Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
“PINAR”
Código: PLA-GD-002 - Versión: 02
Vigente desde: 2019/XX/XX
PLAN
INSTIT
UCION
AL
DE
ARCHI
VOS
“PINA
R”
1
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
“PINAR”
Código: PLA-GD-002 - Versión: 02
Vigente desde: 2019/XX/XX
TABLA DE CONTENIDO
PAG.
INTRODUCCION 3
1. OBJETIVO 4
2. CONTEXTUALIZACION 4
2.
MISION 4
1
2.
VISION 4
2
2.
PRINCIPIOS Y VALORES 4
3
3 PROPOSITO 5
4 MARCO NORMATIVO 6
5 DEFINICIONES 7
6 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 10
6.
IDENTIFICACION DE LA SITUACION ACTUAL 10
1
6.
RIESGOS RELACIONADOS A LOS ASPECTOS CRÍTICOS 10
2
6. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES
11
3 ARTICULADORES
6.
VISIÓN ESTRATÉGICA DEL 12
4
6.
OBJETIVOS 13
5
6.
PLANES Y PROYECTOS 14
6
6.
MAPA DE RUTA 17
7
6.
SEGUIMIENTO Y CONTROL 18
8
6.
AJUSTES DEL PLAN 18
9
7 CONTROL DE CAMBIOS 18
2
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
“PINAR”
Código: PLA-GD-002 - Versión: 02
Vigente desde: 2019/XX/XX
1. INTRODUCCIÓN
3
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
“PINAR”
Código: PLA-GD-002 - Versión: 02
Vigente desde: 2019/XX/XX
2. CONTEXTUALIZACIÓN
2.1 MISIÓN
2.2 VISIÓN
Los siguientes son los principios que rigen el actuar de los servidores públicos
en el Instituto de Financiamiento, Promoción y Desarrollo de Ibagué -
INFIBAGUÉ:
4
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
“PINAR”
Código: PLA-GD-002 - Versión: 02
Vigente desde: 2019/XX/XX
3. PROPÓSITO
5
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
“PINAR”
Código: PLA-GD-002 - Versión: 02
Vigente desde: 2019/XX/XX
De igual manera es el instrumento por medio del cual se priorizan las actividades a
ejecutar del Programa de Gestión Documental (PGD).
4. MARCO NORMATIVO
Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras
disposiciones:
Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán
elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas
tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos
archivísticos.
Parágrafo. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y
eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su
integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Ley 1564 de 2012: “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se
dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de
las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y trámites de los procesos
judiciales, así como en la formación y archivo de los expedientes” (Artículo 103).
Ley 1712 de 2014 – Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de
acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones"
6
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
“PINAR”
Código: PLA-GD-002 - Versión: 02
Vigente desde: 2019/XX/XX
Decreto 1080 de 2015: "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector Cultura". Capítulos V, VII y IX.
Decreto 2482 de 2012: “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la
integración de la planeación y la gestión”.
Resolución de Gerencia No. 204 de Abril 03 de 2018 Por medio de la cual se adopta el
Modelo Integrado de Planeación y Gestión — MlPG, en el Instituto de Financiamiento,
Promoción y Desarrollo de Ibagué — INFIBAGUE, se conforma el Comité Institucional de
Gestión y Desempeño, se derogan las Resoluciones 0538 de 2005, 0492 de 2014, 1260 de
2017 y 1859 de 2017 y se dictan otras disposiciones.
5. DEFINICIONES
7
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
“PINAR”
Código: PLA-GD-002 - Versión: 02
Vigente desde: 2019/XX/XX
8
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
“PINAR”
Código: PLA-GD-002 - Versión: 02
Vigente desde: 2019/XX/XX
Las políticas y los lineamientos establecidos en el presente documento, deben ser la base
para facilitar el adecuado control de la gestión documentación de INFIBAGUE desde la
creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivística.
