Manual Workflow PDF

ÍNDICE
1 INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 3
2 CONCEPTOS BÁSICOS ....................................................................................... 4
3 MENÚ WORKFLOW ............................................................................................ 6
4 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA...................................................................... 8
4.1 DEFINICIÓN DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ............................................ 8
4.2 VISIÓN GENERAL ............................................................................................. 12
5 BUSINESS OBJECT REPOSITORY ................................................................ 13
5.1 PROPIEDADES DEL OBJETO ............................................................................... 14
5.2 NUEVO TIPO DE OBJETO ................................................................................... 19
5.3 ATRIBUTOS NUEVOS ........................................................................................ 21
5.4 EVENTOS NUEVOS ............................................................................................ 27
5.5 MÉTODOS NUEVOS .......................................................................................... 32
5.6 MACROS Y ATRIBUTOS .................................................................................... 46
5.6.1 Definición atributos ................................................................................ 46
5.6.2 Obtener valores de atributos de la base de datos .................................. 47
5.6.3 Obtener valores de atributos de tipo objeto ........................................... 48
5.6.4 Recuperación atributos clave ................................................................. 50
5.6.5 Recuperación parámetros de los métodos .............................................. 50
5.6.6 Asignación parámetros salida método ................................................... 51
5.7 STATUS TIPO DE OBJETO .................................................................................. 52
5.8 INSTANCIACIÓN DE UN OBJETO ........................................................................ 53
6 DEFINICIÓN GENERAL DE WF ..................................................................... 56
7 CONTAINERS ..................................................................................................... 58
8 TAREAS ................................................................................................................ 61
8.1 CREACIÓN DE TAREA SIMPLE .......................................................................... 61
8.2 CREACIÓN WORKFLOW ................................................................................... 79
8.2.1 Pasos de varias líneas .......................................................................... 100
9 ROLES................................................................................................................. 109
9.1 CREACIÓN DE PAPELES .................................................................................. 110
9.1.1 Función a ejecutar ................................................................................ 113
9.1.2 Competencias ....................................................................................... 117
10 SUPERVISIÓN DE FECHAS ....................................................................... 126
11 EVENTOS ....................................................................................................... 127
11.1 PARAMETRIZACIÓN DE GENERACIÓN DE EVENTOS ......................................... 128
11.2 MODIFICACIÓN DE DATOS MAESTROS DE PERSONAL ...................................... 129
11.3 DOCUMENTOS DE MODIFICACIÓN .................................................................. 133
11.4 GESTIÓN DE STATUS ...................................................................................... 137
11.5 OTRAS MANERAS DE LANZAR UN EVENTO ..................................................... 142
Manual Formación Workflow Pág.: 1/178

11.6 ACOPLAMIENTO DE EVENTOS ........................................................................ 143
11.7 CONDICIONES DE INICIO ................................................................................ 144
12 ASISTENTES ................................................................................................. 150
13 CUSTOMIZING ............................................................................................. 151
13.1 PARAMETRIZACIÓN AUTOMÁTICA ................................................................. 151
13.2 PREFIJOS ........................................................................................................ 152
14 MONITORIZACIÓN Y ANÁLISIS ............................................................. 154
14.1 WORKFLOWS PARA OBJETOS ( SWI6 / SWI14 ) ............................................. 154
14.2 ANÁLISIS DE WORKITEMS ............................................................................. 157
14.2.1 Work items por tarea ( SWI2_FREQ ).................................................. 158
14.2.2 Análisis workload ................................................................................. 159
14.3 TRACE EVENTOS ............................................................................................ 160
14.4 GESTIÓN ........................................................................................................ 164
15 SISTEMAS DE INFORMACIÓN (WIS) ..................................................... 166
15.1 CONFIGURAR EL WIS .................................................................................... 167
15.2 RELLENAR EL WIS ........................................................................................ 167
15.3 CONSULTAR EL WIS ...................................................................................... 167
16 BUSINESS WOKPLACE .............................................................................. 168
16.1 ANEXOS ......................................................................................................... 170
16.2 TRANSMISIÓN DE WORKITEMS ....................................................................... 172
16.3 SUPLENCIAS................................................................................................... 174
16.4 REFRESCAR ENTORNO ORGANIZATIVO ........................................................... 177

1 Introducción
SAP Business Workflow es una herramienta de SAP para automatizar y coordinar
procesos funcionales entre aplicaciones, que ocurren frecuentemente de una forma
similar o idéntica, con la participación de varias personas o departamentos y que
requieren un alto nivel de participación.
Un sistema de Gestión Workflow facilita el procesamiento de procesos estructurales, y

la automatización de tareas.
El Workflow en SAP se caracteriza por:
 Estar basado en los Business Objects de SAP y en la programación orientada a

objetos.
 Integrar las herramientas de PD y HR con la ejecución de circuitos de negocio.
 Estar incorporado en un nivel de integración sobre el nivel de transacciones.
 No cambiar ni restringir la funcionalidad y operabilidad de las transacciones
existentes. Ni añadir funcionalidad ( a nivel de módulos ) no existente en SAP.
 Realizar a través del Office de entrada (Inbox) de SAP las tareas de cada usuario y
no necesitar trabajar desde el menú Standard.
 Permitir ejecutar las tareas desde aplicaciones externas a SAP.
Las ventajas que proporciona un sistema workflow son las siguientes:
 Reduce la complejidad de los procesos empresariales.

 Incrementa la responsabilidad individual de los empleados.
 Agiliza la actividad interna y externa de la empresa.
 Reduce el papeleo.
 Mejora la calidad del trabajo.
 Es aplicable a la práctica totalidad de los procesos empresariales.
 Perfectamente integrado en la funcionalidad estándar SAP.
 Proporciona información muy detallada sobre los procesos internos realizados en
el sistema a través del WIS (Workflow Information System).

2 Conceptos básicos
 Tipos de objeto: Los tipos de objetos son definidos con sus métodos, atributos y
eventos en el Repositorio de Objetos (BOR: Business Object Repository).. Es la
Unidad básica de un proceso de workflow. Identifica la entidad a procesar por el
flujo de trabajo. Por ejemplo: Material, proveedor, pedido,….
 Evento: son señales que desencadenan acciones: por ejemplo el inicio del
workflow.
 Workitem: Mensaje que le aparece a un usuario en el Inbox del Workflow,
correspondiente a un paso de workflow cuya ejecución es de su competencia.
Cuando el usuario hace doble click en el workitem, puede ejecutar el paso de
workflow.
 Carpeta entrada del workflow (Inbox): Es donde van a aparecer los mensajes
workflow (workitems) cuando éstos se produzcan. A través del Inbox ejecutaremos
los diferentes pasos del workflow.
 Tarea: es la ejecución de un método sobre un objeto ( Ej.: visualizar pedido). Es el
componente esencial del flujo de proceso.
 Modelo de Workflow: Definición y flujo de proceso de un conjunto de tareas.
 Estructura organizativa: Define el plan organizativo de la empresa. Esto nos
permitirá asignar usuarios SAP a cada paso del workflow.
Nomenclatura utilizada en función del tiempo de ejecución / definición:
DEFINICIÓN EJECUCIÓN
Tipo de Objeto = Entidad a procesar. Objeto = Instanciación del Tipo de
Ej. EMPLOYEET (Empleado) Objeto.
Ej. Empleado ‘0000184’
Tarea = Acción a realizar con un objeto. Workitem = cualquier Tarea que esté
Ej. TS 20000153 Encontrar empleado instanciada.
Ej. Encontrar empleado ‘0000184’
Definición de un Workflow = Conjunto de Instanciación de un Workflow

tareas relacionadas. Ejecución concreta
Ej. WS 01200003 Encontrar y bloquear Ej. Encontrar y bloquear empleado
empleado ‘0000184’
Agentes Posibles = son todas las personas Agentes Seleccionados = son las
que pueden ejecutar una Tarea personas que se seleccionan para
Ej. Tarea ejecutable por cualquier realizar una tarea en tiempo de
posición con función de jefe de área. ejecución
Ej. Tarea se ejecuta sólo para jefe de
área del área de empleado del
workflow

Esquema de funcionamiento
Ejemplo sencillo de Workflow: Alta empleado

3 Menú workflow
Toda la funcionalidad de workflow la podemos encontrar en:
Si no deseamos trabajar desde el menú principal, a través de SWLD accedemos a un

menú específico para workflow:

A partir de ahora trabajaremos desde este menú.

