PROGRAMACION Y RECONOCIMIENTO DE

VACACIONES

ELABORACION REVISION APROVACION

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Idalina rosa Márquez olivero Liseth p Paternina palmet Ana P. Aljurre Gutiérrez

Cargo: Tecnico Cód. 314 Cargo: Secretario de Cargo: Prof. Univ. Cód. 219
Grado 7 Despacho Cód.20 Grado 2 Grado 4
 TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO…………………………………………………………………... 3
2. ALCANCE……………………………………………………………….. 3
3. DEFINICIONES……………………………………….………………… 3
4. NORMATIVIDAD…………………………………….……………….. 3
5. CONDICIONES GENERALES………………………..…………….. 4
6. CONTENIDO…………………………………………………………….. 7
7. REGISTROS DE CALIDAD………………………………………..…. 8
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA…………………………….…. 8
9. ANEXOS………………………………………………………..…………. 8
1. OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto programar anualmente el
reconocimiento del derecho de los funcionarios a disfrutar de quince (15)
días hábiles de descanso remunerado por cada año de servicio, de
conformidad con el reglamento interno y las disposiciones legales vigente.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la concesión de vacaciones a
empleados públicos de la entidad.

3. DEFINICCIONES

3.1. EMPLEO PUBLICO

Por empleo se entiende el conjunto de funciones, tareas y
responsabilidades que se asignan a una persona y las
competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito
de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los
fines del estado.

3.2. VACACIONES
Se entiende por vacaciones el periodo de descanso anual que se
reconoce al empleado de la administración y que busca con ello
la reparación fisiológica y psicológica del organismo fatigado por
el trabajo que desempeña.
4. NORMATIVIDAD
- Decreto 1045 de 1978
- Decreto 1919 de 2002
- Decreto 404 de 2006
- Ley 909 de 2004
- Ley 995 de 2005

5. CONDICIONES GENERALES

5.1 CLASIFICACION
PROCESO: Servicios administrativos.
SUBPROCESO: Administración de personal.

5.2. INTERRELACIONES
PROVEEDOR: Dirección de talento humano
CLIENTE: Administración central, organismos de control fiscal, de
control político y diferentes grupos de interés.

5.3. RIESGOS Y CONTROLES

5.3.1. RIESGOS
- Periodos inadecuados para el disfrute por necesidades del servicio.
- Acumulación de más de dos (2) periodos vacacionales.
-Dificultades en el reemplazo.
- No reintegro oportuno.

5.3.2. PUNTOS DE CONTROL

- Seguimiento a programación de vacaciones de conformidad con flujos
de trabajo.
- Aplazamiento de vacaciones.
- Acumulación de vacaciones.
- Revisión periódica de hoja de vida y programación preferencial.
- En casos que se amerite por ser alto el volumen, se recomienda
realizar y actualizar listados de vacaciones aplazadas.
- Utilización de mecanismos de capacitación como rotación del
personal para preparar posibles reemplazos.
- Previsión de estas novedades en preparación del proyecto de
presupuesto.
- Declaratoria de abandono del cargo.
- Régimen disciplinario.

5.4 REGLAS GENERALES

El empleado al servicio de la administración tiene derecho a quince

(15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas siempre y
cuando haya prestado un año de servicio.

Otorgamiento. El nominador otorgara, oficiosamente o a petición de

parte, mediante resolución, el disfrute de las vacaciones dentro de año
siguiente a la fecha en que se cause el derecho.

Cuando no se hiciere uso de las vacaciones causadas y decretadas, o el

empleado no las solicitare dentro de los treinta (30) días siguientes al
vencimiento de la fecha en que deben ser ordenadas, comenzara a
correr el término de prescripción de las mismas.

Del aplazamiento de las vacaciones. El nominador o en quien este

delegue la facultad para conceder vacaciones podrá aplazarlas por
necesidades del servicio.
 El aplazamiento se decretara por resolución motivada. Todo
aplazamiento de vacaciones se hará constar en la respectiva hoja de
vida del empleado correspondiente.

