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FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

GRUPO DE GESTION DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

ENTIDAD REMITENTE: REGISTRO DE ENTRADA

ENTIDAD PRODUCTORA: AÑO MES DIA N.T.

UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICINA PRODUCTORA: N.T. = Número de Transferencia

OBJETO:

FECHAS EXTREMAS
NUMERO UNIDAD DE CONSERVACION FRECUENCIA
(AAAA/MM/DD)
DE CODIGO NOMBRE DE LAS SERIES O ASUNTO FOLIOS SOPORTE DE OBSERVACIONES
ORDEN INICIAL FINAL CAJA CARPETA TOMO OTRO CONSULTA

1 CORRESPONDENCIA OFICINA SISTEMA DE FORMACION Y CULTURAL 09/17/1999 12/14/2000 1 1 104 CONTRATO ESTATAL PARA ACTIVIDADES
DE INTERES PUBLICO
2 TEXTOS DE FORMATOS DE LA ELABORACION DEL PLAN DECENAL DE CULTURA 06/01/2001 09/04/2001 1 2 239 PROPUESTA DE TRABAJO PLAN
Nº292/00,CONV.128/00
2001-2010 DECENAL,FORMULACION PLAN DECENAL
3 INVENTARIO CULTURAL Y NATURAL DE NARIÑO 05/26/2000 05/26/2000 1 3 133 (COPIA),CORRESPONDENCIA
PROYECTO
DE CULTURAFORMULACION
GENERAL
DEL
2001-2010,CONPES PROCESO
DE
OFICINA
Y SISTEMA NACIONAL
PLANEAMIENTO DE LASPARADE
HERRAMIENTAS
4 PROYECTOS ELEVADOS AL SINFAC POR EL DPTO DEL GUAVIARE 07/06/2001 07/06/2001 1 4 170 POLITICAS
PROPUESTASCULTURALES
DE PROYECTOS EL
FORMACION CULTURAL
FUNCIONALES
DESARROLLO YPARA EL MANEJO
EL CAPITAL SOCIAL,LEY
5 PROYECTOS DE FORMACION CULTURAL DE NARIÑO PRESENATADOS AL SINFAC 11/18/1999 11/28/1999 1 5 151 EFICIENTE
PROPUESTAS
666 DELDEINVENTARIO
DE 2001, PROYECTOS DEL
PATRIMONIO CULTURAL DEL
6 TEXTOS BORRADORES E IMPLANTACION DEL SISTEMA NACIONAL DE FORMACION 02/26/1991 02/26/1991 1 6 153 IMPLANTACION
DEPARTAMENTO DE NARIÑO NACIONAL
DEL SISTEMA
ARTISTICA Y CULTURAL DE FORMACION ARTISTICA Y CULTURAL
7 TEXTOS EN INGLES DE COLCULTURA NEO-BOOK SIN FECHA SIN FECHA 1 7 72 TEXTO EN INGLES
8 PLAN PILOTO PARA EL PUTUMAYO DEL PLAN DE FORMACION ARTISTICA Y 12/27/1999 02/12/2001 1 8 185 PLAN PILOTO PARA EL PUTUMAYO DEL
CULTURAL PRESENTADO AL SINFAC PLAN DE FORMACION ARTISTICA Y
9 PROYECTOS PILOTOS PARA LA CREACION DEL PLAN DE FORMACION NACIONAL 11/25/1998 04/28/1998 1 9 153 PROYECTOS
CULTURAL PRESENTADO AL SINFAC
ARTISTICA Y CULTURAL EN LOS DEPARTAMENTOS DE CHOCO -GUAVIARE -META
10 RESOLUCIONES Y DECRETOS CON EL AMBITO CULTURAL DE LA OFICINA DE 08/03/1998 03/13/2000 1 10 91 RESOLUCIONES Y DECRETOS
SISTEMA NACIONAL DE FORMACION ARTISTICA Y CULTURAL
11 CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL PROYECTO LA 12/14/2001 07/18/2001 2 1 134 INFORME DE LA VISITA A MOMPOX EL 18 Y
CULTURA LE DECLARA LA PAZ A COLOMBIA,MOMPOX-BOLIVAR 19 DE JULIO DE 2001 - CLAUDIA ESPINOSA
12 CORRESPONDENCIA GENERAL Y BANCO DE PROYECTOS DEL CAQUETA -DE LA 11/29/1999 02/13/2001 2 2 160 RESOLUCION 150 DE 1993,724
JOHNSON ,COORDINADORA DEL
DEL
OFICINA SINFAC 2000,CORRESPONDENCIA
PROYECTO GLORIA TRIANA ENVIADA Y DE
,ASESORA
13 CORRESPONDENCIA DE COMISIONES REALIZADAS POR FUNCIONARIOS SINFAC DEL 07/11/2001 08/08/2001 2 3 60 CORRESPONDENCIA
RECIBIDA ENVIADA Y RECIBIDA
MINISTERIO DE CULTURA MINCULTURA
14 CORRESPONDENCIA GENERAL RELACIONADA CON LA OFICINA DEL SINFAC 06/05/1998 08/31/2001 2 4 114 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA
15 CORRESPONDENCIA EN GENERAL DE LA OFICINA DEL SINFAC 12/07/2000 02/11/2002 2 5 197 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA
16 CORRESPONDENCIA DE EJECUCION CONVENIO 017 CON LA ORGANIZACIÓN DE 05/06/1998 12/07/1998 2 6 230 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA
ESTADOS LIBEROAMERICANOS Y EL SINFAC DE MINCULTURA
17 CORRESPONDENCIA DE CONTRATACION POR EL GRUPO SINFAC,CONTRATOS 11/05/1999 08/02/2000 2 7 233 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA
52/1999,300/1999,882/1999,707/1999,515/1999
18 INFORMES DE GESTION Y TEXTOS SOBRE EL PLAN DECENAL DE CULTURA 2001- 09/28/2001 09/28/2001 2 8 106 MEMORANDO,REUNION DE LA COMISION
2010 POR EL SINFAC DE ORGANIZACIÓN ,COMUNICACIÓN Y
19 CONTRATO 0859/2000 DEL CONVENIO 128/1998 CON LA ORGANIZACIÓN DE ESTADOS 11/19/1999 11/19/1999 2 9 59 CONVENIO,CONSTANCIAS Y CONTRATOS
REDES DEL CONSEJO NACIONAL DE
LIBEROAMERICANOS PARA LA EDUCACION ,LA CIENCIA Y LA CULTURA -OEI CULTURA,INFORMES
20 PROYECTOS PRESENTADOS DE LA COSTA ATLANTICO ANTE EL SINFAC 07/25/2001 07/25/2001 2 10 60 PROPUESTAS Y PROYECTOS
21 INFORME FINAL PROYECTO CASAS COMUNALES DE CULTURA 2001 04/07/2001 04/07/2001 3 1 157 PROYECTO
22 INFORME DE EJECUCION Y PROPUESTAS PARA PROYECTOS DE DISTINTAS 10/31/2001 02/05/2002 3 2 198 PROYECTOS
CORPORACIONES CULTURALES DEL PAIS ENTRE 2001/2002
23 CORRESPONDENCIA,TEXTOS DE TRABAJO CULTURAL EN LA ZONA DE DISTINCION Y 06/01/2000 02/01/2002 3 3 98 CORRESPONDENCIA
DOCUMENTOS DEL CONTRATO 269/2001
24 CORRESPONDENCIA DE CONTRATOS CON OLGA YANETH RIAÑO-CONTRATO 058-98 05/11/1998 19/12/2000 3 4 148 CONVENIO 128/1998,297/2000,CON LA
LUZ ANGELA DIAZ URIBE CONTRATO 0551/00 CORPORACION GUIA TAVITA
25 CORRESPONDENCIA DE CUENTAS CANCELADAS 08/14/2001 10/31/2001 3 5 183 CONSTANCIAS Y BALANCE
26 CORRESPONDENCIA GENERAL RECIBIDA EN EL GRUPO SINFAC DURANTE EL 2000 12/23/1999 07/18/2000 3 6 076 CORRESPONDENCIA GENERAL
27 CORRESPONDENCIA GENERAL ENVIADA POR LA OFICINA DEL SINFAC 03/08/2000 01/23/2001 3 7 115 CORRESPONDENCIA GENERAL
28 INFORMACION DEL PROGRAMA "SEMILLAS DE PAZ"EN LA CIUDAD DE TULUA-VALLE 12/11/2001 12/16/2001 3 8 258 INFORMACION DEL PROGRAMA
29 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA DEL GRUPO SINFAC DEL MINISTERIO DE 01/21/2000 07/24/2000 3 9 148 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA
CULTURA

