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Auditora Operativa

CAPITULO I MARCO TEORICO ASPECTOS GENERALES DE LA AUDITORIA

1.1 Antecedentes Histricos La palabra Auditor, viene del latn Audire que significa Arte de Or, el ttulo de auditor apareci por primera vez en Inglaterra. Las auditoras han existido desde el siglo XV. El origen exacto de las auditoras de informes financieros es objeto de controversia, pero se sabe que hacia el siglo XV, algunas familias pudientes establecidas en Inglaterra requeran de los servicios de auditores para asegurarse de que no haba fraudes en las cuentas que eran manejadas por los administradores de sus bienes.

1.2 Concepto De Auditora La Auditora es una actividad profesional que consiste en el examen crtico y constructivo de eventos individuales o colectivos, con objeto de emitir una opinin respecto a ellos y promover la implantacin de acciones correctivas que se consideren necesarias para mejorar su ejecucin. La Auditora no es una subdivisin o una continuacin del campo de la contabilidad, el sistema contable establecido incluye las reglas y requerimientos de los organismos autorizados y de las prcticas aceptadas por las empresas. El proceso de reunir informacin contable dentro de este sistema y a preparacin de estados financieros constituye la funcin del contador.

1.3 AUDITORA OPERACIONAL

1.3.1 Concepto La Auditora Operacional puede definirse como el examen y evaluacin profesional de todas o una parte de las operaciones a actividades de una

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entidad cualquiera, para determinar su grado de eficacia, economa y eficiencia y formular recomendaciones gerenciales para mejorarlo.

1.3.2 Diagnstico De Auditora Operacional De la anterior definicin se desprende que el desarrollo de una Auditora Operacional implica diagnosticar sobre las operaciones o actividades que se examinan y evalan, en qu medida se alcanzan las metas propuestas (eficacia), con qu nivel de costo (economa) y con qu grado de eficiencia.

1.3.3 Pronstico De Auditora Operacional Una vez establecido el diagnstico sobre la eficacia, economa y eficiencia, la Auditora Operacional permite determinar las causas de los hallazgos que estn afectando dichos criterios y consecuencialmente, formular las recomendaciones a la gerencia pblica o a la mxima autoridad ejecutiva de la entidad, respecto a las acciones que se deben tomar para mejorar en el futuro el logro de las metas, el costo invertido para lograrlas y finalmente la eficiencia con que se estn realizando.

1.4 OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

1.4.1 Objetivo El objetivo de la Auditora Operacional se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a que se practique. Existen tres niveles en que el Contador Pblico puede participar de apoyo en las entidades: Primero: En la emisin de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (Diagnstico de obstculos). Segundo: En la participacin para la creacin o diseo de sistemas, procedimientos, etc., interviniendo en su formacin.

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Tercero: En la implantacin de los cambios e innovaciones. (implantacin de sistemas, etc.) La Auditoria Operacional persigue: detectar problemas y proporcionar bases para solucionarlos; prever obstculos a la eficiencia; presentar recomendaciones para simplificar el trabajo e informar sobre obstculos al cumplimiento de planes y todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro del primer nivel de apoyo a la administracin de las entidades, en la consecucin de la ptima productividad. En la prctica de una Auditora Operacional, el Contador Pblico se circunscribir al primer nivel de apoyo, ya que su participacin en las dems niveles queda nula de la prctica de Auditoria Operacional. Los niveles segundo y tercero quedan enmarcados dentro de lo que se conoce como trabajos de reorganizacin, desarrollo de sistemas y consultora administrativa. El Auditor Operacional, al revisar las funciones de una entidad: investiga, analiza y evala los hechos, es decir, diagnstica obstculos de la infraestructura administrativa que los respalda y presenta recomendaciones que tiendan a eliminarlos.

1.4.2 Alcance El alcance de la Auditora Operacional es ilimitado. Todas las operaciones o actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea una operacin financiera o no, y en cada hallazgo la Auditora Operacional cubre todos los aspectos internos o externos que lo interrelacionan. Esta ilimitacin y la diversidad de hallazgos que pueden encontrarse, implica que, una Auditora Operacional especfica, puede requerir profesionales de diferentes disciplinas. Generalmente es un trabajo interdisciplinario, pero normalmente su conduccin o direccin debe confiarse o contadores pblicos, por su estructuracin profesional en auditora.

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La Comisin de Auditora Operacional del IMCP, ha mantenido siempre un criterio uniforme sobre este particular, considerando que la Auditoria Operacional debe proponer recomendaciones especficas (en los casos que se tengan elementos para ello) y que de no ser as, pudieran tener un carcter general; pero en todos los casos deben presentarse sugerencias para mejorar la eficiencia.

1.5 ORIENTACIN En la Auditora Operativa la informacin est dirigida hacia el aspecto administrativo, es decir hacia todas las operaciones de la empresa en el presente, con proyeccin al futuro y retrospeccin al pasado cercano. Al realizar una Auditora Operativa con frecuencia se observan condiciones deficientes las cuales muchas veces son inevitables. Pero mostrando la razn defectuosa y as obtener efectos que beneficien a la organizacin, no solo al presente sino tambin al futuro. Una evaluacin de la efectividad de los procedimientos y prcticas requiere de cierta revisin o estudio preliminar con el fin de conocer cmo funcionan dichos procedimientos y prcticas para formarse una idea con respecto a su efectividad y utilidad. Basndose en dichas revisiones es posible identificar asuntos especficos como reas problema y deficiencias que requieren de ms estudio, todo esto obviamente a dado lugar a profundos reajustes institucionales en la organizacin de las actividades de los organismos pblicos en la planificacin, formacin de presupuesto, Contabilidad y control.

1.6 METODOLOGA No existe an una metodologa que aplique un auditor operativo en la realizacin de su labor; el auditor operativo utilizara su criterio de acuerdo a su experiencia como auditor. Bsicamente se aplican cuatro caractersticas de la Auditora Operativa:

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1.6.1 Familiarizacin Los auditores deben conocer cules son los objetivos de la actividad, como van a lograrse y como van a determinar los resultados.

1.6.2 Verificacin Requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta de transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadstico; el tamao de esta depender de su propio criterio basado en el grado de confianza que sea necesario para que represente razonablemente la poblacin de la cual se seleccion. Al realizar la verificacin los auditores usualmente estn interesados en tres temas: Calidad, Perodo correcto y Costo.

1.6.3 Evaluaciones y Recomendacin Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor est totalmente seguro; como resultado de su examen.

1.6.4 Informar de los Resultados a la Administracin El auditor debe reservarse para la conclusin del examen, los auditores proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y mantienen mejores relaciones con la direccin departamental cuando comentan los hechos que han encontrado. Cualquier informe formal que le muestre a la Gerencia que todas las diferencias se corrigieron antes de que se emitiese, encontrar una aceptacin amistosa tanto por parte de la direccin General como de la Operativa.

1.7 GRADO DE DIFICULTAD DE LA AUDITORA OPERACIONAL En la Auditora Operativa durante el desarrollo del examen, existen muchas dificultades al redactar el examen de auditora; por ser cada examen un caso nico; cada actividad requiere de una clase de explicacin distinta, debido a que para cada una de ellas existen diferentes lectores con conocimientos y

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necesidades que difieren; y requiere del auditor elevado criterio, capacidad y competencia; si el informe del auditor va a ser ledo tambin por la direccin General debe ser comprensible para cualquier lector inteligente, sin importar sus conocimientos especficos. El auditor operativo debe ser por lo tanto un productor experto del lenguaje tcnico y de los conceptos complejos, que conllevan la obtencin de resultados efectivos y tiles a la empresa. Debido a que su trabajo del auditor lo lleva a conocer todas las reas de una organizacin debe sentirse cmodo en los distintos entornos, encontrando dificultades en la adopcin rpida y fcilmente a las formas y lenguaje de los diferentes departamentos de una organizacin.

1.8 OPORTUNIDAD DE INFORMACIN La Auditora Operativa por su propia naturaleza est orientada hacia el futuro la justificacin de su existir, se basa en las recomendaciones y planteamientos que hace para un futuro ms saludable para la empresa, a travs del logro de una mayor eficiencia, eficacia y economa empresarial. Los informes escritos por Auditora Operativa, no son muy distintos de los emitidos en otros tipos de auditora, pues aplican las mismas reglas, el informe debe ser realista, claro, conciso, contacto y persuasivo. Su contenido puede ser relacionado con cualquier aspecto significativo de la administracin y gestin a la entidad. Pudiendo o no presentar sus Estados Financieros. Alguno de los beneficios a derivarse de la Auditora Operativa incluye la oportunidad de: Reducir los Costos Incrementar los ingresos Crear una poltica para llenar un vaco que a causa de la ausencia de poltica afecta adversamente al organismo Modificar una poltica que no satisface las necesidades del organismo

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Volver a definir los objetivos de unidades, cuando hayan dejado de integrarse o ser compatible con las metas de largo plazo del organismo.

1.9 INTERESADOS O USUARIOS. En primer plano, usuarios internos, tales como: la Alta Direccin, gerentes de reas y supervisores. Y en segundo plano, el punto de vista externo, o sea los accionistas. Los usuarios principales de los informes de auditora operacional son los gerentes de distintos niveles, incluyendo el consejo de administracin. La

administracin de alto nivel requiere de informacin o informes, en cuanto a que todos los componentes de la organizacin estn trabajando eficaz y eficientemente para lograr las metas de la misma. El auditor independiente es delegado por el consejo de administracin como responsable de informar a los accionistas, a la direccin y al pblico, de la adecuacin de las manifestaciones de la direccin sobre la condicin financiera de los negocios y de los resultados financieros de operaciones por un periodo especifico, siendo ellos los principales interesados en conocer los objetivos logrados y metas alcanzadas. Las revisiones de los auditores de operaciones tienen mucho inters para el auditor independiente, pues sabe que la mayora de las cosas que ocurren dentro de una empresa tienen algn defecto sobre los libros de Contabilidad y sobre los Estados Financieros. A travs del trabajo del auditor de operaciones, el auditor independiente puede asegurarse de la adecuacin y efectividad de los aspectos operativos de los sistemas de control. El inters de la colectividad por todo lo que significa, bienes de produccin, economa del esfuerzo humano y aprovechamiento de recursos, se exigir con mayor fuerza en el futuro.

1.9.1 Aportacin De La Auditora Operativa A Los Usuarios Los usuarios de los beneficios de la auditoria operativa se pueden clasificar en Direccin General

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Auditora Interna Usuarios del Sistema

Los beneficios que reciben cada uno de ellos incluyen, entre otros, los siguientes:

Direccin General a) Anlisis objetivo de reas operativas clave b) Evaluacin real de las causas de los problemas. c) Anlisis de la cuantificacin del personal integrado en cada rea.

Auditora Interna a) Conocimiento real de la empresa, la Direccin y sus problemas operativos. b) Hablar su mismo idioma c) Trabajo en equipo con otros especialistas d) Entrenamiento en detectar problemas con mentalidad de empresario e) Reafirmacin de su funcin obteniendo beneficios tangibles

Usuarios del Sistema a) Detectar sus verdaderos problemas y evaluar la marcha de su seccin o rea b) Definicin de problemas propios y problemas causados por otros segmentos. Normalmente aparecen problemas heredados por ineficiencia de otras reas. c) Colaboracin con las sugerencias para modificar las polticas,

organizacin y/o procedimientos. d) Indirectamente permite que sus proposiciones sean escuchadas por la Direccin.

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1.10 ENFOQUE Podemos indicar que es un trabajo de orientacin constructiva, orientada como servicio de asesora, desarrollada por la Gerencia de la organizacin, destinada a la evaluacin de la eficacia, economa y eficiencia. est limitado a la voluntad de la gerencia. El enfoque en la auditoria operacional est destinado a la evaluacin y eficiencia del uso de los recursos, y dirigida a incrementar la efectividad de los procedimientos aplicados en la operacin. En el enfoque de trabajo de la auditoria operacional, las operaciones que realiza una empresa deben considerarse de manera integral, con todas sus etapas en diferentes departamentos (enfoque basado en procesos). El enfoque es una caracterstica eminentemente positiva, dirigido a la obtencin de mayores resultados de la Gestin Empresarial. Existen dos enfoques bsicos de auditora operativa: 1.10.1 Enfoque de Organizacin La aplicacin de este enfoque est basada en la administracin de un departamento u otra unidad de mando. Examina adems de las funciones o actividades dentro de una organizacin, la administracin de la misma, considera su sistema, su personal, sus mtodos de informacin, sus mtodos de evaluacin de personal, sus presupuestos y el lugar que ocupa en el plan general de la empresa. Puede tambin realizar una descripcin microscpica de la estructura de la empresa, estudiar su forma desde numerosos ngulos. Su alcance y extensin,

1.10.2 Enfoque Funcional Se ocupa del seguimiento de una o varias actividades desde su principio hasta su conclusin; preferencia todas las funciones a travs de las unidades implicadas en ellas, estn menos pendientes de las actividades de la

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administracin general dentro de las unidades, que de su efecto de las funciones que revisan. Las auditorias funcionales son con frecuencia muy difciles porque realiza un experimento largo e indirecto en una empresa pudiendo frustrar tremendamente a quin trate de entender los muchos aspectos del flujo de trabajo.

1.11 NECESIDAD DE LA AUDITORA OPERATIVA. La necesidad de la auditora operacional fue anticipada por William P. Leonard, de Estados Unidos de Norteamrica, quin defini a esta tcnica como un "examen comprensivo y constructivo de una estructura organizacional de una empresa", o cualquier componente de las mismas, tales como una divisin o departamento, as como de sus planes y objetivos, sus mtodos de operacin y la utilizacin de los recursos fsicos y humanos. Conforme se van creando diversas ciencias, tcnicas, mtodos, principios, actividades y dems lneas de conocimiento, que sirvan de apoyo la gestin eficaz de las empresas, se da en el Pas el establecimiento de la auditora operativa con el propsito de coactivar el logro eficiente de los objetivos que las organizaciones se proponen. Cualquier organizacin en nuestros das est expuesta en mayor o menor grado a la presin de la competitividad, esto es, a la carrera acelerada para ampliar o mantener su rea de influencia, su cuota de mercado. La necesidad de realizar una auditora operativa puede surgir tanto por impulsos internos como externos a la organizacin. Pero en cualquier caso, esta necesidad es ms perentoria mientras ms inestable y cambiante sea el entorno en el que est inmersa la organizacin, ya que sta necesitar redefinir con mayor frecuencia su posicin respecto a aqul. La auditora operativa es opcional, por ello es la necesidad de hacer una auditora teniendo en cuenta los siguientes factores:

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Por competencia; para que una empresa pueda ser competitiva en el mbito comercial debe hacerse una auditora ms especfica para que pueda ubicar o detectar sus habilidades y amenazas y as estas poderlas superar mediante la informacin del auditor indicando recomendaciones y as hacer que esta empresa tenga muchas oportunidades y sea competente frente a las otras empresas y tenga una fortaleza para satisfacer sus necesidades individuales. Por alta direccin empresarial; teniendo la alta direccin de la empresa la necesidad de determina reas de mayor sensibilidad y contribuir a una mayor eficiencia de las operaciones, cuyo fin es de asegurar el cumplimiento eficiente, efectivo y econmico de los objetivos empresariales.

1.12 LA IMPORTANCIA DE LA AUDITORA OPERATIVA. La importancia de la auditoria operacional se sustenta en que mediante ella se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas. El anlisis y evaluacin de factores tanto internos como externos debe hacerse de manera sistemtica e integral, abarcando la totalidad de la empresa. La auditora operativa es importante porque es el instrumento de control posterior sobre la administracin en general. Tiene un significado ms importante para el sector pblico ya que normalmente el sector privado tiene un instrumento automtico que determina su eficiencia y efectividad. Este instrumento es la medicin de la Utilidad Neta, los ingresos y Gastos de la empresa estn ntimamente relacionados, si la empresa produce efectividad es eficiente, de lo contrario se tomarn medidas correctivas. En el sector pblico los intereses de una entidad normalmente vienen del sector pblico y no son producidos en relacin con sus gastos de operacin. Por este motivo la auditora operativa es importante en el gobierno, y hay creciente

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inters en su aplicacin por los del organismo superior de control. La auditora operativa con la finalidad de prestar un servicio de carcter gerencial, ya no contentndose de obtener una opinin sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y la eficiencia del control interno, tuvo la necesidad de conocerlas deficiencias e irregularidades existentes que atentaban contra la eficiencia, economa y efectividad. La importancia de la auditora operativa deja el olvido la imagen del auditor que solo se concentraba en la revisin de cuentas y a determinar los responsables de desfalcos, fraudes, malversaciones de fondos y otras irregularidades, se convierte en un elemento pensante, creativo y con gran imaginacin y sentido comn para ejercer en mejor forma sus funciones que pudiesen evaluar la ejecucin y valorizar los resultados obtenidos. La auditora operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de accin y procedimientos, para lo cual es indispensable que todos los profesionales que ejecuten acciones de control tomen conciencia de la importancia de la auditora operativa en el ms breve plazo posible, por los valiosos beneficios que de ella se obtienen y reporta. El contexto econmico empresarial mundial, est impregnado actualmente de factores distintivos tales como la presin ejercida por la competitividad y las nuevas reglas de juego que impone la globalizacin; a ello hay que agregar la velocidad de las comunicaciones en tiempo real y el apoyo ascendente de la tecnologa. Para este efecto, las empresas modernas debern tener en cuenta en su visin y misin, la implantacin de la planeacin estratgica como forma de control, la aplicacin de objetivos, metas y estrategias, as como mantener una orientacin hacia la competitividad, la globalizacin, los nuevos modelos de negocio, la tecnologa de informacin y el uso, a manera de apoyo, de los instrumentos modernos de gestin como el CRM (Customer Relationship Management).