4 Estructura organizativa
La estructura organizativa es necesaria para asignar responsabilidades sobre cada una
de las tareas del Workflow.
Podemos definir a través de las herramientas de Workflow una estructura organizativa
específica sin necesidad de crear una en el módulo de PD, aunque es aconsejable
utilizar la misma para evitar doble mantenimiento.
Una estructura organizativa puede utilizarse, y es lo más conveniente, en varios
workflows.
Tal y como hemos mencionado anteriormente, la estructura organizativa servirá para
definir las responsabilidades de cada paso del proceso, que podrán ser uno o más
usuarios. El usuario que primero ‘atrape’ el workitem será el que ejecute la tarea.
Para la implantación de estructuras organizativas no es necesario tener el módulo de
RRHH. Podemos representar la estructura de la organización o de la empresa mediante
la herramienta proporcionada por el WF. De esta forma podremos asignar responsables
a las tareas de forma dinámica a través de un puesto de trabajo, función, unidad
organizativa, usuario, etc. Para ello tendremos que definir:
 UNIDAD ORGANIZATIVA (O): Jerarquías empresariales

Ej. Departamento de Administración de Personal
 FUNCIÓN (C): Tareas generales asociadas en la empresa una determinada posición
Ej. Director de Área, Jefe de Dpto., Secretaria...
 POSICIÓN (S): Lugar ocupado por una persona para desempeñar una función
Ej. Jefe Dpto. Compras, Secretaria Dpto. RRHH...
 USUARIO (US): Usuario SAP destinatario de la tarea
Ej. Usuario número E00000184
 PERSONA (P): Personas de la estructura organizativa
Ej. N° de personal 00000184
4.1 Definición de una estructura organizativa

Toda la gestión de estructura organizativa la encontraremos:

A partir de la transacción PPOSE definiremos la estructura organizativa
procediendo de la siguiente manera:
1. Crear las unidades organizativas (O) y situarlas por ordenación jerárquica.

2. Crear las posiciones y funciones. Colgar las posiciones (S) de cada unidad
organizativa, y asignar a funciones a cada posición. Las funciones no tienen
relevancia a la hora de encontrar el responsable de la tarea.
3. Luego se realiza la asignación de usuarios (US) y/o personas (P) a las

posiciones.

4. Es posible designar una de las posiciones de cada unidad organizativa como su
responsable.

Las tareas podrán ser direccionadas dinámicamente al responsable de la unidad
organizativa del usuario que ejecutó el último paso.
Existen funciones en SAP que a partir de una posición o usuario o persona, calcula
su responsable de unidad
4.2 Visión general

5 Business Object Repository
La arquitectura del Workflow está basada en el Tipo de Objeto. Un tipo de objeto
cumple las propiedades necesarias e imprescindibles de la programación orientada a
objetos: encapsulamiento, herencia y polimorfismo.
La herramienta que proporciona SAP para crear, modificar o visualizar objetos es el

Business Object Builder y la encontraremos en la transacción SWO1:

En la pantalla siguiente escribiremos el nombre del objeto:
5.1 Propiedades del objeto

Un tipo de objeto contiene los siguientes elementos:
 DATOS BÁSICOS: Relaciones con supertipos, status. Atributos y métodos por

defecto.

Obtendremos los datos básicos haciendo doble-click sobre el código del objeto.
 INTERFACES: Atributos, métodos y eventos predefinidos.
 CAMPOS CLAVE: Identificación de un objeto.

 ATRIBUTOS: Son las propiedades de un objeto. Pueden hacer referencia a otro
objeto.
Pueden servir para controlar el flujo de proceso de un Workflow (condiciones),
también pueden hacer referencia a un campo de la BD ( código autogenerado) o
pueden ser virtuales (código ABAP de cliente) y pueden ser multilínea (infotipos
0008 vigentes en un año).

 MÉTODOS: Son las acciones permitidas sobre un objeto.
Encapsulan la funcionalidad de la aplicación SAP y el código es transparente
para el usuario.
Hacen referencia a transacciones, módulos de función, etc.
Pueden ser síncronos o asíncronos.

Métodos síncronos: el método es llamado, asume el control del proceso y
confirma el resultado del proceso. Permiten parámetros import y export,
resultado y excepciones. (Ej.: visualizar material).
Métodos asíncronos: el método es llamado y corre sin conexión al emisor. Sólo
permite parámetros import y no confirma resultado (Ej.: crear material)

 EVENTOS: Describen el cambio en el status de un objeto.
Sólo son definidos en el tipo de objeto, pero son disparados fuera del tipo de
objeto, en la aplicación. No poseen código implementado.

La definición de este tipo de objeto quedará implementada en un programa ABAP.
Dicho programa podrá ser editado siempre que queramos, para realizar las
modificaciones oportunas. Todo tipo de objeto va a tener un programa ABAP
asociado.
Si no existe el tipo de objeto que necesitamos para el workflow podemos crearlo a
partir del Business Object Builder.
Observación:
Todos los elementos que aparecen con el símbolo quieren decir que están
obsoletos y no se recomienda su utilización.
5.2 Nuevo tipo de objeto

Si un Tipo de Objeto no cumple todas las funcionalidades necesarias para nuestro
Workflow podemos crear un Subtipo para ese Tipo de Objeto que heredará todo su
código, propiedades y funcionalidad (ej. ZBUS1001) y añadirle nuevos atributos,
métodos y/o eventos.
Para ello procederemos de la siguiente manera: desde la transacción SWO1

escribiremos el tipo de objeto principal y con el botón crearemos el
subtipo deseado.

Nos aparece la siguiente pantalla donde indicamos:
 Tipo Objeto: Nombre interno del nuevo objeto

 Objeto: Nombre descriptivo del objeto
 Denominación: Denominación del objeto, con un valor que permita su
búsqueda con facilidad
 Descripción breve
 Programa: Nombre del programa en el que quedarán implementados los
atributos y métodos del objeto
 Aplicación: Entorno empresarial al que pertenece el objeto.

Una vez cumplimentados los campos tenemos el objeto creado.
A este objeto podemos añadir:
 Interfaces
 Atributos
 Métodos
 Eventos
5.3 Atributos nuevos

Nos situamos sobre la carpeta atributos

y con el botón de crear nos aparece la siguiente pantalla:
El atributo a añadir puede ser un campo del diccionario ABAP, diremos si o no

según proceda
Si es un campo del diccionario ABAP, nos aparecerá una pantalla en la cual

indicaremos la tabla a la que pertenece el campo. Al hacer ‘Enter’ obtendremos la
lista de campos de esta tabla, con los ya asignados marcados.
Marcaremos el campo que deseamos introducir, por ejemplo BSTME, y haremos

enter otra vez.
Nos aparece la siguiente pantalla con la información del campo a introducir,

y con el botón ya tenemos dado de alta el atributo nuevo

Si el atributo no corresponde a un campo del diccionario ABAP nos aparecerá la
siguiente pantalla:
En ella indicaremos las características del atributo, por ejemplo, lista de los centros
en los que está dado de alta el material.

Una vez dado de alta el material debemos implementarlo.
Para ello nos situamos sobre el atributo creado

y con el botón nos aparecerá la siguiente pantalla:
Diremos que si y obtendremos el código de programa donde indicaremos de donde

se obtiene dicha información.

