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la EPSA Boliviana
No. 25
Planificación
en el Área
Comercial
Junio, 2005
La Paz - Bolivia
Comercial
s i s t e m a m o d u l a r d e c a p a c i t a c i ó n
Módulo Nº 25 – Planificación en el área comercial
PREFACIO
Proporcionar herramientas operativas sencillas y ágiles que faciliten el manejo de los
sistemas de abastecimiento de agua potable y de alcantarillado sanitario con criterios
de calidad, eficacia y eficiencia, constituye uno de los requisitos fundamentales para el
fortalecimiento y la consolidación especialmente de las pequeñas y medianas
empresas de servicio en el país. Esta es una tarea requerida y fomentada por la Ley
No. 2066 de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario del 11 de abril 2000.
En el marco de sus servicios de capacitación, el SAS quiere dar a conocer guías
prácticas que conduzcan al logro de la excelencia en la gestión de las entidades
prestadoras de servicios de agua y alcantarillado sanitario. Asimismo pretende crear
determinados conocimientos y competencias transversales mínimas que deberían
existir por igual entre todos y cada uno de los funcionarios de esas entidades. Esta
iniciativa puede contribuir a la reducción de los consabidos efectos de los deficientes
servicios de AP y ALC-S que atentan contra la salud y el medio ambiente y que forman
parte de las causas estructurales de los problemas que vive Bolivia.
El presente documento es uno de los textos didácticos de la serie de módulos de
capacitación del Sistema Modular que el SAS viene preparando desde 1999. La forma
de presentación representa una innovación didáctica en el sector saneamiento básico
en el país; todos los módulos corresponderán a un mismo concepto didáctico y a un
estilo uniforme de diagramación.
Deseamos que éste como todos los textos didácticos por publicar enrriquezcan a
capacitandos y docentes, sea en la situación del curso como en el estudio individual.
SISTEMA MODULAR
Módulo Nº 25 –Planificación en el área comercial
ÍNDICE GENERAL
Pág.
PREFACIO 2
SIGLAS Y ABREVIACIONES UTILIZADAS 5
INTRODUCCIÓN 6
1. GENERALIDADES 7
1.1 Marco institucional de las EPSAs 7
1.2 Formulación de la misión y visión 8
1.2.1 Misión 8
1.2.2 Visión 9
1.3 Objetivos del área comercial 9
1.4 Función del area comercial 10
2. PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES EN EL ÁREA COMERCIAL DE LAS
EPSAS 12
2.1 Qué es la planificación estratégica? 13
2.1.1 Tipos de planificación 14
2.1.2 Quiénes participan en la elaboración del plan estratégico 15
2.2 Proceso de planificación institucional y del área comercial 15
2.2.1 Diagnóstico institucional 15
2.2.2 Participación del área comercial en el diagnóstico 17
2.2.3 Formulación de los objetivos estratégicos 18
2.2.4 Formulación de estrategias 20
2.2.5 Selección de las estrategias más apropiadas 21
2.2.6 Estructura organizacional 22
2.2.7 Definición de manuales 26
3. GESTION SISTÉMICA DEL ÁREA COMERCIAL 36
3.1 Subsistema de catastro de clientes 41
3.2 Subsistema de medición de consumos 43
3.3 Subsistema de facturación 45
3.4 Subsistema de cobranza 48
3.5 Subsistema de atención al cliente 49
3.6 Interrelaciones del sistema comercial y la empresa 51
3.7 Sistema de información gerencial en el ámbito de la planificación
comercial 55
4. EVALUAR EL DESEMPEÑO DE LAS ACTIVIDADES DEL ÁREA COMERCIAL
CONFORME A LOS INDICADORES PREVIAMENTE ESTABLECIDOS 58
4.1 Eficiencia en la recaudación 59
4.2 Tarifa Media 60
4.3 Indice de Reclamos 61
4.4 Eficacia de Recuperación 62
4.5 Período promedio de cobranza 63
4.6 Cobertura reclamos comerciales procedentes 63
4.7 Eficiencia en instalaciones nuevas 64
4.8 Cobertura nominal de micromedición 65
4.9 Cobertura efectiva de micromedición 65
4.10 Cobertura de agua potable 66
INTRODUCCIÓN
PLANIFICACIÓN EN EL
ÁREA COMERCIAL
1. GENERALIDADES
Reguladora
- Aprobar o revocar
Normativa MINISTERIO DE Concesiones, Licencias y
SUPERINTEN-
- Ley 2066 y SERVICIOS Registros
reglamentos DENCIA DE
BASICOS - Revisar y aprobar
- R. M. 510 SANEMIENTO
precios y tarifas
Reglamento BASICO - Cumplir y hacer cumplir
Nacional de normas y disposiciones
Prestación de legales
Servicios de Agua - Vigilar la correcta
Potable y prestación de los
Alcantarillado para servicios
Centros Urbanos - Promover la capacidad
- Plan Decenal de NORMADOR REGULADOR de gestión de las EPSAs
Saneamiento Básico - Controlar la gestión de
calidad y cobertura de
servicios
- Conocer y procesar las
denuncias y reclamos de
usuarios de las EPSAs
EPSA
- Tipos de EPSAs
1.2.1 Misión
(3) El Sistema de Programación de Operaciones define la
Misión como "la razón de ser de una entidad pública, expresada
en objetivos permanentes que determinan su creación. La
Misión se establece en concordancia con el instrumento jurídico
de creación de cada entidad, así como con la Constitución
Política del Estado, Ley de Ministerios, Ley Orgánica de
Municipalidades y otras disposiciones legales sobre la
organización del Sector Publico”1.
(4) Por tanto, la Misión constituye la finalidad,
Í La misión de la
el propósito de la EPSA, y la razón de existir de organización es la Tarjeta de
una organización, por lo que su establecimiento presentación de la EPSA
importa la descripción de la organización en términos
de los fines últimos que persigue y de sus características
distintivas.
(5) La misión puede ser descrita como una formulación
duradera de objetivos. También denominan otros autores como
Credos, Propósitos, Filosofía, Creencias, etc., según Peter
Drucker: “La Misión es la primera responsabilidad de la
Gerencia.”
(6) Los requisitos que debe cumplir la exposición de la Misión
son los siguientes:
• Identidad de la institución: ¿Qué nos diferencia de otras
instituciones?, ¿Por qué existimos?, ¿Para que fuimos
creados?.
• Finalidad o propósito: que trata de realizar la organización.
• Cómo percibimos a nuestra organización?.
• Beneficiarios del trabajo de la EPSA: ¿A quién servimos?
Ejemplo de Misión:
El Servicio Local de Acueductos y Alcantarillado, empresa pública
descentralizada, autosostenible encargada de la prestación del
servicio de agua potable y alcantarillado sanitario en el área de
concesión en la ciudad de Oruro, para mejorar la calidad de vida
de sus habitantes.
Identidad: Empresa pública descentralizada
Actividad: El servicio de agua potable y alcantarillado sanitario
1
Fuente: (Art. 11 SPO)
1.2.2 Visión
(7) La visión es la expresión concisa del
Í La principal función de la visión
futuro óptimo, de lo que se desea ser. La visión es transmitir lo que las personas
es “el corazón latente” del trabajo de la dentro de la EPSA se imaginan
organización y su imagen de éxito. que es posible para ellas
(8) La visión debe ser compartida por todos
los trabajadores, nunca debe ser algo que se impone, por el
contrario debe ser generada, comprendida, aceptada y vivida
por todos los integrantes de las empresas para hacerla realidad.
(9) Los requisitos que debe cumplir la exposición de la
Visión son los siguientes:
• Aspiración: Qué clase de organización deseamos tener?
• Principios: Qué principios cumplirá nuestra EPSA?
• Valores: Qué valores aplicará la EPSA en su trabajo?
