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Notariado y Registro Apuntes Edilma
Notariado y Registro Apuntes Edilma
EDILMA
TEMAS:
Fe Publica vs Fe Notarial
Atribuciones del Notario (CGP asigna una jurisdicción Voluntaria)
Diferencia entre Autenticación y Reconocimiento de Documento
Privado
Registro de Estado Civil (Nacimiento, Matrimonio, Defunción)
Proceso de Elaboración de la Escritura Pública (con los elementos se
puede pedir la Nulidad)
Actos y Contratos que requieren Escritura Publica
Estudio de Títulos
Certificado de Tradición y Libertad
------------------------------------------------------------LA NOTARIA--
----------------------------------------------------------
--------------------------------------------------EL NOTARIO------------
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El Notario es un particular que ejerce Función Pública, da Fe Pública y viene del
derecho constitucional.
Todas las responsabilidades que le caben al servidor Público se aplica al Notario,
y este percibe sus ingresos del arancel judicial fijado por el Min Justicia y la
Superintendencia de Notariado y Registro, es por decreto o resolución , el Estado
no le paga al Notario
Requisitos que no son jurídicos pero que son necesarios, son la Rosca
y la Plata.
DIVISION DE NOTARIOS:
1ro Categoría Ubicados en Ciudades Capitales y áreas Metropolitanas.
Estos reciben sus ingresos de todo lo que ingrese a la
notaria. Es requisito ser Abogado. Deben pagar el 10% del
ingreso bruto al Estado, por cada escritura debe pagar
aporte a la Superintendencia y al Fondo de Notariado (ya
que con el Fondo se subsidia la 2da y 3ra Categoría)
2da Categoría Ubicados en Municipios que no hacen parte de áreas
metropolitanas y municipios alejados, tanto los de 2da y 3ra
3ra Categoría Categoría, reciben un Subsidio, este se recauda de lo que
paga el usuario por cada escritura pública (en todas las
notarías). Ese subsidio va entre desde 5 y 8 millones de
pesos, más lo que usted haga dentro de la Notaria.
El Notario debe tener en cuenta quienes deben ser sus encargados que por lo
general son 2.
El Notario Encargado va a utilizar los mismos Sellos de la Notaria, pero lo único
que cambia es su sello personal y también debe registrar si Firma.
Por lo tanto el Notario como sus trabajadores deben de verificar los elementos que
componen los documentos, se debe de igual forma abstener de realizar un acto
cuando genera nulidad absoluta, ya que si genera nulidad relativa debe de
informarlo.
El Notario debe liquidar todo el personal hasta que el día que ocupó el cargo de
Notario. Y se debe de realizar un nuevo contrato inmediatamente cambie de
Notario.
------------------------------------------------ESCRITURA
PUBLICA-------------------------------------------------
Es el instrumento que contiene declaraciones de los particulares en actos jurídicos
emitidas ante el notario (art13)
COMO SE ELABORA?:
Documento será en tamaño carta, se escribe por ambos lados, de tal
modo que el notario da copias de la escritura (en Compraventa mínimo 3
copias obligatorias, comprador-oficina de Registro de instrumentos y la
Oficina de catastro municipal)
Redactada ya la escritura vienen los otorgantes y firman junto con huella,
y luego la firma del Notario. Si se encuentran errores en las firmas, se
tendrá que hacer una Escritura Aclaratoria o de Aclaración, la cual genera
derechos notariales también y que esos dineros que genera lo paga quien
cometa el Error.
Si hay un error antes de las firmas, se debe decir que fue lo enmendado
entre comillas o entre paréntesis, hay otra forma de enmendar, y es cuando
se está digitando. Si no se logra identificar el error se da a entender que
hubo una "Alteración en documento público" lo cual acarrea delito.
NOTAS:
Es importante no firmar un documento el cual no contenga información, es
decir, en una hoja en blanco, pues conllevaría a fraude.
