CAPACITACIÓN Y DESARROLLO La capacitación por un lado, es el plan que se alinea con los objetivos estratégicos del negocio, para impartir a los empleados motivación y transmitir los conocimientos y habilidades necesarios para llevar adelante los requerimientos del puesto de trabajo. Por su parte el desarrollo de los recursos humanos implica un aprendizaje que va más allá de la capacitación para el puesto de trabajo, y tiene un enfoque a largo plazo. Por un lado, para satisfacer los requerimientos permanentes del mercado, los clientes, las empresas deben mejorar el desempeño general. Lograr mayores rendimientos a través de la capacitación y desarrollo es la meta estratégica en todas las organizaciones. Consideran la capacitación bien planificada una inversión y no un gasto. Los programas de capacitación fortalecen la satisfacción del cliente, contribuyen al desarrollo organizacional, e impactan positivamente en los resultados financieros. Los responsables de la gestión del capital humano deben atender a las siguientes pautas: Constancia: con el vertiginoso ritmo con el que evolucionan los mercados y las cada vez más altas exigencias del sector empresarial, la formación de los empleados debe ser continua y rápida, permitiendo a las plantillas estar preparadas para afrontar los nuevos retos. Tecnología: los responsables de Recursos Humanos deben aprovechar las ventajas y funcionalidades que ofrecen las nuevas tecnologías para crear iniciativas de capacitación y desarrollo personal más eficientes. De hecho, existen muchas investigaciones que ponen de relieve los mejores resultados de los nuevos sistemas de aprendizaje (e-learning, blended learning, mobile learning…) frente al aprendizaje presencial tradicional. Personalización: no basta con ofrecer cursos o actividades formativas genéricas para todo el personal, sino que la clave de los programas radica en la adaptación a las necesidades de cada uno de los trabajadores. Innovación: las empresas deben incorporar las nuevas arquitecturas del aprendizaje a las acciones de capacitación y desarrollo personal, pasando del formato de conferencia al de experiencia y convirtiendo a los profesionales en el centro de la formación, generando espacios dinámicos y participativos, que realmente consigan una adquisición real de nuevas competencias. Enfoque: para que el impacto del aprendizaje sea excelente, las iniciativas formativas deben estar alineadas con las necesidades y objetivos de la empresa, en base a un estudio profundo de las áreas de mejora de cada empleado, en relación con sus funciones y metas. En este sentido, un adecuado programa de desarrollo profesional conseguirá los siguientes beneficios: Mejora la satisfacción laboral de la plantilla. Potencia la autoconfianza de los empleados. Facilita la autonomía de los trabajadores, mejorando la eficacia. Potencia la atracción de los mejores talentos, seducidos por la buena imagen de la compañía como lugar para trabajar. Impulsa el desarrollo de nuevos líderes. Propicia la comunicación entre todos los miembros de la organización. Reduce los errores profesionales y accidentes laborales, al estar más preparados y trabajar con mayor seguridad y confianza. Facilita la innovación, lo que redunda en un mejor posicionamiento en el mercado. Permite una mejor adaptación a los cambios y gestión de crisis, al contar con las herramientas para ello. Aumenta la productividad y, por tanto, la rentabilidad. PASOS PARA EL PROCESO DE CAPACITACIÓN Este proceso va desde la detección de necesidades hasta la evaluación de resultados. El siguiente diagrama te dará un panorama general del proceso y posteriormente encontrarás una explicación de cada etapa.
