C.P.C.C. Rafael J.

Aguilar Salinas Documentación Contable

DOCUMENTOS INTERNOS

Son documentos que cada empresa emite y utiliza según sus necesidades, no
existiendo normatividad legal que obligue su utilización. Estos documentos deben
estar firmados y sellados en señal de aprobación y autorización.

RECIBO DE INGRESO Y EGRESO DE CAJA

Son documentos simples que dejan constancia ya sea de un préstamo
otorgado o recibido, de un cobro, amortización, o cualquier otro concepto. Este
documento de uso interno; se redacta por duplicado; el original para el que otorga
y la copia para el que recibe.

Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 1

C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable

Casos prácticos

Con fecha 01/02/2012 Inversiones Pacífico SAC con RUC 20100017484 cancela
S/. 2,000.00 a cuenta de la F/. 001-5687 a Hotel Palma Real por separación de su
auditorio para los días 26 y 27 de febrero.

Con fecha 01/02/2012 Hotel Palma Real, cancela la cantidad de S/. 150.00 al
señor Carlos Rodríguez Méndez por concepto de eliminación de desmonte.

Solución:

2,000.00

Inversiones Pacífico SAC

Dos mil y 00/100 nuevos soles

Pago a cuenta por separación del auditorio

Para los días 26 y 27 de febrero del 2012

01 febrero 12

150.00

Ciento cincuenta y 00/100 nuevos soles

Eliminación de desmonte

01 febrero 12

Carlos Rodríguez M

32961735

Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 2

C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable

VALE
Es un documento interno que emiten las empresas u organizaciones a su
personal, otorgándoles suma de dinero o productos para ser canjeados por el
departamento de tesorería o el departamento de almacén.

Modelo de vale

VAL E

CANT. DETALLE

ALMACENERO

Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 3

C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable

Caso práctico:

Con fecha 02/03/2012 el señor Manuel Quispe Araujo con DNI 32568574 chofer
de la empresa de transportes “El Nazareno ” solicita autorización para retirar de
los almacenes 50 galones de petróleo; el cual será utilizado para realizar el
transporte de 100 llantas a la ciudad de Huarmey.

VAL E

02 03 2012
Manuel Quispe Araujo

CANT. DETALLE
50 Galones de petróleo S/. 600.00

S/. 600.00

ALMACENERO

Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 4

C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable

NOTA DE PEDIDO O VENTA

Es el documento que utilizan las empresas, para que a través de él, los
clientes soliciten los artículos deseados; indicando cantidad, detalle e importe. Se
extienden por duplicado o triplicado, según las necesidades de la empresa, el
original queda para la empresa y la copia se entrega al cliente para que pueda
controlar su pedido.(5)

(5) http://www.monografias.com/trabajos14/do…

Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 5

C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable

Caso práctico

Con fecha 05/03/2012 Ferretería y Distribuidora Diana SAC atiende el pedido No.
4587 del señor Javier Lozano Rojas con DNI 32858715 domiciliado en Urb. Los
pinos A-14

- 50 varillas de fierro de 3/8.

- 100 bolsas de cemento Pacasmayo.
- 40 kilos de alambre.
- 200 vueltas de alambrón.

4587
05 03 12
Javier Lozano Rojas
Urb. Los Pinos A-14 32858715

50 Varillas de fierro 3/8 S/. 1,250.00

100 Bolsas de cemento Pacasmayo S/. 2,500.00
40 Kilos de alambre S/. 160.00
200 Vueltas de alambrón S/. 800.00

S/. 4,710.00
05 marzo 12

Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 6

C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable

PROFORMA
Documento utilizado por las empresas, para dar a conocer sus productos
con los que cuenta su negocio indicando cantidad, calidad, precio unitario y
condiciones de venta y que a través de él, los clientes soliciten los artículos
deseados; se extienden por duplicado o triplicado, según las necesidades de la
empresa, el original se envía al cliente y la copia queda en poder de la empresa.

Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 7

C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable

Caso práctico:

El señor Juan López Moran propietario y director de la Orquesta de Musical Bahía

Tropical con motivo de renovar sus instrumentos musicales solicita una proforma
a la empresa Importaciones Tropical Music SAC consistente en:

- 3 guitarras eléctricas.
- 01 batería electrónica Korg 600
- 02 consolas.

