REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DE EDUCACIÓN UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGIA

“UNIVERSIDAD VALLE DEL MOMBOY”
CARVAJAL – EDO TRUJILLO

Manual de procedimientos contables

Unidad de contabilidad

AUTORES:

NAGILMIR BASTIDAS 16.014.685

KERLIN PLAZA 25.767.094
ERVIN TORRES 26. 311.780

PROFESOR:
GILBERTO ROJAS

CARVAJAL, SEPTIEMBRE 2018

Manual de procedimientos contables
Unidad de contabilidad

Introducción

Todo ente publico o privado debe poseer un sistema de información contable, el cual se va a constituir
en un conjunto de elementos interrelacionados, el referido sistema de información contable procede a
almacenar los datos, y una vez procesados se convierten en información útil; que posteriormente se
distribuye entre los usuarios para la toma de decisiones. Es por ello que como todo sistema estará
conformada por otros subsistemas, de los cuales se va retroalimentando de información; permitiendo
lograr dos conceptos fundamentales dentro de la gerencia como son: Eficiencia en el manejo
adecuado y racional de los recursos, conjuntamente con la eficacia, para la consecución de los
objetivos. Es por esta razón que este sistema de Información contable va a estar ligado al desarrollo
de nuevas tecnologías, orientando a cualquier organización a cumplir con los tres objetivos principales:

• Automatizar los procesos operativos

• Proporcionar información que sirve de apoyo y fundamentación para la toma de decisiones.

• Lograr ventajas competitivas a través de su uso.

Con lo expuesto anteriormente, podemos mencionar que la contabilidad va a conceptualizarse en un

sistema de información ya que captura, procesa, emite y almacena información, que sirve para la toma
de decisiones; destacando que actualmente es uno de los procesos que mayor esfuerzo y dedicación
administrativa requiere a fin de cumplir con los objetivos de esta ciencia. Es por ello que la contabilidad
en cualquier organización va descansar en un sistema de contabilidad; el cual constituye un conjunto
de normas, pautas y procedimientos. Para controlar las operaciones y suministrar información
financiera, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones
administrativas y financiera que suministre.

OBJETIVOS DEL MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

OBJETIVO GENERAL

Planificar, Coordinar y Controlar los procedimientos y actividades administrativas, contables y

financieras con la finalidad de emitir información sobre la situación económica en un momento
determinado.

OBJETIVO ESPECIFICO

Elaborar registros contables en los siguientes libros: Libro Diario, Mayor General, Balance General,
Balance de Comprobación, Conciliaciones Bancarias y todo lo referente al área contable.

BASES LEGALES

La Contabilidad se rige por una serie de disposiciones, de Leyes Reglamentos y Resoluciones

emitidas por los diferentes órganos que conforman el sector en Venezuela.

La Contabilidad Publica en Venezuela tiene su fundamento en las disposiciones emanadas de la

Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela. De aquí nacen una serie de instrumentos
jurídicos que van a constituirse en la base para que la administración publica bien sea de entes
Descentralizados y o Centralizados; En este particular los institutos autónomos, las personas jurídicas
estatales de derecho público y las Fundaciones, Asociaciones Civiles y demás instituciones
constituidas con dinero público o aquellas que en un ejercicio tengan el 50% o más de su presupuesto
provengan de los fondos públicos.

Dentro de esta normativa jurídica podemos mencionar siguiendo la estructura piramidal de

Kiesen las siguientes leyes:

• La Ley Orgánica de Contraloría General de la Republica de Venezuela y el Sistema Nacional

de Control Fiscal según Gaceta Oficial Nº 37347 del 17 de Diciembre de 2001.

• La Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Publico según Gaceta Oficial Nº
37606 del 09 de Enero de .2003.

• Reglamento Nº 01 de la LOAFSP sobre el Sistema Presupuestario, según Gaceta oficial Nº

5592 extraordinaria del 27-06-2002.
 • Reglamento Nº 03 de la LOAFSP sobre el Sistema de Tesorería, según Gaceta oficial Nº
37419 extraordinaria del 09-04-2002.

• Reglamento Nº04 de la LOAFSP sobre el Sistema de Contabilidad, según Gaceta oficial Nº

5623 extraordinaria del 29-12-2002.

