GUIA PARA EL USUARIO

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INDICE
Bienvenida

1.- Perfil de Usuario

1.1. Perfiles de Usuario

1.2. Área Comunidad
1.3. Área Administración
1.4 Requerimientos Técnicos
1.5 Ingreso al Sitio

2.-Comunidad (Área Administración )

2.1 Ingresos Comunidad

2.2. Ingreso Flujos Proyectados
2.3 Asignación UC
2.3.1 Unidades de Copropiedad
2.3.2. Editar Unidad de Copropiedad
2.3.3 Selección Comité de Administración
2.3.4. Asignaciones Unidad de Copropiedad
2.4 Reglamentos
2.5 Instalaciones
2.6 Deudas Iniciales
2.7 Fecha de Corte
2.8 Cartas Comunidad
2.9 Ejecutiva
2.10 Solicitudes

3.- Egresos

3.1 Cuentas por Pagar

3.2 Caja Chica
3.3 Cargos Banco

4.- Cobros Individuales

4.1 Seguros Individuales

4.2. Agua Individual
4.3. Combustible Individual
4.4. Electricidad Individual
4.5. Cobro Individual
4.6. Ajuste Individual
4.7. Cuota Especial
4.8. Instalaciones Adeudadas
4.9. Observaciones UC

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5.- REMUNERACIONES

5.1 Datos Trabajador

5.1.1 Ingreso Personal
5.1.2 Modificación Personal
5.1.3 Ingreso Leyes Sociales
5.2 Ingreso Asistencia
5.3 Ingreso Atrasos
5.4Ingreso Horas Extras
5.5 Ingreso Préstamo
5.5.1 Pago Préstamos
5.5.2 Borrar Préstamos
5.6 Calculo Remuneraciones

6.- Autorización Gasto Común

6.1 Generación Gasto Común

6.2 Detalle Gasto Común

7.- Ingresos

7.1 Colillas de Cobro

7.2 Ingreso de Pagos Unidad de Copropiedad
7.3 Ingresos Comunidad

8.- Banco

8.1 Autorización Cuentas por Pagar

8.2 Confección de Cheques
8.3 Egresos Confeccionados
8.4 Ingresos a Depositar
8.5 Libreta Banco
8.6 Libreta Fondo de Reserva

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9.- Informes

9.1 Consolidado Gasto Común General

9.2 Consolidado Cobros vs Pagos
9.3 Cuentas por Pagar
9.4 Comunidad - Asignaciones UC
9.5 Ingreso
9.5.1. Histórico Cobros y Pagos Individuales
9.5.1.1. Colillas de Cobro
9.5.1.2. Resumen Colillas de Cobro
9.5.1.3. Estado de Pago
9.5.1.4. Distribución de Pagos y Saldos
9.5.2. Histórico Anual Cobros y Pagos a UC
9.5.3 Informe de pagos UC
9.6 G.C. Proyectado v/s Real
9.7 Cobros Lecturas Individuales
9.8 Cuotas especiales
9.9 Ajustes por UCO

10.- Mantenciones

10.1 Ingresar Mantenciones

10.2 Listado de Mantenciones
10.3 Contratos Historicos de Mantenciones
10.4 Calendario de Mantenciones
10.5 Informe de Mantenciones

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Bienvenido a un nuevo estándar de vida en comunidad

Miconserje.cl el sitio 100% Internet diseñado para hacer más fácil la vida en
comunidad. Fue pensado para simplificar el acceso a los copropietarios y residentes a
toda la información referida a la gestión administrativa de su edificio durante las 24
horas

Para los Comités de Administración y el Administrador brinda una serie de

herramientas tecnológicas que le permitirán mejorar la eficiencia en el manejo de los
recursos.

IMPORTANTE

Esta Guía de Ayuda ha sido creada para apoyar a nuestros clientes en el uso de nuestro
sistema.
Es muy importante que usted lea atentamente la Guía del Usuario antes de hacer uso del
sistema.
Miconserje.cl esta compuesto por un sin número de pantallas que le facilitaran el
proceso administrativo de su comunidad (generación del gasto común, remuneraciones,
ingresos, libreta de banco, etc.).
Siga los pasos señalados en esta Guía tal como se le indica.

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1.- PERFIL DE USUARIO

1.1. Perfiles de Usuario

Existen 3 Niveles de Usuario, es decir no todos los usuarios pueden realizar las
mismas acciones, ni tener acceso a todas las pantallas y áreas del sitio.

1.1.2 Administrador
El Administrador tiene acceso a la totalidad de funcionalidades del sistema
(Área Comunidad y Administración).

1.1.3 Comité de Administración

El usuario de comité tiene acceso a todos los Ítems del Área Comunidad y a
los informes que se generan en el Área de Administración.

1.1.4 Copropietarios y Residentes

El copropietario solo tiene acceso al área Comunidad del sitio.

1.2. Área Comunidad

"Comunidad" es una página Web privada y exclusiva de cada edificio o condominio

contratante.
En ella tendrán acceso a :

Área Mensajes: Cada copropietario o residente podrá contactarse con su administrador

y/o Comité de Administración.
El administrador podrá contactarse con el comité, todos los
Copropietarios, residentes o elegir un contacto en particular

Noticias : El Administrador o el Comité de Administración podrán publicar

Noticias que sean de importancia para la comunidad, citaciones etc.

Gastos Comunes: Podrán consultar los gastos comunes del mes o históricos, navegar en
ellos, acceder a su Colilla individual de pago, ver el resumen de las
colillas de cobro y el Informe de Estados de Pago.

El Muro : Los copropietarios y residentes podrán interactuar publicando avisos

como ventas de artículos, clases particulares, Arriendos, etc.

Comité : Tendrán acceso a ver los nombres y cargos del Comité de

Administración de su comunidad

Personal : Acceso a información de nombres y cargos del personal de servicio de

la comunidad.

Reglamentos : Acceso a ver los reglamentos de su comunidad, plan contra incendio,

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 Manual de seguridad, Ley de Copropiedad y Gastos Generales

Instalaciones : Reserva a través de Internet de las instalaciones de su comunidad

Cobros y Pagos: Cada copropietario podrá acceder a un histórico de sus cobros y

Pagos.
El administrador tendrá acceso a todas las Unidades de Copropiedad

1.3 Área Administración

Es una herramienta Tecnológica especialmente diseñada para el uso del Administrador

y Comité de Administración de una Comunidad.

Está compuesta por un Set de Administración, que permite registrar Egresos e Ingresos,
realizar Cobros individuales, generación de remuneraciones, Generación Gasto Común,
Colillas Individuales de Pago, acceso a todos los informes, realizar conciliaciones y
reportes automáticos.
Miconserje.cl le permite planificar los Gastos a un año de plazo, incorporando la
Programación de las Mantenciones a la infraestructura y los Equipos.

1.4 Requerimientos Técnicos

Para Ingresar a Nuestro sitio Usted Necesitará:

1.4.1. Un PC con conexión a Internet.

1.4.2. Instalar en su computador el Navegador

- Internet Mozilla Firefox

1.4.3. Instalar en su computador Visor de Documentos PDF.

- Acrobat Reader

Si usted no cuenta con alguno de estos programas antes señalados podrá solicitarlos y
serán suministrados por Miconserje S.A.

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1.5 Pasos a seguir para generar Gasto Común en Miconserje.cl

1.5.1 Ingresar al sitio www. Miconserje.cl

1.5.2 El sitio le mostrará la página principal de Miconserje. En el lado

izquierdo de la pantalla figuran dos campos USUARIO y CLAVE, en
ellos debe digitar su login y su password entregados por Miconserje, luego
haga clic en el botón ENTRAR

1.5.3 En la siguiente pantalla figurará el listado de comunidades que usted tenga

asignadas. Haga clic sobre el nombre de la comunidad que desea ingresar.
Inmediatamente accederá al área Comunidad de nuestro Sitio.