Interrupción de las vacaciones. El disfrute de las vacaciones se

interrumpirá cuando se configure alguna de las siguientes causales:

a. Por necesidades del servicio.

b. Incapacidad ocasionada por enfermedad o accidente de trabajo,
siempre que se acredite con certificado del médico competente.
c. Por incapacidad ocasionada por maternidad o aborto, siempre que
se acredite en los términos del ordinal anterior.
d. Por otorgamiento de una comisión.
e. Por llamamiento a filas.

El disfrute de las vacaciones interrumpidas. Cuando ocurra

interrupción justificada en el goce de vacaciones ya iniciadas, el
beneficiario tiene derecho a reanudarlas por el tiempo que falte
para completar su disfrute y desde la fecha que oportunamente se
señale para tal fin.

La interrupción, así como la reanudación de las vacaciones, deberán

decretarse mediante resolución motivada expedida por el
nominador o por el funcionario en quien se haya delegado tal
facultad.

6. CONTENIDO
No DESCRIPCION PRODUCTOS RESPONSABLE TIEMPO
Realizar al
finalizar el año
inmediatamente
anterior en
coordinación con
1 los secretarios de Programa Coordinación 15 días
despacho la anual de Administrativa
programación de vacaciones
vacaciones de los
funcionarios de la
administración
central del
departamento
para la siguiente
vigencia fiscal.
Elaborar acto
administrativo
mediante el cual
se adopte el plan
anual de
vacaciones y se
concede el Resolución Coordinación
2 disfrute de adopción plan Administrativa 5 días
vacaciones a los anual de
funcionaros de la vacaciones
administración
central del
departamento.
Enviar al
despacho del
gobernador el
acto
3 administrativo de Comunicación Coordinación 3 días
reconocimiento y Administrativa
disfrute de
vacaciones para
 su firma.
En asuntos
administrativos
fechar, numerar,
radicar y archivar
original de acto
4 administrativo. Y Resolución Coordinación 1 día
pasar al director Administrativa
de talento
humano copia
para archivar en
la historia laboral
del funcionario.
Pasar copio acto
administrativo de
reconocimiento
de disfrute de
vacaciones al área
de nóminas para
que se efectúe su Novedad pago Coordinación
5 respectivo pago, de vacaciones Administrativa 5 días
como mínimo con
cinco (5) días de
antelación a la
fecha de iniciar el
disfrute del
periodo
vacacional.
Comunicar al
funcionario y jefe Comunicación Coordinación
6 inmediato el Administrativa
1 día
disfrute de
vacaciones.
Verificar que el
periodo de
vacaciones se Resolución de Coordinación
7 desarrolle encargo Administrativa 3 días
 normalmente, y
en el caso de
designación de
reemplazo
verificar que se
asuma las
funciones
asignadas.
En el caso de
indemnización
elaborar acto
administrativo de
indemnización de
8 vacaciones previa Resolución de Coordinación 3 días
autorización del indemnización Administrativa
gobernador y de vacaciones
enviar copia de
esta a la historia
laboral del
funcionario y
copia a nómina.
En el caso de
interrupción o
aplazamiento de
vacaciones por las
causales
determinadas
legalmente,
elaborar acto
administrativo
previa
autorización del
gobernador y Resolución de Coordinación
9 enviar copia a la interrupción o Administrativa 1 día
historia laboral aplazamiento
del funcionario. de vacaciones
En caso de
 aplazamiento
enviar otra copia
a nomina para
que se elabore la
respectiva
novedad.
Verificar que el
funcionario se
reintegre al
vencimiento del
10 periodo Novedad Coordinación 1 día
vacacional en Administrativa
caso contrario
reportar novedad
para los asuntos
pertinentes.

7. REGISTROS DE CALIDAD

IDENTIFICACION ALMACENAMIENTO Y ACCESO CONSERVACION DISPOSICIÓN FINAL

RECUPERACION
Personal Tiempo de
Código Nombre Recolección Indexación Clasificación autorizado retención Método

Planilla de
programación Coordinación Cronológico Base de Director 2 años Archivo magnético
No aplica de vacaciones administrativa datos técnico

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8.1. Historias laborales

9. ANEXOS
No aplica
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