• La Ley Contra la Corrupción según Gaceta oficial Nº 5637 extraordinaria del 07-04-2003;
además de la ley Orgánica de la Administración Pública según Gaceta Oficial Nº 37305 del 17
–10- 2001.

• La Ley Orgánica de Planificación según Gaceta Oficial Nº 5554 del 13-11- 2001.

Debemos agregar las Disposiciones y Resoluciones emitidas por la Contraloría General de La

Republica de Venezuela fechada en Caracas el 30 de Abril de 1997 según Nº 01-00-00-015, sobre el
establecimiento de las Normas de Control Interno y Externo, conjuntamente con la publicada el 28 de
Noviembre de 1996 según Resolución Nº 01-00-00-032 que establece las Normas Generales de la
Contabilidad del Sector Público.

La Ley Orgánica de Contraloría General de la Republica de Venezuela y el Sistema Nacional de

Control Fiscal, se enfoca dentro del área contable a establecer los Sistemas de Contabilidad
atendiendo a la necesidad de unificar los criterios que prevalezcan dentro de los Sistemas y
Procedimientos de Contabilidad, entorno a la administración publica bien sea de entes centralizados
o descentralizados.

Se hace necesario destacar que los sujetos a las disposiciones contenidas dentro de esta ley deben
colaborar con la estructura del Sistema Nacional de Control Fiscal a fin de establecer el Control Interno
como un sistema para ello se señala una serie de instrumentos que lo conforman, tales como: El plan
de Organización, Políticas, Leyes, Reglamentos, Normas, así como los Métodos y Procedimientos e
instructivos adoptados para cumplir con el objeto primordial de esta Ley que no es más que el de
salvaguardar los recursos del Estado y de la nación. Es por ello que la misma ley establece la
responsabilidad que tiene cada ente sujeto a la ley de elaborar estos elementos que conforman el
sistema de control interno.

Es imprescindible acotar que la Contraloría General de la Republica de Venezuela, establece que los
órganos de control interno establecerán los reparos como consecuencia de la realización de auditorias,
fiscalizaciones cuando en el curso de las mismas se detecten indicios que se han causado daños al
patrimonio de un ente u organismo derivados de actos, hechos u omisiones contrarias a una norma
legal, sub-legal al Plan de Organización las Políticas, Normativa Interna, los Manuales de Sistemas y
Procedimientos que comprenden el Control interno; lo cual origina sanciones civiles, penales, de
carácter administrativo, no solo de tipo pecuniario, incluyendo las sanciones de tipo privativo de
libertad.
LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO.

Él articulo Nº 3 de resoluciones emitidas por la Contraloría General de La Republica de Venezuela

fechada en Caracas el 30 de Abril de 1997 según Nº 01-00-00-015, sobre el establecimiento de las
Normas de Control Interno y Externo, establece: “ El control Interno de cada organismo o entidad
debe organizarse en función de los principios generalmente aceptados de sistemas y estar
constituidas por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y procedimientos
efectivamente implantados y los recursos humanos, financieros y materiales cuyo funcionamiento
coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos:

• Salvaguardar el patrimonio público.

• Garantizar la cabalidad, la exactitud, veracidad y oportunidad de la información

Presupuestaria, financiera, administrativa técnica.

• Procurar la eficiencia, eficacia, economía y legalidad de los procesos y operaciones institucionales y

el acatamiento de las políticas establecidas por las máximas autoridades del ente u organismo.

LAS NORMAS GENERALES DE CONTABILIDAD DEL SECTOR PÚBLICO

Estas normas están diseñadas en función de crear un marco normativo que regule la Contabilidad,
constituido por un conjunto de reglas, preceptos, pautas, disposiciones y criterios básicos que
sustenten el diseño, establecimiento y prescripción de los Sistemas y Procedimientos de Contabilidad
con la finalidad de unificar la óptica contable de los entes públicos.

