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AUTORES:
PROFESOR:
GILBERTO ROJAS
Introducción
Todo ente publico o privado debe poseer un sistema de información contable, el cual se va a constituir
en un conjunto de elementos interrelacionados, el referido sistema de información contable procede a
almacenar los datos, y una vez procesados se convierten en información útil; que posteriormente se
distribuye entre los usuarios para la toma de decisiones. Es por ello que como todo sistema estará
conformada por otros subsistemas, de los cuales se va retroalimentando de información; permitiendo
lograr dos conceptos fundamentales dentro de la gerencia como son: Eficiencia en el manejo
adecuado y racional de los recursos, conjuntamente con la eficacia, para la consecución de los
objetivos. Es por esta razón que este sistema de Información contable va a estar ligado al desarrollo
de nuevas tecnologías, orientando a cualquier organización a cumplir con los tres objetivos principales:
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVO ESPECIFICO
Elaborar registros contables en los siguientes libros: Libro Diario, Mayor General, Balance General,
Balance de Comprobación, Conciliaciones Bancarias y todo lo referente al área contable.
BASES LEGALES
• La Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Publico según Gaceta Oficial Nº
37606 del 09 de Enero de .2003.
• La Ley Contra la Corrupción según Gaceta oficial Nº 5637 extraordinaria del 07-04-2003;
además de la ley Orgánica de la Administración Pública según Gaceta Oficial Nº 37305 del 17
–10- 2001.
• La Ley Orgánica de Planificación según Gaceta Oficial Nº 5554 del 13-11- 2001.
Se hace necesario destacar que los sujetos a las disposiciones contenidas dentro de esta ley deben
colaborar con la estructura del Sistema Nacional de Control Fiscal a fin de establecer el Control Interno
como un sistema para ello se señala una serie de instrumentos que lo conforman, tales como: El plan
de Organización, Políticas, Leyes, Reglamentos, Normas, así como los Métodos y Procedimientos e
instructivos adoptados para cumplir con el objeto primordial de esta Ley que no es más que el de
salvaguardar los recursos del Estado y de la nación. Es por ello que la misma ley establece la
responsabilidad que tiene cada ente sujeto a la ley de elaborar estos elementos que conforman el
sistema de control interno.
Es imprescindible acotar que la Contraloría General de la Republica de Venezuela, establece que los
órganos de control interno establecerán los reparos como consecuencia de la realización de auditorias,
fiscalizaciones cuando en el curso de las mismas se detecten indicios que se han causado daños al
patrimonio de un ente u organismo derivados de actos, hechos u omisiones contrarias a una norma
legal, sub-legal al Plan de Organización las Políticas, Normativa Interna, los Manuales de Sistemas y
Procedimientos que comprenden el Control interno; lo cual origina sanciones civiles, penales, de
carácter administrativo, no solo de tipo pecuniario, incluyendo las sanciones de tipo privativo de
libertad.
LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO.
Estas normas están diseñadas en función de crear un marco normativo que regule la Contabilidad,
constituido por un conjunto de reglas, preceptos, pautas, disposiciones y criterios básicos que
sustenten el diseño, establecimiento y prescripción de los Sistemas y Procedimientos de Contabilidad
con la finalidad de unificar la óptica contable de los entes públicos.
La resolución de carácter obligatorio establece los Principios de Contabilidad que rige el Sector Público
(Entidad, Continuidad, Registro, Periodo Contable, Revelación Suficiente, Importancia Relativa,
Prudencia, Uniformidad, Precio de Adquisición, Causado y Devengado, Unidad y Universalidad,
Dualidad Económica, Registro e Imputación Presupuestaria, Correlación de Ingresos y Gastos y
Principios Contables Supletorios) como también los requisitos que debe poseer la información
contable (Identificación, Oportunidad, Claridad, Relevancia o Pertinencia, Economicidad, Objetividad,
Verificabilidad, Imparcialidad, Utilidad y Confiabilidad).
La Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Publico según Gaceta Oficial Nº 37606 del
09 de Enero de .2003 define el Sistema de Contabilidad Publica estableciendo las funciones y
características que posee el mismo, sobre la cual se desprende el Manual de Normas de Control
Interno según Gaceta Oficial Extraordinaria de fecha 17 de Noviembre de 1998, la cual define los
mismos tópicos y establece un conjunto de norma
• Contabilidad Integrada.
• Conciliación de saldos.
• Confirmación de saldos.
• Clasificación, análisis, evaluación y seguimiento de saldos de valores por cobrar y por pagar.
• Rendición de cuentas.
La contabilidad se registra de manera computarizada mediante formatos emitidos por el sistema Excel.
