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PLAN DE CAPACITACIÓN DE USUARIOS FINALES

PARA LA INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN DE HMSoftware

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HOTEL MANAGEMENT SOFTWARE

CONTENIDO

Pág.
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................2
OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................................4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS .............................................................................................................4
CATEGORIZACIÓN DE USUARIOS ....................................................................................................5
METODOLOGÍA ...................................................................................................................................6
ACTIVIDADES..................................................................................................................................6
REQUISITOS ....................................................................................................................................7
CRONOGRAMA Y HORARIO ..............................................................................................................7
RECURSOS .........................................................................................................................................9
RESUMEN ........................................................................................................................................9
CONCLUSIONES ...........................................................................................................................10
BIBLIOGRAFÍA ...............................................................................................................................11

INTRODUCCIÓN
HMSoftware (Hotel Management Software) es una aplicación web para la
administración hotelera la cual cuenta con ocho módulos los cuales son Inicio la cual
nos muestra la interfaz gráfica de la aplicación, Modulo de registro de clientes, el
cual permite tomar los datos básicos de un huésped; el módulo de reservas; el
módulo de Compras que le permitirá al usuarios del sistema ingresar los nuevos
productos que se han comprado para uso de los huéspedes, aseo o mantenimiento
en general; facturación, el cual tiene dos propósitos que es el de dar factura a los
clientes que lo requieran o soliciten y generar facturas para control de inventario o
contabilidad; inventarios, el cual nos permitirá ingresar los productos que se compran
en el hotel para mantener un control permanente; adicionalmente encontraremos dos
módulos como registro de proveedores y el módulo de seguridad, el cual resulta
muy importante ya que tiene la característica de crear usuarios en el sistema y

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permitir al administrador del sistema generar permisos sobre la aplicación, este
módulo cuenta con un nombre de usuario y cuna contraseña única.

Nuestra aplicación web se caracteriza por tener una interfaz gráfica agradable a la
vista del usuario y de fácil instalación, ya que su base de datos está hecha en
MySQL, que es de fácil instalación y permite almacenamiento de miles de datos.

JUSTIFICACIÓN

El presente plan de capacitación resulta muy importante para el correcto

funcionamiento de HMSoftware, ya que los administradores y usuarios del sistema
deben tener pleno conocimiento de para qué sirve cada módulo del sistema de
información y la manera de ingresar datos en ellos, además de los requisitos
mínimos de software y hardware requeridos para que la aplicación pueda funcionar
correctamente.

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OBJETIVO GENERAL

Brindar capacitación sobre lo que es HMSoftware, las instrucciones para la configuración y

puesta en marcha del sistema de información HMSoftware.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Que el administrador del sistema y los usuarios conozcan ¿qué es? Y ¿para qué sirve
el sistema de información HMSoftware?

• Conocer el funcionamiento de cada uno de los módulos del sistema de información.

• Instruir al administrador del sistema de información sobre la creación o eliminación de

un usuario de HMSoftware.

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CATEGORIZACIÓN DE USUARIOS

AREA CARGO NOMBRE MODULOS CONOCIMIENTO

TIC
Comercial Recepcionista 1 Registro de
Clientes
Recepcionista 2
Recepcionista 3 Habitaciones
Comercial Recepcionista 1 Registro de
Reservas
Recepcionista 2
Recepcionista 3 Habitaciones
Compras Auxiliar Registro de
administrativo compras
Proveedores
Contabilidad Contador Facturación

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Auxiliar contable Inventarios

Administrador Ing de Seguridad

del sistema de Sistemas o
información Técnico de
sistemas

METODOLOGÍA

Para una adecuada capacitación de los usuarios de HMSoftware, se contará con

personal con amplios conocimientos en los requerimientos funcionales y no funcionales
del sistema de información, además de su experiencia en el manejo de la aplicación
web.

Se explicará lo que es el aplicativo web y para qué sirve, sus módulos y la forma de utilizarlo,
mediante ayudas visuales hechas en PowerPoint.

Se contará con varios computadores con conexión a internet de banda ancha, con una
base de datos de prueba, para que los asistentes a la capacitación puedan practicar
sobre la misma aplicación.

Para mayor efectividad de la capacitación se simulará la operación de un hotel, haciendo

usos de todos los módulos, para que así cada encargado pueda hacer la actividad que
le corresponde sobre el modulo indicado.

ACTIVIDADES

 Preparación logística.
 Preparación de los materiales y herramientas de apoyo.
 Conformación de los grupos de capacitación de acuerdo a las áreas donde se desempeñan.
 Convocatoria a usuarios finales.
 Definición de cronograma de capacitación.
 Elaboración y entrega del programa de trabajo.
 Ejecución del programa de capacitación en el sistema de información HMSoftware
 Corroboración de la comprensión y conocimiento de los asistentes.
 Realización de talleres de evaluación y exámenes para verificar el conocimiento de los
asistentes, los tipos de pruebas son prácticas y escritas.
 Realización de encuesta de satisfacción.  Elaboración de acta de capacitación.

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REQUISITOS

 Compromiso del equipo de trabajo del Cliente.