La resolución de carácter obligatorio establece los Principios de Contabilidad que rige el Sector Público
(Entidad, Continuidad, Registro, Periodo Contable, Revelación Suficiente, Importancia Relativa,
Prudencia, Uniformidad, Precio de Adquisición, Causado y Devengado, Unidad y Universalidad,
Dualidad Económica, Registro e Imputación Presupuestaria, Correlación de Ingresos y Gastos y
Principios Contables Supletorios) como también los requisitos que debe poseer la información
contable (Identificación, Oportunidad, Claridad, Relevancia o Pertinencia, Economicidad, Objetividad,
Verificabilidad, Imparcialidad, Utilidad y Confiabilidad).

La Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Publico según Gaceta Oficial Nº 37606 del
09 de Enero de .2003 define el Sistema de Contabilidad Publica estableciendo las funciones y
características que posee el mismo, sobre la cual se desprende el Manual de Normas de Control
Interno según Gaceta Oficial Extraordinaria de fecha 17 de Noviembre de 1998, la cual define los
mismos tópicos y establece un conjunto de norma

relativas al Sistema de Contabilidad tales como:

• Contabilidad Integrada.

• Información Financiera del Gobierno.

 • Manuales de Contabilidad.

• Registro y control de la ejecución Presupuestaria.

• Conciliación de saldos.

• Confirmación de saldos.

• Clasificación, análisis, evaluación y seguimiento de saldos de valores por cobrar y por pagar.

• Cierre del ejercicio contable

• Rendición de cuentas.

• Presentación de los Estados Financieros.

El Reglamento Nº 04 de la LOAFSP se refiere al Sistema de Contabilidad, tratando la aplicación de

las Normas Generales de Contabilidad para el correcto funcionamiento del Sistema de Contable, así
como una serie de principios implícitamente. Además establece una serie de requisitos que debe
poseer el Control Interno del sistema tales como: Niveles de Autorización de las Transacciones,
Supervisión, Acceso limitado a las Personas Autorizadas, Utilización de Formularios, y Registros
Prescritos, Identificación de Comprobantes y Documentos y la Organización de la Documentación
Física soporte de la información contable la cual debe ser Suficiente, Completa y Exacta.
 Departamento de administración
Unidad de contabilidad
Se encarga de instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para
garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones financieras,
presupuestales y de consecución de metas de la entidad, a efecto de suministrar información que
coadyuve a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y eficacia del control de gestión, a la
evaluación de las actividades y facilite la fiscalización de sus operaciones, cuidando que dicha
contabilización se realice con documentos comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la
debida observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables.

La contabilidad se registra de manera computarizada mediante formatos emitidos por el sistema Excel.
En los sistemas de contabilidad computarizados la labor del contador es prácticamente intelectual.
Este deberá asegurarse de que la configuración y entrada de una transacción sean conectadas, el
sistema hará el resto. Las ventajas de la contabilidad computarizada es que proporciona información
con mayor rapidez, se puede manejar un volumen de operaciones mayor y se reduce mucho el número
de errores por que la computarizada realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo
cuando se hacen en forma manual.
FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CONTABILIDAD

Establecer y operar las medidas necesarias para garantizar que el sistema de contabilidad del Centro
este diseñado para que su operación facilite la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos, costos,
gastos, avance en la ejecución de programas y en general de manera que permitan medir la eficacia
y eficiencia del gasto público federal.

• Realizar las acciones necesarias para garantizar que el sistema contable del organismo, así
como las modificaciones que se generen por motivos de su actualización, cuenten con las
autorizaciones legales para su funcionamiento y operación.

• Llevar a cabo la contabilidad del Instituto en los términos que establece la Ley de Presupuesto,
Contabilidad y Gasto Público.

• Emitir por escrito las principales políticas contables necesarias para asegurar que las cuentas
se operen bajo bases eficientes y consistentes, así como para la clara definición y asignación
de responsabilidades de funcionarios y empleados.

• Mantener actualizado el catálogo de cuentas y guía contabilizadora, de manera que éstos

satisfagan las necesidades institucionales y fiscalizadoras de información relativa a los
activos, pasivos, ingresos costos, gastos y avance en la ejecución de programas, recabando
para el efecto, las autorizaciones suficientes de las autoridades competentes.

• Registrar y controlar los recursos financieros provenientes del calendario financiero

presupuestal.

• Elaborar, analizar y consolidar los Estados Financieros.

• Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de inversión, realizando

conciliaciones mensuales contra los saldos reportados en los estados de cuenta bancarios y
por la Unidad de Tesorería, para garantizar la exactitud en el registro de fondos, y apoyando
a una correcta toma de decisiones.

• Preparar y presentar los datos que conforman la Cuenta Pública, el Sistema Integral de
Información, el Informe Presidencial, las reuniones para Junta Directiva, el Comité de Control
y Auditoría, y demás información complementaria que requieran las autoridades competentes
respecto de las actividades desarrolladas en el ámbito de su competencia.

• Informar

*El informar a través de los estados financieros de las operaciones practicadas.

 • Conocer cuáles son y a cuánto ascienden sus recursos, deudas, patrimonio, productos y
gastos.

• Observar y evaluar las operaciones de la entidad.

• Comparar los resultados obtenidos contra los de otros períodos .

• Evaluar los resultados obtenidos previamente determinados.

• Planear sus operaciones futuras dentro del marco socioeconómico en el que se desenvuelve.

OBJETIVO DE LA UNIDAD DE CONTABILIDAD.

• Registro oportuno de las operaciones presupuestarias y financieras que inciden en el

resultado de los Estados Financieros de cada ejercicio, para que sean útiles en la toma de
decisiones por parte de las autoridades superiores.

• Proporcionar información a: Directores y Jefes de Departamentos, con relación a la naturaleza

del valor de las cosas que la institución deba a terceros, la cosas poseídas por los negocios.
Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en
registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público.

• NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO CONTABLE

NORMAS

• Dar Cumplimiento a la normativa legal vigente referente a la Contabilidad para el sector

público.

• Elaborar y mantener actualizado los registros contables para la toma de decisiones.

Garantizar el cumplimiento de las normas de control interno

Procedimientos
Los cinco primeros días del mes siguiente se procede a recopilar la siguiente información:

• Reportes de la Unidad de Presupuesto.

• Reportes de la Unidad de Tesorería (Relación de la Cuentas Bancarias del mes en el cual

se va a Conciliar).

• Estados de Cuentas de las diferentes cuentas del Instituto.

• Reportes de la Unidad de Bienes (donde se registran los Activos que se adquirieron en el

mes).
• Se constata que los Ingresos y Egresos que se causaron y pagaron en el mes cuadre con
los reportes Presupuestarios y Financieros que arroja el sistema, se chequea cada
transacción.

• Se procede a realizar las Conciliaciones Bancarias de cada Cuenta Bancaria.

• Una vez revisado y comprobado que las transacciones Presupuestarias y Financieras están
cuadradas se procede a Elaborar el Libro Diario.

• Elaboración de Libros Mayores.

• Elaboración de Balance de Comprobación.

• Elaboración de Balance General.

• Impresión de dichos Libros y Estados Financieros para la toma de decisiones.

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE

 FORMATO DE LIBRO DIARIO DE LA UNIDAD DE CONTABILIDAD
Mes de enero 2013
S UBDIVIS ION DIVIS ION CUENTAS MAYORES
FECHA DES CRIPCION DEL AS IENTO S UBCUENTA
ES TADIS TICA ES TADIS TICA DEBE HABER
2013
Ene-31 Asiento N° 1
299 Hacienda Del Estado 517.418,87
Cierre de Ingresos por Recaudar Por Concepto de Presupuesto Ordinario no
recibido en lo financiero, correspondiente al ejercicio económico 2012.
122 Ingresos Por Recaudar 517.418,87
Cierre de Ingresos por Recaudar Por Concepto de Presupuesto Ordinario no
recibido en lo financiero, correspondiente al ejercicio económico 2012.
Ene-31 Asiento N° 2
299 Hacienda Del Estado 183.061,21
Cierre de Ingresos por Recaudar Por Concepto de Presupuesto Ordinario Por
Ingresos Propios no recibidos en lo financiero, correspondientes al ejercicio
económico 2012.
122 Ingresos Por Recaudar 183.061,21
Cierre de Ingresos por Recaudar Por Concepto de Presupuesto Ordinario Por
Ingresos Propios no recibidos en lo financiero, correspondientes al ejercicio
económico 2012.