5.4 Eventos nuevos
Nos situamos sobre la carpeta eventos
y con el botón de crear nos aparece la siguiente pantalla, en la que indicaremos

el identificador del evento, la denominación y la descripción:

Una vez creado el evento podemos asignarle parámetros. A través de los parámetros
pasaremos la información al workflow.
Nos situamos sobre el evento y a través del botón nos aparece la

siguiente pantalla:

Con el botón nos aparece, al igual que los atributos, la posibilidad de crear los
parámetros a partir del diccionario ABAP.
Indicamos la tabla del diccionario y seleccionamos los campos correspondientes a

los parámetros

Para cada campo indicamos el identificador, la denominación y el significado y con
el botón crearemos el parámetro

Así tendremos los parámetros creados:
5.5 Métodos nuevos

Nos situamos sobre la carpeta métodos

y con el botón de crear nos aparece la siguiente pantalla:

Nos aparecerá la opción de crear el método como modelo de un módulo de
funciones.
Si creamos el método como módulo de funciones deberemos indicar el módulo de

función a utilizar como modelo, el nombre del método, la denominación y la
descripción breve, y los atributos:
Pasamos a la siguiente pantalla donde nos aparecerán los parámetros del método,
que se crearán automáticamente a partir de los imports, exports, y tablas de la
interfaz del módulo de funciones:

pasamos a la siguiente pantalla donde acabaremos de implementar el método:

y así habremos creado el método:

con el botón vemos el código del método generado, donde podremos
realizar las modificaciones que consideremos oportunas:
Si no creamos el método como modelo de un módulo de funcione nos aparecerá la

siguiente pantalla:

En ella indicamos el nombre del método, la denominación, la descripción breve y
los atributos.

En la pestaña ABAP identificamos a el método con el objeto a ejecutar: transacción,
report,...

Así tenemos creado el método

Una vez creado el método creamos los parámetros de la misma manera que lo
hemos hecho para los eventos
Indicamos la tabla de base de datos y marcamos los campos que definirán los
parámetros:

Informamos las características de los parámetros:

y así tenemos creados los parámetros:
Ahora debemos implementar el método, para ello nos situaremos sobre el nombre
del método y con el botón nos aparece la siguiente pantalla:

y obtenemos el código del método:

Observamos que al haber definido los parámetros antes de la implementación, ya nos
aparece en el método la definición de variables correspondientes a los parámetros.
Igualmente se recuperan los valores de los parámetros, y son enviados a memoria
según los campos de entrada en la transacción.
Aquí revisamos el código y realizamos las modificaciones que consideremos
pertinentes.
5.6 Macros y Atributos

Las macros indicadas a continuación, nos permitirán en la instanciación de atributos y
métodos, recuperar y asignar valores a las propiedades del objeto y a los parámetros
de los métodos.
5.6.1 Definición atributos

Los atributos creados aparecerán declarados de la siguiente manera en el programa
asociado al objeto
Para los atributos que corresponden a objetos se declararán tipo SWC_OBJECT y

los que corresponden a algún campo de una tabla de la Base de Datos, se define
una variable _NombreTabla con estructura la tabla de la base de datos
5.6.2 Obtener valores de atributos de la base de datos
Definimos una variable con la estructura la tabla de la base de datos
Ejemplo: I_MARA like mara.
Realizamos la selección a la tabla según los criterios establecidos asignándolos a

la variable definida.
Ejemplo: Select single * into I_MARA from MARA client specified

Where mandt = sy-mandt and
Matnr = object-key-material.
Asignamos el valor de nuestra variable al atributo del objeto.
Ejemplo: OBJECT-_MARA = I_MARA.

5.6.3 Obtener valores de atributos de tipo objeto
Ejemplo: Vamos a obtener los pedidos a los que pertenece un material
Definimos una variable de tipo objeto.
Ejemplo: DATA PORDER TYPE SWC_OBJECT.
Obtenemos los pedidos del material. Para cada pedido ( EBELN ) creamos su
objeto con la macro SWC_CREATE_OBJECT &1 &2 &3 donde:
&1: Variable de tipo objeto
&2: Nombre del objeto
&3: Valores de los campos clave del objeto

Ejemplo: SWC_CREATE_OBJECT PORDER 'BUS2012’ EBELN.
Una vez creado el objeto, lo añadimos al atributo del objeto.
Ejemplo: APPEND PORDER TO OBJECT-PURCHASEORDER.
Una vez añadidos todos los pedidos, asignamos el valor al atributo con la macro
SWC_SET_TABLE CONTAINER &1 &2 &3 donde:
&1: CONTAINER
&2: Nombre del atributo
&3: Valores a asignar
Ejemplo: SWC_SET_TABLE CONTAINER 'PurchaseOrder' OBJECT-

PURCHASEORDER.
Observación:
Utilizaremos la macro SWC_SET_TABLE porque el atributo consta de varias
líneas, si no utilizaríamos SWC_SET_ELEMENT

5.6.4 Recuperación atributos clave
Obtendremos los valores de los campos claves con la siguiente instrucción:

OBJECT-KEY-XXXXXXX donde XXXXXXX es el identificador del campo
clave.
Ejemplo: OBJECT-KEY-MATERIAL.
5.6.5 Recuperación parámetros de los métodos
Obtendremos el valor del parámetro de entrada con la siguiente macro

SWC_GET_ELEMENT &1 &2 &3 donde:
&1: CONTAINER
&2: Identificador del parámetro de entrada

&3: Variable a la que asignaremos el valor
Ejemplo: Método Edit con parámetro de entrada SKIP_1ST_SCREEN
Observación:
Si el parámetro fuera de varias líneas utilizaríamos la macro SWC_GET_TABLE
5.6.6 Asignación parámetros salida método
Asignaremos valor al parámetro de salida con la siguiente macro

SWC_SET_ELEMENT &1 &2 &3 donde:
&1: CONTAINER
&2: Identificador del parámetro de entrada
&3: Valor a asignar
Ejemplo: Método Edit con parámetro de salida RETURN

Observación:
Si el parámetro fuera de varias líneas utilizaríamos la macro SWC_SET_TABLE
5.7 Status tipo de objeto

Cada tipo de objeto y sus componentes puede tener uno de los siguientes Status:
 Modelado: no está todavía programado

 Implementado: el programa está implementado, pero la funcionalidad no está
permitida
 Liberado: puede ser ejecutado.
 Obsoleto: el objeto no es vigente.
Modificaremos el status del objeto o del cualquier componente del objeto a partir
del menú:

5.8 Instanciación de un objeto
Podemos testear los atributos y métodos de un objeto a partir del botón

Con el botón de crear instancia nos aparece una pantalla con los
atributos clave del objeto
Una vez introducida los campos claves, nos aparece una pantalla con los atributos
calculados y la opción de poder testear los métodos del objeto.

6 Definición general de WF
Un workflow está formado por diferentes pasos de procesos. Entre los pasos podemos
distinguir de dos tipos básicos:
 Pasos que se refieren a actividades de negocio y/o diálogo: actividades y

decisiones de usuario.
 Pasos para control interno del proceso workflow: condición, loop, operación de
container.
La secuencia de proceso de los pasos dependerá del resultado de los pasos precedentes.
Workflow Builder es la herramienta para definir y modificar workflows. Crearemos
diversos pasos según la funcionalidad definida.

Los pasos puede ser uno de los siguientes tipos:
Así, en un workflow podemos definir procesos en paralelos, bifurcaciones, loops, etc…
En el Workflow Builder encontramos las siguientes opciones:
 Navegación
 Modularización en bloques
 Copiar, cortar, pegar y borrar
 Impresión (Detalle/Esquema)
 Verificación y activación
 Referencia al diccionario
Un workflow permite programación de Deadlines, pasos que tienen una fecha máxima
de inicio, de finalización,...
Pasos de Implementación
1. Identificar los eventos estándar que lanzan en el proceso a modelizar con el Trace
de Eventos.
2. Identificar los objetos estándar de dichos eventos y su estructura (atributos y
métodos).
3. Identificar los modelos workflow que están ligados a dichos objetos y eventos.
Partir de una copia de dichos modelos en caso de aproximarse a nuestra
funcionalidad.
4. Analizar en el proceso las diferentes tareas, qué se realiza en cada una de ellas y
cómo reproducirlas mediante métodos o funciones estándar.
5. Identificar cuando y bajo que condicionantes se ejecutan las diferentes tareas.
6. Identificar cómo determinar quien es el responsable de cada paso.
7. Analizar subprocesos repetitivos crear llamadas a subworkflows.