El notario debe colocar el número de hojas que se elaboro
Cada hoja de papel tiene un Código de Barras, que al final de la Escritura
Pública se debe identificar el número en la que termino con las Firmas.
Toda escritura paga Derechos Notariales, Todos los documentos de bienes
inmuebles sujetos a registro (registro de instrumentos públicos y por registro
impuesto de registro), deben pasar por:
Gastos Notariales, EJ: como el de Compraventa, la cual en la venta
genera Retención en la Fuente (donde hay que pagar el 100%)
Rentas, EJ: en Compraventa se ha de pagar por mitades
Impuesto de Registro, EJ: en una Compraventa se cobra el 100% al
comprador, sin embargo las partes de común acuerdo pueden
convenir al pago de los derechos notariales.
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AUTENTICACIONES--------------------------------------------------
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Todos decimos "Vaya a una notaría a Autenticar"
Antes del CGP los abogados registraban la Firma para no tener que ir siempre a
Autenticar y se llama Firma Registrada, los notarios tienen unas Fichas y se
llama Firma Registrada, los notarios tienen unas Fichas y el sello que ponía era la
de Sello de Firma Registrada, sin embargo no son necesarios en un proceso
porque debían hacer presentación personal. Los representantes de Entidades
deben Registrar sus Firmas ya que se les permite que se les lleve a su despacho
los documentos para autenticar y que ellos no tengan que venir a la Notaria (como
ocurre con un Alcalde), dentro del circulo notarial (por lo que el Notario no puede
salirse de su círculo porque si ocurre sería un acto viciado de Nulidad Absoluta.
Todo documento que contenga derechos y obligaciones lleva el sello Notarial -
"Reconocimiento de Contenido, Firma y Huella". EJ: como en la Promesa de
Compraventa, Contratos de Arrendamiento
"Nota de Vigencia" es una nota de la Notaria donde certifica que aún no está
revocado, y el cual tiene una vigencia por 1 año; se utiliza para Poderes
Generales, Testamentos y autorizaciones o permisos por escritura pública para
sacar un menor del país.
EJ: yo otorgo un poder para que me vendan la casa hoy 29 de agosto de
2017, pero en 3 meses mi poderdante aún no ha vendido, por lo que va a la
notaria y solicita que certifiquen que el poder aun no esté revocado y así
vender la casa posteriormente.
------------------------------------------------------------APOSTILLA----
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DEFINICION: es la legalización (mediante un Sello) de la firma de un funcionario
público en ejercicio de sus funciones cuya firma deberá estar registrada en la base
de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Se apostilla la firma del
funcionario público impuesta en el documento mas no se certifica ni revisa su
contenido.
Un documento se debe apostillar cuando el país en el cual surtirá efectos es parte
de la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para
Documentos Públicos Extranjeros de la Haya de 1961.
La apostilla también podrá imponerse sobre documento privado. La firma del
documento privado deberá ser reconocida por notario público, la firma de éste
último deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones
Exteriores.
El Ministerio tiene una lista que contiene los países que están en el convenio para
el proceso de Apostillado, sino un país no está en dicha lista el documento no
llega Apostillado (solo lo realiza el Cónsul) sino Legalizado.
Legalizar es distinto de Apostillar; Legalizar es un documento en el exterior que se
debe llevar ante el cónsul colombiano, el cónsul autentica la firma, no el contenido
del documento.
Cuando el documento llega a Colombia con el sello del cónsul, debemos llevarlo al
Ministerio de Relaciones Exteriores (Bogotá) para que este avale la firma del
cónsul.
