MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL

2018 DELEGADO

Usted es el
representante del Icfes ante la
institución educativa y como tal debe
garantizar que la aplicación se realice de
acuerdo con los procedimientos establecidos
en el sitio a cargo. Ante cualquier duda,
comuníquese con el coordinador de nodo, a
quien debe reportar sus actividades.

Como delegado, usted es la máxima autoridad

y la persona responsable de la prueba en el
sitio de aplicación (universidad, colegio, etc.),
por lo cual tiene a cargo liderar allí el
desarrollo de la misma una vez las
autoridades de la institución le
han hecho entrega del sitio
para tal efecto.
 PREPARACIÓN DE LA APLICACIÓN
Recuerde que, para ser examinador, usted debe haber realizado las siguientes actividades antes de la aplicación:
Completar el proceso formativo virtual en la plataforma Moodle
Descargar su certificado, que lo acredita para tomar el taller presencial
Asistir a la sesión presencial de retroalimentación y taller
Con la información que le han entregado (en la sesión de
retroalimentación y taller) sobre el sitio de aplicación asignado, debe
contactar a los diferentes responsables para realizar los preparativos
correspondientes. Para ello, siga estos pasos:
1. Contacte el sitio de aplicación: comuníquese telefónicamente
con el rector del establecimiento educativo y preséntese como
delegado del Icfes. Solicite que le informe quién será la persona
responsable de acompañar la aplicación en el rol de coordinador
de sitio. Una vez formalizado el motivo de su llamada establezca,
con el coordinador de sitio, lo siguiente:
Valide que la institución haya recibido la carta de confirmación
de la aplicación, de no ser así, infórmele al coordinador de nodo.
Explique que realizará una reunión previa (retroalimentación
y taller) con su equipo de trabajo y para ello solicite un salón
con video beam y un computador. Informe que se deberán
encontrar 30 minutos antes para ultimar detalles.
Intercambien datos de contacto: nombre, cargo y número del
celular, de tal forma que tanto usted como el coordinador de
sitio tengan permanente comunicación.
2. Contacte al representante del operador de logística de
aplicación para ultimar los detalles correspondientes.
3. Prepare el taller práctico que dictará a su equipo de trabajo,
para lo cual debe tener en cuenta lo siguiente:
Lea, estudie y practique con ayuda del material didáctico que
recibió en el taller de capacitación a delegados.
Organice el material de aplicación que debe entregar tanto
en el taller práctico en el sitio como el día de la aplicación.
Si usted tiene a cargo población discapacitada, contacte
telefónicamente al personal de apoyo a discapacitados,
confirmando la asistencia de los mismos el día de aplicación.
El día del taller práctico en el sitio de aplicación:
Preséntese con el coordinador de sitio 30 minutos antes de la
hora de la reunión.
Recorran el sitio de aplicación y diligencien el Formato de
visita al sitio.
Verifique que la ubicación de la cafetería no interfiera con la
jornada de aplicación y recuérdele a coordinador de sitio
que solamente podrá habilitarse en el horario de almuerzo.
Indague por las rutas de evacuación, punto de encuentro y
los números telefónicos a donde se puede acudir en caso de
una emergencia.
Hable con los encargados de las porterías del sitio
(vigilantes) acerca de los procedimientos definidos por el
Icfes para el ingreso de los examinandos u otras personas al
sitio de aplicación.
2
Taller práctico con coordinadores
1. y jefes de salón
Ha llegado el momento de realizar el taller de capacitación a su
equipo de trabajo. Tenga en cuenta que el éxito de la aplicación
depende, en gran parte, de esta reunión. Luego de estudiar y
practicar con ayuda del material didáctico, usted está preparado
para realizar lo siguiente:
1. Situado en la puerta y con la ayuda del listado de examinadores
suministrado por el encargado del operador logístico de aplicación,
realice el ingreso de estos en el mismo esquema utilizado con los
examinandos (culebrilla); solicíteles el documento de identidad,
verifique los nombres y apellidos, y confirme con la foto que
corresponde a la misma persona.
2. Una vez hayan ingresado todos los examinadores, lleve a cabo
(en los tiempos definidos) cada uno de los pasos indicados en el
Plan de sesión que le fue entregado el día de la capacitación a
delegado, los cuales incluyen:
Inicie dando la bienvenida a todos los asistentes y preséntese.
Explique brevemente el objetivo de la sesión.
Indique que en la sesión se realizará una evaluación de control
de los conocimientos adquiridos en el momento virtual, para
revisar el nivel de comprensión de los procedimientos y para
reforzar los aspectos que muestren mayor debilidad. Anuncie que
los resultados serán retroalimentados durante la misma sesión.
Aplique la evaluación simulando la rigurosidad de los
protocolos que se deben cumplir en un examen de Estado real
y una vez terminada entréguela al responsable del operador
logístico para su tabulación.
Realice una a una las actividades sugeridas apoyándose en
los materiales y recursos indicados en el Plan de sesión.
Reciba, del operador logístico de la aplicación, los resultados
consolidados de la evaluación aplicada a los examinadores
y socialícelos, retroalimentando a los participantes como se
indica en el Plan de sesión.
Recuerde controlar permanentemente los tiempos de cada actividad
para que garantice el cumplimiento de la agenda programada.
Durante la sesión recuerde recalcar al equipo que:
Los examinandos y los examinadores no podrán utilizar dentro
del sitio de aplicación (salones, baños, pasillos, escaleras,
patios, parqueaderos, etc.), elementos no autorizados como:
celulares, aparatos electrónicos o de comunicaciones, impresos
o escritos, armas, etc. Los examinandos que sean sorprendidos
utilizando cualquiera de estos elementos en el sitio de aplicación
serán sancionados con la anulación del examen, sin perjuicio
de las sanciones penales a que haya lugar.
Solo podrán ingresar al sitio de aplicación: documento de
identidad válido, lápiz de mina negra Nº 2, borrador y tajalápiz.
Todo examinando que no presente documento de identidad
válido debe ser remitido a la oficina del delegado.
Cualquier situación especial que se presente debe ser informada
de inmediato al delegado.
 Por ningún motivo los examinandos pueden llevarse el material
de examen; si esto llega a suceder, el hecho se denunciará ante
las autoridades competentes.
Explique para qué sirven el Formato de preguntas dudosas y el
Formato de corrección de datos.
Adicionalmente:
Informe la hora en la cual se deben presentar el día de la
aplicación (6:00 a.m.)
Asigne los salones correspondientes a coordinadores de salones
y jefes de salón.
Solicite a los coordinadores que se reúnan unos minutos con
sus jefes de salón para que recorran el sitio e identifiquen los
salones asignados.
Revise en forma conjunta, con la ayuda de los manuales, los
procedimientos de los coordinadores de salones, coordinadores
de sitio y jefes de salón.
Entregue a cada examinador la credencial con su escarapela,
el manual de procedimientos y las instrucciones específicas.
Después del taller práctico realice la charla informativa con el
coordinador de sitio y las personas encargadas de la portería, con el
fin de repasar los siguientes temas:
Instrucciones de ingreso de los examinandos el día del
examen. Los delegados deben conocer si la institución realiza
algún esquema especial para el ingreso de los examinandos
y definir lo más conveniente para dicho proceso, con el fin de
que este no presente demoras y no contradiga las instrucciones
que el Icfes tiene establecidas con la población que presenta
la prueba.
Informe que:
No se permite el ingreso, al sitio de aplicación, de ninguna
persona ajena a la prueba sin la autorización del delegado,
quien a su vez debe solicitar autorización del coordinador
de nodo.
Los examinandos que lleguen después de la media hora
establecida, deben ser dirigidos a la oficina del delegado.

Recomiende a su equipo lo siguiente: Tenga presente lo siguiente:

La noche anterior a la aplicación deben dormir bien y relajarse.
Tener en cuenta que la presentación personal refleja su rol, por
lo que es importante que usen ropa cómoda, pero acorde con
su responsabilidad.
Asegurarse de llevar el manual, documento de identidad,
credencial y demás implementos necesarios en la aplicación.
Salir de su lugar de residencia con tiempo suficiente para llegar a las
6:00 a.m. al sitio de aplicación y así iniciar el día sin sobresaltos.
En los sitios de aplicación donde no hay coordinador de
salones, las funciones serán asumidas por el delegado o por
el coordinador de sitio.
En los sitos con un solo salón el delegado asume las funciones
de jefe de salón.

EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN

Antes
Una vez en el sitio de aplicación correspondiente (6:00 a.m.), diríjase a la oficina que le ha sido asignada para
desempeñar las funciones de delegado.