7 Containers
Para que un workflow opere de forma consistente es necesario que los datos requeridos
por el workflow, los eventos, las tareas, los roles y los métodos pasen de una entidad a
otra.
Así, el container de un elemento (p.e.: de una tarea) es la interfase que sirve para pasar
datos de una entidad a otra. Es similar a la interfase de un módulo de funciones.
Así todos los elementos están encapsulados, aunque no todos los datos son visibles
entre ellos.
Los containers son requeridos para almacenar la información en una estructura
estándar.

Los containers los podemos encontrar en:
Container de la tarea: siempre contiene dos elementos principales:

 _WI_Object_Id: almacena el objeto a procesar en la tarea.
 _WI_Actual_Agent: pasa el agente seleccionado y ejecutor al resto del
Workflow
Container del workflow: siempre contiene un elemento principal:

 _WF_Initiator: almacena el nombre del usuario que inició el Workflow.
El resto de containers funcionan igual y en todos los casos es posible, si es necesario,

añadir más elementos al container.

Flujo de datos
Proceso:
Dirección:

Contenido:
Hay varias maneras de informar o modificar los datos del Container de un Workflow:
 Desde los elementos del container del evento Desencadenante.

 Con un paso de Operación Container
 Desde los resultados de una tarea
8 Tareas
Tenemos 4 tipos de tareas diferentes, englobadas en tareas simples y múltiples:
 Tareas Standard (TS)

Tareas simples ya existentes proporcionadas por SAP, independientes de
mandante.
 Tareas Cliente (T)

Tareas simples dependientes de mandante
 Tareas Workflow (WF)

Tarea múltiple que engloba a varis tareas simples dependientes de mandante,
definidas por el cliente en anteriores versiones.
 Modelos Workflow (WS)

Tarea múltiple que engloba a varis tareas simples independientes de mandante.
Observación:
A partir de la 4.6 sólo se permite crear Tareas Standard y Modelos Workflows.
Las tareas simples son los elementos centrales del sistema workflow. Se utilizan en
pasos de un Workflow de tipo Actividad. También pueden ejecutarse sin estar incluidas
dentro de un Workflow.
Para definir una tarea es necesario haber definido previamente:
 Quien ejecutará la tarea
 Que trabajo debe realizar
 Que mensaje debe enviar
8.1 Creación de Tarea Simple

Podemos crear una tarea desde el menú SWLD, en la carpeta Herramientas de
definición, en Tareas/Grupos de Tareas
Ejemplo: Crearemos una tarea simple que visualice la lista de material de un

material.
Con la opción de crear nos aparece la siguiente pantalla:

Introducimos el tipo de tarea que deseamos crear y con el botón pasaremos a
definir las propiedades de la tarea.
En esta pantalla introducimos el nombre de la tarea (sigla), y su descripción

(denominación) y se le asigna un objeto y un método de ese mismo objeto que será
la acción a realizar por esta tarea.

Ejemplo:
Del objeto creado ZBUS1001 asignamos el método ListaMat.
Una vez asignado el método el sistema nos pide adaptar automáticamente los
elementos del método.

De esta manera SAP detecta automáticamente los parámetros definidos en el método
y crea las definiciones necesarias en los parámetros de la tarea (container).

De esta manera podremos pasar los datos de la tarea al método.
Definir texto Tarea
En el campo Texto de WorkItem introducimos una breve descripción de la tarea.

Dicha descripción es la que le aparecerá al usuario en el inbox, como pasos
pendientes de ejecutar.
En esta descripción podemos añadir variables del sistema, información de la tarea.

Lo haremos de la siguiente forma:
Nos situamos dentro del campo Texto WorkItem en la posición en la que deseamos
que aparezca el dato nuevo y pulsamos el botón . Nos aparecerá la siguiente
pantalla:

Seleccionamos el dato a introducir, por ejemplo: el código del material
correspondiente al objeto ZBUS1001 que definía el método a ejecutar.
Y el dato nos aparece en el texto WorkItem.

Pasar valores
El método asignado a la tarea puede tener creados parámetros de import y export

necesarios para ejecutar la acción especificada en el código del método. Estos
parámetros serán informados a través de los datos del container de la tarea.
Pasaremos dichos datos de la siguiente manera:

En la pantalla de Dat.básic., donde se especifica el método a ejecutar

pulsaremos el botón .

En esta pantalla definimos el traspaso de información de la tarea al método previa a
la ejecución de la acción y del método a la tarea una vez se haya finalizado la
acción.
Ejemplo: Paso de parámetros de la tarea al método ListaMat
Nos situamos en la ventana correspondiente al traspaso Tarea -> Método

Sobre los campos situados en los datos de la tarea, con la ayuda podemos obtener la
información que es posible traspasar. Seleccionamos el código de material

Realizamos la misma acción pero en los datos correspondientes al método, y
seleccionamos también el material.

De esta manera hemos pasado el código de material de la tarea al método.

También podemos realizar esta acción situándonos sobre el elemento a asignar y
arrastrando el ratón hasta el lugar de asignación.
Realizamos la misma acción para el resto de parámetros del método: centro y

utilización de la lista y el resultado es el siguiente:
Descripción de la Tarea
El usuario una vez recibe el workitem en su inbox, si acepta el workitem le puede

aparecer información más detallada sobre la tarea a realizar. Esta información la
indicaremos en la descripción de la tarea.

Con el botón editamos la descripción y la modificamos

Para incluir información del container de la tarea, nos situamos en la posición en la
que deseamos incluir la información y por el menú:
Nos aparece una pantalla con toda la información posible que podemos añadir:
Seleccionamos por ejemplo el material:

Eventos desencadenantes
En una tarea podemos definir que evento de un objeto puede desencadenar dicha
tarea.
De la misma manera que en el método con el botón pasaremos la información

del evento a la tarea:

Una vez asignado el evento desencadenante es necesario activarlo. Para ello nos
situaremos sobre el rombo gris y haremos doble-click. Una vez activado nos
aparecerá un círculo verde.

Responsable de la tarea
Asignaremos los agentes posibles desde Datos adicionales – Asig. Responsables –
Actualizar, es decir especificaremos que usuarios recibirán y podrán ejecutar en
principio la tarea ( workitem ).
 Tarea específica: algunos elementos de la estructura organizativa

 Tarea general: cualquier usuario SAP será posible ejecutor del workitem
Ejecución en fondo:
Que una tarea se ejecute en fondo dependerá de la definición del método.
Confirmación fin de procesamiento:

Si se selecciona esta opción, después del tratamiento de este paso el sistema espera
confirmación explícita del fin del tratamiento. Permite añadir un anexo o tratar un
objeto con el mismo método en varias ocasiones (Ejemplo: modificar pedido).
8.2 Creación Workflow

Partiendo de la misma opción de menú que la creación de tareas simples, podemos
crear circuitos workflow.
Indicaremos en el campo tipo tarea ‘Modelo workflow’.
Indicar, que muchas de las opciones explicadas para las tareas simples, son
aplicables a los workflows.
Ejemplo: Vamos a crear un workflow que visualice la lista de material utilizando la

tarea creada en el apartado anterior.

Con el botón obtenemos la pantalla donde indicaremos el identificador de
workflow, denominación y texto del workflow.
Pasamos a la pestaña Event.desencadenantes

En ella indicamos el tipo de objeto y el evento, que cuando sea disparado en el
sistema, debe provocar que se inicie el workflow.
Ahora desde la pestaña Container

creamos un elemento que sea de tipo objeto y correspondiente al tipo de objeto del
evento que desencadena el workflow:

Definimos las propiedades

Podemos asignarle un valor inicial

Cuando explicamos la creación de eventos para un tipo de objeto, vimos que se
podían asociarle parámetros. Si deseamos que esta información sea traspasada al
workflow, debemos crear en el container del workflow, elementos definidos de la
misma manera que en el evento.

