DIAPOSITIVA 2

ENTREGABLES: Cualquier producto o resultado verificable que debe producirse para terminar un
proceso, una fase o un proyecto.

MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO

Proceso de recopilación, medición, evaluación que determina una acción correctiva,
preventiva y manteniendo una información actualizada del proyecto hasta concluirlo.

a) ENTRADAS
•Proyecciones del cronograma:
Resultan de comparar el avance del proyecto y la línea base del cronograma y se calcula el
tiempo estimado para completar el proyecto (ETC).

•Proyecciones del costo

Resultan de comparar el avance en costos del proyecto y la línea base del costo y se calcula el
costo estimado para completar el proyecto (ETC).

•Cambios validados
Los cambios aprobados para confirmar que han sido apropiadamente ejecutados

•Información de desempeño del trabajo

datos de rendimiento recogidos de varios procesos de control para la toma de decisiones
sobre el proyecto:
- Estado de los entregables
- Estado de implementación de las solicitudes de cambio
- Proyecciones a completar

FACTORES AMBIENTALES
Normas gubernamentales, PMIS

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

- Procedimientos de control financiero.
- Procedimientos de control de riesgos.
- Base de datos.

B) HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
•Juicio de expertos
El Director de Proyecto con el equipo de proyecto determinan las acciones para asegurar el
correcto desempeño del proyecto.

•Técnicas de análisis
Se aplican para predecir los posibles resultados basados en las variaciones posibles del
proyecto o las variables ambientales.
- Análisis de regresión - Métodos grupales
- Análisis de causa - Análisis de causa raíz
- Métodos de predicción - Análisis causa efecto
- Análisis de tendencias - Análisis de reserva
- Gestión del valor ganado - Análisis de variación

C) SALIDAS
•Solicitudes de cambio
La comparación de resultados reales y los planificados, puede inducir a solicitar cambios, que
pueden cambiar los alcances del proyecto o producto.
•Reportes de desempeño del trabajo
•Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
•Actualizaciones a los documentos del proyecto

El proceso de monitoreo y control es un “control interno” mientras que el control integrado

es un “control externo” del proyecto.
 CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

PREGUNTA CLAVE 1: ¿COMO SE REALIZA EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

Las solicitudes de cambio aprobadas pueden requerir:

- La revisión o reelaboración de estimaciones de costos.
- Revisión de secuencias de actividades, fechas programadas.
- La verificación de necesidades de recursos.
- El análisis de alternativas de respuesta a los riesgos

a) ENTRADAS
• Plan para la Dirección del Proyecto
- Plan de gestión del alcance: contiene cambios al alcance
- Línea base del alcance: definición del producto
- Plan de gestión de cambios: los cambios son documentados y actualizados en el plan de
dirección del proyecto.

• Reportes de desempeño del trabajo

disponibilidad de recursos; de datos de cronograma, costos y valor ganado.

• Solicitudes de cambio
- Todos los procesos de monitoreo y control generan solicitudes de cambio que pueden incluir
acciones preventivas y correctivas.

FACTORES AMBIENTALES
PMIS = Sistema de Información para la gestión de proyecto

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

Procedimientos de control de cambios.
Procedimientos para aprobar y emitir autorizaciones de cambio.
Bases de datos
Documentos del proyecto

b) HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
• Juicio de expertos
equipo de proyecto, interesados, consultores, expertos en la materia, PMO

• Reuniones de control de cambios

El CCB es responsable de:
Revisa las solicitudes de cambio
Revisar las actividades de gestión de la configuración.
Documentar y comunicar a los interesados

• Herramientas de control de cambios

C) SALIDAS
• Solicitudes de cambio aprobadas
- El Director de proyecto, un miembro del equipo o el comite de contol de cambios CCB
procesa las solicitudes de cambio
- Las solicitudes aprobadas serán implementadas
- El estado de todos los cambios, aprobados o no, se actualiza en el registro de solicitudes de
cambio.

•Registro de cambios
Un registro de cambios se usa para documentar los cambios durante el proyecto; su impacto
en el tiempo, costo y riesgo son comunicados a los interesados, los cambios rechazados se
incluyen en el registro de cambios.

•Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto y a los documentos del proyecto
Se actualizan:
- Todos los planes y documentos del proyecto

CERRAR EL PROYECTO O FASE

Proceso que consiste en Finalizar todas las actividades a través de todos los Grupos de Procesos
de la Dirección de proyectos, para completar formalmente el proyecto o fase, Si el proyecto se
cancela antes de su culminación, se investigan, registran y se analizan las razones que motivan
la cancelación

a) ENTRADAS
• Entregables aceptados
- Especificaciones de producto aprobadas
- Recibos de entrega
- Documentos del desempeño del trabajo
- Entregas parciales o interinas de una fase o de proyectos cancelados

•Activos de los procesos de la organización

- Pautas o requisitos para el cierre del proyecto o fase.
- Información histórica
- Bases de conocimiento de lecciones aprendidas

b) HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
•Juicio de expertos
Los expertos aseguran que el cierre se realice de acuerdo a las normas establecidas.
- Otros gerentes de proyecto en la organización
- Project Management Office PMO
- Organizaciones profesionales y técnicas

•Técnicas analíticas
Técnicas usadas:
- Análisis de regresión
- Análisis de tendencia

•Reuniones
Cara a cara, virtuales, formales, informales, pueden incluir al equipo del proyecto, interesados
involucrados o afectados por el proyecto.

c) SALIDAS
• Actualización de los activos de los procesos de la organización
Archivos y documentación formal que indica la conclusión del proyecto y la transferencia de
los productos entregables del proyecto completados.

•Actualización de los activos de los procesos de la organización

La información histórica y la información de las lecciones aprendidas se transfieren a la base de
conocimientos de lecciones aprendidas para su uso en futuros proyectos.

PROCESO GESTIÓN DEL ALCANCE

Procesos para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para completar el
proyecto con éxito.

ALCANCE DE PRODUCTO + ALCANCE DEL PROYECTO = ALCANCE

ALCANCE DE PRODUCTO
Rasgos y funciones que caracterizan a un producto, servicio o resultado

ALCANCE DE PROYECTO
Trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con funciones y
características especificas

PROCESOS DE LA GESTIÓN DEL ALCANCE

- Inicio
- Planificación
- Ejecución
- Seguimiento y Control
- Cierre

1. PLANIFICACION:
1.1- PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL ALCANCE
Proceso mediante el cual se documenta como el alcance será definido, validado y
controlado.

a) ENTRADAS
• Plan de Gestión del Proyecto
describe como el proyecto será ejecutado, monitoreado y controlado.

• Carta de Proyecto
Provee a alto nivel la descripción del proyecto y las características del producto

• Factores Ambientales de la Empresa

• Cultura de la organización
• Activos de los Procesos de la Organización

b) Herramientas y Técnicas
• Juicio de Expertos
conocimiento y experiencia de un grupo o persona

• Reuniones
Pueden participar el Gerente de Proyecto, Sponsor, miembros del equipo de proyecto , etc

c) Salidas
• Plan de Gestión del Alcance
Proceso para preparar el enunciado del alcance
Proceso para creación de WBS
Especifica como se obtendrán la aceptación formal de los entregables
Describe como se procesarán los requerimientos de cambios

• Plan de Gestión de Requerimientos

- Actividades de gestión de configuración como cambios en el producto, servicio o resultado
- Estructura de trazabilidad qué atributos de requerimientos serán capturados en la matriz de
trazabilidad

1.2- RECOPILAR REQUERIMIENTOS

Proceso mediante el cual se determina, documenta y gestiona las necesidades de los
stakeholders y los objetivos del proyecto.
Los requerimientos deben ser obtenidos, analizados y registrado para ser incluidos en el alcance
una vez que empieza la ejecución del proyecto.

WBS: ESTRUCTURA ENTREGABLE DEL PROYECTO

a) ENTRADAS
• Plan de Gestión del Alcance
• Plan de Gestión de Requerimientos
definir y documentar las necesidades de los stakeholders

•Plan de Gestión de Stakeholders

Usado para entender los requerimientos de comunicación de cada stakeholders y su
participación en las actividades de recopilación de requerimientos

•Carta de Proyecto
Provee a alto nivel la descripción del proyecto yl as características delproducto

•Registro de Stakeholders
Es utilizado para identificar a los interesados que puedan proveer información detallada sobre
los requerimientos del producto y delproyecto

b) HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
• Entrevistas
Método formal o informal de descubrir información delos interesados, mediante preguntas
preparadas o dirigidas pero pueden involucrar uno o más entrevistadores y/o varios
entrevistados

•FocusGroup
Reúne interesados pre-calificados y expertos en el tema y un moderador entrenado.
•Talleres Dirigidos
Sesiones enfocadas en contar con los interesados funcionales claves para definir los
Las sesiones bien dirigidas pueden construir confianza, así como fortalecer las relaciones y
mejorar la comunicación entre los participantes.