A continuación se describen las actividades a desarrollar Antes de la prueba:

1. Recepción del material de examen del sitio de aplicación

2. Verificación del equipo de trabajo

3. Entrega del material de aplicación a coordinadores de salones o de sitio

4. Organización y conteo del material de examen

5. Apertura del sitio de aplicación e ingreso de examinandos

6. Entrega del material de examen a los coordinadores de salones

Recepción del material de examen Cuando esté seguro de que la planta física se encuentra lista para la
1. del sitio de aplicación aplicación, solicite al representante del operador de distribución el
material de examen y verifique la siguiente información:
Sesión de examen
Reciba en su oficina, por parte del representante del operador de Ciudad
distribución, el material de examen (para la primera sesión entre 6:00 Prueba
a.m. y 6:30 a.m. y para la segunda sesión entre 12:30 p.m. y 1:00 Nombre del sitio de aplicación
p.m.). Inmediatamente verifique el nombre del sitio en el rótulo que Cantidad de tulas
identifica las cajas. Hora de entrega
3
 material de examen (paquetes individuales con Cuadernillo,
2. Verificación del equipo de trabajo Hoja de respuestas y Hoja de operaciones)
Cartones separadores para las torres de hojas de respuestas
Con el Recibo de entrega y recolección de material se deben
Realice lo siguiente:
verificar los siguientes datos:
a.Número de identificación de cada tula
Junto con el representante del operador de logística de
b.Número que identifica el precinto con los que están selladas
aplicación verifique la asistencia puntual de todos los
las tulas
examinadores (6:00 a.m.).
Si no está completo el grupo de jefes de salón, usted debe
2. Informe al operador de distribución que puede abrir las tulas que
disponer de los coordinadores de salones o del coordinador
traen el material de examen.
de sitio para suplir las ausencias mientras que se presentan
los reemplazos, en estos casos el apoyo solo puede ser para
3. Saque y organice las bolsas de seguridad que contienen el
vigilar el examen.
material de examen por salón (paquetes individuales) para cada
Cerciórese de que el representante del operador logístico
uno de los coordinadores de salones, verifique que el número de
informa sobre la ausencia de examinadores y solicita la
identificación de las bolsas de seguridad coincida con lo registrado
respectiva suplencia.
en el Recibo de entrega y recolección de material.

4. Verifique que las bolsas de seguridad donde vienen empacados

Entrega material de aplicación a los cuadernillos de examen para cada salón se encuentran
3. coordinadores de salones o de sitio debidamente selladas con la cinta de seguridad.

5. Garantice que el número que viene impreso en la cinta de

Recuerde que usted debe traer organizado, por salón, el material de
seguridad corresponde al impreso en la bolsa de seguridad y que
aplicación que recibió el día de la capacitación, para realizar su
este número se encuentra en la relación que el representante del
entrega al coordinador de salones o al coordinador de sitio cuando
operador de distribución le entregó.
no se cuente con coordinador de salones.
6. Entregue las bolsas de seguridad selladas a los coordinadores
1. Entregue el material de aplicación organizado a cada uno de
de salones quienes deben:
los coordinadores de salones asignados en el sitio de aplicación. A
su vez, los coordinadores de salones deben entregar este material
Abrir las bolsas de los salones asignados
a los jefes de salón para proceder a pegarlo en cada salón en los
Contar la totalidad de paquetes individuales que vienen dentro,
lugares indicados; el paquete debe contener:
verificando la cantidad registrada en las actas de sesión
Firmar la Planilla de entrega y recolección de materiales
Listado de Registro de asistencia e identificación por salón
Listado de identificación de ausentes por salón
7. Si encuentra alguna alteración en la cinta o en los números que
Afiche de instrucciones para la prueba (pegar en tablero)
identifican cada paquete de cuadernillos, informe de inmediato al
Afiche de elementos permitidos y no permitidos para la
coordinador de nodo y deje constancia en el Recibo de entrega
aplicación (pegar en la parte externa del salón, al lado de la
y recolección de material que el representante del operador de
puerta)
distribución le entregó. Igualmente relacione la novedad en el
Afiche de tiempos (pegar en tablero)
informe web, en la sección de situaciones con el operador de
Rótulo puerta ya marcado (pegar en la parte externa del
distribución.
salón, al lado de la puerta)
Listado para puerta de salón (pegar en la parte externa del
8. Al terminar de contar la totalidad de los paquetes individuales,
salón, al lado de la puerta)
verifique y diligencie los siguientes espacios en el Recibo de entrega
Lapicero, marcador y cinta pegante
y recolección de material:
Bolsas transparentes para devolver hojas de respuestas
aplicadas
Cantidad de tulas recibidas
Cantidad de cuadernillos recibidos (paquetes por tula)
2. Entregue a los coordinadores de seguridad los afiches de
Cantidad de hojas de respuestas
silencio y baños para que ellos los peguen en los pasillos y áreas
Nombre del delegado que recibe
comunes; si no hay este rol, dichos afiches deben ser pegados por
Firma del delegado que recibe
los coordinadores de salones.

3. Usted debe quedarse con los formatos de Ubicación, Corrección

9. Recuerde que solo hasta que los coordinadores de salones hayan
de datos (nombre o documento de identidad) y Preguntas dudosas,
contado el material de examen usted firma el recibido, asegúrese de
los cuales entregará a los coordinadores de salones una hora
guardar una copia del Recibo de entrega y recolección de material.
después de iniciada cada sesión.
Informe claramente que los cuadernillos deben permanecer en
su oficina, hasta tanto los examinandos se encuentren ubicados
dentro de los salones.
4. Organización y conteo del material de examen

Diríjase al lugar en el que se encuentran las cajas con el material y
proceda a realizar lo siguiente:
1. Abra las cajas de material de examen, donde se debe encontrar:
Caja desarmada para retorno de tula de hojas de respuestas
Tula vacía para retorno de hojas de respuestas
Precintos (sellos) sin usar
Tulas selladas con las bolsas de seguridad que contienen el
Apertura del sitio de aplicación
5. e ingreso de examinandos
Recuerde que el sitio de aplicación debe estar en óptimas condiciones
y con el personal listo (coordinador de sitio, coordinadores de salón y
auxiliares) para recibir a los examinandos; orientándolos sobre la ubicación
dentro del sitio de aplicación. Cualquier inconveniente relacionado con el
personal o con la planta física debe resolverlo con anticipación.