1.5.4 Observe que en la parte superior de la pantalla figura un menú, para

ingresar al área Administración haga clic en “Administración”. Se desplegará
un menú donde usted encontrará las siguientes opciones:

- Comunidad
- Egresos
- Cobros Individuales
- Remuneraciones
- Autorización G.C.
- Ingresos
- Banco
- Informes
- Mantenciones

Si desea cambiar de comunidad haga clic en “Comunidad” y seleccioné la nueva

comunidad en la que desea trabajar.

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2.- COMUNIDAD

En el área comunidad usted ingresará los datos su comunidad, Asignaciones

UC, Reglamentos, Instalaciones, Deudas iniciales, Fechas de Corte de
Gastos comunes y Editor de texto para las cartas de la comunidad.

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2.1. Ingreso Comunidad

En esta pantalla usted ingresa datos de la comunidad Rut, dirección, comuna,

Mail etc.

En la parte inferior de la pantalla podrá publicar el logo del condominio o

del administrador, administrar la fotografía del lado derecho de la página
principal de la comunidad, firma del administrador, administrar noticia de la
página principal.
Para guardar hacer clic en “Ingresar”

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2.2 Ingreso Flujo Proyectado

Si la comunidad trabaja con flujo proyectado usted debe seguir los siguientes pasos:

- Ingrese Totales del Mes, distribuya en porcentajes cuanto va asignar a

cada ítem (proveedores, servicio, caja chica etc.), el sistema calcula
automáticamente va transformando a pesos.
Repetir procedimiento en todos los meses y hacer clic en “Grabar”

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2.3 Unidades de Copropiedad

2.3.1 Miconserje.cl pone a su disposición una nueva pantalla para el ingreso y

administración de las Unidades de Copropiedad.
Los pasos a seguir son los siguientes:
Hacer clic en Administración, comunidad opción Unidades de Copropiedad:

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Se aplicación Unidades de Copropiedad, donde podrá visualizar el listado de las
unidades, prorrateos, nombres de copropietarios y todos los datos relacionados con este
incluido el Login y Password.

Esta aplicación cuenta con exportación a Excel del listado de las Unidades de
Copropiedad

En el listado aplicación cuenta con criterios de búsqueda que le permitirá filtrar por
Unidad de Copropiedad o nombre de persona.

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En el lado izquierdo de cada unidad usted encontrará la opción de Editar Unidad de
Copropiedad.

La opción asignar unidades lo llevará directamente a la pantalla de asignaciones

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2.3.2 Editar Unidad de Copropiedad:

Hacer clic al lado izquierdo de la Unidad de Copropiedad en Editar UCO. En esta

pantalla usted visualizará todos los antecedentes relacionados con la unidad el nombre,
prorrateo, tipo de unidad, edificio, copropietario y residente.
Usted no puede modificar la información asociada con la unidad de copropiedad
principal (borrar UCO, modificar prorrateo, etc.).
Tendrá acceso a la administración de los antecedentes del copropietario y residentes. El
nombre y los apellidos del copropietario y residente son campos obligatorios para poder
guardar la información. Si usted no tiene información del segundo apellido use la
opción *.
En esta aplicación usted contará con las siguientes alternativas:

Agregar nuevo copropietario o residente de acuerdo a lo seleccionado por usted

Editar, podrá modificar datos del copropietario o residente actual, también tiene
acceso a modificar el usuario y clave.

Remover copropietario o residente, en esta opción usted elimina los datos de los
usuarios de esta unidad. Esta opción solo debe ser utilizada cuando se
desconocen los datos del nuevo usuario.

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2.3.3 Selección Comité de Administración:

Hacer clic en la pestaña Ingreso Comité, escribir nombre del representante del comité,
el sistema le dará la opción ingresando algunos caracteres todos copropietarios que
tengan el mismo nombre para que usted pueda seleccionar en forma más rápida.
Seleccione el cargo y hacer clic en guardar.

Si la persona del comité no es copropietario seleccionar Nuevo

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Se abre una nueva pantalla donde usted tendrá que ingresar los datos de la persona del
comité que no es copropietario de la comunidad.
Ingrese nombre, apellidos, Rut, Dirección, email. Seleccione el cargo y la unidad de
copropiedad a la que esta relacionado y luego hacer clic en guardar.

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Si necesita borrar integrantes de comité de administración hacer clic al lado derecho de
los datos ingresados.

2.3.4 Asignaciones:

Hacer clic en la pestaña asignaciones o directamente seleccionando la unidad en el

listado y haciendo clic en asignar unidades

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Seleccione la Unidad de copropiedad principal que a la cual le va asignar otras unidades

En la opción Unidades Copropiedad a Asignar debe seleccionar las unidades que desea
relacionar a la unidad principal. Usted podrá acceder a todas las unidades disponibles a
asignar o utilizar filtro por tipo de unidad.

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Seleccione la unidad que desea relacionar y hacer clic en asignar

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La unidad seleccionada aparecerá en la parte de abajo de la pantalla hacer clic en enviar
para que se guarde el cambio efectuado.

2.4 Reglamentos

Hacer clic en Administración, Comunidad opción Reglamentos, aquí podrá publicar

el reglamento de la comunidad, plan de incendio, manual de seguridad etc.

Hacer clic en Documento, seleccione el tipo de documento a ingresar. Agregue el

nombre del archivo y hacer clic en Examinar para buscar archivo que desea publicar
y luego hacer clic en Ingresar Nuevo.

El tipo de archivo puede ser PDF, Excel o Word.

El nombre del archivo seleccionado debe ser un nombre corto sin espacios, sin
acentos, guiones etc.

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2.5 Instalaciones

Hacer clic en Administración, Comunidad opción Instalaciones

En la lista usted podrá ir visualizando las instalaciones que va creando.

Para crear una nueva instalación hacer clic en la pestaña Nuevo. Seleccione la
instalación que desea crear

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Escriba en nombre que usted desea darle a la instalación

Seleccione tipo de pago

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Si selecciona la opción global debe seleccionar horarios de funcionamiento desde –
hasta y agregar el costo asociado a esa instalación. Hacer clic en agregar y luego
grabar.

Si utiliza la opción ficha agrege el costo asociado y hacer clic en grabar

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Si selecciona la opción por hora debe ingresar el costo asociado de la instalación y la
duración del tiempo en que se puede utilizar la instalación. Hacer clic en grabar

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2.6 Deudas Iniciales:

Hacer clic en Administración, Comunidad opción Deudas Iniciales. En esta

pantalla debe ingresar las deudas morosas que los Copropietarios tengan a la
fecha de cierre de la primera colillas de cobro individual.

Seleccione la Unidad de Copropiedad, ingrese montos, hacer clic en ingresar,

aparecerá la información en la parte inferior de la pantalla en DETALLE, hacer
clic en la opción Grabar Cambios.

Si usted desea cargar las deudas de un formado excel debe utilizar el formato ya
establecido en la página. Hacer clic en Descargar la plantilla CSV [descargar]

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Se abre recuadro donde debe seleccionar opción abrir y aceptar

Despues que complete el excel con extensión csv debe ir a la opción examinar y
luego importar archivo y hacer clic en grabar al final de la página.

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2.7 Fechas de Corte

Hacer clic en Administración, Comunidad opción Fechas de Corte, se abrirá una

pantalla donde usted deberá seleccionar las fechas de corte desde el mes en que
se genera el primer gasto común, si la comunidad tiene antigüedad en el sitio debe
seleccionar de Enero a Diciembre del año en curso y luego hacer clic en la
opción Grabar.

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 2.8 Cartas Comunidad (Editor de Texto)

Miconserje.cl pone a su disposición un editor de texto, con el cual usted podrá

confeccionar las cartas o circulares que necesite hacer llegar a todos sus copropietarios.
En este sistema usted puede imprimir sus archivos y también notificar vía mail.
Los pasos a seguir son los siguientes:
Hacer clic en Administración, comunidad opción Cartas Comunidad.
Es un editor de texto no es compatible con Word por lo que no puede copiar y pegar
desde este último formato de archivo.

