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01
DIRECTIVA PARA LA FORMULACION
DE DOCUMENTOS TÉCNICOS
NORMATIVOS DE GESTION
INSTITUCIONAL
Lima- Perú
2003
Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestió n Institucional
INDICE
Pág. Nº
I OBJETIVOS 3
II BASE LEGAL 3
IV DEFINICIONES 4
V DISPOSICIONES ESPECIFICAS 5
VI RESPONSABILIDADES 29
VIII ANEXOS 30
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I. OBJETIVOS
Lograr que se establezcan los objetivos funcionales, la estructura orgánica, los cargos
necesarios, las funciones y requisitos de los cargos y los procedimientos, de las entidades
comprendidas en el alcance de la presente directiva.
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La presente Directiva es de observancia obligatoria para las unidades orgánicas del Ministerio
de Salud, sus órganos desconcentrados, así como para las entidades y órganos que
mantienen dependencia técnica y funcional del Ministerio de Salud a nivel nacional, los
mismos que en adelante se denominarán con el término de “entidades”.
La presente directiva es de aplicación en los organismos públicos descentralizados del
Ministerio de Salud en lo que sea pertinente según las normas vigentes.
IV. DEFINICIONES
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V. DISPOSICIONES ESPECIFICAS
Las Entidades deberán considerar cómo insumos para el análisis funcional, los
lineamientos de política sectorial, la misión, visión y los objetivos estratégicos establecidos
en el Reglamento de la Ley N° 27657 - Ley del Ministerio de Salud aprobado con el D.S.
N° 013-2002-SA y el marco normativo general.
ANÁLISIS FUNCIONAL
! LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DE FUNCIONES DEL PERSONAL Y PROCEDIMIENTOS
! DESAGREGACIÓN DE OBJ ETIVOS FUNCIONALES Y COMPARACIÓN CON LAS FUNCIONES ACTUALES
! REDISEÑO DE FUNCIONES DE LOS CARGOS PARA CUMPLIR OBJETIVOS FUNCIONALES (MATRIZ)
! REDISEÑO DE PROCEDIMIENTOS
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muy detallada, ya que ello debe ser desarrollado durante la elaboración del
Manual de Procedimientos de la entidad.
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? Evaluar los CAP y la sustentación técnica que reciba de las entidades y emitir
la opinión técnica favorable o las observaciones respectivas.
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c) Por autorización, mediante Ley ó Decreto Supremo, para modificar y/o crear
plazas. En éste caso se podrá modificar únicamente las páginas del Cuadro para
Asignación de Personal donde figure la unidad orgánica involucrada, salvo que la
modificación haga variar el número correlativo de los cargos en el CAP.
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Carátula de identificación
Índice
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Base Legal: Se señalan los dispositivos legales que aprueban los documentos
de gestión referidos a la organización.
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5.6.1 Finalidad
El Manual de Procedimientos tiene por finalidad establecer formalmente los
procedimientos requeridos para la ejecución de los procesos organizacionales de la
entidad que logren el cumplimiento a los objetivos funcionales y estratégicos.
5.6.3 Utilidad
El Manual de Procedimientos debe ser utilizado como un instrumento para la
sistematización de los flujos de información y documento base para el desarrollo del
Plan Estratégico de Sistemas de Información de la Entidad y del Sector.
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5.7.2 Los Comités y Comisiones tendrán una vigencia no mayor a 180 días, excepto los
Comités y Comisiones permanentes que se deben conformar por disposición
expresa de las normas que rigen los sistemas administrativos de la Administración
Pública.
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5.7.4 Las entidades podrán establecer las funciones específicas de los Comités de tipo
permanente en el Manual de Organización y Funciones
VI. RESPONSABILIDADES
7.1 Las Direcciones y Oficinas Generales del Ministerio de Salud deberán presentar a la
Oficina General de Planeamiento Estratégico, el “Estudio Situacional y Análisis de las
Funciones de los Cargos o puestos de trabajo y de los Procedimientos”, iniciado en Agosto
del 2002, en un plazo no mayor a sesenta días calendario y posteriormente deberán
formular su Manual de Organización y Funciones en el plazo de treinta días hábiles y
aprobarlo posteriormente con la opinión técnica favorable de la Oficina General de
Planeamiento Estratégico.