4
 1. Autorice la apertura del sitio puntualmente para la entrada de los
examinandos, en la primera sesión a las 7:00 a.m. y en la segunda
sesión a la 1:30 p.m. Los horarios mencionados son informados en
la citación del examen a todos los examinandos; por lo tanto, NO
pueden ser modificados.
2. Recuerde que a la oficina del delegado no deben ingresar
examinandos ni personas ajenas a la aplicación.
3. Esté atento a solucionar los posibles problemas de identificación y
citación. Durante el ingreso se pueden presentar dos (2) situaciones
con los examinandos:
Examinandos que no saben dónde están citados (sitio, bloque
o salón), por lo que debe proceder así:
a.Con ayuda del listado alfabético de citados e identificación
por sitio, se debe buscar al examinando por primer apellido,
si no se encuentra, buscarlo por todas las alternativas restantes
(segundo apellido, primer nombre o segundo nombre).
b.Si aún no aparece, y se tiene la posibilidad, se
realiza la consulta por internet a través del enlace
www.icfesinteractivo.gov.co en el módulo de Citación por
número de documento.
c.Si no hay posibilidad de ingresar a buscar la citación en
internet o si en el aplicativo aparece el mensaje “No se
encontró citación para su documento” se debe comunicar
la situación al coordinador de nodo, quien dará las
instrucciones del caso.
d.Recuerde que no debe tomar ninguna decisión hasta
que el coordinador de nodo le dé las instrucciones
correspondientes al caso que se presenta.
Examinandos que llegaron al salón y fueron enviados a la
oficina del delegado por no tener un documento válido, tener
un documento sin foto o huella o presentar denuncio por
pérdida de documentos.
Las actividades que se detallan a continuación tienen la finalidad de garantizar el óptimo desarrollo de la
aplicación, una vez entregado el material de examen. Recuerde que usted debe responder por la seguridad de
dicho material, por lo cual es muy importante que tenga en cuenta lo siguiente:
A continuación se describen las actividades a desarrollar Durante la prueba:
1. Rondas para verificar el inicio de la prueba
2. Recepción, organización y entrega de material de examen de ausentes al operador de distribución
3. Rondas durante la prueba (corrección de datos y preguntas dudosas, etc.)
4. Uso y diligenciamiento de formatos
1. Rondas para verificar el inicio de la prueba
Usted debe asegurarse de que:
Los jefes de salón estén ingresando a los examinandos, de
acuerdo con los procedimientos establecidos.
El material de aplicación este ubicado en los lugares indicados.
El afiche de tiempos se encuentre bien diligenciado.
En el tablero esté dibujado el cuadro de pruebas con todos
los datos y la fecha de publicación de resultados.
El salón esté organizado (maletas y bolsos adelante).
Los examinandos no estén infringiendo la normatividad de
las pruebas.
a.Si el examinando trae un documento válido, pero el mismo
no tiene foto o huella (incluido el denuncio) se debe remitir
al representante del operador de logística de aplicación
para que tome las huellas en el sistema biométrico,
diligencie el Acta de toma de impresión dactilar y entregue
al examinando la autorización de ingreso al salón de
aplicación, con la cual el examinando debe desplazarse
inmediatamente al salón correspondiente.
b.Tenga presente que los documentos válidos para la
aplicación son:
Tarjeta de identidad vigente para menores de 18 años
Cédula de ciudadanía
Pasaporte original vigente (con foto y huella). Si
este documento no incluye huella, se deberá realizar la
impresión de la misma
Contraseña con foto y huella
Comprobante de documento en trámite con foto y huella
Denuncio por pérdida de documento (impreso)
c.Si el examinando no trajo un documento válido o ningún
tipo de documento, se le debe informar que tiene hasta 30
minutos después de iniciada la prueba en su salón para
presentar el documento de identidad válido y poder así
ingresar a presentar la prueba. Infórmele que no se le dará
tiempo adicional.
Entrega del material de examen a los
6. coordinadores de salones
Una vez los examinandos se encuentren ubicados en los salones, entregue
el material de examen correspondiente a cada coordinador de salones
y comuníqueles que, finalizada la sesión de examen, deben devolver
los cuadernillos en las bolsas de seguridad en que vienen empacados.
Posteriormente, los coordinadores de salones deben dirigirse a cada
salón asignado para entregar el material al jefe de salón.
Durante
Los examinadores no estén manipulando elementos no permitidos.
Se cumplan los procedimientos para el ingreso de los
examinandos que lleguen tarde (solicitud de documento
válido, instrucciones de aplicación y correcta entrega de
material de examen).
Control de copia:
Como delegado, usted debe ejercer estricta vigilancia para
eliminar, desalentar o detectar posibles fraudes o intentos de
copia. Si descubre alguna situación de las mencionadas,
avise de inmediato al coordinador de nodo.
5
 Recepción, organización y entrega de material de
2. examen de ausentes al operador de distribución
Recuerde que la seguridad de las pruebas es una prioridad durante
el desarrollo de la aplicación. Por esta razón, los cuadernillos de
ausentes no deben permanecer en los salones de examen; los
coordinadores de salones deben recogerlos 30 minutos después de
iniciada cada sesión, por lo que en su oficina y en presencia del
representante del operador de distribución, usted debe:
1. Tener a la mano la Planilla de entrega y recolección de materiales
para registrar la cantidad de paquetes individuales recibidos.
2. Los coordinadores de salones deben traer los paquetes
individuales de ausentes y el Listado de identificación de ausentes
de cada uno de los salones asignados (el listado aplica así no
tenga ausentes en el salón).
3. Reciba y cuente la cantidad de paquetes individuales entregados
de cada salón y verifique si son los mismos que están marcados en
el Listado de identificación de ausentes por salón.
4. Registre la cantidad paquetes individuales recibidos en la Planilla
de entrega y recolección de materiales de examen.
5. Organice los paquetes individuales por orden de salón según lo
registró el jefe de salón en el Listado de identificación de ausentes.
6. Abra los paquetes individuales y retire las hojas de respuestas.
7. Entregue los cuadernillos contados y ordenados al operador de
distribución para su empaque en la tula y custodia, pídale que los cuente.
8. Organice y cuente las hojas de respuestas verificando que la
cantidad coincida con la cantidad de cuadernillos recolectados,
si los totales no coinciden, revise nuevamente los cuadernillos y
localice la Hoja de respuestas faltante.
9. Arme una torre con las hojas de respuestas de la siguiente
manera: coloque en la base uno de los cartones entregados por el
representante del operador de distribución, ponga encima la torre
de hojas de respuestas y sobre esta coloque otro cartón, el cual
debe estar marcado con la palabra Ausentes, el código del sitio,
el nombre del sitio y el municipio.
10. Asegure la torre de hojas de respuestas con bandas de caucho
suministradas por el operador de distribución.
11. Entregue la torre al operador de distribución para que la guarde
en la tula con los cuadernillos en custodia.
12. Asegúrese de que la tula sea sellada y de diligenciar el Formato
de recolección de cuadernillos de ausentes.
13. Entregue la copia del Formato de recolección de cuadernillos de
ausentes al representante del operador de logística de aplicación.
14. A partir de este momento, los cuadernillos de ausentes quedan
en custodia del representante del operador de distribución
15. Reporte a través de la app la información consolidada de
ausentes por sesión.
Recuerde que la apertura de tulas selladas solo podrá hacerse con
la autorización del Icfes
6
3. Rondas durante la prueba
Usted debe asegurarse de que:
Los examinandos no estén infringiendo la normatividad de
las pruebas.
Los examinadores no estén manipulando elementos no permitidos.
Los examinadores estén realizando las funciones establecidas
para su cargo.
No se estén utilizando celulares ni aparatos electrónicos en
ningún lugar del sitio de aplicación.
Estén firmadas las hojas de respuestas y los listados de
Registro de asistencia e identificación (verificar aleatoriamente
en cada salón).
Los coordinadores de salones diligencien el Formato de
corrección de datos y el Formato de ubicación, de acuerdo
con los procedimientos establecidos.
Control de copia: como delegado usted debe ejercer estricta
vigilancia para eliminar, desalentar o detectar posibles fraudes
o intentos de copia. Si descubre alguna situación de las
mencionadas, avise de inmediato al coordinador de nodo.
4. Uso y diligenciamiento de formatos
Formato de ubicación: diseñado para consignar información básica
con la cual el Icfes realiza diversos controles, durante y después de
la aplicación, su diligenciamiento está a cargo del coordinador de
salones. En los sitios donde no hay coordinador de salones esta
actividad la realiza el coordinador de sitio.
En cada sesión de examen, usted debe revisar que esté correctamente
diligenciada y consignada la siguiente información:
Ubicación de la puerta con la letra P
Ubicación del tablero con la letra T
Ubicación de los examinandos en los recuadros, de acuerdo
con el número de orden del listado de Registro de asistencia
e identificación
Identificación de los examinandos ausentes con la letra A
Bloque y salón
Hora de inicio y de finalización de cada sesión
Cantidad de ausentes por salón
Hora en que terminó el último examinando
Hora de finalización
Verifique que este procedimiento se realice en cada una de las sesiones
de la aplicación.
Corrección de datos: su finalidad es garantizar que los examinandos
reciban los resultados con sus datos personales correctos; los jefes
de salón deben realizar la verificación de nombres y documento
de identidad cuando realizan el proceso de identificación.
Posteriormente, los coordinadores de salones o el coordinador de
sito recogen esta información.
Tenga en cuenta que:
La corrección de nombres o apellidos obedece a los errores
cometidos por los examinandos en el proceso de inscripción
y que el cambio se refiere a la modificación o adición de
nombres o apellidos mediante escritura pública o sentencia
de juzgado.
 Solo debe reportar las correcciones o cambios de quienes
se inscribieron de manera “INDIVIDUAL”. Los examinandos
identificados con la palabra “ESTUDIANTE”, deben reportar
y solicitar las correcciones a los rectores de las instituciones
educativas donde están matriculados.
Por lo anterior, usted debe realizar lo siguiente:
Una hora después de iniciada la aplicación, entregar el
Formato de corrección de datos a los coordinadores de
salones, en el orden en que les asignó los salones.
Solicitar su diligenciamiento de acuerdo con las instrucciones
que aparecen en el formato.
Indicar que el diligenciamiento debe ser con letra clara, lo
cual facilitará posteriormente su digitación.
Comunicar que cuando el primer coordinador de salones finalice
Una vez finalizada la prueba en cada salón, las actividades a desarrollar son las siguientes:
A continuación se describen las actividades a desarrollar Después de la prueba:
