PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS –PINAR

ALCALDIA MUNICIPAL DE ROVIRA TOLIMA

Contenido
INTRODUCCION ................................................................................................................................................. 3
OBJETIVOS ......................................................................................................................................................... 4
OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................................................... 4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................................................. 4
CONTEXTO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL ............................................................................................ 4
MISION ................................................................................................................................................................. 5
VISION .................................................................................................................................................................. 5
DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS ........................................................................... 5
ASPECTOS CRITICOS ...................................................................................................................................... 5
PRIORIZACION DE LOS ASPECTOS CRITICOS ........................................................................................ 6
FORMULACION DE LA VISION ESTRATEGICA ......................................................................................... 8
OBJETIVOS ......................................................................................................................................................... 9
PLANES Y PROYECTOS ................................................................................................................................ 12
MAPA DE RUTA ............................................................................................................................................... 13
INTRODUCCION

El plan institucional de archivos – pinar es un instrumento para la planeación de la

función archivística que permite articular todos los planes y proyectos de la alcaldía
en materia de gestión documental de acuerdo a la normatividad emitida por el AGN
en marco del proceso de la gestión documental, permitiendo así integrar la planeación
estratégica y el plan de acción anual mediante la identificación de los aspectos
críticos, las necesidades , los planes y proyectos desarrollados mediante el
establecimiento de objetivos a corto, mediano y largo plazo de acuerdo a los
indicadores de seguimiento de los mismos para así mejorar los procesos de la gestión
documental y responder con estos a los principios de eficiencia, efectividad ,eficacia
del quehacer archivístico.

El PINAR debe ser el resultado de un análisis de los resultados obtenidos de un

diagnóstico previo del estado actual de la entidad , con el fin de localizar los aspectos
que requieren de la cooperación , articulación y coordinación de la alta dirección y los
responsables del área de archivo y de mas integrantes de la entidad encargados del
área de sistemas y demás productores de la información, con el fin de servir de guía
en los planes y proyectos que contemplen la gestión documental a corto, mediano o
largo plazo.

Teniendo en cuenta lo anterior la alta dirección debe direccionar la entidad en el

desarrollo de la función archivística de acuerdo a sus necesidades, debilidades,
riesgos y oportunidades con la implementación del PINAR como instrumento
archivístico de acuerdo a lo estipulado en el Decreto 1080 de 2015 permitiendo
gestionar tanto los recursos financieros, tecnológicos, de infraestructura como los de
personal para el diseño y ejecución de los planes y proyectos que contemplen la
gestión documental al interior de la entidad oportunamente y contribuir de manera
efectiva al fortalecimiento institucional, el acceso a la información, la eficacia y
transparencia en su quehacer.
OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Formular el plan institucional de archivo PINAR para la Alcaldía del Municipio Tolima,
para realizar los planes y proyectos de acuerdo a las necesidades de tipo archivístico
de la entidad.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Establecer y controlar programas y proyectos de la función archivística a corto,

mediano y largo plazo.
• Optimizar el uso de los recursos previstos para la gestión y los planes en el
Plan Estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual.
• Proteger , conservar y salvaguardar la memoria institucional asi como cumplir
con todos los estándares que exige el AGN en temas de infraestructura de
las unidades de archivo en la entidad.
• Facilita el seguimiento, control, medición y mejora de los planes y proyectos
de gestión documental.
• Implementar los programas específicos que plantea la guía del Archivo de
General de la Nación para el PGD, de manera que su aplicabilidad aporte a los
problemas de gestión documental de la Entidad.
• Fortalecer el compromiso y responsabilidad de los funcionarios a través de
desarrollo y cultura y toma de conciencia en la importancia del manejo
documental.
• Cumplir oportunamente con los requerimientos legales y normativos, con el fin
de aportar al crecimiento organizacional de la entidad.

CONTEXTO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL

MISION
Representar los intereses del Pueblo Rovirense, con un Gobierno transparente,
responsable, democrático, participativo y eficaz, que garantice el desarrollo sostenible
y el mejoramiento de la calidad de vida de los Rovirenses.

VISION
Convertir al Municipio de Rovira en un modelo de desarrollo integral, con políticas
públicas que garanticen la equidad para sus habitantes donde se pueda vivir con
dignidad y seguridad, donde se brinden oportunidades para desarrollar plenamente
las capacidades latentes en sus habitantes y se tenga como prioridades de Gobierno,
las vías, la educación, la salud, la vivienda, el medio ambiente, el saneamiento básico,
que permita alcanzar niveles de calidad de vida para los Riverenses y un desarrollo
sostenible en el mediano y largo plazo.

DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

Para la creación e implementación del Plan Institucional de Archivos en la Función

pública se desarrolló la metodología sugerida por el Archivo General de la Nación, con
lo siguientes resultados:

ASPECTOS CRITICOS

ASPECTOS CRITICOS RIESGO

Se evidencia falencias en materia de Falta de interés por parte de la alta

Gestión Documental al interior de la dirección y baja inversión de capital en el
entidad. desarrollo de los procesos.

Falta de una Herramienta tecnológica para Absolencia de una herramienta que

la radicación de la correspondencia permita estabilizar el procedimiento de
recibida y despachada radicación.
 Falta de capacitación y seguimiento para la
actualización de las TRD de acuerdo a la
Normalización de la ordenación de
estructura orgánico funcional de la entidad,
documentación
Incumplimiento de exigencias legales,
perdida de la información

Deterioro en la documentación, Daños en

las unidades de conservación.
Espacio físico inadecuado para los archivos
Infraestructura débil por encontrarse en un
tercer piso.

Aplicación de criterios personales en la

organización de archivos, Desconocimiento
Falta de capacitación archivística
de los procesos y procedimientos, a pesar
de realizar capacitaciones.

Desarticulación de las actividades y

Falta de personal tomando iniciativas sin conocer los
procesos y procedimientos.

PRIORIZACION DE LOS ASPECTOS CRITICOS

ASPECTOS CRITICOS EJES ARTICULADORES

Se evidencia una débil
presencia institucional en 8 5 8 5 8 34
Gestión Documental

Falta de personal 7 3 8 2 7 27

Normalización de la
5 3 8 2 7 25
ordenación de documentación

Espacio físico inadecuado

8 3 8 2 7 28
para los archivos

Falta de capacitación
10 5 7 5 5 33
archivística

No se cuenta con un Sistema

de Gestión Electrónica de
Documentos de Archivo, y
6 2 8 3 7 26
debilidades en la estructura
tecnológica para su
implementación

SUMATORIA TOTAL 44 21 47 19 41
 FORMULACION DE LA VISION ESTRATEGICA

La Alcaldía Municipal de Rovira garantizará la preservación de la información, el

fortalecimiento de los aspectos tecnológicos y de seguridad, así como la adecuada
administración de sus archivos tomando en cuenta planes como la organización de las
historias laborales y contratos en beneficio de los usuarios tanto internos como
externos de la entidad, mediante la documentación de los lineamientos para el
adecuado manejo de los documentos electrónicos de archivo, el establecimiento de la
interoperabilidad de sus sistemas de información y el fortalecimiento del adecuado
manejo de la gestión documental de la Entidad, por parte de todos sus funcionarios
También la formulación y la adopción del Programa de Gestión Documental, el Sistema
Integrado de Conservación de documentos, y un Software único para todas las
dependencias, manejado por un profesional para la seguridad e infraestructura
tecnológica de la información.

ASPECTOS CRITICOS VALOR EJES ARTICULADORES VALOR

Se evidencia una débil presencia

34 47
institucional en Gestión Documental Preservación de la información

Falta de capacitación archivística 33 44

Administración de archivos
Espacio físico inadecuado para los Fortalecimiento y articulación
28 41
archivos

Herramienta tecnológica para la

21
radicación de comunicaciones 27 Acceso a la información
oficiales
No se cuenta con un Sistema de
Gestión Electrónica de Documentos
Aspectos tecnológicos y
de Archivo, y debilidades en la 26 19
de seguridad
estructura tecnológica para su
implementación

Normalización de la ordenación de
25
documentación

OBJETIVOS

ASPECTOS CRITICOS / PLANES Y PROYECTOS

OBJETIVOS
EJES ARTICULADORES ASOCIADOS
Socializar las Tablas
de Retención Plan de capacitación –
Las tablas de retención Documental a Meta. Socialización TRD
documental no se funcionarios de la Plan de Transferencia
encuentran aprobadas, ni entidad, como su Primaria – Meta: Creación e
implementadas publicación en la Implementación TRD para las
Página Web Transferencia primaria
Institucional.