7.2 Mediante R.M. se conformará una Comisión que proponga las normas de Organización
General de los Institutos Especializados para el establecimiento del Sistema y Red
Sectorial de Investigación y Docencia Especializada en cumplimiento a lo dispuesto en el
Artículo 32° y en la Segunda Disposición Complementaria del Reglamento de la Ley N°
27657 – Ley del Ministerio de Salud, aprobado con el D.S. 013-2002-SA.
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VIII ANEXOS
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Anexo Nº 1
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Anexo Nº 2
4. INTERRELACIONES - Indique los órganos o entidades usuarias, internas o externas, con los que mantiene
coordinación y/o comunicación para cumplir con su trabajo.
Entidad/ Organo/Otros Motivo de Coordinación y/o Comunicación
(Adicionar el número de filas necesarias)
(Adicionar el n° de
filas necesarias)
5.b Documentos que genera y/o entrega como resultado de su trabajo (formatos, informes, reportes, otros
Título del Documento Destinatario (s) del documento Frecuen- Cantidad de doc
cia (*) entregados
Firma Fecha
Profesión /
Estudios F-ORG-01.0
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Apéndice al Anexo N° 2
INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO “FICHA DE LEVANTAMIENTO DE
INFORMACIÓN DE CARGOS O PUESTOS DE TRABAJO (F-0RG-01.0)
d) Primero las actividades y tareas que se realizan con mayor frecuencia, en forma
repetitiva o rutinaria, es decir en forma diaria, interdiaria o en periodos menores al
de una semana. Por Ejemplo: Verificar el cumplimiento de los contratos de
servicios generales.
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Indicaciones finales
En caso se requiera efectuar el llenado de la ficha por computadora se deberá
solicitar el archivo del formato al Profesional de su Oficina o Dirección, que integra el
Equipo de trabajo a cargo del levantamiento de información.
El formato ha sido elaborado en Microsoft Word, y se deberá utilizar letra arial 10
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ANEXO N° 3
Ficha N°
(Anotar el N° ficha)
...........................................................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................................................
…..…..................................................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................................................
2. Concretar las diferencias encontradas entre la información resultante de la observación realizada, comparada con
los datos de la Ficha de levantamiento de información de los Cargos ó Puestos de Trabajo
..........................................................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................................................
3.- Anotar la información obtenida durante la revisión documentaria de los archivos o registros.
..........................................................................................................................................................................................
.……..................................................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................................................
4. Concretar las diferencias encontradas en la revisión de documentos realizada, comparada con los datos de la Ficha
de levantamiento de información de los Cargos ó Puestos de Trabajo
...........................................................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................................................
(Adicionar el n° de filas que sean necesarias) Dirección/Oficina Ejecutiva:
FECHA.......-................-............
Cargo o Puesto de Trabajo:
F-ORG-02.0
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ANEXO N° 4
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
Ficha N°
(dejar en blanco)
F-ORG-03.0
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Apéndice al Anexo 4
INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO “INVENTARIO DE
PROCEDIMIENTOS (F-0RG-03.0)
(1) Oficina /Dirección – Anotar el nombre de la Oficina o Dirección del 2° nivel organizacional
a la que pertenece. Ej. Oficina General de Administración
(2) Oficina /Dirección – Anotar el nombre de la Oficina o Dirección del 3° nivel organizacional
a la que pertenece Ej. Oficina Ejecutiva de Economía
(5) Denominación del Procedimiento - Se deberá anotar el nombre o título del procedimiento.
En el caso de procedimientos recién identificados, se podrá colocar una denominación
preliminar, hasta que se tenga claramente definido el procedimiento y se le coloque un nombre
apropiado.
Ej. Control Patrimonial
(6) Resultado / Producto – Se deberá anotar el nombre del formato, informe, reporte,
información en medios magnéticos u otros, que se obtiene cómo resultado de la ejecución del
procedimiento o también el que haya sido generado en otra oficina pero que durante el
procedimiento se le ha agregado valor.