9
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
“PINAR”
Código: PLA-GD-002 - Versión: 02
Vigente desde: 2019/XX/XX
Para la identificación de los aspectos críticos en el área de Gestión Documental del Instituto
de Financiamiento, Promociòn y Desarrollo, se tuvo en cuenta la información consignada en
las siguientes herramientas:
Según lo anterior se identifican los aspectos críticos que deben tomarse en cuenta para el
presente documento, de lo cual se procederá a identificar los riesgos asociados.
10
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
“PINAR”
Código: PLA-GD-002 - Versión: 02
Vigente desde: 2019/XX/XX
Incumplimiento de la normatividad.
Dificultad para administrar el ciclo de vida de los
documentos.
Pérdida de la memoria institucional
Dificultad para la recuperación de la información.
Pérdida de información.
Duplicidad de información.
Dificultades en la recuperación de los documentos
asociados a un expediente.
Imposibilidad en la conformación de expedientes
electrónicos íntegros.
No existe un Sistema de Gestión
Inconvenientes en la aplicación de disposición final
de Documentos Electrónicos de
de documentos.
Archivo - SGDEA
Emisión o trámite de documentos sin atributos de
validez legal y criterios de integridad.
Descentralización de la información de carácter
oficial en diferentes aplicativos y/o sistemas.
Pérdida de la trazabilidad en los trámites
administrativos.
Cuadro 2. Aspectos Críticos
De acuerdo con los riesgos evidenciados, es necesario priorizar cada uno de los aspectos
críticos estableciendo una relación directa entre cada uno de estos, y el eje articulador que
se sintetizan en cinco aspectos relevantes en la gestión documental: administración de
archivos, acceso a la información, preservación de la información, aspectos tecnológicos y
de seguridad y fortalecimiento y articulación.
Informaciòn
Tecnológicos y
Fortalecimiento y
Preservación de
de Seguridad
de Archivos
articulaciòn
Aspectos
11
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
“PINAR”
Código: PLA-GD-002 - Versión: 02
Vigente desde: 2019/XX/XX
la Informaciòn
Los aplicativos informàticos para
gestiòn de documentos en
1 INFIBAGUE, no son incluìdos en la 5 4 8 4 3 24
planificaciòn del control de documentos
de los proyectos.
12
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
“PINAR”
Código: PLA-GD-002 - Versión: 02
Vigente desde: 2019/XX/XX
6.5. OBJETIVOS
ASPECTOS
PLANES Y PROYECTOS
CRITICOS/EJES OBJETIVOS
ASOCIADOS
ARTICULADORES
Implementar la Gestiòn
Electrònica de documentos,
Los aplicativos informàticos
como estrategia para alcanzar
para gestiòn de documentos
el flujo de informaciòn
en INFIBAGUE, no son Proyectos Gestiòn de
confiable para la toma de
incluìdos en la planificaciòn Informaciòn
decisiones y la articulaciòn de
del control de documentos
los procesos y proyectos del
de los proyectos.
Instituto con el Proceso de
Gestiòn de Documentos.
13
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
“PINAR”
Código: PLA-GD-002 - Versión: 02
Vigente desde: 2019/XX/XX
- Diagnóstico y Consolidación:
14
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
“PINAR”
Código: PLA-GD-002 - Versión: 02
Vigente desde: 2019/XX/XX
- Implementación:
15
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
“PINAR”
Código: PLA-GD-002 - Versión: 02
Vigente desde: 2019/XX/XX
16
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
“PINAR”
Código: PLA-GD-002 - Versión: 02
Vigente desde: 2019/XX/XX
Entiéndase como el registro de conceptos o términos, cuyo fin es brindar una herramienta
que facilite la normalización de series, subseries y tipos documentales.
Una vez aplicados los instrumentos archivísticos tales como las TRD y TVD, se procede a
destruir aquella documentación que ha perdido sus valores administrativos, legales o
fiscales y no posean valores históricos, de acuerdo con los plazos y condiciones
establecidos en los instrumentos mencionados con el fin de racionalizar la conservación de
la documentación y establecer el patrimonio documental del Departamento, se aplica a los
expedientes producidos por las dependencias en cualquier soporte.
17
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
“PINAR”
Código: PLA-GD-002 - Versión: 02
Vigente desde: 2019/XX/XX
7. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACION
18