SITUACIÓN PLANEACIÓN
- Viajaremos el 15 de Diciembre a Se delegarán las siguientes funciones y se
Cusco, Perú, como despedida, por tal
motivo tenemos que pasarla todos
bien.
- Será un viaje corto de 4 días en el que
tenemos que conocer la mayor
cantidad de lugares con el menor
presupuesto posible.
VIAJE DE - Tenemos que comprar pasajes y
EGRESADOS averiguar tours para comparar si nos
sale más económico así o yendo por
nuestra cuenta para armar nuestro
itinerario.
- Hacer un presupuesto respecto a la
estadía (hospedaje, alimentación, etc.)
- Reservar hotel, coordinar los lugares
en donde nos alimentaremos.
- La fiesta se llevará acabo el 20 de
Diciembre en Chiclayo.
- Tiene que realizarse en un lugar
amplio y abierto ya que somos 50
compañeros (más parejas – 100
apróx.) para estar cómodos.
- Cada uno tiene que contar con una
invitación especial para el recuerdo.
- El local debe de estar iluminado y
con una bonita decoración.
FIESTA DE FIN DE
- Contaremos con una buena
CURSO
agrupación musical y con un buen
Dj para bailar y divertirnos.
- Debemos buscar auspicios con
alguna cervecería o dispensadora
de tragos para reducir costos.
- Contar con presupuesto para la
realización de la fiesta.
- Contratar agentes de seguridad.
ORGANIZACIÓN
- Delegar correctamente a las
dejarán por escrito sus funciones:
- Área encargada de averiguar costos
de pasajes y separar con
anticipación.
- Área encargada de cotizar los tours
y contactar las agencias o armar el
itinerario con un cronograma acorde.
- Área encargada de averiguar y
reservar hospedaje y coordinar
restaurants.
- Área encargada de hacer un
presupuesto respecto a todos los
gastos, incluidos movilización dentro
de la ciudad y emergencias.
Se delegarán las siguientes funciones y se
dejarán por escrito sus funciones:
- Área encargada de averiguar costos
de locales que cumplan con nuestras
necesidades y encargarse de la
decoración e iluminación del mismo.
- Área encargada de conseguir
auspicios (por lo general, las
compañías de cervecería te apoyan
con el escenario para los músicos, con
cerveza –puede bajar costos- o con
dinero en efectivo)
- Área encargada de realizar diversas
actividades durante lo que queda del
año para conseguir fondos monetarios.
- Área encargada de contactar y cotizar
músicos y Dj.
- Área encargada de cotizar tarjetas de
invitación.
- Área encargada de contactar y cotizar
las agencias de seguridad.
INTEGRACIÓN
- Lograr reunir el dinero requerido para el viaje y
personas responsables de cada
tarea.
- Formar un área de tesorería para
poder recolectar el dinero, puede
ser semanal o mensualmente o
podría ser a través de actividades
para poder sacar fondos y sea
más liviana la inversión.
- Definir la posibles agencias de
viajes.
- Definir el tours o si haremos
nosotros la ruta (elegir la más
adecuada y tener un
cronograma).
- Definir el hotel y restaurants.
- Delegar correctamente a las
personas responsables de cada
tarea.
- Recepción de dinero obtenido a
través de las actividades (separar
inversión para las próximas y
guardar las ganancias)
- Definir el local, decoración e
iluminación según lo averiguado.
- Conocer con qué auspicios
contamos o definir el proveedor de
cerveza o bartender.
- Definir músicos y DJ.
- Definir el modelo y empresa en
donde enviaremos a realizar las
tarjetas de invitación.
- Definir la agencia de seguridad y
cuántos agentes necesitaremos
según el número de asistentes y
zona de ubicación.
DIRECCIÓN
Semanalmente haremos reuniones
así poder hacer las actividades a tiempo,
indicarles qué actividades podemos realizar
para reunir el dinero.
- Apoyar con el cronograma de actividades en
Cusco.
De no tener la información necesaria, motivarlos a
seguir averiguando hasta obtener la mejor
propuesta para lo siguiente:
- Reservación de pasajes a tiempo para todos
los integrantes.
- Reservación de hotel ya hecha a tiempo.
- Reservación de fecha y duración de tours.
- Reservación de restaurants.
- Reunir el dinero requerido para el cumplimiento
de la fiesta, buscar y apoya con las ideas
respecto a las actividades que podemos realizar
para cubrir todos los detalles.
- Motivar y apoyar con contactos y modelos de
cartas de auspicios al área encargada para
conseguir la mayor cantidad posible y poder
reducir costos.
- Apoyar con los modelos de las tarjetas de
invitación.
- Revisar las propuestas respecto a local,
decoración, iluminación, músicos, Dj, bebidas,
agentes de seguridad y de acuerdo al
presupuesto indicarles qué opciones podrían
ser y en qué están fallando al momento de
elegir.
CONTROL
pidiendo avances de cada área
respecto a lo siguiente:
- Detalle económico de todo los
reunido hasta el momento.
- Opciones de agencias de
viajes.
- Opciones de hoteles.
- Opciones de tours / itinerarios y
cronograma de cada día.
- Opciones de restaurants.
- Detalle del presupuesto
respecto a cada información
obtenida semanalmente para
comparar costos.
- Quincenalmente haremos reuniones
para ver los avances de cada área.
Evaluar cada una de sus propuestas.
- Controlar la caja, pedir detalle
económico de las ganancias en cada
actividad y cuánto es lo que vamos
reuniendo.
- Trabajar y evaluar arduamente al
área de auspicios (ver sus avances).