RESUMEN

Este material está dirigido a los participantes del taller

Fórmulas Avanzadas en Excel 2013. Se describen las
funciones COUNT, COUNTIF y SUMIF. Además, se explica
cómo cambiar una celda absoluta y su importancia con el
uso de fórmulas.

Edwin E. González Carril, MBA, MCCC

Universidad de Puerto Rico en Aguadilla

FÓRMULAS
AVANZADAS EN
EXCEL 2013
FÓRMULAS AVANZADAS EN EXCEL 2013
Objetivo
Este material instruccional tiene como objetivo complementar la capacitación de los estudiantes y
facultad de la Universidad de Puerto Rico en Aguadilla que asistan al taller Fórmulas avanzadas en Excel
2013. Se describen las funciones COUNT, COUNTIF y SUMIF. Además, se explica cómo cambiar una celda
absoluta y su importancia al realizar fórmulas.

Función COUNT
La función COUNT de Excel permite contar las celdas de un rango identificado que tienen algún dato
numérico. Un rango es un grupo de celdas previamente seleccionadas. COUNT no suma las cantidades
numéricas, simplemente cuenta las celdas del rango que contienen algún valor numérico (no
alfanumérico).

Por ejemplo, supongamos que tenemos la siguiente lista de pagos que realizaron los clientes. Podemos
usar COUNT para saber cuántos pagos hemos recibido. El resultado debería ser 10.

Pasos:

1. Active la celda donde desea el resultado.

2. De la pestaña FORMULA, haga clic en la categoría More Functions, Statistical, COUNT.
3. Podemos escoger celdas dispersas de nuestra hoja de cálculos o simplemente seleccionar un
rango de celdas. Del cuadro de diálogo Function Arguments, escoja el rango que desea contar.
Si es necesario, puede utilizar el botón para minimizar/expandir el cuadro de diálogo.
4. Haga clic en el botón OK para finalizar con la función.

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Función COUNTIF
En ocasiones, tenemos una larga lista de datos y es posible que necesitemos saber cuántas veces
aparece una palabra o número en particular dentro de un rango de celdas. Microsoft Excel incluye la
función COUNTIF para ese mismo propósito.

Por ejemplo, supongamos que tenemos una lista de datos con 3,000 estudiantes y necesitemos saber o
contar los estudiantes del Departamento de Administración de Empresas (ADEM). Simplemente, usamos
la función COUNTIF, donde seleccionaremos el rango de donde deseamos obtener los datos y el criterio;
el cual puede ser palabra/s o número/s.

La sintaxis de esta fórmula es:

COUNTIF (range, criteria)

Range: rango de datos que deseamos evaluar. En este caso serían los datos de la columna
Departamento.

Criteria: Es ese dato específico que queremos contar del rango seleccionado. En este caso sería
la palabra “ADEM”, porque solo queremos saber los que son de ese departamento. Es
importante que si el criterio contiene alguna letra (alfanumérico) debe colocarse entre comillas,
de lo contrario le dará error. Si el criterio fuera un número, no es necesario colocarlo en
comillas.

Pasos:

1. Active la celda donde desea el resultado. Puede crear una tabla para desglosar los totales que
desea. En este caso, haremos una tablita al lado de la lista de los estudiantes para determinar la
cantidad de estudiantes que tiene cada Departamento.
2. De la pestaña FORMULA, haga clic en la categoría More Functions, Statistical, COUNTIF.
3. Del cuadro de diálogo Function Arguments, seleccione el rango que contiene los datos que
usted desea contar. En este caso serían los datos correspondientes a la columna
DEPARTAMENTO. Si fuese necesario, utilice el botón colapsar/expandir para reducir el cuadro
de diálogo.
4. Ahora, seleccione o escriba el criterio. Usted puede escribir la palabra ADEM, si lo que desea es
buscar los datos correspondientes a ese Departamento. En lugar de escribir la palabra, también
puede seleccionar la celda de la tablita que contiene la palabra ADEM, similar a como se observa
en la siguiente ilustración. La palabra ADEM, fue sustituida por la celda que contiene esa palabra
en la tablita (celda D3).

NOTA: Es importante recordar que el criterio deberá ser escrito exactamente como se desea
buscar. Si los datos tienen acentos o símbolos, así mismo deberá escribir el criterio.

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Función SUMIF
La función SUMIF suma valores de un rango seleccionado que cumple con un criterio o condición
específica. Por ejemplo, supongamos que usted es gerente de una tienda de ropa y tiene la lista de más
de 100 artículos vendido durante ese día. Posiblemente usted desee saber las ventas, pero divididas por
categorías, tales como: pantalones, camisas, corbatas, chaquetas, trajes, blusas, entre otros. De igual
forma, también podría querer saber todos aquellos artículos que se vendieron mayor de $150.00 ó
menor o igual de $50.00.

En ambos ejemplos podríamos usar fácil y rápidamente la función SUMIF para obtener estos cálculos
matemáticos. Esta función, se encuentra en la categoría de Math & Trig en la pestaña de fórmulas y su
sintaxis se compone de 3 partes o argumentos:

SUMIF(range, criteria, [sum_range])

Range: Es el rango celdas que se desea evaluar. En el ejemplo anterior, si deseamos saber las
ventas que hicieron por categoría, el rango sería la lista completa de los productos. En otras
palabras, sería la columna de los productos, tales como: pantalón, comisas, blusas, entre otros.
Es importante recordar que las celdas que no contienen ningún valor (que están vacías) el
programa no las toma en consideración.