•Técnicas de Creatividad de Grupo

Son para identificar requerimientos del producto y del proyecto. Tenemos:

-Tormenta de ideas: Usado para generar y recolecta rmúltiples ideas y los requerimientos del
producto.
- Técnicas de grupos nominales: mejora la tormenta de ideas.
- Mapas mentales: tormenta de ideas se consolidan y se grafican
- Diagrama de afinidad: permite gran número de ideas que serán clasificadas y analizadas.
- Análisis de Decisión Multicriterio: utiliza una matriz de decisión para proveer un método
sistematico.

•Técnicas de Tomas de Decisiones de Grupo

Proceso de evaluación de múltiples alternativas para futuras acciones. por ejemplo:
Unanimidad.
Mayoría.
Pluralidad: El grupo mas grande decide aún si no se ha alcanzado la mayoría
Dictatorial: Un individuo toma la decisión para el grupo.

•Cuestionarios y Encuestas
Grupos de preguntas escritas para acumular rápidamente información de un gran número de
entrevistados.

•Observaciones
Proveen una manera directa de ver a los individuos en torno y cómo ejecutan sus trabajos o
tareas y de realizar procesos

•Prototipos
Método que permite obtener una retroalimentación fácil sobre los requerimientos, al proveer un
modelo del producto esperado antes de construirlo.
Los prototipos permiten a los interesados, experimentar con el modelo final, en lugar de discutir
sobre representaciones abstractas de sus requerimientos.

•Benchmarking
Involucra comparar practicas actuales o planeadas, tales como procesos y operaciones, de
organizaciones semejantes a fin de identificar mejores prácticas, generar ideas de mejoras, y
proveer una base para medir rendimientos.

•Diagramas de Contexto
Permiten visualizar el alcance del producto mostrando el sistema de negocio (proceso, equipo,
sistema)

Análisis de Documentos
Es usado para identificar requerimientos mediante el análisis de documentación existente de la
organización

c) SALIDAS
• Documentación de Requerimientos
Describe los requerimientos individuales que satisfacen la necesidad de negocio para el
proyecto.

Los requerimientos deben cumplir con lo siguiente:

-No ser ambiguos
-Deben ser medibles.
-Susceptibles a pruebas
-Completos, consistentes y aceptables para los stakeholders

Los componentes de la documentación de requerimientos no están limitados a:

-Necesidad del negocio: porque el proyecto ha sido propuesto.
-Objetivos del proyecto y del negocio
-Requerimientos funcionales: lo que el producto debe hacer, son llamados requerimientos de
comportamiento o de operación.
-Requerimientos no funcionales, Referencia las especificaciones que aseguren el cumplimiento
de requerimientos funcionales.
-Criterios de aceptación
-Requerimientos de supuestos, dependencias y restricciones

• Matriz de Trazabilidad de Requerimientos -MTR

tabla que pone en relación los requerimientos desde su origen hasta el entregable, puede
incluir:
-Un identificador único
-Una descripción textual del requerimiento
-Los motivos para su inclusión
-Propietario
-Origen
-Situación actual ( Activo, cancelado,diferido, agregado,aprobado).
-Fecha completada

1.3- DEFINIR ELALCANCE

Es el proceso de desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.
Selecciona que requerimiento es parte del alcance y cual es excluido

Alcance del Producto: Características del producto final

Alcance del Proyecto: Trabajo necesario para producirlo

a) ENTRADAS
• Activos de los Procesos de la Organización
- Políticas, procedimientos y templates para el enunciado del alcance
- Archivos de proyectos previos
- Lecciones aprendidas de proyectos previos

b) HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
• Juicios de Expertos
Es mayormente usado para analizar la información necesaria para desarrollar el enunciado del
alcance del proyecto

• Análisis de Producto
para trasladar las definiciones de producto de alto nivel en entregables tangibles.

