Manual para la Evaluación del Desempeño Distribuidora LAP S.A.S.

Equipo Colaborativo Nº 8

Norman André López Becerra

Jeimy Paola Rodríguez

Felipe Adolfo Vidal Latorre

GESTION DE TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS

Ficha 1881713

Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA

2019
 CONTENIDO

1. Justificación ...................................................................................................................... 4

2. Objetivos .......................................................................................................................... 4

2.1. Objetivo General .......................................................................................................... 4

2.2. Objetivos Específicos ................................................................................................... 4

3. Políticas y Normas ........................................................................................................... 5

3.1. Políticas ........................................................................................................................ 5

3.2. Normas ......................................................................................................................... 5

4. Definición de Evaluación de Desempeño ........................................................................ 6

5. Beneficios del Proceso de Evaluación del Desempeño .................................................... 6

6. Participantes ..................................................................................................................... 7

7. Periodicidad...................................................................................................................... 7

8. Proceso de Evaluación ..................................................................................................... 8

8.1. Antes de la Evaluación de Desempeño ........................................................................ 8

8.2. Durante la Evaluación de Desempeño (Entrevista para la evaluación) ....................... 9

8.3. Después de la Evaluación de Desempeño (Seguimiento al proceso) ......................... 11

9. Instrumentos para la Evaluación de Desempeño............................................................ 12

9.1. Formato de Evaluación de Desempeño ...................................................................... 12

9.2. Formato de Retroalimentación ................................................................................... 13

9.3. Formato Plan de Mejora ............................................................................................. 14

10. Instructivo para los Elementos de Evaluación de Desempeño ....................................... 15

10.1. Instructivo Formato para la Evaluación de Desempeño ............................................ 15

10.2. Instructivo Formato de Retroalimentación ................................................................ 16

10.3. Instructivo Formato Plan de Mejora .......................................................................... 17

11. Bibliografía..................................................................................................................... 19
 1. Justificación

El presente Manual para la Evaluación de Desempeño se crea por la necesidad que tiene la

empresa Distribuidora LAP S.A.S de evaluar al recurso humano en función del cumplimiento de

las metas organizacionales trazadas en cada periodo y los programas propuestos. Dado que la

evaluación de desempeño es un proceso constante es necesario para llevar este proceso diseñar

procedimientos y formatos de fácil comprensión por todos los involucrados.

La Evaluación del Desempeño se implementa asegurando la productividad, calidad y un

clima organizacional apropiado; los empleados se sienten acompañados al saber que son

observados en su labor, de tal manera que pueden mostrarse ante sus jefes inmediatos y lograr

ascensos deseados. Para la empresa es una herramienta útil para identificar las necesidades de

formación, personal clave, la retroalimentación para un mejor desempeño.

2. Objetivos

2.1. Objetivo General

Evaluar a los colaboradores de la empresa Distribuidora LAP S.A.S para identificar sus

necesidades y competencias, con el fin de medir y mejorar su rendimiento en el desempeño de

sus funciones.

2.2. Objetivos Específicos

 Evaluar a los empleados acerca de su desempeño.

 Identificar las necesidades de capacitación e incorporarlas en el Plan de Capacitación

de la empresa Distribuidora LAP S.A.S.

 Fortalecer las necesidades de los empleados, a través de un acompañamiento en su

desarrollo profesional.

 Contribuir al mejoramiento del clima organizacional.

  Reconocer la labor desempeñada por los empleados.

 Establecer políticas que permitan la toma de decisiones sobre el rendimiento del

personal.

3. Políticas y Normas

3.1. Políticas

El Proceso de Evaluación del Desempeño se deberá efectuar dos veces al año y los períodos

para evaluar serán: de enero a junio y de julio a diciembre.

 Cada jefe será responsable de aplicar la Evaluación de Desempeño durante los

primeros 8 días del mes asignado.

 Los resultados obtenidos en la Evaluación de Desempeño serán utilizados en los

procesos de promociones y ascensos del personal de la distribuidora LAP S.A.S.

 Cada evaluador deberá recibir capacitación del modelo de Evaluación de Desempeño

antes de aplicarlo.

3.2. Normas

El área de Gestión Humana será la encargada de desarrollar el proceso de Evaluación de

Desempeño de los empleados y de proporcionar a los jefes de cada área, la asesoría necesaria

para su aplicación.

 La Evaluación de Desempeño de cada empleado será realizada por el jefe inmediato,

en forma objetiva aplicando el formulario de Evaluación del Desempeño siguiendo los

lineamientos proporcionados.