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Las actuales circunstancias en que funcionan muchas empresas evidencia la ausencia de un efectivo gobierno corporativo, la concentracin de toda la autoridad en el Gerente General o CEO (Chief Executive Officer) y las normas actuales permiten que a este se le endose toda la responsabilidad, sin tomar en cuenta a los dems subordinados que muchas veces son los que hacen y deshacen en la organizacin empresarial. Asimismo se ha observado la relacin directa entre los gerentes y los encargados de finanzas, prescindiendo del juicio de la Junta de Accionistas, los Directores, la Auditora interna y externa y otros rganos especializados de la empresa. Ante este desorden empresarial emergen la Auditoria Operacional, la cual es una evaluacin objetiva, constructiva, sistemtica y profesional de las actividades relativas al proceso de gestin de una organizacin; la finalidad de esta rama especializada del quehacer contable es lograr un alto grado de eficiencia, eficacia, efectividad, economa, equidad, excelencia y valoracin dentro la empresa, considerando adems las nuevas tendencias orientadas al ambientalismo que se vive hoy en da. La Auditora Operativa descubre la realidad del da a da, determinando como son empleados los recursos; as como la adecuacin y efectividad de los sistemas de informacin y control, de manera que cumpla con las polticas establecidas para alcanzar los objetivos establecidas en la compaa. Esta especializacin contable est orientada a dos tipos de informaciones, la primera es la Auditora Operativa, relacionada bsicamente con los objetivo de eficacia, eficiencia y economa; mientras que la segunda se relaciona con la evaluaciones del Sistema de Control Interno, cuyo propsito es evaluar el diseo y funcionamiento de los Sistemas establecidos por la empresa. 1.13 UTILIDAD O BENEFICIO DE LA AUDITORA OPERACIONAL La auditora operacional puede entenderse y practicarse de una manera especfica pero interrelacionada, para cada uno de los tres criterios fundamentales ya explicados. Para el mayor rendimiento de una auditora

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operacional la evaluacin debe efectuarse de manera secuencial. Se debe iniciar por la comprobacin y anlisis de la eficacia o efectividad, para continuar con la economa y terminar comprobando y evaluando la eficiencia. En suma la Auditoria Operacional sirve para comprobar la capacidad de la administracin en todos los niveles. Es una manera de determinar los puntos clave donde hay un peligro potencial y por otro lado, ubicar las oportunidades de mejora, posibilidad de reducir costos, oportunidad de eliminar desperdicios y prdidas de tiempo innecesarias, con la consiguiente mejora de procesos; as como tambin evala la eficacia de los controles internos. A continuacin nos referiremos por separado a la auditora de eficacia, a la auditora de economa y a la auditora de eficiencia, as como a la utilidad o beneficios que se derivan de su aplicacin o prctica.

1.14 ASPECTOS GENERALES Y CRITERIOS BSICOS UTILIZADOS EN AUDITORA OPERACIONAL (EFICACIA, ECONOMA Y EFICIENCIA)

1.14.1 Auditora Operacional. La Auditora Operacional es una actividad que conlleva como propsito fundamental el prstamo de un mejor servicio a la administracin

proporcionndole comentarios y recomendaciones que tiendan a mejorar la eficiencia de las operaciones de una entidad. Aun cuando la costumbre ha asignado el nombre de Auditora Operacional, en el ejercicio de su prctica el auditor operacional no nicamente debe revisar la operacin en s habr de extenderse a la funcin de esa operacin. Hoy en da las empresas, se ven fortalecidas con la asimilacin de la calidad total, excelencia gerencial, sistemas de informacin, etc. Nuevos enfoques orientados a optimizar la gestin empresarial en forma cualitativa y mensurable para lograr que los consumidores, clientes y usuarios satisfagan sus necesidades. En este contexto que el sistema de control asume

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un rol relevante porque a travs de sus evaluaciones permanentes posibilitan maximizar resultados en trminos de eficiencia, eficacia, economa, indicadores que fortalecen el desarrollo de las empresas. La instrumentalizacin de los sistemas de control se da a travs de las auditorias que se aplican en las empresas dentro de un periodo determinado para conocer sus restricciones, problemas, deficiencias, etc. como parte de la evaluacin. La articulacin de los rganos de control, asesora, apoyo de una organizacin social en conjunto posibilita el cumplimiento de los fines empresariales. Este planteamiento posee singular importancia cuando se aplican auditorias especificas debiendo ejercitar el control posterior al mbito poltico,

administrativo, operativo; para que los resultados contribuyan al relanzamiento empresarial. Es la valoracin independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analtica objetiva y sistemtica, para determinar si se llevan a cabo, polticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y econmica y si los objetivos de la organizacin se han alcanzado para as maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa. La Auditora Operativa verifica la informacin relativa al desempeo institucional y revisando y elaborando informes sobre la administracin de recursos. Este anlisis implica tambin el verificar las actividades y procesos clave, evaluar los sistemas de informacin y control, verificar la utilizacin de recursos pblicos o privados de conformidad a principios de eficiencia, efectividad, economa, eficacia, equidad y excelencia; as como verificar el cumplimiento de metas y objetivos y en suma evaluar la gestin.

1.14.2 Conceptos De Eficacia, Economa Y Eficiencia En el anlisis anterior se plante que la auditora ha venido evolucionando en el transcurso del tiempo y que uno de sus objetivos primordiales en la actualidad

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es la evaluacin de las operaciones para determinar y aumentar su grado de eficacia, economa y eficiencia; criterios estos conocidos en la ciencia administrativa como las tres Es de la Gerencia. Tales criterios son los que maneja la auditora operacional, pero con un alcance que transciende los propsitos de la tradicional auditora financiera. Es conveniente por tanto, que antes de analizar el concepto o definicin de esta especialidad de la auditora, el auditor gubernamental tenga claro el significado de los trminos eficacia, economa y eficiencia. 1.14.2.1 Objetivos de Auditoria de Eficiencia: Estn orientados a detectar las causas de cualquier prctica ineficiente o antieconmica, incluyendo deficiencia en los sistemas de informacin gerencial, los procedimientos administrativos o la estructura organizativa que tiene como efecto el disminuir la eficiencia y o evaluar la calidad tanto en los servicios que presta, como en los bienes que adquiere.

1.14.2.2 Objetivos de Auditoria de Eficacia: Estn relacionados con determinar el nivel de cumplimiento de las metas propuestas; y si se estn llevando a cabo exclusivamente, aquellos programas o actividades legalmente autorizados.

1.14.2.3 Objetivos de Auditoria de Economa: Determinar los trminos y condiciones bajo los cuales las Entidades de Gobierno usan los recursos financieros, humanos y fsicos asignados, proporcionando una base para mejorar la asignacin de recursos y la administracin de estos por parte del ente.

1.14.2.4 Eficacia o Efectividad En una concepcin elemental, clara y sin eufemismos la efectividad, tambin denominada eficacia, consiste en lograr o alcanzar los objetivos propuestos, las

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metas programadas, o los resultados deseados. De tal forma que una actividad, una operacin, un proyecto, un programa o una gestin, segn sea el grado de alcance que se le d, ser efectiva en la medida en que los propsitos, metas o resultados sean obtenidos, alcanzados o logrados. La eficacia es la esencia de la gerencia pblica, pues su misin es conducir el ente hacia el logro de los objetivos, metas y resultados deseados. Las organizaciones, organismos o empresas, existen para cumplir con unos objetivos; por principio no puede concebirse ningn ente pblico que carezca de finalidades o propsitos, pues no tendra justificacin su existencia. Los objetivos estratgicos de una institucin gubernamental generalmente estn sealados en la disposicin legal que la crea u ordena su creacin y las metas peridicas en los planes y programas de la entidad. El logro de los objetivos estratgicos es una responsabilidad del titular de la entidad, para lo cual se apoya en el control interno operacional, siendo necesario desarrollar dichos objetivos o misin primordial de la organizacin, fijando metas o resultados peridicos a alcanzar, los cuales podrn ser mensurables o cualitativos. 1.14.2.5 Economicidad o Economa Economa desde el punto de vista de la auditora operacional, la economicidad o desarrollo de las operaciones es lograr el costo mnimo posible, o sea gastar solamente lo razonablemente necesario o prudente para alcanzar un objetivo, una meta o un resultado deseado. En trminos pragmticos lo ms econmico es no gastar ningn dinero, pero l no gastar impide alcanzar los objetivos o las metas deseadas para la organizacin o institucin, por lo tanto la economa debe visualizarse en funcin de dichos objetivos o metas. El sistema de contabilidad es el medio de que se valen las entidades para poder medir los costos invertidos en la obtencin de las metas, objetivos o resultados deseados.

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La economa o economa de las operaciones o actividades de las entidades pblicas se expresa en trminos monetarios. 1.14.2.6 Eficiencia La eficiencia es el criterio integral que maneja la auditora operacional, pues relaciona la productividad de las operaciones o actividades, con un estndar de desempeo o con una medida o criterio de comparacin. Con gran razn algunos autores sealan a la auditora operacional como sinnimo de auditora de eficiencia, pues es claro que sta involucra adems los conceptos de eficacia y economa. No obstante, para de aplicacin pragmtica, en auditora operacional se manejan en forma independiente los criterios de eficacia, economa y eficiencia. La eficiencia se expresa normalmente en trminos porcentuales (relativos).

1.14.3 Beneficios de la Auditora Operacional de Eficacia o Efectividad La Auditora Operacional de Eficacia es el examen y evaluacin de las operaciones o actividades de una entidad cualquiera, para determinar en qu medida se han alcanzado las metas u objetivos y formular recomendaciones para mejorar. En su mayor alcance, es decir cuando se practica como base de una auditora con un enfoque integral, la auditora operacional de eficacia proporciona a las autoridades jerrquicas de Gobierno y al Congreso (Asamblea Nacional) una evaluacin, con criterio independiente, de la manera como el titular de la entidad (Gerente, Director o Ministro), ha cumplido su gestin al administrar los programas trazados para alcanzar las metas o resultados deseados. Al interior de la respectiva entidad pblica auditada, proporciona al titular de la entidad (Gerente, Director o Ministro), tambin con criterio independiente, una evaluacin de la manera como el desarrollo de las operaciones o actividades se encamina o se encamin hacia el logro de los resultados deseados o metas propuestas y le recomienda las medidas correctivas o de mejora.

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1.14.4 Beneficios de la Auditora Operacional de Economa o Economicidad La auditora operacional de economa es el examen y evaluacin de las operaciones o actividades de una entidad o empresa pblica, para determinar el nivel de los recursos invertidos y formular recomendaciones razonables para reducir los costos. Igualmente, en su alcance ms amplio, la auditora operacional de economa proporciona a las autoridades jerrquicas de Gobierno y al Congreso (Asamblea Nacional), una evaluacin, con criterio independiente, sobre la manera econmica como el titular de la entidad ha alcanzado las metas propuestas. Para la Gerencia Pblica o titular de la entidad le proporciona una evaluacin sobre los costos invertidos en las operaciones o actividades y le formula recomendaciones para reducir costos.

1.14.5 Beneficios de la Auditora Operacional de Eficiencia La auditora operacional de eficiencia es el examen y evaluacin de las operaciones o actividades de una entidad para determinar la relacin entre la productividad y un estndar de desempeo y formular recomendaciones para alcanzar un nivel ptimo de eficiencia. Esta auditora proporciona al Gobierno y Congreso (Asamblea Nacional) una evaluacin, con criterio independiente, sobre el grado de eficiencia obtenido por el titular de la entidad, en la administracin de los recursos para alcanzar las metas. Igualmente, le proporciona al titular de la entidad una evaluacin acerca del nivel de eficiencia de las operaciones o actividades y le formula recomendaciones para conducirlas hacia el nivel ptimo.

1.15 FRECUENCIA DE AUDITORA OPERATIVA. Una auditora operativa no necesariamente se realiza en un tiempo determinado especfico, sino ms bien se da cuando la gerencia o directivos de una organizacin lo requieran o lo consideren necesario, pero puede darse el caso de realizarlo al final de cada ejercicio si las polticas de la organizacin as lo establecen. En el caso de existir carencia de polticas o la no-comprensin de

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las mismas y el significado de sus directivas como elementos de control en las principales reas de importancia, la insuficiencia de los controles administrativos, el grado de incumplimiento en las reas funcionales y de los controles operativos, as como las carencia de controles administrativos u operativos en reas significativas y de las recomendaciones de adoptar y modificar tales controles dan a lugar a la realizacin de una auditora operativa donde el auditor podr desarrollar los antecedentes del cliente.

1.16 HALLAZGO DE AUDITORIA OPERACIONAL El enfoque inicial de una auditora operacional est dirigido hacia hallar las operaciones o actividades inefectivas, antieconmicas o ineficientes.

Encontrarlas constituye el "Hallazgo de Auditora Operacional" que se puede definir como la operacin o actividad que est afectada negativamente o lesionada en la eficacia, economa o eficiencia.

1.17 AREA CRITICA O DEBIL Es el rea que presenta deficiencias de control interno contable, financiero u operacional. En un rea crtica se supone que todas las operaciones o actividades que all se realizan, son posibles hallazgos de auditora operacional es decir, estarn afectadas negativamente en su efectividad o eficacia, economa y eficiencia. En caso de que sean varias las reas de una entidad que hayan sido identificadas como crticas o dbiles, los esfuerzos de auditora deben orientarse hacia las ms importantes de la organizacin. En general, un razonable equipo de auditora (integrado por cinco profesionales altamente calificado) debera asumir mximo el examen de dos reas crticas o dbiles, para poder evaluarlas con la profundidad requerida en un tiempo tambin razonable que oscilar entre cuatro y seis meses.

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1.18 DIFERENCIAS BSICAS ENTRE LA AUDITORA TRADICIONAL Y LA AUDITORA OPERACIONAL La auditora, tradicionalmente hasta 1960 estuvo orientada fundamentalmente al examen de los estados financieros. Con el surgimiento de la auditora operacional como un nuevo campo de ejercicio profesional, se denomin a la auditora tradicional como auditora de estados financieros o auditora financiera, la cual con respecto a la auditora operacional presenta mltiples diferencias relacionadas con el objetivo, el alcance, la orientacin, los parmetros o criterios de medicin, el mtodo, los interesados, quienes la ejecutan, el contenido del informe, el objetivo de la evaluacin del control interno, y la historia de las dos especialidades, entre otras. En el Cuadro No. 1 que se presenta a continuacin, se relacionan las diez diferencias mencionadas.
1.19 DIFERENCIAS BASICAS ENTRE LA AUDITORIA FINANCIERA Y LA AUDITORIA OPERACIONAL.

En Cuanto a: Objetivo

Financiera Emitir opinin o dictamen sobre la razonabilidad de la situacin financiera de una entidad a una fecha dada, as como sobre el resultado de sus operaciones financieras y el flujo de fondos para el periodo que termina en dicha fecha. Proporcionar un grado de confiabilidad de dichos estados para usarlos en la toma de decisiones administrativas o gerenciales y en el proceso de dar cuenta de la gestin.

Operacional Determinar el grado de eficacia, economa y eficiencia de las operaciones para formular las recomendaciones para corregir deficiencias o para mejorar dicho grado de eficacia, economa y eficiencia. Contribuir al logro de la prosperidad razonable de la empresa o entidad.

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Alcance

Orientacin

Medicin

Limitado a las operaciones Ilimitado. Puede cubrir todas financieras las operaciones o actividades que realiza un organismo, entidad o empresa. Hacia la situacin financiera y Hacia las operaciones o resultados de las operaciones actividades de la entidad en de la entidad desde un punto el presente con proyeccin de vista retrospectivo. el futuro. Principios de contabilidad No existen an criterios de generalmente aceptados. medicin de aceptacin general.

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CAPITULO II MARCO LEGAL 2.1 Normas de la Auditoria Operativa En un inicio no haba normas para esta auditora, la operativa pero si se saba lo que se necesitaba y su marco conceptual, se empezaron a adaptar las normas de la auditoria tradicional. La auditoria operativa necesita para evaluar normas o estndares de comparacin para juzgar y medir la funcin que se est analizando. Por ejemplo para evaluar la funcin administrativa se necesita, al igual que la Auditoria de Estados Financieros que la contabilidad se realice con respecto a lo establecido por la contabilidad general. Debido a que no existen normas, cualquier persona que audite puede estar confundida ante que decisiones tomar o que juzgar. Por este motivo desde ahora, las normas sern las exigencias que enmarcan el trabajo profesional del auditor y que le plantean en su que hacer requisitos de calidad, respetando en esto el nombre de la auditoria tradicional otorga a estas reglas de conducta personal. 2.1.1 Normas Personales Estas normas son las ms inconmovibles, ya que son propias de las personas. En toda labor de auditora, el profesional debe tener adiestramiento, pericia, idoneidad, independencia y experiencia. Las normas que a continuacin se mencionaran son adaptadas de la Auditoria de Estados Financieros: a. El auditor debe ser una persona que, teniendo ttulo profesional oficialmente reconocido y o la habilitacin legal correspondiente, debe tener

entrenamiento tcnico, experiencia y capacidad profesional para ejercer la auditoria operativa.

