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SOLUCIONES UN
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Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA APLICACIÓN
PARA UN SISTEMA GENÉRICO DE DISTRIBUCION
Y COMERCIALIZACIÓN

— ggsi@idesoluciones.com
ggsi@idesoluciones.com
Por: SOLUCIONES UN

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERÍA
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
E INDUSTRIAL

ADQUISICIONE Version No:  Elaborado por: Andrés Felipe Fuentes Página

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ADQUISICIONES DEL PROYECTO

1. INTRODUCCIÓN

La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los
productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el
trabajo. Este documento presenta la perspectiva de adquisición como los vendedores del
producto.

2. CONTROL DE VERSIONES

Fecha Versión Descripción Autor

(dd/mm/aaaa)
16/06/2009 1.00 Creación de la plantilla para tener Andrés Felipe
seguimiento del control de adquisiciones Fuentes
19/06/2009 2.00 Documento revisado por la Líder de Catalina
Calidad Cuenca

3. PROCESOS DEL AS ADQUISICIONES

3.1 Planificar las Compras y Adquisiciones

El proceso Planificar las Compras y Adquisiciones identifica qué necesidades del

proyecto pueden satisfacerse de mejor manera comprando o adquiriendo los productos,
servicios o resultados fuera de la organización del proyecto, y qué necesidades del
proyecto puede satisfacer el equipo del proyecto durante la ejecución del proyecto. Este
proceso implica considerar si es conveniente adquirir, qué y cuánto adquirir, y cómo y
cuándo hacerlo.

El proceso Planificar las Compras y Adquisiciones también incluye la consideración de

posibles vendedores, especialmente si el comprador desea ejercer algún tipo de
influencia o control sobre las decisiones de contratación. También se deberá considerar
quién es el responsable de obtener o mantener los permisos y licencias profesionales
relevantes que la legislación, alguna regulación o la política de la organización puedan
requerir al ejecutar el proyecto.

Que se desea adquirir:

3 Computadores portátiles.
1 Impresora
Papelería:
 Resmas de papel tamaño carta
 Esferos
 Agendas
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ADQUISICIONES DEL PROYECTO

Se hace una revisión con el líder de proyecto para considerar las condiciones del
mercado, y qué productos, servicios y resultados están disponibles en el mercado,
quién los tiene, y bajo qué términos y condiciones.

Y las empresas que presentar el mejor perfil de proveedores son:

SUMINAS Ltda. Para todo lo que tiene que ver con la papelería (resmas, esferos,
agendas).
COMPUSALE Ltda. Para los portátiles y la impresora.

Se realiza un tipo de contrato para proporcionan las políticas, procedimientos, guías y

sistemas de gestión formales e informales existentes relacionados con la adquisición,
para se esto se pretende realizar un Juicio de Expertos que es requerido para evaluar las
entradas y las salidas del proceso. El juicio de expertos lo usamos para desarrollar o
modificar los criterios que se aplicarán para evaluar las ofertas o las propuestas hechas
por los vendedores. El juicio de expertos legales puede involucrar los servicios de un
abogado para ayudar con los términos y condiciones de las adquisiciones que no se
ajusten a las normas. Dicho juicio y experiencia, incluida la experiencia en negocio y
técnica, se aplican tanto a los detalles técnicos de los productos, servicios o resultados
adquiridos como a los diferentes aspectos de los procesos de gestión de las
adquisiciones.

El tipo de contrato que se uso es el de Precio Fijo o de Suma Global que nos implica
un precio total fijo para un producto bien definido, también incentivos para quienes
cumplan o superen objetivos del proyecto seleccionados, tales como los objetivos del
cronograma, y que también maneja una orden de compra por un artículo específico que
debe ser entregado en una fecha específica por un precio determinado.

Después de realizar los estudios col el líder del proyecto en la planificación de las
compras y adquisiciones obtenemos:

• Determinación de las fechas planificadas en cada contrato para los productos

entregables del contrato y coordinación con los procesos de desarrollo y
control del cronograma

• Identificación de garantías de cumplimiento o de contratos de seguros para

mitigar algunas formas de riesgos del proyecto

• Determinación de las instrucciones que se proporcionarán a los vendedores

para desarrollar y mantener una estructura de desglose del trabajo del
contrato

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ADQUISICIONES DEL PROYECTO

• Determinación de la forma y el formato que se usarán en el enunciado del

trabajo del contrato

3.2 Planificar las Compras y Adquisiciones

El proceso Planificar la Contratación prepara los documentos necesarios para respaldar

el proceso Solicitar Respuestas de Vendedores y el proceso Selección de Vendedores.

Aquí lo que manejamos adicional al paso anterior es el Plan de Gestión del Proyecto
don se manejan los riesgos de la adquisición.

 Registro de riesgos.
 Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo
 Requisitos de recursos de las actividades
 Cronograma del proyecto.
 Estimaciones de costes de las actividades
 Línea base de coste

Criterios de Evaluación

Bajo la responsabilidad de todos los integrantes del grupo de trabajo respondemos a las
siguientes preguntas.