Divulgar y capacitar en
gestión documental y Plan de Capacitaciones
manejo de los
Falta de capacitación Archivístico– Meta:
instrumentos
archivística Articulado al Programa de
archivísticos al
personal interno. capacitación Institucional

Espacio físico inadecuado
para los archivos
Herramienta tecnológica
para la radicación de
comunicaciones oficiales
No se cuenta con un
Sistema de Gestión
Electrónica de
Documentos de Archivo, y
debilidades en la estructura
tecnológica para su
implementación
Elaborar los planes que
conforman el Sistema Proyecto Administración
Integrado de de Archivo – Meta: Sistema
Conservación – SIC Integrado de Conservación -
Elaborar política interna SIC, Instrumentos
para la valoración y archivísticos
disposición final de los
documentos
Proyecto Administración
Garantizar los
de Archivo:
servicios de entrega
Elaboración del programa de
y recepción de la
gestión documental
correspondencia.
electrónico.
Adquirir e implementar
Plan Estratégico de la
Sistema de Gestión
Información- Meta:
Electrónico de
Elaboración del Plan de
documentos de
Digitalización.
archivo acorde a las
necesidades de la
entidad, para Plan de Adquisición de
administrar la Compras – Meta:
información Adquisición de Software de
Definir e implementar Correspondencia y de
políticas de Gestión Documental de la
confidencialidad, Alcaldía.
protección de datos,
seguridad de la Programa de Gestión
información, gestión de Documental – Meta:
Implementación instrumentos
documentos,
archivísticos
estandarización de la
articulación de los
Sistemas de Gestión
de la Información y
procesos archivísticos
 Elaborar e implementar
el programa de gestión
de documentos
electrónicos para
articular y facilitar la
gestión documental
Elaborar la
investigación preliminar
de cambios de
estructura orgánico
Funcional
Normalización de la Elaborar la Proyecto Administración de
ordenación de Metodología para la Archivo – Meta: Proyecto de
documentación valoración documental Inversión y plan de calidad
y la aplicación de la
disposición final de los
documentos conforme
a las TRD proyectadas
por la entidad
Hacer uso y adopción
Los procesos no se hacen de las normas que
de acuerdo a la reglamentan los Proyecto Administración de
normatividad procesos Archivo – Meta: elaboración
Articular los procesos e implementación del
de gestión documental programa de gestión
Fortalecimiento y
con los otros modelos documental PGD
articulación
de gestión de la
empresa.
PLANES Y PROYECTOS

Creación y Aprobación de Tabla de Retención Documental –TRD

Ítem Instrumento Responsable Fecha de Fecha Entregable Observacione

Inicio Final s
1 TRD Contratista Marzo de Diciembre TRD Se depende
2014 de 2014 de un tercero

Sistema Integrado de Conservación - SIC

Ítem Instrumento Responsable Fecha de Fecha Entregable Observa

Inicio Final ciones
1 Levantamient Archivo central Abril de Mayo de Insumos para el
o de 2017 2017 SIC
información
2 Elaboración Archivo central Abril de Mayo de SIC
del SIC 2017 2017
3 Aprobación de Archivo central Abril de Mayo de Acta comité
SIC 2017 2017 interno de archivo
4 Asistencia Archivo central Junio de Agosto de Informe de
técnica para la 2017 2017 seguimiento de
Implementaci Implementación
ón del SIC

Normalización de los procesos de gestión documental en el sistema de calidad

Íte Instrumento Responsable Fecha de Fecha Entregable Observacione

m Inicio Final s
1 Ajustar los Archivo Junio de Agosto de Ajustes Entrega de
procedimientos central 2017 2017 ajustes de
que hagan falta calidad
2 Formular Archivo Mayo de Junio de Se revisara
procedimientos, central 2017 2017 que
guías e instrumentos
instructivos se requieren a
los ya
elaborados

MAPA DE RUTA

Ejecución

Planes Largo plazo

Corto plazo Mediano plazo
2017 2018 2019 2020
Capacitaciones del personal de la
alcaldía en gestión documental

Ajustes a las Tablas de retención

documental

Fortalecimiento de las
herramientas tecnológicas para la
gestión documental
Plan piloto para la digitalización
de expedientes.

Programa de gestión documental -

PGD
Normalización del proceso de
gestión documental en el Sistema
de calidad
Sistema integrado de
conservación
Implementación de expedientes
electrónicos