3425675
Juan López Morán
Urb. El Acero Mza. 19 Lote 20

03 Guitarras eléctricas Kramer Neptune S/. 4,500.00

01 Batería electrónica Marca Korg S/. 2,500.00
02 Consolas marca Behringer SL 3242 S/. 6,000.00

x 05 03 12
Martín Hidalgo Gonzales

Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 8

C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable

SOLICITUD DE COMPRA

Documento interno utilizado por el departamento de almacén para

comunicar y solicitar al encargado del departamento de logística la necesidad de
efectuar la adquisición de nuevas mercaderías o productos que él, o los demás
departamentos requieren, en virtud de las cuales se indica la cantidad modelo
color etc. Teniendo como base estos documentos y una vez consultados los precios
a los distintos proveedores, se procede a enviar la orden de compra a aquél que
ofrezca, como es natural, las condiciones más favorables.

Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 9

C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable

Caso práctico:

El señor Diego Pérez Castillo encargado del departamento de ventas de la empresa

Agropecuaria El Chino EIRL. solicita al jefe de compras abastecernos con los
siguientes productos:

- 100 sacos de urea.

- 200 cajas de insecticidas.
- 150 paquetes de semilla de alfalfa.
- 250 Sacos de nitrato de amonio.

Solicitud No. 001263 Sr. Diego Pérez

03/04/2012 Urea 100 Sacos

03/04/2012 Insecticidas 200 Cajas
03/04/2012 Semillas de alfalfa 150 Paquete
03/04/2012 Nitrato de Amonio 250 Sacos

Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 10

C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable

ORDEN DE COMPRA
Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar
mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma
localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto.(6)
Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para
solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y específico en lo que
se solicita.(6)
Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de
cotización a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las
mercaderías requeridas las cotizaciones por los proveedores se procederá a emitir
la orden de compra a nombre del proveedor elegido.(6)
Se extiende el documento por duplicado el original se envía al proveedor y la
copia queda en la empresa que solicita la mercadería.(6)

Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisición

autorizada por la empresa. Si está tiene un departamento de compras, la orden de
compra suele hacerse en una hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede
consistir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por su
subordinado, y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al
representante del proveedor.

Caso práctico:

Con fecha 01/02/2010 Inversiones Pacífico SAC con RUC 20100017484 emite la
orden de compra No. 1200 a la empresa Confecciones Perú SAC con RUC
20123456789 para que se nos envíe la siguiente mercadería:

- 150 pantalones talla 32 color azul noche marca piers.

- 100 camisas talla M color blanca marca John Holden

El original es enviado al proveedor, una copia al almacén y una segunda copia a

contabilidad. La operación será cancelada dentro de 30 días fecha.

(6) http://www.monografias.com/trabajos14/do…

Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 11

C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable

Modelo de Orden de Compra

Inversiones Pacífico SAC

RUC: 20100017484 Numero: ................

ORDEN DE COMPRA

Señores: ............................................. Fecha......../........./...........

RUC:..................................................

Condiciones: ..............................

Sírvanse atender el siguiente pedido :

Ítem Código Descripción Color Cantidad P. Unitario P. venta

LAS FACTURAS DEBERAN VENIR ACOMPAÑADAS DE ESTA

ORDEN DE COMPRA PARA SER CANCELADAS
IMPORTE

SON: ...........................................................................................

SUB TOTAL

IGV

JEFE DE COMPRAS TOTAL

Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 12

C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable

Modelo de Orden de Ingreso al Almacén

Inversiones Pacífico SAC Número: ......................

RUC: 20100017484

Fecha......../........./.........

ORDEN DE INGRESO AL
ALMACEN

Ítem Código Descripción Cantidad Unidad

OBSERVACIONES :
ORDEN DE COMPRA:
......................................

Vº.Bº ALMACENERO GUIA DE REMISION:

......................................

Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 13

C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable

Solución caso práctico

Modelo de Orden de Compra

Inversiones Pacífico SAC

RUC: 20100017484 001-1200
Numero: ................

ORDEN DE COMPRA

Confecciones Perú SAC

Señores: ............................................. 01 02 12
Fecha......../........./...........
20123456789
RUC:..................................................
Pago a 30 días
Condiciones: ..............................

Sírvanse atender el siguiente pedido :

Ítem Código Descripción Color Cantidad P. Unitario P. venta

001 ATS 0100 Pantalón T-32 Azul 150 80.00 12,000.00

002 CTM 0520 Camisas T- M Blanca 200 60.00 6,000.00

LAS FACTURAS DEBERAN VENIR ACOMPAÑADAS DE ESTA

ORDEN DE COMPRA PARA SER CANCELADAS
IMPORTE S/. 18,000.00

Dieciocho mil y 00/100 nuevos soles

SON: ...........................................................................................