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La especializacin tcnica y profesional es imprescindible para el auditor operacional. b. El auditor debe realizar su trabajo y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional. Cuando el auditor entrega su informe, tiene que avalar todas las conclusiones que en l se encuentran. c. El auditor debe mantenerse en una posicin de independencia a fin de garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios. La independencia del auditor debe abarcar los aspectos econmicos como el personal (mental), es decir no tener influencias. Esta norma es difcil de implementar si el auditor operacional es interno, porque l conoce a sus compaeros adems por la dependencia econmica o jerrquica que l tenga. d. El auditor debe ser responsable de transmitir y difundir sus conocimientos y experiencia, con el objeto de perfeccionar y prestigiar la profesin. Ya que como esta disciplina es relativamente nueva necesita de un cuerpo terico integral que la norme, describa y explique. 2.1.2 Normas a la Realizacin del Trabajo a. El trabajo de auditora debe comprender una adecuada planeacin y supervisin de los colaboradores. Toda auditoria representa la realizacin de un proceso que debe ser orgnico y coherente, a desarrollarse en un periodo determinado y condicionado a las caractersticas de la empresa que se audita y a los objetivos que se persiguen con el examen. Para la realizacin de estos objetivos el auditor debe tener trabajadores dependientes a l para controlar y planificar las actividades, adems si tiene colaboradores tambin se deben controlar. Para lo anterior se debe preparar un plan general de auditora que incluir, como mnimo: Los objetivos del trabajo

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Los aspectos fundamentales del control interno y del control de gestin a evaluar. El alcance del trabajo que se considera necesario para permitir al auditor emitir responsable y documentadamente su informe. Los procedimientos de auditora y el momento que se aplicaran. Los recursos materiales y humanos necesarios a su distribucin.

b. El trabajo de auditora debe comprender un estudio y evaluacin adecuados de los sistemas de control internos y de control de gestin vigentes en la entidad examinada, para determinar la naturaleza, extensin y oportunidad de los procedimientos de auditora a aplicar. Para el auditor operativo, la evaluacin del sistema de control interno le ayudara a establecer en principio, las causas de los problemas en la gestin analizada. Tambin el auditor operacional debe evaluar el sistema de control de gestin existente para saber cmo es la calidad de la administracin y eficacia, eficiencia y economicidad de la empresa. c. El trabajo de auditora debe comprender la obtencin, mediante la aplicacin de procedimientos de auditora, de evidencia comprobatoria valida, pertinente y suficiente, que permita respaldar las aseveraciones contenidas en el informe. Toda conclusin debe estar respaldada, ya que se est evaluando las decisiones administrativas. 2.1.3 Normas Relativas al Informe El auditor operacional tiene que emitir un informe en cambio el auditor de estados financieros debe emitir un dictamen. En este informe se exponen la evaluacin, sugerencias y recomendaciones para mejorar la gestin administrativa

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a. El informe debe contener un pronunciamiento respecto de la eficiencia, eficacia y economa de la gestin administrativa en la materia o rea sometida a examen. La auditoria operativa busca evaluar estos tres componentes y por lo tanto se deben decir cmo estn funcionando. Toda la informacin que se pone en el informe debe ser justificada ya que esta ser lea por los directivos superiores para ocuparlos como retroalimentacin. b. El informe debe contener como mnimo lo siguiente: Objetivo da la auditoria y motivo de su realizacin. Metodologa utilizada, enfatizando los procedimientos que permitieron reunir la evidencia sustentatoria. Alcance y limitaciones del examen. Hechos o circunstancias importantes analizados o diagnostico. Sugerencias y recomendaciones necesarias. Pronostico de la informacin. Y todo otro elemento o informacin que, a juicio del auditor, mejore la comprensin del informe. Esta norma muestra la estructura y contenido del informe.

c. El informe debe ser entregado oportunamente para asegurar su ptima utilizacin. La dinmica en que se desarrollan las empresas, las decisiones que se toman, tienen que ser rpidas, ya que las organizaciones cambian muy rpido. Es por este motivo que el informe debe estar en el momento preciso para que se tomen las decisiones pertinentes.

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d. El informe debe reunir, como mnimo, las caractersticas de: materialidad, precisin, practicabilidad, integridad, veracidad, concisin, claridad,

oportunidad, prudencia. Materialidad: El informe debe estar enfocado hacia los aspectos fundamentales de la materia bajo examen, sin detenerse en errores o deficiencias que no son significativos en el contexto total. Precisin: La informacin debe ser apta y convenientes para los requerimientos del usuario. Suficiencia: La informacin, debe adems, reunir los atributos necesarios para transmitir su utilizacin, esto es, resolver problemas y mejorar la gestin administrativa. Integridad: El contenido del informe ha de ser exhaustivo, en el sentido de incluir, por lo menos, todos los elementos esenciales de la situacin auditada. Veracidad: La informacin presentada debe expresar fielmente los acontecimientos reales, sin omisiones ni deformaciones de ningn tipo. Concisin: La exposicin requiere estar sintetizada en grado tal que sea compatible con el tiempo disponible de quien lo va a leer y analizar, sin perder por ello la claridad de las ideas y conceptos vertidos. Claridad: El informe debe ser redactado en lenguaje de fcil comprensin, para evitar problemas de comunicacin derivados de una excesiva especializacin de la fuente y/o del receptor. Oportunidad: La informacin debe emitirse en tiempo y lugar conveniente para el usuario. Prudencia: El auditor debe ser cauto en la informacin entregada, evitando infidencias y riesgos innecesarios. 2.2 Norma Internacional de Auditora 220, Control de Calidad de la Auditora de Estados Financieros. 2.2.1 El sistema de control de calidad y la funcin de los equipos de encargos.

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Los sistemas, las polticas y los procedimientos de control de calidad son responsabilidad de la firma de auditora, de acuerdo con la NICC 1, la firma tiene la obligacin de establecer y mantener un sistema de control de calidad que le proporcione una seguridad de que: a) La firma de auditora y su personal cumplen las normas profesionales y los requerimientos legales y reglamentarios aplicables; y b) Los informes emitidos por la firma de auditora o por los socios del encargo son adecuados en funcin de circunstancias. 2.2.2 El objetivo del auditor es implementar procedimientos de control de calidad relativos al encargo que le proporcionen una seguridad razonable de que: a) La auditora cumple las normas profesionales y requerimientos legales y reglamentarios aplicables, 2.2.3 El socio del encargo asumir la responsabilidad de la calidad global de cada encargo de auditora que le sea asignado. 2.2.4 Durante la realizacin del encargo de auditora, el socio del encargo mantendr una especial atencin, mediante la observacin y la realizacin de las indagaciones necesarias, ante situaciones evidentes de incumplimiento por los miembros del equipo del encargo de los requerimientos de tica aplicables.

Independencia 2.2.5 El socio del encargo llegar a una conclusin sobre el cumplimiento de los requerimientos De independencia sean aplicables al encargo de auditora, a tal efecto, el socio del encargo. a) Obtendr informacin relevante de la firma de auditora y, en su caso, de las firmas en la red, para detectar y evaluar circunstancias y relaciones que supongan amenazas a la independencia. b) Evaluar la informacin sobre los incumplimientos detectados, en su caso, de las polticas y los procedimientos de independencia de la firma

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de auditora para determinar si constituyen una amenaza a la independencia de la firma de auditora, y. c) Adoptar las medidas adecuadas para eliminar dichas amenazas o para reproducirlas a un nivel aceptable mediante la aplicacin de

salvaguardas, o, si se considera adecuado, para renunciar al encargo de si las disposiciones legales o reglamentarias aplicables as lo permiten.

Realizacin del Encargo Direccin, supervisin y realizacin 2.2.6 El socio del encargo asumir la responsabilidad: a) De la direccin, supervisin y realizacin del encargo de auditora de conformidad con las normas profesionales y los requerimientos legales y reglamentarios aplicables; b) De que el informe de auditora sea adecuado en funcin de las circunstancias. Revisiones 2.2.7 El socio del encargo asumir la responsabilidad de que las revisiones se realicen en acuerdo con las polticas y procedimientos de revisin de la firma de auditora. a) En la fecha del informe de auditora o con anterioridad a ella, el socio del encargo se satisfar, mediante una revisin de la documentacin de auditora y discusiones con el equipo del encargo, de que se ha obtenido evidencia de auditora suficiente y adecuada para sustentar las conclusiones alcanzadas y para la emisin del informe de auditora. Consultas 2.2.8 El socio del encargo: a) Asumir la responsabilidad de que el equipo del encargo realice las consultas necesarias sobre cuestiones complejas o controvertidas;

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b) Se satisfar de que, en el transcurso del encargo, los miembros del equipo del encargo hayan realizado las consultas adecuadas, tanto dentro del equipo del encargo como entre el equipo del encargo y otras personas a un nivel adecuado dentro o fuera de la firma de auditora; c) Se satisfar de que la naturaleza, el alcance y las conclusiones resultantes de dichas consultas hayan sido acordados con la parte consultada; y d) Comprobar que las conclusiones resultantes de dichas consultas hayan sido implementadas. 2.2.9 El revisor de control de calidad del encargo realizar una evaluacin objetiva de los juicios significativos realizados por el equipo del encargo y de las conclusiones alcanzadas a efectos de la emisin del informe de auditora. Esta evaluacin conllevar: a) la discusin de las cuestiones significativas con el socio del encargo; b) la revisin de los estados financieros y del informe de auditora propuesto; c) la revisin de la documentacin de auditora seleccionada, relacionada con los juicios significativos realizados por el equipo del encargo y con las conclusiones alcanzadas; y d) la evaluacin de las conclusiones alcanzadas a efectos de la emisin del informe de auditora y la consideracin de si el informe de auditora propuesto es adecuado. 2.2.10 En el caso de auditoras de estados financieros de entidades cotizadas, al realizar la revisin de control de calidad del encargo, el revisor de control de calidad del encargo tambin considerar lo siguiente: a) la evaluacin por el equipo del encargo de la independencia de la firma de auditora en relacin con el encargo de auditora; b) si se han realizado las consultas necesarias sobre cuestiones que impliquen diferencias de opinin o sobre otras cuestiones complejas o

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controvertidas, as como las conclusiones alcanzadas como resultado de dichas consultas; y c) si la documentacin de auditora seleccionada para su revisin refleja el trabajo realizado en relacin con los juicios significativos y si sustenta las conclusiones alcanzadas.

Documentacin 2.2.11 El auditor incluir en la documentacin de auditora: a) Las cuestiones identificadas en relacin con el cumplimiento de los requerimientos de tica aplicables y el modo en que fueron resueltas. b) Las conclusiones en relacin con el cumplimiento de los requerimientos de independencia que sean aplicables al encargo de auditora, y cualquier discusin relevante con la firma de auditora que sustente dichas conclusiones. c) Las conclusiones que se hayan alcanzado en relacin con la aceptacin y continuidad de las relaciones con clientes, y de encargos de auditora. d) La naturaleza, el alcance y las conclusiones de las consultas realizadas en el transcurso del encargo de auditora.

2.3 Norma Internacional De Auditora 315, Identificacin y Valoracin De Los Riesgos De Incorrecciones Material Mediante El Conocimiento De La Entidad Y De Su Entorno.

2.3.1 Alcance Trata de la responsabilidad que tiene el auditor de identificar y valorar los riesgos de incorreccin material en los estados financieros, mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno, incluido el control interno de la entidad.

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2.3.2 Objetivo Identificar y valorar los riesgos de incorreccin material, debida a fraude o error, tanto en los estados financieros como en las afirmaciones, mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno, incluido su control interno, con la finalidad de proporcionar una base para el diseo y la implementacin de respuestas a los riesgos valorados de incorreccin material.

2.3.2 Definiciones Riesgo de Negocio: Riesgo derivado de condiciones, hechos, circunstancias, acciones u omisiones significativos que podran afectar negativamente a la capacidad de la entidad para conseguir sus objetivos y ejecutar sus estrategias o derivado del establecimiento de objetivos y estrategias inadecuados.

Control Interno: el proceso diseado, implementado y mantenido por los responsables del gobierno de la entidad, la direccin y otro personal, con la finalidad de proporcionar una seguridad razonable sobre la consecucin de los objetivos de la entidad relativos a la fiabilidad de la informacin financiera, la eficacia y eficiencia de las operaciones, as como sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables. El trmino controles se refiere a cualquier aspecto relativo a uno o ms componentes del control interno.

Riesgo Significativo: riesgo identificado y valorado de incorreccin material que, a juicio del auditor, requiere una consideracin especial en la auditora.

2.3.3 El Conocimiento Requerido de la Entidad y su Entorno, Incluido su Control Interno La entidad y su entorno El auditor obtendr conocimiento de lo siguiente:

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a) Factores relevantes sectoriales y normativos, as como otros factores externos, incluido el marco de informacin financiera aplicable. b) La naturaleza de la entidad, en particular: i. ii. iii. sus operaciones; sus estructuras de gobierno y propiedad; los tipos de inversiones que la entidad realiza o tiene previsto realizar, incluidas las inversiones en entidades con cometido especial; y iv. el modo en que la entidad se estructura y la forma en que se financia para permitir al auditor comprender los tipos de transacciones, saldos contables e informacin a revelar que se espera encontrar en los estados financieros. c) La seleccin y aplicacin de polticas contables por la entidad, incluidos los motivos de cambios en ellas. El auditor evaluar si las polticas contables de la entidad son adecuadas a sus actividades y congruentes con el marco de informacin financiera aplicable, as como con las polticas contables utilizadas. d) Los objetivos y las estrategias de la entidad, as como los riesgos de negocio relacionados, que puedan dar lugar a incorrecciones materiales. e) La medida y revisin de la evolucin financiera de la entidad. El control interno de la entidad El auditor obtendr conocimiento del control interno relevante para la auditora. Si bien es probable que la mayora de los controles relevantes para la auditora estn relacionados con la informacin financiera, no todos los controles relativos a la informacin financiera son relevantes para la auditora. El hecho de que un control, considerado individualmente o en combinacin con otros, sea o no relevante para la auditora es una cuestin de juicio profesional del auditor.

Naturaleza y extensin del conocimiento de los controles relevantes

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Al obtener conocimiento de los controles relevantes para la auditora, el auditor evaluar el diseo de dichos controles y determinar si se han implementado, mediante la aplicacin de procedimientos adicionales a la indagacin realizada entre el personal de la entidad.

2.3.4 Componentes del Control Interno Entorno de control El auditor obtendr conocimiento del entorno de control. Como parte de este conocimiento, el auditor evaluar si: a) la direccin, bajo la supervisin de los responsables del gobierno de la entidad, ha establecido y mantenido una cultura de honestidad y de comportamiento tico; y si b) los puntos fuertes de los elementos del entorno de control proporcionan colectivamente una base adecuada para los dems componentes del control interno y si estos otros componentes no estn menoscabados como consecuencia de deficiencias en el entorno de control.

2.3.4.1 El Proceso De Valoracin Del Riesgo Por La Entidad El auditor obtendr conocimiento de si la entidad tiene un proceso para: a) la identificacin de los riesgos de negocio relevantes para los objetivos de la informacin financiera; b) la estimacin de la significatividad de los riesgos; c) la valoracin de su probabilidad de ocurrencia; y d) la toma de decisiones con respecto a las actuaciones para responder a dichos riesgos. Si la entidad ha establecido dicho proceso (denominado en lo sucesivo proceso de valoracin del riesgo por la entidad), el auditor obtendr conocimiento de tal proceso y de sus resultados.

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2.3.4.2 Actividades De Control Relevantes Para La Auditora El auditor obtendr conocimiento de las actividades de control relevantes para la auditora, que sern aquellas que, a su juicio, es necesario conocer para valorar los riesgos de incorreccin material en las afirmaciones y para disear los procedimientos de auditora posteriores que respondan a los riesgos valorados. Una auditora no requiere el conocimiento de todas las actividades de control relacionadas con cada tipo significativo de transaccin, de saldo contable y de informacin a revelar en los estados financieros o con cada afirmacin correspondiente a ellos.

2.3.4.3 Seguimiento De Los Controles El auditor obtendr conocimiento de las principales actividades que la entidad lleva a cabo para realizar un seguimiento del control interno relativo a la informacin financiera, incluidas las actividades de control interno relevantes para la auditora, y del modo en que la entidad inicia medidas correctoras de las deficiencias en sus controles. Si la entidad cuenta con una funcin de auditora interna, el auditor, con el fin de determinar si la funcin de auditora interna puede ser relevante para la auditora, obtendr conocimiento de lo siguiente: a) la naturaleza de las responsabilidades de la funcin de auditora interna y el modo en que se integra en la estructura organizativa de la entidad; y b) las actividades que han sido o que sern realizadas por la funcin de auditora interna. Entre los ejemplos de cuestiones que el auditor puede considerar para obtener conocimiento de la naturaleza de la entidad, se incluyen: Actividad operativa, tales como: a) Naturaleza de las fuentes de ingresos, productos o servicios, y mercados, incluida la participacin en el comercio electrnico, como las ventas por internet y las actividades de marketing.

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b) Desarrollo de las operaciones (por ejemplo, etapas y mtodos de produccin, o actividades expuestas a riesgos medioambientales). c) Alianzas, negocios conjuntos y extemalizacin de actividades. d) Dispersin geogrfica y segmentacin sectorial. e) Ubicacin de las instalaciones de produccin, almacenes y oficinas, as como ubicacin y cantidades de existencias. f) Clientes clave y proveedores importantes de bienes y servicios, acuerdos laborales (incluida la existencia de convenios colectivos, compromisos por pensiones u otros beneficios posteriores a la jubilacin, acuerdos de opciones sobre acciones y de bonos de incentivos, as como la regulacin gubernamental en relacin con las cuestiones laborales). g) Actividades y gastos en investigacin y desarrollo. h) Transacciones con partes vinculadas. Inversiones y actividades de inversin, tales como: a) Adquisiciones o desinversiones previstas o recientemente realizadas. b) Inversiones y disposiciones de valores y prstamos. c) Actividades de inversin en capital. d) Inversiones en entidades no consolidadas, incluidas sociedades, negocios conjuntos y entidades con cometido especial. Financiacin y actividades de financiacin, tales como: a) Principales entidades dependientes y asociadas, incluidas estructuras consolidadas y no consolidadas. b) Estructura de la deuda y sus condiciones, incluidos los acuerdos de financiacin fuera de balance y los acuerdos de arrendamiento. c) Beneficiarios efectivos (nacionales, extranjeros, reputacin comercial y experiencia) y partes vinculadas. d) Uso de instrumentos financieros derivados.

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2.4 Norma Internacional de Auditora 500, Evidencia de Auditora 2.4.1 Objetivos El objetivo del auditor es disear y aplicar procedimientos de auditora de forma que le permita obtener evidencia de auditora suficiente y adecuada para poder alcanzar conclusiones razonables en las que basar su opinin.

2.4.2 Evidencia de Auditora: Informacin utilizada por el auditor para alcanzar las conclusiones en las que basa su opinin. La evidencia de auditora incluye tanto la informacin contenida en los registros contables de los que se obtienen los estados financieros, como otra informacin.

2.4.3 Evidencia De Auditora Suficiente y Adecuada: El auditor disear y aplicar procedimientos de auditora que sean adecuados, teniendo en cuenta las circunstancias, con el fin de obtener evidencia de auditora suficiente y adecuada.