Pasos para elaborar un programa de capacitación:
Primer paso: detección de necesidades
Segundo paso: clasificación y jerarquización de las necesidades de capacitación Tercer paso: definición de objetivos Cuarto paso: elaboración del programa Quinto paso: ejecución Sexto paso: evaluación de resultados
Para elaborar un programa de capacitación el primer paso es detectar las
necesidades de la empresa. Aplicar técnicas adecuadas para este fin elimina las pérdidas de tiempo. ANÁLISIS DE LA NECESIDAD DE CAPACITACIÓN Administrar el recurso humano es la habilidad que podría marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso en la mayoría de las organizaciones. Una gran parte de los ejecutivos actuales y en especial, ejecutivos de áreas productivas, no le dan la importancia debida a la administración efectiva de sus recursos humanos, por lo regular consideran que esta función corresponde solamente al departamento de recursos humanos, de aquí que, muchos de los problemas de una compañía son problemas de personal y por lo regular, no son atendidos hasta que hacen crisis, o cuando ya no es posible postergarlos. Si se quiere desarrollar una organización que pueda crear valor a largo plazo irremediablemente hay que enfocarse en la gente, que crezcan y se desarrollen a la par con la organización. La función de administrar recursos humanos es una tarea que precisamente administra a seres humanos, que tienen una serie de características que los hace únicos, con complejos, virtudes, traumas, sentimientos, satisfacciones, insatisfacciones, etc. También la administración debe tener claro que debe crearle valor al personal a través de administrarlos con respeto, proporcionarles condiciones de trabajo higiénicas y seguras, capacitándolos y desarrollándolos de tal forma que crezcan juntamente con la empresa y puedan realizarse a través del trabajo. Las razones para proporcionar capacitación pueden ser muy variadas, en los últimos años se ha tenido un incremento en la necesidad de tener más y mejores conocimientos, el hombre moderno sufre una intensa curiosidad y un indomable afán inquisitivo, con toda seguridad, las organizaciones del futuro continuarán experimentando ese deseo de saber, que además de enriquecer sus vidas personales, enriquecen a las organizaciones para las cuales trabajan… [Asimismo, otros aspectos de los beneficios que aporta la capacitación son]: 1) ayuda a mejorar las aptitudes y las actitudes, 2) eleva los conocimientos de los ocupantes de los puestos en todos los niveles organizacionales, 3) mejora la moral y la satisfacción de la fuerza de trabajo, 4) guía al personal a identificarse con los objetivos de la organización, 5) crea una mejor imagen tanto del personal como de la organización, 6) mejora las relaciones entre jefes y subordinados, 7) ayuda a sistematizar el trabajo, 8) fluyen mejor la toma de decisiones y la solución de problemas, 9) propicia el desarrollo y las promociones, 10) es la mejor herramienta para incrementar la productividad y la calidad, 11) contribuye a mantener bajos los costos de operación en muchas áreas, 12) contribuye positivamente en el manejo de conflictos y tensiones y 13) permite el establecimiento y logro de metas individuales. (Werther Jr, y Davis 1998, p. 209). OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN Y DESARROLLO El desarrollo de los planes y programas de capacitación deberán estar enfocados a: 1) los objetivos generales de la capacitación: lo que la organización quiere lograr mediante la capacitación de su personal; 2) quién necesita ser capacitado: tanto en lo general como en lo particular, cualquier aprendizaje específico que incremente la efectividad de las funciones del personal o desarrolle las habilidades necesarias, y 3) los resultados del aprendizaje: lo que se espera que cada persona capacitada sea capaz de hacer y de saber en las diferentes etapas del proceso y al final de la capacitación. Los principales objetivos a los que debería estar enfocada la capacitación son: 1) preparar a las personas para la realización inmediata de diversas tareas del puesto; 2) brindar oportunidades para el desarrollo personal continuo y no sólo en sus puestos actuales, sino también para otras funciones más complejas y elevadas, y 3) cambiar la actitud de las personas, sea para crear un clima más satisfactorio entre ellas o para aumentarles la motivación y volverlas más receptivas a las nuevas tendencias de la administración (Chiavenato, 2007, p. 387). Una