En esta pantalla usted encontrará un listado donde aparecerán todos los archivos
creados, Miconserje ha puesto a su disposición dos archivo con las claves de los
copropietarios:
- El primero la carta de bienvenida de Miconserje
- El segundo carta de bienvenida donde usted podrá usar su logo y firma. (ambas
imágenes Deben ser ingresados previamente en administración, comunidad opción
ingresos comunidad)

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Para confeccionar una nueva carta hacer clic en la pestaña Agregar Nueva Carta

Se abrirá el editor de texto, usted deberá ingresar un nombre del archivo y la fecha de
creación de este.

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En la parte inferior del editor de texto encontrará variables que podrá utilizar para
seleccionar fecha, el nombre de usuario, tipo de unidad, nombre de unidad etc.

Para notificar sus cartas o circulares a través de mail hacer clic en figura sobre de color
verde. Podrá seleccionar si enviar a todos o seleccionar los contactos a los cuales se les
enviará la carta

2.9 Ejecutiva

En esta opción usted podrá crear un perfil de ejecutiva y dar las mismas atribuciones
que tiene el administrador.

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Hacer clic en crear ejecutiva ingrese los datos y hacer clic en grabar al final de la
página.
Tiene tambien la opción de administrar ejecutivas hacer clic en la pestaña Administrar
ejecutiva.

2.10 Solicitudes

Para enviar sus requerimientos debe ingresar a administración, comunidad opción

solicitudes complete el formulario y hacer clic en enviar solicitud

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3.- EGRESOS

En el sitio Miconserje un egreso equivale a cualquier cuenta, factura, boleta de la

comunidad que usted debe incluye en el gasto común, cargar al fondo de reserva o
cobro individual.
Cada una de éstas cuentas, facturas, o boletas deben ser ingresadas en las pantallas que
Corresponda según el submenú EGRESOS (Cuentas por cobrar, Caja Chica, Cargos
Banco)
Para ingresar estos cobros debe tener en cuenta la fecha de corte del Gasto Común, para
que de esta forma el sitio pueda saber a que periodo corresponde el cobro.

3.1 Cuentas por Cobrar

3.1.1 Seleccione del Submenú Egresos la opción cuentas por cobrar

3.1.2. Ha ingresado a la pantalla de Cuentas por Cobrar. En esta podrá

visualizará el listado de todas las Cuentas ingresadas.
En esta nueva aplicación podrá seleccionar las cuentas por medio de filtros
diseñados para seleccionar por periodos, estado de cobro y estado de pago.
Al lado derecho de cada cuenta ingresada visualizará al desplazar el
mouse sobre el, visualizará el detalle de la cuenta.

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3.1.3. El primer paso es crear los proveedores de la comunidad. Hacer clic en
Agregar/Editar Proveedores. Ingrese Rut, nombre y dirección del proveedor,
seleccione clase si es Proveedor, Servicio o Seguro y hacer clic en Ingresar
Proveedores.

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3.1.3 Ingresar una nueva cuenta: hacer clic en la opción Agregar nueva
Cuenta

Se abrirá la pantalla de ingreso donde usted deberá crear un proveedor o

seleccionar uno ya existente, ingresar Nº documento, fecha, monto,
concepto, descripción. Además deberá seleccionar forma de cobro y
publicación de factura

Ingresar información y hacer clic en guardar.

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3.1.4 Modificar o Editar cuenta: hacer clic al lado derecho de la cuenta .

Se abrirá la pantalla Editar Cuentas, solo podrá modificar en el caso de las

cuentas que aún no han sido cobradas en algún gasto común.

Si usted publico la imagen de Factura podrá visualizarla al lado derecho de

la cuenta

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3.1.5 Editar cuentas cobradas: hacer clic sobre

Visualizar Egreso Visualizar Gasto

asociado a la cuenta común asociado a la
cuenta

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 En las cuentas indiviuales además podrá visualizar el informe de las lecturas y cobros,
hacer clic

Visualizar
informe de
Lecturas
Nota Publicación imagen factura:

Publicación imagen factura posterior al cobro de esta en el gasto común o a la emisión

de comprobante de egreso. Hacer clic en imagen de la cámara fotográfica tarjada en
amarrillo.

Se edita la opción publicación imagen factura. Hacer clic en examinar para buscar
archivo de imagen. Hacer clic en guardar

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3.2 Caja Chica

La pantalla “Caja Chica”, permite al usuario registrar los gastos que surjan desde el
monto designado para Caja Chica, que correspondan al periodo a cobrar o bien a
periodos posteriores.

Hacer clic en Administración, Egresos opción Caja Chica

Ingrese el nombre del Proveedor, fecha del gasto, descripción y monto hacer clic en
“Ingresar”

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La información aparecerá en detalle, hacer clic en “Grabar”

3.3. Cargos Banco

La pantalla Cargos banco le permite al usuario registrar los Cargos que el Banco le
genere en su Cuenta Corriente (impuestos por talonario, cargos por mantención etc),
para posteriormente ser incluidos en el Gasto Común.

Hacer clic en Administración, Egresos opción Cargos Banco

Ingrese el Número de Transacción, fecha, descripción del cargo que genero la cuenta,
ingrese el monto. Hacer clic en “Ingresar” y después en “Guardar”

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4.- COBROS INDIVIDUALES

El submenú cobros individuales contiene una serie de pantallas que le permitirá registrar
cobros individuales para sus Copropietarios.
Al igual que los Egresos para ingresar estos cobros debe tener en cuenta la fecha de
pago para que de esta forma el sitio pueda saber a que periodo corresponden. (La fecha
debe ser del mes a cobrar sin exceder la fecha de corte del Gasto Común)

4.1 Seguros Individuales

Hacer clic en Administración, Cobros Individuales opción Seguros Individuales.

Usted se encuentra en la nueva pantalla de Seguros individuales seleccione el Nº de la

factura ingresada anteriormente en Egreso opción cuentas por cobrar.

Seleccione el porcentaje de cobro individual, si el cobro es menor al 100 % la diferencia

será cobrada directamente en el gasto común.

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Seleccione tipo de cobro opción Pesos o UF.

Si la opción seleccionada es UF, hacer clic en el calendario, seleccione la fecha de

acuerdo al valor de UF con la cual tendrá que efectuar los cobros a cada unidad.

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Digite los montos de acuerdo a lo seleccionado anteriormente, si usted eligió la opción
UF deberá completar la columna UF y el sistema solo lo transformara en pesos en la
columna siguiente con el valor de la UF seleccionada anteriormente.

La Pantalla grava en forma automática sin necesidad de hacer clic en algún botón.

En el recuadro se encuentra el estado de la cuenta que inicialmente aparecerá con No

habilitada para utilizar en Colillas de cobro

Cuando termine de digitar los valores y estos concuerden con el valor a cobrar indicado
el estado aparecerá Habilitada para utilizar en Colillas de Cobro

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Nota: Según la ley 19.537 cada departamento que conforme una comunidad debe
contratar un Seguro Contra Incendio, en caso contrario lo debe tomar el
Administrador de la Comunidad.

4.2 AGUA INDIVIDUAL

Esta pantalla le permitirá al usuario efectuar los cobros individuales de Agua Potable a
cada Copropietario ya sea por Concepto “Agua Caliente o Fría” es decir todos los
Metros Cúbicos de Agua que pasen por el Medidor de cada Unidad Copropiedad.

El primer paso es ir a Administración, Egresos opción cuentas por cobrar seleccionar

opción agregar nueva cuenta, seleccione la pestaña Agregar/Editar Proveedor y cree el
proveedor del Agua, en la opción Clase debe seleccionar “Servicios”. Una vez creado el
proveedor seleccione la pestaña agregar nueva cuenta e ingrese la factura o boleta esta
debe ser ingresada seleccionando en concepto la opción Agua y en la opción forma de
cobro seleccionar Cobro Individual.