2.5 BOLETNES DE AUDITORA OPERACIONAL 2.5.1 Boletn No. 1 La Auditora Operacional Coordinada Con El Examen De Los Estados Financieros (Auditora Operativa) El propsito del boletn 1 es presentar una introduccin sobre el concepto de la auditora operacional realizada por un contador pblico en su carcter de auditor independiente coordinadamente con su examen de estados financieros tendientes a la emisin de su dictamen sobre los mismos. Por lo tanto, en los trminos de este boletn, por auditora operacional debe entenderse el servicio adicional que presta el contador pblico y auditor en carcter de auditor externo cuando, coordinadamente con el examen de los estados financieros, examina ciertos aspectos administrativos con el propsito

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de lograr incrementar la eficiencia y eficacia operativas de su cliente, a travs de proponer las recomendaciones que considere adecuadas. En otras palabras, este boletn solo se ocupa de la auditora operativa, entendida esta como la labor que realiza el contador pblico en su carcter de auditor externo, en forma coordinada con su examen de estados financieros, con el propsito de sugerir en ciertos aspectos medidas que incrementen la eficiencia y eficacia operativas de su cliente.

2.5.1.1 Examen de Estados Financieros y Auditora Operativa: Lo que distingue fundamentalmente el examen de los estados financieros de la auditora operativa es su objetivo o finalidad, segn se manifiesta en el distinto uso que el mismo sujeto asigna a sus dos objetos: Mientras que el objetivo del examen de estados financieros consiste en agregarle confiabilidad mediante la emisin de una opinin independiente sobre los mismos, el objeti8vo de la auditora operativa es ayudar a la empresa a aumentar su eficiencia mediante la presentacin de recomendaciones tendientes a ese fin. Mientras en el examen de estados financieros, estos son el fin, en la auditora operativa, los estados financieros son el medio que utiliza el auditor en su anlisis cuantitativo de la empresa a la que tratara de ayudar con sus recomendaciones. Por su alcance y enfoque, la auditora operativa requiere de una profundidad especial; a menudo presenta dificultades distintas a las propias del examen de estados financieros; normalmente exige una experiencia y conocimientos tcnicos diferentes y en todos los casos, requiere una asignacin formal de tiempo, por lo que debe ser objeto de una contratacin previa y especifica adicional al examen de estados financieros que culmina con la emisin de un dictamen sobre los mismos de un informe sobre el examen de control interno de4sde los puntos de vista de confiabilidad de informacin y proteccin de activos.

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2.5.2 Boletn No. 2 Metodologa de la Auditora Operacional 2.5.2.1 Directrices de actuacin: Son los aspectos de actuacin profesional que debe tomar en cuenta el contador pblico, al llevar a cabo una auditora operacional. En auditora operacional debe hacerse un examen y una evaluacin del control interno orientados a establecer si dicho coadyuva a mejorar la eficiencia operativa. Cuando se delega parte de su ejecucin a colaboradores, el contador pblico tiene la obligacin de cerciorarse de su capacidad y experiencia, y debe ejercitar una adecuada supervisin de sus labores. El contador pblico deber obtener evidencia suficiente que respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe, dicha evidencia debe quedar debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor operacional.

2.5.2.2 Operaciones: En auditora operacional se considera una operacin al conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la empresa.

2.5.2.3 Metodologa de la Auditora Operacional: La metodologa son las herramientas de trabajo con que se cuenta para el desarrollo del examen. Entendiendo el objetivo de la auditora operacional y teniendo la capacidad profesional adecuada, lo nico necesario para efectuarla, independientemente de cualquier posible metodologa, es la actitud mental de constante bsqueda en todos los mbitos de la empresa de oportunidades para aumentar eficiencia y eficacia en los controles operacionales y en la realizacin misma de las operaciones. Es necesario establecer una metodologa: Consideracin de la informacin preliminar se sugiere el problema (familiarizacin)

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Formulacin del problema (panorama general) Observacin de hechos pertinentes al problema ( recoleccin de informacin) Usos de reconocimientos anteriores (preparacin especial y capacidad profesional) Formulacin de la hiptesis(recomendaciones tentativas alternativas) Deduccin de las implicaciones de la hiptesis (anlisis la investigacin) Conclusin que informe o no la hiptesis (afinacin de los hallazgos y presentacin del problema a los afectados)

La utilizacin de este mtodo permite establecer un sistema de carcter general aplicable en diversas situaciones o circunstancias. La metodologa tiene carcter genrico y deber adecuarse a las situaciones especficas que se encuentran en el desarrollo de cada trabajo. Familiarizacin: esta permite conocer la estructura, organizacin, objetivos, polticas, sistemas y procedimientos de la empresa en trminos generales. Visita a las instalaciones: tienen por objetivo observar directamente como se efectan las operaciones y detectar posibles problemas en los controles operacionales o en la realizacin de las operaciones. Anlisis Financiero: a travs del mismo se conoce la marcha de la empresa, su situacin actual, tendencias, etc., y se obtienen indicios de las reas en que pueden existir problemas operacionales. Anlisis de informacin operativa (no financiera): consiste en el estudio de datos de operacin internos, tales como estadsticas de produccin, rotacin del personal, estadsticas de ventas por artculos, zonas o responsables, etc. Entrevistas: debe realizar con los principales funcionarios responsables de la ejecucin de las operaciones objeto del examen de aquellas que estn relacionadas.

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Diagnostico Preliminar: es un resumen de conociendo general que se prepara con base a los resultados obtenidos en las etapas anteriores de la metodologa; en l se planean los principales indicios de problemas detectados hasta ese momento y se apuntan las operaciones que pueden ser examinadas y las posibles soluciones. Seleccin de Operaciones a Examinar: estas deben relacionarse en base a su importancia y procurando que sean aquellas que por sus caractersticas ofrezcan mayores posibilidades de mejoramiento de la empresa. Discusin Previa de los Problemas Detectados: con ella se logra aprovechar la experiencia del personal de la empresa y evitar errores de apreciacin o interpretacin. Diagnstico: es el informe de auditora operacional y se trata ms adelante. Debe sealarse que en la aplicacin prctica de la metodologa antes expuesta, frecuentemente se llevaran a cabo en forma simultnea o sin seguir el orden aqu escogido, las etapas antes descritas.

2.5.2.4 Evaluacin y Efecto de los Problemas: El enfoque que convienen dar al informe debe tender a resaltar objetivamente siempre que sea posible el efecto cuantificable que provocan las ineficiencias detectadas, sus causas y consecuencias.

2.5.2.5 Responsabilidad: La responsabilidad del auditor operacional consiste en informar sobre los problemas detectados y sugerir posibles soluciones e implementacin de las medidas necesarias para solucionar los problemas detectados, en trminos generales, queda fuera del alcance del trabajo de auditora operacional, incluso en aquellos casos en que el auditor haya presentado recomendaciones especificas.

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2.5.2.6 Forma: Los hallazgos de la auditora operacional pueden irse comunicando en el curso del examen o a su trmino; esto depender en gran parte de la trascendencia de los problemas detectados y de la urgencia con la que se aplique las medidas correctivas. Es importante que el resultado de la auditora operacional se presente e invariablemente por escrito. Adicionalmente otros medios de comunicacin pueden resultar convenientes. Para que el informe cumpla con su cometido el auditor deber pensar en la persona a quien se dirige la preparacin, posicin dentro de la organizacin, etc., Y de acuerdo a las circunstancias, decidir la forma en la que debe presentarse. Lo que hay que recordar es que se debe ser tan verstil como sea necesario para lograr inadecuada comunicacin. El informe audiovisual tiene varias ventajas, entre las cuales estn: Centra la atencin Obliga a leerlo Logra un cambio de impresiones automtico El auditor se percata de las relaciones

Recomendaciones practicas para la elaboracin del informe: Definir cul es el propsito del informe (final, parcial, de detalle, de panorama). A quien se dirige Que le interesa al o los lectores. Uso de sntesis. Necesidad de seccionar y utilizar ndices. Utilizaron de subttulos. Los comentarios deben jerarquizarse.

Solo en casos de excepcin deben describirse procedimientos del examen.

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Las tendencias y cifras relativas pueden ser mejores que las estticas y nmeros absolutos. Siempre que sea conveniente deben usarse cifras cerradas.

2.5.3 Boletn No. 3 Auditora Operacional de Compras Este boletn presenta lo que se considera deben ser los aspectos bsicos de la auditora operacional de compras en empresas comerciales. Las compras constituyen una operacin de primordial importancia dentro de las empresas. El costo y abastecimiento de los artculos que se adquieren para su reventa o su transformacin es factor determinante en los resultados econmicos de la empresa, por la influencia que suelen tener en el costo total.

2.5.3.1 Propsitos del Boletn: Los propsitos de este boletn son los siguientes: Establecer el concepto bsico y el alcance de la operacin de compras. Definir el producto de la auditora operacional de compras. Indicar y orientar acerca de la metodologa (instrumentos). Orientar en cuanto a la forma en que puede presentarse la informacin relativa a los resultados obtenidos en el trabajo.

2.5.3.2 Concepto y Alcance de la Operacin de Compras: La operacin de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los recursos necesarios principalmente de carcter material para la realizacin de sus objetivos. La operacin de compras comprende entre otras, las siguientes: Proponer objetivos, polticas y metas de compra, aplicarlos y vigilarlos. Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones. Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y tcnicas.

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Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de los diversos artculos. Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artculos.

2.5.4 Boletn No. 4 Auditora Operacional de Ventas 2.5.4.1 Propsitos: Las ventas producen los ingresos, son el elemento natural de que se dispone para hacer frente a los costos y gastos totales que se efectan para llevar a cabo las operaciones de las empresas. Establecer el concepto bsico de la operacin de ventas y el alcance. Definir de manera general el objetivo de la auditora operacional de ventas. Sealar la metodologa que puede utilizarse.

2.5.4.2 Concepto y Alcance de la Operacin de Ventas: La operacin de ventas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para satisfacer las necesidades y deseos de los clientes, atendiendo al mismo tiempo sus objetivos econmicos. La operacin de ventas comprende las siguientes actividades: Proponer los objetivos y aplicar las polticas establecidas para ventas. Coordinar en forma eficiente los elementos materiales tcnicos y humanos que integran la operacin de ventas y proponer los cambios pertinentes. Planear actividades de venta de productos adecuados. Identificar las necesidades de los clientes Conocer las caractersticas de los competidores. Participar en el establecimiento de las listas de precios. Participar en el establecimiento de las polticas de crdito.

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La operacin de ventas consiste en el conjunto de actividades que previa investigacin y anlisis de mercado, permite se adopten las medidas necesarias para asegurar el flujo continuo a los clientes de los artculos y servicios que produce la empresa, en cantidades, precios, condiciones y calidades satisfactorias, obteniendo al mismo tiempo el rendimiento deseado.

2.5.4.3 Objetivos de la Auditora Operacional de Ventas: La auditora operacional de ventas, tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto y alcance de la operacin de ventas, con el propsito de detectar problemas o deficiencias en los controles operacionales existentes o en la realizacin misma de las operaciones, de cuya solucin pueden surgir disminucin de costos y/o aumentos de la eficiencia operativa.

2.5.5 Boletn No. 5 Auditora Operacional de Cobranzas 2.5.5.1 Propsitos del Boletn: Establecer el concepto bsico de la operacin de cobranzas y el alcance. Definir los objetivos de la auditora operacional de cobranzas. Sealar la metodologa que se considera aplicable.

2.5.5.2 Concepto y Alcance de la Operacin de Cobranzas: La operacin de cobranzas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para la recuperacin del precio de los productos o servicios que fueron proporcionados a sus clientes mediante el uso de su crdito. La operacin de cobranzas, actividades bsicas: Participara en la fijacin de objetivos y polticas de cobranzas. Intervenir en el establecimiento de metas a corto y largo plazo, que significa la cuantificacin de los objetivos establecidos

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Planear las actividades y los recursos que deben asignarse para alcanzar las metas establecidas en esta operacin. Proponer y asignar los recursos humanos y materiales que integran la operacin. Controlar la documentacin de las cuentas por cobrar de la empresa. Participar en la seleccin, adiestramiento y capacitacin del personal encargado de las cobranzas.

2.5.5.3 Objetivo de la Auditora Operacional de Cobranzas: La eficiente operacin de las cobranzas, puede ser examinada considerando entre otros: Que el periodo de cobro sea el mnimo Que la rotacin de las cuentas por cobrar se aproxime al promedio de crdito concedido a los clientes. Que las cuentas incobrables sean las mnimas Que la cobranza se realice al menor coste posible.

2.5.6 Boletn No. 6 Auditora Operacional de la Administracin de Recursos Humanos 2.5.6.1 Concepto y Alcance de la Administracin de Recursos Humanos: La Administracin de Recursos Humanos es el conjunto de actividades encaminadas a planear y reclutar el personal necesario a la empresa; establecer las bases de remuneracin ms adecuadas; manejar con efectividad las relaciones entre empresa y empleados; entrenar y desarrollar al personal. La Administracin de Recursos Humanos abarca las siguientes actividades: Contratacin y despido de personal. Administracin de sueldos y salarios

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Relaciones industriales, actividad encaminada al estudio y mejoramiento de comunicaciones entre el personal y de ste con la alta direccin de la empresa.

Organizacin, capacitacin y desarrollo.

2.5.6.2 Objetivo de la Auditora Operacional de la Administracin de Recursos Humanos: Su objetivo es examinar crticamente, las actividades y subactividades indicadas anteriormente, con la finalidad de definir problemas que estuviesen

obstaculizando la eficiencia en su manejo.

2.5.7 Boletn No. 7 Auditora Operacional de Centros de Proceso Electrnico de Datos 2.5.7.1 Concepto y Alcance de las Actividades Desarrolladas en los Centros de PED: Un centro de PED es la unidad organizacional dentro de una empresa de donde: a) se realizan actividades de proceso de datos, por medio de la utilizacin de uno o ms computadores y otros equipos auxiliares relacionados y b) se desarrollan los sistemas en que se desea utilizar el equipo de PED como una herramienta de proceso. El centro de PED abarca las siguientes actividades: La recepcin y control de los documentos fuente. El proceso de los datos mediante la operacin, programacin y control de las unidades del equipo de PED. El manejo de archivos de datos grabados en un medio legible. La custodia y control de los archivos y programas grabados en un medio legible. La conciliacin de los datos incluidos en los reportes con la informacin de los documentos fuente.

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2.5.7.2 Objetivos de la Auditora Operacional de Centros de PED: Examinar crticamente las actividades indicadas anteriormente, con la finalidad de detectar problemas que estuviesen obstaculizando la eficiencia en su manejo o pudiera poner en riesgo su operacin.

2.5.8 Boletn No. 8 Auditora Operacional de Otorgamiento de Crdito Este boletn se refiere a los lineamientos bsicos que deben tomarse en cuenta para llevar a cabo la auditora operacional de otorgamiento de crdito en las empresas industriales y comerciales. En vista de la relacin estrecha que guarda la operacin de otorgamiento de crdito con la de cobranzas, este boletn incluye parte de la informacin mencionada en el boletn relativo a la operacin de cobranzas. 2.5.8.1 Propsito del Boletn: Establecer el concepto bsico de la operacin de otorgamiento de crdito y al alcance que, para efectos de este boletn, se dar a esta operacin. Definir el objetivo de la auditora operacional de otorgamiento de crdito. Sealar la metodologa que se considera aplicable para realizar la auditora operacional de otorgamiento de crdito e indicar algunos de los instrumentos y tcnicas de que se dispone.

2.5.8.2 Concepto y Alcance de la Operacin Otorgamiento de Crdito: La operacin de otorgamiento de crdito es el conjunto de actividades que realiza una empresa ara otorgar plazo en el pago de los productos o servicios que proporciona a sus clientes, sujetos a ciertas condiciones y caractersticas que regulan su recuperacin. Para establecer el marco de referencia que limita la operacin de otorgamiento de crdito, se mencionan a continuacin las actividades bsicas que la integran: Participar en la fijacin de objetivos y polticas de crdito acordes a los presupuestos financieros de la empresa.

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Los objetivos fundamentales estn relacionados con niveles de las cuentas por cobrar y costo de la ejecucin de la operacin, y entre las polticas se pueden mencionar las referentes a: lmites de crdito, forma de investigacin de los solicitantes, personal autorizado para concederlos, documentacin de crditos otorgados, etc.

Intervenir en el establecimiento de metas a corto y largo plazo. Planear los recursos humanos y materiales que deben incorporarse a esta operacin. Tramitar las solicitudes de crdito de clientes potenciales, obteniendo las referencias que se requieran, bancarias, comerciales de agencias especializadas, etc.

Autorizar los pedidos de los clientes de acuerdo a las polticas generales de crdito y a las especficas de aprobaciones establecidas.

2.5.8.3 Objetivo de la Auditora Operacional de Otorgamiento de Crdito: La auditora operacional de otorgamiento de crdito tiene como objetivo, promover la eficiencia de las actividades que integran esta operacin. La eficiente operacin de otorgamiento de crdito puede ser examinada considerando, entre otros, los siguientes aspectos: El apego a las polticas de crdito y su relacin con las estrategias y tcticas financieras de la empresa. Que el otorgamiento del crdito se realice en el menor tiempo posible. Que las cuentas por cobrar se mantengan dentro de los lmites planeados de crdito.

2.5.9 Boletn No. 9 Auditora Operacional de la Administracin de Inventarios Este boletn se refiere a los lineamientos bsicos que deben tomarse en cuenta para llevar a cabo la auditora operacional de la administracin de inventarios.

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Los inventarios estn constituidos por los bienes tangibles destinados a la venta o a la transformacin para su posterior venta; tales como materias primas, productos en proceso, artculos terminados y otros materiales para el empaque o envase de mercancas. Generalmente los inventarios representan uno de los activos ms importantes de una empresa industrial o comercial y son un factor determinante en la consecucin de los objetivos y resultados econmicos de la misma.

2.5.9.1 Propsitos del Boletn: Establecer el concepto bsico de la administracin de inventarios y el alcance que se le dar para los efectos particulares de este boletn. Definir el objetivo de la auditora operacional de la administracin de inventarios. Sealar la metodologa aplicable a esta revisin.