Ejemplo de Visión
El Servicio Local de Acueductos y Alcantarillado empresa líder en
la prestación de servicios en ciudades intermedias del país, que
cumple un fin social, promoviendo el uso racional del agua
potable contribuyendo así al desarrollo armónico de la ciudad y
su calidad de vida, dentro del marco socioeconómico, legal, del
desarrollo humano, tecnológico y de la preservación del medio
ambiente.
Principios: Uso racional del agua potable.
Valores: Mejorar la calidad de vida, fin social, desarrollo
humano, preservación del medio ambiente.
2
Fuente: OPS-El Sistema Comercial de una Empresa de Agua Potable y Saneamiento
3
Fuente: Banco Interamericano de Desarrollo
ANÁLISIS HECHOS
RELEVANTES
¿Dónde estamos?
DETERMINAR LOS
OBJETIVOS
¿Dónde queremos ir?
ESTABLECER
PREDICCIONES
¿Qué evolución esperan?
DETERMINACIÓN DE
¿Qué acciones y decisiones podemos
ALTERNATIVAS DE
ACCIÓN adoptar para alcanzar los objetivos?
ELECCIÓN DE LA
Adopción de una determinada
ESTRATEGIA
CORRECTA alternativa de acción
interno Í Î externo
Fortalezas Oportunidades
= actividades o atributos internos de una = eventos, hechos o tendencias en el
organización que contribuyen y apoyan al logro entorno de una organización que facilitan o
de sus objetivos benefician el desarrollo de ésta, si se
positivo Í
Fortaleza 1 Fortaleza 3 aprovechan en forma oportuna y adecuada
Oportunidad 1 Oportunidad 2
Fortaleza 2 Fortaleza 4
Debilidades Amenazas
Î negativo
= actividades o atributos internos de una = eventos, hechos o tendencias en el
organización que inhiben o dificultan su éxito entorno de una organización que inhiben o
dificultan su desarrollo operativo
Debilidad 2
Amenaza 1 Amenaza 3
Debilidad 1
Debilidad 3
Amenaza 2
interno Í Î externo
Fortalezas Oportunidades
Recursos Humanos Clientes
- Personal con experiencia e innovador - Nuevas urbanizaciones en construcción
- Estabilidad funcionaria - Expandir puntos de cobranza en otras zonas de la ciudad
Infraestructura, Instalaciones y Procesos - Predisposición de la población para adquirir micromedidores
- Equipos computacionales modernos Gobierno y Regulación
- Puntos de cobranza en lugares estratégicos - Contrato de concesión suscrito con la SISAB
- Sist. de Inf. Comercial integrado e implementado - Reglamento de Atención al Cliente aprobado
- Inf. de la sección cortes incorporado al Sist. Com. Relacionamiento interinstitucional
- Manual de Procedimientos Comerciales aprobado - Buen relacionamiento con juntas vecinales
Productos y Servicios - Existe muy buena receptividad en escuelas y colegios
- Buen servicio de Atención al Cliente a los programas de Educación Sanitaria
- Gestión de trámites para instal. nuevas en el día - Las ONG´s que trabajan en barrios periurbanos, son positivo Í
- Atención personalizada portavoces de las políticas comerciales de la empresa.
Situación Financiera Tecnología
- Eficiencia en la cobranza - Tecnología informática en franco desarrollo
- Política de crédito definida - Sist. de comunicación a costos más bajos (internet)
Debilidades Amenazas
Î negativo
Ejemplo 2
Consolidar el sistema comercial, para alcanzar niveles de
eficiencia en la cobranza por los servicios prestados por la EPSA.
Qué: Consolidar el sistema comercial
Para qué: Alcanzar niveles de eficiencia en la cobranza
Para quién: EPSA
Donde: Area comercial
Ejemplo 3
Brindar atención de calidad a los usuarios en todas las
dependencias de la EPSA para lograr una gestión empresarial
eficiente.
Qué: Brindar atención de calidad.
Para qué: Lograr una gestión empresarial eficiente.
Para quién: Usuarios.
Donde: En todas las dependencias de la EPSA.
Descentralizar la
cobranza
Estudio de mercado y
factibilidad
Opciones
Adquirir infraestructura
Alquilar locales Contratar más personal Alianza estratégica
propia
Seleccionar Alianza
Estratégica
Negociar un acuerdo
Ejecutar
Directorio
Gerencia
General
Equipo
Staff
Gerencia Comercial
Atención al
Medición y Facturación Cobranzas
Cliente
Lecturas e Cortes y
Atención de solicitudes
Inconsistencias Rehabilitaciones
8
Fuente: Gráfico propuesto por el Lic. Juan Carlos Campero M.
9
Fuente: Ministerio de Hacienda, Normas Básicas del Sistema de Organización
10
Fuente: Ministerio de Hacienda, Normas Básicas del Sistema de Organización
SISTEMA
COMERCIAL
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
DE FACTURACION DE ATENCIÓN AL
CLIENTE
• En Planeación
• En organización
• En coordinación
• En control
• En ejecución
• En capacitación
2. Relaciones de organización
• Dependencia
• Supervisión
• Límites de autoridad
3. Comunicaciones
• Comité
• Reuniones
• Informes
4. Capacitación
5. Requisitos del cargo
(79) Como ejemplo se muestra el Manual de Funciones del Jefe
Departamento de Facturación y de un plomero de la Sección de
Cortes, los mismos que pueden servir de guía para la elaboración
de manuales, cuya estructura puede ser adecuada de acuerdo al
criterio del personal responsable del diseño.11
MANUAL DE FUNCIONES
EPSA
“XXXXXXXX”
GERENCIA COMERCIAL - DEPARTAMENTO DE FACTURACION
SIGLA: GC/DFS NOMBRE DEL CARGO: Jefe División Facturación
1. FUNCION GENERAL
Es responsable ante el Gerente Comercial, por ejecutar todos los proyectos y actividades aprobados por el Directorio y asignados por la
Gerencia General, como también de optimizar las órdenes de cortes, reconexiones y de lectura de los consumos mediante micro
medidores.
1.1 FUNCIONES ESPECIFICAS
1.1.1 Efectuar investigaciones de mercado en los distintos sectores de servicio que atiende la EPSA, a los efectos de promover y estimular el
incremento de la demanda de abastecimiento de los servicios para incorporar el mayor número posible de clientes factibles y mantener bajo
vigilancia los posibles clientes potenciales.
1.1.2 Solucionar problemas de cambio de categorías, de nombre, lecturas, acometida, cortes, reconexiones y otros.
1.1.3 Mantener actualizado el registro de clientes mediante censos complementarios o de verificación, inspecciones, etc.
1.1.4 Supervisar que la planoteca de la sección catastro esté actualizada permanentemente.
1.1.5 Supervisa y controla que la codificación catastral esté correctamente asignada.
1.1.6 Verifica, supervisa y controla el sistema de facturación sobre altas, bajas, cambio de nombre cambio de categoría, los nuevos servicios instalados
conforme a los trámites realizados por la oficina de atención al Cliente.
1.1.7 Revisa la asignación de categorías de acuerdo a informes de inspecciones realizadas por Catastro de Clientes.
1.1.8 Supervisar y controlar la facturación de los servicios de cuerdo con los consumos efectuados por los clientes con la aplicación de las tarifas
autorizadas por las autoridades competentes y controla su cobro oportuno.
1.1.9 Supervisar y controlar la revisión previa de todo el proceso antes de hacer la emisión de facturas y lanzar la facturación a cobro, a los efectos de
analizar los resultados del proceso y garantizar el cobro justo y adecuado de los consumos y de esta forma disminuir la producción de errores y
reducir los reclamos de los clientes.
1.1.10 Supervisa la correcta y oportuna facturación y entrega de las factura de facturas de cobro del servicio.
1.1.11 Proponer e implantar procedimientos y tecnologías que garanticen la calidad de la facturación.
1.1.12 Garantizar el cobro justo y oportuno de los servicios de las multas y de las infracciones cometidas por los clientes.