Ene-31 Asiento N° 3
122 Ingresos Por Recaudar 4.617.670,37
Presupuesto Ordinario aprobado por el Consejo Legislativo del Estado Trujillo,
al Instituto De La Mujer Del Estado Trujillo para cubrir los Gastos de Personal,
de Inversión y Funcionamiento del ejercicio económico año 2013.
122 Ingresos Por Recaudar 900.000,00
Presupuesto De Ingresos aprobado por el Consejo Legislativo del Estado
Trujillo, al Instituto De La Mujer Del Estado Trujillo para cubrir los de
Inversión del ejercicio económico año 2013.
301 Ingresos 5.517.670,37
Presupuesto aprobado por el Consejo Legislativo del Estado Trujillo, al
Instituto De La Mujer Del Estado Trujillo para cubrir los Gastos de Personal, de
Inversión y Funcionamiento del ejercicio económico año 2013

Ene-31 Asiento N° 4
102 Tesorería 103.579,44
Banco de Venezuela Cuenta Corriente Nº 0102-0369-40-0000058719 103.579,44
Ingresos recaudados por concepto de Ingresos Propios por depósitos de
beneficiarios de Préstamos socialistas (Concesión de Préstamos A Largo
Plazo).
240 Otros Activos 103.579,44
Ingresos recaudados por concepto de Ingresos Propios por depósitos de
beneficiarios de Préstamos socialistas (Concesión de Préstamos A Largo
Plazo).

Ene-31 Asiento N° 5
299 Hacienda Del Estado 103.579,44
Ingresos recaudados por concepto de Ingresos Propios por depósitos de
beneficiarios de Préstamos socialistas (Concesión de Préstamos A Largo
Plazo). PRESUPUESTARIO.
122 Ingresos Por Recaudar 103.579,44
Ingresos recaudados por concepto de Ingresos Propios por depósitos de
beneficiarios de Préstamos socialistas (Concesión de Préstamos A Largo
Plazo). PRESUPUESTARIO.
Asiento N° 6
300 Gastos Presupuestarios 81.661,09
Compromiso del mes enero de 2013, según órdenes de compra.
103 Gastos Por Pagar
Compromiso del mes enero de 2013, según órdenes de compra. 81.661,09
Ene-31 Asiento N° 7
199 Situación Financiera Del Tesoro 941.258,49
Cierre de la Situación Financiera Del Tesoro del mes anterior
200 Situación Fiscal Del Tesoro 941.258,49
Cierre de la Situación Fiscal del Tesoro del mes anterior
Ene-31 Asiento N° 8
200 Situación Fiscal Del Tesoro 5.676.787,69
Actualización de Situación Fiscal del Tesoro
199 Situación Financiera Del Tesoro 5.676.787,69
Actualización de Situación Financiera del Tesoro

Cierre de mes 13.125.016,60 13.125.016,60

Manual de normas y procedimientos contables unidad de
compras

UNIDAD COMPRAS Y SUMINISTROS

El Manual de Normas y Procedimientos de la Unidad de Compras constituye un documento que
presenta y pone a disposición del personal la información ordenada y concisa acerca de los
actividades relacionadas con el proceso de contratación para el suministro de bienes y prestación de
servicios.

Es de hacer notar, que los manuales constituyen documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación dentro de una organización, pues en ellos se concentran las
instrucciones y lineamientos que se consideran necesarios para el mejor desempeño de las
actividades.

En este sentido, para las unidades administrativas este manual servirá de apoyo en el proceso
administrativo, por cuanto busca sistematizar las actividades que presentan relación directa con la
Unidad de Compras y Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios, con el fin de eliminar la
duplicidad de tareas, tener un uso racional de recursos, contar con información

oportuna y claridad en la ejecución de las actividades.

Es por ello, que se debe prever su actualización constante según las necesidades existentes y de
acuerdo a los cambios que se originen en el entorno que influyan directamente en las actividades
internas.

Base legal:

1. Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público Artículo 134. Decreto 6,233 Julio 2008.

2. Ley de Contrataciones Públicas. Decreto 5.929 de fecha 11 de Marzo de 2008, Gaceta Oficial
N°.5.877 de fecha 14 de Marzo de 2008.

