Registrar datos desde Excel a Access

Una Base de Datos es una entidad en la cual se pueden almacenar datos de

manera estructurada, con la menor redundancia posible. Diferentes programas
y diferentes usuarios deben poder utilizar estos datos. La principal ventaja de
utilizar bases de datos es que múltiples usuarios pueden acceder a la
información al mismo tiempo, claro con niveles de privilegios a distintas áreas y
que se encuentren en red.
En nuestros trabajos muchas veces dependemos de diferentes tecnologías
para obtener un determinado resultado, Excel nos es la única herramienta con
la que tenemos que trabajar, un ejemplo es el uso de SQL o de Access a la
hora de Extraer, Registrar, Modificar, Eliminar o mostrar la información
detalladamente.
De hecho, en este Aplicativo, trataré de explicar los tipos de Conexión una tabla
de Access a Excel y que, mediante de código VBA podamos actualizar la
información desde un UserForm (Formulario) en Excel con los datos que
tenemos en Access.
Conectar Excel con Access
Primeramente para poder conectar Excel con Access se debe habilitar ciertas
referencias en Excel y para eso te debes ir al Editor del Código VBA, luego te
diriges al menú “Herramientas” y das click en “Referencias” te aparece un
cuadro de dialogo aparecen unas librerías ya tildadas esas son las que debes
habilitar en tu archivo te quedara como ves en la siguiente imagen; si este fuese
el caso de que uses en tu pc Office 2013 de lo contrario si estas usando Office
2016 te aparecerá así, “Microsoft Office 16.0 Object Library” :

Te sugiero que cuando descargues este aplicativo, y si sabes Código VBA ve a

la codificación para un mejor entendimiento, el archivo que se descargará es un
fichero comprimido .rar; se debe descomprimir en cualquier dirección de la PC,
la única condición para que este aplicativo te funcione es que ambos archivos,
es decir el Excel que contiene la Macro y el de Base de Datos de Access,
deben estar en el misma carpeta. Ya hecho esto tus archivos te quedaran
así, si tu abres la Base de Datos, en este caso es en Access y lleva por nombre
“DATAPROV”, veras la Tabla llamada “Proveedores” ya que en este caso nos
enfocaremos en los Registros de datos de Proveedores si ves la siguiente
imagen ;

Ahora te explicare cómo funciona el Aplicativo ya realizado lo anterior y más

adelante te explico parte del código y su función:
Registrar Datos en Access
Abrimos el Aplicativo el cual tiene por nombre “Registrar Datos en Access +
Consultas”, das doble click y te aparecerá esta ventana;

Donde a simple vista veras un botón que tiene por nombre “Registrar y
Consultas”, donde allí tu tendrás el control total de la base de datos y podrás
hacer las consultas, aun lado te explica algunas de las demás funciones que te
trae este Aplicativo, seguidamente das click en el botón, te aparecerá este
menú;

Habilitamos los botones

Automáticamente te aparece el primer registro que tienes en la base de datos,
aun lado veras los botones los cuales te auxiliaran a realizar las siguientes
funciones:
Botón “Nuevo Reg.”: limpiara todos los campos donde tú registraras un nuevo
dato.
Botón “Registrar.”: Este botón se activara una vez hayas dado click en el botón
“Nuevo Reg.”, ya que tienes tus datos en los campos solicitados, das click en
registrar y automáticamente tus datos se registraran en la base de datos de
Access.
Botón “Modificar”: Este botón guardara la información actualizada de los
registros de proveedores.
Botón “Eliminar”: primero elige un proveedor con los botones de
desplazamiento y con este botón al darle click automáticamente lo borraras de
la base de datos de Access.
Botón “Finalizar”: Solo con este botón podrás salir del formulario del Menú.
Botón “Consultar”: al dar click te abre el Formulario para consultar los datos de
los proveedores registrados.
Adentro del Menú en la parte de abajo veras los botones de las redes sociales y
las paginas, los cuales cuando tu des click estos te re direccionaran a la página
que hayas pulsado y ya por ultimo tienes los botones de desplazamientos, los
cuales son “Primero, Anterior, Siguiente y Ultimo”, estos te ayudaran a buscar
un registro de algún proveedor más dinámicamente y de fácil acceso, y para
que realices las siguiente opciones de “Modificar, Eliminar”.
Luego en el botón “Consultar”, das click al botón y te aparecerá un cuadro de
lista, ver imagen de abajo;