2.5.9.2 Concepto, Alcance de la Administracin de Inventarios: Es el conjunto de actividades que desarrollan los gerentes de una empresa para asegurar las existencias (materias primas, materiales, suministros, productos semielaborados y terminados) para produccin y/o venta en la cantidad, calidad y oportunidad necesarias a costos ptimos. Con el objeto de establecer el marco de referencia de la administracin de inventarios, a continuacin se mencionan las actividades bsicas que la integran: Incluir los objetivos, estructura organizacional, polticas y procedimientos de la administracin de inventarios, dentro de los objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento. Definir las actividades y funciones que integran la operacin y asignar los recursos materiales y humanos necesarios. Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y humanos que integran la administracin de inventarios.

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2.5.9.3 Objetivos de la Auditora Operacional de la Administracin de Inventarios: Es examinar las actividades que la integran, con el propsito de identificar problemas, deficiencias y oportunidades de mejorar los controles operacionales existentes, a fin de incrementar su eficiencia operativa.

2.5.10 Boletn No. 10 Auditora Operacional de los Sistemas de Administrativos de Informacin El presente boletn se enfoca a los lineamientos ms sobresalientes que debe considerar todo contador pblico al efectuar una evaluacin de los sistemas de informacin con los que cuenta una entidad, a fin de proponer sugerencias para mejorar la calidad y utilidad de los informes que se obtienen. La aplicacin de este boletn es general, no se limita a algn tipo de entidad.

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CAPITULO III

3.1 LA METODOLOGA DE AUDITORA OPERACIONAL Y EL PROCESO DE AUDITORA El mtodo general para realizar una auditora operacional es similar al utilizado en auditora financiera. Esta dado por unas normas, unas tcnicas, y unos procedimientos que se desarrollan mediante programas de trabajo.

3.1.1 El Proceso De Auditora Operacional Todo trabajo de auditora, cualquiera que sea su objetivo se divide en tres grandes partes a saber: estudio y planificacin; ejecucin del examen; e informe.

La ejecucin de una Auditora Operacional implica el desarrollo de un proceso que se cumple en cinco fases o etapas enmarcadas en las tres grandes partes citadas. Dichas fases son: FASE I Estudio Preliminar, FASE II Comprensin de la Entidad Auditada, FASE III Seleccin de reas Crticas o Dbiles, FASE IV Examen Detallado de las reas Crticas y FASE V comunicacin de resultados.

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3.1.1.1 Preparacin de la Auditora La preparacin de una auditora operacional implica el cumplimiento de varias tareas, tales como el relevamiento de informacin para determinar el grado de auditabilidad que respecto a esta clase de auditora tiene la entidad que se va auditar, la determinacin de los trminos de referencia de la misma o plan general del trabajo, la asignacin del equipo de profesionales que la efectuar y el cronograma general de la ejecucin.

3.1.1.2 Relevamiento de Informacin Antes de iniciar el desarrollo de las fases de una auditora operacional, el Auditor debe obtener datos generales de la entidad que se auditar y sobre esta base apoyar la elaboracin de los Trminos de Referencia de la Auditora.

3.1.2 Trminos de Referencia o Resumen del Plan General Cuando se considere necesario, especialmente si se trata de una primera auditora operacional que se efectuar en una entidad. Dichos trminos tienen como objetivo permitir que tanto las autoridades de la entidad que se va a auditar, tomen pleno conocimiento de la naturaleza, objetivos, alcance y metodologa de la auditora que se realizar, as como de la composicin del equipo profesional que deber llevarla a cabo y del apoyo que la entidad auditada debe prestar para el xito de la auditora.

3.1.2.1 Designacin del Equipo de Auditora El cuidado que se debe tener en la designacin del equipo de profesionales que efectuar una auditora operacional tiene gran trascendencia. De la calidad de sus miembros depende el logro de los objetivos y la oportunidad en alcanzarlos. Se deber tener el cuidado de integrar un grupo multidisciplinario que, desde luego, incluya auditores profesionales y otros profesionales en disciplinas afines como administradores, ingenieros o analistas de sistemas y de ser posible se

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incorporar desde el inicio un especialista de acuerdo a la naturaleza de las operaciones de la entidad que se va a auditar. La cantidad de profesionales que integrarn el equipo estar dada por el alcance que tendr la auditora y la oportunidad en que se desean obtener los resultados; pero en general la experiencia indica que un equipo de auditora operacional debe estar integrado por lo menos por cinco profesionales calificados.

3.1.2.2 Planeacin y Programacin de la Auditora La planeacin y programacin del trabajo de una auditora operacional se efecta en forma progresiva, en la medida en que se va ejecutando cada una de las cinco fases del proceso. Es decir, que inicialmente se programar el trabajo de la Fase I y con base en sus resultados se programar la Fase II, y as sucesivamente. La presupuestacin del tiempo a insumir en la ejecucin de una auditora operacional es de por s difcil; pero lo es an ms cuando se trata de una primera auditora para una entidad o simplemente no se tienen experiencias o antecedentes sobre la cantidad de Horas / hombre que se hayan insumido en trabajos anteriores. No obstante, es necesario elaborar un Cronograma que muestre el tiempo estimado global para la ejecucin de cada una de las cinco fases del proceso de auditora operacional, como resultado de la planeacin general del trabajo que dio origen a los Trminos de Referencia. Con la elaboracin de este cronograma termina la preparacin de la auditora y con base en l, se proceder a la ejecucin de cada una de las cinco Fases mencionadas anteriormente, que se esquematizan en el Cuadro N 2 y se explican a continuacin.

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3.1.3 FASE I: ESTUDIO PRELIMINAR El objeto de esta fase del proceso de Auditora Operacional, es el de obtener informacin sobre la entidad, organismo o empresa pblica, la cual deber servir como instrumento para el desarrollo de las siguientes etapas del examen y para la ilustracin general del personal de Auditora que sea agregado a la ejecucin del trabajo.

3.1.3.1 Recopilacin de Informacin Se debe recopilar en esta fase la mxima informacin til en el tiempo ms corto posible sobre, por lo menos, sobre los siguientes aspectos:

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3.1.3.1.1 Antecedentes Por qu y para qu se cre la empresa o entidad Cambios en los objetivos inciales Informes financieros recientes Informes tcnicos recientes

3.1.3.1.2 Marco Legal Disposicin legal de creacin Estatutos Reglamentos Pacto o Convenio Laboral Leyes, decretos y dems normas de carcter legal externo que tengan incidencia directa en el desarrollo de las operaciones de la entidad, organismo o empresa.

3.1.3.1.3 Organizacin Organigrama Asignacin de Responsabilidad Delegacin de autoridad o grado de autonoma Manual de Funciones Reglamento Interno o Manual General Administrativo

3.1.3.1.4 Operaciones Operaciones actividades de importancia Manuales de procedimiento

3.1.3.1.5 Financiamiento Fuentes de Financiamiento Presupuesto

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3.1.3.1.6 Control Manual de Auditora Interna Manuales especficos de control

3.1.3.1.7 Informacin Adicional La dems informacin de carcter interno o externo, que tenga relacin con la naturaleza de las operaciones o actividades de la entidad, organismo o empresa y que se considere de importancia o utilidad para la Auditora Operacional.

3.1.3.2 Caractersticas de la Fase I de Estudio Preliminar La Fase de Estudio Preliminar presenta las siguientes caractersticas: No es una lectura detallada de informacin o de manuales Es un proceso rpido de recopilacin de informacin escrita y mediante entrevistas con funcionarios. Si en la ejecucin de esta fase se observan indicios de reas crticas, no se deben examinar; solamente se dejar constancia en los papeles de trabajo para ser tenidos en cuenta posteriormente.

3.1.3.3 Procedimientos Generales para el Desarrollo de la Fase de Estudio Preliminar A continuacin se relacionan los procedimientos de carcter general que deben desarrollarse durante esta fase de la auditora.

Entrevista Con el titular de la entidad, organismo o empresa (Ministro, Director o Gerente) y dems funcionarios de importancia, para obtener informacin sobre los 7 aspectos.

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Es la primera actividad que deber realizar el equipo de auditora y est dirigida a obtener informacin general sobre la organizacin y el contexto en que se desenvuelve. Para ello se preparar una Gua de Puntos a tratar en la entrevista, sin olvidar incluir como importantes la modalidad de relacin con los distintos responsables de reas y la solicitud de colaboracin de todos los niveles de la organizacin o ente. El Responsable de Departamento de Auditora, Auditor Interno o Socio Gerente de Firma CPI, debera asistir a la reunin y entregar a la mxima autoridad adems de la credencial de la auditora una nota oficial de presentacin, firmada por el Responsable de grupo en la que conste:

Solicitud de colaboracin a la organizacin. Solicitud de Datos Bsicos de la Organizacin. Terminada la reunin, se confeccionar el memorndum de operaciones Correspondiente

Otras Entrevistas En esta etapa, se efectuarn entrevistas con Niveles inmediatos inferiores al de la mxima autoridad para obtener informacin de cada rea especfrc4 con el objetivo de: Obtener informacin adicional del rea especfica del funcionario entrevistado. Las preguntas debern orientarse en ese sentido debiendo adems acordarse en la misma el nombre de los funcionarios de lnea con que se tratarn los temas con mayor detalle. Terminada la reunin, se confeccionar el respectivo memorndurn donde se volcarn los aspectos relevantes de la misma. De ser factible, la entrevista deber ser consensuada v firmada por el entrevistado.

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Visita de familiarizacin a las oficinas e instalaciones de la entidad, organismo o empresa, para: conocer su ubicacin fsica, apreciar su tamao, y conocer brevemente a los funcionarios responsables. Clasificacin y referenciacin de la informacin de acuerdo a los 7 Grupos sealados anteriormente.

En sntesis la fase de estudio preliminar en auditora operacional es similar a la auditora financiera, solamente se diferencia en la diversidad y cantidad de la informacin a recopilar, especialmente cuando se trata de la primera auditora, y, en que para su revisin y anlisis existe una fase especfica en el proceso. En el proceso de recopilacin de la informacin sobre los siete aspectos bsicos el auditor gubernamental y los servidores pblicos que realizan auditoras debern contestarse, entre otras, las siguientes preguntas, en funcin del objetivo definido y las caractersticas de la auditoria:

qu es posible satisfacer y cun factible es Ia realizacin de la auditora? qu se va a buscar concretamente (OBJETMS Y ALCANCEX)? qu recursos debe estar en condiciones de proporcionar el ente auditado y en qu momento? cules son las fechas tentativas de iniciacin y terminacin del trabajo? existen restricciones tcnico - polticas?

Bsicamente debe determinarse qu necesidades deben satisfacerse y cmo estos propsitos se harn operativos. Los objetivos deben expresarse de manera que identifiquen aquellos elementos de hallazgos que deban desarrollarse en el informe (p.ej. el objetivo puede ser slo definir el nivel de gestin alcanzado, o un paso ms adelante, si ste fue satisfactorio, o cules

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fueron

las

causas

de

los

desvos

si

finalmente

se

efectuarn

recomendaciones). Se deber considerar tambin el tiempo y recursos disponibles que se asignen, los cuales pueden definir qu actividades se tendrn en cuenta y con qu profundidad y detalle se las evaluar:

La disponibilidad de datos (con cules se podr contar; si se obtendrn en forma oportuna, cul ser la dificultad en conseguirlos, etc.) puede definir: Qu periodo debe ser incluido. Si ser posible su proyeccin. Qu nivel de validacin se necesitar para documentar la existencia de un problema y su causa. Qu comparaciones se harn

Establecer los objetivos significa determinar el campo de accin que abarcar la auditora.

3.1.4 FASE II: COMPRENSIN DE LA ENTIDAD AUDITADA En esta etapa el auditor debe examinar la informacin recopilada en la etapa anterior con la finalidad de determinar y analizar los objetivos, polticas y normas de la entidad, organismo o empresa pblica. Es de importancia en esta etapa determinar los objetivos principales del ente auditado, la autoridad delegada por la Junta Directiva, el Directorio o el titular de la entidad a los funcionarios principales, las restricciones para el financiamiento de las operaciones, etc.

3.1.4.1 Actividades Mnimas para Comprender la Entidad Auditada Determinar por qu se cre la entidad, organismo o empresa pblica. Cul fue la necesidad de su creacin y los propsitos u objetivos que sealaron su creacin.

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Determinar si los objetivos inciales han cambiado durante el transcurso del tiempo.

Determinar con claridad la misin primordial de la entidad, organismo o empresa pblica y cules son los objetivos principales para alcanzar la misin primordial.

Determinar las operaciones o actividades de importancia para alcanzar los objetivos principales y los propsitos de cada actividad.

Determinar con claridad la regulacin de carcter legal, aplicable a la entidad, organismo o empresa. Este aspecto tiene gran importancia cuando se trata de una entidad pblica.

Revisar nicamente los documentos que contengan disposiciones generales con respecto a las operaciones de la entidad. Los manuales de procedimiento sern o no revisados posteriormente segn la determinacin de las reas crticas.

Al final de esta fase o etapa del proceso de auditora operacional el Auditor habr adquirido un buen grado de conocimiento sobre la entidad en que est actuando como auditor operacional, interno o externo, que le permita intercambiar opiniones vlidamente con los funcionarios de la administracin.

3.1.5 FASE III - IDENTIFICACIN Y SELECCIN DE LAS REAS DBILES O CRTICAS QUE SERN AUDITADAS 3.1.5.1 Aspectos Bsicos El alcance ilimitado de la auditora operacional enfrenta el problema respecto a una entidad determinada, que para poder evaluarla en su totalidad se requiere varios aos de auditora. Por lo tanto, para llevar a cabo esta clase de auditora es necesario reducir la cantidad de operaciones o actividades de la entidad a un nmero que razonablemente pueda ser medido en trminos de eficacia,

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economicidad y eficiencia en un tiempo tambin prudencial o razonable, generalmente de cuatro a seis meses, con un grupo no menor de cinco auditores calificados. El hecho de que la auditora operacional se aplique a solo una parte de las operaciones de una entidad no reduce su utilidad y beneficio. Adems tratndose del sector pblico, una adecuada planificacin del control externo posterior a mediano o largo plazo permite que una entidad pblica de significativa importancia pueda ser evaluada operacionalmente en sus reas ms importantes en el transcurso de varios aos, que se contemplaran en el plan general. Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la evaluacin del sistema de control interno para establecer las reas con debilidades en el sistema de control, lo cual resulta un buen camino pues es fcilmente demostrable que en una unidad, rea, operacin o actividad que presente deficiencia de controles internos, el logro de las metas no se da (efectividad o eficacia), los costos son excesivos (economicidad) y

consecuencialmente la eficiencia no ser ptima. La realidad respecto a una entidad especfica es que se hace necesario identificar cuales reas deben ser auditadas y entre estas seleccionar aqulla que tendr la prioridad en la evaluacin. Por principio de auditora operacional, los esfuerzos deben orientarse hacia las reas dbiles o crticas y dentro de estas seleccionar las ms significativas o importantes para dirigir hacia ellas, prioritariamente la aplicacin de la auditora operacional. El grado de dificultad en la identificacin y seleccin de las reas depende de las circunstancias. Por ejemplo: la entidad auditada puede tener razones vlidas y justificadas para sugerir el rea a ser examinada; o la Contralora conoce previamente problemas o debilidades especficas en la entidad; o en la entidad existen reas que por la naturaleza de sus operaciones no han sido sujetas de auditora financiera y sea conveniente un examen operacional; o los resultados e

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informes de auditora financiera indican que reas se consideran crticas para ser sometidas a auditoras operacionales. Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la evaluacin del sistema de control interno para establecer las reas con debilidades en el sistema de control, lo cual resulta un buen camino pues es fcilmente demostrable que en una unidad, rea, operacin o actividad que presente deficiencia de controles internos, el logro de las metas no se da (efectividad o eficacia), los costos son excesivos (economicidad) y

consecuencialmente la eficiencia no ser ptima. Adems, la evaluacin del sistema de control interno, como medio de identificacin de reas crticas, reduce la subjetividad y garantiza la independencia de la accin de auditora. Si la entidad ha realizado auditora financiera previamente a la auditora operacional que se practicar, la evaluacin del control interno que se haya efectuado debera indicar las reas dbiles de la entidad, resultado que sera utilizado en la auditora operacional, evitando repetir dicho trabajo y permitiendo que en esta fase se reduzca a la seleccin del rea a examinar y evaluar.

3.1.5.2 Control Interno Operacional El control interno operacional para una entidad o de un rea determinada, implica un proceso cuyos elementos son los siguientes: El Desarrollo de los Objetivos. La medicin de los resultados. Comparacin del rendimiento actual o real con los Objetivos y metas propuestas. Anlisis de las causas de las diferentes desviaciones. La determinacin de la accin gerencial apropiada. La toma de accin. Revisin contina.

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3.1.6 FASE IV - EXAMEN DETALLADO DE REAS CRTICAS Esta etapa es la ms extensa en un proceso de auditora operacional. Tiene por objetivo evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el rea o reas crticas seleccionadas, para determinar el grado de eficacia o efectividad, economa y eficiencia de las operaciones y para formular recomendaciones para mejorar dicho grado. Al terminar el examen detallado de las reas crticas o dbiles, el auditor operacional tendr identificados plenamente los hallazgos de auditora que sean significativos y tendr competentemente fundamentadas las conclusiones y recomendaciones que va a proponer en su informe.

3.1.6.1 Programas de Auditora para el Examen de las reas Crticas Las actividades anteriores pueden plasmarse en un programa de procedimientos generales de auditora operacional para desarrollar la Fase IV, pero ser necesario elaborar programas de trabajo detallados y a la medida, que contengan los pasos a seguir en el desarrollo de dichos procedimientos, segn sean el tipo y la naturaleza del rea, unidad u operaciones que sern evaluadas. Los programas de trabajo debern tener una estructura lgica que conduzca a alcanzar los objetivos de establecer y mejorar el logro de las metas propuestas (efectividad) o a reducir el costo de las operaciones (economa) o a determinar y mejorar el nivel de eficiencia. Como ya se indic en la seccin dedicada a la metodologa, en auditora operacional los programas debern ser lo

suficientemente flexibles que le permitan al auditor desarrollar la iniciativa profesional ante las circunstancias imprevistas que pueden presentarse en el desarrollo de la evaluacin. El programa de Auditora se dividir en dependencia de la dimensin de la Auditora. Si se encarara una sola actividad podr no efectuarse ninguna

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subdivisin. Por cada rea crtica se elaborar un subprograma, conteniendo procedimientos segn la diferenciacin de los problemas especficos a resolver.