1. Recepción, organización y entrega del material de examen aplicado
2. Recepción y validación de formatos del equipo de trabajo
3. Evaluación al equipo de trabajo
4. Entrega del sitio de aplicación
Recepción, organización y entrega del
1. material de examen aplicado
Finalizada la prueba, cada uno de los coordinadores de salones le
entregará, por salón, el material de examen aplicado (cuadernillos,
hojas de respuestas y hojas de operaciones). Para esta actividad
es importante tener a la mano la Planilla de entrega y recolección
de materiales de examen, con el fin de registrar la cantidad de
cuadernillos y hojas de respuestas recibidas.
1. Solicite al representante del operador de distribución la tula que
contiene los cuadernillos y las hojas de respuestas de ausentes.
2. Verifique el número del sello de la tula con el que aparece en el
Formato recolección de cuadernillos de ausentes (el representante
del operador de distribución tiene una copia y usted otra), regístrelo
nuevamente en las dos copias y fírmelas. Conserve la copia para
ser entregada con su informe.
3. Reciba, por parte de los coordinadores de salones, el material
de examen por cada salón, el cual debe venir organizado en
dos paquetes (aplica para cada salón): bolsa de seguridad con
cuadernillos y bolsa plástica con hojas de respuestas diligenciadas.
Ubíquelos en el sitio donde recibirá y contará el material de examen.
4. Lleve el control de los salones que va recibiendo en la Planilla de
entrega y recolección de materiales.
5. Con este material, se realizan dos procedimientos:
Procedimiento para cuadernillos
a.Cuente, en presencia del coordinador de salones, la
cantidad de cuadernillos de las pruebas aplicadas, que le
están retornando en las bolsas de seguridad.
b.Verifique, con el Acta de sesión, si el salón que está
recibiendo tiene cuadernillos de ausentes. Si los tiene, abra
esta tarea, debe entregar el formato al siguiente coordinador de
salones, para continuar relacionando las novedades.
Solicitar el formato diligenciado al finalizar la primera sesión,
con el fin de revisar la información que consignaron los
coordinadores de salones y corregir, si es el caso.
En los casos en los cuales el examinando se registró con
tarjeta de identidad y el día de la aplicación presentó un
documento que certifica mayoría de edad (cédula de
ciudadanía o comprobante en trámite) se debe permitir su
ingreso y adelantar el proceso de corrección de datos.
Recuerde que esta información debe ingresarla posteriormente,
junto con su informe, en el sitio web www.icfesinteractivo.gov.co/
aplicación, a través del ícono de corrección de datos e imprimir su
registro a través de ícono de verificación de corrección de datos
a examinandos.
Después
la tula de ausentes para que este material sea guardado
junto con el material de presentes así:
Empaque en la bolsa de seguridad de cada salón
lo siguiente: los cuadernillos de ausentes encima de los
cuadernillos de presentes (debe organizarlos en una torre),
con la parte superior del Acta de sesión correspondiente
(repita este procedimiento para todos los salones).
Entregue al operador de distribución la bolsa de
cada salón con los cuadernillos de ausentes y presentes
empacados para que los cuente.
Verifique que el operador de distribución empaque las
bolsas de seguridad de cada salón en las tulas donde fue
entregado el material inicialmente.
Procedimiento para hojas de respuestas
Las hojas de respuestas son la razón de ser del examen, de
ellas depende el procesamiento de los resultados de cada
uno de los examinandos. Por esto, todas deben ir empacadas
en la tula identificada para hojas de respuestas, organizadas
de acuerdo con las siguientes instrucciones:
a.Por cada salón, usted recibirá una bolsa con las hojas de
respuestas de las pruebas aplicadas. Debe verificar que
estén diligenciadas y firmadas. Cuéntelas y entréguelas al
representante del operador de distribución para que este
también las cuente. Confirme que el informe de jefe de
salón, que se encuentra en la parte posterior del Acta de
sesión, esté diligenciado con las novedades presentadas.
b.Guarde las hojas de respuestas nuevamente en la bolsa
plástica que recibió con el material de aplicación.
c.Una vez recibidas las hojas de respuestas de todos los
salones, proceda a armar la torre de hojas de respuestas
de presentes en orden, teniendo en cuenta la nomenclatura
(de manera que las del primer salón queden en la parte
superior) y retirando las bolsas plásticas de cada salón.
d.La parte intermedia del Acta de sesión de cada salón deberá
archivarla en su carpeta física para posterior entrega.
7
 e.Coloque en la base de la torre uno de los cartones entregados
por el representante del operador de distribución, luego
ponga encima las hojas de respuestas de presentes.
Finalmente, ponga encima otro cartón, el cual debe estar
marcado con la palabra Presentes, el código del sitio, el
nombre del sitio y el municipio.
f.Retire, de la tula de material de examen de ausentes, las
hojas de respuestas de ausentes y ubique este paquete
encima de la torre de hojas de respuestas de presentes
de cada salón. Adicionalmente, si hay casos especiales,
debe colocarlos en la parte superior de esta torre,
adecuadamente marcados con un cartón que tenga la
palabra Casos especiales, el código del sitio, el nombre
del sitio y el municipio.
g.Asegure la torre de hojas de respuestas presentes, ausentes
y casos especiales con bandas de caucho.
h.Entregue al operador de distribución la torre con las hojas
de respuestas para que sean empacadas y selladas en la
tula de hojas de respuestas.
i.Diligencie y firme el Recibo de entrega y recolección
de material.
j.En la última sesión incluya, además, los listados de Registro
de asistencia e identificación debidamente organizados.
Recuerde que la apertura de tulas selladas solo podrá hacerse con
la autorización del Icfes.
Tenga en cuenta que:
1. El Icfes no autoriza recibir ninguna Hoja de respuestas que haya
salido del salón y por ningún motivo repetirá el examen.
2. El Icfes no autoriza empacar hojas de respuestas de una sesión
de examen diferente a la que se está realizando.
3. Por ningún motivo debe quedar material de examen
(cuadernillos, hojas de respuestas y hojas para operaciones) en
el sitio o en las manos de un examinando. Si esto llega a suceder,
usted como representante del Icfes será el directo responsable de
las consecuencias que tal situación pueda acarrearle al Icfes y,
por ende, al examinando. Además, el hecho denunciará ante las
autoridades competentes.
4. En la última sesión los coordinadores de salones deben entregar:
Listados de Registro de asistencia e identificación,
debidamente organizados
Listados de identificación de ausentes
Informe del coordinador de salones
Formato de ubicación
Formatos de evaluación de los jefes de salón
Finalizada la última sesión del examen deben entregar los
kits tiflológicos
En la entrega del material de examen (cuadernillos y hojas de
respuestas) al operador de distribución, tenga en cuenta:
1. Verifique que el representante del operador de distribución haya
contado y empacado los cuadernillos en las tulas de seguridad.
2. Revise que los sellos de seguridad puestos en cada tula queden
correctamente cerrados.
3. Supervise que la tula que contiene el paquete de hojas de
respuestas de presentes, de ausentes y de casos especiales esté
debidamente sellada.
4. En la última sesión revise que estén incluidos los listados de Registro
de asistencia e identificación en la tula de hojas de respuestas.
8
5. Relacione en el Recibo de entrega y recolección de material, la
información correspondiente a la devolución de ese material, así:
Cantidad de cuadernillos devueltos
Cantidad de hojas de respuestas devueltas
Número del sello de la tula de hojas de respuestas
Número de los sellos de las tulas de los cuadernillos
Nombre del delegado que devuelve
Firma del delegado que devuelve
Nombre de quien recibe por parte del operador de distribución
Firma de quien recibe por parte del operador de distribución
6. Conserve una copia del Recibo de entrega y recolección de material.
El material de consumo (lapiceros, borradores, lápices, marcadores)
se queda en el sitio de aplicación.
Recepción y validación de formatos
2. del equipo de trabajo
Reciba y revise los formatos de aplicación asegurándose de que
estén completos, registren toda la información solicitada, estén
completamente diligenciados y no presenten enmendaduras o
tachones; en caso de presentarse, registre la novedad en las
observaciones del respectivo documento. La clasificación de la
información es la siguiente:
Formatos generales:
Preguntas dudosas: la sesión, prueba, número de pregunta,
número de registro del examinando y observación o motivo
de la duda, deben estar correctamente diligenciados.
Formato de corrección de datos: se diligencia únicamente
para examinandos inscritos como individuales. Debe
verificar el número de registro, nombres, apellidos y correcto
diligenciamiento de la novedad. También debe imprimirse a
partir del pdf generado por el aplicativo del informe web.
Visita al sitio: asegúrese de que todos los campos estén
diligenciados, recuerde que de su buen diligenciamiento
dependerá el uso del sitio para futuras aplicaciones.
Ubicación: revisar que se hayan registrado los salones
asignados a cada coordinador de salones. Las cuadriculas
por salón deben estar diligenciadas con la numeración
teniendo en cuenta la culebrilla e identificando los ausentes
con la letra A. La hora de inicio y finalización de cada salón,
la cantidad de ausentes y la hora de finalización del último
estudiante deben estar registradas correctamente.
Listados de identificación de ausentes: verificar que estén
completas las hojas y diligenciadas correctamente.
Planilla de entrega y recolección de materiales: diligenciada
en su totalidad.
Recepción de informes a delegado: verifique que los formatos
almacenados en la carpeta física se encuentren organizados
en el orden indicado por el documento.
Recibos y formatos del operador de distribución:
Recibo de entrega y recolección de material: dos copias por
sesión, una que registra la entrega del material al iniciar la
sesión y otra que registra la recolección al finalizar. Deben
estar firmadas y con las observaciones a las que hubo lugar.
Recolección de cuadernillos de ausentes (primera y segunda
sesión): una copia para el operador logístico de aplicación,
otra para el operador de distribución y otra para el delegado.
Control de recolección documentos cliente (primera y
segunda sesión): verificar que esté correctamente registrada
la cantidad de páginas que retornan para el registro de
asistencia e identificación.
 Planilla de control: debe verificar, antes de su firma, que la
información registrada sea correcta. Solicite al representante
del operador de distribución el original de este formato.
Recolección kits tiflológicos: una copia para el operador de
distribución, otra para el delegado.
Informes:
Adicionales:
Acta situaciones especiales con examinandos.
Encuestas para discapacitados: deben registrar los datos
del personal de apoyo y los examinandos que presentan
la discapacidad deben dar respuestas a las preguntas
formuladas. Debe estar firmada por el examinando.

