Código de Comercio, título IV, capítulo I

LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE

Fecha: Bogotá D.C., 23 de septiembre de 2017

PREPARADO POR: Yeimi María Bonilla Jiménez

1. OBJETIVOS:

1.1 Identificar la importancia de los documentos comerciales en una

organización.
1.2 Conocer la normatividad vigente en cuanto a la conformidad de los libros
y papeles del comerciante.
1.3 Describir los diferentes artículos que componen dicho capítulo para un
mejor entendimiento.
1.4 Conclusiones

2. RESUMEN

Se dice que los documentos comerciales son los comprobantes elaborados

por escrito, los cuales son la constancia de las operaciones que se realizan en
la actividad mercantil de cualquier entidad, a partir de las disposiciones de la
ley.
Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas
las acciones que se realizan en una compañía o empresas. Su misión es
importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes
que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar
la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento
fundamental para la contabilización de tales acciones.
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Tanto los libros como los documentos de un comerciante tienen una gran
utilidad la cual es que, al tener estos soportes, se tiene una constancia de
todas las actividades realizadas, permiten controlar las operaciones
practicadas por la entidad y a su vez constituyen la base del registro y
comprobación contable a partir de las operaciones financieras realizadas.
El hecho de implementar en una entidad los libros y documentos contables
permite tener manejo de un control, de una parte, jurídica y contable en cuanto
a responsabilidad administrativa se trata. En el manejo del control se permite
individualizar todo lo que involucra en una operación como, mercadería,
cantidades y precio, en relación jurídica tiene una gran importancia pues son
los que protegerán y demostraran que todo está en regla y así se evitaran
problemas legales. Por último, se debe tener en cuenta que con dichos libros
y documentos se puede llevar todos los registros contables de las
transacciones comerciales efectuadas en una empresa.

3. NORMATIVIDAD

ARTICULO 48.
CONFORMIDAD DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE A LAS
NORMAS COMERCIALES - MEDIOS PARA EL ASIENTO DE
OPERACIONES.
Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables,
inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de la ley,
implementando procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el
fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba
de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el
estado general de los negocios.

ARTICULO 49.
LIBROS DE COMERCIO – CONCEPTO.
Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio,
se tendrán en cuenta los que la ley maneje como obligatorios y los auxiliares.
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ARTICULO 50.
CONTABILIDAD – REQUISITOS
Solo podrá estar en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en
libros registrados, de manera que suministre una historia clara y completa de
los negocios del comerciante, según la ley.

ARTICULO 51.
COMPROBANTES Y CORRESPONDENCIA - PARTE DE LA
CONTABILIDAD
Serán útiles todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas
asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada
con los negocios.

ARTICULO 52.
OBLIGATORIEDAD DE ELABORAR PERIODICAMENTE UN INVENTARIO Y
UN BALANCE GENERAL
Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo
comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan
conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.

ARTICULO 53.
ASIENTO DE LAS OPERACIONES MERCANTILES - COMPROBANTE DE
CONTABILIDAD
Estos libros estarán en orden cronológico; las operaciones mercantiles y todas
aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo
referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden.

ARTICULO 54.
OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LA CORRESPONDENCIA
COMERCIAL
Se deberá dejar copia fiel de la correspondencia en relación con los negocios,
asegurándose la exactitud y duración de la copia. Así mismo, conservará la
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correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con

anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.

ARTICULO 55.
OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LOS COMPROBANTES DE LOS
ASIENTOS CONTABLES
Se conservarán; archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de
sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite
verificar su exactitud.

ARTICULO 56.
LIBROS - HOJAS REMOVIBLES - OBLIGATORIEDAD DE NUMERAR.
Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de
tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse
archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación
del Gobierno.

ARTICULO 57.
PROHIBICIONES SOBRE LOS LIBROS DE COMERCIO
En los libros de comercio se prohíbe:
1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos
se refieren;
2) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los
asientos o a continuación de los mismos;
3) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que
se advirtiere;
4) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y
5) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

ARTICULO 58.
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SANCIONES POR VIOLACIONES A LAS PROHIBICIONES SOBRE LOS

LIBROS DE COMERCIO
La violación a lo dispuesto en el artículo anterior implicará una multa hasta de
cinco mil pesos que impondrá una entidad competente o a petición de
cualquier persona, sin perjuicio de las acciones penales correspondientes. Los
libros en los que se cometan dichas irregularidades carecerán, además, de
todo valor legal como prueba en favor del comerciante que los lleve.
Cuando no pueda determinarse con certeza el verdadero responsable de estas
infracciones, serán responsables del pago de la multa el propietario de los
libros, el contador y el revisor fiscal, si éste incurriere en culpa.

ARTICULO 59.
CORRESPONDENCIA ENTRE LOS LIBROS Y LOS COMPROBANTES
Entre los asientos de los libros y los comprobantes de las cuentas, existirá la
debida correspondencia.

ARTICULO 60.
CONSERVACION DE LOS LIBROS Y PAPELES CONTABLES -
REPRODUCCION EXACTA
Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados
por lo menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha
del último asiento, documento o comprobante.
Transcurrido este tiempo, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre
que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta.
Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se
verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la
misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron
y el procedimiento utilizado para su reproducción.
Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este
artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.

4. CONCLUSIONES
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 Son los soportes que darán fe, credibilidad, veracidad y transparencia

en las actividades mercantiles de una empresa, es de gran importancia
saber que estos serán creados una vez se inician dichas actividades,
pues hay que rendir información ante la ley y las entidades que regulen
a todas las empresas, para ello hay que preservar, cuidar y reservar la
información de tal modo de que en los próximos diez años luego de su
existencia sean necesarios, estos estén disponibles para ser
consultados según sea el requerimiento.
 Todos los libros y papeles que requiera un comerciante serán
importantes para mantener un apropiado control de todas las acciones
que se realizan en su empresa.
 Dichos documentos ayudaran a comprobar la realización de cualquier
acción comercial y por ende será fundamental para la contabilización
de tales acciones.