En los sistemas de contabilidad computarizados la labor del contador es prácticamente intelectual.
Este deberá asegurarse de que la configuración y entrada de una transacción sean conectadas, el
sistema hará el resto. Las ventajas de la contabilidad computarizada es que proporciona información
con mayor rapidez, se puede manejar un volumen de operaciones mayor y se reduce mucho el número
de errores por que la computarizada realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo
cuando se hacen en forma manual.
FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CONTABILIDAD
Establecer y operar las medidas necesarias para garantizar que el sistema de contabilidad del Centro
este diseñado para que su operación facilite la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos, costos,
gastos, avance en la ejecución de programas y en general de manera que permitan medir la eficacia
y eficiencia del gasto público federal.
• Realizar las acciones necesarias para garantizar que el sistema contable del organismo, así
como las modificaciones que se generen por motivos de su actualización, cuenten con las
autorizaciones legales para su funcionamiento y operación.
• Llevar a cabo la contabilidad del Instituto en los términos que establece la Ley de Presupuesto,
Contabilidad y Gasto Público.
• Emitir por escrito las principales políticas contables necesarias para asegurar que las cuentas
se operen bajo bases eficientes y consistentes, así como para la clara definición y asignación
de responsabilidades de funcionarios y empleados.
• Preparar y presentar los datos que conforman la Cuenta Pública, el Sistema Integral de
Información, el Informe Presidencial, las reuniones para Junta Directiva, el Comité de Control
y Auditoría, y demás información complementaria que requieran las autoridades competentes
respecto de las actividades desarrolladas en el ámbito de su competencia.
• Informar
• Planear sus operaciones futuras dentro del marco socioeconómico en el que se desenvuelve.
NORMAS
Procedimientos
Los cinco primeros días del mes siguiente se procede a recopilar la siguiente información:
• Una vez revisado y comprobado que las transacciones Presupuestarias y Financieras están
cuadradas se procede a Elaborar el Libro Diario.
Ene-31 Asiento N° 3
122 Ingresos Por Recaudar 4.617.670,37
Presupuesto Ordinario aprobado por el Consejo Legislativo del Estado Trujillo,
al Instituto De La Mujer Del Estado Trujillo para cubrir los Gastos de Personal,
de Inversión y Funcionamiento del ejercicio económico año 2013.
122 Ingresos Por Recaudar 900.000,00
Presupuesto De Ingresos aprobado por el Consejo Legislativo del Estado
Trujillo, al Instituto De La Mujer Del Estado Trujillo para cubrir los de
Inversión del ejercicio económico año 2013.
301 Ingresos 5.517.670,37
Presupuesto aprobado por el Consejo Legislativo del Estado Trujillo, al
Instituto De La Mujer Del Estado Trujillo para cubrir los Gastos de Personal, de
Inversión y Funcionamiento del ejercicio económico año 2013
Ene-31 Asiento N° 4
102 Tesorería 103.579,44
Banco de Venezuela Cuenta Corriente Nº 0102-0369-40-0000058719 103.579,44
Ingresos recaudados por concepto de Ingresos Propios por depósitos de
beneficiarios de Préstamos socialistas (Concesión de Préstamos A Largo
Plazo).
240 Otros Activos 103.579,44
Ingresos recaudados por concepto de Ingresos Propios por depósitos de
beneficiarios de Préstamos socialistas (Concesión de Préstamos A Largo
Plazo).
Ene-31 Asiento N° 5
299 Hacienda Del Estado 103.579,44
Ingresos recaudados por concepto de Ingresos Propios por depósitos de
beneficiarios de Préstamos socialistas (Concesión de Préstamos A Largo
Plazo). PRESUPUESTARIO.
122 Ingresos Por Recaudar 103.579,44
Ingresos recaudados por concepto de Ingresos Propios por depósitos de
beneficiarios de Préstamos socialistas (Concesión de Préstamos A Largo
Plazo). PRESUPUESTARIO.
Asiento N° 6
300 Gastos Presupuestarios 81.661,09
Compromiso del mes enero de 2013, según órdenes de compra.
103 Gastos Por Pagar
Compromiso del mes enero de 2013, según órdenes de compra. 81.661,09
Ene-31 Asiento N° 7
199 Situación Financiera Del Tesoro 941.258,49
Cierre de la Situación Financiera Del Tesoro del mes anterior
200 Situación Fiscal Del Tesoro 941.258,49
Cierre de la Situación Fiscal del Tesoro del mes anterior
Ene-31 Asiento N° 8
200 Situación Fiscal Del Tesoro 5.676.787,69
Actualización de Situación Fiscal del Tesoro
199 Situación Financiera Del Tesoro 5.676.787,69
Actualización de Situación Financiera del Tesoro
Es de hacer notar, que los manuales constituyen documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación dentro de una organización, pues en ellos se concentran las
instrucciones y lineamientos que se consideran necesarios para el mejor desempeño de las
actividades.