Ahora vamos a ver como traspasar la información del container del evento al
container del workflow.
Volvemos a la pestaña de Event. Desencadenantes y seleccionamos el evento

Con el botón de flujo de datos , obtenemos la pantalla de siempre para
intercambio de información donde indicaremos los valores a traspasar del container
del evento al container del workflow.

Volvemos a la pestaña de datos básicos para acceder a la pantalla de definición del
workflow, a partir del Workflow Builder.

A partir de esta pantalla definimos el circuito:

Hacemos doble-click sobre el paso indeterminado, y nos aparece una lista de los
posibles tipos de pasos a asignar.

Como ejemplo, vamos a crear un paso de tipo actividad para asignar la tarea simple
creada en el apartado anterior que nos permitía visualizar la lista de material para un
material dado.
Obtendremos la pantalla siguiente donde indicaremos la tarea correspondiente al

paso:

Una vez indicada la tarea, el sistema nos propone crear automáticamente el flujo de
datos entre el workflow y la tarea:

Una vez comprobado y aceptado el flujo de datos que nos propone el sistema,
obtenemos la pantalla de definición de flujos de datos para realizar las
modificaciones pertinentes.

Volvemos a la pantalla de definición y asignación de la tarea para asignar el
responsable:

Observamos las diferentes maneras que tenemos de asignar o determinar
responsables. Asignamos por ejemplo un usuario de SAP

Con el botón damos por finalizado la definición del paso.

Grabamos el workflow y realizamos su verificación a través del botón
obteniendo en la parte inferior el resultado de la verificación
Igualmente lo activamos con el botón obteniendo el resultado sobre su

activación

A continuación activaremos el evento desencadenante para que el workflow sea
iniciado en cuanto sea disparado el evento.
Para ello volvemos a la pestaña de Event.desencadenante

Nos situamos sobre el símbolo correspondiente al evento que deseamos activar.

8.2.1 Pasos de varias líneas
Habrá pasos que nos interese que se ejecute un número indeterminado de veces, en
función de los valores que tenga un elemento del container de varias líneas.
Ejemplo:
En el workflow definido para visualizar lista de materiales de un material y centro,

nos podría interesar visualizar todas las listas de material para un material y para
todos los centros en los que estuvieran dadas de alta estas listas.
Para ello es necesario tener definido en el container del workflow un elemento de

varias líneas correspondiente al tipo de dato que nos va a determinar el número de
pasos a ejecutar.
En nuestro ejemplo definimos un elemento Centro correspondiente al campo

MAST-WERKS

Lo definimos de varias líneas

En la definición del paso de workflow vamos a la pestaña Otros

En el campo Elemento de varias líneas indicamos el elemento del container de
varias líneas que nos va a determinar el número de veces que ejecutaremos este
paso.
En nuestro ejemplo, el elemento Centros.

Volvemos a la pestaña Control

y volvemos al flujo de datos
y al elemento de la tarea le asignamos el elemento del container de varias líneas

correspondiente.
En el ejemplo: al elemento del container de la tarea Plant le asignamos el elemento

del container de workflow Centros
Para ello desplegamos la ayuda de los elementos del container

y observamos que existe un elemento que pone centros() que corresponde al
Índice de Centros. Debemos asignar este elemento en el flujo de datos.

Un vez volvemos a la definición del workflow observamos que el paso aparece
como varios pasos superpuestos.

9 Roles
Los Roles sirven para asignar la responsabilidad de ejecución de una tarea, a una
persona de forma dinámica y restringir el número de agentes posibles de una tarea.
Hay veces en que las responsabilidades para procesar una tarea son especificadas en
tiempo de ejecución en función de los valores que tengan unos parámetros
determinados, parámetros de rol. Los roles pueden ser:
 de módulo de función de ABAP/4

 de competencia
 de Objetos Organizativos
Al asignar un rol a un paso con tarea, el rol devuelve uno o más usuarios, que de no
coincidir con ninguno de los agentes posibles asignados al definir la tarea, provoca el
fin del Workflow ( stop ) => no existen agentes seleccionados.
Cada uno de los agentes seleccionados recibirá en su inbox el mismo Workitem de la

tarea. El primero que lo procese se quedará con él y desaparece del resto de inboxs
automáticamente.
Observación:
Normalmente se definirá la tarea como Tarea General, y la asignación de responsable se
realizará en el mismo paso de Workflow en que se ejecuta esta tarea.
Los roles también reciben los siguientes nombres:
 de funciones standard
 de papeles

 de reglas p.asignación de responsables
9.1 Creación de papeles

Observación:
Pondremos como ejemplo la creación de un papel para determinar el responsable de
un centro dado.
Desde el menú de workflow, en la carpeta de Herramientas Def.
A partir de la opción Crear, nos aparece la siguiente pantalla

Con el botón de crear obtenemos una nueva pantalla:
En los datos básicos indicaremos la sigla que nos identificará la regla y una
descripción de la regla.

Si desplegamos la ayuda del Tipo de regla obtenemos todos los tipos que podemos
definir:

Estudiaremos las siguientes:
 F: Determinación responsable: Función a ejecutar

 R: Determinación responsable: Competencias
9.1.1 Función a ejecutar
Una vez se ha asignado el tipo F como regla nos aparece un nuevo campo en el
que informaremos de la función que según los valores del container del papel
determinará los responsables del paso o de la tarea.

La función deberá tener los siguientes parámetros
donde
 ACTOR_TAB: Aquí indicaremos los responsables calculados según la

información obtenida de AC_CONTAINER.

Actor_tab tiene la estructura SWHACTOR, así en el campo OTYPE
indicaremos el tipo de responsable ( Usuario, Posición, … Ver Unidad
Organizativa ), y en el campo OBJID indicaremos el identificador del
responsable.
 AC_CONTAINER: De aquí obtendremos la información necesaria para
determinar los responsables a informar en ACTOR_TAB.
Ejemplo:
donde:

 INCLUDE <CNTAIN>: Include en el que tenemos las macros necesarias
para leer y pasar datos del container.
 SWC_GET_ELEMENT AC_CONTAINER ‘Centro’ Centro:
Obtenemos del container la información necesaria para determinar los
responsables
 RESULT_TAB-OTYPE = ‘US’: Indicamos que el responsable será un
usuario.
 CASE CENTRO… ENDCASE: Según el centro dado asignamos un
usuario.
 APPEND RESULT_TAB TO ACTOR_TAB: Una vez hemos obtenido
los responsables los añadimos a la tabla ACTOR_TAB.
Ahora debemos definir en el container los elementos correspondientes a la

información necesaria para determinar los responsables, en nuestro caso en Centro
Y grabaremos el papel al cual SAP le asignará un número

9.1.2 Competencias
Asignaremos como tipo de regla la R.

Definimos en el container los elementos correspondientes a la información
necesaria para determinar los responsables, en nuestro caso el Centro

Una vez definidos los elementos del container, pasamos a definir las
competencias. Las competencias corresponden a las combinaciones de valores que
pueden tener los elementos del container. A cada combinación se le asignará un
responsable.
Con el botón nos aparece la siguiente pantalla, en la que identificamos la

competencia a crear y asignamos un periodo de validez:

A continuación damos valores a los elementos del container:

Grabamos y nos deberá aparecer la competencia como completa.
Volvemos a la pantalla principal y creamos tantas competencias como

necesitemos para la asignación de responsable.