Hacer clic en Administración, Cobros Individuales opción Agua Individual

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Seleccione la boleta ingresada anteriormente en la pantalla Egresos, Cuentas por
Cobrar y haga clic en Cargar.

Ingrese período consumo, hacer clic sobre el recuadro y aparecerá calendario donde
podrá seleccionar fechas del periodo.

45
Ingrese y Porcentaje de Cobro, no debe ingresar valor en la opción lectura esta opción
se completará en forma automática cuando usted ingrese las lecturas.

La primera vez que ingrese a la pantalla de Agua Individual deberá ingresar la

lectura anterior y la actual, el sistema le indicará los m3 de consumo y el valor a
pagar de cada unidad, al terminar la página “Guardar Cambios” y hacer clic en “Salir”

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En la parte inferior de la pantalla encontrará la opción de volver a 0 las lecturas
Antiguas o Actuales digitadas con anterioridad

Si por alguna razón el sistema no realizara el cálculo de los valores en forma automática
usted puede hacer clic en la opción de Recalcular.

47
Botón Borrar con esta opción eliminará todos los datos ingresados en esta pantalla

Si usted desea utilizar Excel para subir información de las lecturas deberá hacer clic en
Importar de CSV

Se desplegara pantalla hacer clic en Descargue la plantilla de sus UCOS Aquí. Debe
guardar este archivo en su computador con la extensión CSV.

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Para subir el archivo debe hacer clic en Importar de CSV al desplegarse la pantalla debe
hacer clic en Examinar para buscar el archivo en su computador y luego hacer clic en
Cargar e Importar desde CSV

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Combustible Individual

La Pantalla de Cobro de Combustible Individual permite al Usuario Calcular el

Combustible que ha utilizado cada Copropietario por Concepto de Calefacción, además
del Combustible que ha utilizado para Calentar Agua.

El primer paso es ir a Administración, Egresos opción cuentas por cobrar seleccionar

opción agregar nueva cuenta, seleccione la pestaña Agregar/Editar Proveedor y cree el
proveedor del Combustible, en la opción Clase debe seleccionar “Servicios”. Una vez
creado el proveedor seleccione la pestaña agregar nueva cuenta e ingrese la factura o
boleta esta debe ser ingresada seleccionando en concepto la opción “Combustible” y en
la opción forma de cobro seleccionar Cobro Individual.

Hacer clic en Administración, Cobros Individuales opción Combustible Individual

Seleccione la boleta ingresada anteriormente en la pantalla Egresos, Cuentas por

Cobrar. Hacer clic en cargar

50
Ingrese período de Consumo, hacer clic sobre el recuadro y aparecerá calendario donde
podrá seleccionar fechas del periodo.

Porcentaje de Cobro en esta opción se determina cuanto será el consumo individual y

cuanto del consumo se cobrará en el Gasto Común.

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Opción Importar datos

Esta opción permite importar datos de los m3 consumidos de Agua Individual, hacer
clic en Importar Datos y se descargarán en forma automática en los cobro individual por
UCO en la columna Agua Potable.

IMPORTANTE:

FACTORES DE CONSUMO DE ACUERDO AL TIPO DE CAÑERIA Y AL

TIPO DE COMBUSTIBLE UTILIZADO

Diámetro de Cañería:

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 Seleccione el Diámetro de Cañería que puede ser ½ o ¾. Si selecciono el
Diámetro de cañería de ½ entonces le esta indicando a el sitio que por 1
Hora que registro el horómetro (Medidor Consumo Horas Calefacción) es igual a
1m3 de Agua.
Si selecciona cañería de ¾ le estamos indicando al sitio que por 1 hora de
calefacción m3 que registró el horómetro (Medidor Consumo Horas Agua
Calefacción) es igual a 4.563 m3 de Agua.

Factores de Combustión Predeterminados:

Factores de Combustión están determinados de acuerdo al tipo de

Combustible (gas natural, gas licuado o petróleo)

Al hacer clic en la opción Cambiar Factores se abre una pantalla para que seleccione el
tipo de combustible que utiliza para el agua caliente y el tipo de Calefacción. Hacer
clic en Guardar e insertar cambios

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El factor de combustión se utiliza para determinar cual es el consumo de combustible
utilizado para calentar el agua y para el consumo de la calefacción, se multiplica por el
consumo de m3 de agua consumida por el factor de combustión y esta operación
determina el consumo de combustible utilizado en cada unidad.

Información Factores de Combustión:

Lecturas Horómetro, la primera vez que ingrese a la pantalla de Combustible Individual

deberá ingresar la lectura anterior y la actual, el sistema le indicará la cantidad de horas
de consumo y el valor apagar de cada unidad, al terminar de digitar todas las lecturas
hacer clic en “Guardar Cambios” y luego en “Salir”

54
 Si por alguna razón el sistema no realizara el cálculo de los valores en forma
automática usted puede hacer clic en la opción de Recalcular y después guardar
cambios

Botón Borrar con esta opción eliminará todos los datos ingresados en esta pantalla

55
Si usted desea trabajar con planilla Excel deberá hacer clic en Importar de CSV , se
desplegará la pantalla y para descargar el archivo en el que deberá trabajar hacer clic en
Descargue la plantilla de sus UCOS Aquí

Para cargar la plantilla al sistema con los datos de las lecturas al sistema hacer clic en
Importar de CSV , en la opción examinar para buscar el archivo en su computador y
hacer clic en Cargar e Importar desde CSV

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4.4.- Electricidad Individual

La Pantalla Electricidad individual permite al Usuario Calcular la electricidad de alta

tención utilizada en cada unidad de copropiedad (Parcelas)

El primer paso es ingresar la factura con la cual se hará el cálculo de electricidad,

en la opción Egresos, Cuentas por Cobrar.
Es importante que la factura de Electricidad sea ingresada con este mismo concepto
Electricidad, en forma de cobro debe seleccionar cobro individual, es requisito que el
proveedor se haya creado como Servicio

Hacer clic en Administración, Cobros Individuales opción Electricidad Individual.

4.4.1 Seleccione la cuenta que va ha cobrar

4.4.2 Ingrese Nº medidor o cliente, período de Consumo, los kw un valor provisorio, al

Finalizar el ingreso de las lecturas deberá reemplazar este valor por el total de kw
que sumen las lecturas. Ingrese el porcentaje de cobro automáticamente aparecerá
el valor a cobrar.

57
4.4.3 Ingrese las lecturas el sistema automáticamente le mostrará el total de kw
consumidos y valor total a pagar por cada unidad de copropiedad

Hacer clic en continuar

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Cuando ingrese todas las lecturas hacer clic en finalizar

Si usted desea trabajar con planilla Excel deberá hacer clic en Importar de CSV , se
desplegará la pantalla y para descargar el archivo en el que deberá trabajar hacer clic en
Descargue la plantilla de sus UCOS Aquí

59
Para cargar la plantilla al sistema con los datos de las lecturas al sistema hacer clic en
Importar de CSV , en la opción examinar para buscar el archivo en su computador y
hacer clic en Cargar e Importar desde CSV

60
4.5 Cobro Individual

Esta pantalla le permitirá al usuario efectuar los cobros individuales de Agua,

Combustible o Calefacción a cada Copropietario

El primer paso es ir a Administración, Egresos opción cuentas por cobrar seleccionar

opción agregar nueva cuenta, seleccione la pestaña Agregar/Editar Proveedor y cree el
proveedor del Agua, Electricidad o Gas de acuerdo al cobro que se quiera realizar. En la
opción Clase debe seleccionar “Servicios”. Una vez creado el proveedor seleccione la
pestaña agregar nueva cuenta e ingrese la factura o boleta esta debe ser ingresada
seleccionando en concepto la opción Gas y en la opción forma de cobro seleccionar
Cobro Individual.