Parte intermedia de actas de sesión: verificar que los

coordinadores entreguen únicamente la parte intermedia
y que la cantidad recibida concuerda con la cantidad de
3. Evaluación al equipo de trabajo

salones asignados.
Sobre la organización y desarrollo de la aplicación:
asegurarse de solicitar el diligenciamiento de este formato
por parte del coordinador de sitio; debe estar firmado.
Coordinadores de salones
Delegado (Informe de aplicación del delegado e Informe
impreso del pdf generado por el aplicativo)
Recepción informe a delegados
Evaluación del delegado: este proceso lo realiza la persona
designada para recibir este material.
Formatos sin utilizar: revisar que no tengan marcas o tachones.
Usted debe diligenciar los formatos de evaluación a examinadores
entregados por el operador logístico de aplicación teniendo en cuenta
el desempeño de su equipo de trabajo y los factores a evaluar dentro
del formato. Tenga en cuenta la ejecución de los procedimientos, las
relaciones interpersonales, la puntualidad y la presentación personal.
Estos formatos deben ser entregados al representante del operador
de aplicación.
4. Entrega del sitio de aplicación

Material para cotejo dactilar:

Acta de toma de impresión dactilar: verificar que la información
registrada en los formatos concuerda con el levantamiento
realizado por el operador logístico de aplicación.
Acta de anulación: revisar que se encuentren firmadas por
las personas involucradas (informe escrito del jefe de salón,
coordinador de salones y delegado) y que se cuente con
todos los soportes evidenciando los hechos.
Recuerde entregar el sitio de aplicación al coordinador de sitio en
las condiciones en las que fue prestado, asegurándose de que todos
los salones y la oficina del delegado se encuentren limpios. Todos los
afiches deben ser recogidos y destruidos; los esferos, lápices, cinta y
marcadores deben ser entregados al coordinador de sitio. Finalmente,
agradezca por el apoyo recibido por parte de la institución y del
equipo de trabajo.

BALANCE DE LA APLICACIÓN

el sistema le genera un número de transacción y un resumen de su

1. Diligenciamiento informe web informe (pdf), el cual debe imprimir y entregar junto con los demás
formatos utilizados.

Debe diligenciar este informe preferiblemente al cierre de la A continuación, se detallan los módulos que debe diligenciar de
aplicación y elaborarlo de manera clara y precisa, con el registro manera secuencial apoyándose en la información registrada en los
de las novedades presentadas durante la aplicación. Recuerde que formatos utilizados durante la aplicación.

Módulo Sección Diligenciamiento Formatos a utilizar

Registrar la hora promedio de inicio y finalización de la(s)
No tiene sesión(es) en formato de 12 horas. El registro de las estadísticas
Estadísticas Informe de aplicación del delegado
secciones de asistencia para los examinandos es obligatorio para continuar
con el diligenciamiento del informe web.

Citados
Registro de Seleccionar examinandos ausentes de su sitio de aplicación por
Listado de identificación de ausentes
ausencias Citados cada uno de los salones
Adicionales
Registrar los examinandos a los cuales se les realizó la toma de
Toma Huellas huellas. La búsqueda de examinandos se realiza con el número de Acta de toma de impresión dactilar
registro o el número de documento
Registrar las preguntas dudosas que se presentaron en su sitio de
Formatos Preguntas
aplicación. Debe cargar la sección con el número de registro del Formato de preguntas dudosas
dudosas
Cuadernillo, que aparece en la parte superior derecha de este.
Corrección de Registrar los casos de corrección de datos para examinandos
Formato de corrección de datos
datos inscritos como individuales.

9
 Módulo Sección Diligenciamiento Formatos a utilizar
Registrar los casos de anulaciones, previamente autorizadas por
Anulados el Icfes. La búsqueda de examinandos se realiza con el número de Acta de anulación
registro o el número de documento.
Registrar los casos de novedades con el manejo del material de
examen, previamente autorizados por el Icfes, seleccionando
el tipo de material objeto de novedad (Hoja de respuestas,
Material de
Cuadernillo, Hoja para operaciones), con base en el número de Informe de aplicación del delegado
examen
Novedades registro del examinando. Establezca claramente la tipificación de
la novedad. De este reporte dependen los procesos de lectura y
calificación del examinando con novedad.
Registrar los casos de novedades con personas discapacitadas,
que presentaron error en el registro de la discapacidad y es
Discapacitados necesario editar o cancelar su estado real. La búsqueda de Informe de aplicación del delegado
examinandos se realiza con el número de registro o el número de
documento.
Registrar los casos de novedades que se presentaron dentro del
sitio de aplicación, con respecto a infraestructura, situaciones de
Sitio Informe de aplicación del delegado
orden público, condiciones de seguridad del sitio o condiciones
Situaciones climáticas en la aplicación.
especiales
Registrar los casos de novedades particulares que se presentaron
Examinando con los examinandos con respecto a horarios, errores en manejo Informe de aplicación del delegado
del material o error de registro por parte del examinando.
Registrar los casos de novedades presentadas con el operador Planilla de control
de distribución, con respecto a las fallas de comportamiento
Distribución
o procedimientos con el representante del operador o las
condiciones de la entrega física del material. Recibo de entrega y recolección de material

Registrar los casos de novedades presentadas con el operador

de logística de aplicación, con respecto a las fallas de
Operadores
Aplicación comportamiento o procedimientos con el representante del Anotaciones tomadas durante la aplicación
operador o con el personal de examinadores. Para realizar el
registro utilice las anotaciones tomadas durante la aplicación.
Registrar los casos de novedades presentadas con el kit del
Kit de
material de aplicación, con respecto a los elementos faltantes Lista de chequeo
aplicación
requeridos para la prueba o elementos en mal estado.

Recuerde que adicional a este informe, usted debe entregar la carpeta física con los formatos debidamente diligenciados, revisados y
organizados según el orden indicado en el Formato de recepción de informes a delegado.

SITUACIONES ESPECIALES

Recuerde que todas las situaciones especiales se deben registrar siempre, tanto en el informe del delegado (y en
su versión web) como en los formatos físicos dispuestos para tal fin, además se deben notificar oportunamente
al coordinador de nodo. A continuación, se describen las situaciones que podrían llegar a presentarse y el
tratamiento a seguir.