Observación:
Cuando indiquemos * en el valor de un elemento del container, querremos indicar
todos los valores posibles.
Asignación de responsable
Nos posicionamos sobre la competencia a la que vamos a asignar un responsable:
Con el botón nos aparece la siguiente pantalla en la que seleccionamos el tipo

de responsable a asignar:

En el ejemplo seleccionamos usuario y nos aparece una pantalla en la indicaremos
el usuario:

Pasamos a la siguiente pantalla en la que indicaremos el periodo de validez del
responsable
y con el botón tendremos creada la asignación de responsable.

Procederemos igual con el resto de las competencias.

10 Supervisión de fechas
El sistema de tiempo de ejecución de workflow permite la supervisión de las siguientes
fechas:
 Fecha de inicio deseada (modelo):

En la fecha de inicio deseada, el sistema de tiempo de ejecución cambia el status
del workitem de "esperando" a "dispuesto".
 Fecha final deseada:

El tratamiento del workitem debe haber finalizado antes de la fecha final deseada.
Esta fecha se alcanza cuando el workitem pasa al status "finalizado".
 Fecha de inicio más tardía (inicio de tratamiento más tardío):

El tratamiento del workitem debe haber comenzado antes de la fecha de inicio
más tardía.
Esta fecha se alcanza cuando el workitem pasa por primera vez del status
"dispuesto" al status "aceptado" o "en tratamiento".
 Fecha final más tardía (plazo):

El tratamiento del workitem debe haber finalizado antes de la fecha final más
tardía.
Esta fecha se alcanza cuando el workitem pasa al status "finalizado".
Clasificamos los pasos de workflow con supervisión de fechas según el tipo de gestión
en:
 Simples: si se alcanza alguna de las fechas límite, se envía un mail al agente de
Deadline y no se modifica el status del Workitem
 Modelados: si se alcanza alguna de las fechas límite, se procesan acciones

alternativas:
o Debe incluirse una rama alternativa de Procesamiento obsoleto.
o Después del evento Fecha límite alcanzada, debe incluirse un paso de
Control de Proceso, que se encarga de marcar como obsoleto al
Workitem inicial.
Todo esto lo definiremos en la definición de un paso de workflow en las pestañas Fecha

inicio, Inicio más tardío,...

Ejemplo:
El proceso de validación de viaje de un empleado en un workflow no debe exceder de 7

días. Pero una de las tareas no ha sido procesada en 8 días. Podemos finalizar el paso a
través de los deadlines.
Control de deadlines
Veremos en el apartado monitorización y análisis como revisar los pasos de workflow

con control de fechas.
11 Eventos
Por regla general, se deseará que se inicie un workflow o una tarea cuando una acción
concreta es realizada en el sistema. Para ello SAP dispone de señales, llamadas eventos
(desencadenantes), que se pueden parametrizar para que sean enviadas al realizar la
acción realizada.
El evento desencadenante (triggering event) es aquel capaz de disparar una tarea o un

Workflow. El evento debe estar definido en el Tipo de Objeto, por tanto se identifica
por el nombre y el tipo de objeto.

Un evento se disparará:
 Por código explicito en la aplicación

 Por parametrización explícita
 Por lanzamiento explícito a través de una user-exit.
Encontramos el menú de definición de eventos en:
11.1 Parametrización de generación de eventos

SAP permite lanzar eventos desde una aplicación cuando se produce la creación,
modificación o el cambio de status de un objeto de dicha aplicación. Todo ello se
puede realizar sin modificar el estándar.
Ejemplo: Creación de un material.

Modificación de un pedido.
Creación de un empleado.
Cambio de status en una orden de fabricación.
Podremos realizar la generación de eventos en el siguiente menú:
11.2 Modificación de datos maestros de personal

Cuando sobre algún objeto o figura de Recursos Humanos ( p.e.: candidato,
empleado, posición,... ) se realiza alguna acción (crear, modificar, borrar, ...), SAP
permite lanzar un evento según sea el caso.
Todo ello lo podremos realizar a través del menú:

Debemos seguir los siguientes pasos:
1. Acoplam. Tipos objeto a infotipos HR
Debemos asociar el objeto de recursos Humanos y el infotipo/subtipo asociado a

dicho objeto a un Tipo de Objeto.
Ejemplo:
Objeto HR: AP ( Candidato )

Infotipo: 4000 ( Medidas Candidatos )
Subtipo: Se puede dejar vacío
Tipo Objeto: APPLICANT ( Candidato )

2. Evento – Operación Infotipo ( SAP )
Sobre los infotipos/subtipos se realizan diferentes operaciones: crear registro, borrar

registro,…
En esta pantalla podemos definir para los Objetos/infotipos/subtipos/operación que

evento del tipo de objeto asignado en el primer paso deseamos que sea lanzado.
Ejemplo:

Infotipo: 4001 (Solicitudes de empleo )
Operación: DEL
Tipo Objeto: APPLICATIO ( Candidato )
Evento: DELETED

También se pueden asignar eventos de forma dinámica a través de funciones.
Ejemplo:

Infotipo: 4000 ( Medidas candidatos )
Operación: DEL
Tipo Objeto: APPLICANT ( Candidato )
Función: HR_EVENT_RULES_PB4000
Las funciones que asignemos en este apartado debe tener la siguiente estructura
FUNCTION HR_EVENT_RULES_PB4000.
*"----------------------------------------------------------------------
*"*"Lokale Schnittstelle:
*" IMPORTING
*" VALUE(AFTER_IMAGE) LIKE PRELP STRUCTURE PRELP
*" VALUE(BEFORE_IMAGE) LIKE PRELP STRUCTURE PRELP
*" VALUE(BUSINESSOBJECT) LIKE SWOTBASDAT-OBJTYPE
*" VALUE(OPERATION) LIKE T779W-WFOPR
*" EXPORTING
*" VALUE(EVENT) LIKE SWETYPECOU-EVENT
*" TABLES
*" EVENTS_PER_OPERATION STRUCTURE EVENTPOPER OPTIONAL
*"----------------------------------------------------------------------
DATA: BEFOREIMAGE LIKE P4000.

DATA: AFTERIMAGE LIKE P4000.

BEFOREIMAGE = BEFORE_IMAGE.
AFTERIMAGE = AFTER_IMAGE.
* Status changes by 'update' or 'delete'

IF NOT BEFOREIMAGE-PERNR IS INITIAL.
* Changed status only when BeforeImage exists
IF BEFOREIMAGE-APSTA NE AFTERIMAGE-APSTA.
CASE AFTERIMAGE-APSTA.
WHEN '1'. EVENT = 'INPROCESSING'.
WHEN '2'. EVENT = 'HIRED'.
WHEN '3'. EVENT = 'ONHOLD'.
WHEN '4'. EVENT = 'REJECTED'.
WHEN '5'. EVENT = 'CONTRACTOFFERED'.
WHEN '6'. EVENT = 'OFFERREJECTED'.
WHEN '7'. EVENT = 'TOBEINVITED'.
ENDCASE.
ENDIF."beforeimage-apsta ne afterimage-apsta
ELSE."BeforeImage is initial ==> new entry
EVENT = 'CREATED'.
ENDIF.
ENDFUNCTION.
3. Evento – Operación Infotipo ( clte. )

En este apartado realizaremos las mismas parametrizaciones que en el apartado
anterior pero para infotipos propios de cliente.
11.3 Documentos de modificación

Un evento puede ser disparado cuando un objeto es modificado, creando un
documento de modificación. Por ejemplo, pedido de ventas.
Esta opción para poder dispara un evento lo encontraremos en:

Para ello debemos seguir los siguientes pasos:
1. Resumen
Una vez identificado el objeto de modificación correspondiente verificaremos que se

encuentra en esta relación de objetos de modificación.

2. Acoplamiento
En este apartado asociamos a cada objeto de modificación un tipo de objeto con el

evento a disparar, y sobre que acción se debe disparar, si al crear, al modificar o al
borrar.

Una vez asignado el evento, podemos restringir el disparo del evento según que
campos se han modificado y de los valores que hayan tomado.