 El empleado que no esté de acuerdo con la calificación obtenida en la Evaluación de

Desempeño después de ser revisada con su jefe inmediato, podrá solicitar por escrito

la revisión dentro de 8 días hábiles a partir del día que efectuó la calificación.
  En caso de ausencia por cualquier causa del responsable de la ejecución de la

Evaluación de Desempeño de los empleados, será el jefe inmediato superior quien

realice las Evaluaciones de Desempeño.

 El área de Gestión Humana será responsable de archivar en las hojas de vida de los

empleados, los formularios diligenciados en el proceso de Evaluación de Desempeño.

4. Definición de Evaluación de Desempeño

Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con que han

sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos, posibilitando la

determinación de las desviaciones y la adopción de medidas correctivas que garanticen el

cumplimiento adecuado de las metas presupuestadas.

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO: es un proceso sistemático y periódico de estimación

cuantitativa y cualitativa del grado de eficacia con el que las personas llevan a cabo las

actividades y responsabilidades de los puestos que desarrollan. Su finalidad es estimar el valor, la

excelencia y las cualidades de una persona, y sobre todo, su contribución con la organización.

5. Beneficios del Proceso de Evaluación del Desempeño

 Dirección por objetivos más participada.

 Incremento de los niveles de compromiso del empleado.

 Identificar carencias y potencialidades.

 Mejora el desempeño, mediante la retroalimentación.

 Políticas de compensación.

 Planes de capacitación, desarrollo y promoción.

 Permite elaborar planes de carrera enfocados a empleados con potencial de desarrollo.

 Desafíos externos.
  Orientar acciones para la obtención de resultados en aquellas áreas menos

desarrolladas.

 Aporta mayor transparencia al sistema de promoción y estímulo.

 Obtener mayor motivación en el empleado lo cual se relaciona directamente con su

productividad.

 Instrumento para evitar la retroalimentación de errores y los desvíos del plan

estratégico para lograr las metas establecidas.

6. Participantes

En el proceso de Evaluación de Desempeño deben participar todos los empleados de la

empresa Distribuidora LAP S.A.S.

Además, es indispensable la participación del área de Gestión Humana la cual se encargará

del entrenamiento de los evaluadores, dado que la mayoría de los jefes con experiencia tienen sus

propios métodos de evaluación y es necesario que se siga el procedimiento estipulado por el área

encargada para que la evaluación de desempeño sea exitosa.

Entonces las personas implicadas serían:

 El evaluado

 El evaluador (inmediato superior) Recursos humanos.

7. Periodicidad

Es necesario realizar la evaluación de desempeño dos veces al año por medio de una

entrevista que se deberá preparar con detalle. Los períodos para evaluar serán: de enero a junio y

de julio a diciembre.

Cada jefe será responsable de aplicar la evaluación durante los primeros 8 días del mes

asignado.
 Este proceso sistemático le permite a la empresa comunicar a los empleados cómo marchan

en su trabajo, qué deben cambiar, qué conocimientos fortalecer o conocer; y también la

posibilidad de emitir juicios objetivos que permitan aumentar salarios o realizar promociones.

8. Proceso de Evaluación

8.1. Antes de la Evaluación de Desempeño

En primer lugar, se debe determinar el día, lugar, hora y duración de la entrevista, el lugar

debe ser adecuado y tranquilo, la hora dentro de la jornada laboral y la duración de 60 minutos

aproximadamente.

Luego se debe realizar la definición de criterios y evidencias del desempeño laboral. Los

criterios serán los atributos o características de calidad que deberán presentar tanto los resultados

obtenidos como el desempeño mismo del empleado en la realización de cada elemento de

competencia, se refiere al qué y cómo se espera el desempeño del empleado a evaluar.

Estas evidencias son de tres tipos:

 Evidencias del producto: son los resultados esperados del trabajo del empleado, con

sus características de calidad tal como se han convenido al fijar las contribuciones y

metas individuales.

 Evidencias de desempeño o comportamiento: son propios del empleado y

relacionado con la forma como se espera que actúe el empleado al realizar el trabajo.

Se define en términos de actitudes, valores o manifestaciones tales como oportunidad,

amabilidad, transparencia.
  Evidencias de conocimiento y comprensión: se refieren a la aplicación de los

conceptos, principios, habilidades y destrezas que le permiten al empleado lograr un

desempeño eficaz en la realización del trabajo.