A continuación se describen algunas Novedades relacionadas con:

1. El operador de distribución

2. Los examinadores (operador logístico de aplicación)

3. El sitio de aplicación

4. El material de examen

5. Anulaciones

6. El examinando

10
 No cumplimiento de las actividades asignadas según el rol:
1. El operador de distribución llame la atención del examinador al respecto recordándole el
procedimiento a seguir y la importancia del mismo. Recuerde
que esta situación debe quedar registrada en la evaluación
Ausencia del representante del operador de distribución:
de desempeño.
ante esta situación, el coordinador de nodo le informará el
procedimiento a seguir.
Bolsa de seguridad sin sellar, caja abierta o en mal estado,
precintos rotos o desajustados, número de precinto físico
diferente al número de precinto registrado en recibo, número 3. El sitio de aplicación
de bolsa de seguridad física diferente al número de bolsa
registrada en recibo: se debe verificar que el material se
Cambio de salón: en caso de requerir un cambio de salón,
encuentre completo.
debe notificar al coordinador de sitio para que gestione la
Elementos incompletos para el empaque del material de
adecuación del espacio correspondiente. Es necesario que
examen (cajas, tulas precintos), faltante kit tiflológico: ante
su equipo de trabajo se encuentre al tanto de la situación y
esta situación, contacte al coordinador de nodo quien le
que se mantenga comunicación constante para atender la
informará el procedimiento a seguir. De igual forma, solicite
novedad y ubicar correctamente a los examinandos.
al operador de distribución la reposición de lo faltante.
Daño en la estructura física del sitio: notificar al coordinador
Incumplimiento en el horario de entrega del material de
de sitio a fin de adecuar los espacios para la presentación
examen: adelantar otras labores propias de la aplicación
del examen. En caso que no se logre asegurar un espacio
mientras se gestiona la llegada del material al sitio.
adecuado para la aplicación, debe notificar al coordinador
No llega material de examen: transmitir tranquilidad a los
de nodo, quien le dará instrucciones sobre cómo proceder.
examinandos para que sepan que el material está en camino.
Sitio no adecuado para discapacitados motrices: notificar
Inconvenientes con el comportamiento del representante del
inmediatamente al coordinador de sitio a fin de ubicar un
operador de distribución: es importante generar un ambiente
espacio adecuado en un primer piso para que examinando
de trabajo que permita una aplicación sin contratiempos.
con discapacidad pueda presentar la prueba.
Situaciones de orden público: notificar al coordinador de
nodo y a las autoridades correspondientes.
Situaciones presentadas por eventos naturales: conserve la
2. Los examinadores (operador de aplicación)
calma, recuerde al personal las rutas de evacuación que le
fueron informadas durante la reunión de retroalimentación.
Entrega equivocada de material de examen: esta situación se
puede dar por deficiencia en el proceso de ingreso al salón
(identificación, ubicación en culebrilla, entrega desordenada,
entre otros). En este caso, realice el procedimiento para el 4. El material de examen
manejo de novedades con el material de examen, que se
describe más adelante.
Todas las novedades con el material de examen se deben registrar en
Fallas del dispositivo biométrico para la toma de huellas el
el informe del delegado y en los formatos físicos dispuestos para tal fin,
día de la aplicación: informe al representante del operador
así mismo se deben notificar al coordinador de nodo oportunamente.
de logística de aplicación que proceda a tomar la huella en
Básicamente, usted se puede encontrar con tres situaciones cuyo
el Acta para examinandos que no presentan documentos de
procedimiento de manejo se describe a continuación:
identidad válidos, mientras se soluciona el tema.
Faltante de personal requerido: junto con el representante
1. Error en la entrega del material de examen. Cuando el jefe de
del operador de logística de aplicación, debe buscar un
salón realiza una entrega equivocada, usted debe realizar lo siguiente:
suplente para los examinadores ausentes, garantizando que
dicha persona haya realizado el correspondiente proceso
Confirme que se trata de una mala entrega del material
de capacitación.
de examen: confronte la información de identificación de
Impuntualidad en los horarios acordados: solicite al
la Hoja de respuestas contra el documento de identidad
representante del operador de logística de aplicación
del examinando.
contactar a los examinadores que no han llegado para
a.Si el examinando no ha iniciado el diligenciamiento de la
determinar: su asistencia al sitio, tiempo de llegada y acciones
Hoja de respuestas, retírele el material de examen. Solicite a
a tomar. Recuerde que en la evaluación de desempeño esto
los demás examinandos verificar que tienen el material que
se debe ver reflejado.
les corresponde (confrontando los datos de identificación
Incorrecto diligenciamiento de los formatos de ubicación:
registrados en la Hoja de respuestas). Luego, proceda a
en este caso usted debe solicitar la corrección por parte del
entregar el material al examinando que le corresponde.
coordinador de salones. Recuerde que en la evaluación de
b.Si el examinando ya inició el diligenciamiento de la Hoja
desempeño esto se debe ver reflejado.
de respuestas, debe dejar que continúe con el material
Incorrecto diligenciamiento del Formato de corrección de
que le fue entregado y nuevamente entregarle el del mismo
datos: en este caso usted debe solicitar la corrección por
examinando para la segunda sesión. En este caso, aplique
parte del coordinador de salones. Recuerde que en la
el tratamiento especial a la Hoja de respuestas, el cual se
evaluación de desempeño esto se debe ver reflejado.
detalla más adelante. En el Acta de sesión (parte posterior),
Mal diligenciamiento del Listado de identificación de ausentes:
en el Informe del coordinador de salones y en su Informe,
se debe hacer la corrección en el mismo, garantizando que
reporte los siguientes datos:
la cantidad total de ausentes y presentes coincida con lo
Nombre completo, número del documento de identidad
registrado en las casillas del Listado para cada sesión, para
y número de registro del examinando a quien pertenecía la
que la información quede bien registrada en el informe web.
Hoja de respuestas.
Listados de Registro de asistencia e identificación sin firma:
Nombre completo, número del documento de
recuérdele al jefe de salón el procedimiento que debe seguir
identidad, número de registro del examinando que utilizó
para el diligenciamiento de este formato, de manera que lo
la Hoja de respuestas.
realice con cada examinando. Recuerde que esta situación
c.Recuerde que esta novedad la debe registrar en el informe
la debe registrar en el informe web y debe quedar reflejada
físico y web.
en la evaluación de desempeño.