Entender la necesidad. ¿En qué medida la propuesta del vendedor responde al

enunciado del trabajo del contrato?
R// En gran parte

Coste total o del ciclo de vida. ¿Producirá el vendedor seleccionado el coste total
más bajo (coste de compra más coste de operación)?
R// SI

Capacidad técnica. ¿Tiene el vendedor las habilidades y conocimientos técnicos

necesarios, o puede esperarse razonablemente que los adquiera?
R// SI

Enfoque de gestión. ¿Tiene el vendedor los procesos y procedimientos de gestión

para asegurar el éxito del proyecto, o puede esperarse razonablemente que los
desarrolle?
R// SI

Enfoque técnico. ¿Cumplen las metodologías, técnicas, soluciones y servicios

técnicos propuestos por el vendedor con los requisitos de la documentación de
adquisición, o es probable que proporcionen más que los resultados esperados?
R// SI

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ADQUISICIONES DEL PROYECTO

Capacidad financiera. ¿Tiene el vendedor los recursos financieros necesarios, o

puede esperarse razonablemente que los obtenga?
R// SI

Capacidad e interés de producción. ¿Tiene el vendedor la capacidad y el interés para

cumplir con los posibles requisitos futuros?
R// SI

Tamaño y tipo de negocio. ¿Responde la empresa del vendedor a un tamaño o tipo

de negocio específico, como por ejemplo, una pequeña empresa, una empresa dirigida
por mujeres o una pequeña empresa desfavorecida, según la definición del comprador
o de acuerdo con lo establecido por una agencia gubernamental y determinado como
una condición para que se le adjudique un contrato?
R// SI

Referencias. ¿Puede el vendedor proporcionar referencias de clientes anteriores que

verifiquen la experiencia laboral y el cumplimiento de los requisitos contractuales por
parte del vendedor?
R// SI

Derechos de propiedad intelectual. ¿Reivindica el vendedor los derechos de

propiedad intelectual en los procesos de trabajo o servicios que usarán o en los
productos que producirán para el proyecto?
R// SI

Derechos de propiedad exclusiva. ¿Reivindica el vendedor los derechos de

propiedad exclusiva en los procesos de trabajo o servicios que usarán o en los
productos que producirán para el proyecto?
R// SI

3.3 Solicitar Respuestas de los Vendedores

El proceso Solicitar Respuestas de Vendedores obtiene respuestas, tales como ofertas

y propuestas, de potenciales vendedores, acerca de la forma en que puede cumplirse
con los requisitos del proyecto. La mayor parte del esfuerzo real en este proceso es
realizado por los vendedores potenciales, normalmente sin coste directo para el
proyecto ni para el comprador.

3.4 Selección de Vendedores

El proceso Selección de Vendedores recibe ofertas o propuestas y aplica criterios de

evaluación, según corresponda, para seleccionar uno o más vendedores calificados y

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ADQUISICIONES DEL PROYECTO

aceptables como tales. En el proceso de decisión de selección de vendedores se

pueden evaluar muchos factores, a saber:

• El precio o coste puede ser el determinante principal para un artículo listo para
vender, pero el menor precio propuesto puede no ser el menor coste si el
vendedor se demuestra incapaz de entregar los productos, servicios o
resultados a tiempo.

• Las propuestas a menudo son divididas en secciones técnicas (enfoque) y

comerciales (precio), y cada una se evalúa por separado. A veces, se
requieren secciones de gestión como parte de la propuesta, que también
tienen que ser evaluadas.

• Pueden requerirse múltiples fuentes para productos, servicios y resultados

críticos, para poder mitigar los riesgos que pueden estar asociados a temas
tales como cronogramas de entrega y requisitos de calidad. Se tienen en
cuenta el coste potencialmente superior asociado a esos múltiples
vendedores, incluida toda pérdida de posibles descuentos por cantidad, y
los temas de reemplazo y mantenimiento.
Las herramientas y técnicas descritas aquí pueden usarse solas o en combinación para
seleccionar vendedores. Por ejemplo, un sistema de ponderación puede ser usado
para:

• Seleccionar un solo vendedor al que se le solicitará que firme un contrato

estándar.

• Establecer una secuencia de negociación clasificando todas las propuestas

por medio de puntuaciones de evaluación ponderadas asignadas a cada
propuesta.

En las adquisiciones importantes, el proceso total de requerir respuestas por parte de

los vendedores y evaluarlas puede repetirse. Se puede establecer una lista corta de
vendedores calificados basándose en una propuesta preliminar. Luego puede realizarse
una evaluación más profunda basándose en una propuesta más detallada y completa
que se les solicita a los vendedores de la lista corta.

3.5 Administración del Contrato

Tanto el comprador como el vendedor administran el contrato con finalidades similares.

Cada parte se asegura de que ambas partes cumplan con sus obligaciones
contractuales y de que sus propios derechos legales se encuentren protegidos. El
proceso Administración del Contrato asegura que el rendimiento del vendedor cumplirá
con los requisitos contractuales y que el comprador actuará conforme a los términos del
contrato. En proyectos más grandes con varios proveedores de productos, servicios y

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resultados, un aspecto clave de la administración del contrato es gestionar las

interfaces entre los diversos proveedores.

3.5 Cierre del Contrato

El proceso Cierre del Contrato respalda al proceso Cerrar Proyecto, ya que incluye la
verificación de que todo el trabajo y todos los productos entregables han sido
aceptables. El proceso Cierre del Contrato también incluye actividades administrativas,
como por ejemplo, actualización de registros para reflejar los resultados finales y
archivo de dicha información para su uso en el futuro. El cierre del contrato aborda cada
contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto. En proyectos de múltiples
fases, el plazo de un contrato puede ser aplicable sólo a una fase determinada del
proyecto. En estos casos, el proceso Cierre del Contrato cierra los contratos aplicables
a esa fase del proyecto. Las reclamaciones sin resolver pueden quedar sujetas a litigio
después del cierre del contrato. Los términos y condiciones del contrato pueden
prescribir procedimientos específicos para el cierre del contrato.

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