Desde este formulario tienes la opción de consultar datos externos según sea
el criterio a buscar ya que en este caso será “Buscar Proveedor por Nombre”,
donde tú solo tendrás que digitar el nombre del Proveedor según como lo hayas
guardado en la base.
Ya por ultimo algo más interesante y práctico el Aplicativo trae la Macro para
poder Exportar los datos desde la Tabla de Access a Hoja de Excel, como lo
ves en esta imagen;

Acá, tú solo debes dar click en el botón que dice “Exportar Proveedores”, y
automáticamente los datos que tengas en Access estos pasaran a Excel con un
solo click, pero la única condición que tienes que hacer antes es cambiar la ruta
donde se encuentra el archivo de Access y harás el cambio desde este código:
path_Bd = “E:\Registrar Datos en Access + Consultas a Listbox\
DATAPROV.accdb”, para que así la macro de exportar funcione correctamente.
Ahora te explicare parte del Código y cuál será su función, en el módulo
llamado “TimeConecExporCons”, encontraras el código de conexión a la base
de datos de Access al igual la macro para Exportar de Access a Excel. Lo
Primero es declarar ciertas variables para hacer la conexión y guardar los datos
de Excel a Access:
Esta Variable es para hacer la conexión
entre el formulario de registrar datos y
modificar a Access.
Public miConexion As New ADODB.Connection
Esta Variable es para poder guardar los datos de desde Excel a Access.
Public Rs As New ADODB.Recordset
Las siguientes variables son para hacer la conexión con el formulario de
consulta y la tabla Proveedores de Access y hacer la referencia a la columna la
cual buscaremos como criterio en el campo de consulta.
Public Cnn As New ADODB.Connection
Public Rsd As New ADODB.Recordset
Public Sql As String
Esta otra Variable esta para hacer que funcione la fecha y hora en la barra de
título del formulario del Menú y que sea al iniciar el Formulario.
Global onOff2 As Boolean
Este Código es para que funcione la Fecha y Hora en el Caption del UserForm:
Sub MostrarHoras()
On Error Resume Next
IngresaProveedor.Caption = “Día: [ ” & Format(Now, “dddd dd-mm-yyyy”) & ” ]
Hora: [ ” & Format(Now, “hh:mm:ss”) & “] Milton Aguirre”
If onOff2 = True Then
Application.OnTime Now + TimeValue(“00:00:01”), “MostrarHoras”
Else
Application.OnTime 0, “”
End If
End Sub
El siguiente código es para hacer la conexión entre la base de datos de Access
a Excel ya que nos servirá en el Formulario de Registro, Modificar, y Eliminar el
registro del Proveedor.
Sub Conectar()
Set miConexion = New ADODB.Connection
With miConexion
.Provider = “Microsoft.ACE.OLEDB.15.0”
.ConnectionString = “Data Source=” & ThisWorkbook.Path & “\
DATAPROV.accdb”
.Open
End With
End Sub
En este código se hace la conexión entre Access y Excel, en el Formulario de
Consultas.
Sub Conexion()
Set Cnn = New ADODB.Connection
With Cnn
.Provider = “Microsoft.ACE.OLEDB.15.0”
.ConnectionString = “Data Source=” & ThisWorkbook.Path & “\
DATAPROV.accdb”
.Open
End With
End Sub
Ya por ultimo tenemos el código o Macro para que funcione el poder Exportar
los datos desde la Tabla “Proveedores” a la hoja de Excel. Te explicare parte