En Notarias y Juzgados reciben el documento con la firma del cónsul y este pasa
por encima del Código General del Proceso:
1. Cónsul
2. Abono del Ministerio de Relaciones Exteriores.
NACIMIENTO
En el cual puede ser hijo -Matrimonial, Extramatrimonial, Con Reconocimiento Paterno,
Sin Reconocimiento Paterno-. Puede ser también un Hijo Legitimado (aquel que es
concebido y nacido antes del matrimonio y legitimado con el matrimonio)
Requisitos:
Para aquellos que nacieron antes del año 2000, se exigía el Certificado
Medico
Los nacidos después del 2000 les exigen el "Certificado de Nacido Vivo",
suministrado por el DANE. Este doc. viene por Original (para la Madre, si lo
pierde debe ir a sacar un Extrajuicio y a la clínica para que le certifique el
parto) y Copia (para el DANE), el doc. no puede tener algún error y si lo
hace la Clínica debe expedir un certificado de corrección.
Notas de Reciproca Referencia: es aquella nota que va al final del documento,
utilizado para cuando se hace una corrección de registros y así decir por qué y
para que de su reemplazo.
Adopción del Menor: El niño que se ingresa en adopción tiene un 1er registro,
el de los padres biológicos. Cuando comienza el proceso, dicho trámite lo
adelanta ICBF y luego ante el Juez de familia quine aprueba la adopción,
pasa a la Notaria para que se abra un nuevo registro. Al niño no se le cambia
ni la fecha ni sexo ni lugar de nacimiento, solo se le cambia el nombre (es
decir, los apellidos de los adoptantes). La norma establece que debe haber
Confidencialidad del menor, por lo que en la parte de "Documento
Antecedente" se pone "Documento Autentico" lo cual indicara que es
Adoptado, pero no se hacen las Notas de Reciproca Referencia. Además en
la Notaria se llena el Libro de Varios, para indicar que se inscribe la Adopción
y tiene toda la información del folio anterior y nuevo, y el juzgado.
Art99 del Estatuto del Notario: desde el punto de vista formal, son nulas
4 - cuando no aparezca:
Fecha y lugar de la autorización
5 - siempre que se hable de bien inmueble es necesario dar a
conocer las matriculas inmobiliaria, no podría existir 2 número de
matrícula para un solo bien, si no determino el bien es sujeto de
nulidad.
MATRIMONIO
Tenemos el Estado Civil de Soltero o Casado.
Soltero - no se puede decir que es solamente Soltero, sino decir,
Soltero sin Unión Marital de Hecho (es decir soltero a la orden); puede
existir el Soltero con Unión Marital de Hecho, pero ojido que ahí hay que
preguntar si existe:
Sin Sociedad Patrimonial porque previamente se hizo
Capitulaciones para que no surgiera
Tener Sociedad Patrimonial Vigente. EJ: Edilma compra
vivienda (SUMH) hay que pensar en Afectación a Vivienda
Familiar. Solamente procede en este caso particular
Unión Marital de Hecho en Sociedad Patrimonial Disuelta y sin
Liquidar, cuando muere el compañero y se liquida en la Sucesión, o
puede que se demande al compañero donde se decreta la
sociedad pero sin liquidar
Sociedad Patrimonial Disuelta y Liquidada, se da el caso cuando la
pareja convive juntos y hay sociedad patrimonial y a uno de los dos
le otorgan un subsidio, van a la notaria y disuelvan la sociedad y
liquiden en ceros para obtener el subsidio
Civil:
Juez - otorga un Acta, y esta protocolizarla por escritura pública y esta
la llevo al registro.
Notaria - por Escritura Pública y esta la llevo al Registro. La Escritura
es el Antecedente
DEFUNCION
Se tienen en cuanta para la muerte presunta y realizar una sucesión, ya que si uno
de los herederos vende lo que fuere a obtener en la sucesión, se lo vende a un
tercero, este tiene que tener en cuenta que si el señor reaparece y demuestra la
buena fe y los herederos no, el 3ro pierde
Cuando se necesita certificar la Muerte Cerebral, se habla de muerte en la Ley de
Trasplantes, se permite que el medico determine aun sin que el corazón se
detenga del todo, porque en temas de trasplantes deben los órganos estar en
completa función, siempre que se de autorización de las familias. cuando la
persona en estado de muerte cerebral dio su consentimiento para la donación,
para lo cual el medico dicta su muerte solo cuando secén todos los signos vitales.