3. Reforma Parcial Decreto N°.5.929, Gaceta Oficial N°.39.165 de fecha 24 de Abril de 2009.
4. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas. Gaceta 39.181, de fecha 19 de Mayo de 2009.

5. Normas Generales de Control Interno.

6. Ley de Reforma Parcial de la Ley de Contrataciones Públicas, Gaceta Oficial Nº 39.503 del 6 de
septiembre de 2010.

7. Reglamento Interno para el funcionamiento de la Comisión de Contrataciones de Obras Mayores,

Obras Menores, Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios.

Objetivo

Describir los procesos definidos para la Contratación de Bienes y Servicios para lograr la adecuada
prestación de los servicios administrativos, así como, proporcionar a los responsables de la
administración de los recursos financieros y en general a los usuarios de la Institución, lineamientos,
parámetros y criterios que contribuyan a sistematizar las actividades y con ello, propiciar el uso
racional y adecuado de los recursos que conforman el

Patrimonio del Instituto

Normas Generales

1. En concordancia a lo señalado en la Ley de Contrataciones Públicas la adquisición de bienes y

contratación de servicios, se realizará de acuerdo a las siguientes modalidades:

Tipo de Monto en Modalidades Modalidad de Unidad Autorización y Adjudicación

Contratación Unidades de pago Contratante Firma del

Contratista
Tributarias Contratación

Mayor a Consulta de Orden de Unidad de Comisión de

Adquisición Compras
2.500 hasta Precios Compra Contratación
de Bienes y
5.000 Presidenta
Contratación
Convenio
de Servicios
Marco
 Mayor a Concurso Orden de Comisión de Presidenta

5000 hasta Cerrado Compra Contratación

20.000

Contrato

Convenio

Marco

Mayor a Concurso Comisión de Consejo Consejo

Directivo Directivo
20.000 Abierto Contratación

ASPECTOS GENERALES

Parágrafo Único: Todos los procesos de contrataciones que se ejecute de acuerdo a lo señalado en
el artículo 21, se regirán según lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.

2. Todo contrato de adquisición de bienes o prestación de servicios deberá tener su origen a través
de una requisición. Los funcionarios autorizados para firmar estos documentos son la Presidenta y
el Jefe del Departamento de Administración y todo aquel que sea responsables de la ejecución
presupuestaria.

3. Se deberá disponer de los recursos presupuestarios necesarios para la Adquisición de Bienes y

Prestación de Servicios. Cuando se trate de bienes o servicios con características técnicas
especiales, las unidades solicitantes podrán contactar al proveedor a objeto de verificar la
pertinencia del bien o servicio requerido.

5. Cuando la adquisición de un bien, la contratación de un servicio u obra, este regulado por una
normativa o ley de la República, la unidad solicitante deberá remitir a la Unidad de compras la
exposición de motivos por los cuales debe adquirir ese bien, contratar ese servicio u obra, para que
ésta solicite la autorización ante la instancia respectiva.
6. La Unidad de Compras, establecerá el procedimiento para la solicitud de compras reguladas por
normativa o ley de la República, fijando el cronograma para su recepción y tramitación a nivel
institucional.

7. Las unidades ejecutoras serán las receptoras de los bienes y servicios requeridos por la Unidad
de Compras y serán responsables de distribuirlos a las unidades que dependan de ellas según los
requerimientos internos.

8. Para la adquisición de bienes o prestación de servicio, los mismos podrá ser efectuados a través
de un contrato marco u orden de compra, según el caso.

9. Para la adquisición de equipos de computación, ejecución de obras, las unidades académicas-

administrativas deberán requerir el aval técnico a la Unidad de Informática.

10. Las unidades intervinientes en los procesos de contrataciones del Instituto, deberán aplicar el
control previo en cada uno de los pasos del proceso administrativo, ya que su omisión constituye un
supuesto generador de responsabilidad administrativa de acuerdo a lo previsto en la Ley Orgánica
de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

11. Para todas las modalidades de selección de contratistas previstas en la Ley de Contrataciones
Públicas, así como en los procedimientos excluidos de la aplicación de estas modalidades, la unidad
usuaria deberá efectuar las actividades previas que garanticen una adecuada selección, además de
preparar el presupuesto base indicado en la Ley de Contrataciones Públicas. Asimismo, se debe
contar con la programación presupuestaria, especificaciones técnicas sin indicar marca comercial,
determinación de las ventajas económicas y técnicas.