8.2. Durante la Evaluación de Desempeño (Entrevista para la evaluación)

a. Recepción e Introducción General

Es normal que el evaluado se sienta nervioso o tenso al iniciar la entrevista; su primer

objetivo será tranquilizarle iniciando la conversación con un tema neutro, en segundo lugar,

generar una relación de comodidad relacional a través de su propia comunicación verbal o no

verbal: sonrisa, postura relajada, actitud acogedora. Tras estos preliminares lo habitual es

comenzar con una exposición global de la entrevista, seguida de una pregunta abierta en la que

se invite al evaluado a efectuar una síntesis de cómo le ha ido en el periodo evaluado.

b. Revisión del Grado de Cumplimiento de los Objetivos

Si se han alcanzado: es un buen desempeño, y por lo tanto requiere que así lo reconozca.

Si no se han alcanzado: indagar las razones que pueden ser imputables o no al evaluado,

evaluando su percepción sobre el desfase.

- No imputables al evaluado: deberán de modificarse los objetivos o facilitarle los

medios, formación, apoyo.

- Imputables al evaluado: hacerle ver el problema que, para la organización, sus

compañeros o para él mismo puede representar el mantenimiento de su bajo nivel

de respuesta e implicarle en la resolución de la situación.

- Establecimiento de nuevos objetivos.

c. Evaluación de los Factores de Calificación o Competencias

 Estos factores suelen ser de naturaleza cualitativa: competencias, actitudes, práctica de las

políticas de la compañía y se procederá en el siguiente orden:

 Avanzar la evaluación tentativa y preguntarle si se está conforme con la

apreciación.

- Conformidad: tras una corta charla pasar al siguiente factor.

- Disconformidad: se explican y se escuchan las razones; esto es, cada una de las

partes expresa su percepción. Es fundamental que el evaluador haya pensado mucho

en las razones de su evaluación, por si el evaluado expresa su

disconformidad.

Si cada una de las partes mantiene su punto de vista, prima la postura del evaluador, si bien el

evaluado dispone del recurso de no firmar si no está satisfecho con la evaluación o de expresar

por escrito en el documento de evaluación (puede consultar estos documentos en el

instrumento: evaluación del desempeño individual) su punto de vista.

La Evaluación de Desempeño puede incluir un mecanismo de control de la objetividad mediante

el seguimiento del proceso y de los resultados por parte del inmediato superior del evaluador.

d. Evaluación de los Puntos Fuertes y Débiles

Se trata de sintetizar lo tratado hasta este momento y hacerle ver todo aquello que influye

sobre los rendimientos, y no otros aspectos como pueden ser actitudes, personalidad, entre otros.

- En primer lugar, se hace mención a lo que se hace bien, a las correctas actitudes,

competencias desarrolladas.

- En segundo lugar, se hace referencia a lo que debe ser mejorado, como actitudes,

motivación, prácticas. Ello deberá efectuarse mediante el principio de que lo que se

 critica es la acción, la actitud, el desempeño, pero no la persona. Una forma de poder

hacerlo es mediante el empleo de un lenguaje asertivo.

- Finalmente, deberá involucrarle en la resolución de los aspectos de mejora pactados.

e. Propuesta de Actuación

- Hasta este momento se ha evaluado el pasado; la entrevista también debe de servir

para plantear cuestiones de futuro. Son las recomendaciones que el evaluador hace del

evaluado además de los objetivos cuantitativos ya señalados con anterioridad.

- Establecimiento de próximos pasos en el plan de carrera. • Necesidad de modificar

formas de actuación frente a clientes, proveedores, colaboradores, jefatura.

- Formación que debe adquirir el evaluado.

f. Firma Conjunta de la Evaluación de Desempeño

La evaluación del desempeño utiliza soportes documentales como los presentados en el

instrumento evaluación del desempeño individual, tanto como de apoyo al proceso como de

registro del propio proceso. La entrevista de evaluación suele concluir con la firma de evaluado y

evaluador en el documento. En el supuesto de que el evaluado no esté de acuerdo con la

evaluación, puede expresar su percepción de las cosas en espacios destinados a ello. Con la firma

del documento se da por finalizada la entrevista, que concluirá estableciéndose la fecha de

revisión semestral, si esta es la práctica, o estableciendo la nueva fecha de evaluación.

8.3. Después de la Evaluación de Desempeño (Seguimiento al proceso)

La fase de verificación de cumplimiento de los compromisos se realiza al finalizar cada

período de evaluación semestral de conformidad a la programación aprobada. Esta fase

comprende las siguientes actividades:

  Comparar los logros obtenidos contra compromisos adquiridos.