11.4 Gestión de Status
Un evento puede lanzarse cuando camina el status de un objeto.
Ejemplo:
Pasar una orden de fabricación a cierre técnico.
La parametrización de este caso la realizaremos desde:

En la siguiente pantalla aparecerá dos botones con el mismo texto:
Parametrizaciones de
El primer botón corresponde a status de sistema, propios de SAP. El segundo botón

corresponde a Status de usuario, definidos por el cliente. En los dos casos se
procederá de la misma manera.

Status de sistema
En esta pantalla asociamos el tipo de objeto del status con el tipo de objeto de
negocio y el evento a lanzar

Ejemplo:
TOstatus: ORI ( Orden PM/SM )

TOBusiness: BUS2007
Evento: Completed

Podremos restringir el lanzamiento del evento según el valor del status.
11.5 Otras maneras de lanzar un evento
 Control de mensajes: la determinación de mensajes puede ser usada para lanzar

eventos. Ej. Clase de mensaje EVEN
 Mensajes de error: lanzar un evento si se produce cierto error. Ej. Error al
grabar un CC-nómina en el infotipo 0008.
 User-exits: se puede lanzar un evento con la función SWE_EVENT_CREATE

 Simulación: a través de la transacción SWU0 podemos instanciar y simular un
objeto
 Creación evento: a través de la transacción SWUE podemos lanzar el evento de
un objeto instanciado.
11.6 Acoplamiento de eventos

Disparado un evento, para que se inicie el workflow es necesario que el evento esté
activado. Esto se puede definir, tal como hemos visto, en la definición del workflow
activando el evento desencadenante.
Pero también se puede definir en esta opción. En ella encontramos un listado con los
tipos de objeto y eventos, y los workflows o tareas para los cuales estos eventos son
sus eventos desencadenantes. En acoplamiento tipos nos indica si el evento está
activado o no.
Marcando el registro que nos interesa,
Si visualizamos el detalle obtenemos las características del acoplamiento para

poderlas modificar

Observamos que podemos indicar un módulo func. Verif. Esta función nos permitirá
según criterios establecidos lanzar o no el workflow.
Esta función deberá tener la siguiente interfaz:
*"----------------------------------------------------------------------
*"*"Lokale Schnittstelle:
*" IMPORTING
*" VALUE(OBJTYPE) LIKE SWETYPECOU-OBJTYPE
*" VALUE(OBJKEY) LIKE SWEINSTCOU-OBJKEY
*" VALUE(EVENT) LIKE SWEINSTCOU-EVENT
*" VALUE(RECTYPE) LIKE SWETYPECOU-RECTYPE
*" TABLES
*" EVENT_CONTAINER STRUCTURE SWCONT
*" EXCEPTIONS
*" NO_RECTYPE
*" ...
*"----------------------------------------------------------------------
Evitaremos que se lance el workflow a través de las excepciones.
11.7 Condiciones de inicio

Con esta opción también podemos, según criterios establecidos, lanzar o no un
workflow.

Obtenemos esta pantalla:
Indicamos el tipo de objeto correspondiente al evento del workflow sobre el que

queremos definir condiciones de inicio.

Con el botón nos aparecen los workflows para los cuales este evento esta
acoplado y activado.

Hacemos clic en el workflow deseado y aparece pantalla donde definir el criterio
según el cual se iniciará el workflow.

Una vez definido el criterio

y con el enter acabamos de crear la condición

12 Asistentes
SAP provee de unos asistentes (Wizards) para facilitar la construcción y definición del
Workflow:
 Informando un mínimo de datos en una serie de pantallas definimos un flujo

completo.
 Se asegura la consistencia del proceso insertado
 Soporta programación de loops, vencimientos de fechas, procesos paralelos y
otros.
 Su ruta es: Desarrollo -> Herramientas Def. -> Asistentes -> Repositorio.
Wizards importantes:
 Incluir ‘Enviar Mail’.

 Incluir ‘Ejecutar Report’.
 Modelización de vencimiento de fechas.
 Procesos CATT

13 Customizing
La parametrización del workflow la encontraremos en la transacción SPRO en:
13.1 Parametrización automática

SAP permite parametrizar de forma automática y sencilla las opciones necesarias
para definir y ejecutar workflows.
La parametrización automática la podemos realizar desde:

Ejecutando esta opción nos aparece una lista con las opciones que hace falta
parametrizar:
Sobre cada opción y con el botón parametrizaremos cada apartado
13.2 Prefijos
Es necesario definir los prefijos que se utilizará para asignar código a las tareas,
workflows y papeles.
Esta opción la encontraremos en:

Ejecutando podremos definir los prefijos:

14 Monitorización y análisis
Una vez implementados los procesos workflow deberemos realizar un trabajo de
administración. Esto consistirá en lo siguiente:
Control de los distintos status de los WI’s:
 WAITING: WI con fecha de comienzo aún no alcanzada.

 READY: WI aparece en el Inbox de los responsables seleccionados.
 SELECTED: WI reservado por uno de los responsables.
 STARTED: WI en tratamiento.
 COMMITED: WI ejecutado correctamente pero necesita ser completado
manualmente.
 ERROR: WI erróneos.
 COMPLETED: WI ejecutado con éxito.
Existen una serie de reports estándares que sirven para monitorizar y/o analizar los
flujos del proceso y los datos generados en tiempo de ejecución en el sistema
Workflow.
14.1 Workflows para objetos ( SWI6 / SWI14 )

Transacción SWI6
Este listado nos permite obtener los workitems para un objeto y su clave.
Ejemplo:
Vamos a obtener el listado de todos los workflows del objeto ZBUS1001 para el
material ( clave de objeto ) 000001
Encontramos esta opción en el menú:

En la siguiente pantalla introducimos el objeto y su clave, así que otros criterios que
nos acota la selección:
Una vez introducidos los datos

ejecutamos el listado y obtenemos el siguiente resultado:

Observación:
Para versiones de SAP anteriores a la 4.7, para poder ejecutar este listado es muy
importante que el tipo de objeto tenga la interfase IFFIND creada.
Transacción SWI14
Tiene la misma funcionalidad que la anterior pero sin indicar la clave del objeto.
14.2 Análisis de Workitems

Estos listados nos muestran los workitems de una tarea y los workitems de un
workflow, según unos criterios.
Nos proporciona información sobre: historial, log. Técnico, mensajes de error y
procesos en la definición del workflow.
Los encontraremos en el menú:

14.2.1 Workitems por tarea ( SWI2_FREQ )
Ejecutando el listado obtenemos el siguiente resultado:

14.2.2 Análisis workload
A partir de esta opción podemos averiguar los workflows ejecutados o pendientes

de ejecutar por diferentes responsables
En esta pantalla indicaremos el responsable:
obteniendo el siguiente listado:

14.3 Trace eventos
Para saber si un evento es disparado por el sistema, podemos averiguarlo a través
del Trace de Eventos.
Esta opción la encontramos en:

Primero tenemos que activar el trace de eventos en la opción de menú
Act/desactivar trace eventos

Podemos restringir el control del trace con el botón ya
través de los siguientes criterios:

Con la opción del menú Visualizar trace de eventos obtendremos el listado de los
eventos lanzados.
Definimos los criterios de selección a partir de la siguiente pantalla:

obteniendo el siguiente listado:
14.4 Gestión
Este apartado nos permitirá administrar los workflows del sistema. Lo
encontraremos en:

Supervisión de plazos workitem
En este apartado parametrizaremos los jobs que controlarán aquellos pasos de

workflow que tengan control de tiempo
Supervisión error workitem
En este apartado parametrizaremos los jobs que controlarán el relanzamiento de

workflows que hayan quedado en status erróneo.
Reorganización
En este apartado realizaremos el archivado de los workitems de workflows antiguos.
Workitems con vencimiento de fechas