ELABORÓ:__________________ ENTREGÓ:__________________ RECIBIÓ___________________

CARGO __________________ CARGO __________________ CARGO ___________________
FECHA __________________ FECHA __________________ FECHA ___________________
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FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

GRUPO DE GESTION DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

ENTIDAD REMITENTE: REGISTRO DE ENTRADA

ENTIDAD PRODUCTORA: AÑO MES DIA N.T.

UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICINA PRODUCTORA: N.T. = Número de Transferencia

OBJETO:

FECHAS EXTREMAS
NUMERO UNIDAD DE CONSERVACION FRECUENCIA
(AAAA/MM/DD)
DE CODIGO NOMBRE DE LAS SERIES O ASUNTO FOLIOS SOPORTE DE OBSERVACIONES
ORDEN INICIAL FINAL CAJA CARPETA TOMO OTRO CONSULTA

30 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA DEL GRUPO SINFAC DEL MINISTERIO DE 7/5/1998 11/14/2001 3 10 156 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA
CULTURA
31 INFORMES FINALES DE CONVENIOS 049/2001,310/2001 10/29/2001 12/18/2001 4 1 266 CONTRATO ADMINISTRTATIVO NO
228/2001,
32 CORRESPONDENCIA DE CONTRATOS DERIVADOS EN LA OFICINA SINFAC 7/5/1998 12/15/2000 4 2 173 CONVENIO INTERADMINISTRATIVO NO
539/1999,0519/1998,CORRESPONDENCIA
33 CONTRATOS Y CONVENIOS CON LA UNIVERSIDAD NACIONAL Y EL MINISTERIO DE 11/8/1998 12/14/2000 4 3 162 CORRESPONDENCIA
ENVIADA Y RECIBIDA ENVIADA Y
CULTURA NO 111/1998,328/1999 Y EL 1169/2000 RECIBIDA,CONTRATOS Y CONVENIOS
34 CORRESPONDENCIA DEL CONVENIO DE COOPERACION 128/1998 6/8/1998 08/31/2000 4 4 131 CONVENIO DE COOPERACION
NO.128/1998,CELEBRANDO ENTRE EL
35 CORRESPONDENCIA DE CONTRATOS NO 08/24/1999 9/8/2000 4 5 203 CORRESPONDENCIA
MINISTERIO ENVIADA
DE CULTURA Y LA Y RECIBIDA
245/1999,250/1999,276/1999,309/1999,394/1999 ORGANIZACIÓN DE ESTADOS
36 CORRESPONDENCIA DEL GRUPO SINFAC DURANTE EL PRIMER SEMESTRE 11/1/2000 07/18/2000 4 6 171 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA
IBEROAMERICANOS PARA LA
37 CORRESPONDENCIA DE COMISIONES REALIZADAS AL INTERNO DEL PAIS POR EL 01/28/1999 10/2/2000 4 7 98 CORRESPONDENCIA
EDUCACION,LA CIENCIA ENVIADA Y RECIBIDA
Y LA CULTURA
GRUPO DE SINFAC ,RESOLUCIONES
"O.E.I.",DECRETO Nº
NO ENVIADA Y
38 CORRESPONDENCIA DE CONTRATOS Nº415/00,387/00,299/00,288/00,262/00 12/5/2000 12/15/2000 4 8 104 CORRESPONDENCIA
1688/1999,1434/1999,1312 /
1485/2000,MEMORANDOS,CERTIFICACION
RECIBIDA,CONTRATOS
1999,964/1999,1034/1999
39 CORRESPONDENCIA DEL CONTRATO 195/1999 DEL GRUPO SINFAC 36283 12/30/1999 4 9 44 INFORME DEL ULTIMO TRIMESTRE DE
ES,CORRESPONDENCIA
415/00,387/00,299/00,288/00,262/00
1999, COPIA DEL CONTRATO
40 CORRESPONDENCIA DE EJECUCION DEL CONVENIO 017/1997 CON LA 01/28/1999 11/17/1999 4 10 129 CORRESPONDENCIADE
195/1999,SOLICITUD ENVIADA Y
ORGANIZACIÓN DE ESTADOS IBEROAMERICANOS RECIBIDA,SOLICITUDES
CONTRATO,MEMORANDOS PARA EL TRAMITE
41 CORRESPONDENCIA DEL CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIO Nº0898/1999 25/05/2000 28/08/2000 5 1 176 INFORME
Y PAGO DE PROYECTO
GASTOS DE "IMPLEMENTACION
PERMANENCIA AL
CENTRO
CONVENIO PILOTO
017 DE FORMACION
42 INFORME FINALES DE PROYECTOS REALIZADOS EN EL SINFAC 31/12/2001 24/04/2002 5 2 241 cuentas de cobro,copias
ARTISTICA Y CULTURAL EN
de comprobantes de
egreso,copia del acuerdo nº
43 CORRESPONDENCIA GENERAL POR EL SINFAC 23/01/1998 05/12/2000 5 3 150 NARIÑ",TALLER DE INICIACION
CORRESPONDENCIA ENVIADA A LA
Y RECIBIDA
11,correspondencia enviada y recibida
DIRECCION
POR EL GRUPO DE CINE DOCUMENTAL,COPIA
SINFAC.
44 INFORME FINAL CONTRATO Nº226/2001-ESCUELA TEATRO LIBRE 16/11/2001 18/02/2001 5 4 128 COPIAS
DE DE CUENTAS
CONTRATO ,HOJASDE DECOBRO
VIDA