 Valorar los resultados alcanzados por el empleado.

9. Instrumentos para la Evaluación de Desempeño

9.1. Formato de Evaluación de Desempeño

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
DATOS DEL EVALUADO

NOMBRES Y APELLIDOS:

CARGO ACTUAL: FECHA EVALUACIÓN:

DATOS DEL EVALUADOR

NOMBRES Y APELLIDOS:
Relación con Jefe Supervisor Cliente Colega
el evaluado:
inmediato INDICADORES DE GESTIÓN
Marque con una X la
respuesta que usted cree CALIFICACIÓN COMENTARIOS
que es correcta.
DESEMPEÑO EN EL TRABAJO
Planifica y organiza el 1 2 3 4 5
trabajo para lograr objetivos.
Está motivado para lograr 1 2 3 4 5
diversos resultados.
Es creativo para proyectar 1 2 3 4 5
nuevas ideas.
Le preocupa el 1 2 3 4 5
aprovechamiento de los
recursos de la empresa.
COMUNICACIÓN
1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

DESARROLLO PROFESIONAL
1 2 3 4 5

1 2 3 4 5
 1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

OBJETIVIDAD
1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

EFICIENCIA Y EFICACIA
1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

FIRMA DEL EVALUADOR FIRMA DEL EVALUADO

9.2. Formato de Retroalimentación

ENTREVISTA DE RETROALIMENTACIÓN
DATOS DEL EVALUADO

NOMBRES Y APELLIDOS:
CARGO ACTUAL: FECHA EVALUACIÓN:
DATOS DEL EVALUADOR

NOMBRES Y APELLIDOS:
Relación con el Colega
evaluado: Jefe Cliente
ESCALA DE CALIFICACIÓN (par)
inmediato supervisa
Supera las expectativas 100% a más de cumplimiento
do
Cumple las expectativas 76 a 100% de cumplimiento
 Cumple la mayoría de las expectativas 51 a 75% de cumplimiento
Cumple parcialmente las expectativas 26 a 50% de cumplimiento
No cumple las expectativas 0 a 25% de cumplimiento
INDICADORES DE GESTIÓN
PUNTAJE PUNTAJE
No. DESCRIPCIÓN OBTENIDO ESPERADO COMENTARIOS
INDICADOR (%) Y/O
(%) OBSERVACIONES
1 Desempeño en el 100%
2 Comunicación 100%
trabajo
3 Desarrollo profesional 100%
4 Objetividad 100%
5 Eficiencia y eficacia 100%
PUNTAJE TOTAL

FORTALEZAS DEBILIDADES

9.3. Formato Plan de Mejora

PLAN DE MEJORA

DATOS DEL EVALUADO

NOMBRES YAPELLIDOS:
CARGO ACTUAL: FECHA EVALUACIÓN:
DATOS DEL EVALUADOR
NOMBRES Y APELLIDOS:
Relación con el Jefe Supervisado Cliente Colega
evaluado:
inmediato DESCRIPICIÓ
Persona que requiere N
plan de mejora.
 Debilidades (aspectos que
necesitan acción
correctiva)
Descripción de la
acción de mejora.

Objetivo (s)

Metas (s)
Fecha
Plazo de ejecución
inicio
Fecha final
Responsable

10. Instructivo para los Elementos de Evaluación de Desempeño

10.1. Instructivo Formato para la Evaluación de Desempeño

Para utilizar y diligenciar el formato de evaluación es necesario seguir los siguientes pasos:

 Información general:

a. Nombre y apellido del evaluado.

b. Cargo actual del evaluado.

c. Fecha en la que se realiza la evaluación.

d. Nombre y apellido del evaluador.

e. Relación directa del evaluador con el evaluado (leer opciones)

 Indicadores de gestión:

Se identifica los indicadores que se desean evaluar. Definir los indicadores con el evaluador

de acuerdo con la misión, meta o finalidad asignada a su dependencia y dentro del marco de las

funciones del empleado. Se deben plantear indicadores objetivos y de real evaluación.

 Escala de Calificación:

Asignar porcentajes a cada indicador, de acuerdo a la siguiente información:

 Marque con una X el grado de consecución, siendo:
Supera las expectativas 100% a más de cumplimiento
Cumple las expectativas 76 a 100% de cumplimiento
Cumple la mayoría de las expectativas 51 a 75% de cumplimiento
Cumple parcialmente las expectativas 26 a 50% de cumplimiento
No cumple las expectativas 0 a 25% de cumplimiento

 Comentarios:

El encuestado debe ser lo más objetivo posible para asignar las calificaciones de cada

indicador, asimismo debe señalar con una X la calificación que mejor describa al

evaluado. Si la calificación es 1 o 5, deben justificar con un breve comentario por qué escogió

dicha calificación.

