Cómo calcular las horas hombre

Las horas-hombre son un elemento crucial para presentar una oferta ganadora para un proyecto, así
como para cobrar por el trabajo terminado. Debido a que la mano de obra constituye una parte tan
grande de cualquier trabajo por contrato, estimar y reportar las horas de forma precisa es crucial
para tener un negocio exitoso.

Parte 1
Estimar las horas-hombre para una oferta para un proyecto
1.
 1
Divide tu proyecto en componentes. La primera parte de calcular las horas-hombre que
necesitarás para realizar un trabajo es dividir el proyecto en componentes más pequeños. Luego,
estima la cantidad de horas necesarias para terminar cada componente. Estos componentes deben
estar designados según el tipo de la mano de obra involucrada. Si vas a construir un complejo de
apartamentos, necesitarás excavación, construcción, electricidad, plomería, etc. Asegúrate de que
cada componente de tu proyecto esté incluido en el estimado.
2.

2
Determina el tipo de trabajadores que necesitarás. Esto depende en gran medida de la
complejidad de las tareas que deban realizarse. No necesitas que un capataz haga todos los
trabajos. Algunas tareas más simples pueden realizarlas asistentes o aprendices. Resolver esto es
 más difícil para trabajos más grandes que requieran una mezcla de mano de obra para realizar
tareas de simples a complejas.[1]
3.

3
Estima el tiempo necesario para terminar cada componente. Una vez que hayas determinado tus
componentes y los tipos de mano de obra que cada uno requiere, estima el número total de horas-
hombre que tomaría para que tus trabajadores realicen un paso de principio a fin. No incluyas
descansos. Este número debe ser las horas de trabajo dedicado que tomará terminar un paso.
 Si estás familiarizado con el tipo de trabajo que un paso requiere, puedes basarte en proyectos
anteriores para obtener buenos estimados de tiempo. Por ejemplo, si sabes que le tomó a un
trabajador diez horas instalar cuatro ventanas nuevas o 2,5 horas por ventana, es probable que tu
proyecto actual sea similar.
 Si un paso en tu proyecto incluye un tipo de mano de obra con el que no estés familiarizado, debes
investigar un poco al preparar tu estimado. Dependiendo del proyecto, podrías obtener información
 valiosa en línea o de otro contratista. También puedes contratar a un consultor que esté familiarizado
con el tipo de mano de obra que necesites. Esta persona puede ayudarte a estimar las horas
requeridas para un determinado paso.
 Toma en cuenta cosas como la dificultad del trabajo al hacer tu estimado. Si las ventanas de tu
próximo proyecto están en el séptimo piso de un edificio y las ventanas de tu proyecto anterior
estaban en el primero, incrementa la tasa de horas por ventana para reflejar esta diferencia.
 Incluye estimados del tiempo dedicado a tareas administrativas que el contrato pueda requerir.
4.

4
Incluye las horas para los supervisores. También puedes incluir horas del proyecto para un
capataz o gerente, quien guiará al equipo de trabajadores y administrará los detalles de los informes
y el cumplimiento del cronograma. Algunos proyectos pueden requerir más de un supervisor o
capataz que administre diferentes componentes. Otros proyectos pueden requerir diferentes niveles
 de supervisión. Puedes tener capataces que administren trabajadores en diferentes componentes del
proyecto y un supervisor general que administre a todos los capataces.

5.