11
 2. Hojas de respuestas que no corresponden al examinando
Error de empaque. Cuando no hay coincidencia entre el
número de registro del Cuadernillo y el número de registro
impreso en la Hoja de respuestas y, por consiguiente, tampoco
en los apellidos y nombres correspondientes a ese examinando
que figura en la Hoja de respuestas, proceda así:
a.Busque, en el listado alfabético de citados por sitio,
el nombre del examinando que aparece en la Hoja de
respuestas mal empacada.
b.Si lo encuentra, haga el intercambio de hojas de respuestas.
Registre las anotaciones respectivas en el Acta de sesión
(parte posterior) y en el Informe del delegado.
c.Si en su sitio no aparece citado el examinando cuyo
nombre figura en la Hoja de respuestas mal empacada,
el examinando puede contestar en la Hoja que no le
corresponde, teniendo en cuenta el tratamiento de la Hoja
de respuestas, el cual se detalla más adelante.
d.En el Acta de sesión (parte posterior) y en su informe,
reporte los siguientes datos:
Nombre completo, número del documento de
identidad, número de registro a quien pertenecía la Hoja
de respuestas.
Nombre completo, número del documento de
identidad, número de registro del examinando que utilizó
la Hoja de respuestas.
El tratamiento especial para hojas de respuestas cuando no
corresponden al examinando es el siguiente:
a.Trace dos líneas horizontales sobre la codificación de la
Hoja de respuestas y en las marcas negras que aparecen
en el borde de la Hoja (timing marks).
b.Trace una línea con lapicero en los apellidos y nombres,
número de registro de la Hoja de respuestas y escriba los
datos del examinando que la va a utilizar, sin olvidar anotar
el número del registro.
c.En la parte superior de la Hoja de respuestas codifique,
con lapicero, la novedad por la cual se está efectuando el
tratamiento a la Hoja de respuestas (ENTREGA EQUIVOCADA).
3. Pérdida de material
En esta situación no se puede establecer un procedimiento único,
debido a que cada caso se presenta en condiciones diferentes. Por
tanto, aquí se exponen algunas sugerencias que le pueden ayudar en
un momento dado. En este caso usted debe:
Asumir una actitud serena y tranquila, así podrá obrar con
más exactitud y rapidez; no pierda el control.
Informar inmediatamente a la portería para que nadie salga
del sitio de aplicación.
Realizar nuevamente el conteo del material, de tal forma
que se verifique que efectivamente el material de examen se
encuentra extraviado.
Hablar en privado con el jefe de salón del aula en que se
perdió el Cuadernillo.
Hablar en privado con el coordinador de salones a cargo del
salón donde se perdió el Cuadernillo.
Si las versiones no coinciden, hable con los dos al mismo
tiempo y trate de clarificar la situación.
Si detecta que el Cuadernillo se lo llevó el examinando que
lo utilizó, proceda así:
a.Llame al Icfes para que ubique la dirección del examinando.
Se le recomienda no llamar por teléfono al examinando,
pues lo puede poner en aviso.
b.Solicite ayuda al coordinador de nodo, con el fin de que
se desplacen para recuperar el Cuadernillo.
c.Cuando hable con el examinando que se llevó el Cuadernillo
haga lo siguiente:
Averigüe qué hizo desde que salió del sitio de aplicación;
indague si hubo posibilidad de haberlo fotocopiado.
Averigüe por qué no lo entregó, con el fin de establecer la
responsabilidad y tomar una decisión de anulación del examen.
12
Infórmele que el Cuadernillo se considera un documento
confidencial, de uso exclusivo del Estado colombiano, por lo
cual el hecho se denunciará ante las autoridades competentes.
Consulte, con el coordinador de nodo, la determinación
de anular el examen.
Si detecta que el Cuadernillo no se lo llevó el examinando
que lo utilizó, proceda así:
a.Llame de manera individual a los examinandos que presentaron
el examen en el salón donde se perdió el Cuadernillo.
b.Explique a cada uno la importancia de colaborar para que
el cuadernillo aparezca y la gravedad y consecuencias de
la pérdida definitiva.
c.Infórmeles que el cuadernillo se considera documento
confidencial y exclusivo del Estado colombiano, por lo cual
el hecho se denunciará ante las autoridades competentes.
d.De acuerdo con la investigación que se adelante, consulte con
el coordinador de nodo la determinación de anular el examen.
Anexe todos los documentos de soporte del hecho en la carpeta.
Si definitivamente el material de examen, no se recupera,
deberá contactar a las autoridades para a realizar la
respectiva denuncia por pérdida de material de examen.
5. Anulaciones
Una anulación tiene graves consecuencias para el examinando,
por lo cual esta debe ser autorizada única y exclusivamente por
la Subdirección de Aplicación de Instrumentos del Icfes y debe
encontrarse debidamente soportada por el formato Acta de anulación,
adjuntando todas las evidencias del caso. Por lo tanto, si detecta
o es informado de alguna situación que sea causal de anulación,
infórmela inmediatamente al coordinador de nodo, quien le orientará
sobre el procedimiento a seguir.
1. En el sitio de aplicación los exámenes pueden ser anulados
por las siguientes causas:
Intento de fraude o fraude
Intento de copia o copia
Afectar, obstaculizar o impedir de cualquier modo el desarrollo
normal de la aplicación del examen
Permitir intencionalmente la consulta de sus propias respuestas
a otro examinando, durante la aplicación del examen
Portar armas durante la aplicación del examen
Realizar cualquier conducta engañosa para obtener un
beneficio propio, o a favor de un tercero
Suplantación
Sustraer, del sitio de aplicación, el material entregado por el
Icfes para la realización del examen
Utilizar o manipular elementos o dispositivos no autorizados
durante la aplicación del examen
Utilizar o manipular teléfonos, equipos celulares o de
comunicación durante la aplicación del examen
Si se presenta alguno de estos casos, se debe:
Diligenciar el Acta de anulación, con los datos del examinando
completos y la causal de anulación. El examinando debe
registrar su versión en el espacio de Manifestaciones del
hecho por parte del examinando. El Acta debe ser firmada
por el examinando, el delegado, el coordinador de salones
y el jefe de salón. La impresión dactilar se realiza únicamente
para los casos de anulación por suplantación.
Informar al coordinador de salones y al jefe de salón
(encargados del salón donde se anuló el examen), que el
hecho debe quedar registrado en sus respectivos informes, de
manera clara y precisa.
En una hoja en blanco, el jefe de salón, el coordinador
de salones, el coordinador de sitio, y el delegado deben
ampliar la información del hecho que ocasiona la anulación
del examen.
 Cada examinador, una vez consigna su informe, debe
relacionar su nombre completo, firma, documento de
identidad y número de contacto, preferiblemente celular.
Hacer las anotaciones en el listado Registro de asistencia e
identificación, y en el Informe del delegado.
Proceder a realizar tratamiento de caso especial a la Hoja de
respuestas registrando en lapicero la causal de anulación y
tachando con lápiz los códigos de barras y los timing marks
de la Hoja de respuestas.
2. Después del examen, las anulaciones se pueden dar por:
Suplantación: si en la confrontación dactilar realizada por la Registraduría
Nacional del Estado Civil, se informa que hubo suplantación en
algún caso pendiente de identificación, el Icfes realizará el proceso
posterior de anulación del examen e informará al examinando.
Advertencia:
Si se comprueba suplantación de un inscrito en la aplicación
de los exámenes que realiza el Icfes, el examen será anulado
y el hecho se denunciará ante las autoridades competentes.
Al respecto, conviene tener presente la Ley 599 de 2000,
que en su Artículo 296 establece “… Falsedad personal.
El que con el fin de obtener un provecho para sí o para
otro, o causar daño, o sustituya o suplante una persona o se
atribuya nombre, edad, estado civil, o calidad que pueda
tener efectos jurídicos incurrirá en multa, siempre que la
conducta no constituya otro delito…”. En las anulaciones por
otros motivos, según la naturaleza del fraude, se denunciará
también, ante las autoridades competentes.
6. El examinando
Usted se puede encontrar con cualquiera de las siguientes situaciones
relacionadas con los examinandos. Preste atención al tratamiento que
se debe dar en cada caso.
1. El examinando presenta problemas de salud durante la
aplicación: cuando un examinando manifiesta que se encuentra
con algún tipo de problema o inconveniente relacionado con su
salud, debe dirigirse a la oficina del delegado para constatar el
tipo de malestar que presenta, y si se siente en la capacidad de
seguir contestando el examen. Si el examinando manifiesta que se
desea ir del sitio de aplicación (si es menor de edad, no puede
retirarse del sitio de aplicación si no se presenta un acudiente) o si
es necesario, debe llamar a la línea de emergencias de la ciudad.
Antes de que el examinando se retire del sitio, debe levantarse un
acta donde se manifieste el retiro del sitio de aplicación, la cual
debe anexar en su carpeta de documentos e incluir el reporte en el
informe web.
2. Problemas de comportamiento con el examinando durante la
aplicación: esta novedad se presenta cuando el examinando no
acata las órdenes impartidas por el jefe de salón, coordinador de
salones, delegado o coordinador de sitio. Cuando se presenta
esta situación deben dirigirlo a la oficina del delegado, donde
se le indagará sobre su comportamiento, se le indicarán los
procedimientos y se le informará que el no acatar las órdenes puede
ocasionar incluso la anulación del examen. Si la situación persiste
comuníquese con el coordinador de nodo, quien le indicará el paso
a seguir.
3. Hojas de respuestas diligenciadas con elemento diferente a
lápiz de mina negra: al detectar que un examinando diligencia
la Hoja de respuestas con esfero, marcador o algún elemento
diferente al lápiz, se debe empacar dicha Hoja como caso
especial (en la parte superior de la torre de hojas de respuestas),
realizando el respectivo tratamiento. Esta novedad debe ser
reportada en el informe web, informe del jefe de salón y del
coordinador de salones.
4. Hojas de respuestas no firmadas o sin diligenciar: esta novedad
se debe reportar en el informe web y en el informe físico del
delegado; sin embargo, la Hoja de respuestas se empaca en la
torre con las hojas de respuestas de presentes que no registran
ninguna novedad.
5. El examinando se retira antes del tiempo mínimo de permanencia:
indagar el motivo por el cual el examinando debe retirarse y
comunicarse con el coordinador de nodo, quien le dará las
respectivas indicaciones. Si se autoriza a retirarse, el delegado
debe levantar un acta que evidencie la situación. Esta acta debe
anexarse en la carpeta que se entrega después de aplicada la
prueba y la novedad debe relacionarse en el informe web. La Hoja
de respuestas se empaca con la de la población general, es decir,
de forma normal.
Examinandos adicionales (holguras)
Un examinando se considera usuario adicional cuando, por
problemas internos en el proceso de registro e inscripción, este no se
logra terminar correctamente, por lo que el Icfes, después de validar
el proceso, permite que aplique la prueba. Tenga claridad sobre los
siguientes conceptos:
Material personalizado: es el material de examen asignado a un
examinando, el cual ya trae impresos los datos del examinando.
Holgura: es el material de examen sin personalizar, el cual
llega al sitio de aplicación empacado en una caja exclusiva
cuyo rótulo dice “HOLGURAS”.
Material variable: este material incluye el Listado para puerta
de salón, Listado de identificación de ausentes y lista de
Registro de asistencia e identificación.
En su sitio de aplicación se puede presentar cualquiera de los
siguientes casos relacionados con examinandos adicionales:
Examinando adicional, con material de holgura asignado
Examinando citado en el sitio, con material de holgura asignado
Examinando adicional, sin material de holgura asignado
En cualquiera de estos casos usted debe verificar si se cuenta con el
material variable (de lo contrario solicítelo) y recibir instrucciones del
coordinador de nodo.
A continuación, se describe el tratamiento particular para cada uno
de los tres casos mencionados:
1. Examinando adicional, con material de holgura asignado (no se
le generó material personalizado)
Verifique si a su sitio llegó una caja adicional rotulada con el
nombre de HOLGURAS.
Entréguele el material variable al coordinador de salones
asignado a ese salón para que este a su vez se lo entregue
al jefe de salón correspondiente.
Abra la caja y realice el proceso de recepción de material de
examen.
Cuando se entregue al coordinador de salones el material de
los examinandos asignados a ese salón, entréguele también
el de este examinando.
Realice una ronda para verificar que el material se entregó de
13
 forma correcta, que sea marcado con esfero registrando los
apellidos y nombres del examinando, su número de registro y
asegúrese de que el examinando firme la Hoja de respuestas.
Al finalizar la aplicación en la parte superior de la Hoja de
respuestas utilizada por el examinando escriba la palabra
“HOLGURAS“, con esfero, y colóquela en la torre de hojas
de respuestas, en casos especiales.
El Cuadernillo se debe devolver en la tula de Cuadernillo y
en la caja donde llegó inicialmente,
2. Examinando citado en el sitio, con material de holgura asignado
(usuario citado en el sitio al que se le debe cambiar el material
actual por material no personalizado)
En este caso, usted debe identificar el material de examen
asignado inicialmente al examinando (personalizado) y
entregárselo al operador de distribución para su custodia.
Posteriormente, debe entregar al coordinador de salones, el
material de examen del examinando que llego como holgura
(sin personalizar)
Diríjase al salón para verificar que el material se entregó de
forma correcta y proceda a marcar la Hoja de respuestas con
esfero, registrando los apellidos y nombres del examinando, su
número de registro y asegúrese de que el examinando la firme.
Al finalizar la aplicación, en la parte superior de la Hoja
de respuestas utilizada por el examinando, escriba la
palabra “HOLGURAS“, con esfero. Solicite al operador
de distribución el material de este examinando que tiene
en custodia para que realice el tratamiento de la Hoja de
respuestas escribiendo en la parte superior “CAMBIO POR
HOLGURA”. Estas dos hojas de respuestas deben ir juntas en
la torre de hojas de respuestas, en casos especiales.
2. Examinando adicional, sin material de holgura asignado (usuario
adicional sin material asignado al que se le debe asignar material
de ausentes)
Verifique si tiene el material variable (Listado para puerta de
salón, Listado de identificación de ausentes, listado de Registro
de asistencia e identificación), de lo contrario solicítelo.
Entréguele el material variable al coordinador asignado a
ese salón para que este a su vez se lo entregue al jefe de
salón correspondiente.
Solicite al examinando que espere a fuera de su oficina
mientras se cumple el tiempo de recepción de material de
examen de ausentes.
Una vez cuente con el material de examen de ausentes,
verifique cuál de ellos corresponde al programa en el que el
examinando se encuentra inscrito.
Entregue el paquete individual al coordinador de salones
respectivo e indíquele que se dirija al salón al cual corresponde
este material en compañía del examinando, para que el jefe
de salón realice el procedimiento adecuado.
Diríjase al salón para verificar que el material se entregó de
forma correcta y proceda a marcar la Hoja de respuestas con
esfero, registrando los apellidos y nombres del examinando, su
número de registro y asegúrese de que el examinando la firme.
Al finalizar la aplicación, en la parte superior de la Hoja de
respuestas utilizada por el examinando, escriba la palabra
“ADICIONAL“, con esfero y ubíquela en la torre de hojas de
respuestas, en casos especiales.
Recuerde, verificar que toda esta información referente al examinando
y al material de examen aplicado por él quede registrada en el Acta
de sesión, el Informe del coordinador de salones y su informe web.
Población discapacitada
Reciba del coordinador de nodo la relación de los discapacitados
asignados a su sitio, revise esta información; si tiene dudas pregunte.
Solicite la información de los apoyos asignados y llámelos el día
sábado para confirmar asistencia el día de la aplicación, esto le
permitirá garantizar que contará con el equipo completo.
Si a su sitio de aplicación llega un examinando que no reportó la
discapacidad, informe al coordinador de nodo, siga sus instrucciones
y bríndele el apoyo necesario. En este caso no olvide reportarlo en
el informe web
Tenga en cuenta que el Icfes ha clasificado las discapacidades
de la siguiente forma para poder brindar un apoyo adecuado (los
examinandos a los que se les asigna apoyo deben diligenciar la
Encuesta para discapacitados):