Ej. Margesí de Bienes
(7) Usuario – Es la persona natural o jurídica externa u órgano interno que recibe el resultado
o producto obtenido de la ejecución del procedimiento
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ANEXO N° 5
N N° de Ficha
(2) FUNCIONES : Secuenciales y concurrentes necesarias, para (3) Frecuen- (3) CARGOS CLASIFICADOS , al que se le
lograr el objetivo funcional de la unidad orgánica cia de la asigna la función
Función
Conti Esta-
nua cional
F-ORG-04.0
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Apéndice al Anexo 5
Se deberá utilizar una ficha por cada uno de los objetivos funcionales asignados a la
unidad orgánica de 3° nivel en el ROF correspondiente. Por ejemplo Si la unidad orgánica
tiene 10 objetivos funcionales establecidos en el ROF se deberán elaborar 10 fichas.
(1) Objetivo Funcional - Se deberá transcribir en éste recuadro, el texto del objetivo funcional
asignado a la unidad orgánica según lo establecido en el ROF, de la entidad.
(2) Funciones - En ésta columna se deberá resumir brevemente cada una de las funciones
que en forma secuencial y concurrente deben cumplirse para lograr el objetivo funcional,
especificado en el recuadro (1)
(3) Frecuencia de la Función – Se deberá marcar con una (x) la opción que considere
conveniente:
Continua: cuando se refieran a funciones que se realizan habitualmente en forma diaria o
semanal
Estacional : cuando se refieran a funciones que se realizan en determinados meses del año, en
este caso se deberá anotar el número y mes o meses del año.
(3) Cargos Clasificados – En esta columna se deberá anotar la nomenclatura y código del
cargo clasificado, que debe ser seleccionado del Manual Normativo de Clasificación de Cargos
para la Administración Pública, al cual se debe asignar la función establecida para cada fila de
la columna de “Funciones”. El cargo clasificado puede repetirse para varias funciones, según
sea necesario y corresponda.
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ANEXO N° 6
RECOMENDACIONES, INSTRUCCIONES Y MODELO PARA LA ELABORACIÓN DEL
FORMATO“CUADRO DE DISTRIBUCION DE FUNCIONES (F-0RG-05.0)
(3) Tipo de Información - Se deberá anotar “Situación Actual” cuando se deba consignar la
información obtenida de las fichas de levantamiento de información y “Propuesta” cuando sea
necesario modificar la información actual, para lograr el ordenamiento de la Unidad orgánica o
se deban considerar nuevos cargos, además de los que existen actualmente.
(4) Objetivos Funcionales de la unidad orgánica – Se deberá colocar en cada fila de ésta
primera columna, los objetivos funcionales de la Unidad Orgánica, según el Reglamento de
Organización y Funciones.
(6) Función del cargo - En el primer nivel de análisis de la situación actual, se debe marcar
con una (X) el recuadro donde corresponda relacionar las funciones del cargo obtenida en las
fichas de levantamiento de información, con el objetivo funcional de la unidad orgánica, en el
que participa y contribuye para su logro.
En el segundo nivel de análisis se reemplaza la (X) por una descripción breve y concisa de las
funciones actuales principales o más importantes de cada uno de los puestos de trabajo
del personal nombrado, y contratado a plazo fijo, así cómo de las labores por contratos de
servicios no personales, según la información recolectada durante la etapa de levantamiento
de información.
Ejm. Obtener estadísticas, Elaborar cuadros comparativos, Opinión técnica, etc.
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2) Otras Recomendaciones
- Luego de haberse elaborado la matriz con la información de las funciones actuales de los
cargos, se deberá efectuar una copia, para no perder la información sobre la “situación
actual“, antes de iniciar el desarrollo de una propuesta que implique modificaciones o
nuevas funciones de los puestos de trabajo.
- Es necesario tomar en cuenta la información que se obtenga del análisis de
procedimientos, para complementar la información de la matriz, tanto para la situación
actual cómo para la situación propuesta.
