HACIENDA

DIRECCIÓN GENERAL DE TRIBUTACIÓN

Nº DGT-R-001-2013.—San José, a las diez horas del día ocho de enero del dos mil trece.
Considerando:
I.—Que el artículo 99 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios faculta a la
Administración Tributaria, para dictar normas generales para la correcta aplicación de las
leyes tributarias dentro de los límites que fijen las disposiciones legales y reglamentarias
pertinentes.
II.—Que mediante Ley Nº 9069, denominada Ley de Fortalecimiento de la Gestión
Tributaria, publicada en el Alcance Digital Nº 143 de La Gaceta Nº 188, de fecha 28 de
setiembre del 2012, se reformaron los artículos 251, 252 y 263 del Código de Comercio.
III.—Que el transitorio único de esa ley establece que el Registro Nacional contará con
noventa días naturales, a partir de la publicación de la misma, para cumplir lo dispuesto en
el artículo 263 de la Ley Nº 3284, Código de Comercio, de 30 de abril de 1964, sea la
legalización de los libros legales.
IV.—Que según lo dispuesto por la Sala Constitucional en el Voto Nº 2012016658, de las
9:05 horas del 30 de noviembre del 2012, hasta que no se cumpla el plazo de transitoriedad
indicado, la Dirección General de Tributación es la competente para realizar la legalización
de libros legales.
V.—Que a partir del 29 de diciembre del 2012, la única entidad con competencia legal para
legalizar esos libros será el Registro Nacional, por lo que la Dirección General de
Tributación, a partir de esa fecha, no tendrá competencia para tal acto.
VI.—Que según la reforma del artículo 251 del Código de Comercio, sin perjuicio de los
registros que la normativa tributaria exija a toda persona natural o jurídica, los comerciantes
están obligados a llevar sus registros contables y financieros en medios que permitan en
forma fácil, clara y precisa, conocer de sus operaciones comerciales y su situación
económica y sin que estos deban ser legalizados por entidad alguna. Asimismo dispone,
que al hacerse referencia a libros contables, se entenderá igualmente la utilización de
sistemas informáticos de llevanza de la contabilidad.
VII.—Que de igual forma, el artículo 252 reformado dispone que las sociedades
mercantiles deben llevar un registro de socios cuya legalización estará a cargo del Registro
Nacional. En igual sentido, el artículo 263 establece que los libros sociales deberán llevarse
en hojas sueltas, con las particularidades definidas por el Registro Nacional que garanticen
su integridad y seguridad, los cuales también serán legalizados por el Registro, quien
además estará a cargo de su emisión.
VIII.—Que con el objeto de asegurar una adecuada continuidad a los servicios de
legalización de libros legales, mediante el sitio “crearempresa”, los representantes legales
de las personas jurídicas que cuenten con firma digital pueden obtener el número de
registro de esos libros. De igual manera, los notarios que constituyan sociedades, en el
momento mismo de su constitución y contando con firma digital, pueden realizar el trámite
de obtención de ese número de registro.
VIII.—Que a nivel tributario, los artículos 51 y 77 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y
53 de su Reglamento, 35 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas, 35 de la Ley de
Sociedades Anónimas Laborales y los artículos 6 y 21 de la Ley para garantizar al país
mayor seguridad y orden, 104 y 128 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios,
establecen la obligatoriedad de que los sujetos pasivos que ahí se indica lleven libros
legales y contables en los que se refleje su situación legal y financiera.
IX.—Que las reformas legales generadas, así como la normativa vigente, han forjado los
cambios necesarios para que la formalización y registro de la gestión contable de los
contribuyentes esté acorde con sus propias necesidades y giro comercial, sin que esta
personalización afecte la seguridad jurídica que dan los registros a los socios y a terceros, ni
que tampoco afecte las facultades de control por parte de las administraciones tributarias y
del Poder Judicial.
X.—Que con fundamento en lo anterior, es preciso que la Administración Tributaria defina
las características y requisitos que deben contener los registros contables que llevarán los
contribuyentes para cumplir la obligación tributaria. Lo anterior, a los efectos de poder
ejercer los mecanismos necesarios en materia de control y fiscalización para el efectivo
cumplimiento de la ley.
XI.—Que el artículo 4 de la Ley General de la Administración Pública establece que la
actividad de los entes públicos deberá estar sujeta en su conjunto a los principios
fundamentales del servicio público, para asegurar su continuidad, su eficiencia, su
adaptación a todo cambio en el régimen legal o en la necesidad social que satisfacen y la
igualdad en el trato de los destinatarios, usuarios o beneficiarios.
XII.—Que el artículo 4 de la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y
Trámites Administrativos, N° 8220 de 4 de marzo del 2002, publicada en el Alcance 22 a
La Gaceta N° 49 de 11 de marzo del 2002, establece que todo trámite o requisito con