5
Usa tus estimados para preparar un cronograma del proyecto. Es probable que tu cliente
especifique un tiempo de término del proyecto. Quizás te pida que indiques en tu oferta cuándo
puedes terminar el proyecto. Puedes usar los pasos y horas que hayas calculado para desarrollar un
cronograma del proyecto. Determina cuáles componentes pueden terminarse simultáneamente y
cuáles deben terminarse de forma secuencial, en donde lo que se ingresa a un proceso depende del
producto del proceso anterior. Si sabes cuándo debe terminarse cada paso del proyecto, puedes
dividir el número de horas necesarias para terminar un paso entre el número de jornadas de ocho
horas en ese periodo de tiempo. Podrías extender o acortar el cronograma del proyecto agregando o
eliminando trabajadores. Mientras más trabajadores tengas, podrás terminar un paso más rápido.
  Algunos proyectos pueden requerir jornadas de más de 8 horas o semanas de más de 40 horas para
cumplir con el cronograma. Esto requerirá horas extra, las cuales deben cobrarse al proyecto.
 Por ejemplo, si tienes un mes para establecer los cimientos de una nueva casa y sabes que estos
requieren 1000 horas de trabajo, divide 1000 entre el número de jornadas de 8 horas en el mes para
calcular el número de trabajadores que tendrás que contratar para completar ese paso a tiempo
(1000 horas del proyecto / 20 jornadas en el mes = 50 horas al día; 50 horas al día / 8 horas por
trabajador = 6,25 trabajadores necesarios).[2] Redondea el número de trabajadores hacia arriba o
hacia abajo hasta un número entero y ajusta en concordancia el número de jornadas laborales
necesarias.
 Sé realista en cuanto al número de trabajadores que puedes contratar en un periodo de tiempo dado.
Si necesitas siete electricistas para terminar un cableado en una semana, esto puede ser poco
realista dependiendo de la disponibilidad de los electricistas en tu localidad. Es posible que tengas
que extender tu cronograma para adaptarte a la disponibilidad de la mano de obra para tu proyecto.
 Si planeas terminar múltiples pasos a la vez, necesitarás trabajadores separados para trabajar en
cada paso.
6.
 6
Prepara y presenta tu oferta. Suma las horas para cada tipo de mano de obra que necesitas de
forma que tengas un total para cada tipo. Si necesitas solo un tipo de mano de obra, puedes
combinar todas las horas del proyecto en un solo número. Si necesitas muchos tipos de mano de
obra, tu oferta debe especificar el total de horas para cada tipo. Debes incluir todos los costos de
mano de obra, incluyendo impuestos y beneficios. Algunos contratos pueden requerir un sueldo
mínimo para cada categoría de trabajadores. También incluye cualquier sobreprecio que planees
cobrar.
 Como un ejemplo, imagina que te han contratado para instalar una nueva cocina en una casa de
tamaño mediano. Has dividido tu proyecto en pasos y cada uno requiere plomería, electricidad y
trabajo de construcción general. Tu oferta debe reflejar el total de horas-hombre de electricistas,
horas-hombre de plomeros y horas-hombre de trabajadores generales, así como las tarifas de pago
para cada tipo de mano de obra.
7.
 7
Adapta tus estimados de horas-hombre a medida que el trabajo progrese.Debido a que los
estimados de tiempo son en realidad simplemente adivinanzas, tendrás que actualizar tus estimados
a medida que tu proyecto avance. Es probable que de todas formas le cobres a tu cliente con base
en las horas reales que tu equipo trabaje, así que debes proporcionarle a tu cliente estimados
actualizados de horas conforme pase el tiempo. Esto ayuda a prevenir sorpresas para tu cliente
cuando llegue el momento de la facturación.
 Incluye un "factor de corrección", el cual es un incremento en el tiempo estimado debido a causas
desconocidas. La cantidad del factor de corrección depende de la complejidad del trabajo, la
disponibilidad de la mano de obra, la dependencia de agentes externos y la relación entre un
proceso y otro.
 La mayoría de los contratistas dejan en claro que su oferta es solo un estimado, que las horas reales
variarán y que los clientes pagarán por las horas reales trabajadas a medida que el trabajo progrese.
Sin embargo, es posible que un cliente quiera pagarte una suma fija con base en tu estimado y no
pagar por las horas reales trabajadas. Presta mucha atención a cualquier lenguaje en un contrato
que indicaría este tipo de arreglo ya que esto requiere un estimado muy cuidadoso por parte del
contratista.
 Si tu cliente te pagará con base en las horas reales trabajadas, recuerda que tu oferta sirvió como un
estimado y no debes cobrar por una cantidad significativa de horas adicionales a las que planificaste
a menos que cites una justificación razonable. Si te encuentras con problemas y sabes que vas a
superar tus estimados de tiempo, mantén informado al cliente a fin de prevenir fallas en la
comunicación.
 Ten un acuerdo escrito que defina las contingencias y el trabajo fuera del ámbito. Incluye el proceso
para identificar y aprobar estos cambios, como las aprobaciones y documentación necesarias.
 Parte 2
Reportar horas-hombre para trabajos por contrato
1.