SITUACION ACTUAL
(3) Tipo de Información
(1) Oficina/ Dirección Oficina General de (2) Oficina/ Dirección Oficina Ejecutiva de
General Administración Ejecutiva Logística
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b) Propuesta
Primer nivel de análisis
(1)Oficina/ Dirección (2) Oficina/ Dirección
General Oficina General de Ejecutiva Oficina Ejecutiva de
Administración Logística
PROPUESTA
(3) Tipo de Información
Objetivos funcionales Director Especialis - Especialis -ta Especialis - Asistente Técnico Técnico
Sist. Adm. I ta Adm. IV Adm. II ta Adm. III Adm. II Adm. II Adm I
Programar, adquirir y contratar X X X X
bienes, servicios y ejecución de
obras.(4)
Ejecutar las acciones requeridas
para el desaduanaje de bienes x X x X X
destinados al MINSA y órganos
desconcentrados (4)
Asesorar a los órganos del X X
Sistema Logístico en el sector
salud (4)
(1) Oficina/ Dirección Oficina General de (2) Oficina/ Dirección Oficina Ejecutiva de
General Administración Ejecutiva Logística
Objetivos funcionales Director Sist. Especialis - Especialista Especialis -ta Asistente Técnico Técnico
Adm. I Ta Adm. IV Adm. II Adm. III Adm. II Adm. II Adm I
Programar, adquirir y Evaluar la Apoyo técnico Elaborar la Consolidar
contratar bienes, servicios y programación al Comité de programa- requeri-
ejecución de obras.(4) y Adquisiciones ción miento
reprogramar
Ejecutar las acciones Autorizar los Efectuar Coordinar Registrar Apoyar
requeridas para el trámites para los trámites con agencia los doc. de en el
desaduanaje de bienes el de desa- de aduanas desadua- desa-
destinados al MINSA y desaduanaje duanaje naje duanaje
órganos desconcentrados de bienes de
(4) bienes
Asesorar a los órganos del Asesorar a Asesorar a
Sistema Logístico en el las los esta –
sector salud (4) Direcciones blecimientos
de Salud de salud
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ANEXO N° 7
Ficha N°
(Dejar en Blanco)
FICHA DE INFORMACION PRELIMINAR DEL PROCEDIMIENTO
(9) Estadísticas del número de veces que se ha ejecutado el procedimiento en cada mes, durante los últimos 12 meses
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12
(10) Indicar las Normas legales y técnicas que regulan el procedimiento y adjuntar copias
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Apéndice al Anexo 7
INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO “FICHA DE INFORMACION
PRELIMINAR DEL PROCEDIMIENTO ( F-0RG-06.0)
(2) Oficina /Dirección General - Anotar el nombre de la Oficina o Dirección del 3° nivel
organizacional a la que pertenece. Ejemplo: Oficina Ejecutiva de Economía
(7) Tiempo estimado efectivo de duración del procedimiento (horas, días meses). Se
deberá anotar el tiempo total (promedio o estimado) que transcurre desde que se
inicia el procedimiento, hasta que se termina.
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Tiempo estimado por cada acción - Se deberá anotar el tiempo promedio que se
emplea para ejecutar la acción o tarea.
(9) Estadísticas - Se deberá anotar las veces que ha sido ejecutado el procedimiento en
cada mes, durante los últimos 12 meses. En los casos que el procedimiento requiera
de más de 30 días para ejecutarse tenga un tiempo de duración mayor a 30 días se
deberá registrar el número de veces en el mes en que se concluyó el procedimiento.
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Anexo Nº 8
ENTIDAD Año
TOTAL GENERAL
F-ORG-07. 0
Datos Generales
ENTIDAD: Se deberá anotar la denominación oficial y completa de la entidad,
Ejemplo: Instituto Nacional de Salud, Dirección de Salud II Lima Sur, Hospital de
Emergencias Pediátricas.
Número de página: Se anotará el número de la página y el número total de páginas
Ej, 01.de 10
Año: colocar el año que corresponda
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- Columna (2b) Código del Cargo Clasificado: Debe escribirse el código del cargo
clasificado, según el Manual Normativo de Clasificación de Cargos de la
Administración Pública. Ejemplo:
Nº de Orden Cargo Clasificado Código del Cargo (2b)
Nomenclatura
Departamento NNN
001-002 Médico II P4-50-525-2
003-005 Médico I P3-50-525-1
006 Técnico en Laboratorio II T5-50-785-2
007 Técnico en Nutrición I T3-50-797-1
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- Columna (4) Total Necesario: Debe escribirse la cantidad necesaria de cada uno de
los cargos clasificados.(La cantidad de cada cargo, debe concordar con el rango
unitario o grupal del número de orden respectivo). Ejemplo:
N° de Orden Cargo Clasificado Código del Cargo Cargos Estructurales Total Necesario
Nomenclatura (2b) (3) (4)
TOTAL 15
- Columna (5) Observaciones: Sólo puede ser utilizada para precisar algunas
aclaraciones de los cargos, respecto a su normatividad o una función básica, siendo
lo “estrictamente necesario”. Ejemplo:
N° de Cargo Clasificado Código del Total Cargos Observaciones
Orden Nomenclatura Cargo Necesario Estructurales (5)
(3)
010 Técnico Especializado en rayos X P 1 Según la Ley 24050
Otros Datos
Sub Total.- Por cada unidad orgánica debe obtenerse el subtotal de cargos
necesarios en la columna (4)
Total.- En la parte final del texto del CAP, se debe colocar el total de cargos
necesarios, que será la sumatoria de los Sub totales obtenidos anteriormente, en la
columna (4)
Firma y sello.- Se debe colocar en la última hoja del CAP, la firma y el sello con el
nombre y cargo del Director o Jefe de la Entidad, órgano o unidad orgánica, del
Director de Planificación y el Responsable de Racionalización. y en cada hoja su
sello y visado correspondiente.