vez que se han definidos los objetivos, se estará en condiciones de desarrollar los planes, seleccionar las metodologías apropiadas y adecuarlos en función de los recursos disponibles o presupuesto. Al definir y establecer objetivos de aprendizaje es recomendable que éstos sean claros, retadores, cuantificables, pero también alcanzables, adecuándolos al área de aprendizaje en que se pretenden aplicar y desde luego, que estén planteados en forma correcta, al igual que las actividades a realizar que permitirán a su vez alcanzarlos y finalmente, definir y establecer las medidas de control que pudieran facilitar el proceso de evaluación de si fueron o no alcanzados o cumplidos y en qué forma. De aquí que, para poder tener el impacto deseado en la capacitación durante el diseño de la misma, habrá que considerar que existen cinco niveles para aprender, esto es, adquirir un conocimiento o aptitud, y esto son: 1) conocer, 2) comprender, 3) aplicar, 4) sintetizar y 5) evaluar, esto nos debe llevar a que hay que utilizar acciones que impacten en forma directa cada acción deseada o esperada. Considerando estos niveles, se puede capacitar en los dos aspectos básicos, en las actitudes para cambiarlas o modificarlas y en el hacer, esto es, en el desarrollo de habilidades psicomotrices: Los objetivos para denotar un campo afectivo, es decir, desarrollar o modificar una actitud, valor o apreciación en la conducta de un individuo, de tal manera que permitan: concientizar, responder, valorar, organizar y/o caracterizar lo que se pretenda lograr con la capacitación. Los objetivos para el hacer, o campo psicomotriz, se clasifican principalmente en destrezas o conductas que implican el hacer con precisión, exactitud, facilidad, economía de tiempo y esfuerzo, estas conductas pueden variar en frecuencia, intensidad y duración. Considerando que la frecuencia indica el promedio o cantidad de veces que una persona ejecuta una conducta o actividad; la intensidad se refiere a la fuerza, potencia, enjundia, dedicación y entusiasmo que una persona pone al ejecutar la destreza; y la duración se refiere al lapso o período durante el cual la persona aplica la conducta. Al determinarse los objetivos de la capacitación, se deben definir también los indicadores que permitirán verificar que los programas puedan ser exitosos. Una vez determinados ambos, se deberán enfocar en resultados relacionados con los planes y programas estratégicos de la organización. Otro aspecto que se debe contemplar al establecer los objetivos de la capacitación es que se requiere cumplir con ciertos aspectos legales como empresa al impartir la capacitación, estos aspectos se encuentran perfectamente bien definidos en la Ley Federal del Trabajo en sus artículos 153a al 153x, en donde se establecen los requisitos, derechos y obligaciones de las empresas de capacitar a sus trabajadores y también sobre los derechos y obligaciones de los trabajadores para recibir la capacitación. El organismo regulador en México de la capacitación es la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, cuya página de INTERNET es: www.stps.gob.mx, en donde se podrán encontrar asuntos relacionados con la capacitación y productividad empresarial, entre otras cosas relativas al quehacer laboral. ENFOQUES DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO Antes de revisar los diferentes métodos de capacitación y desarrollo, es importante recordar que cualquiera de ellos puede utilizarse tanto para capacitación como para desarrollo. Por ejemplo, un curso sobre técnicas gerenciales puedo ser atendido por supervisores y por empleados con potencial para ocupar esa posición. Para los supervisores, la actividad consistirá en capacitación respecto a cómo desempeñar mejor su puesto actual. Para los empleados sin responsabilidades gerenciales los talleres constituyen una oportunidad para desarrollarse a puestos gerenciales. A pesar de postular dos objetivos diferentes (de capacitación para los supervisores, de desarrollo para los empleados de niveles inferiores, las técnicas de la actividad son similares. Al seleccionar una técnica en especial para su uso en capacitación deben considerarse varios factores. Ninguna técnica es siempre la mejor; el mejor método depende de:
- La efectividad respecto del costo.
- El contenido deseado del programa.
- Los equipos e instalaciones con que se cuenta.
- Las preferencias y la capacidad del capacitador.
- Los principios de aprendizaje a emplear.