45 CERTIFICACIONES DE PAGO DEL CONVENIO 054 Y 062/2002,INFORME 14/02/2002 04/12/2002 5 5 99 CORREPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA
YCERTIFICACIONES DE PAGO DEL CONVENIO 102/2002
46 CORREPONDENCIA DE IMPLEMENTACION CENTROS ARTISTICOS EXPERIMENTALES 13/06/2001 05/07/2001 5 6 317 CERTIFICACIONES,COPIA DEL CONVENIO
DE BOYACA DEL CONVENIO 075/2002 Y CERTIFICACIONES DE PAGO 075/2002,(COPIA) POLIZA DE SEGURO DE
47 INFORME FINAL,CERTIFICACIONES DE PAGO DEL CONVENIO 116/2002,INFORME 19/03/2002 28/03/2003 5 7 96 copias de convenios,copia auto Nº
CUMPLIMIENTO
PRELIMINAR 117/2002,INFORME TRIMESTRAL,CERTIFICACION DE PAGO DEL 010,proyecto escuela de formacion artistica
48 informe
CONVENIO final 118/2002
y preliminar del convenio 119/2002 y certificacion de pago. 08/07/2002 16/12/2002 5 8 149 copia de convenio119/02,copias enviada
conv 118/2002,correspondencia de y
comprobantes de egreso y cuentas de cobro
recibida.
49 certificacion de pago del convenio 135/02,certificacion de pago y modificacion del conv.156 06/08/2002 02/09/2002 5 9 207 certificacion de pago e informe final del
convenio 125/02,certificacion de pago del
50 informe preliminar,certificacion de pago del convenio 117/02 06/09/2002 09/04/2003 5 10 079 CORREPONDENCIA
convenio ENVIADA
135/02,segundo Y RECIBIDA
y ultimo informe
51 INFORME PRELIMINAR.INFORME DE FASE 1 Y CERTIFICACION DE PAGO DEL 17/12/2002 26/12/2002 6 1 265 financiero del106/2002,CORRESPONDENCIA
CONVENIO convenio 156/02,certificacion de
CONVENIO 166/2002 pago y modificacion del
ENVIADA,INFORME conv.156/02
FINAL DEL
52 CERTIFICACION DE PAGO DEL CONVENIO 182/2002,193 Y 196/2002,INFORME FINAL Y 19/04/2002 09/08/2002 6 2 145 correspondencia recibida,certificaciones,copia
PROYECTO,CERTIFICACIONES DE
ECONOMICO DEL CONV.203/2002 del convenio 203/2002,proyecto
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. final de
53 INFORME FINAL Y CERTIFICACIONES DE PAGO DEL CONV.220/2002,INFORME 27/03/2002 23/12/2002 6 3 182 CERTIFICACIONES,CUENTAS DE
actividades,cuentas de cobro,comprobantes
INTERVENTORIA CERTIFICACION DE PAGO DEL CONVENIO 229/2002 COBRO,ASISTENCIA
de egreso,facturas DEL TALLER DE
de DESARROLLO
venta.
54 INFORME FINAL,CERTIFICACION DE PAGO Y MODIFICACION DEL 14/06/2002 18/12/2002 6 4 219 CONVENIO
TEATRO VIVAMOSPARA EL LO DE
CONV.246/02,INFORME DE EJECUCION Y CERTIFICACION ACTIVIDADES CULTURALES
NUESTRO,CORRESPONDENCIA ENVIADA
55 DOCUMENTOS Y CONSTANCIAS,CERTIFICACIONES DE PAGO DEL CONV. 261/2002 09/06/2002 28/01/2003 6 5 99 INFORME DE ACTIVIDADES
Nº256/2002,CORRESPONDENCIA Y ENVIADA
Y RECIBIDA,RESOLUCION
CERTIFICACIONES DE PAGO 0021/2002
DEL
56 INFORME PRELIMINAR Y CERTIFICACIONES DE PAGO DEL CONV.293/2002 04/12/2002 29/11/2002 6 6 117 Y RECIBIDA,CERTIFICACIONES
CERTIFICACION DE PAGO DEL
CONV.264/2002,CERTIFICACIONES
ORIGINALES,CONTARTO 246/2002 DE
CONV.298/2002,INFORME
PAGO DE LOS CONV.262 FINAL Y
Y 281/2002
57 CERTIFICACIONES DE PAGO DE LOS CONV.369,408,442/2002 07/04/2002 16/12/2002 6 7 119 INFORME FINAL
CERTIFICACIONES Y CERTIFICACION
DE PAGO DEL DE
PAGO DEL CONV.444/2002
CONV.311/2002.
58 INFORME INICIAL Y FINANCIERO ,CERTIFICACION DE PAGO DEL CONV.503/2002 21/07/2002 26/12/2002 6 8 145 CERTIFICACIONES DE PAGO DEL
CONV.602/2002,CORRESPONDENCIA
ENVIADA Y RECIBIDA,PROYECTO "TALLER
ELABORÓ:__________________ ENTREGÓ:__________________ DE ACTUACION RECIBIÓ___________________
PARA EL TEATRO",HOJAS
CARGO __________________ CARGO __________________ CARGO ___________________
DE VIDA,COMPROBANTE DE EGRESO .
FECHA __________________ FECHA __________________ FECHA ___________________
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GRUPO DE GESTION DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