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Anexo Nº 9
ENTIDAD
TOTAL 10 4 1 1 1 3
F-ORG-08.0
50
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Anexo Nº 10
Pág 1 de 1
Versión : 1.0 Ficha de Descripción del Cargo o Puesto de Trabajo
UNIDAD ORGÁNICA: (1)
N° DE CODIGO
CARGO CLASIFICADO: (2) (3)
CARGOS CORRELATIVO:
CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: (5) (4)
1. FUNCION BASICA (6)
Relaciones externas :
Experiencia
F-ORG-09.0
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Apéndice al Anexo N° 10
INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO “HOJA DE
DESCRIPCION DE FUNCIONES DEL CARGO O PUESTO DE TRABAJO
(F-ORG-09.0)
(2) Cargo clasificado: Se colocará la denominación oficial del cargo, según el Manual
Normativo de Clasificación de Cargos de la Administración Pública vigente.
(3) Número de cargos: Se deberá colocar el número de los cargos existentes con la
misma denominación y a los que se haya asignado funciones similares.
(4) Código correlativo: Se deberá indicar el número correlativo del cargo que figura en
el CAP con de 4 dígitos, que debe iniciarse en el 0001
(5) Código del cargo clasificado: Se anotará el código del cargo clasificado establecido
oficialmente en el CAP.
(6) Función básica: Se deberá redactar el objetivo de las funciones del cargo, haciendo
énfasis en la acción principal y en el resultado objetivo y mensurable que debe ser
alcanzado.
(7) Relaciones del cargo: Se describirá las relaciones principales o relevantes que
ocurren para el cumplimiento de las funciones
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Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestió n Institucional
(8) Atribuciones del cargo: Son las facultades y encargos que deben realizar los cargos
directivos o profesionales que cumplen funciones de coordinación de equipos de
trabajo
! De representación legal y/o técnica debiendo especificarse a quien representa
! De autorización de actos administrativos o técnicos
! De Control
! De convocatoria
! De supervisión
(10) Requisitos Mínimos: Se deberá tener en cuenta los requisitos exigibles del Manual
Normativo de Clasificación de Cargos para la Administración Pública y los requisitos
deseables o preferibles que sean necesarios establecer para el desempeño de las
funciones de los cargos o puestos de trabajo.
Educación
1) Mínimos exigibles
En los cargos de Directivos y en los del grupo ocupacional profesional se deben
especificar el grado académico y/o título de la profesión o profesiones alternas que
otorgan las universidades peruanas o centros de formación superior, según el Manual
Normativo de Clasificación de Cargos para la Administración Pública.
En los cargos del grupo ocupacional técnico se especificará el título técnico que
otorgan los institutos autorizados por el Ministerio de Educación y que se establecen
para cada cargo en el Manual Normativo de Clasificación de Cargos de la
Administración Pública
En los cargos del grupo ocupacional “Auxiliar” el requisito exigible mínimo es la
educación secundaria completa.
2) Deseables o preferibles
En los cargos de Directivos y en los del grupo ocupacional profesional se especificará
el grado académico de especialización, maestría y/o Doctorado deseable, así como el
título de la especialidad o especialidades deseables para ocupar cada cargo específico
que otorga la universidad peruana o los Centros de Educación Superior
En el caso de los cargos del grupo ocupacional técnico se especificará el título de la
especialidad o especialidades técnicas que otorgan los institutos debidamente
autorizados por el Ministerio de Educación y que son deseables para ocupar cada
cargo específico.