Discapacidad Población Procedimiento

Para los examinandos que se registran con discapacidad visual, el Icfes asigna un
lector capacitado, quien está preparado para guiar al examinando en la lectura de
Visual Invidentes y baja visión
gráficos y tablas apoyándose en el kit tiflológico que se usa para leer el examen y
diligenciar la Hoja de respuestas.
Se le brinda el apoyo con un profesional especializado en esta discapacidad, el cual
Auditiva-visual Sordos-ciegos
debe conocer el lenguaje de estos examinandos (táctil). Se ubica solo en un salón.

Sordos que requieren intérprete de

Se les asigna una pareja de intérpretes que manejen la lengua de señas colombiana
señas
(de acuerdo a la prueba que presente), y que traduzcan las preguntas del Cuadernillo
Auditiva a lengua de señas. Se trabaja en parejas: una persona lee y la otra traduce.

Sordos que no requieren intérprete

A esta población se le ubica en un grupo pequeño con esta misma condición.
de señas
Autismo Se le asigna un profesional con conocimiento en manejo de personas con este tipo de
Cognitiva discapacidad, como psicólogos para que los apoye en el desarrollo de su aplicación,
Síndrome de Down teniendo en cuenta su condición.

Siempre deben ser ubicados en un primer piso, ya que generalmente son personas en
Con problemas de desplazamiento
sillas de ruedas, que usan muletas o que tienen problemas para subir escaleras.

Motriz
Dependiendo de su condición, se les brinda una persona que les lea o les escriba,
Que requieren apoyo para de acuerdo con lo que soliciten. En todo caso, revise la información consignada en
maniobrar material el material entregado por el coordinador de nodo, ahí encontrará todo lo referente al
apoyo asignado a cada examinando.

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 Lista de chequeo

Para facilitar el desarrollo de sus actividades controle la ejecución de las mismas por sesión, utilizando para ello este formato. Diligéncielo
indicando con una X en cada casilla, la actividad realizada.

Control
Procedimiento Primera Segunda
sesión sesión
Preparación de la aplicación
1. Actividades con el sitio de aplicación
2. Realización del taller práctico
Ejecución de la aplicación
Antes
1. Recepción del material de examen en el sitio de aplicación
2. Verificación del equipo de trabajo
3. Entrega del material de aplicación a coordinadores de salones o de sitio
4. Organización y conteo del material de examen
5. Apertura del sitio de aplicación e ingreso de examinandos
6. Entrega del material de examen a los coordinadores de salones o sitio
Durante
1. Realización de rondas para verificar el inicio de la prueba
2. Recepción, organización y entrega de material de examen de ausentes al operador de distribución
3. Realización de rondas en los salones de aplicación
4. Verificación del uso y diligenciamiento de formatos (ubicación y corrección de nombres o documento de identidad).
5. Reporte de todas las novedades presentadas en la aplicación al coordinador de nodo (anulaciones, cambios de
material, examinandos adicionales, holguras, problemas de identificación, discapacitados, etc.).
Después
1. Recepción, organización y entrega del material de examen aplicado
2. Recepción y validación de formatos e informes del equipo de trabajo
3. Evaluación al equipo de trabajo
4. Entrega del sitio de aplicación
Ejecución de la aplicación
1. Diligenciamiento del informe web, verificando en el formato en físico que se registraron todas las novedades
presentadas en la aplicación

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El ICFES agradece especialmente su apoyo,
dedicación y compromiso en la realización
de las pruebas.

Prohibida su reproducción total o parcial sin autorización del ICFES