ENTIDAD REMITENTE: REGISTRO DE ENTRADA

ENTIDAD PRODUCTORA: AÑO MES DIA N.T.

UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICINA PRODUCTORA: N.T. = Número de Transferencia

OBJETO:

FECHAS EXTREMAS
NUMERO UNIDAD DE CONSERVACION FRECUENCIA
(AAAA/MM/DD)
DE CODIGO NOMBRE DE LAS SERIES O ASUNTO FOLIOS SOPORTE DE OBSERVACIONES
ORDEN INICIAL FINAL CAJA CARPETA TOMO OTRO CONSULTA

59 PROPUESTAS VIABLES REGION MOMPOX,INFORME PRELIMINAR DEL CONVENIO 04/10/2002 10/21/2002 7 1 82 PROYECTO DE FORMACION CULTURAL
035/2002 PARA EL AMAZONAS"INFORME
60 INFORME TRIMESTRAL DEL CONV.083/2002,MEMORIAS DEL PROYECTO DE 07/15/2002 12/01/2002 7 2 79 MEMORIAS
PRELIMINAR" DEL PROYECTO "
ESCUELAS DE FORMACION DE CALOTO CAUCA. FORTALECIMIENTO DE ESCUELAS DE
61 SEGUIMIENTO CONTABLE DEL CONV.120/2002,INFORME FINAL PROCESO DE 05/20/2002 26/12/2002 7 3 150 CORRESPONDENCIA
FORMACION ARTISTICAS ENVIADA
Y Y RECIBIDA
SEGUIMIENTO ,CERTIFICACION DE PAGO DEL CONV.123/2002 ,POLIZA DE SEGURO
RECUPERACION DE CUMPLIMIENTO
DE ENVIADA
TRADICIONES
62 CERTIFICACION DE PAGO,INFORME FINAL,ACTAS DE COMITÉ INTERINSTITUCIONAL 23/08/2001 12/06/2001 7 4 181 CORRESONDENCIA
ANTE ENTIDADES ESTATALES Y. DE
DEL CONV.097/2001, CULTURALES
RECIBIDA.INFORME EN EL MUNICIPIO
FINAL "
63 INFORME FINANCIERO,CERTIFIACIONES DE PAGO DEL CONV.102/2001 02/10/2001 01/31/2002 7 5 490 PLANILLA
CALOTO DE SEGUIMIENTO DEL
CAUCA"
PROYECTO:COMUNICANDO SABERES
CONV.103/2001,PROYECTO PLANILLA DE
64 CERTIFICACIONES DE PAGO DE LOS CONV.164,178/2001 03/07/2001 27/02/2002 7 6 173 INFORMES,ACTAS Y CERTIFICACIONES
SEGUIMIENTO Y CERTIFICACIONES DEL
DEL CONV.188/01,
CONV.110/2001
65 PROYECTOS,INFORME Y CERTIFICACION DE PAGO DEL CONV.193/0 22/06/2001 03/08/2001 7 7 127 INFORME ANUAL,CUENTAS DE
COBRO,CERTFICACION DE PAGO DEL
66 INFORME PARCIAL,PLANILLA DE SEGUIMIENTO DEL CONV.207 29/06/2001 05/14/2002 7 8 94 PROYECTO
CONV.198/01Y CERTIFICACION DEL
CONV.225/01, CORRESPONDENCIA
67 INFORME DE ACTIVIDADES,PLANILLA DE SEGUIMIENTO Y CERTIFICACION DEL 12/07/2001 18/12/2001 7 9 101 PROGRAMA,PLANILLA
ENVIADA DE SEGUIMIENTO Y
CONV.228/01 CERTIFICACION DEL
68 PROGRAMA,PLANILLA DE SEGUIMIENTO DEL CONV.237/01 27/03/2001 18/12/2001 7 10 139 INFRMES
CONV.228/01,INFORMES YDEL
Y PROYECTOS CERTIFICACION
CONV.240/01,PLANILLA
DE PAGO DEL DE SEGUIMIENTO
CONV.235/01,
69 INFORME DE PAGOS,CERTIFICACION Y PLANILLA DE SEGUIMIENTO DEL CONV.246/01 31/12/2001 21/12/2001 7 11 125 INFORMES
DEL Y CERTIFICACION
CONV.245/01,COPIA DEL
DE RESOLUCION
CONV.247/01,INFORMES
092/01. Y CERTIFICACION
70 PLANILLA Y CERTIFICACION DE PAGO DEL CONV.317/01, 8/16/2001 1/23/2002 8 1 186 correcciones del primer y segundo informe
DEL CONV.255/01,CERTIFICACION,POLIZA
financiero
Y PLANILLA delDEL
conv.325/01,copias
CONV.265/01 de
71 PROYECTOS,PLANILLA DE SEGUIMIENTO Y CERTIFICACION DEL CONV.319/01 1/26/2001 12/19/2001 8 2 139 INFORME
comprobantesFINAL
de Y CERTIFICACION
egreso,facturas DEL
de venta.
CONV.333/01,CONTRATO DE PRESTACION