Experiencia
Será necesario que se especifiquen los tipos y tiempos de experiencia mínima para
ocupar el cargo o puesto de trabajo, de la siguiente forma:
! Tiempo mínimo de experiencia en dirección, supervisión y organización de
personal para cargos directivos y profesionales
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Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestió n Institucional
Indicaciones finales
Cada formato deberá contener las funciones de un cargo en forma independiente que
permita ser reemplazada en el caso se deba modificar.
El llenado de la ficha deberá ser efectuado por computadora, en Microsoft Word, y
utilizar letra arial 10.
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Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestió n Institucional
Anexo Nº 11
Manual de Procedimientos
Versión : 1.0
Pág. 1 de 1
Ficha de Descripción de Procedimiento
Proceso (1):
PROPÓSITO (5) :
ALCANCE (6) :
NORMAS (9)
ENTRADAS (11)
NOMBRE (11a) FUENTE (11b) FRECUENCIA (11c) TIPO (11d)
SALIDAS (12)
NOMBRE (12a) DESTINO (12b) FRECUENCIA (12c) TIPO (12d)
DEFINICIONES (13) :
REGISTROS (14) :
ANEXOS (15) :
F-ORG-10.0
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Apéndice al Anexo N° 11
Instrucciones para el llenado del Formato “Ficha de Descripción de
Procedimientos” (F-ORG-10.0)
(1) Proceso: Se deberá colocar el nombre del proceso del que forma parte establecidos en el
Reglamento de la Ley Nº 27657 – Ley del Ministerio de Salud, aprobado mediante Decreto
Supremo Nº 013-2002-SA. Ejemplo: Proceso de Financiamiento.
(3) Fecha: Colocar la fecha de aprobación o actualización del procedimiento en formato día/ mes/
año.
(5) Propósito: Se deberá colocar el logro a alcanzar con el cumplimiento del procedimiento.
Ejemplo: Gestionar la asignación de recursos a la entidad.
(6) Alcance: Se deberá colocar la denominación de las unidades orgánicas a las cuales
comprende el ámbito del procedimiento. Ejemplo: Oficina Ejecutiva de Presupuesto, Oficina
Ejecutiva de Planeamientos y Gestión Institucional y Oficina Ejecutiva de Economía del
Ministerio y las Unidades Ejecutoras
(7) Marco Legal: Se deberá colocar las normas legales sobre las cuales se sustenta el
procedimiento a desarrollar. Ejemplo: Ley de Gestión Presupuestaria, Ley de Presupuesto 2003,
etc.
(8) Índices de Performance: Se deberá considerar los Indicadores básicos de tiempos costos,
estándar de calidad, producción, ratios de eficiencia y eficacia, productividad La información
relativa al indicador y está compuesta de cuatro puntos: Indicador, Unidad de Medida, Fuente y
Responsable.
(8a) Indicador: Se deberá colocar la denominación del indicador ó indicadores necesarios para
medir el cumplimiento del procedimiento. Ejemplo: Número de días utilizados/ Porcentaje de
atenciones
(8b) Unidad de Medida: Se deberá colocar la unidad de medida del indicador. Ejemplo: días,
porcentaje.
(8c) Fuente: Se deberá colocar la fuente, registros ó series históricas de donde obtener la
información para la obtención del indicador. Ejemplo: Directiva de Presupuesto, Registros de
entrada y salida de documentos de la Oficina respectiva.
(8d) Responsable: Se deberá colocar a cargo de quien estará a cargo la medición del
indicador.
Ejemplo: Oficina Ejecutiva de Presupuesto.
(9) Normas: Se deberá colocar las normas técnicas específicas sobre las cuales se sustenta el
procedimiento a desarrollar. Ejemplo: Directiva para la formulación del Presupuesto.
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Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestió n Institucional
(10) Descripción de Procedimientos: Se deberá colocar las unidades orgánicas y cargos que
intervienen en el procedimiento y de una forma secuencial las acciones necesarias para
desarrollar el procedimiento. Dichas acciones deberán estar redactadas en tiempo presente,
en todo procedimiento se debe considerar un Inicio y Fin
Ejemplo: Registra información, Consolida información, Obtiene reportes.
(11) Entradas: Son los insumo del procedimiento que puede ser de inicio o parciales durante la
secuencia de operaciones. y está compuesto de cuatro puntos: Nombre, Fuente, Frecuencia y
Tipo.