1.1.13 Mantener actualizado el sistema de información estadística y de control sobre el comportamiento de los consumidores, las tarifas, cobranza y
otros, estableciendo indicadores de gestión.
11
Fuente: Manual de Funciones SeLA - Oruro
MANUAL DE FUNCIONES
EPSA
“XXXXXXXX”
GERENCIA COMERCIAL - DEPARTAMENTO DE FACTURACION
SIGLA: GC/DFS NOMBRE DEL CARGO: Jefe División Facturación
1.1.14 Está autorizado para operar en el sistema, no debe dejar conocer su clave de acceso, ni dejar su computadora encendida con el sistema a su cargo,
porque es responsable de la información que se introduzca con su password.
1.1.15 Llevar un ctrol sobre las instal. suspendidas tanto transitoriamente como en forma definitiva, verificando y registrando el retiro del medidor y su entrega al
Taller de Medidores y así poder controlar las instalaciones con servicio fraudulento.
1.1.16 Planificar, organizar, coordinar y dirigir la ejecución de los trabajos preparatorios para realizar la lectura de medidores y periódicamente
acompañar la ejecución de estas tareas en el campo.
1.1.17 Supervisar el proceso de revisión de lecturas y análisis de lecturas y realizar mensualmente análisis de consumos para clientes sin medidor,
estudiar y sugerir ajustes y soluciones según las capacidades individuales y/o potenciales de consumo de los clientes sin medidor.
1.1.18 Cumplir con el Calendario de Facturación.
1.1.19 Evaluar y cuantificar el impacto de las órdenes de corte y realizar el análisis de necesidades de personal e infraestructura para efectivizar las órdenes de
cortes y poder dar respuesta a las órdenes de reconexión del servicio.
1.1.20 Controlar cortes – rehabilitaciones y lecturas, para identificar rehabilitaciones clandestinas.
1.1.21 Sugerir a Gerencia Comercial los cambios o diseño de ciclos y rutas de lecturas en coordinación con la unidad de Catastro de Clientes.
1.1.22 Cumple y hace cumplir las disposiciones y normas legales vigentes.
1.1.23 Desarrollar las funciones y obligaciones asignadas de acuerdo a disposiciones de la Ley 1178, DS. 23318-A, Reglamento Interno y otros afines.
2. RELACIONES DE ORGANIZACIÓN
2.1. DEPENDENCIA
2.1.1 Depende directamente de la Gerencia Comercial
2.2. SUPERVISION
2.2.1 Supervisa las labores de: Facturación de Servicios
Catastro de Clientes
Lectura de Medidores
Cortes
2.3. LIMITES DE AUTORIDAD
2.3.1 Tiene facultad para preparar y justificar con el Gerente Comercial, el presupuesto anual de la División.
2.3.2 Tiene facultad para preparar y justificar, el Plan de trabajo anual de la División.
2.3.3 Tiene autoridad para implantar o modificar los métodos y técnicas de trabajo e instrumentos que regulen las normas y
procedimientos fijados que rigen la ejecución y seguimiento de las actividades de la División.
3. COMUNICACIONES
3.1. COMITES
3.1.1. Forma parte de los comités en que le asigne su representación, el Gerente Comercial.
3.1.2. Forma parte de la Comisión Técnica de Comercialización.
3.2. REUNIONES
3.2.1. Asiste a reuniones de los Comités y Comisiones que le asigne el Gerente Comercial
3.2.2. Se reune frecuentemente con el Gerente Comercial y/o otros –Gerentes de área, con el fin de analizar el presupuesto anual y plan
de trabajo del Departamento, con el propósito de integrarlo al POA de la Institución, así como para evaluar su grado de avance.
3.2.3. Se reúne con periodicidad que crea conveniente, con los encargados de Unidad fin de monitorear y evaluar el Programa General de
Trabajo de la División.
3.3. INFORMES
3.3.1. Informa al Gerente en forma verbal o escrita.
3.3.2. Informes verbales diarios sobre asuntos que requieren soluciones inmediatas y lposteriormente regularizar con informes escritos.
3.3.3. Informes mensuales escritos sobre el grado global de desarrollo y avance del Plan Gral de Trabajo de su Depto y/o actividades especiales.
3.3.4. Lleva una estadística de todos los trabajos realizados, informando a la Gerencia Comercial en forma mensual.
3.3.5. Informes Semestrales escritos de las actividades realizadas, consolidando los informes mensuales.
3.3.6. Informes y Memoria Anual, con cuadros estadísticos y comentarios breves de los resultados alcanzados sobre la base del Plan
Operativo Anual Formulado para la gestión.
4. CAPACITACIÓN
4.1.1 Contacto a través de la Gerencia Comercial, de las posibles fuentes y sistemas de capacitación, tales como el SNCSB, ANESAPA y
otros organismos que apoyen este tipo de programas para el sector.
4.1.2 Debe realizar como mínimo de forma trimestral reuniones de auto-capacitación y evaluación con los Responsables de Unidad para
analizar sobre la base de datos estadísticos reales, el desarrollo y grado de avance del Plan de Trabajo y proponer soluciones en
caso de retraso en el mismo.
4.1.3 Desarrollar charlas técnicas sobre temas de su competencia institucional a los demás componentes que directamente son
copartícipes en la ejecución de las actividades de su división.
5. REQUISITOS DEL CARGO
5.1. Ingeniero Comercial, Industrial, de Sistemas, Administración de Empresas, Economista con título en provisión nacional,
conocimientos básicos de manejo de personal y relaciones públicas.
5.2. Con una experiencia de dos años en trabajos similares.
5.3. De preferencia se seleccionará al candidato, de los cuadros funcionales de la EPSA teniendo un mínimo de 3 años de antigüedad.
VIGENCIA ACTUALIZACION
FECHA DE APROBACION Pag. …….. De…….. Páginas
MANUAL DE FUNCIONES
EPSA
“XXXXXXXX”
GERENCIA COMERCIAL
DEPARTAMENTO DE FACTURACION
SIGLA: GC/DFS NOMBRE DEL CARGO: Cortador
1. FUNCION GENERAL
Es responsable ante el Encargado de Cortes y reconexiones, del registro y custodia de los medidores
retirados.
Realiza las siguientes funciones:
- Cortes por morosidad
- Cortes por morosidad del medidor
- Cortes por morosidad , decomiso pileta medidor y/o artefactos
- Cortes por morosidad de acometida (matriz)
- Cortes por crédito de instalaciones
- Cortes por crédito de reparaciones
- Cortes por crédito de reconexiones
- Cortes por desperdicio
- Cortes a solicitud del cliente permanente.
- Cortes a solicitud del cliente temporal
- Rehabilitación del suministro de agua.
1.1. FUNCIONES ESPECIFICAS
1.2. Las ordenes de corte o reconexión del servicio a la División de Facturación, dependiente de la Gerencia
Comercial.
1.2.1. Cumple las órdenes de reconexión del servicio una vez canceladas, son autorizadas por la Div. de Facturación
y respaldar con copia de la factura de pago entregada por escrito por el responsable de cortes para la
rehabilitación del servicio.
1.2.2. En el desempeño de sus funciones tratara con delicadeza y cortesía a los usuarios, en caso de tener
estos reclamos les pedirá se apersone a la jefatura de División Atención al Cliente o a la unidad de
tramites o reclamos.