72 CERTIFICACION DE PAGO DEL CONV.388/01,CERTIFICACION Y PLANILLA DE 6/26/2002 7/8/2002 8 3 87 INFORME Y PLANILLA,CERTIFICACION
DE SERIVIOS DEL CONV.370,PLANILLA DE DEL
SEGUIMIENTO DEL CONV.410 CONV.413/01,PROYECTO
SEGUIMIENTOS Y
Y CERTIFICACION DEL
73 PROYECTO ,PLANILLA DE SEGUIMIENTO Y CERTIFICACION DEL CONV.421/01 9/28/2001 9/2/2002 8 4 148 PROYECTO,CERTIFICACION
CERTIFICACION DEL Y PLANILLA
CONV.385
DEL CONV.423/01,PROYECTO Y PLANILLA
74 PROYECTO Y PLANILLA DEL CONV.439/01,PROYECTO,CERTIFICACION Y PLANILLA DE 9/17/2001 9/30/2002 8 5 259 CONV.415/01,INFORME
CRONOGRAMA FINAL DEL
DE ACTIVIDADES YY
DEL CONV.436/01,PRESUPUESTO
CONV.420
SEGUIMIENTO DEL CONV.440/01 CERTIFICACION
SOPORTES,PLANILLA DE PAGO
DEL DEL
CONV.437/01
75 INFORME FINANCIERO Y CERTIFICACION DEL CONV.471/01,CERTIFICACION DE PAGO 4/20/2002 12/26/2002 8 6 87 CORRESPONDENCIA ENVIADA
CONV.458/01,INFORME Y CERTIFICACION Y RECIBIDA
DEL CONV.523/01 DE PAGO DEL CONV.459/01
76 INFORME FINAL 11/11/2001 11/17/2001 8 7 183 PROYECTO,CERTIFICACIONES DE
PAGO,CORRESPONDENCIA ENVIADA Y
77 INFORME FINAL 2/28/2002 8/6/2002 8 8 151 CERTIFICACION
RECIBIDA DE PAGO DEL
CONV.641/01,CERTIFICACION DE PAGO
78 SEGUIMIENTO CONV.496-99 ALTO 5/24/2001 3/26/2002 9 78 160 COMISIONADO
DEL Y ACTAS DE DE
CONV.662/01,ONFORME
CONSENTRACION,ENVIO
ACTIVIDADES Y DE
CERTIFICACION
79 SEGUIMIENTO CULTURAL SANTA CRUZ DE MOMPOX ,BOLIVAR 09/18/2001 10/3/2002 9 79 154 CERTIFICADO DE EXISTENCIA
FAX,CORRESPONDENCIA Y DEL
ENVIADA
CONV.
REPRESENTACION LEGAL,PROPUESTA DE
80 SOSTENIMIENTO NATURAL DE SAN ANDRES 11/7/2000 12/2/2002 9 80 259 PLAN DE
TRABAJO DESARROLLO INSULAR (PDI)
MUNICIPIO DE PROVIDENCIA Y SANTA
81 TEXTOS LA CULTURA DECLARA LA PAZ A COLOMBIA 5/16/2000 5/5/2002 9 81 192 INFORME
CATALINA DE REUNION Nº 01-COMITÉ
ACADEMICO - FORO DE LIDERES DE
82 ESTABILIDAD CULTURAL DPTO DEL CAQUETA 2/22/2002 11/28/2002 9 82 169 ACTA DE REUNION
OPINION MOMPOX 13 DEA 15 DE OCTUBRE
CONCENCERTACION
2001 -MISION DEL
83 CORRESPONDENCIA 2002 9/5/2001 01/14/2002 9 83 31 CORRESPONDENCIA
MICULTURA ENVIADA
Y GESTORES Y RECIBIDA
CULTURALES
84 CORRESPONDENCIA DOCUMENTO CONPES 3162 10/5/2002 5/29/2002 9 84 47 DEL CAQUETA
CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA
85 BITACORA SEGUIMIENTOS,CONTRATOS Y CONVENIOS 11/26/2002 12/18/2002 9 85 100 INFORMES ,RELACION DE CONTRATOS
ULTIMOS PAGOS
86 CORRESPONDENCIA OFICINA ALTO COMISIONADO 10/6/2000 5/2/2002 9 86 127 CONTRATO 496/1999,CONVENIO DE
COPERACION INTERINSTITUCIONAL
87 PROGRAMA NACIONAL DE BANDAS "PROYECTO MUNICIPIO PUTUMAYO - RADIO 10/30/2001 10/30/2002 9 87 29 COPIA DE PROYECTO

ELABORÓ:__________________ ENTREGÓ:__________________ RECIBIÓ___________________

CARGO __________________ CARGO __________________ CARGO ___________________
FECHA __________________ FECHA __________________ FECHA ___________________
 PAGINA 4/8

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

GRUPO DE GESTION DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

ENTIDAD REMITENTE: REGISTRO DE ENTRADA

ENTIDAD PRODUCTORA: AÑO MES DIA N.T.

UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICINA PRODUCTORA: N.T. = Número de Transferencia

OBJETO:

FECHAS EXTREMAS
NUMERO UNIDAD DE CONSERVACION FRECUENCIA
(AAAA/MM/DD)
DE CODIGO NOMBRE DE LAS SERIES O ASUNTO FOLIOS SOPORTE DE OBSERVACIONES
ORDEN INICIAL FINAL CAJA CARPETA TOMO OTRO CONSULTA

88 ACTAS-COMITÉ DE ETNCULTURA Y FOMENTO 8/8/2002 1/2/2002 10 88 138 LISTADO DE ASISTENCIA,INFORME DE

PROYECTOS DE NORTE DEL CAUCA Y
89 DIRECCION DE PROYECTOS DIR.ETNOCULTURA FOMENTO 12/14/2001 2/7/2002 10 89 51 LISTADO DE
BOTA CAUCANA
ASISTENCIA,CORRESPONDENCIA
90 CONVENIOS DIR.ETNOCULTURA Y FOMENTO 12/18/2001 1/30/2002 10 90 21 PROYECTO DE CONCERTACION
ENVIADA,ACUERDO 004-2002 PARA
MINCULTURA CONV.111/1999
91 CONTRATOS SUPERVISADOS POR LA DIR.ETNOCULTURA Y FOMENTO 7/11/2001 7/11/2001 10 91 34 CONV.335/01,CONVENIO DE
COMPETITIVIDAD
92 DOCUMENTOS CONPES 3146/3155 LEY 47 1993 10/9/2000 5/17/2002 10 92 97 LEY 617 DE 2000
93 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA 1/23/2002 7/18/2002 10 93 75 PROYECTO "LA CULTURA LE DECLARA LA
PAZ EN COLOMBIA"
94 SOSTENIBILIDAD CULTURAL CAQUETA-ZONA DE DISTENCION 8/19/1997 12/1/2001 10 94 74 PROYECTO "CENTRO DE PILOTO DE
FORMACION ARTISTICO"- CULTURAL
95 SOSTENIMIENTO CULTURAL,DPTO DEL CORDOBA 4/25/2001 9/9/2001 10 95 30 CONCEPTO
ZONA SUR TECNICO DE AVANCES E
INFORMES FINALES
96 PLAN DE DESARROLLO REGIONAL DE LAS CULTURAS DEL MACIZO Y 12/30/2000 12/30/2000 10 96 80 PLAN DE DESARROLLO
SUROCCIDENTE COLOMBIANO
97 DOCUMENTO COLECTIVO TEJIDO CON LA PARTICIPACION DE COMUNIDADES 10/24/2001 10/24/2001 10 97 52 DOCUMENTO COLECTIVO
AFROCOLOMBIANAS,PUEBLOS INDIGENAS,ORGANIZACIONES NO
98 IMPRENTA NACIONAL E INSTITUCIONALES COL EL APOYO DE MICULTURA
GOBERNAMENTALES 5/18/2000 12/10/2001 10 98 38 DOCUMENTACION RELACIONADO CON LA
IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA
99 COMITÉ COORDINADOR SINFAC 7/1/1999 11/8/2000 10 99 79 ASISTENCIA DE COMITÉ COORDINADOR
SINFAC
100 SOSTENIBILIDAD CULTURAL SAN ANDRES Y PROVIDENCIA 1/28/2002 2/22/2002 10 100 171 TALLER DE PRODUCCION RADIAL,PLAN
PRESUPUESTO
101 ACTAS DE COMITÉ SINFAC 2000 2/14/2002 8/30/2002 10 101 79 CIRCULAR Nº 210 - SNFA-0480/00,COMITÉ
COORDINADOR
102 SEGUIMIENTO ARTISTICO ESCUELA DDE MUSICA TOM SILAYA 1/16/2002 2/28/2002 10 102 46 CORRESPONDENCIA ENVIADA
103 PROYECTO DE MONTES DE MARIA 5/25/2001 2/6/2002 10 103 140 SOPORTES DEL PROYECTO DE MONTES
DE MARIA
104 SOLICITUD DE COMISIONES DIRECCION ETNOCULTURA Y FOMENTO 8/4/2001 12/18/2002 11 104 374 INFORME DE COMISIONES SINFAC
2002,RESOLUCION Nº
105 INFORME FINAL "FORO PRACTICAS ARTISTICAS ENFOQUES CONTEMPORANEOS 5/7/2002 8/2/2002 11 105 89 CONVENIO 203/2002 DE TIQUETES
0082/2002,SOLICITUD
106 INFORME FINAL PROYECTO " SISTEMA MUNICIPAL ARTISTICA DE B/MANGA,SIMFAB" 11/21/2001 12/12/2001 11 106 283 AEREOS COMISION ALENVIADA
CORRESPONDENCIA INTERIOR.
Y RECIBIDA
107 CORRESPONDENCIA ADMINISTRATIVA ,CONVENIOS CON LA OEI 1/24/1999 12/1/2000 11 107 285 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA
108 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA ETNOCULTURA Y FOMENTO 3/8/2000 12/18/2000 11 108 184 RELACION DE ENVIOS POR
CORREO,CORRESPONDENCIA ENVIADA Y
109 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA ETNOCULTURA Y FOMENTO 11/10/2000 12/13/2001 11 109 277 CIRCULARES
RECIBIDA Y COMUNICACIONES
110 CORRESPONDENCIA SINFAC,DPTO TOLIMA,SANTANDER Y MAGDALENA 2/18/1998 6/9/2000 11 110 110 PROGRAMA DE INAGURACION ESCUELA
DE ARTES INTEGRADAS,PROPUESTA
111 CORRESPONDENCIA FONDOS MIXTOS DE CULTURA 3/20/1998 9/20/2000 12 111 203 CIRCULARES
DESARROLLOYTALLERES
COMUNICACIONES
112 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA EXTERNA-SINFAC 2/2/2002 10/30/2002 12 112 111 CERTIFICACONES Y COMUNICACIONES
113 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA-SINFAC 2/27/2001 9/10/2002 12 113 160 FORMATO DE SOLICITUD DE GASTOS
CAJA MENOR
114 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA 3/13/2002 8/9/2002 12 114 282 CICULARES Y COMUNICACIONES
115 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA 5/31/2001 11/30/2001 12 115 146 COMUNICACIONES
116 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA 2/20/2002 12/11/2002 12 116 161 MEMORANDOS

ELABORÓ:__________________ ENTREGÓ:__________________ RECIBIÓ___________________

CARGO __________________ CARGO __________________ CARGO ___________________
FECHA __________________ FECHA __________________ FECHA ___________________
 PAGINA 5/8

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

GRUPO DE GESTION DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

ENTIDAD REMITENTE: REGISTRO DE ENTRADA

ENTIDAD PRODUCTORA: AÑO MES DIA N.T.

UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICINA PRODUCTORA: N.T. = Número de Transferencia

OBJETO:

FECHAS EXTREMAS
NUMERO UNIDAD DE CONSERVACION FRECUENCIA
(AAAA/MM/DD)
DE CODIGO NOMBRE DE LAS SERIES O ASUNTO FOLIOS SOPORTE DE OBSERVACIONES
ORDEN INICIAL FINAL CAJA CARPETA TOMO OTRO CONSULTA

117 TALLERES TEMATICOS 6/27/2001 7/1/2001 12 117 109 INFORME DE TALLERES TEMATICOS
118 DOCUMENTOS Y MESA DE TRABAJO,ZONA DE DISTENSION 03/26/2001 12/7/2001 12 118 145 INFORME DE PROYECTOS
119 CORRESPONDENCIA ADMINISTRATIVA,AREA COMERCIAL 9/14/1999 12/1/2000 12 119 124 CORRESPONDENCIA ADMINISTRATIVA
120 CORRESPONDENCIA GENERAL DIRECCION DE ETNOCULTURA Y FOMENTO 7/28/2000 2/5/2002 13 120 101 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA
121 CUADRO DE SEGUIMIENTOS DE CONVENIOS PARTE FINANCIERA 1/1/2001 1/1/2001 13 121 83 LIBRO DE REGISTRO DE
APROPIACIONES
122 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA ETNOCULTURA Y FOMENTO 10/11/1999 7/5/2001 13 122 198 MEMORANDOS
,COMPROMISOS,OBLIGACIONES Y PAGOS
123 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA DIRECCION DE ETNOCULTURA 2/1/1998 2/2/2001 13 123 213 INVENTARIOS POR
FUNCIONARIO,CIRCULARES
124 SEGUIMIENTOS ,PROYECTOS CONVENIO 095- SINFAC 2/9/1995 06/07/20002 13 124 156 PLAN ESTRATEGICO DE DESARROLLO
CULTURAL
125 LEYES Y RESOLUCIONES JURIDICAS DEL SECTOR CULTURAL ETNOCULTURA Y 1/12/2000 8/23/2001 13 125 151 CIRCULARES ,DECRETOS Y
FOMENTO RESOLUCIONES
126 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA 4/20/1998 9/21/1999 13 126 142 CORRESPONDENCIA
127 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA 8/5/2002 9/30/2002 13 127 150 COMUNICACIONES
128 CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA 9/21/1999 12/1/2000 13 128 242 MEMORANDOS
129 ARTICULOS DE PRENSA SECTOR CULTURAL,AREA DE ETNOCULTURA Y FOMENTO 1/22/2001 11/22/2001 13 129 85 RECORTES DE PRENSA
130 ACTAS DE FOMENTO 08/01/2003 10/02/2003 14 130 Papel DERECHOS DE PETICION ETNOCULTURA
Y FOMENTO REGIONAL
131 ACTAS COMITÉ PRIMARIO 24/04/2006 24-74-06 14 131 Papel DERECHOS DE PETICION ETNOCULTURA
Y FOMENTO REGIONAL
132 ACTAS COMITÉ PRIMARIO 23/01/2004 19/05/2004 14 132 Papel DERECHOS DE PETICION ETNOCULTURA
Y FOMENTO REGIONAL
133 ACTAS COMITÉ PRIMARIO 17/05/2005 07/06/2005 14 133 Papel DERECHOS DE PETICION ETNOCULTURA
Y FOMENTO REGIONAL
134 ACTAS COMITÉ PRIMARIO 18/01/2007 01/03/2007 14 134 Papel DERECHOS DE PETICION ETNOCULTURA
Y FOMENTO REGIONAL
135 ACTAS COMITÉ PRIMARIO 13/03/2008 15/04/2008 14 135 Papel DERECHOS DE PETICION ETNOCULTURA
Y FOMENTO REGIONAL
136 ACTAS COMITÉ PRIMARIO - PRACTICANTES 05/09/2003 10/09/2003 14 136 Papel DERECHOS DE PETICION ETNOCULTURA
Y FOMENTO REGIONAL
137 DERECHOS DE PETICION Y MEMORANDOS DIRECCION DE FOMENTO 18/01/2000 06/09/2007 14 137 Papel DERECHOS DE PETICION ETNOCULTURA
Y FOMENTO REGIONAL
138 DOCUMENTOS DE GESTION DIRECCION ETNOCULTURA 21/10/1997 21/10/1997 14 138 Papel DERECHOS DE PETICION ETNOCULTURA
Y FOMENTO REGIONAL
139 DOCUMENTOS DE GESTION - INFORMES 17-14-98 13/06/1998 14 139 Papel DERECHOS DE PETICION ETNOCULTURA
Y FOMENTO REGIONAL
140 DOCUMENTOS DE GESTION - INFORMES 01/08/1999 01/08/1999 14 140 Papel DERECHOS DE PETICION ETNOCULTURA
Y FOMENTO REGIONAL
141 DOCUMENTOS DE GESTION - INFORME AUDITORIA 30/04/2002 30/04/2002 14 141 Papel DERECHOS DE PETICION ETNOCULTURA
Y FOMENTO REGIONAL
142 DOCUMENTOS DE GESTION - INFORME CONTRALORIA 07/05/2004 07/05/2004 14 142 Papel DERECHOS DE PETICION ETNOCULTURA
Y FOMENTO REGIONAL
143 DOCUMENTOS DE GESTION - INFORME DE COMISIONES Y APLICACIÓN DE 07/06/2006 07/09/2006 14 143 Papel DERECHOS DE PETICION ETNOCULTURA
FORMATOS I SEMESTRE Y FOMENTO REGIONAL
144 DOCUMENTOS DE GESTION - VARIOS OFIC.FOMENTO REGIONAL Y ETNOCULTURA 15/01/2007 25/10/2007 14 144 Papel DERECHOS DE PETICION ETNOCULTURA
Y FOMENTO REGIONAL
145 ACTAS COMITÉ PRIMARIO 12/02/2008 18/06/2008 14 145 Papel DERECHOS DE PETICION ETNOCULTURA
Y FOMENTO REGIONAL
146 DOCUMENTOS DE GESTION DIRIGIDOS A ETNOCULTURA 10/10/2008 04/03/2008 14 146 Papel DERECHOS DE PETICION ETNOCULTURA
Y FOMENTO REGIONAL