3.1.6.2 Caractersticas del Hallazgo de Auditora Operacional Las operaciones o actividades que se encuentran afectadas en la efectividad, economa o eficiencia, constituyen los denominados hallazgos de auditora operacional. En cumplimiento del examen detallado de las reas crticas o dbiles, el auditor debe evaluar dichos hallazgos lo cual consiste en desarrollar e identificar con claridad cada una de sus caractersticas.

Las caractersticas del hallazgo de auditora operacional son cuatro a saber:

La Condicin

Esta caracterstica est dada por la situacin actual encontrada por el auditor (Lo que es).

El Criterio

El criterio, est dado por las unidades de medida, las disposiciones legales o normas aplicables, los indicadores o ndices y en general por los parmetros que el auditor utiliza para comparar o medir la situacin actual. Puede decirse que el criterio es lo que debe ser, es decir la situacin ideal.

El Efecto

Es el resultado adverso de la comparacin de la condicin contra el criterio. Hay efectos que se pueden rescatar en el futuro, pero tambin hay efectos irrescatables.

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La Causa Es el motivo o razn de las evaluaciones o efectos establecidos al comparar la condicin contra el criterio; es el porqu del efecto o de la condicin.

3.1.6.3 Conclusiones y Recomendaciones sobre los HAO Una vez que el auditor operacional haya desarrollado las caractersticas de un hallazgo estar en condiciones de concluir sobre el mismo y de proceder a identificar la mejor solucin, para formular finalmente la recomendacin o recomendaciones, propsito de su trabajo.

La Conclusin es la sntesis redactada con objetividad y con impacto, de las caractersticas del hallazgo (condicin, criterio, efecto y causa). Dicha sntesis no debe exceder de dos frases presentando la gravedad del problema.

Las Recomendaciones son las sugerencias presentadas por el Auditor para corregir o mejorar la eficacia, economa y eficiencia de las operaciones involucradas en el hallazgo. Las recomendaciones estarn orientadas a evitar que la causa del hallazgo se repita en el futuro y a rescatar los efectos cuando estos sean recuperables. Igualmente las recomendaciones de auditora operacional, deben ser practicables, tiles y costeables.

Finalmente, la evaluacin del hallazgo finaliza con los comentarios de los funcionarios involucrados en el respectivo hallazgo.

3.1.6.4 Papeles de Trabajo en Auditora Operacional Norma Internacional de Auditoria No. 230

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1. El propsito de esta Norma Internacional de Auditora (NIA) es establecer normas y proporcionar lineamientos respecto de la documentacin en el contexto de la auditora de estados financieros.

2. El auditor deber documentar los asuntos que son importantes para apoyar la opinin de auditora y dar evidencia de que la auditora se llev a cabo de acuerdo con Normas Internacionales de Auditora.

3. "Documentacin" significa el material (papeles de trabajo) preparados por y para, u obtenidos o retenidos por el auditor en conexin con el desempeo de la auditora. Los papeles de trabajo pueden ser en la forma de datos almacenados en papel, pelcula, medios electrnicos, u otros medios.

Los papeles de trabajo en auditora operacional son el conjunto de cdulas y documentos que el auditor utiliza para dejar constancia o evidencia de:

Informacin obtenida en el transcurso del examen. Evaluacin de la efectividad del control interno contable financiero y operacional, y de la identificacin y seleccin de las reas crticas. La evaluacin o desarrollo de los hallazgos.

3.1.6.4.1 Cdulas Son los papeles de trabajo preparados directamente por el auditor y se dividen en sumarias y analticas. Las cdulas sumarias resumen todo lo concerniente al hallazgo de Auditoria Operacional. (condicin, criterio, efecto, causa, conclusin y recomendacin). Las cdulas analticas sustentan, fundamentan o demuestran los hallazgos de Auditoria Operacional.

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3.1.6.4.2 Documentos Son los papeles de trabajo preparados o suministrados por personas distintas al Auditor (la entidad, terceros, etc.), que sirven para soportar o demostrar las aseveraciones del Auditor.

3.1.6.4.3 Utilidad de los Papeles de Trabajo En auditora operacional los papeles de trabajo sirven para:

Sustentar y demostrar competentemente los hallazgos de auditora operacional, las conclusiones y recomendaciones para mejorar la efectividad o eficacia, economa y eficiencia.

Suministrar informacin suficiente para la preparacin del Informe de Auditora Operacional Demostrar la solidez y calidad profesional del trabajo de Auditora. Permitir la supervisin del trabajo de Auditora. Guiar la conduccin de Auditoras Operacionales subsiguientes.

3.1.6.4.4 Normas de preparacin de los Papeles de Trabajo Debe tener un encabezamiento que indique el rea bajo examen o evaluacin, la fecha de la evaluacin y el ttulo de su contenido. Deben ser redactados con claridad, objetividad y adecuada gramtica. Deben ser elaborados con limpieza y matemticamente exactos Deben incluir las evidencias que sustentan las afirmaciones del Auditor. Deben contener las informaciones que demuestren la realizacin de las pruebas y procedimientos realizados. Deben estar totalmente terminados, referenciados y cruzados de tal forma que su revisin no requiera de la presencia de quien los elabor.

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3.1.6.5 Indice Es la codificacin de las reas y de los diferentes hallazgos, sirve para referenciar, cruzar y archivar adecuadamente los papeles de trabajo.

3.1.6.6 Marcas Son signos convencionales que el Auditor utiliza para indicar el trabajo realizado o para efectuar notas, observaciones y explicaciones.

3.1.6.7 Archivo de los Papeles de Trabajo Archivo corriente est compuesto por los papeles de trabajo de inters exclusivo para una Auditora determinada y por lo tanto no son de uso continuo en auditoras posteriores, como son los anlisis que respaldan las pruebas realizadas, la correspondencia relativa al examen, los programas de auditora, etc. Archivo Permanente est integrado por los papeles de trabajo de utilizacin continua o necesaria en auditoras posteriores como son: disposiciones legales, polticas, procedimientos, organizacin de la entidad, evaluacin de control interno, etc.

Finalmente, es importante sealar que en auditora operacional es posible utilizar papeles de trabajo de auditoras financiera ya elaborados, como cdulas analticas o de soporte de la sumaria de un HAO. Esta circunstancia generalmente se da cuando la auditora operacional es parte de una auditora con enfoque integral.

3.1.7 FASE V - COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS DE AUDITORA OPERACIONAL 3.1.7.1 Aspectos Bsicos de la Comunicacin de Resultados

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El auditor operacional debe ir comunicando los resultados de su examen, verbalmente durante el transcurso de la cuarta etapa, para obtener el punto de vista de los funcionarios de la empresa, y para debatir con ellos los hallazgos de auditora. Igualmente, al final del trabajo el auditor debe tener una conferencia, un ciclo de conferencias o un seminario con los funcionarios principalmente responsables de las operaciones examinadas para comunicarles y discutir los resultados de su examen. La comunicacin oficial y formal de los resultados de la auditora operacional, se efecta en un informe escrito en el cual el auditor presenta debidamente documentados dichos resultados, teniendo cuidado de que las expresiones sean efectivamente convincentes al lector de la importancia de los hallazgos, la razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las

recomendaciones. En consecuencia, debe tener en cuenta por lo menos, los siguientes requisitos: Importancia. Utilidad y Oportunidad Sustentacin exacta, suficiente y adecuada Conviccin Objetividad y Concisin Integridad Tono Constructivo

3.2 El Informe de Auditora Operacional El informe final es el producto de la auditora practicada y frecuentemente es lo que esperan con inters los responsables de la administracin de la empresa, su contenido debe ser objetivo indicando los problemas detectados y las recomendaciones pertinentes. Aunque el informe final se puede, considerar como el ltimo paso de la auditora operacional en el transcurso de la misma pueden presentarse informes de carcter parcial.

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Muchos hallazgos de la auditora operativa deben ser comunicados en ,el transcurso del trabajo, esto depender lo crtico y de la trascendencia del problema y de la urgencia de la correccin, esta informacin puede ir trasladndose a los funcionarios responsables para que procedan a tomar las medidas necesarias y dependiendo la importancia podr informarse a la alta gerencia para poder cambiar las polticas y normas existentes, algunos casos presentados pueden ser: falta de controles internos en los sistemas de informacin, no se cumple los procedimientos de contratacin como estn designados en los manuales de procedimientos y se violan las polticas de las estructuras salariales, existen embotellamientos, desperdicios exagerados, mtodos obsoletos, etc. Una prctica comn es que el auditor redacte su informe borrador a medida que realiza el trabajo, ello le permite ir evacuando por medio de sus papeles de trabajo. Las debilidades y sugerencias que se plantearn en la revisin, por otro lado debe ir preparando su informe considerando a quienes ir dirigido, redactarlo de manera comprensible, claro y breve, haciendo las ampliaciones pertinentes en forma verbal o con la ayuda de cuadros anexos, debe resaltar aquellos puntos de mayor inters para los usuarios del informe sin olvidar la importancia relativa de los datos. No hay un formato estndar para la presentacin del informe, sin embargo debe tener una imagen mental de lo que presentar en forma uniforme y de acuerdo al plan general, sin perder la propia personalidad y estilo del Auditor encargado y debe contener bsicamente los tres elementos siguientes:

3.2.1 Alcance y Limitaciones del Trabajo En esta seccin debe identificarse los objetivos del trabajo realizado y el periodo abarcado en la revisin, indicar que todas las operaciones se han evaluado o hacer la excepcin de algn proceso no evaluado, las prioridades establecidas

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en la evaluacin que tienen relacin con la definicin del objetivo, as como la utilizacin de especialistas y la responsabilidad asumida en el trabajo, las limitaciones que existieron. Detalle de los problemas que entorpecieron la realizacin del plan general, la utilizacin de tiempo y los recursos empleados, las limitaciones pueden ser de origen interno como las fuentes de informacin propias de recursos humanos y externas las fuentes de informacin ajenas a recursos humanos como otras direcciones dentro de la propia organizacin y otras instituciones o entidades con las cuales no se pudo realizar las pruebas pertinentes y que pueden alterar el resultado de la opinin del auditor operacional.

3.2.2 Eventos que Afectan la Eficiencia Operacional En esta seccin se presenta un resumen jerarquizado en el que resalten los hallazgos ms significativos y se indique el efecto negativo sobre la buena marcha del negocio, sealan las causas de los problemas detectados, y sus consecuencias. Son conclusiones a las que se llegan despus del examen de auditora operacional practicado.

3.2.3 Recomendaciones Para Mejorar La Eficiencia Es conveniente que las recomendaciones se incluyan inmediatamente despus de que se sealaron los eventos desfavorables, estas sugerencias pueden ser especficas o generales.

Las recomendaciones deben estar enfocadas a que se mejore la eficiencia, citando casos especficos en los cuales puedan modificarse los procedimientos, prediciendo en lo posible los resultados del cambio, hasta poder dar cifras de ahorros o aumentos de productividad que se "obtendrn con los cambios.

3.2.4 Responsabilidad del Informe

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La elaboracin del informe es el punto final del trabajo del auditor y probablemente el paso ms importante despus de un laborioso proceso de captacin y tratamiento de informacin suficiente y competente para que el auditor operacional se forme una opinin de acuerdo con su experiencia y conocimientos y sea capaz de realizar un diagnstico y recomendaciones objeto para lo cual ha sido contratado, por lo tanto el auditor debe ser muy hbil en el manejo de la informacin porque se trata de aspectos muchas veces poco definidos y muy amplios para ser limitados a un criterio cuantitativo. La responsabilidad de Auditor Operacional consiste en informar sobre los problemas detectados, sugerir y recomendar las soluciones, coadyuvar a su implementacin y verificar los resultados. Es responsabilidad directa y plena de la administracin de la entidad auditada, cumplir con las recomendaciones luego de ser aprobadas por la Gerencia General, en el caso del informe sobre recursos humanos debe ser la Gerencia de dicha unidad administrativa la responsable del cumplimiento de lo recomendado.

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CAPITULO IV CASO PRCTICO DE AUDITORA OPERACIONAL EN RECURSOS

HUMANOS EN UNA INDUSTRIA DE BENEFICIO Y COMERCIALIZACIN DE POLLO.

Descripcin de la Empresa auditada Enunciado La empresa objeto de evaluacin es una industria alimenticia de gran volumen de operaciones y por lo tanto el uso de sus recursos humanos, tcnicos, financieros y fsicos son de gran magnitud, su inters de practicar una Auditora en Recursos Humanos, es para evaluar su efectividad de trabajo y el sistema de control interno, para lo cual se solicito la contratacin de una Auditora Externa con experiencia en este campo operacional.

Descripcin de la empresa Nombre: PROCESADORA DE AVES, SOCIEDAD ANOMINA Objeto: INDUSTRIA ALIMENTICIA EN EL BENEFICIO Y COMERCIALIZACIN DE POLLO

Fecha de constitucin: Periodo Fiscal: Constitucin social Estructura organizativa:

Enero de 1,999 1 de enero al 31 de diciembre Annima Organigrama anexo en los papeles de trabajo

Nmero de empresas relacionadas con la operacin: 8 de manera corporativa.

Caractersticas del departamento de Recursos Humanos El departamento de recursos humanos proporciona servicio corporativo a esas 8 empresas relacionadas con la corporacin, le presta servicio a 12 centros y

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departamentos productivos y de servicios que tienen a cargo la produccin avcola, industrial, servicios, ventas y administracin. Nmero de Empleados 2500, distribuidos en las distintas empresas y centros de trabajo. Existe una rotacin de empleados del 5 %, dando como resultado un promedio mensual de 125 bajas y un nmero similar de altas de empleados, porque la cantidad de empleados no cambia, excepto en aquellos casos que las operaciones ameriten aumentar o disminuir el nmero de empleados. Este movimiento de bajas de personal provoca que el departamento de recursos humanos tenga que efectuar las labores de liquidacin y contrataciones en forma continua, afectando otras actividades como inducciones, entrenamiento, capacitaciones, mantenimiento de archivos, mantenimiento de bases de datos, etc., esto incide en los costos de operacin de R.H. por el nmero de personas que tienen que realizar estas tareas, uso de recursos financieros para el pago de prestaciones constantes y riesgo en las operaciones de pago por el volumen de transacciones que se llevan a cabo. El pago de sueldos y prestaciones por su monto mensual, ocupa el tercer rubro de importancia financiera dentro de la corporacin. Las funciones administrativas y financieras de recursos humanos se llevan a cabo cumpliendo planes de trabajo y con relacin al gasto por medio de presupuestos, por lo que su ejecucin se evala peridicamente. Las polticas y procedimientos estn descritos en los manuales, por lo que debe apegarse a ello y nadie puede decir que no conoce tales documentos existiendo esta comunicacin en la induccin. No todos los puestos tienen su manual, sin embargo existe una comunicacin de normas de trabajo y procedimientos por medio de memorandums. La administracin del recurso humano y lo que ello implica desde su seleccin, reclutamiento y de pago de prestaciones por retiro conlleva una serie de

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procesos, funciones y operaciones que deben ser evaluados por medio de una auditora operativa en sus distintas fases de desarrollo: Los sistemas informticos y dems recursos tecnolgicos han sido diseados a la medida de las necesidades, pero an no se encuentran sistematizadas todas las operaciones. El personal a cargo de las distintas funciones tiene experiencia en sus labores y la rotacin dentro del departamento es menor al 1 %. Existe el departamento de Auditora Interna, quienes tienen a su cargo la revisin en forma selectiva de los pagos que surgen de planillas y prestaciones laborales, no tiene un programa permanente de revisin.

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Auditora Operativa en Recursos Humanos Procesadora de Aves, S.A, Carta propuesta del trabajo de Auditora Operacional

Guatemala, 15 de junio de 2012

Junta Directiva y Comit Ejecutivo Procesadora de Aves, S.A. Guatemala, C.A. Presente

Respetables Seores:

De acuerdo a la solicitud planteada nos permitimos poner a su consideracin la propuesta del trabajo de Auditora Operacional para ser practicada en el departamento de Recursos Humanos de la empresa Procesadora de Aves, S.A. tomando como base el resultado de operaciones durante el ao dos mil diez, este departamento ser el nico objeto de la Auditora y no tiene otra finalidad si no evaluar la efectividad operativa y el control interno del departamento de Recursos Humanos en todo su ciclo de transacciones. El trabajo se realizar en forma diligente y con el mayor cuidado posible, poniendo a disposicin los Auditores Operacionales mejor capacitados en estas reas de servicio, incluir adems de nuestra opinin las recomendaciones pertinentes y seguimiento a la implementacin de stas recomendaciones. Esperamos colaboracin de la Gerencia y del personal involucrado y confiamos que nos brinden la informacin solicitada, queda entendido que si existieran severas limitaciones o revelaciones importantes no informadas ser

responsabilidad de la administracin tal excepciones.

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Para tal efecto acompaamos a la presente propuesta los alcances, objetivos, la planificacin de las actividades, nuestro trabajo se llevar a cabo cumpliendo todas las normas de auditora que sean necesarias y de acuerdo a las tcnicas necesarias para efectuar una Auditora Operacional segn las guas de Auditora, poniendo a su disposicin las recomendaciones que se deriven del mismo. Nuestros honorarios sern de treinta y cinco mil quetzales, (Q.35, 000.00), que se facturarn a medida que avance el trabajo, se basarn en el tiempo y personal utilizado, ms desembolsos directos por gastos. La metodologa a emplear ser el conocimiento de su compaa por medio de informacin y entrevistas que llevaremos a cabo, trabajo de campo y de gabinete de acuerdo a nuestro programa de trabajo, propuesta inicial del informe y seguimiento a las recomendaciones planteadas. Solicitamos en atencin a nuestra propuesta nos confirmen su aceptacin o ajuste a los planteamientos que presentamos, en los documentos adjuntos.