1.2.3. Organiza su trabajo en forma sistemática y coordina al máximo el rendimiento del trabajo.
1.2.4. Las demás funciones que le sean asignada por el Encargo de Cortes.
1.2.5. Realiza inspecciones y seguimiento de los casos atendidos por instrucciones superiores.
1.2.6. Desarrollar las funciones asignadas de acuerdo a disposiciones superiores y Reglamento interno.
2. RELACIONES DE ORGANIZACIÓN
2.1. DEPENDENCIA
2.2.1. Depende directamente del Encargado Sección Cortes.
2.2. SUPERVICION
2.2.1 Supervisa los trabajos realizados.
3. COMUNICACIONES
3.1 REUNIONES
3.1.1 Participa de las reuniones convocado por el Jefe de División de Facturación.
3.2 INFORMES
3.2.1. Informa al responsable de la Unidad sobre todos los trabajos realizados de Cortes y reconexiones.
4. REQUISITO DEL CARGO
4.1. Conocimiento de plomería.
4.2. Con experiencia de un año en cargos similares.
CAMBIO DE NOMBRE
1. OBJETIVO
Facilitar el cambio de nombre de la cuenta registrada en la
Empresa, por venta, división, herencia, etc. por la del nuevo
propietario.
2. RESPONSABLES
Son responsables el personal de la División Atención al
Cliente y de la Sección Catastro.
12
Fuente: Manual de Procedimientos SeLA - Oruro
Solicitud
cambio de Verificación
nombre documentación
Copia Doc.
formul legales
ario
Aprobación
documentaci
ón legal
2
Autorización
cancelación
3
Cancelación
por cambio
de nombre
Registro en
el sistema
Inform
4
Fin
! 4.
condiciona el presente pero también el desarrollo futuro.
Los manuales de Funciones y Procedimientos de una EPSA sirven para registrar
las normas generales y/o específicas, los elementos que las componen y
secuencias operacionales para fines indicativos y/o referenciales. Habitualmente,
se trata de documentos activos destinados a su utilización progresiva por parte
de la dirección y están sometidos a cambios y actualizaciones contínuas.
1. ¿Cuál es la estructura orgánica del área comercial de su EPSA?
?
2. La estructura actual cumple con el objetivo de prestar mejor servicio a los
usuarios. Por qué?
3. En base al Manual de Funciones de su EPSA analice si el cargo que Ud. ocupa
tiene similitudes o diferencias con las actividades que realiza.
13
Fuente: Rodríguez, D. & M. Sociedad y Teoría de Sistemas.
• Sistema Técnico,
• Sistema Comercial y
• el Sistema de Apoyo Administrativo.
(99) Tal como se observa en la Fig. 11 se tienen entradas
(input) como planes, normas, políticas, contrato de concesión,
las innovaciones tecnológicas y recursos de diversas fuentes
(créditos, donaciones, subvenciones, etc.). Cuenta con
infraestructura de sus sistemas de agua potable y alcantarillado
y la demanda del servicio que está determinada por la
comunidad.
• El Sistema de Planificación es el responsable por la
formulación de los planes estratégicos, su aprobación y
control de la ejecución, asimismo, planes operativos,
proyecciones económicas financieras y organizacionales a
corto y mediano plazo.
• El Sistema Técnico está a cargo del diseño, construcción,
operación y mantenimiento de los sistemas de agua potable y
alcantarillado, tomando en cuenta la calidad y continuidad del
servicio que presta a los usuarios.
• El Sistema Comercial responsable de la promoción, venta y
cobro de los servicios prestados y por el control del mercado
de clientes.
• El Sistema de Apoyo Administrativo a cargo generalmente de
las áreas Administrativas Financieras, deberá apoyar a las
áreas operativas (comercial y técnica) con la organización,
recursos humanos y materiales y con servicios tales como
transportes, comunicaciones, etc.
(100) Entre las salidas (outputs), (ver Fig. 11) tenemos las
construcciones de nuevos sistemas de agua potable y
alcantarillado, prestación del servicio a los usuarios,
informaciones para los entes reguladores, normativos y
organismos externos, sobre gestión, costos, la cobertura,
calidad del servicio, cumplimiento de metas, etc.
AMBIENTE EXTERNO
SALIDAS
ENTRADAS (OUPUTS)
(INPUTS ) SISTEMAS OPERATIVOS
SISTEMAS DE
SISTEMA AGUA Y
SISTEMA COMERCIAL ALCANT.
TÉCNICO
PLANES
Catastro de SERVICIOS DE
Proyecto y obras Usuarios AGUA Y
POLÍTICAS ALCANT.
Producción y
Distribución Medición de
NORMAS Y SISTEMA DE Consumos SERVICIOS A
REGLAMEN PLANIFICACIÓN USUARIOS
Mantenimiento
TOS Facturación y
Cobranza
CONTRATO
-Planificación ORGANISMOS
DE Estratégica EXTERNOS
CONCESIÓN -POA
-Organizacional
-Económica SISTEMA DE APOYO ADM. INFORMACIÓN
TECNOLOGÍA Financiera
-Programación SISTEMA ADM.
-Control FINANCIERA
RECURSOS USUARIOS
FINANCIERA
(Contab.- ENTE
INSTALA- Presupuestos) REGULADOR
CIONES DE
AGUA Y
ADMINISTRATIVA ENTE
ALCANT.
(RR.HH. , Suministros, NORMADOR
Bs. y Servicios etc.)
DEMANDA ORGANISMOS
TRANSPORTES EXTERNOS
PAGO POR
SERVICIOS
SISTEMA COMERCIAL
Catastro
de
Clientes
Medición
Atención
de
al cliente
Consumos
Cobranza Facturación
14
Las actividades básicas del Catastro de Clientes, obviamente abarca un enfoque
de operación técnica y las etapas que componen su tarea básica de actualización
que son: censo, registro e investigación de clientes; éste sin embargo no es
desarrollado en el presente Módulo (ver Mód. # 28 del Área Comercial)
CATASTRO DE
CLIENTES
INFORMACION
PLANIMETRIA
USUARIOS
MANZANOS
FACTIBLES
SECTORES
GENERAL
POTENCI-
ACTIVOS
RUTAS
ALES
UBICACION
UBICACION
UBICACION
SITUACION
SITUACION
REGISTRO
DATOS
INSTALACION
COMPLEMEN
MEDIDOR
CLIENTE
PREDIO
TARIOS
15
Este tema es ampliamente desarrollado en el Mod # 26 Atención al Cliente del
conjunto de textos de capacitación del Sistema Modular.
SISTEMA COMERCIAL
CATASTRO DE
CLIENTES
OTROS
INFORMACIONES SISTEMAS
FACTURAS O
AVISOS DE MEDICIÓN DE
COBRO CONSUMOS
DEMANDA DE
SERVICIOS
Interrela-
ción con:
Información que recibe: Información que proporciona:
9 Planes de Desarrollo Nacional, Sectorial, 9 Proyección de ingresos.
Departamental, Municipal. 9 Proyecto del Plan Operativo Anual del sistema
9 Plan Estratégico del Servicio aprobado. comercial para su consolidación y posterior aprobación
9 Plan Operativo Anual, contemplando los por las instancias superiores.
programas de mejora institucional 9 Informes periódicos de evaluación del POA.
correspondientes al sistema comercial. 9 Indicadores requeridos por la SISAB
Sistema de Planificación
- Facturación de usuarios por consumo - Cálculo de cliente morosos Las salidas del SIG. Estarán
de agua potable. - Cálculo de la facturación diaria principalmente estructuradas en base a
- Pagos por fechas - Cálculos de saldos por cliente los indicadores desarrollados líneas
- Lecturas de medidores - Cálculo de volumen de agua arriba, será de gran utilidad, ya que
- Datos generales del cliente: nombre, contabilizada automáticamente se procesará la
dirección, categoría de cliente, etc. - Cálculo de ingresos información requerida por la SISAB,
- Código de Catastro - Cálculo de instalaciones por además de suministrar todos los
- Cortes de usuarios en mora zonas, etc. indicadores, señalados en el punto
- Rehabilitaciones del servicio - Cálculo del saldo de un cliente. anterior, para la toma de decisiones, el
- Volumen de agua distribuida SIG. deberá tener la opción para
- Cantidad de usuarios con medidor generar información de acuerdo al
- Cantidad de usuarios sin medidor periodo que se solicite, es decir, que la
- Solicitudes de reclamos por tipo, información podrá ser generada por
categoría, zona, etc. día, meses o comparativo entre
- Solicitudes de instalaciones nuevas gestiones. Por tanto el sistema debe
- Solicitudes de instalación de medidores darnos como resultado final los
- Solicitudes de Reconexiones indicadores. Ej: Facturación por Agua
- Solicitudes no atendidas de Potable, Agua no Contabilizada,
instalaciones nuevas Eficiencia Instalaciones Nuevas, etc.