SUB TOTAL 15,254.23

IGV 2,745.76
JEFE DE COMPRAS TOTAL S/.18,000.00

Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 14

C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable

Solución caso práctico

Modelo de Orden de Ingreso al Almacén

Inversiones Pacífico SAC 001

Número: ......................
RUC: 20100017484

04 02 12
Fecha......../........./.........

ORDEN DE INGRESO AL
ALMACEN

Ítem Código Descripción Cantidad Color

001 ATS 0100 Pantalón T-32 150 Azul

002 CTM 0520 Camisas T- M 200 Blanca

OBSERVACIONES :
ORDEN DE COMPRA:
......................................
001-1200

Vº.Bº ALMACENERO GUIA DE REMISION:

......................................

001-8240

Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 15

C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable

KARDEX DE ALMACÉN

Es un libro auxiliar donde se registran las entradas y salidas de existencias del

almacén, vale decir aplicable en control de mercaderías, de materias primas,
materias auxiliares, de suministros diversos, permitiendo determinar la fecha de
adquisición, código, precio unitario, modelo, talla, medida, característica y
principalmente la cantidad de unidades valorizadas.(7)

El Kardex debe ser elaborado y clasificado por cada existencia para facilitar su
identificación y su stock; mantener en inventario permanente; por qué no decir
que el objetivo principal es el control minucioso de las entradas y salidas de
existencias. Las empresas obligadas a llevar son las comerciales e industriales,
siempre y cuando posean mayor cantidad de existencias.(7)

Empresas comerciales

 Mercaderías

Empresas industriales

 Productos terminados.
 Subproductos, desechos y desperdicios.
 Productos en proceso.
 Materias primas.
 Materiales auxiliares, suministros y repuestos.
 Envases y embalajes
 Existencias por recibir.

Control físico de los inventarios

Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 16

C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable

El objetivo de contar con un Control Físico de Inventarios, es el de asegurar en

forma confiable que las existencias físicas existentes en el almacén sean iguales a
las del Sistema de Kardex Físico, lo cual permitirá:

a. Una adecuada planeación para la reposición de stocks,

b. El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento.
c. La transparencia de los rubros de existencias y costo de ventas en los
estados financieros.

Si bien, la responsabilidad de la custodia y el control físico de las existencias,

normalmente, está a cargo del Almacén; la transparencia y veracidad de sus saldos
recae en el departamento de contabilidad, debido al impacto directo que tiene
sobre el balance general y los Resultados del año. Obviamente la responsabilidad
final de ambos recaería en la Gerencia de Administración y Finanzas.

(7) GIRALDO JARA, Demetrio “Contabilidad Intermedia” teoría y practica, Editora Fecat, Edición 1996

pag. 117

Control físico de inventarios

El Control Físico de Inventarios, se inicia a partir de un inventario físico, que

según las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se
encuentran, debe realizarse como una acción integral y con una metodología que
asegure su éxito final.

Metodología de un buen inventario físico

Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología de
inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente
definidas. A continuación describimos gráficamente un tipo de metodología entre
las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto, su
almacenamiento, su codificación y su control contable.

Valor agregado de un inventario físico

Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 17

C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable

Un Inventario Físico realizado con una buena metodología tendrá siempre un valor
agregado de:

 Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas.

 Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar
elegido por la Empresa.
 Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha del
inventario.
 Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las
autoridades tributarias.
 Contar con el Sistema de Kardex de Almacén totalmente actualizado,
respecto a:

Código de ubicación.

Código de producto.

Saldos correctos.

Conciliación con los libros contables

La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues,

debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kardex Físico. A esta fase
se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las
diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo
utilizado por la Empresa.

Actualización del control de inventarios

Si bien un inventario físico total es el inicio de un control físico de existencias, los

inventarios físicos permanentes son en definitiva la clave para el buen
funcionamiento de un Sistema de Control de Inventarios. Por lo que, la Gerencia
de Contabilidad y principalmente la Gerencia de Logística y Administración, debe
siempre realizarlos con la periodicidad que considere conveniente.

Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 18

C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable

 Ordenamiento previo del stock.