Atentamente Julia Magali Gerente Grupo No. 9

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Objetivos de la auditora operacional en el departamento de Recursos Humanos (R.H.) de la empresa Procesadora de Aves, S.A. El objetivo para practicar una auditora operativa en Recursos Humanos es como un instrumento de previsin, mejora y cambio de la gestin que actualmente efecta ese departamento dentro de la empresa Procesadora de Aves, S.A., estableciendo los efectos de su gestin dentro de la organizacin, detectando sus fortalezas y debilidades proponiendo cambios pertinentes y oportunos. Determinar si se estn cumpliendo los planes estratgicos del servicio y desarrollo que se espera proporcionar a los empleados, manteniendo buenas relaciones laborales internas y externas cumpliendo las regulaciones de orden legal. Generales Cumplir las exigencias institucionales propuestas al inicio del ao, como son servicio eficaz y oportuno a los empleados y una mejor comunicacin a stos para darle a conocer las polticas generales de la empresa, manteniendo buenas relaciones laborales as como proveer de un adecuado control interno en los pagos de sueldos y prestaciones bajo el apego a las regulaciones laborales y fiscales. Especficos Establecer deficiencias y desperdicios para mejorar la productividad, plantear mejores mtodos de trabajo para hacer ms eficiente los recursos humanos, tecnolgicos, financieros y materiales, evaluar el control interno administrativo y financiero, y cumplimiento efectivo a las regulaciones de carcter interno y externo, especificados en los siguientes puntos de inters: 1. Establecer si se cumplen las polticas de la empresa 2. Determinar si los procedimientos, registros y clculos proveen de un adecuado control interno.

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3. Determinar si se han cumplido con las leyes y reglamentos laborales, fiscales, y convenios colectivos. 4. Sugerir mtodos para simplificar y mejorar los procedimientos de trabajo por los altos volmenes de operacin 5. Evaluar lo apropiado de los sistemas informticos y tecnologa empleada. 6. Verificar si el personal de R.H. cumple con efectividad el puesto y su desempeo es acorde a las exigencias de las necesidades de la empresa. 7. Establecer si la gestin de Recursos Humanos provee eficiencia, efectividad y productividad a la empresa en general.

Alcance de la Auditora Operativa en Recursos Humanos (R.H.) y de la Organizacin. La auditora nicamente comprender el departamento de R.H. en todas sus acciones y no toda la organizacin, evaluando los resultados de sus relaciones con otras direcciones y gerencias, inter-actuando dentro de un grupo de empresas industriales, avcolas, de servicios administrativos y distribucin. Materias a auditar: El entorno o posicin en que se encuentra dentro de la organizacin, estrategias, servicios, cliente y demanda, polticas, funciones, actividades, procesos, estructura de la organizacin, aspectos legales, relaciones con terceros, utilizacin de sus recursos. Ubicacin: Se evaluar su gestin centralizada en oficinas administrativas y en delegaciones remotas en los centros productivos industrial, avcola, de servicios y distribucin. Temporalidad: La evaluacin ser sobre los resultados del 1 de enero al 31 de diciembre del ao 2006.

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Cobertura: La presente auditora se realizar por primera vez dentro de la empresa y en la unidad de R.H. no teniendo antecedentes de auditoras practicadas anteriormente. Profundidad en el anlisis: Orientacin valorativa, contar con la experiencia de los auditores operativos, cuya experiencia y especialidad en este campo es importante. Orientacin verificativa, comprobar el cumplimiento a las normas, polticas y prcticas. Orientacin examinativa, anlisis detallado de los sistemas y sus controles. Medios para obtener la informacin cualitativa y cuantitativa: Anlisis documental, explotacin de la informacin propia de R.H. Cuestionarios de chequeo, control interno, clima organizacional y confrontacin de lo indagado en las entrevistas. Observacin directa, con el personal responsable de cada funcin. Entrevistas con los clientes internos y externos relacionados con el departamento de R.H. Pruebas de verificacin, cumplimiento y sustantivas. Planificacin de la Auditora Operativa en R.H. Este plan debe incluir la seleccin del personal que tendr a su cargo, la determinacin de los procedimientos para realizar el trabajo, la discusin del resultado, el seguimiento y supervisin de las recomendaciones, el respaldo a la administracin de la capacitacin y entrenamiento al personal involucrado.

Las actividades que son necesarias para llevar a cabo la auditora operativa son: a. Visitas preliminares para establecer objetivos de la Direccin b. Propuesta de resultados, tiempo y costo a la Direccin c. Familiarizacin con R.H. en la empresa "Procesadora de Aves, S.A."

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b) Actividades de gabinete previas al trabajo de campo c) Actividades de campo d) Supervisar el trabajo de campo efectuado e) Actividades de gabinete posteriores al trabajo de campo f) Dejar evidencia del trabajo efectuado por medio de los papeles de trabajo g) Diagnstico de lo evaluado h) Efectuar memorndums de desviaciones y correcciones luego de ser aprobadas. i) Propuesta inicial y ajustes a las recomendaciones j) Informe y propuesta final k) Implementacin de la propuesta l) Seguimiento y evaluacin de la implementacin

Presupuesto de tiempo y recursos

La planificacin del trabajo a realizar se llevar a cabo cumpliendo el cronograma de actividades que dar inicio el 17 de enero del 2001, se evaluar el cumplimiento al programa y sus recomendaciones apegado al cronograma de actividades estimadas. El equipo de trabajo que tendrn a su cargo la revisin y anlisis de la Gerencia de Recursos Humanos, estar integrados por 2 asistentes jnior, Auditor snior como responsable de la Auditora Operacional y el socio que revisar en forma permanente los resultados del trabajo. Si fuese necesario se contratar los servicios de cualquier experto en las materias fuera de la competencia de los auditores operativos.

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La comunicacin con la Direccin y Gerencia de R. H. estar a cargo del Auditor responsable, el informe final luego de ser discutido por el Staff de Auditores ser entregado a la Direccin de la empresa y posteriormente a la Gerencia de R.H.

Programa de Trabajo Efectuar un cronograma del trabajo de la auditora operativa de Recursos Humanos. Presentacin de los Auditores que tendr a su cargo el trabajo de gabinete y campo. El programa de Auditora Operacional incluye los mtodos para realizar el trabajo y la forma de dejarlo evidenciado, su objetivo es formular el uso de "guas de Auditora" para evitar desvo de situaciones que no son las ms importantes cubriendo los siguientes aspectos como mnimo: 1. Planes y Objetivos de Recursos Humanos 2. Estructura organizativa 3. Polticas, prcticas, sistemas y procedimientos 4. Regulaciones fiscales y laborales 5. Controles Internos y seguridad 6. Personal 7. Recursos tcnicos y fsico

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PROGRAMAS DE AUDITORA OPERACIONAL Actividad objeto de revisin Planes y objetivos d Recursos Humanos Objetivos: 1. Evaluar si los planes y objetivos responden a la misin planteada por la direccin de la empresa. 2. Examinar los planes de cada funcin que realiza Recursos Humanos, para determinar el grado de avance y cumplimiento. 3. Evaluar si los planes y objetivos son alcanzables, de acuerdo a los recursos disponibles y si son factibles de cumplirse en el tiempo indicado. 4. Revisar si los nuevos proyectos que tendrn un efecto en la productividad y rentabilidad en la empresa.
1.2 Programa de Trabajo Auditor Ref. P.T. Definir con la direccin los planes y objetivos generales y especficos de Recursos Humanos Solicitar los planes y objetivos de cada uno de los miembros de R.H. y evaluar si estn en la misma lnea con los planes y objetivos de la Gerencia y Junta Directiva. Comparar los logros del ao con los resultados de aos anteriores. La ejecucin de los planes de trabajo, dio los resultados que se esperaban, qu beneficios logr la gestin de Recursos Humanos para la empresa y para los empleados. Verificar el cumplimiento a los ndices de medicin en las actividades de rutina. Identificar las razones por lo que algunos objetivos no se han podido cumplir. Auditor Julia Magali Ref. P.T. RH01

Alex Mrida

RH01

Jorge Chaicoj Carlos Hernndez

RH01 RH01

Adolfo Hernndez Joaqun Churumia

RH01 RH01

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Auditores y consultores S.A. Grupo No. 9 Empresa: Procesadora de Aves S.A. Preparo Reviso Auditoria Operativa de Recursos Humanos Periodo de revisin: del 01/01/2011 al 31/12/2011 R.H. 01 Iniciales JJCHL Fecha 15/06/2012

Aspecto Auditado

Planes y Objetivos de Recursos Humanos SI NO N/A OBSERVACIONES

Los planes estratgicos de la Gerencia General coinciden con los planes y objetivos propuestos por la Gerencia de R. H. El objetivo de R. H. est aprobado por la Direccin. Todo el personal conoce los objetivos estratgicos de la empresa y la Gerencia de R. H. Hay limitacin para el logro de objetivos por falta de recursos Se revisa el cumplimiento de los planes de trabajo y si existen desvos se justifican claramente.

x x No se ha hecho una presentacin formal x

x Se tiene conocimiento de mejoras pero no han sido medidas.

Es medida la productividad alcanzada cada ao Comparar el logro de objetivos del ao anterior con los logros del presente ao . Indice de cumplimiento de tareas rutinarias y entrega de pagos e informacin de manera oportuna y eficiente a nuestros clientes internos y externos. Los programas fueron desarrollados de acuerdo al presupuesto estimado. Las transacciones econmicas generadas por R. H. quedaron registradas contablemente. Existe reparos de auditora interna por el cumplimiento a los controles internos, a polticas y procedimientos

x x

x x x Han recomendado aspectos fiscales y de control interno.

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Conclusin: Los planes y objetivos se evalan, pero no se hace una medicin de la contribucin de stos a la productividad. Los empleados se comprometen a sus objetivos por la evaluacin que se hace del cumplimiento por lo tanto se alcanza la mayora.

Auditores y consultores S.A. Grupo No. 9 Empresa: Procesadora de Aves S.A. Preparo Reviso Auditoria Operativa de Recursos Humanos Periodo de revisin: del 01/01/2011 al 31/12/2011 R.H. 02 Iniciales JJCHL Fecha 15/06/2012

Aspecto Auditado

Estructura Organizativa SI NO N/A OBSERVACIONES Son muy cambiantes los organigramas haciendo revisiones x peridicas.

El organigrama se actualiza cuando se efectan cuando se efectan cambios en la estructura organizativa y funcional. Se tiene una clara definicin de cada puesto y se definen en los manuales las actividades principales Los niveles de autoridad y subordinacin quedan claramente definidos en el organigrama.

x La divisin de labores est evaluada dentro del C. I. x

Existe una adecuada segregacin de funciones en los puestos Existen superposiciones o duplicidad de funciones. El mantenimiento de departamentos, secciones, categoras y puestos est restringido a un responsable. Los delegados de R. H. para atender al

x x

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personal de los centros, se visitan peridicamente para brindar apoyo. La estructura funcional de R.H. permite la cobertura de todos los programas bajo su responsabilidad. Definicin clara de las actividades centralizadas y descentralizadas. La distribucin de tareas se efecta segn la especialidad de cada miembro de R.H. existe un sobrecargo de trabajo u ociosidad. Las interrelaciones de R.H. con otros departamentos son atendidas en forma conveniente y eficaz. Conclusin:

x Las funciones crticas por control estn centralizadas Las funciones de reclutamiento y liquidaciones son las ms cargadas Aspectos contables de integracin y conciliaciones tienen algn atraso

La estructura organizativa est facilitando la coordinacin de las actividades y controla los actos de los empleados de R.H.

Auditores y consultores S.A. Grupo No. 9 Empresa: Procesadora de Aves S.A. Preparo Reviso Auditoria Operativa de Recursos Humanos Periodo de revisin: del 01/01/2011 al 31/12/2011 R.H. 03 Iniciales JJCHL Fecha 15/06/2012

Aspecto Auditado

Polticas Prcticas y Procedimientos N SI O N/ A OBSERVACIONE S No todos los procesos estn respaldados por normas escritas y autorizadas.

Existen polticas y procedimientos autorizados para cada funcin y operacin que se lleva a cabo en R. H.

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Las polticas, manuales y procedimientos son del conocimiento del personal de R. H.

x Eventualmente se han realizado flujo gramas, reducido el tiempo y esfuerzo. Derivado de lo pesado de los controles se detiene los procesos.

Se llevan a cabo anlisis de procesos para medir el tiempo y esfuerzo de los mismos, con el objeto de poder mejorar los procesos

Existen embotellamientos, excesiva burocracia, complejidad en algunos flujos de operaciones, se detienen los procesos. Los sistemas informticos producen los resultados esperados y el tiempo de respuesta es razonable

x Existen muchos movimientos y acciones que deben hacerse al personal. No estn escritas las polticas.

Existen reclamos del personal con relacin al pago de sueldos, plazas no cubiertas y servicios solicitados no cubiertos. x Todos los pagos y prestaciones tienen su correspondiente poltica y procedimiento autorizado por la Gerencia General. x Conclusin:

No se ha dado la debida formalidad a los procedimientos que norman la actuacin de R.H., algunas actividades no estn respaldadas por una poltica o norma que las rige, los procedimientos no estn escritos en su totalidad y algunas prcticas no estn autorizadas, son por costumbre.

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Auditores y consultores S.A. Grupo No. 9 Empresa: Procesadora de Aves S.A. Auditoria Operativa de Recursos Humanos Periodo de revisin: del 01/01/2011 al 31/12/2011 R.H. 04 Iniciales Preparo JJCHL Reviso Fecha 15/06/2012

Procedimientos SI NO N/A OBSERVACIONES Se cumplen las obligaciones prescritas del 3 extranjero y 2 Cdigo de Trabajo x menores Existen permisos de trabajo de extranjeros y menores de edad x Se emiten al 100% los contratos de trabajo x Las inspectoras y revisiones son atendidas No hay reparos al adecuadamente x respecto Existen multas y reparos en el pago de los impuestos x Cumplimiento de pactos colectivos por las partes x Los descuentos y pagos de impuestos y arbitrios son adecuados y pagados segn las leyes respectivas x Existen contingencias legales en la gestin de R.H. x Algunas excepciones encontradas, 4 Se lleva el control y archivo adecuado de expedientes de 490 todos los empleados de la corporacin x no encontradas El cumplimiento de pagos, declaraciones y presentaciones se hace con el debido cuidado y oportunidad x Las retenciones que se efectan a los empleados son acordes a lo que la ley ordena x

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Conclusin: Si existe apego a las regulaciones y normas de carcter legal, encontrndose algunas debilidades como algunos contratos no elaborados y la publicacin del reglamento interior de trabajo, recomendando su cumplimiento al 100%.

Auditores y consultores S.A. Grupo No. 9 Empresa: Procesadora de Aves S.A. Preparo Reviso R.H. 05 Iniciales Fecha JJCHL 15/06/2012

Auditoria Operativa de Recursos Humanos Periodo de revisin: del 01/01/2011 al 31/12/2011

Aspecto Auditado

Seguridad Fsica y Tcnica SI NO OBSERVACIONES x No se hacen pruebas para determinar su contenido, contando con una sola copia

PROCEDIMIENTOS Segregacin de funciones de administrador y operador del sistema.

Los back up cuentan con su custodia y prueba de su confiabilidad. Se limita el acceso a los programas y aplicaciones con los usos pastor. Existen procesos en la emisin de nominas y otros pagos. Para anulacin de cheques stos se mutilan y quedan registrados en el sistema evitando su repeticin. Aptitud del personal para hacer uso eficaz de los recursos informticos. Licenciamiento completo de los programas en uso. Los servidores y equipo informtico cuentan

x x x

Por errores de operacin

x x x x No se tienen licencias en 3 programas en uso El acceso restringido,

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con seguro y estn protegidos fsicamente. Se lleva bitcora o registro del usuario que ha efectuado novedades en el sistema informtico. Existen los manuales tcnicos de todos los programas en uso. Se garantiza la confidencialidad de la informacin generada por los sistemas electrnicos.

no se tienen puertas de seguridad No sobre los cambios en las bases de datos en forma directa No han sido dados por los proveedores y programadores

Conclusiones: El apoyo que brinda el departamento de informtica en el cumplimiento a las normas de seguridad es adecuado, las debilidades son del conocimiento de la Gerencia General y se comprob que estn siendo solventadas.

Auditores y consultores S.A. Grupo No. 9 Empresa: Procesadora de Aves S.A. Preparo Reviso R.H. 05 Iniciales Fecha JJCHL 15/06/2012

Auditoria Operativa de Recursos Humanos Periodo de revisin: del 01/01/2011 al 31/12/2011

Aspecto Auditado

Personal a Cargo de R.H. SI NO OBSERVACIONES x x x Planillas y prestaciones en fecha pico de trabajo Semestralmente

PROCEDIMIENTOS Se efectan evaluaciones de desempeo peridicas El programa de induccin se efecta para todos los empleados Las labores fuera de horario son frecuentes. En que puestos

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Se repiten las actividades y procesos por errores del personal Comparacin de la descripcin de los puestos con las actividades diarias que se realizan Se cumple con el programa de aumentos salariales, vacaciones y otros pagos de acuerdo a las polticas Se hace peridicamente una evaluacin del clima organizacional Los empleados participan en el planteamiento y solucin de los problemas por medio de reuniones de trabajo o crculos de calidad Se emplean asesores, especialistas, tcnicos y recursos de fuente externa Existen manuales de los puestos y sus perfiles necesarios Se lleva control de vacaciones, ausencias, permisos y cumplimiento a las normas disciplinarias

x x

No son repetitivos pero siempre existen No ha sido para todo el personal, ha hecho falta presupuesto No estn completas y algunas funciones han cambiado

x x x

Reuniones mensuales detectando problemas y dando soluciones Se tiene que contratar y es alto su pago

Conclusin: El conocimiento tcnico del personal es adecuado para desarrollar sus funciones, su administracin se basa en la gestin de resultados

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Auditores y consultores S.A. Grupo No. 9 Empresa: Procesadora de Aves S.A. Preparo Reviso R.H. 05 Iniciales Fecha JJCHL 15/06/2012

Auditoria Operativa de Recursos Humanos Periodo de revisin: del 01/01/2011 al 31/12/2011

Revisin al Programa de trabajo, previo al informe 1) Verificar si se cumplieron los programas de trabajo en las distintas etapas de la auditoria. Recopilar todos los papeles de trabajo empleados 2) Recopilar todos los papeles de trabajo empleados 3) Revisar los papeles de trabajo y determinar si an quedan aspectos pendientes de indagar o soportes pendientes 4) Ajustar el plan para incluir las actividades llevadas a cabo no previstas. 5) Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l las recomendaciones pertinentes 6) Recopilar las copias de los memorndums de recomendaciones propuestas que fueron informadas dentro de la Auditoria 7) Recopilar los hallazgos ms importantes de las reas examinadas 8) Diagnstico e informe preliminar 9) Emitir una opinin relativa al estado actual del departamento de Recursos Humanos en relacin a la eficiencia , eficacia, finanzas, organizacin y control interno 10) Seguimiento da las recomendaciones que han sido implementadas y anlisis de las que han sido propuestas o rechazadas, indicando la razn.