Hacer clic en Administración, Cobros Individuales opción Cobro Individual

Seleccione la boleta ingresada anteriormente en la pantalla Egresos, Cuentas por

Cobrar y haga clic en Cargar.

61
Ingrese período consumo, hacer clic sobre el recuadro y aparecerá calendario donde
podrá seleccionar fechas del periodo.

Seleccione medida m3, kw o horas de acuerdo al cobro que se este efectuando.

62
Ingrese y Porcentaje de Cobro, no debe ingresar valor en la opción lectura esta opción
se completará en forma automática cuando usted ingrese las lecturas.

La primera vez que ingrese a la pantalla de Cobro Individual deberá ingresar la

lectura anterior y la actual, el sistema le indicará de acuerdo a la medida seleccionada
los m3, kw o h de consumo y el valor apagar de cada unidad, al terminar la página
“Guardar Cambios” y hacer clic en “Salir”

63
En la parte inferior de la pantalla encontrará la opción de volver a 0 las lecturas
Antiguas o Actuales digitadas con anterioridad

Si por alguna razón el sistema no realizara el cálculo de los valores en forma automática
usted puede hacer clic en la opción de Recalcular.

Botón Borrar con esta opción eliminará todos los datos ingresados en esta pantalla
64
Si usted desea trabajar con planilla Excel deberá hacer clic en Importar de CSV , se
desplegará la pantalla y para descargar el archivo en el que deberá trabajar hacer clic en
Descargue la plantilla de sus UCOS Aquí

65
Para cargar la plantilla al sistema con los datos de las lecturas al sistema hacer clic en
Importar de CSV , en la opción examinar para buscar el archivo en su computador y
hacer clic en Cargar e Importar desde CSV

4.6 Ajuste Individual

Esta pantalla le permite hacer ajustes cuando debe ingresar un descuento a favor de
alguna unidad de copropiedad.

Hacer clic en Administración, Cobros Individuales opción Ajuste Individual

4.6.1 Seleccione el departamento al cual desea ingresar ajuste. Si es para todas las
unidades hacer clic en todas.

4.6.2 Ingrese descripción, fecha, monto hacer clic en ingresar

66
4.6.3 Confirme que la información ingresada es la correcta y haga clic en
“Grabar”

67
4.7.- Cuotas Especiales

Esta pantalla le permite hacer cobros extraordinarios para una, algunas o para todas las
unidades de copropiedad.

Hacer clic en Administración, Cobros Individuales opción Cuota Especial

4.7.1. Seleccione la opción Nueva cuota

68
Ingrese en la parte superior la descripción, monto y seleccione la fecha con el
calendario, seleccionar Aplicar A:

- Específicamente a: Le permitirá seleccionar la unidad a la cual va ha ingresar el

cobro.
Al hacer clic en específicamente a aparecerá un recuadro al lado derecho,
seleccione la unidad a la que va ha efectuar el cobro.
- Algunas: Le permitirá seleccionar el tipo de unidad a las que desea hacer el cobro
- Todas : Le permitirá cobrar a todas las unidades ingresadas en el sistema

Hacer clic en ingresar nueva cuota.

69
El ingreso de las cuotas especiales del mes usted las podrá visualizar en la parte inferior
de la pantalla

La pantalla mostrará el detalle de las unidades a cobrar . Si realiza alguna modificación

en el listado de los cobros usted deberá hacer clic en Guardar Cambios

70
Cuotas Especiales fijas

seleccione la pestaña Cuotas Especiales Fijas.

-Seleccionar si la cuota es fija Permanente o fija Temporal.

-Seleccione la unidad y hacer clic en la flecha para traspasar hacia el lado derecho.
Hacer clic en grabar

Si desea seleccionar todas las unidades debe hacer clic en la doble flecha y se
traspasaran todas hacia el lado derecho. Hacer clic en brabar

71
Cuotas fijas temporales seleccione fechas del periodo que usted desea cobrar

Seleccione una, algunas o todas hacer clic en la flechas y traspasar hacia el lado
derecho. Recuerde que para traspasar de una unidad utiliza la flecha en la parte superior
y si necesita traspasar todas utiliza la opción doble fecha. Hacer clic en grabar.

72
En la parte inferior de la pantalla podrá visualizar las cuotas ingresadas.

Para modificar hacer clic al lado izquierdo.

Podrá modificar descripción, monto, tipo de cuotas, fecha o las unidades a las que
corresponde el cobro. Modificar y hacer clic en Actualizar

73
Para borrar hacer clic al lado derecho

Importar:

Con esta opción usted podrá importar cuotas del mes anterior, traerá los mismos cobros
del mes anterior con la fecha actual. Hacer clic en la opción Importar desde mes
anterior.

En la pestaña cargar e importar CSV usted tendrá la opción de descargar planilla Excel
la cual deberá completar y subir a www.miconserje.cl a través de la misma opción

74
En la pestaña cargar e importar CSV usted tendrá la opción de descargar planilla Excel
la cual deberá completar y subir a www.miconserje.cl a través de la misma opción

Eliminar Seleccionadas: Si desea eliminar todas hacer clic en la opción eliminar y se

marcaran todas las unidades. Hacer clic en eliminar seleccionadas.

75
Si desea eliminar algunas seleccione las que desea eliminar y hacer clic en eliminar
seleccionadas.

4.8 Instalaciones Adeudadas

En esta pantalla se ingresan la cantidad de veces que un copropietario ha utilizado en

alguna instalación de la comunidad y esta calcula automáticamente el valor de cada

76
Instalación ya ingresada previamente en el menú “Administración, Comunidad opción
Instalaciones”

Hacer clic en Administración, Cobros Individuales opción Instalaciones Adeudadas

Seleccione nuevo uso de instalaciones.

Seleccione la unidad a la cual realizará el cobro

Seleccione la fecha de cobro

77
En la columna de uso ingrese la cantidad de veces que la unidad seleccionada utilizo la
instalación y en la columna al lado derecho el sistema mostrará el valor a cobrar. Hacer
clic en guardar

78
4.9. Observaciones UC

Esta pantalla permite al usuario Ingresar observaciones en las Colillas de Cobro,

permite ingresar observación a una unidad de copropiedad o a todas.

4.9.1 Observaciones generales para todas las Unidades de Copropiedad, esta

debe ser ingresada antes del cierre de la Colilla Individual.
Para esta opción debe utilizar el recuadro superior y hacer clic en “Grabar
Estas observaciones son solo para el mes en curso.

4.9.2 Observaciones por Unidad de Copropiedad, esta observación debe ser ingresada
después de cerrar la Colilla de Cobro individual del mes en que desea se refleje.
Para esta opción debe seleccionar la Unidad de Copropiedad

79
Escriba la observación y haga clic en opción “Grabar”

5. REMUNERACIONES

Para generar remuneraciones en Miconserje usted debe crear previamente los datos de
sus trabajadores.

Hacer clic en Administración, Remuneraciones, Datos Trabajador opción Ingreso

Personal.

5.1 En esta pantalla “Matriz Ingreso Trabajador” deberá ingresar todos los datos del

80
 Trabajador:
Rut, nombre, apellido paterno, apellido materno, fecha de nacimiento, seleccionar
sexo, estado civil, nacionalidad, fecha de ingreso del trabajador, dirección particular,
región, comuna, teléfono, categoría del trabajador y especialidad o cargo.

En la parte inferior de la pantalla usted deberá ingresar:

81
- Sueldo Base
- Nº de Cargas Familiares (si corresponde)
- Bonos de movilización y colación (si corresponde)
- Seleccione tipo de contrato
- Otros Bonos (seleccionar opción imponible si corresponde)
- Seleccionar opción Afiliado a Sistema de Seguro Cesantia a todos los trabajadores que
coticen.

Para grabar la información debe hacer clic en botón “Agregar”

82
5.2.Modificación datos Personal

Hacer clic en Administración, Remuneraciones, Datos Trabajador opción Ingreso

Personal.