- Volumen de agua facturada
- Cantidad de medidores leidos
- Cantidad de medidores no leidos
(defectuosos)
- Multas
- Registro de nuevos usuarios
5. La gestión sistémica del área comercial debe concebirse como un todo armónico
! y no como una simple agregación de sus partes. Las relaciones entre sus
subsistemas deben asegurar la circulación de los flujos de entradas y salidas del
sistema.
4. ¿Cuántos subsistemas tiene el área comercial de su EPSA?. Desarrolle de
? 5.
manera sintética cada uno de ellos.
¿Qué políticas utiliza su EPSA en la determinación de la estructura tarifaria?.
Comente sus resultados con la clase.
4. Bajo el análisis del enfoque sistémico, detalle los parámetros (entradas, salidas,
procesamiento) del sistema del área comecial de su EPSA, tomando en cuenta
el medio en el que se desenvuelve.
5. Investigue que programas de promoción y captación de nuevos usuarios aplica
su EPSA, y en base a ello proponga nuevas ideas que permita la expansiónde la
6.
cobertura actual.
Evalue de manera concienzuda la información que se genera en el área
comercial e identifique los errores y las repercusiones que estos tienen en el
accionar de su EPSA.
El sistema comercial se destaca como elemento estratégico para alcanzar los
#
3.
objetivos de la EPSA, para poder obtener la autosuficiencia financiera de la
institución.
Fórmula de Cálculo
Total recaudado en el período
ER = × 100 = %
Total facturado en el período
Donde:
Total recaudado Corresponde a los ingresos por concepto de pago por los
del periodo servicios por los usuarios en un periodo determinado.
Total facturado del Corresponde a la facturación del periodo, emitida por los
periodo servicios prestados independientemente de la cobranza.
Fórmula de Cálculo
Ingresos por servicios(Bs)
TM = 3
Volumen de agua potable(m )
Donde:
Ingresos por Corresponden a los ingresos totales efectuados por la EPSA
servicios durante el periodo.
Volumen de agua Se considera las ventas totales de agua en el periodo.
potable
Fórmula de Cálculo
Total reclamos atendidos
IR = × 100 = %
Total reclamos recibidos
Donde:
Total de Reclamos Es el número de reclamos atendidos y solucionados por la
Atendidos: EPSA
Total reclamos Es el número de reclamos presentados por los usuarios y que
recibidos: fueron registrados en el sistema de ODECO de la Empresa
Fórmula de Cálculo
Cuentas por cobrar de facturación gestión actual
ERc = 1 − × 100 = %
Total ingresos por servicios
Donde:
Cuentas por cobrar Se registran las deudas de los usuarios de los servicios
de facturación durante el periodo analizado.
Gestión Actual
Ingresos por Los ingresos percibidos por la EPSA durante el período.
Servicios
Fórmula de Cálculo
Cuentas por cobrar de facturación
ERCO = × 12 = No. de meses
Total ingresos por servicios
Donde:
Cuentas por Muestra el valor de la totalidad de las cuentas por cobrar por
Cobrar de los servicios prestados deducidas las previsiones de deudores
Facturación incobrables.
Ingresos por Se registran los ingresos totales de la empresa durante el
Servicios período.
(183) Indica los meses promedio que las cuentas por cobrar
demoran en transformarse en dinero.
(184) Si el valor resultante en meses es alto también se tienen
dificultades en el proceso de cobro, cuando el indicador de
eficacia de recuperación (Erc) es bajo el número de meses del
ERCO será muy alto. Por lo que será necesario que el área
comercial adopte políticas agresivas para la recuperación de la
mora, ya que se puede generar una situación de insolvencia
financiera.
(185) Si el valor resultante es bajo en meses, la empresa tiene
un proceso eficaz de cobranza y una economía saneada.
(186) Se asume que normalmente el periodo debe comprender
entre 3 a 6 meses máximo.
Fórmula de Cálculo
Total reclamos procedente s
IRP = × 100 = %
Total reclamos recibidos
Donde:
Total Reclamos Es el total de reclamos realizados por los usuarios y que son
Procedentes procedentes.
Total Reclamos Es el número de reclamos presentados por los usuarios y
Recibidos que fueron registrados por la empresa en ODECO.
Fórmula de Cálculo
Nuevas instalacio nes realizadas
EIN = × 100 = %
Solicitude s de instalacio nes
Donde:
Nuevas Se registra el número de nuevas instalaciones al sistema de
instalaciones distribución de agua potable en el período.
realizadas:
Solicitudes de Es la cantidad de solicitudes de instalación de agua potable
instalaciones: presentadas a la EPSA en el período de análisis.
Fórmula de Cálculo
Medidores instalados
CNM = × 100 = %
Total conexiones de agua potable
Donde:
Medidores Se consigna la cantidad de acometidas que cuentan con
Instalados medidor de agua potable registrados en catastro de usuarios
de la empresa
Total conexiones Es el número de conexiones de agua potable registradas en
de Agua Potable: la empresa, tengan o no micromedidor.
Fórmula de Cálculo
Medidores en funcionami ento
CEM = × 100 = %
Total de medidores instalados
Donde:
Medidores en Se consigna la cantidad de acometidas que cuentan con
Funcionamiento medidor en buen estado y que se toman periódicamente
lecturas de los consumos de agua potable y que están
registrados en catastro de usuarios de la empresa
Total Medidores Es el número de conexiones de agua potable registradas en
Instalados la empresa, que cuentan con micromedidor.
Fórmula de Cálculo
Población servida
CAP = × 100 = %
Población total
Donde:
Población Servida Se registra el número de habitantes, que tienen el servicio de
agua potable sus viviendas y tienen conexión a la red.
Población Total Es el número de habitantes que habita dentro del área de
concesión de la EPSA.
7. ¿Cuáles son los problemas principales en la provisión de datos que forman base
de los indicadores?
***
17
Fuente: Ministerio de Servicios y Obras Públicas, Reglamento de precios y Tarifas
de Agua potable para Titulares de Concesión. Borrador
ANEXOS
ANEXOS
• Bachiller en humanidades
PLANIFICACIÓN EN EL ÁREA Código: Requi- • Experiencia y conocimiento global de una
Módulo:
COMERCIAL 3.1.2 sitos: EPSA
• Experiencia en el área comercial
Objetivo Los/las participantes
Tiempo total
terminal Son capaces de elaborar un plan estratégico del área y de evaluar los procesos 16:00
[hr:min reloj]:
del Mód.: establecidos
UNIDADES TEMATICAS
Objetivo parcial Tiempo
Prerre- Bibliografía
3.1.2.1 Cód.
FASE 1
SISPLAN
SISPLAN PLAN
PLANESTRATÉGICO
ESTRATÉGICO SABS
SABS
• •PGDS,
PGDS,PDD,
PDD,PDM.
PDM. EPSA
EPSA •Adquisición
•Adquisicióndedebienes
bienesy y
•Progr.
