXITO

Para todos los procesos judiciales donde se encuentre vinculada una póliza de
producto Éxito los honorarios se deben pactar con el Analista o Coordinador de la
Dirección de Procesos Judiciales teniendo como criterio para definirlos la
complejidad y la cuantían del proceso. En cualquier caso, los honorarios no
podrán superar el 10% del valor asegurado del amparo afectado.

9.HONORARIOS PRODUCTO SOAT

Para los procesos judiciales relacionados con el producto SOAT el tope máximo de
honorarios es de 180 SMLD salarios mínimos legales diarios los cuales serán
distribuidos de la siguiente manera:

9.1. Procesos civiles

90 SMLD Salarios Mínimos Legales Diarios, con el escrito de contestación

debidamente sellado por el despacho u oficina de apoyo judicial.
90 SMLD Salarios Mínimos Legales Diarios, con la sentencia de primera instancia
ejecutoriada y/o con la sustentación de la apelación en segunda instancia, según
sea el caso. En el evento de terminar de manera anticipada por cualquier forma
anormal, se le pagará el 30% de la segunda cuota.

9.2. Procesos penales

- Asistencia a la audiencia de conciliación previo el trámite del proceso:

30 SMLD, se incrementa en 30 SMLD más si se concilia.
- Investigación: 75 SMLD. Para efectos de este documento, se debe
entender que la investigación comienza con la audiencia de formulación
de imputación y culmina con la audiencia de acusación. Si se concilia en
esta etapa o termina por cualquier forma anormal, el abogado recibirá el
10% de la etapa siguiente.
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GRUPO SURAMERICANA.

- Juzgamiento: 75 SMLD. Esta etapa incluye el Incidente de Reparación

de Perjuicios.
- Para la contestación de la demanda de parte civil, si ha ello hubiere
lugar, se tiene una cifra única de 60 SMLD.

10. HONORARIOS PARA LOS DESPACHOS COMISORIOS Y AUDIENCIAS

PREJUDICIALES POR ACTIVA (Salvo subrogaciones y cartera)

Los despachos comisorios que se deban practicar en Medellín, Bogotá, Cali,

Pereira, Bucaramanga y Barranquilla deben ser atendidos por los abogados
internos de la respectiva regional. Los despachos comisorios que se deben
practicar por fuera de las ciudades mencionadas podrán ser asignadas a los
abogados externos y se pagarán la suma de medio SMMLV más gastos de
transporte.

Para las audiencias prejudiciales por activa y por pasiva podrán también asignarse
a los abogados externos, para el efecto se reconocerá la suma de 1 SMMLV más
gastos de transporte.

NOTA IMPORTANTE: Los honorarios establecidos en este instructivo

corresponden a la regla general según el giro ordinario de los procesos judiciales
del Grupo Suramericana. Los directores de cada regional estarán facultados para
establecer cifras inferiores hasta 20 SMMLV como excepción, ello teniendo en
cuenta la cuantía del proceso, los valores asegurados y la gestión que debe
realizar el abogado externo. En caso de requerirse la asignación de honorarios
superiores a 20 SMMLV, la misma deberá ser autorizada por un comité
conformado por el Gerente Asuntos Legales, Director de Procesos Judiciales y el
Director de Asuntos Legales según el tema del proceso (Seguridad Social,
Seguros o Laborales y/o contractuales)

Atentamente,

DIRECCIÓN DE PROCESOS JUDICIALES SURAMERICANA.

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ANEXO FORMATO 1

Medellín, XXXXX de 2XXX

Señores
DIRECCIÓN PROCESOS JUDICIALES
Asuntos Legales
Ciudad

FORMATO PARA PROCESOS NUEVOS

Tipo de Proceso
Tipo de Vinculación
Instancia del Proceso
Fecha de Iniciación
Fecha de los Hechos
Afecta Póliza? Nro. Póliza: Vigencia:
Ramo
Valor Asegurado
Siniestro Nro.
Placa (Cuando se trate
de autos)
Abogado
Asegurado
Demandante
Demandado
Juzgado Radicado:
Pretensiones
Valoración
Resumen de la
Continge
ncia
Calificación de la
Contingencia

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Calificación Motivos
Fallo Primera
Instancia
Recursos
Fallo Segunda
Instancia

Observaciones

ANEXO FORMATO 2

Medellín, XXXXX de 2XXX

Señores
DIRECCIÓN PROCESOS JUDICIALES
Asuntos Legales
Ciudad

RESUMEN DE INFORMACIÓN PARA LA CONCILIACIÓN

Proceso:

Demandante:

Demandado:

Llamado en Gtía:

Juzgado:

Radicado:

Apoderado:

Hechos:

Contestación:

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Fecha de la Diligencia

Valor de las Pretensiones

Concepto del Apoderado:

ANEXO FORMATO 3

Medellín, XXXXX de 2xxx

Señores
DIRECCIÓN PROCESOS JUDICIALES
Asuntos Legales
Ciudad

FORMATO PARA PROCESOS TERMINADOS

DEMANDANTE
DEMANDADO
LLAMADO EN GTÍA
DESPACHO
RADICADO
PÓLIZA
RAMO
ASEGURADO
VALOR ASEGURADO
SINIESTRO
FECHA SINIESTRO
SUCURSAL
PLACA (Cuando se trate
de autos)
CUANTÍA
RESERVA ESTIMADA
Sentencia de 1 instancia
Sentencia de 2 instancia

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FORMATO 4 – INFORME DE PROCESOS JUDICIALES –

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