Seleccione el trabajador al cual se le realizarán modificaciones, realice las

modificaciones y haga clic en “Agregar” para guardar los cambios

83
5.3. Ingreso Leyes

5.3.1 Previsión Empleados

Hacer clic en Remuneraciones, Leyes Sociales opción Previsión Empleados

En la matriz Cotizaciones Empleados aparecen todos los trabajadores ingresados y

activos, seleccione la AFP o el sistema de previsión al cual estén afiliados cada
trabajador.
Hacer clic en Grabar.

84
5.3.2 Ahorro Voluntario

Esta opción esta relacionada con ahorro o cuenta dos de AFP.

Hacer clic en Remuneraciones, Datos Trabajador, Leyes Sociales opción Ahorro

Voluntario

Ingrese el o los montos de ahorro voluntario a descontar el las liquidaciones de cada

trabajador. Hacer clic en Grabar

85
5.3.3 A.P.V

Hacer clic en remuneraciones, datos trabajador opción leyes sociales. Hacer clic en la
pestaña A.P.V.

Hacer clic al lado derecho del trabajador en la opción Ver

Hacer clic en el recuadro A.P.V., seleccione institución, ingrese Nº contrato, seleccione

unidad, forma de pago e ingrese monto cotización. Hacer clic en grabar.
Si desea ingresar un segundo trabajador en esta opción hacer clic en volver.

86
5.3.4 Cotización Salud

Hacer clic en Remuneraciones, Datos Trabajador, Leyes Sociales y hacer clic en opción
Cotización Salud.

Haga clic en la flecha y seleccione en cada trabajador el tipo de cotización de salud que
corresponda.

Hacer clic en “Grabar”

87
Planes de salud en UF (Isapres)

Para planes de salud en UF, deberá ingresar el valor del plan en UF en la opción
Pactado UF, y hacer clic en Grabar

5.3.5 Caja de Compensación

Hacer clic en Remuneraciones, Datos Trabajador, Leyes Sociales y hacer clic en opción
Caja Compensación.
Si la comunidad tiene caja de compensación, seleccione la caja que corresponda y hacer
clic en Grabar.

88
5.3.6 Mutual Seguridad

Hacer clic en Remuneraciones, Datos Trabajador, Leyes Sociales y hacer clic en

Mutual de Seguridad.

Marque opción si o no de acuerdo a la información a ingresar.

Seleccione mutual a la cual pertenece comunidad.

89
Ingrese el porcentaje de convenio que tiene la comunidad con la mutual y haga
Clic en “Grabar”

5.4 Asistencia

Hacer clic en Remuneraciones opción Ingreso Asistencia

Por defecto el sitio trae los 30 días, o los días determinados en el contrato para los
casos de los trabajadores con contrato por turno.

90
Si el trabajador tiene menos días trabajados, reemplace por los días que realmente
trabajo y haga clic al lado derecho en “Sin Movimientos”.

91
Seleccione tipo movimiento, seleccione las fechas correspondiente al tipo de
movimiento, hacer clic en “Agregar” y después en “Volver”. Hacer clic en “Guardar”

NOTA: Si el tipo de movimiento corresponde a Subsidio usted deberá ingresar

promedio imponible (AFC-SIS)

5.5 Ingreso Atrasos

Hacer clic en Remuneraciones opción Ingreso Asistencia

92
En la columna horas de atraso, ingrese la cantidad de horas o minutos que desea
descontar y el sistema le mostrará el monto a descontar en la columna subtotal.
Después de ingresar datos en la columna horas de atraso hacer clic en guardar

5.6 Ingreso Anticipos

Hacer clic en Remuneraciones opción Ingreso Anticipos

93
Seleccione el mes, seleccione día anticipo, ingrese montos, hacer clic en “Grabar”

94
5.7 Horas Extraordinarias

Hacer clic en Remuneraciones opción Ingreso Horas Extraordinarias

La Matriz Ingreso Horas Extraordinarias calcula horas con % de recarga 50 en recuadro

al lado izquierdo y al 100 en recuadro del lado derecho, seleccione el mes, ingrese la
cantidad de horas extras de cada trabajador, el sistema de acuerdo a la información que
se encuentra ingresada en Datos del Trabajador le va indicando automáticamente el
monto a pagar por las horas extras trabajadas.
Hacer clic en “Grabar”

95
5.8 Ingreso Préstamos

Hacer clic en Remuneraciones, Préstamo opción Actuales

Seleccione la pestaña agregar nuevo préstamo/descuento

96
Seleccione el tipo de préstamo Comunidad, Caja Compensación u otros descuentos.
Seleccione la fecha del préstamo.

Seleccione el trabajador, ingrese el monto total del préstamo, ingrese la cantidad de

cuotas, la descripción del préstamo y seleccione el mes de inicio de los cobros. Hacer
clic en guardar nuevo préstamo/descuento

97
Para revisar los préstamos ingresados hacer clic en las pestañas Préstamos comunidad,
Préstamos de Caja de Compensación o pestaña Otros Descuentos.

Para visualizar detalles del préstamo hacer clic en el signo + al lado izquierdo en la fila
del trabajador que desea visualizar.

98
Borrar Préstamos

Hacer clic en Remuneraciones, préstamos, opción actuales. Seleccione la pestaña de

acuerdo al tipo de préstamo y al lado derecho encontrará la opción para borrar
préstamos.

Prestamos Historicos

Podrá visualizar los préstamos históricos en remuneraciones, préstamo opción

préstamos históricos.

99
Seleccione la pestaña de acuerdo al tipo de préstamo para ver los préstamos históricos

100
5.9 Cálculo de Remuneraciones

Para generar las Colilla de Remuneraciones, Libro de Asistencia y Leyes

Sociales hacer clic en Remuneraciones opción Cálculo de Remuneraciones

Para generar las remuneraciones hacer clic en Remuneración

101
Se abre una nueva pantalla, revise que todos los datos estén correctos. Para generarlas
hacer clic en “Grabar”

5.9.1. Eliminar Remuneraciones

Hacer clic en Remuneraciones opción Cálculo de Remuneraciones

La opción Eliminar Remuneraciones solo le permitirá borrar las remuneraciones a las

cuales no se les haya confeccionados o que estén cobradas en algún gasto común.

Seleccione el mes y hacer clic en eliminar

102
El sistema le preguntará ¿Desea eliminar la remuneración seleccionada?, hacer clic en
“Aceptar”.

Ingrese su clave y hacer clic en “Enviar”

Hacer clic en “Aceptar” para confirmar que desea eliminar las remuneraciones

103
5.9.2 Informes de Remuneraciones

Hacer clic en Remuneraciones opción Cálculo de Remuneraciones

Aquí podrá descargar en archivos PDF los siguientes informes Anexo Leyes Sociales,
Colillas de Pago de los Trabajadores, Libro de Remuneraciones.

Además se encuentra disponible el Archivo Previred que usted puede descargar para
subir a Previred para el pago de las Leyes Sociales

Seleccione el mes que desea y el tipo de informe, hacer clic en “Ver” para descargar
archivos

104
6.- Autorización Generación Gasto Común

Hacer clic en Administración, Autorización opción Gasto Común

6.1 Generación Gasto Común

Hacer clic en Gasto Común 00-0-0000

105
6.1.1 Seleccione las remuneraciones y hacer clic en Incluir remuneraciones en el gasto
común.

106
Autorice la cuentas a incluir en el gasto común, tiene la opción de autorizar todas o
seleccionarlas de a una, hacer clic en “Autorizar”

6.1.

107
6.1.2 Se encuentra en la segunda etapa, usted debe ingresar Opciones de Cobro del
Gasto Común para la generación de este. Siga instrucciones más abajo

El sistema le entrega dos opciones de cobro para el Fondo de Reserva: Porcentaje % del
gasto común del mes o Monto ($) a cobrar a cada unidad de copropiedad, seleccione la
opción de acuerdo al tipo de cobro que utiliza la comunidad ingrese valores.