(11a) Nombre: Se deberá colocar la denominación del documento que sirve de entrada al
procedimiento. Ejemplo: Presupuesto de las unidades ejecutoras.
(12) Salidas: Son los productos del procedimiento que puede ser final o parciales durante la
secuencia del procedimiento Consta de cuatro puntos: Nombre, Fuente, Frecuencia y Tipo.
(12a) Nombre: Se deberá colocar la denominación del documento y/o producto de salida.
Ejemplo: Presupuesto Institucional del Pliego MINSA.
(14) Registros: Se deberá colocar y anexar los formatos necesarios para complementar el
procedimiento.
Indicaciones Finales
El formato está diseñado en Word debe ser llenado por computadora y utilizar letra tamaño 10.
Cada formato deberá contener la información de un procedimiento en forma independiente que
permita ser reemplazada en caso sea necesario modificar o eliminar.
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ANEXO N° 12
INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE FLUJOGRAMAS
1. Simbologia
Inicio / Fin del Procedimiento: Se utiliza al inicio y al final de todo flujograma, permite
determinar los limites del procedimiento
Operación y Acción: Se utiliza para representar cada una de las operaciones y acciones
que forman parte del procedimiento
Alternativa / Decisión: Representa una alternativa o condicional que indica una decisión
y que genera dos cursos de acción. Se grafica considerando una entrada y dos salidas y
colocando dentro del rombo una pregunta. Ejemplo
Si No
¿Procede?
Conector misma página: Se utiliza para conectar dos acciones en una misma página
para evitar el exceso de líneas que se entrecrucen, Siempre deberá colocarse un número.
que deberá ser el mismo en la acción previa como en la posterior. Ejemplo
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Conector otra página: Se utiliza para continuar el flujograma en otra página. Siempre
se debe colocar una letra
Para las uniones se podrán utilizar uniones que formen ángulo recto.
Se debe tener en cuenta que las líneas de los símbolos sean de trazo más grueso que el
de las columnas, no es recomendable el empleo de sombreados en los símbolos
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2- Modelo de Flujograma
El grafico se divide en columnas, representando cada una de ellas una unidad funcional
que puede ser una Dirección, Oficina Equipo y cargos dependiendo del nivel de
desagregación del análisis.
La diagramación deberá efectuarse en sentido descendente y se empleará en sentido
lateral (horizontal) cuando se produzca un cambio de sector.
INICIO
Elabora proyecto 1
de bases adm Revisa
segun plan de expediente
adquisiciones
Recibe
expediente
Fin
Absuelve
consultas
Prepara
cotizaciones
Apertura sobres
2
Elabora Cuadro
comparativo
3
Evaluación
Elabora orden de Firma orden de Firma orden de tecnica y
compra o compra o compra o económica
servicios servicios servicios
Adjudica 3
Fin
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ANEXO N° 13
GLOSARIO DE TERMINOS
!Cargo.- Son los puestos de trabajo a través de los cuales los funcionarios y servidores
desempeñan las funciones asignadas. La carrera administrativa no se efectúa a través de los
cargos sino por los niveles de carrera de cada grupo ocupacional por lo que no existen cargos
de carrera. (Reglamento de la Ley de la Carrera Administrativa - D.S. N° 005-90-PCM)
!Cargos Estructurales.- Los cargos estructurales son únicamente los cargos o puestos de
trabajo de dirección o jefatura de las unidades orgánicas que han sido establecidas
oficialmente en el Reglamento de Organización y Funciones de la Entidad.
!Cargos Clasificados.- Los cargos clasificados son todos los cargos ó puestos de trabajo
tipificados, clasificados y codificados para toda la Administración Pública, que han sido
establecidos legalmente en el Manual Normativo de Clasificación de Cargos.
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!Producto final.- Es el bien o servicio que recibe el cliente para lograr el objetivo
funcional del proceso.
!Usuario externo o cliente.- Son las personas e instituciones que reciben y usan los
productos o servicios del proceso. Entre ellos podemos citar al paciente niño, madre
gestante, persona accidentada, persona en estado grave de salud. Son la razón de
ser de la organización, para quienes trabajamos en última instancia.
Los usuarios externos o clientes necesitan obtener los servicios de salud en el menor
tiempo, a un costo razonable y en optimas condiciones.
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