•Progr. demediano
de medianoy y •Misión - Visión
•Misión - Visión servicios
servicios
E largo plazo
largo plazo •Objetivos
•Objetivosinstitucionales
institucionales
L
A
B ETAPA I ETAPA II ETAPA III ETAPA IV
O ANÁLISIS ETAPA I
DE SITUACIÓN ETAPA IIDE LA
CONSTRUCCIÓN
ETAPA III DE
DETERMINACIÓN ETAPA IV Y
AGREGACIÓN
ANÁLISIS DE SITUACIÓN CONSTRUCCIÓN DE LA DETERMINACIÓN
OPERACIONES DE
R Y DEL ENTORNO
Y DEL ENTORNO
RED DE OBJETIVOS OPERACIONES
•Operaciones de funcionamiento e COMPATIBILIZACIONY DE
AGREGACIÓN
•Diagnóstico RED DE OBJETIVOS COMPATIBILIZACION DE
A •Diagnóstico •Operaciones de funcionamiento e
inversiones RECURSOS
•Red de objetos inversiones
•Indicadores, requerimiento de •ProgramaRECURSOS
de Operaciones
C •Red de objetos
•Indicadores •Indicadores,
recursos, requerimiento
responsables de
y metas
•Programa de Operaciones
Anual
I •Indicadores recursos, responsables y metas Anual
O
N SOA SP SAP
SOA SP SAP
•Estructura organizativa •Techos presupuestarios • Recursos humanos
•Estructuralargo
organizativa •Techos presupuestarios • Recursos
existentes humanos
y requeridos
•Funciones plazo
•Funciones largo plazo existentes y requeridos
FASE 2
E SISPLAN
J
• PDDES
SISPLAN
E SP • PDDES
C SP
• Demanda periódica de •Progr. de mediano y largo plazo
U • Demanda periódica de •Progr. de mediano y largo plazo
C recursos
recursos
I
O
N
S E
E V
G A ETAPA VI
ETAPA V ETAPA VI
U L ETAPADEL
V GENERACION DE MEDIDAS
Información periódica EVALUACION GENERACION DE MEDIDAS
I U Información periódica EVALUACION DEL CORRECTIVAS
M y A ejecución de operaciones PROGRAMA DE CORRECTIVAS
I C ejecución de operaciones
• Areas funcionales PROGRAMA DE
OPERACIONES
• Areas funcionales OPERACIONES •Ajuste de operaciones
E I •Unidades funcionales •Ajuste operaciones
de operaciones
•Unidades funcionales •Nuevas o anulación
N O •Evaluación física •Nuevas
•Ajuste de operaciones
metas o anulación
T N •Evaluaciónfinanciera
•Evaluación física •Ajuste de metas
O c •Evaluacióndel
•Evaluación financiera
logro objetivos
RETROALIMENTACION •Evaluación del logro objetivos
1. FORMULACIÓN DE 1. VERIFICACIÓN DE
OBJETIVOS DE GESTIÓN LA EJECUCIÓN DEL POA
2. DETERMINACIÓN DE 2. EVALUACIÓN
OPERACIONES DE RESULTADOS
3. COMPATIBILIZACIÓN 3. GENERACIÓN DE
DE POA´s MEDIDAS CORRECTIVAS
OBJETIVOS DE MÁXIMA
GESTIÓN DE LA AUTORIDAD
ENTIDAD EJECUTIVA R
E
S
P
F O
EJECUT. DE
A OBJETIVOS DE AREA
N
S GESTIÓN POR MÁXIMA S
E AREA FUNCIONAL AUTORIDAD A
S EJECUTIVA B
L
E
S
PROGRAMA DE
-EJECUTIVO DE
OPERACIONES AREA
ANUAL POR AREA -FUNCIONARIOS
FUNCIONAL
Red de Objetivos
El Art. 21 de las Normas Básicas del SPO señala “que se deben formular los objetivos, dentro de una entidad, en
forma descendente desde el nivel ejecutivo hasta el nivel operativo, con la finalidad que el programa de operaciones
sea integral, coherente e interrelacionado, donde cada operación guarde relación y sea consistente con los objetivos
de gestión”, por tanto, la red de objetivos permitirá un ordenamiento institucional.
Los objetivos de gestión por área, unidad funcional son construidos en base al proceso de desagregación en forma
descendente, debiendo tener; concordancia con los Objetivos de Gestión del nivel inmediato superior, en
correspondencia con la competencia funcional y ser racionales de acuerdo a la capacidad del área o unidad
funcional en cuestión.
Indicadores
Los indicadores son herramientas importantes de medición que permiten desarrollar una gestión orientada a los
resultados. La evaluación cualitativa y cuantitativa del desempeño, conlleva el compromiso de todos los involucrados
en la generación del servicio o producto que ofrece un área o unidad y permite detectar inconsistencias en el
desempeño de la institución y sus objetivos, induce adecuaciones en los procesos internos y aporta mayor
transparencia a la gestión empresarial.
Evaluar la gestión es posible en cualquier contexto de EPSAs, sean estas públicas, privadas, cooperativas, etc.; una
gestión transparente implica desarrollar sistemas que ponderen adecuadamente los elementos cualitativos de la
gestión, capaces de asimilar la multiplicidad de objetivos y la heterogeneidad de las acciones que realizan las
EPSAs. La calidad de la gestión puede ser un factor invisible e imponderable, en tanto no se desarrolle la capacidad
de medir sus resultados. Evaluar la gestión implica medir sistemáticamente, sobre una base continua en el tiempo,
los resultados obtenidos por las principales unidades o departamentos de una institución, y comparar dichos
resultados con lo deseado o planificado, a fin de elevar su eficiencia y productividad. Sus principales ventajas son:
Inducir un proceso de participación en la responsabilidad que implica prestar el servicio o función, así como
compartir el mérito que significa alcanzar niveles superiores de eficiencia.
Adecuar los procesos internos, detectando inconsistencias entre los objetivos de la institución y su quehacer
cotidiano. Es frecuente que como resultado de la implementación de un sistema de evaluación, se eliminen
tareas innecesarias o repetitivas o se inicie un proceso de adecuación organizacional.
Apoyar el proceso de planificación y de formulación de políticas de mediano y largo plazo, en la medida en que
todos los implicados tienen la oportunidad de analizar el qué y el cómo de sus actividades cotidianas.
Mejorar la información respecto del uso de los recursos y sentar las bases de un mayor compromiso y confianza
entre los productores del servicio y las instituciones evaluadoras del sector.
Integrar en el sentido del trabajo funcionario la satisfacción de expectativas y necesidades de realización personal
y profesional, a las que todos tienen derecho, introduciendo sistemas de reconocimiento al buen desempeño,
tanto institucional como grupal e individual, sobre bases más objetivas.
Los indicadores deben ser:
Objetivamente verificables, aplicando el mismo método, otras personas tienen que llegar al mismo resultado.
Relevantes, deben registrar los aspectos esenciales de los objetivos.
Independientes, unos de otros; solo deben definir los objetivos de gestión de los respectivos niveles de la red de
objetivos.
Precisos, deberían aportar datos sobre:
Grupo destinatario (¿Quién?)
Perímetro/lugar (¿dónde?)
Calidad (¿qué? ¿cómo?)
Tiempo (¿cuándo?)
Cantidad (¿cuánto?)
Una vez que se tienen los objetivos institucionales deben ser jerarquizados con la metodología de la matriz cuadrada
o computadora de papel y plasmarlos con sus respectivos indicadores en el Form. POA 01. (Anexo 1)
En base a los objetivos institucionales se desagregarán los objetivos por área funcional y a partir de estos se
construirán los objetivos de las unidades funcionales y se plasmarán conjuntamente los indicadores en el Form.
POA 02 (ver Anexo 3)
ETAPA III. DETERMINACIÓN DE OPERACIONES
Las operaciones o actividades, son las acciones que deben realizarse para cumplir con las metas y objetivos, es
decir, para lograr los resultados deseados. Cada actividad conlleva un conjunto de tareas que deben ser realizadas
en un orden lógico para que las metas sean cumplidas. Para determinar las actividades, es recomendable responder
a preguntas como: ¿Qué debo hacer para lograr cada meta?, ¿Qué debe hacerse primero?, ¿En qué orden debo
hacer las cosas?, ¿Con estas actividades cumplo o no con las metas?, ¿Es factible realizar estas actividades?