independencia de su fuente normativa, deberá publicarse en el diario oficial La Gaceta. Por
tanto:
RESUELVE:
GENERALIDADES SOBRE LA NO LEGALIZACIÓN
DE LIBROS CONTABLES Y COMPETENCIA
PARA LA LEGALIZACIÓN DE
LIBROS LEGALES
Artículo 1º.—Legalización. Los artículos 51 y 77 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y
53 de su Reglamento, establecen la obligatoriedad para los contribuyentes en cuanto a la
llevanza de los libros contables, en los que se refleje su situación financiera.
De acuerdo con lo que establece la Ley Nº 9069, denominada Ley de Fortalecimiento de la
Gestión Tributaria, los contribuyentes están obligados a llevar sus registros contables y
financieros en medios que permitan a la Administración, conocer en forma ágil, clara y
precisa, sus operaciones comerciales y su situación económica.
Estos registros no deben ser legalizados por instancia alguna, es decir dicha función ya no
será ejercida por la Dirección General de Tributación.
En lo referente a los libros legales, estos serán legalizados por el Registro Nacional a partir
del 29 de diciembre del 2012, siendo la única entidad con competencia legal para legalizar
esos libros. En razón de lo anterior, la Dirección General de Tributación, a partir de esa
fecha, no tendrá competencia para tal acto.
Artículo 2º—Vigencia de la no legalización. Requisitos formales para libros y registros
contables con operaciones del período fiscal 2012.
Lo establecido en el artículo anterior aplica a partir del período fiscal 2013, para lo cual se
debe tener presente lo siguiente:
Los libros y registros contables que respaldan las operaciones del período fiscal 2012,
deben contar con la debida legalización, entiéndase número de autorización otorgado por la
Dirección General de Tributación, contemplándose para tal efecto tanto las operaciones que
se declaren mediante período fiscal ordinario, como aquellas que corresponden a períodos
especiales
Artículo 3º—Uso de libros actualmente legalizados. Aquellos contribuyentes que así lo
deseen podrán continuar con sus libros legalizados, hasta el momento en que estos lleguen
a su fin, caso en el cual los contribuyentes deberán proceder a sustituirlos conforme con lo
establecido en el artículo 251 del Código de Comercio.
En caso contrario, a partir del período fiscal 2013, deberán iniciar con los nuevos registros
contables y financieros en medios que permitan conocer, de forma fácil, clara y precisa, sus
operaciones comerciales y su situación económica.
Artículo 4º—Llevanza de registros contables y financieros. La llevanza de los registros
contables y financieros podrá hacerse mediante sistemas de información a elección del
contribuyente, los cuales deben garantizar la seguridad y la fiabilidad del registro de las
operaciones. La contabilidad debe estar conforme con lo establecido en las Normas
Internacionales de Información Financiera, adoptadas por el Colegio de Contadores
Públicos de Costa Rica y el del Contadores Privados de Costa Rica.
Sin perjuicio de que las transacciones sean registradas y respaldadas mediante sistemas
electrónicos, la Administración podrá requerir, a los sujetos pasivos, los respaldos sobre las
transacciones registradas en tales sistemas.
Artículo 5º—Respaldos. En caso de que los registros contables y financieros, se lleven
mediante sistemas informáticos, los contribuyentes deberán llevar respaldos (copias)
mensuales de las operaciones que realicen y conservarlos en sitios seguros para evitar la
pérdida de la información. Dichos respaldos se deben llevar de la siguiente manera: el
respaldo correspondiente a las operaciones diarias será el que soporte el libro diario, el
respaldo correspondiente a la totalización de cada una de las cuentas, será el que soporte el
libro mayor; de la misma forma se deberá crear un respaldo de los inventarios y estados
financieros mensuales, este será el soporte correspondiente al libro de inventarios y
balances. Lo anterior sin detrimento de los registros auxiliares establecidos por ley.
Artículo 6º—Registros especiales. Al igual que los libros contables, todos aquellos
registros establecidos por leyes especiales, no deberán ser legalizados ante la Dirección
General de Tributación. Lo establecido anteriormente, no suspende la llevanza de dichos
registros, los que se mantienen según las leyes que les dieron origen.
Artículo 7°—Consulta pública de libros legalizados. A partir de la entrada en vigencia de
esta resolución, el sitio de CrearEmpresa mantendrá disponible la consulta pública para
todos los usuarios que lo requieran.
Artículo 8º—Derogatorias. Deróguense las siguientes resoluciones:
1. DGT-09-2010, de las 11:15 horas del 13 de mayo del 2010;
2. DGT-R-034-2011, de las 12:00 horas del 18 de octubre del 2011;
3. DGT-R-041-2011, de las 9:10 horas del 12 de diciembre del 2011;
4. DGT-R-016-2012, de las 9:00 horas del 6 de agosto del 2012.
Artículo 9º.—Vigencia: Rige a partir de su publicación.

Publíquese.—Carlos Vargas Durán, Director General.—1 vez.—O. C. N° 17346.—

Solicitud N° 109-110-00713G.—C-83660.—(IN20133044).

Publicado en LA GACETA Nº 32 DEL 14 DE FEBRERO DEL 2013.