12. En las modalidades de Concurso Cerrado, Consultas de Precios y Contrataciones Directas, las
empresas participantes, deberán ser previamente calificadas por la unidad contratante según su
capacidad legal, financiera y técnica.

13. Los procesos de contrataciones cuyos montos superen las 2500 UT deberán incorporar en el
pliego de condiciones el Compromiso de Responsabilidad Social así como las garantías y solvencias
requeridas.
 14. Los porcentajes para la determinación del Compromiso de Responsabilidad Social cuando
corresponda, se calculará de acuerdo a lo siguiente:

• Consulta de Precios 1%

• Concurso Cerrado 1,5%

• Concurso Abierto 2%

15. El informe de Recomendación de la Comisión de Contrataciones, a que hace referencia la Ley

de Contrataciones Públicas y su Reglamento, debe contener además:

• La identificación de los miembros de la Comisión de Contrataciones

• La modalidad de selección aplicada y su objeto.

• La identificación de los participantes y oferentes.

• Las razones técnicas, económicas y financieras en el que se fundamente la evaluación, la

selección de la oferta que merezca la adjudicación, así como las de aquellas que hubieren
obtenido la segunda y la tercera opción, si fuere el caso.

• La aplicación de medidas de promoción de desarrollo económico, si fuere el caso.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Responsable Actividad

1. Remite vía Web circular a las Unidades Académico-

Administrador I Unidad de Administrativas informando el lapso en el cual estará
abierto el modulo de programación de compras para la
Compras información respectiva.
 2. Ingresa en el Servicio Nacional de Contrataciones al
Módulo Programación de Compras, y registra las
compras a efectuar durante el ejercicio fiscal, en el lapso
establecido por la Unidad de Compras.

3. Emite reporte de consolidación de compras.

4. Ingresa al Sistema Nacional de Contrataciones en el

Modulo Programación Electrónica de Compras y
transcribe la información de la programación de compras
Administrador I Unidad de
para el ejercicio fiscal de acuerdo al instructivo
Compras respectivo.

5. Informa a la Unidad de Compras vía telefónica o

correo electrónico sobre la transcripción de la
información sobre la programación de compras para su
revisión.

6. Revisa en la página web del Sistema Nacional de

Contrataciones a través del Módulo Electrónico de
Administrador I Unidad de Programación de Compras la información transcrita por
el funcionario responsable de cada unidad académica
Compras
administrativa.

7. Informa a la Unidad de Compras a través de

Memorándum o correo electrónico, la culminación
Administrador I Unidad de
de la fase de transcripción de la Programación de
Compras Compras.
 8. Terminado el plazo, cierra el Módulo de
Programación de Compras.

9. Emite reporte de unidades que no completaron la

transcripción.

10. Emite reporte de Programación Consolidada.

Administrador I Unidad de 11. Genera un listado para verificar el registro de la

información por parte de las unidades académicas-
Compras administrativas.

12. Solicita vía correo electrónico al Sistema

Nacional de Contrataciones, listado con la
información que han transcrito cada una de las
unidades y efectúa la conciliación con los reportes
del SIAD.

13. Realiza el cierre de la Programación de

Compras al Sistema Nacional de Contrataciones.
Administrador I Unidad de
14. Emite el Certificado de envío de la data por el
Compras Modulo de Programación de Compras del SNC.
 15. Verifica los registros de la Programación de
Sistema Compras:

15.1. Si existe alguna discrepancia, emite correo

Nacional de
electrónico a la Presidenta de la Institución,
Contrataciones detallando los ítems a modificar y apertura
nuevamente el Sistema.
(SNC)

16. Monitorea que cada funcionario realice las

correcciones pertinentes.

a. Si toda la información está correcta, genera

automáticamente el consolidado del Instituto como
único ente en el Sistema Nacional de
Contrataciones.

b. Elabora un Oficio a la Dirección de Presidencia

Administrador I Unidad de informando sobre el cierre de la Programación
anual de compras.
Compras
c. Entrega copia del reporte de aprobación emitido
por el Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) a
al Departamento de Administración para el archivo
respectivo.