 Codificación del stock por ubicación.
 Verificación física de la ubicación del stock.
 Emisión y colocación de Tarjetas de Conteo Físico.
 Verificación de colocación de las Tarjetas de Inventario.
 Corte Documentario.
 Ordenamiento de stock de difícil conteo.

Incidencia tributaria

Este Control es también necesario al momento de preparar la información para el

fisco; ya que las diferencias halladas en los Inventarios tienen un tratamiento
tributario, tanto para el Impuesto General a las Ventas (IGV), como para el
Impuesto a la Renta. Vale decir, que un inventario físico de existencias realizado
con una metodología coherente y que tenga el sustento competente, evitará
sanciones por presunción de ingresos omitidos.

A. Elaborar el Libro Kardex de Almacén (Producto Arroz Superior por

Sacos) de la Empresa Comercial Distribuidora del Norte SAC con
No. De RUC 20445307022 domiciliado en Av. José Pardo 646, si
presenta el siguiente movimiento económico durante el mes de
enero.

03/01.Saldo inicial de apertura 50 sacos valor unitario S/. 80.00

05/01.Compra según F/ 1-2560 a la empresa Tanny EIRL 50 sacos a un valor

unitario de S/85.00

07/01.Compra según F/. 1-152 a Favisa SAC 40 sacos a un valor de S/90.00

10/01.Vende a los Sres. Industrias Marino SAC 60 sacos de arroz F/ 001 - 250 el
cliente cancelará a los 30 días.

12/01.Vende a 20 sacos de arroz a Comercial Perú SAC F/ 001- 251 para ser
enviados a la ciudad de Moro

15/01.Industrias Marino SAC devuelve 10 sacos de arroz por encontrarse en mal

estado la empresa emite la nota de crédito No. 001-50 e ingresa los productos
a los almacenes de la empresa.

19/01.Según Autorización interna No.1 el gerente general ordena se le done a la

Parroquia San Pedrito 15 sacos de arroz.

Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 19

C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable

23/01.Se compra 50 sacos de arroz a la empresa Comercial Universo Eirl. A un

precio total incluidos IGV de S/. 5,900.00 según factura 001-1263

25/01.Se vende 30 sacos de arroz al comedor el popular F/001-252

28/01.El gerente general según informe del almacenero decide retirar de los
almacenes 10 sacos de arroz por encontrarse en mal estado según orden 02

31/01.Se decide comprar un lote de 100 sacos arroz superior a los agricultores del
Valle del Santa a un valor de S/. 84.00 para lo cual la empresa emite una
liquidación de compra No. 001-2560 por qué los señores agricultores carecen
de RUC.

Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 20

C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable

KARDEX MES DE ……………………………..

ARTICULO: UNIDAD DE MEDIDA:

MARCA : STOCK MINIMO:

MODELO : STOCK MAXIMO

ENTRADAS SALIDAS SALDOS

FECHA Doc. DETALLE
Cant. C. U. C.T Cant. C. U. C.T Cant. C. U. C.T

TOTALES

Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 21

C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable
Desarrollo caso práctico:

ARTICULO : ARROZ UNIDAD DE MEDIDA : SACOS

MARCA : COSTEÑO STOCK MINIMO : 50

MODELO : SUPERIOR STOCK MAXIMO : 100

ENTRADA SALIDA SALDOS

Fecha Doc. Detalle CANT. C.U. C.T. CANT. C.U. C.T. CANT. C.U. C.T.

03-
ene Saldo inicial 50 80 4000

05-
ene 1-2560 Tanny EIRL 50 85 4250 100 82.5 8250

07-
ene 1-152 Favisa SAC 40 90 3600 140 84.64 11850

10-
ene 1-250 Ind. Marino SAC 60 84.64 5078.4 80 84.65 6771.6

12-
ene 1-251 Com. Perú SAC 20 84.65 1693 60 84.64 5078.6

15-
ene 1-50 Ind. Marino SAC 10 84.64 846.4 70 84.64 5925

19-
ene 001 Parrq. San Pedro 15 84.64 1269.6 55 84.64 4655.4

23-
ene 1-1263 C. Universo EIRL 50 100 5000 105 91.96 9655.4

25-
ene 1-252 C. El Popular 30 91.96 2758.8 75 91.95 6896.6
28-
ene 002 Retiro d M ercad. 10 91.95 919.5 65 91.96 5977.1
29-
ene 1-2560 Agricult. Santa 100 84 8400 165 87.13 14377.1

TOTALES 250 22096 135 11719

Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 22