En este sentido, para las unidades administrativas este manual servirá de apoyo en el proceso
administrativo, por cuanto busca sistematizar las actividades que presentan relación directa con la
Unidad de Compras y Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios, con el fin de eliminar la
duplicidad de tareas, tener un uso racional de recursos, contar con información
Es por ello, que se debe prever su actualización constante según las necesidades existentes y de
acuerdo a los cambios que se originen en el entorno que influyan directamente en las actividades
internas.
Base legal:
1. Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público Artículo 134. Decreto 6,233 Julio 2008.
2. Ley de Contrataciones Públicas. Decreto 5.929 de fecha 11 de Marzo de 2008, Gaceta Oficial
N°.5.877 de fecha 14 de Marzo de 2008.
3. Reforma Parcial Decreto N°.5.929, Gaceta Oficial N°.39.165 de fecha 24 de Abril de 2009.
4. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas. Gaceta 39.181, de fecha 19 de Mayo de 2009.
6. Ley de Reforma Parcial de la Ley de Contrataciones Públicas, Gaceta Oficial Nº 39.503 del 6 de
septiembre de 2010.
Objetivo
Describir los procesos definidos para la Contratación de Bienes y Servicios para lograr la adecuada
prestación de los servicios administrativos, así como, proporcionar a los responsables de la
administración de los recursos financieros y en general a los usuarios de la Institución, lineamientos,
parámetros y criterios que contribuyan a sistematizar las actividades y con ello, propiciar el uso
racional y adecuado de los recursos que conforman el
Normas Generales
20.000
Contrato
Convenio
Marco
ASPECTOS GENERALES
Parágrafo Único: Todos los procesos de contrataciones que se ejecute de acuerdo a lo señalado en
el artículo 21, se regirán según lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.
2. Todo contrato de adquisición de bienes o prestación de servicios deberá tener su origen a través
de una requisición. Los funcionarios autorizados para firmar estos documentos son la Presidenta y
el Jefe del Departamento de Administración y todo aquel que sea responsables de la ejecución
presupuestaria.
5. Cuando la adquisición de un bien, la contratación de un servicio u obra, este regulado por una
normativa o ley de la República, la unidad solicitante deberá remitir a la Unidad de compras la
exposición de motivos por los cuales debe adquirir ese bien, contratar ese servicio u obra, para que
ésta solicite la autorización ante la instancia respectiva.
6. La Unidad de Compras, establecerá el procedimiento para la solicitud de compras reguladas por
normativa o ley de la República, fijando el cronograma para su recepción y tramitación a nivel
institucional.
7. Las unidades ejecutoras serán las receptoras de los bienes y servicios requeridos por la Unidad
de Compras y serán responsables de distribuirlos a las unidades que dependan de ellas según los
requerimientos internos.
8. Para la adquisición de bienes o prestación de servicio, los mismos podrá ser efectuados a través
de un contrato marco u orden de compra, según el caso.
10. Las unidades intervinientes en los procesos de contrataciones del Instituto, deberán aplicar el
control previo en cada uno de los pasos del proceso administrativo, ya que su omisión constituye un
supuesto generador de responsabilidad administrativa de acuerdo a lo previsto en la Ley Orgánica
de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
11. Para todas las modalidades de selección de contratistas previstas en la Ley de Contrataciones
Públicas, así como en los procedimientos excluidos de la aplicación de estas modalidades, la unidad
usuaria deberá efectuar las actividades previas que garanticen una adecuada selección, además de
preparar el presupuesto base indicado en la Ley de Contrataciones Públicas. Asimismo, se debe
contar con la programación presupuestaria, especificaciones técnicas sin indicar marca comercial,
determinación de las ventajas económicas y técnicas.
12. En las modalidades de Concurso Cerrado, Consultas de Precios y Contrataciones Directas, las
empresas participantes, deberán ser previamente calificadas por la unidad contratante según su
capacidad legal, financiera y técnica.
13. Los procesos de contrataciones cuyos montos superen las 2500 UT deberán incorporar en el
pliego de condiciones el Compromiso de Responsabilidad Social así como las garantías y solvencias
requeridas.
14. Los porcentajes para la determinación del Compromiso de Responsabilidad Social cuando
corresponda, se calculará de acuerdo a lo siguiente:
• Consulta de Precios 1%
• Concurso Abierto 2%
Responsable Actividad