ELABORÓ:__________________ ENTREGÓ:__________________ RECIBIÓ___________________

CARGO __________________ CARGO __________________ CARGO ___________________
FECHA __________________ FECHA __________________ FECHA ___________________
 PAGINA 6/8

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

GRUPO DE GESTION DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

ENTIDAD REMITENTE: REGISTRO DE ENTRADA

ENTIDAD PRODUCTORA: AÑO MES DIA N.T.

UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICINA PRODUCTORA: N.T. = Número de Transferencia

OBJETO:

FECHAS EXTREMAS
NUMERO UNIDAD DE CONSERVACION FRECUENCIA
(AAAA/MM/DD)
DE CODIGO NOMBRE DE LAS SERIES O ASUNTO FOLIOS SOPORTE DE OBSERVACIONES
ORDEN INICIAL FINAL CAJA CARPETA TOMO OTRO CONSULTA

147 DOCUMENTOS DE GESTION - LINEAMIENTOS 18/01/2008 17/09/2008 14 147 Papel DERECHOS DE PETICION ETNOCULTURA
Y FOMENTO REGIONAL
148 MEMORANDOS - FORMATO DE INVENTARIO DE DOCUMENTOS DIRIGIDOS AL 12/03/2007 12/03/2007 14 148 Papel DERECHOS DE PETICION ETNOCULTURA
ARCHIVO CENTRAL Y FOMENTO REGIONAL

ELABORÓ:__________________ ENTREGÓ:__________________ RECIBIÓ___________________

CARGO __________________ CARGO __________________ CARGO ___________________
FECHA __________________ FECHA __________________ FECHA ___________________
 ACUERDO 042
10/31/2002
INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL

En desarrollo de los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 se establecen cr
de gestión de las entidades del Estado.
Artículo 2° Obligatoriedad de la organización de los archivos de Gestión de conformidad con sus Tablas d
Artículo 3° Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades adminis
El respectivo jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservació
dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para tod

Artículo 4º. Criterios para la organización de archivos de gestión.

1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidam
2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada
3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos docu
se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de prod
encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán de
ordenación, consulta y control.

5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que
Artículo 5º. Consulta de documentos. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de
deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el inter
fotocopias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del funcionario en quien
permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las leyes.
registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta.
Artículo 6º. Préstamo de documentos para trámites internos. En el evento que se requiera trasladar un ex
préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstam
número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devoluc
dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata.

Artículo 7º. Inventario documental. Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Fo

junto con su instructivo, que a continuación se regulan.
Instructivo Formato Único de Inventario Documental

DEPENDENCIA: Escriba el nombre de la unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual depen

General.
OFICINA PRODUCTORA: Debe escribir el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva l
sus funciones. Ej. Grupo de Contratos y Convenios.
CODIGO: Escriba el código de la unidad administrativa de mayor jerarquía de acuerdo a las TRD. Ej: 33
CODIGO: Escriba el código de la unidad administrativa que produce el documento de acuerdo a las TRD.
OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:
Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y sup
inventarios individuales. Ej: Inventario Individual Archivo de Gestión.
HOJA NÚMERO: Se numera cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará el total de hojas d
NUMERO DE ORDEN: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de
corresponde a una unidad de conservación (expediente, carpeta). Ej: 1, 2, 3,…….
CAJA: Registre el numero de la caja (si aplica). Ej: 34
CARPETA: Escriba el numero de la carpeta si (aplica). Ej: 26
TOMO: Si es un formato empastado en forma de libro se marca con una X, Si el expediente está conform
3/4, 4/4.
OTROS: Registre el material de diferente soporte a papel Ej. Disquetes, Casetes, CD, DVD, VEH, USB,
CODIGO: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada
relacionados. Registre el número de código correspondiente a la serie y/o sub-series de la unidad d
aplique).
NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTO: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto
estructura y contenido homogéneo emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como cons
específicas. Ej: Actas de Comité Primario.
FECHAS EXTREMAS: se debe registrar la fecha inicial y final de cada una de las unidades documenta
una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará. s. f.
No. DE FOLIOS: Se anotará el número total de folios contenidos en cada unidad de conservación descr
más de una unidad documental (carpeta), la foliación será consecutiva. Ej: Primera carpeta 220 folio
tercera carpeta 416 - 710 folios.
SOPORTE: En esta columna se anota los soportes diferentes al papel, anexos a la documentac
electrónico (para leer en computador).

OBSERVACIONES: Se consignan los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las colu
ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos circulares entre otros, se anotará los
en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.

Para los expedientes debe registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, res
fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe señalarse en p
de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografías: luego el número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha,
Para los anexos legibles por maquina deberán registrarse las características físicas y requerimiento téc
información. Especificar programas de sistematización de la información. A los impresos se le asigna
número de páginas que lo componen.

Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificand

mutilaciones, perforaciones, faltante, dobleces), químico (oxidación de tintas, soporte débil) y/o biológico (
ELABORADO POR: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable del ela
fecha en que se realiza la elaboración del mismo.
ENTREGADO POR: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entreg
fecha en que se realiza dicha entrega.
RECIBIDO POR: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el
que recibió.

*OBJETO: En este campo se diligencia el objeto y su disposición. Ejemplo… Documentos de apoyo para su eliminaci