1
Reúne información sobre tus trabajadores. Mantén archivos precisos de empleados para todas
las personas que trabajen en tu proyecto. Esto incluirá registros de nómina y todos los documentos
requeridos por ley. Si vas a usar ingenieros, electricistas, plomeros u otros trabajadores con licencia,
tendrás que mantener pruebas en archivo de sus certificaciones activas. Esto se requiere para la
mayoría de los trabajos de ingeniería y construcción ya sea que sean contratos del gobierno o no. Es
tu responsabilidad asegurarte de que todos los que trabajen para ti estén adecuadamente
certificados, incluyendo los subcontratistas.
 Puedes pagarles a personas que no sean tus empleados para realizar trabajos en tu proyecto. Estos
"subcontratistas" trabajan para ti, el contratista, y tú le cobras a tu cliente por su trabajo. Aunque los
subcontratistas no son en realidad tus empleados, debes reunir su información de certificación y
 mantenerla en archivo. Como el contratista, eres responsable de asegurarte de que cualquiera a
quien contrates para trabajar en un proyecto esté calificado a menos que se especifique lo contrario
en su contrato.
 Los contratos gubernamentales generalmente requieren información adicional del empleado y el
subcontratista que indique el cumplimiento de la ley. Esto puede incluir informar sobre la etnicidad y
las tarifas de pago de los empleados para asegurar que no haya discriminación en el lugar de
trabajo. Si tienes un contrato gubernamental, léelo cuidadosamente y sigue todas las instrucciones
para contratar y reportar a fin de evitar las dificultades para recibir el pago. [3]
2.
 2
Monitorea el tiempo de tus trabajadores. Para presentar informes precisos a tu cliente, necesitas
un método fiable para monitorear cuántas horas tus trabajadores están en el trabajo. Puedes usar un
reloj de fichar o una hoja escrita de asistencia, pero estos registros deben verificarse para asegurar
que sean precisos. Dependiendo de tu contrato, puedes estar sujeto a auditorías periódicas y se te
puede pedir que pruebes que las horas que presentas están justificadas.
 Una forma de asegurar la precisión del informe del tiempo es establecer supervisores sobre cada
empleado o grupo de empleados. Al final de la semana, cuando un empleado presente su tarjeta de
registro, el supervisor puede revisarla y firmarla certificando que la información es correcta. Esto
evitará que los empleados presenten hojas de registro para horas que no trabajaron.
 También puedes considerar usar un sistema electrónico de hojas de registro para monitorear el
trabajo de tus empleados. Asegúrate de que el sistema esté controlado para evitar el abuso. Debes
poder probar que este es el caso si tu informe de horas es puesto en tela de juicio.
 A los clientes gubernamentales se les requiere por ley reunir toda esta información antes de pagarles
a sus contratistas porque usan dinero de los contribuyentes para pagar por el trabajo. Puedes
esperar un nivel intensificado de escrutinio al reportar el tiempo en trabajos gubernamentales. Sigue
cuidadosamente todas las instrucciones para reportar que estén detalladas en el acuerdo.
3.
3
Envíale a tu cliente informes de nómina a intervalos regulares. Tu contrato debe especificar
cuán a menudo debes reportar las horas-hombre a tu cliente a fin de recibir el pago. Cuando envíes
estos informes, es probable que transfieras información de tus documentos de nómina y control de
horas trabajadas a un informe especializado para tu cliente comparando el número de horas por las
que cobres a los estimados que enviaste durante la licitación. Si hay una gran divergencia entre las
horas reales y tus estimados, tendrás que proporcionar explicaciones de estas divergencias a tu
cliente.
4.

4
Usa tus expedientes para preparar estimados futuros. Al final de un proyecto, tu información
sobre el monitoreo del tiempo será extremadamente valiosa ya que te da detalles sobre cuánto
tiempo tomó terminar trabajos específicos. Puedes usar estos datos para crear estimados por hora,
como el número de horas por metro cuadrado de baldosas extendidas o el periodo de inactividad
después de aplicar cemento fresco. Usa esta información para mejorar tus ofertas futuras y mantener
tu negocio rentable.