El tiempo después de desconectarlo al médico se le autoriza que certifiquen la
hora de muerte en el momento que se desconecta.
------------------------------CERTIFICADO DE
INSTRUMENTOS PUBLICOS-------------------------
CERTIFICADO DE TRADICION Y LIBERTAD
Regulado en la Ley1579 de 2012
Pasos:
1. Radicación - Cuando llego a la Oficina de Registro hay que ubicarse
en la taquilla donde me reciben el paquete que contiene la Escritura
Pública, luego me dan un recibo con el número de turno
2. Calificación - lo harán personas con estudios en Derecho (abogados),
son servidores públicos puesto que son cargos netamente estatal.
Quien realiza la Calificación debe tener conocimiento de los requisitos
esenciales de la Escritura Pública.
EJ: Pedro le vende a Edilma un Apto (compra-venta)
3. Inscripción - o Registro por parte de la Oficina
4. Constancia de Inscripción - Cuando ya está registrada me dan la
constancia de Inscripción, es muy recibo parecido al certificado.
(OJIDO). En él, dan la calificación de la Escritura, y solo aparece el
acto que fueron a inscribir.
OFICINAS DE REGISTRO: en Medellín se encuentran divididas en 2 zonas:
Zona Norte - aquí se inscriben aquellos bienes ubicadas en la calle 50
(Calle Colombia) hacia el Norte. Ubicado en el sótano de la Alpujarra
Zona Sur - aquí se inscriben los bienes de la calle 50 (Calle Colombia)
hacia el Sur. Ubicado en la Av. Oriental
El número de matrícula es el número que tiene cada bien inmueble por lo que
no hay dos inmuebles con el mismo número. El Nro de Matrícula es el número
que esta después del guion (-), antes del guion son los dígitos de la oficina de
registro 01(Medellín) N(norte). Sin embargo luego del guion le siguen 2 ceros
(00), puesto que se dice que el número de matrícula está compuesto por 10
dígitos.
Circulo Registral.
Fecha de Apertura. Del Certificado Tradición y Libertad, cuando la abrieron y
con qué Numero de radicado.
Código Catastral. En catastro todos los predios tienen un radicado de 20 o 30
dígitos, viene en los recibos del predial para efectos de impuesto. En los
certificados nuevos se está tratando la unión de catastro y registro para que en
las escrituras este vista dicho número de ambos registros.
Estado del Folio: si leemos un folio que diga cerrado quiere decir que el predio
no puede tener más anotaciones jurídicas, y queda solo como historia.
Como se cierra un folio?: Tengo un lote con número de matrícula, y
decido subdividir o lotear (segregados) con el área que me permita el
plan de ordenamiento territorial, y a cada uno me dan un número de
matrícula diferente, por lo que se denomina Matricula de Mayor
Extensión, lo que quiere decir se cierra el 1er predio y se indica Folio
Cerrado; al contrario existe cuando tengo varios lotes y quiero unirlos por
lo que se denomina Englobar. En una sucesión si se realiza una división de
lote sin el POT queda por Comunidad.
NOTA: "En el CTyL La información se divide en por iguales (=) y luego líneas (-
), sin embargo estas últimas no son simples líneas sino que son micro texto."
NOTA: "Para conocer los bienes de una persona me dirijo a Catastro, donde
dan la certificación de los bienes con número de matrícula".
Con un número de matrícula, construyeron 2 predios con número de
matrículas segregados, la Matriz se convirtió en Matricula de Mayor
Extensión (en el documento se identifica cuando procede al final) y luego del
número total de anotaciones, se dice "con base en esta matricula se crearon
los siguientes Matriculas Inmobiliarias".