108
6.1.3 Marque la opción que seleccionará en Ingreso Interés /Multa Mora, el sistema le
entrega 3 opciones:

- Interés Simple en Base Mensual: Este interese será cobrado en la siguiente colilla
individual de cobro y será para todas aquellas unidades que efectúen el pago con fecha
posterior a la fecha de vencimiento
- Interés Cierre de Colilla: El cobro de interés se efectuará a la fecha de cierre del
siguiente gasto común y colilla individual de cobro.
- Interés Compuesto en base diaria: El cobro se realiza en forma diaria a todos
aquellas unidades que paguen su gasto común con fecha posterior al vencimiento.

Ingrese fecha de vencimiento (corresponde a la fecha de vencimiento para el plazo de

pago de los gastos comunes).

109
6.1.4 Ingrese observaciones, si corresponde y hacer clic en “Autorizar” para generar el
Gasto Común

110
6.2 Eliminar Gasto Común

Hacer clic en Autorización opción Gasto Común.

Seleccione el último Gasto Común generado (el sistema no permite eliminar gastos
comunes históricos), se activará la opción “Eliminar Gasto Común” haga clic en la
opción.

El sistema le preguntará ¿Desea eliminar Gasto Común? , hacer clic en aceptar

Ingrese su contraseña y haga clic en “Enviar”

Hacer clic en “Aceptar” para eliminar Gasto Común

111
6.3 Informes de Gasto Común

El sistema le proporciona 6 tipos de informes de Gasto Común.

Seleccione el mes que desea visualizar, marque la opción de informe que desea
descargar al lado izquierdo de la pantalla y hacer clic en “Ver”

Los informes de Gasto Común se encuentran disponibles en archivos PDF y Excel.

7. Ingresos

En esta área se registra la información de las Colillas de Cobro Individual, ingresos por
concepto de gasto común, ingresos extraordinarios, Caja Chica (Reposición)

Hacer clic en Administración, Ingresos opción Colillas Cobro Individual

112
7.1 Generación Colilla de Cobro:
Hacer clic en “Generar Nueva Colilla de Cobro”

El sistema le preguntará ¿Desea Generar Colillas de Cobro?, hacer clic en “Aceptar”

113
7.1.2 Notificación última colilla de cobro
Para notificar deberá previamente ingresar los e-mail de copropietarios y residentes
en Administración, Comunidad opción Unidades de Copropiedad. Editar unidad de
copropiedad e ingresar e-mail.

Hacer clic en “Notificar última colilla de cobro”

114
Aparecera mensaje “Se notificara la última colilla de cobro ¿Seguro que desea
continuar?. Si esta seguro hacer clic en Aceptar

Confirmación de la notificación:

El estado de la notificación cambiará de “Sin notificar” a “Notificado el 0-0-0000”

El formato que recibirá el copropietario o residente al hacer clic en “Ver detalles” los
direcciona directamente a www.miconserje.cl sin necesidad de tener que digitar su
Usuario y Clave.

115
7.1.3 Reportes Colillas de Cobro Unidad Copropiedad
Los reportes de las Colillas Individuales se generan en archivo PDF
Hacer clic sobre el icono de la columna “Descargar PDF” de acuerdo al mes que desea
visualizar

7.1.4 Eliminación Colilla de Cobro:

116
 Hacer Clic en “Eliminar última colilla de cobro”, usted solo podrá eliminar la colilla
de cobro
Individual si no se han realizado ingreso de pagos asociados a esta.

Por seguridad el sistema le solicitará que ingrese su clave, ingresar y hacer clic en
“Enviar”

Hacer clic en “Aceptar” para eliminar la colilla de cobro

117
La colilla ha sido eliminada.

7.2 Ingreso de Pagos Unidad de Copropiedad

Después de Generar la Colilla de Cobro Usted podrá ingresar pagos de cada

copropietario

Hacer clic en Administración, Ingresos opción Ingresos Pagos Unidad Copropiedad

7.2.1. Seleccione Unidad de Copropiedad a la cual va hacer ingreso de pago

118
7.2.2. Si va a cancelar todo, haga clic en el botón “Cancelar Todo”. Si corresponde a
un abono solo digite el monto en el recuadro que se encuentra a lado derecho que
dice monto a cancelar.
Seleccione la forma de Pago Efectivo, Cheque, Internet

119
7.2.3 Si el pago se realiza con cheque o Internet, seleccione Banco y el número del
Documento o transacción según corresponda.

Si desea Ingresar Observaciones referente al pago, Hágalo en el campo

“Observaciones”
Para guardar haga clic en el botón Grabar o Grabar y notificar. Con esta
última opción si el copropietario o residente tienen ingresado su mail se
enviará un comprobante de pago.

120
7.2.4 Visualización o Impresión comprobante de pago, haga clic sobre el PDF de la
unidad que desea imprimir.

121
Si usted desea notificar la colilla debe hacer clic en el sobre verde

7.2.5 Eliminar Pagos Unidad de Copropiedad

Al ingresar un pago a la unidad de copropiedad se activa opción eliminar

pagos.

Seleccione la unidad, hacer clic en el botón eliminar pagos, se eliminarán los

pagos del período para en la unidad seleccionada.

7.3. Ingresos Comunidad

En esta pantalla se ingresan todos los ingresos extraordinarios que recibe la comunidad

Seleccione del Submenú Ingresos el ítem Ingresos Comunidad

122
Se abrirá la pantalla Ingresos comunidad, hacer clic en la pestaña Agregar Editar
Institución

Debe crear las instituciones de las cuales recibe el ingreso a crear, ingrese Rut, nombre,
dirección y hacer clic en ingresar institución

Hacer clic en la pestaña Agregar Nueva Cuenta

123
Seleccione Nombre Institución, ingrese fecha, seleccione concepto (Usted puede crear
nuevos conceptos), descripción, forma de pago, monto, tipo de ingreso y hacer clic en
guardar.

Si desea descontar el monto ingresado en el gasto común deberá hacer clic en el cuadro
al lado derecho de la opción Descontar Gasto Común, se abre cuadro donde debe
seleccionar fecha en la cual debe ser descontado, hacer clic en guardar

Listado:

Podrá visualizar todos los ingresos extraordinarios que ha tenido la comunidad aquí
podrá borrar el ingreso si no ha sido descontado de Gasto Común o efectuado el
depósito en la Libreta Banco.
Además podrá visualizar todos los datos del ingreso y si se ha utilizado
el ingreso para descontar del gasto común, podrá acceder directamente al gasto
en el cual fue descontado.

124
Si usted desea eliminar debe hacer clic en la cruz roja

7.4 Caja Chica (Reposición)

Hacer clic en Ingresos opción Ingresos Caja Chica.

En esta pantalla usted ingresa la Reposición de la caja chica

Ingrese fecha, descripción y monto, hacer clic en “Agregar” y luego en

“Guardar Cambios”

125
8.- Banco

El menú Banco le permitirá registrar los egresos, generar comprobante, y efectuar los
depósitos de los ingresos de la comunidad. Esto le permite llevar la Libreta Banco de la
comunidad

8.1 Autorización Cuentas por Pagar: En esta pantalla usted deberá seleccionar las
cuentas que usted va autorizar a pagar.

8.1.1 Seleccione las cuentas que desea autorizar, si usted desea autorizar todas las
cuentas en la parte superior de la pantalla al lado derecho haga clic en
Seleccionar Todo.
Haga clic en el botón Grabar al final de la página.
8.1.2.Desactivar cuentas de la pantalla Autorización de Cuentas por Pagar hacer
Clic en el recuadro del lado izquierdo y luego hacer clic en el botón Grabar al
Final de la pantalla. (con esta opción no se elimina la cuenta solo se desactiva
de esta pantalla).

126
8.2. Egresos a Confeccionar:

En esta pantalla usted registrará los cheques a Confeccionar.