por parte:
‘La macro llevar por nombre “ExportarProveedores”.
Sub ExportarProveedores()
‘Actualizaremos la Base de Datos de Access a Excel con siguientes variables.
Dim path_Bd As String
Dim Cnnc As New ADODB.Connection
Dim recSet As New ADODB.Recordset
Dim strDB, strSQL As String
Dim strTabla As String
Dim Encabz As Long
Dim i As Long
Dim Correc As Boolean
On Error GoTo ControlError
Correc = True
‘Conecta con la Base de Datos Access y abre Consulta para Excel. Recuerda
que tienes que cambiar la Ruta donde se encuentra la base de datos.
path_Bd = ” E:\Registrar Datos en Access + Consultas a Listbox\
DATAPROV.accdb”
‘Acá debes cambiar el Tipo de Proveedor en este caso estoy usando Office
2013 es por eso que tiene “15”.
Cnnc.Provider = “Microsoft.ACE.OLEDB.15.0”
Cnnc.Properties(“Data Source”) = path_Bd
‘En dado caso de que tenga contraseña la base de datos de Access, puedes
poner la Contraseña entre las comillas (“”).
Cnnc.Properties(“Jet OLEDB:Database Password”) = “”
‘Aquí se conecta con la Tabla “Proveedores”, de la base de datos de Access.
Cnnc.Open
strTabla = “Proveedores”
strSQL = “SELECT * FROM ” & strTabla & ” ”
recSet.Open strSQL, Cnnc
‘Copia los Datos de Access a la Hoja llamada “Exporta”.
Worksheets(“Exportar”).Select
‘Limpia la Consulta Anterior o Datos que Exista en la Hoja “Exporta”.
limpiardatos = Sheets(“Exportar”).Range(“A” & Rows.Count).End(xlUp).Row
Sheets(“Exportar”).Range(“A2:G” & limpiardatos).ClearContents
‘Guarda nueva base de datos de Access a Excel.
Sheets(“Exportar”).Cells(2, 1).CopyFromRecordset recSet
‘Copia los Encabezados que tenga la Tabla “Proveedores”.
Encabz = recSet.Fields.Count
For i = 0 To Encabz – 1
Sheets(“Exportar”).Cells(1, i + 1).Value = recSet.Fields(i).Name
Next
‘Desconecta la Base de Datos
recSet.Close: Set recSet = Nothing
Cnnc.Close: Set Cnnc = Nothing
Sheets(“Exportar”).Select
MsgBox “Los Datos de los Proveedores se han Actualizado y Exportado con
Éxito.”
Salir:
On Error Resume Next
If Not Correc Then
MsgBox “No se ha Podido Encontrar la Ruta, de la Base de Datos de los
Proveedores.”
End If
recSet.Close: Set recSet = Nothing
Cnnc.Close: Set Cnnc = Nothing
Exit Sub
ControlError:
Correc = False
Resume Salir
End Sub
El código nos quedara de esta forma ver imagen abajo;
Algo muy importante y que debes de tener en cuenta es con el tipo de
Proveedor que estas trabajo con Microsoft Office.
Si en tu caso usas MS Office Excel 2010 debes usar este:
“Microsoft.ACE.OLEDB.12.0”
Si usas MS Office Excel 2013 debes usar este:
“Microsoft.ACE.OLEDB.15.0”
Pero si al contrario estés usando MS Office Excel 2016 usaras este otro:
“Microsoft.ACE.OLEDB.16.0”
Como lo vez en esta Imagen como Ejemplo:
Este aplicativo se ha Ejecutado hasta el momento en:
Microsoft Office Excel 2013 y Microsoft Office Access 2013
Microsoft Office Excel 2016 y Microsoft Office Access 2016
También en Sistemas Operativos de:
Windows 7 de 32bits.
Windows 10 de 64bits.
Y funciona perfectamente sin ningún problema, solo sigues los pasos ya antes
mencionado y este Aplicativo funcionara correctamente en tu Pc.