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Auditora Operativa en Recursos Humanos Procesadora de Aves, S.A. DIAGNOSTICO DE LO EVALUACADO EN LA EMPRESA PROCESADORA DE AVES S.A.

PLANES Y OBJETIVOS La empresa hace uso de la planificacin en sus distintos niveles de responsabilidad, logrando con ello determinar el rumbo a seguir. Se crea una responsabilidad directa para cada funcionario y empleado para lograr sus metas de trabajo, a las cuales se les hace debido seguimiento.

Derivado de los constantes cambios se pueden ir agregando o suprimiendo actividades que se tenan previstas, la dinmica de operacin exige flexibilidad en la realizacin de los proyectos, programas, planes y objetivos, sin embargo estas modificaciones deben estar autorizadas.

Deficiencias La gerencia de R.H. no ha comunicado formalmente a sus empleados los objetivos que pretende la Gerencia General en relacin con su gestin comercial, administrativa y financiera, ignorando los empleados el rumbo por donde pretende ir la empresa, nicamente se presentaron los proyectos y objetivos de R.H. para el ao 2006. Uno de los objetivos de la Gerencia General es atender las necesidades y desarrollo de los empleados, en esta direccin se orient los objetivos de la Gerencia de R.H., alcanzando un 85%.

Se estableci directamente con los empleados el cumplimiento a sus planes y programas de trabajo, habiendo cubierto el 85 %. El 15 % de incumplimiento se debi a falta de seguimiento de procesos y por razones externas fuera del alcance de los responsables.

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El cumplimiento al cronograma de ejecucin fue aceptable, vari en trminos de 1 semana a 3 meses de atraso, esto debido a cambios en la direccin de informtica y de la salida de uno de los empleados de R.H.

Recomendaciones: La Gerencia de R.H. debe dar a conocer en forma escrita los planes y proyectos anuales de la empresa, con el objeto que todos conozcan los mismos, para evitar desorientacin y falta de compromiso con la empresa.

Los cambios de direccin o personal en otras Gerencias, no debieran afectar el desarrollo de los departamentos, ya que al principio del ao se les debe trasladar el cronograma de actividades haciendo nfasis que el incumplimiento por causas externas ser imputables a la direccin que se trate, dndolo a conocer a la Gerencia General.

La falta de cumplimiento en los planes de trabajo de las Jefaturas y del personal debe dar como resultado una evaluacin de desempeo baja en ese aspecto. Dicha observacin se hace porque no est reflejada en las evaluaciones de las Jefaturas.

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Auditora Operativa en Recursos Humanos Procesadora de aves, S.A.

ORGANIZACIN La estructura organizacional de R.H. es adecuada para el manejo de las distintas funciones y procesos que se llevan a cabo, nicamente se puede advertir que la rotacin de empleados hace que los puestos de seleccin y contratacin y pago de liquidaciones y prestaciones este sumamente recargado por el volumen de bajas y altas que se producen en un mes.

El control sobre el movimiento de personal es adecuado, no autorizndose nuevas plazas si la operacin no lo amerita. Cada Gerencia cuenta con un nmero autorizado de plazas, por lo tanto los ingresos son sustituciones a los empleados retirados.

Los salarios, la categora y el puesto, responde a la estructura salarial autorizada, determinndola desde el ingreso del empleado o con el cambio por promocin, el responsable de tales movimientos tiene bajo su supervisin que se cumpla, y an mejor, dentro del sistema de nminas existen los parmetros para limitar al ingreso de datos s no cumple la estructura salarial.

La descentralizacin de las actividades es efectiva en funcin del servicio inmediato que se presta, aunque muchas veces tiende a perder el control en la administracin de acuerdo a las polticas Gerenciales.

Deficiencias: La rotacin es del 5% que representan 125 movimientos de alta y baja al mes, teniendo adicionalmente un costo elevado para la empresa el uso de los

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recursos financieros, tcnicos y humanos para cumplir con los requerimientos de los distintos centros y departamentos. En el presente caso el costo de contratacin y salida del empleado es de Q, 46,537.50

El costo financiero por pagar pasivos laborales en un corto plazo es de Q.18, 882.50

La especializacin del personal que tiene a cargo la administracin de R.H. es positiva, sin embargo dicha especializacin, permite concentrarse nicamente en sus propias actividades perdiendo de vista el resultado en equipo, y aun peor en la carga excesiva en algunos picos de trabajo no es cubierta por otros miembros que tienen tiempo y pueden apoyar los excesos de trabajo.

Los manuales de puestos no son actualizados cuando ocurren cambios en las funciones que desempea un empleado.

Faltan de realizar los manuales de puesto de las 2 Jefaturas, el manual de seleccin y contratacin, el manual de encargado de pago de prestaciones laborales, el manual de encargado de higiene y seguridad industrial, y el manual de la secretaria de gerencia.

El resultado de la encuesta para determinar la efectividad de R.H. con relacin al servicio que presta, indic que existen aspectos no cubiertos, como la atencin social personalizada, el trmite oportuno de carns de seguro social y de recreacin, la cobertura ms rpida de las plazas vacantes, la promocin de ms actividades recreativas y culturales, el mejoramiento al programa de

capacitacin. Estas debilidades son las ms significativas que arroj la encuesta.

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Se deben efectuar visitas ms frecuentes a los centros productivos, para mejorar la comunicacin y velar por el cumplimiento efectivo a las normas de trabajo y resolver problemas simples evitando llegar a los conflictos laborales, con ello se garantiza la productividad permanente, brindando un apoyo ms estrecho a los encargados de R.H. en los centros, los cules algunas veces carecen de la autoridad necesaria o les falta experiencia e iniciativa para solventar los problemas rutinarios de la relacin laboral.

Recomendaciones Determinar las causas de la rotacin de empleados, para ello se podra implementar la realizacin de una encuesta de clima organizacional, una entrevista de salida o buzn de sugerencias, un anlisis de las condiciones econmicas y laborales de cada puesto, como medios para determinar las causas del retiro de empleados o inconformidades en su relacin laboral.

Se determin que en algunas oportunidades no existe cooperacin entre los empleados de R.H., ello debe evitarse y colaborar unos con otros para hacer ms grata y efectiva las labores.

Deben emitirse los manuales de los puestos que hacen falta y actualizarse con los cambios en los manuales existentes, esto permitir tener el medio para la realizar las tareas aunque el titular no se encuentre. Cada empleado debe hacer un cronograma de actividades rutinarias y prestarle atencin a los distintos procesos con el afn de no descuidar ningn servicio y priorizar aquellos que su importancia vaya ms all que el servicio, como son las obligaciones patronales.

Debe haber una presencia ms continua del staff de R.H. con el afn de apoyar a los centros de trabajo.

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POLITICAS, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS Cualquier actividad empresarial necesita un orden que lo rija, este orden de actuacin es el conjunto de polticas que norman y dirigen las actividades, los criterios, las formas de hacer o decir y hasta las formas de sentir.

Toda organizacin se crea para determinados fines, en el presente caso nos referimos a una unidad dentro de la organizacin como es R.H., y esta unidad administrativa tiene una misin que cumplir y objetivos claros a alcanzar, para ello es necesario realizar actividades fsicas y mentales encaminadas al logro de esos objetivos. Estas actividades se enmarcan dentro de las funciones, las funciones dentro de los procesos, stos a su vez dentro de los sistemas y todo ello se describe por medio de los procedimientos o mtodos que en forma ordenada, secuencial y lgica tiene como resultado final la realizacin de un producto o servicio.

Deficiencias: El departamento de R.H. cuenta con manual de polticas debidamente autorizadas que respaldan su actuacin y el apego a las mismas, sin embargo no todas las prcticas cuentan con la poltica escrita, algunas de ellas son verbales y producen confusin o tienden a olvidarse sus antecedentes, entre estos casos estn: poltica para los feriados y asuetos, para gozar vacaciones parcialmente, para otorgar el pasivo laboral y para promociones, para bonos por produccin.

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No todas las funciones tienen su procedimiento, se establecieron en total 89 funciones y nicamente 27 procedimientos escritos, el resto se ejecuta por experiencia y antecedentes.

Se define claramente 1 sistema principal de R.H. que contiene los programas de nminas, pre-planillas, prestaciones, premios de produccin, evaluacin de desempeo, capacitacin por competencias, seguridad e higiene industrial y el de puestos y salarios.

Estos sistemas no tienen manual tcnico ni de operacin, solo tienen manuales el de higiene y seguridad industrial, el de capacitacin por competencia, realizados en el segundo semestre del ao 2001.

Se ha otorgado algunos anticipos que no han llenado todos sus requisitos. Debe documentarse todas las actuaciones de la administracin, especialmente en casos de pagos de prestaciones por las contingencias econmicas que ello implica, pues se deja de pagar la indemnizacin y en algunos casos no se ha levantado un acta legalizada dejando constancia de las irregularidades en contra del patrono que dieron origen al despido justificado sin responsabilidad patronal.

Se ha permitido hacer excepciones al proceso normal del sistema de informacin, con el objeto de corregir errores en operacin, sin embargo todos absolutamente deben ser autorizados, antes de ser ejecutados.

No se actualizan regularmente los manuales cuando han sufrido cambios o caen en desuso. Existe tardanza en la entrega de reportes a contabilidad, no se cumple con las fechas indicadas para la presentacin, debido a irregularidades del sistema de nminas.

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No se cumple con el programa de capacitacin como est planificado, concentrndose en erogaciones nicamente para informtica, dejando otros programas que pueden ser de mucha utilidad para mejorar la eficiencia de la empresa. Recomendaciones Toda actividad o proceso debe quedar respaldado por la emisin de una poltica gerencial que le d carcter de norma obligatoria de cumplirse. Debe procurarse la realizacin de todos los procedimientos de trabajo o actividades, ello permitir no desviarse de la poltica y apegarse a la eficiencia operativa. Debe solicitarse al departamento de informtica que por cada desarrollo de programas emita al mismo tiempo el manual tcnico y de operacin, para quedar documentado y servir de gua para otros usuarios. Anualmente deben revisarse los manuales de puestos y manuales de operacin de las funciones y sistemas, con el objeto de que se encuentren actualizados. Toda excepcin al proceso normal de los sistemas sean stos sistemticos o manuales deben quedar autorizados, de lo contrario debe prohibirse tales prcticas que alteran el control interno. Debe acatarse las polticas en todo su contenido, y velar como parte del control interno el cumplimiento y adhesin a las mismas, ello es garanta para que la empresa este segura en su gestin, al mismo tiempo deba ser revisadas o provocar que los ejecutores den sugerencias con el afn de mejorar las mismas. Debe hacerse un anlisis del sistema de reportes y al proceso de cuadre y cierres contables con el objeto de agilizar su emisin o buscar alternativas distintas como pueden ser transferencias de datos electrnicos traslado a otros sistemas como hojas electrnicas o procesadores de textos. Cualquier situacin que altere la autorizacin inicial de los presupuestos debe quedar nuevamente escrita y autorizada y apegarse a la misma, con el objeto que se justifique el incumplimiento a los programas de capacitacin y cualquier otro por desarrollar.

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REGULACIONES FISCALES Y LABORALES Se cuenta con el personal capacitado y las asesoras jurdicas necesarias a las circunstancias, esto permite el apego a las normas legales y cumplimiento efectivo de los pagos tributarios, lo que da lugar a una solvencia econmica y tica de actuacin, sin embargo debe cumplirse con aspectos de formas de actuar.

Deficiencias: No estn elaborados los reglamentos de trabajo de una empresa de servicios creada recientemente.

No se han publicado los reglamentos autorizados. Las polticas de la administracin han regulado aspectos que deben normarse en el reglamento interior de trabajo y no se han actualizado. Se encontraron cuatro expedientes de 490 que fueron revisados en la muestra, los cuales no cuentan con contratos de trabajo.

Debe cumplirse con la presentacin ante el patrono de todos los empleados afectos al ISR, se determin que 31 empleados no cuentan con la declaracin patronal de ingresos.

Recomendaciones: Cumplir con la actualizacin y publicacin de los reglamentos interiores de trabajo de todas las empresas de la corporacin.

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Debe observarse el cumplimiento al 100% de los contratos de trabajo, ello es de suma importancia y no debe quedar ni un solo empleado de la corporacin sin este documento dentro de su expediente. Debe hacerse un listado de los requerimientos que deben cumplirse con relacin a las retenciones de ISR de los empleados, declaraciones, retenciones, reintegros, conciliaciones y presentaciones anuales, para cumplir al 100% este aspecto fiscal.

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SEGURIDAD FSICA Y TCNICA DE LOS ACTIVOS INFORMTICOS La gran Inversin financiera que se hace en los recursos tecnolgicos y la importancia que reviste la informacin contenida en los mismos, debe generar toda atencin a su seguridad.

Deficiencias: No se han hecho pruebas durante un ao de la informacin que se guarda de respaldo para determinar su contenido.

No se tiene licencias sobre todos los programas, stos son aplicaciones que se utilizan para facilitar las tareas, sin embargo no se han comprado las licencias, se han bajado de Internet. Dos programas realizados dentro de la empresa no cuentan con sus manuales tcnicos y de operacin.

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Recomendaciones: Debe asegurarse que la informacin de respaldo sea confiable y que se garantice su restauracin en cualquier momento que se necesite por razones de prdida de informacin.

Debe quitarse de todas las computadoras aquellos programas que no cuenten con licencia, para evitar sanciones al momento de una revisin de tecnologa. En estos casos debe considerarse el costo-beneficio de las compras. Los programas comprados o desarrollados en la propia empresa deben tener sus manuales tcnicos con el afn de poder hacer mantenimientos, tener una gua para su instalacin y uso. As mismo estos proveedores de servicio interno y externo deben dar los manuales de operacin que garantiza que aunque no se encuentre el titular los trabajos pueden continuar haciendo uso de stas guas de operacin.

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PERSONAL Determinar si se cuenta con el personal adecuado a las exigencias de la empresa y con competencia para cumplir la misin y objetivos de la Administracin.

Deficiencias: Cuatro de diecisis empleados no han seguido con la conclusin de carreras universitarias afines a las funciones que desempean. Se pudo percibir un ambiente de poca comunicacin que no ayuda a mejorar el equipo de trabajo, todos son muy independientes en sus labores, debido a su experiencia, competencia y el apego a los procedimientos.

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Recomendacin: Debe comprometerse a los empleados a seguir con sus estudios y estar capacitados cada da, para estar aptos a las exigencias de la empresa y del mercado laboral.

Mejorar la comunicacin formal e informal con barreras dentro del trabajo o algunas veces dificultades personales que estn afectando el desempeo laboral.

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AMBIENTE, EQUIPO FSICO Esta revisin comprende el ambiente general de trabajo, locales de trabajo, los equipos de oficina, las carteleras, las sealizaciones y el ornato general de las instalaciones administrativas, los sistemas de archivo.

Deficiencias: No se ha hecho una depuracin de archivos y expedientes que ya perdieron vigencia contable, ocupando una gran cantidad de espacio fsico innecesario. Debe mejorarse el orden en los espacios de impresin y en algunos escritorios, esto produce mala impresin para los visitantes y adems hace un lugar ms cmodo para trabajar.

Recomendaciones: Fiscal y laboralmente los expedientes deben estar en custodia por trmino de 5 aos, por lo que se recomienda hacer una destruccin de la documentacin obsoleta.

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Guatemala, 15 de julio del 2012

Seores JUNTA DIRECTIVA: PROCESADORA DE AVES, S.A.

De acuerdo a nuestra propuesta de servicios de profesionales, efectuamos una auditora operacional del departamento de Recursos Humanos de esta corporacin, para determinar:

El grado de productividad y eficiencia en los procesos, sistemas y actividades, cumplimiento y eficacia de las polticas y procedimientos, coherencia de las acciones de trabajo con relacin a los objetivos y metas, anlisis de la estructura organizativa, revisin de aspectos legales normativos, as como una evaluacin de los controles internos administrativos.

Esta revisin se efectu sobre aspectos administrativos y de control durante el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del ao 2,006.

Nuestro examen se enfoc a revisar operacionalmente las funciones especficas de Recursos Humanos y no incluye ni pretende informar acerca de alcances de tipo financiera o de otra ndole ni de otro rgano administrativo distinto a este departamento.

Los aspectos evaluados fueron:

Seleccin y reclutamiento, Capacitacin y desarrollo,

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Administracin de sueldos y salarios, Comunicacin y servicios, Trabajo social y seguridad e higiene industrial, Sueldos y compensaciones, rea legal del departamento de R.H.

Los aspectos evaluados fueron planes y objetivos, estructura organizativa, polticas, sistemas y procedimientos, regulaciones normativas, controles internos y seguridad, personal y uso de recursos tcnicos, materiales y financieros.

Para el efecto se cubri el plan de trabajo de Auditora Operacional, aplicando todos los procedimientos de auditora considerados necesarios a las circunstancias, de acuerdo a las normas y metodologa de esta auditora especial.

en nuestra opinin, la gestin de la Gerencia de Recursos Humanos en esta empresa es satisfactoria no estableciendo una situacin crtica o apremiante que afecte la buena marcha de la corporacin, sin embargo se presenta el anexo de hallazgos y recomendaciones con el fin de autorizarlo por parte de la Gerencia General y ponerlo en marcha bajo nuestra supervisin, a efecto de mejorar las condiciones operativas actuales y lograr mayor eficiencia y seguridad en las funciones que se realizan en esta unidad administrativa.

Atentamente,

Julia Magali Gerente Grupo 9