De acuerdo al Art. 16 de las Normas Básicas del SPO, operación “Es un conjunto de tareas establecidas de manera
integrada para el logro de los objetivos de gestión”.
La determinación de las operaciones, metas, recursos, responsables y periodos de su ejecución es responsabilidad
de cada uno de los jefes de las áreas funcionales.
Las operaciones tienen las siguientes características:
Son concretas y objetivas, implican las actividades a ser realizadas y recursos a ser utilizados.
Se inscriben en el tiempo y el espacio, es decir, su realización insume tiempo y se realizará en un lugar, ya sea
en área o unidad funcional.
No se pueden lograr objetivos, sino a través de las operaciones, es un puente entre la realidad y el objetivo que
se pretende alcanzar, la operación es un medio, no es un fin en si mismo.
Existen dos tipos de operaciones para el logro de los objetivos de gestión:
Ajuste de Operaciones. Implica la modificación en la secuencia lógica de las operaciones con la finalidad de cumplir
con los objetivos e indicadores de gestión. Ejemplo: Originalmente se tenía previsto contratar servicios de
Consultoría para el trabajo de “Análisis de Percepción del Servicio”. Sin embargo, por razones de costos se tomó la
decisión de realizar el trabajo con el personal de la EPSA, la decisión tomada implica suprimir las operaciones de
Invitación Pública, selección de la Consultora, elaboración de Planillas de Avance, etc.
EPSA POA 01
MARCO ESTRATÉGICO
Gestión: 1).................
MISIÓN 2)
VISION 3)
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 4)
1.
2.
3.
4.
Form. POA 02. Describe los Objetivos de Gestión por Area y Unidad Funcional de manera consistente, integral e
interrelacionada, asimismo describe los indicadores de los objetivos de gestión.
Contenido:
1. Unidad Funcional: Se llena con el área funcional correspondiente, en nuestro caso Gerencia Comercial
2. Gestión: Corresponde a la Gestión que se está programando.
3. Objetivo de Gestión Area Funcional: Este espacio debe ser llenada describiendo en forma literal el o los
Objetivos de Gestión del Area Comercial que se pretenden lograr en la Gestión que se esta programando,
estos deberán ser concordantes con los Objetivos Gestión.
4. Objetivo de Gestión por Unidad Funcional: Debe ser llenada describiendo en forma literal el o los Objetivos
de Gestión de las unidades o divisiones que se pretenden lograr en la Gestión que se está programando, estos
deberán ser concordantes con los Objetivos Gestión por Area Funcional.
5. Objetivos Específicos por Unidad Funcional: Es llenada con el objetivo o los objetivos específicos que
permitirán cumplir con los objetivos de gestión de las unidades funcionales.
6. Indicadores de Objetivos Específicos por Unidad Funcional: Esta casilla debe ser llenada describiendo en
forma precisa, literal, y cuantitativa índices que permitan verificar el logro de objetivos de gestión por cada una
de las Unidades Funcionales.
EPSA POA. 02
RED DE OBJETIVOS DE GESTION
GESTION 2)..............
6) INDICADORES INDICADORES
DETERMINACION DE OPERACIONES
Form. POA. 03. Es utilizado para identificar el conjunto de operaciones necesarias y la demanda de recursos físicos
que se necesitan para ejecutar las operaciones en las Areas Funcionales, Unidades Funcionales y Proyectos, en
base a la aplicación de los formularios de determinación de operaciones.
Las operaciones de funcionamiento e inversión tienen el mismo procedimiento en su determinación de operaciones
que responden a un ordenamiento lógico y secuencial, se identifican las metas, responsables, fecha de inicio y
conclusión de las mismas.
Contenido:
1. Gestión. Corresponde al año que se planifica
2. Area Funcional. En estas casilla se deberá indicar cual es el área funcional que se esta programando.
3. Unidad Funcional. Se llena con la unidad funcional responsable del cumplimiento de los objetivos específicos.
4. Objetivo de Gestión. Se debe escribir el o los objetivos de gestión del Area o Unidad Funcional, definidos en el
formulario de Red de Objetivos.
5. No. Corresponde al número correlativo de los objetivos de área o unidad funcional.
6. Objetivo Específico. Se debe escribir el o los objetivos específicos del formulario Red de Objetivos de Gestión
por área funcional (Form.POA. 01).
7. Indicador. Debe determinarse el resultado específico a obtener en el año programado, ayudan al cumplimiento
del objetivo.
8. Determinación de Operaciones. Es la descripción de las operaciones de funcionamiento de carácter
productivo y administrativo destinadas a la producción de bienes y/o servicios, necesarias para cumplir con el o
los objetivos específicos.
9. Metas. Corresponde describir los resultados concretos a lograrse con la ejecución de las operaciones de
funcionamiento.
10. Responsables. Se debe identificar el nombre del o los encargados de la ejecución parcial o total de cada
operación.
11. Fecha de Inicio y Conclusión. Corresponde a las fechas tentativas de inicio y conclusión de cada una de las
operaciones.
12. – 15. Responsables por la Información. Se registran los nombres, cargos y firmas de los responsables del
llenado y aprobación de la información, así como la fecha en la que fue elaborado y aprobado el formulario.
DETERMINACION DE OPERACIONES
GESTION 1)..............
FORM. POA. 04. Corresponde llenar con los requerimientos de recursos humanos necesarios para ejecutar las
operaciones de funcionamiento como las de inversión, en términos de cantidad describiendo en forma precisa lo
requerido, con la finalidad de cumplir con los objetivos específicos y de gestión.
Contenido:
1. Gestión. Corresponde al año que se programa.
2. Area Funcional. Deberá indicar cual es el área funcional que se está programando.
3. Unidad Funcional. Identificar el área o unidad funcional que hace su requerimiento de recursos humanos.
4. No-. Esta casilla debe ser llenada con el número o números específicos para los cuales se requieren recursos
humanos, para la ejecución de las operaciones definidas en el formulario POA-04.
5. Partida. Anotar la partida de acuerdo al clasificador por objeto del gasto.
6. Descripción Profesión u Oficio. Debe describir los perfiles de recursos humanos necesarios para llevar
adelante las operaciones.
7., 8. 9. Personal Permanente. Se consignan los empleados permanentes requeridos, existentes y solicitados para
el cumplimiento de las operaciones.
10., 11. Personal no Permanente. Se consignan los empleados no permanentes existentes y requeridos que
demande la ejecución de las operaciones.
12. Tiempo de Contrato. Se consignará el tiempo de contrato de los empleados no permanentes existentes y
requeridos.
13. Precio Unitario. Se consigna el monto fijado para cada nivel salarial aprobado para la presente gestión.
14. Costo Parcial. Resulta de multiplicar el número de empleados por el precio unitario. (Expresado en Bs.)
15., 16., 17. y 18. Responsables de la Información. Se registran los nombres, cargos y firmas de los responsables
del llenado y aprobación de la información, así como la fecha en la que fue elaborado y aprobado el formulario.
GESTION 1)..............
PERMANENTES 5) NO PERMANENTES
4) 5) 6) DESCRIPCIÓN PROFESIÓN 12) TIEMPO
7) 8) 9) 10) 11) 13) PRECIO 14) COSTO
No. PARTIDA U OFICIO DE
REQUERIDOS EXISTENTES SOLICITADOS EXISTENTES SOLICITADOS UNITARIO PARCIAL
CONTRATO
TOTALES
RESPONSABLES 15) NOMBRE 16) CARGO 17) FIRMA 18) FECHA
ELABORACION
APROBACION
REQUERIMIENTO DE SERVICIOS
FORM. POA. 05. Determinar los servicios no personales necesarios en cantidad y calidad, que permitan ejecutar las
operaciones y cumplir los objetivos programados.