Criteria: El criterio es la condición que deseamos evaluar del rango previamente seleccionado.
Por ejemplo, especificar la categoría “pantalones”. De esta forma, el programa solo tomará para
la suma los “pantalones” del rango previamente seleccionado. También podríamos establecer
alguna condición como por ejemplo: mayor o igual a 150 (>=150). De esta forma, podríamos
obtener la suma de los artículos seleccionado en el rango que sus ventas hayan sido mayor o
igual a 150.

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IMPORTANTE: Cuando se escriba un criterio en palabras (alfanumérico), por ejemplo

“pantalones”, éste tiene que ser entre comillas “ ”, ya que si no se coloca así, el programa dará
un error y el resultado será incorrecto. Si el criterio es numérico, las comillas no son obligatorias.

Sum_range: Estas celdas son el rango que contiene el dato numérico que se desea calcular. Por
ejemplo, en la lista de ventas de la semana debería haber al menos dos columnas importantes:

1. Artículos vendidos (según la categoría, tales como: pantalones, blusas, camisas…)

2. Ventas (el total vendido de ese artículo en particular)

En este caso, nuestro Sum_range sería la columna 2, ya que es la que contiene el número que
deseamos sumar que corresponde al total de ventas de los artículos previamente seleccionados
en el rango.

Pasos:

1. Active la celda donde desea el resultado. Puede crear una tabla para desglosar los totales
que desea. En este caso, haremos una tablita al lado de las ventas para determinar las
ventas correspondientes a cada categoría de producto.
2. De la pestaña FORMULA, haga clic en la categoría Math & Trig, y luego a SUMIF.
3. Del cuadro de díalogo Function Arguments, haga clic en el espacio correspondiente al
Range. Puede utilizar reducir el cuadro de diálogo usando el botón Expandir/Minimizar.

4. Seleccione el rango que desea evaluar. En este caso serían las celdas correspondiente a la
categoría de los productos (columna Categoría). Haga clic en el botón expandir/minimizar
para regresar al cuadro de diálogo.
5. Haga clic e en el espacio correspondiente a Criteria y escriba (entre comillas) el criterio que
desea calcular o la condición que desea evaluar. También puede hacer referencia a la celda
que contiene el dato que tiene el criterio que desea evaluar. En este caso, la celda de la
tablita que contiene la palabra “Pantalones”.

6. Regrese al cuadro de diálogo y haga clic en el espacio correspondiente a Sum_range.

Seleccione el rango que contiene los datos numéricos que se desean sumar. En este caso,
serían los que pertenecen a la columna Ventas.

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7. Finalmente, haga clic en el botón OK para obtener el resultado. De ser necesario, aplique
formato a la celda. Repita los pasos 1 al 6 para cada uno de las categorías de la tablita o
copie la fórmula, según indica la NOTA.
NOTA: Usted puede copiar la fórmula, pero deberá especificar los rangos (range y
sum_range) como celdas absolutas, ya que si la copia como normalmente se hace, le estará
bajando una fila de los rangos por cada fila copiada.

Cambiar rangos a celdas absolutas

De forma predeterminada, Excel copia fórmulas relativamente. Esto significa que a medida que usted
copia la fórmula en una celda hacia abajo, los datos que se calcularán en la celda copiada serán los de la
línea de abajo. Esto trae consigo problemas cuando calculamos rangos, donde no importa las celdas
donde copie la fórmula, siempre queremos que sea el mismo rango.

Tomando como ejemplo el caso anterior, podemos ver que al completar la tablita de Informe por
categoría, el range y el sum_range será el mismo para cada una de las categorías. Por tal motivo, el
rango no es relativo, porque siempre será el mismo para cada uno de los criterios que tenemos en la
tablita.

Por tal motivo, utilizamos celdas absolutas. Esto permite un tipo de anclaje, para evitar que a medida
que copiemos una fórmula hacia abajo, me baje el rango también. Al colocar los rangos con celdas
absolutas, puedo copiar la fórmula en todas las celdas hacia abajo que desee y el rango nunca se
correrá, siempre será el mismo.

Para esto utilizamos el signo de dólar ($) antes y después de cada letra del rango. Por ejemplo, nuestro
rango a evaluar es de A3 hasta A155 (A3:A155, los dos puntos significan hasta). Ese rango es relativo,
porque no tiene signos $. Para que el rango completo sea absoluto, escribimos $A$3:$A$155. Como

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podremos ver la celda inicial y final del rango, tienen $ antes y después de cada letra. Esto significa que
el rango está anclado desde la celda A3 hasta la A155. De igual forma haríamos con el rango sum_range,
para que el mismo “no se nos mueva” al copiar las fórmulas. La forma más fácil para colocar los signos $,
es colocando, desde la barra de fórmula, el punto de inserción en cada una de las celdas que se desea
cambiar a absolutas y oprimiendo la tecla F4.

Una vez establecemos celdas absolutas (en los rangos), entonces podremos copiar la fórmula en las
celdas que deseamos y no tendremos problema alguno.

NOTA: En este caso, el criterio no se colocó en celda absoluta, ya que será relativo a la próxima celda. O
sea, en la tablita no siempre vamos a buscar pantalones, si no será relativo a lo que esté en la celda
siguiente (blusas, camisas, trajes, entre otros.).

En esta ilustración se copió la fórmula sin establecer celdas absolutas. Observe la barra de fórmula que
los rangos no tienen signos $. También observe como se “bajó o movió” el rango a medida que copié la
fórmula a una celda de abajo; por cada celda que baje al copiar la fórmula, el rango se “moverá” una
celda hacia abajo. El resultado podría ser erróneo.

En esta otra ilustración, podemos observar que se establecieron que el rango se colocó con celdas
absolutas. También, que al copiar la fórmula, el rango no se movió hacia abajo, por lo que los resultados
serán siempre correctos.

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