Procedimientos a seguir:
8.2.1 Deberá seleccionar en el recuadro Cuentas, el proveedor o trabajador al cual
va ha confeccionar cheque y traspasar haciendo clic en las flechas que se
encuentran entre ambos recuadros al recuadro siguiente Cuentas a Pagar,

8.2.2 Seleccione la forma de pago, ingrese número del cheque asignado verifique
la fecha y si el nombre corresponde y la Haga clic en el botón Grabar.
El sistema le preguntará si desea asignar el número de egreso, haga clic en
aceptar.

127
8.3. Egresos Confeccionados:

Seleccione en el menú de administración la opción Banco haga clic en Cheques

Confeccionados.

En esta pantalla usted podrá ver los cheques confeccionados e imprimir los egresos.

Seleccione en la parte superior de la pantalla el período que desea consultar.

Anular Egreso : Si desea anular un cheque usted debe seleccionar al lado

izquierdo el documento que va anular, aparecerá un recuadro donde usted
tendrá que señalar el motivo de este movimiento en la cuenta corriente.
Hacer clic en
Grabar cambios.

128
 Imprimir Egresos :Si desea imprimir egresos, seleccione el egreso al lado
derecho de la pantalla y haga clic en el cuadro, hacer clic en imprimir
egreso

Informe Cheques Confeccionados: Si desea imprimir informe de cheques

confeccionados haga clic en el botón Generar PDF, se abrirá el archivo,
imprima desde la Barra de herramienta de del Acrobat Reader

129
8.4. Ingresos a Depositar:

En esta pantalla el usuario deberá depositar los pagos que

Han sido ingresados en la pantalla Ingresos de Pagos UC
Procedimiento a Seguir:
8.4.1 Seleccione en el menú de administración la opción Banco haga clic en
Ingresos a Depositar
8.4.2 Seleccione el período que desea ver haga clic en el botón Ver. Se desplegará
listado de ingresos pendientes a depositar
8.4.3 Seleccione el Ingreso a depositar, seleccione la fecha y haga clic en el botón
Guardar.

130
8.5 Libreta de Banco

Esta pantalla le mostrara todas las transacciones realizadas en su comunidad, es

decir todos los Egresos Cancelados e Ingresos depositados.
Usted podrá distinguir entre los cheques emitidos cobrados y emitidos no cobrados
Procedimiento a Seguir:
8.5.1 Escoja del Menú la opción Banco. Haga clic en el ítem Libreta de Banco

8.5.2 Seleccione el período que desea ver, se desplegará un listado con los cheques
confeccionados y los depósitos efectuados

131
8.5.3 Para registrar el cobro de los cheques usted deberá seleccionar el o los cheques
que ya han sido cobrados en su cartola Banco e ingresar la fecha de cobro. Hacer
clic en la parte superior en la opción guardar cambios de cheques cobrados

Nota: Para realizar la conciliación bancaria deberá ingresar la fecha de cobro solo a los
cheques que han sido girados y cobrados en el mismo mes. La suma del saldo final del
mes más el monto de cheques girados y no cobrados debe ser igual al monto final de la
cartola banco

8.6 Libreta Fondo de Reserva.

En esta pantalla en la opción Datos usted deberá inicializar el fondo de reserva

Ingresando el monto inicial.
En la pestaña libreta usted visualizar todos los movimientos relacionados al
fondo de reserva, ingresos y egresos.

132
9. Informes:

9.1 Consolidado Gasto Común General

En este informe usted podrá ver los gastos mensuales de su comunidad, el total
anual de cada ítem y podrá sacar gráficos de uno o más ítem.

9.2 Consolidado de Cobros vs Pagos

En este informe usted podrá visualizar un consolidado de los gastos de la
comunidad y sus ingresos.
Podrá seleccionar el período que necesita.

9.3 Cuentas por Pagar

En este informe usted podrá ver todas las cuentas que se encuentran pendientes
de pago.

9.4 Comunidad
9.3.1. Asignaciones UC
En este informe usted tendrá un detalle de todas las asignaciones de su
comunidad, % de prorrateos y nombres de copropietarios
9.5 Ingreso
9.5.1. Histórico Cobros y Pagos Individuales
9.5.1.1. Colillas de Cobro
En este informe usted podrá obtener el resumen de las
Colillas de Cobro (Informe cobranza mensual)
9.5.1.2 Resumen de Colillas de Cobro. Completo informe de todos
Los cobros, lecturas de cobros individuales, detalle
de instalaciones
9.5.1.3. Estado de Pago
En este informe usted podrá visualizar los pagos efectuados
por los Copropietarios, fecha, modo de pago.

9.5.1.4. Distribución de Pagos y Saldos

En este informe podrá visualizar la distribución del pago por
ítem de cada copropietario

9.5.2. Histórico anual de cobros y pagos UC

En este informe encontrará el historial de cada unidad

9.5.3. Informe de pagos UC

En este informe usted podrá seleccionar un periodo de hasta 12 meses
Y ver el detalle de cobros, pagos y fecha de pago de todas las
unidades

9.6 G.C. Proyectado v/s Real

Este es un informe anual si su comunidad trabaja con gasto común
proyectado, usted podrá ver mes a mes lo proyectado v/s real y el
saldo.

133
 9.7 Cobros Lecturas Individuales:

Podrá visualizar los informes de:

- Seguro Individual
- Agua Individual
- Electricidad Individual (Parcelas)
- Cobro Individual.
- Combustible Individual
- Consolidado de consumos individuales
- Consolidado de consumos individuales y cobros

Debe seleccionar el tipo de informe que desea consultar, seleccionar el mes y

hacer clic en revisar

9.8 Cuotas Especiales

9.9 Ajustes por UCO

10.- MANTENCIONES

Esta área le permitirá llevar un calendario y un informe de mantenciones. Hacer clic en

administración, mantenciones opción Ingresar Mantenciones.

134
Hacer clic en Agregar/Administrar

Se abre pantalla donde deberá crear los proveedores asociados a las mantenciones que
desea ingresar. Ingresar datos de la empresa y hacer clic en Ingresar nueva empresa

135
Seleccione la empresa ya creada anteriormente, ingrese el nombre de la mantención,
descripción, instalación, ingrese fecha de inicio y fecha de término del contrato y fecha
aproximada de la primera mantención. Seleccione frecuencia de chequeo.

Si usted desea ingresar el contrato hacer clic en Archivo opción examinar.

Hacer clic en Guardar Nuevo.

En Mantenciones opción Listado de Mantenciones podrá visualizar el listado de las

mantenciones. Hacer clic Mantenciones opción Listado de Mantenciones

136
En esta pantalla podrá visualizar el listado de las mantenciones. Además tiene la opción
de agregar nueva mantención y agregar/administrar empresas.

Para ver detalle del contrato hacer clic en la columna Ver Más en la opción Contrato

Se abre pantalla donde usted podrá visualizar el detalle del contrato. Si el archivo del
contrato se encuentra ingresado usted podrá descargarlo en la flecha celeste.

Aquí podrá cargar el contrato en Word o PDF en la opción archivo examinar

Si desea eliminar el archivo debe hacer clic en el circulo rojo con la cruz

137
En Mantenciones opción Contratos Históricos de Mantención podrá visualizar el
historial de contratos. Hacer clic en administración, mantenciones opción Contrato
Histórico de Mantención

En el listado podrá visualizar los contratos, empresa, fechas del contrato, causal de
término. Para visualizar más información acerca del contrato hacer clic en Ver

Calendario de mantenciones hacer clic en administración, Mantenciones opción

Calendario de Mantenciones

138
Visualizará el calendario de las mantenciones los días en que corresponden
mantenciones se destacaran en color verde, hacer clic sobre el día y al final de la
pantalla podrá ver a que tipo de mantención corresponde y el detalle de esta.

Informe de Mantenciones hacer clic en Administración, Mantenciones opción Informe

de Mantenciones

139
Seleccione el periodo que desea visualizar año y mes, hacer clic en Generar Listado de
Mantenciones

140