Obtendremos el listado de workitems con vencimiento de fecha
Ejecutar workitems sin verif.responsable
Obtendremos un listado de los workitems pendientes de ser ejecutados, y tendremos

la opción de ejecutarlos aunque no seamos ninguno de los responsables posibles.
Reanudar workflow tras error
Obtendremos un listado con todos los workflows erróneos con la posibilidad de

volverlos a ejecutar.
Monitor RFC de workflow
Puede que en raras ocasiones nos encontremos con un problema de RFCs no

procesados. En este caso deberemos planificar un job que ejecute el report
RSARFCEX cada 30 minutos. Este report relanza los RFCs no ejecutados.
15 Sistemas de Información (WIS)

El sistema de información de workflow, a partir de ahora WIS, en un reporting basado
en datos sumarizados.
El WIS posee sus propias tablas, y sólo se aplica a workitems completados. Sus daos
permanecen a pesar de archivar los originales.
Estructura General

15.1 Configurar el WIS
 Extender ‘Estructura de Comunicación’ del diccionario MCWF_TRANS.

Transacción MCAM.
 Programar la ‘User Exit’ ( EXIT_SAPLMCWF_001 ) y activarla. Transacción
MCAN.
 Crear un ‘Catálogo de Campos’ que podrán ser Características, Tiempo o
Estructuras Clave. Transacciones MC18, MC19, MC20.
 Crear ‘Estructuras Info’. Transacciones MC21, MC22, MC23.
 Definir las ‘Reglas de Actualización’ entre la Estructura de Comunicación y la
Estructura info. Transacciones MC24, MC25, MC26.
15.2 Rellenar el WIS

Podemos Transferir ( MCAR ), Corregir ( MCAQ ) y/o Borrar ( MCAP ) datos.
La transferencia de datos debe realizarse periódicamente mediante un job cuyas
ejecuciones no deben superponerse.
15.3 Consultar el WIS

Mediante el menú MCA1 se puede acceder a todos los reports de consulta.
El sistema de información workflow lo encontramos en el menú de workflow en la

carpeta Reporting

16 Business Wokplace
Los pasos de diálogo de un workflow, aquellos pasos que deben ser ejecutados por sus
responsables, los encontraremos en el Business Workplace de cada usuario responsable
de dichos pasos.
Accedemos al Business Workplace desde el menú principal de SAP con el botón

El Business Workplace es el sistema de mensajería interno de SAP, que presenta el
siguiente aspecto:
Encontraremos los pasos de diálogo, a partir de ahora, workitem en la siguiente carpeta:

Para ejecutar un workitem lo haremos a través del botón
16.1 Anexos
Podremos añadir comentarios a cualquier workitem de la siguiente manera:
En la siguiente pantalla indicamos el tipo de documento y su título:

En la siguiente pantalla, escribiremos el comentario deseado:
Grabamos y volvemos a la pantalla principal del Workplace. Observamos que al

lado del workitem al que hemos anexado el documento, nos aparece el símbolo .
Este símbolo nos indica que tiene documentos anexados.
Igualmente en el apartado de objetos y anexos tenemos todos los documentos
anexados.

Observación:
Si deseamos anexar un documento ( word, excel, ... ), en la pantalla de cabecera del
documento utilizaremos el botón para indicar donde encontraremos dicho
documento.
16.2 Transmisión de workitems

Podemos traspasar un workitem a otro usuario, para ello nos situamos sobre el
workitem y con el botón o apretamos el botón derecho del ratón y elegimos la
opción transmitir:

En la pantalla siguiente indicamos el responsable al cual deseamos enviar el
workitem y damos al botón de aceptar:
Así el workitem desaparece de nuestro inbox y aparece en el del nuevo usuario.
Para cambiar el tipo de responsable al cual transmitir el workitem, pulsaremos el

botón , apareciendo una lista con los posibles tipos de responsables.

16.3 Suplencias
Un usuario responsable de un workitem, si por carga de trabajo o por estar de
vacaciones, quiere que sus workitems aparezcan en el inbox de otro usuario puede
hacerlo creando y activando una suplencia.
Podemos crear una suplencia a través del siguiente menú:
A partir de la opción Actualizar suplente nos aparece la siguiente pantalla:

Nos situamos sobre sustituto personal y con el botón aparece la pantalla en la
que indicaremos el usuario que puede asumir la suplencia:

Aceptado el usuario, en la siguiente pantalla indicamos el periodo de validez de la
suplencia y si la activamos o no:

Y solamente nos quedará grabarla.
16.4 Refrescar entorno organizativo

A veces debido a alguna modificación en el entorno organizativo, asignación de
usuario en un paso de workflow,... los workitems no aparecen en el inbox del
responsable.
Para ello es necesario realizar el refresco del entorno organizativo, lo haremos a
partir del menú:


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ÍNDICE

Manual Formación Workflow Pág.: 1/178

Manual Formación Workflow Pág.: 2/178

Un sistema de Gestión Workflow facilita el procesamiento de procesos estructurales, y

El Workflow en SAP se caracteriza por:

 Estar basado en los Business Objects de SAP y en la programación orientada a

Las ventajas que proporciona un sistema workflow son las siguientes:

 Reduce la complejidad de los procesos empresariales.

Manual Formación Workflow Pág.: 3/178

Nomenclatura utilizada en función del tiempo de ejecución / definición:

Definición de un Workflow = Conjunto de Instanciación de un Workflow

Manual Formación Workflow Pág.: 4/178

Ejemplo sencillo de Workflow: Alta empleado

Manual Formación Workflow Pág.: 5/178

Si no deseamos trabajar desde el menú principal, a través de SWLD accedemos a un

Manual Formación Workflow Pág.: 6/178

Manual Formación Workflow Pág.: 7/178

 UNIDAD ORGANIZATIVA (O): Jerarquías empresariales

4.1 Definición de una estructura organizativa

Manual Formación Workflow Pág.: 8/178

1. Crear las unidades organizativas (O) y situarlas por ordenación jerárquica.

Manual Formación Workflow Pág.: 9/178

3. Luego se realiza la asignación de usuarios (US) y/o personas (P) a las

Manual Formación Workflow Pág.: 10/178

Manual Formación Workflow Pág.: 11/178

4.2 Visión general

Manual Formación Workflow Pág.: 12/178

La herramienta que proporciona SAP para crear, modificar o visualizar objetos es el

Manual Formación Workflow Pág.: 13/178

5.1 Propiedades del objeto

 DATOS BÁSICOS: Relaciones con supertipos, status. Atributos y métodos por

Manual Formación Workflow Pág.: 14/178

 INTERFACES: Atributos, métodos y eventos predefinidos.

 CAMPOS CLAVE: Identificación de un objeto.

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Manual Formación Workflow Pág.: 16/178

Pueden ser síncronos o asíncronos.

Manual Formación Workflow Pág.: 17/178

Manual Formación Workflow Pág.: 18/178

5.2 Nuevo tipo de objeto

Para ello procederemos de la siguiente manera: desde la transacción SWO1

Manual Formación Workflow Pág.: 19/178

 Tipo Objeto: Nombre interno del nuevo objeto

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A este objeto podemos añadir:

5.3 Atributos nuevos

Manual Formación Workflow Pág.: 21/178

El atributo a añadir puede ser un campo del diccionario ABAP, diremos si o no

Si es un campo del diccionario ABAP, nos aparecerá una pantalla en la cual

Marcaremos el campo que deseamos introducir, por ejemplo BSTME, y haremos

Manual Formación Workflow Pág.: 22/178

Manual Formación Workflow Pág.: 23/178

Manual Formación Workflow Pág.: 24/178

Para ello nos situamos sobre el atributo creado

Manual Formación Workflow Pág.: 25/178

Diremos que si y obtendremos el código de programa donde indicaremos de donde

Manual Formación Workflow Pág.: 26/178

y con el botón de crear nos aparece la siguiente pantalla, en la que indicaremos

Manual Formación Workflow Pág.: 27/178

Nos situamos sobre el evento y a través del botón nos aparece la

Manual Formación Workflow Pág.: 28/178

Indicamos la tabla del diccionario y seleccionamos los campos correspondientes a

Manual Formación Workflow Pág.: 29/178