La importancia de estos cinco puntos depende de cada situación. Por ejemplo, la
efectividad respecto del costo puede ser un factor de importancia secundaria cuando se capacita a un piloto para maniobras de urgencia. Independientemente del método que se seleccione, habrá determinados principios de aprendizaje relacionados con él. Algunas técnicas hacen uso más efectivo de los principios de aprendizaje. Incluso los enfoques que utilizan pocos principios de aprendizaje, como la lectura o la conferencia, constituyen instrumentos valiosos porque pueden satisfacer varios puntos. Una conferencia, por ejemplo, puede ser el mejor método para un tema académico, dado su bajo costo en una circunstancia en que haya que atender a un grupo muy numeroso. TÉCNICAS PARA LA CAPACITACIÓN El capacitador debe conocer cada una de las técnicas descritas a continuación. A. INSTRUCCION DIRECTA SOBRE EL PUESTO La instrucción directa sobre el puesto se imparte durante las horas de trabajo. Se emplea, básicamente para enseñar a los empleados a desempeñar su puesto actual. Es impartida por un capacitador, un supervisor o un compañero de trabajo, y se lleva a cabo de manera adecuada, el interés del capacitador se centra en obtener un determinado producto y no en una buena técnica de capacitación. En la instrucción directa sobre el puesto se distinguen varias etapas. En primer lugar, se brinda a la persona que va a recibir la capacitación una descripción general del puesto, su objetivo y los resultados que se esperan de él, destacando la importancia de la capacitación. A continuación, el capacitador efectúa el trabajo a fin de proporcionar un modelo que se pueda copiar. De esta manera, el empleado puede transferir sus conocimientos a su puesto. En seguida, se pide al individuo en capacitación que imite el ejemplo provisto por el capacitador. Las demostraciones y las prácticas se repiten basta que la persona domine la técnica. Las continuas demostraciones proporcionan la ventaja de la repetición y la retroalimentación. Finalmente, se pide a la persona en capacitación que lleve a cabo el ejercicio o la labor sin supervisión, aunque el supervisor puede efectuar verificaciones selectivas para detectar dudas y aspectos que se pueden mejorar. B. ROTACION DE PUESTOS. A fin de proporcionar a sus empleados experiencia en varios puestos, algunas empresas alientan la rotación del personal de una a otra función. Cada movimiento de uno a otro puesto es normalmente precedido por una sesión de instrucción directa. Además de proporcionar variedad en su labor diaria, esta técnica ayuda a la organización en periodo de vacaciones, ausencias, renuncias, etc. Tanto la participación del empleado como el alto grado de transferibilidad constituyen ventajas importantes de la rotación de puestos. C. RELACION EXPERTO APRENDIZ. En las técnicas de capacitación que utilizan una re-lación entre un "maestro" y un aprendiz se aprecian claras ventajas, en especial para el grupo de los trabajadores de áreas técnicas muy específicas. En esta relación se observan niveles muy altos de participación y transferencia al trabajo. La relación experto-aprendiz lleva claras ventajas en la retroalimentación, la que se obtiene prácticamente de inmediato. EVALUACIÓN DE CAPACITACIÓN Y DESEMPEÑO EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Medición sistemática del grado de eficacia y eficiencia con el que los trabajadores realizan sus actividades laborales durante un período de tiempo determinado y de su potencial desarrollo, y constituye la base para elaborar y ejecutar el plan individual de capacitación y desarrollo. Comprende la evaluación de la idoneidad demostrada, las competencias laborales, los resultados alcanzados en el cumplimiento de sus funciones, tareas y objetivos, su plan de capacitación y desarrollo individual y las recomendaciones derivadas de evaluaciones anteriores.
En relación con la evaluación del impacto y la eficacia de la capacitación la
organización se orienta en cuatro direcciones fundamentales, que son las siguientes: 1. Evaluación de la reacción: se realiza al término de cada acción de capacitación y tiene como objetivo evaluar si la acción fue bien recibida, el criterio que tienen los participantes sobre las actividades del programa, los métodos empleados, la participación, los recursos, la comprensión, la aplicabilidad, entre otras variables que crea oportuna evaluar. 2. Evaluación del aprendizaje: se realiza para conocer el grado de aprendizaje logrado por los participantes a partir de constatar en qué medida se han cumplido con los objetivos del aprendizaje propuesto, se efectúa a los estudiantes en períodos intermedios y al finalizar la acción. 3. Evaluación de la transferencia: se realiza para evaluar cómo los participantes en las acciones de capacitación ponen en práctica y aplican lo aprendido. Para esto es necesario dejar transcurrir un período de tiempo después de concluida la acción de capacitación 4. Evaluación del impacto: se realiza para evaluar los beneficios reales que aporta a la organización las acciones de capacitación impartidas.