 Las personas que operen el sistema deben estar familiarizados con los
computadores e impresoras.
 Debido a que el sistema está desarrollado en un ambiente gráfico, se requiere
que el personal se encuentre capacitado en la operación de sistemas bajo
ambiente Windows.
 Se definirán varios grupos de usuarios de acuerdo a las áreas del área de
operación dentro del Hotel donde laboren para ser entrenadas en cada una de
las funciones del sistema de información HMSoftware.
 Es necesaria la adecuación de una sala de capacitación donde se cuente con
una red provisional, computadores conectados a esta red y una impresora.

EL PLAN DE CAPACITACIÓN SE REALIZARÁ DENTRO DE LOS SIGUIENTES

ALCANCES
 Capacitación funcional y operativa al personal administrativo y operativo del Hotel
con el fin de garantizar que los usuarios del sistema de información reciban el
soporte técnico requerido y de igual forma, asegurar que los problemas y
requerimientos de soporte sistema de información, se canalicen adecuadamente
hacia HMSoftware

 Capacitación funcional a los usuarios en general, para garantizar la adecuada

utilización de las funcionalidades del sistema por parte del personal de la Entidad.

CRONOGRAMA Y HORARIO

PROYECTO Capacitación HMSoftware

Registro Clientes, Registro Reservas, Habitación, Registro
MÓDULOS Compras, Facturación, inventario, Proveedores y
Seguridad.
GRUPO Personal Administrativo del Hotel
FECHA INICIAL
Por definir
/FECHA FINAL

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DURACIÓN -
3 Días (8 horas cada día)
INTENSIDAD

Sistema de Información HMSoftware

RECURSOS Documentación para digitación
Manuales de Usuario

TEMA MÓDULOS DURACIÓN (Hh)

Registro de
Se realiza una explicación funcional de cada uno
clientes
de los módulos del sistema HMSoftware, como
ingresar, registrar un cliente, como registrar una Registro de 8 Horas
solicitud de reserva, como asignar una Reservas
habitación, Habitaciones.
Registro de
compras.
Se explicará cómo Ingresar productos a la
aplicación Web, generar facturas, hacer Facturación 8 Horas
inventarios y registrar proveedores. Inventario
Proveedores
Ingresar nuevos usuarios del sistema, modificar,
consultar, eliminar. Seguridad 6 Horas

Evaluación y formalización de la capacitación 2

TOTAL 24 horas

Nota 1: Es necesario que se destine una persona como administrador del sistema,
en lo posible Ingeniero de Sistemas, que asista a cada una de las capacitaciones
para que conozca todos los aspectos del software, con la finalidad de que en primera
instancia le dé solución a inquietudes. Además, esta persona se encargará de
manejar el módulo específico de seguridad, capacitación que se le proporcionará
individualmente con una intensidad de seis horas antes de iniciar la marcha de
operaciones y durante la parametrización del sistema.

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Nota 2. Los tiempos de Capacitación son tiempos promedios que pueden variar de
acuerdo al rendimiento y productividad y avance que se realice durante la ejecución
de las diferentes tareas de este proceso. Sin exceder el tiempo propuesto en el
cronograma de trabajo que se extiende por el termino de 3 días.

Una vez finalizadas las labores de instalación y antes de la recepción del software, se
entregaran los siguientes documentos:

Manuales técnicos y de usuario final del software.

Manuales de operación de usuario final y manuales técnicos del sistema.

Dicha información será entregada al usuario final (Hotel) en medio magnético.

RECURSOS

• Área asignada por el usuario final y/o instalaciones de la empresa proveedora de la

aplicación Web
• Uso de computadoras
• Internet de banda ancha
• Impresoras
• Video Beam
• Cuaderno y bolígrafo

RESUMEN

Para el correcto funcionamiento de HMSoftware es necesario que los usuarios del

sistema tomen en cuenta las recomendaciones a aquí expuestas, ya que ellas
resultan de vital importancia para su correcto funcionamiento, además de poder dar
garantías sobre él. El software Xampp como servidor y el gestor de bases de datos
MySQL; las indicaciones de hardware a aquí mencionadas permitirán que la
aplicación pueda se instalada correctamente en un equipo y tendrá el espacio para
la almacenar los datos.

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CONCLUSIONES

En nuestro caso particular el software HMSoftware es un software que funciona con

una base de datos en MySQL y haciendo uso del software Xampp como servidor;
pero no obstante al tratarse de una solución a la media de los clientes este pude
puede sugerir el uso de otros gestores de bases de datos y/o servidores; en ningún
caso el usuario del software estará autorizado para para modificar la instalación del
sistema sin previa autorización del fabricante, de hacerlo el cliente perderá toda
garantía sobre el buen funcionamiento del sistema de información HMSoftware

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BIBLIOGRAFÍA

https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-76725208-dt-content-
rid107469453_4/institution/semillas/228106_2_VIRTUAL2015/contenido/oaaps/oaap9/aa4/oa
_capasu/index.html

http://aceproject.org/ace-es/topics/vo/voe/voe04/voe04b

https://www.youtube.com/watch?v=qXrfQXqa7C4

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