 Firma del evaluado y del evaluador:

Al terminar de diligenciar el formato de evaluación, el evaluado y el evaluador debe firmar en

el correspondiente espacio asignado.

10.2. Instructivo Formato de Retroalimentación

Para utilizar y diligenciar el formato de entrevista de retroalimentación es necesario seguir los

siguientes pasos:

 Información general:

a. Nombre y apellido del evaluado.

b. Cargo actual del evaluado.

c. Fecha en la que se realiza la evaluación.

d. Nombre y apellido del evaluador.

e. Relación directa del evaluador con el evaluado (leer opciones)

 Escala de Calificación:
 Método para calificar y categorizar los aspectos a evaluar.

a. No. Se debe enumerar cada uno de los indicadores a evaluar.

b. Indicador: Se escribe el indicador que se evaluó.

c. Porcentaje obtenido: Se escribe el porcentaje que obtuvo el evaluado en cada

indicador.

d. Porcentaje esperado: Se asignan porcentajes a cada actividad, de acuerdo con la meta

de cada indicador.

e. Comentarios y/o observaciones: Se escribe los comentarios de los resultados de cada

indicador.

f. Puntaje total: Se suman todos los porcentajes obtenidos por cada indicador y se divide

en el número de indicadores, el resultado será el promedio del puntaje obtenido.

g. Fortalezas: Indicar cuales fueron las características en las que presenta mayor

habilidad y destreza.

h. Debilidades: indique cuales fueron las características en las que presenta mayor

carencia, que aspectos merece acciones correctivas.

10.3. Instructivo Formato Plan de Mejora

Para utilizar y diligenciar el formato de entrevista de retroalimentación es necesario seguir los

siguientes pasos:

 Información general:

a. Nombre y apellido del evaluado.

b. Cargo actual del evaluado.

c. Fecha en la que se realiza la evaluación.

d. Nombre y apellido del evaluador.

 e. Relación directa del evaluador con el evaluado (leer opciones)

 Descripción:

a. Persona o área que requiere plan de mejora: escriba nuevamente el nombre del

evaluado.

b. Debilidades: indique cuales fueron las características en las que presenta mayor

carencia, que aspectos merece acciones correctivas.

c. Descripción acción de mejora: Relacione las actividades que usted planteará

como acción de mejora a las debilidades halladas.

d. Objetivo(s): Describa brevemente el objetivo que se pretende lograr con la actividad

planteada para subsanar la debilidad.

e. Metas(s): Defina la meta a alcanzar identificando la unidad de medida.

f. Plazo de ejecución: Determine en plazo en que se espera alcanzar la meta propuesta,

si las actividades sobrepasan una vigencia, debe determinar para cada año el

porcentaje de cumplimiento y en lo posible defina un posible entregable, que le

permita al evaluador evaluar el nivel de avance de la actividad. Coloque la fecha de

inicio de plan de mejora y al final del proceso coloque la fecha final.

g. Responsable(s): Escriba el cargo y nombre de la persona responsable de adelantar la

actividad.

h. Indicador de cumplimiento: en este indicador se debe colocar todos los aspectos

positivos o negativos que el evaluado obtuvo durante el plan de mejora y cuál fue el

nivel de cumplimiento.

i. Observaciones: Presente comentarios u observaciones que considere necesarios.

 j. Firma del evaluado y del evaluador: Al terminar de diligenciar el formato de

evaluación, el evaluado y el evaluador debe firmar y colocar el nombre en el

correspondiente espacio asignado.

11. Bibliografía

Gan, F., & Triginé, J. (2012). Evaluación del desempeño individual. Retrieved from

https://ebookcentral-proquest-com.bdigital.sena.edu.co

Alles, M. (2016). Dirección estratégica de recursos humanos: gestión por competencias.

El diccionario. Ediciones Granica. Recuperado de ProQuest Ebook Central,

https://goo.gl/1wRUdW

Asociación española para la calidad. (20 de 07 de 2018). Asociación española para la calidad.

Obtenido de Asociación española para la calidad: https://www.aec.es/web/guest/centro

conocimiento/evaluacion-de-desempeno