Contenido:
1. Gestión. Corresponde al año que se programa.
2. Área Funcional. Deberá indicar cual es el área funcional que se está programando.
3. Unidad Funcional. Identificar la unidad funcional, que hace su requerimiento de servicios.
4. No. Esta casilla debe ser llenada con el número de las operaciones definidas en el formulario POA-04.
5. Partida. Anotar la partida de acuerdo al clasificador presupuestario por objeto del gasto.
6. Descripción del Servicio. Se deben describir los bienes o servicios indispensables, necesarios para la
ejecución de las operaciones programadas de funcionamiento o inversión para el logro de objetivos.
7. Unidad. Anotar la unidad de medida de los servicios a utilizar en las operaciones.
8. Cantidad: Debe ser llenada determinando la cantidad total necesaria de los servicios a contratarse que permita
ejecutar las operaciones.
9. Precio Unitario. Se consigna el precio unitario del servicio a ser utilizado.
10. Costo Total. Resulta de la multiplicación de la cantidad por el precio unitario.
11. – 12. – 13. – 14. Responsables de la Información. Se registra los nombres, cargos y firmas de los
responsables del llenado y aprobación de la información, así como la fecha en la que fue elaborado y aprobado el
formulario.
TOTAL
RESPONSABLES 11) NOMBRE 12) CARGO 13) FIRMA 14) FECHA
ELABORACION
APROBACION
GESTION 1)..............
TOTAL
RESPONSABLES 11) NOMBRE 12) CARGO 13) FIRMA 14) FECHA
ELABORACION
APROBACION
FORM. POA. 07. Determinar los Activos Fijos necesarios en cantidad y calidad que coadyuven al cumplimiento de
las operaciones y objetivos de gestión programados.
1. Gestión. Se anota la gestión para la que se programa.
2. Area Funcional. Identificar el área funcional que se está programando.
3. Unidad Funcional. Anotar la unidad funcional que hace su requerimiento de activos fijos.
4. No. Esta casilla debe ser llenada con el número de las operaciones definidas en el formulario POA-04.
5. Partida. Corresponde al código que identifica a los materiales o suministros a utilizarse (de acuerdo al
clasificador presupuestario del gasto) en las operaciones de funcionamiento e inversión.
6. Descripción de Activos Fijos. Describir los activos fijos, indispensables para la ejecución de las operaciones
de funcionamiento o inversión programadas que permitan alcanzar los objetivos de gestión de la unidad, esta
descripción se efectuará de acuerdo al clasificador presupuestario.
7. Unidad. Anotar la unidad de medida de los servicios a utilizar en las operaciones.
8. Cantidad: Determinar la cantidad requerida de activos fijos que permitan ejecutar las operaciones.
9. Precio Unitario. Se consigna el precio unitario de cada activo fijo sobre la base de precios unitarios
proyectados con el tipo de cambio fijado por directrices del Ministerio de Hacienda.
10. Costo Total. Resulta de la multiplicación de la cantidad por el precio unitario.
11. – 12. – 13. – 14. Responsables de la Información. Se registra los nombres, cargos y firmas de los
responsables del llenado y aprobación de la información, así como la fecha en la que fue elaborado y aprobado el
formulario.
GESTION 1)..............
TOTAL
RESPONSABLES 11) NOMBRE 12) CARGO 13) FIRMA 14) FECHA
ELABORACION
APROBACION
RESUMEN PRESUPUESTARIO
FORM. POA 08. Permite resumir los diferentes requerimientos de acuerdo al clasificador presupuestario por objeto
del gasto.
Contenido:
1. Gestión. Se anota la gestión para la que se programa.
2. Area Funcional. Identificar el área funcional que se está programando.
3. Unidad Funcional. Anotar la unidad funcional que hace su requerimiento para ejecutar las operaciones
programadas.
4. Partida. De acuerdo al clasificador presupuestario del gasto.
5. Denominación. En función a la nomenclatura asignada en la parte descriptiva del clasificador presupuestario.
6. Trimestre. En estas columnas se consignan los importes trimestralizados de acuerdo a la programación de
operaciones, lo que facilitará a la unidad de presupuestos para tomar las previsiones de desembolsos.
7. Presupuesto Anual. Se suman los importes de cada una de las partidas y de los subgrupos.
8. Total Gastos. La sumatoria de los grupos presupuestarios representan el total del gasto del área o unidad
funcional.
EPSA FORM.POA.08
RESUMEN PRESUPUESTO POR TRIMESTRES
GESTION 1)..............
AREA FUNCIONAL 2) : ...................
UNIDAD FUNCIONAL 3) : ....................
(EXPRESADO EN BOLIVIANOS SIN CENTAVOS)
AREA FUNCIONAL 1)
UNIDAD FUNCIONAL 2)
PERIODO DE EJECUCION 3)
PROBLEMAS
9)
CAUSAS
10)
DECISIONES TOMADAS
11)
SUGERENCIAS
12)
GESTION 1) ....................
EJECUCIÓN
EXPLICACIÓN DEL COMENTARIOS
UNIDAD FUNCIONAL VALORACION FINANCIERA FÍSICA SUJERENCIAS
RESULTADO GENERALES
% %
2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)
GESTION 1)....................
EPSA N°
Fecha
MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS
NATURALEZA DE LA MODIFICACIÓN
CENTRO DE COSTOS:..................................................
APROPIACIONES PRESUPUESTARIAS A SER DISMINUIDAS:
CODIGO CENTRO PARTIDA
DESCRIPCIÓN DE LAS PARTIDAS IMPORTE Bs.
DE COSTOS PRESUPUESTARIA
TOTAL
APROPIACIONES PRESUPUESTARIAS A SER INCREMENTADAS
CODIGO CENTRO PARTIDA
DE COSTOS PRESUPUESTARIA
DESCRIPCIÓN DE LAS PARTIDAS IMPORTE Bs.
TOTAL
JUSTIFICACION
Anexo 4: Glosario
Nota:
• Los términos en este glosario están definidos para fines del presente Módulo y de
acuerdo a la realidad en las EPSAs, o sea que las definiciones no necesariamente son
aplicables tal cual a otros ámbitos. Se ha tratado de lograr un juego lógico de
definiciones sin contradicciones entre ellas, combinando diferentes definiciones
halladas en la literatura existente18 con formulaciones propias.
Cliente activo Son los registrados legalmente de los servicios de agua y/o
alcantarillado
Cliente factible Son los que tienen red de distribución en la calle, pero por diversas
razones no cuenta con instalación domiciliaria.
Cliente potencial Son los que no cuentan con red de distribución ni instalación
domiciliaria
Consumo Que se obtiene del promedio del consumo de los últimos 12 meses
promedio registrados en la EPSA, para el usuario considerado.
18
Ver bibliografía en el Anexo siguiente.
Plan Estratégico Plan de largo plazo, sistemático y continuo, que define objetivos y
del Servicio metas organizacionales, formula políticas y adopta estrategias, a
partir de las cuales se derivan los planes , programas, proyectos y
actividades a mediano y corto plazo, tendientes a alcanzar los
objetivos propuestos.
Servicio de agua Servicio público que comprende una o más de las actividades de
potable captación, conducción, tratamiento y almacenamiento de recursos
hídricos para convertirlos en agua potable y el sistema de
distribución a los usuarios mediante redes de tuberías o medios
alternativos
Usuario Toda personal natural o jurídica, pública o privada, que utiliza los
servicios de Agua potable y/o alcantarillado sanitario de la EPSA.
Anexo 5: Bibliografía
1 Literatura utilizada
25-Planificacion_en_el_Area_Comercial-V1