• Generar Alternativas
técnica usada para identificar diferentes métodos para ejecutar el trabajo del proyecto.
pueden ser usadas:
- Brainstorming
- Pensamiento lateral
- Análisis deAlternativas

• Talleres Dirigidos
Sesiones enfocadas en contar con los interesados funcionales claves para definir los
requerimientos del producto

c) SALIDAS
• Enunciado del Alcance del Proyecto
Describe en detalle los entregables y el trabajo requerido para crear esos entregables. Incluye
la siguiente información:
-Descripción del alcance del producto
-Criterios de aceptación
-Entregables
-Exclusiones del Proyecto
-Restricciones
-Supuestos

• Actualización de documentos de proyecto:

- Registro de stakeholders
- Documentación de requerimientos
- Matriz de Trazabilidad de requerimientos

1.4- CREAR EDT (WBS)

La EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) o WBS (Work Breakdown Structure) organiza y define
el alcance total del proyecto, es una descomposición jerárquica del trabajo orientada al
entregable que pueda ser:
Asignado a un responsable
Programado
Costeado
Monitoreado

a) ENTRADAS
• Plan de Gestión del Alcance
Especifica como se creará el EDT desde el enunciado del trabajo y como será mantenido y
aprobado

•Enunciado del Alcance del Proyecto

Describe el trabajo que será ejecutado y el trabajoque será excluido.

•Documentación de Requerimientos
para entender que requerimientos necesitan ser producidos como parte delp royecto yc uales
son los entregables

•Factores ambientales de la organización

Relacionado con estándares específicos de industria

•Activos de los procesos de la Organización

Activos que pueden influenciar al WBS

b) HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
• Descomposición
Es una técnica usada para subdividir el alcance del proyecto y sus entregables, en partes más
pequeñas y manejables.
El costo y la duración pueden ser estimadas.

La estructura del WBS:

-Usar las etapas temporales del proyecto
-Usar los principales entregables
- Usar los subproyectos

¿Cuál es el modelo correcto del WBS?:

El facilita elentendimiento y control entre los interesados del proyecto y necesidades de la
organización.

•Juicio de expertos

SALIDAS
•Línea Base delAlcance
- Enunciado del alcance detallado y aprobado
- EDT
- Diccionario EDT

•Actualización de los documentos del proyecto

2.- SEGUIMIENTO Y CONTROL:

2.1- VERIFICAR EL ALCANCE

Proceso de obtener la aceptación formal de los entregables del proyecto

a) ENTRADAS
• Plan de Gestión del Alcance
Especifica la forma como se realizará la aceptación formal de los entregables
• Línea Base de Alcance
Incluye la versión aprobada del enunciado del alcance, EDT y su diccionario de EDT
•Entregables Validados
entregables que han sido completados y revisados a través del proceso de control de calidad
•Datos de Rendimiento del Trabajo
Puede incluir niveles de conformidad de los requerimientos

b) HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
• Inspección
Incluye actividades tales como medir, examinar y verificar, a fin de determinar si el trabajo y los
entregables cumplen con los requerimientos de aceptación del producto
Pueden denominarse revisiones, revisiones de productos, auditorías y revisiones generales.

c) SALIDAS
• Entregables Aceptados
Documenta aquellos entregables completados que el cliente o patrocinado han aceptado
• Cambios solicitados
Los entregables completados que no se han aceptado se documentan, junto con los motivos.
Los cambios solicitados serán revisados a través del proceso de Control Integrado de Cambios
• Información de Rendimiento del Trabajo
Incluye información:
Cuales entregables han iniciado
Cuales han finalizado
Cuales entregables han sido aceptados

2.-2 CONTROLAR EL ALCANCE

Proceso de monitorear el alcance del producto y del proyecto y gestionar cambios y que sean
realizadas a través del Proceso de Control Integrado de Cambios.
Los cambios no controlados se denominan corrupción del alcance del proyecto

a) ENTRADAS
• Plan de Gestión de proyectos:
La siguiente información es usada para controlar el alcance
Línea Base del Alcance
Plan de Gestión del Alcance
Plan de Gestión del Cambio
Plan de Gestión de la configuración
Plan de Gestión de los Requerimientos

• Datos de Rendimiento del Trabajo

Puede incluir información
Número de controles de cambios recibidos
Número de controles de cambios aceptados
Número de entregables aceptados

b) HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
• Análisis de variación
Se usan para evaluar la magnitud y causa de la variación respecto a la línea base del alcance
y decidir si acciones correctivas o preventivas son necesarias

c) SALIDAS
• Información de Rendimiento del Trabajo
información de como el alcance del proyectoes ejecutado comparado con la línea base
delalcance.

• Cambios solicitados
Los resultados del control del alcance del proyecto pueden generar cambios a la línea base del
alcance.
Los cambios se procesarán através del Proceso de Control Integrado de Cambios del proyecto

• Plan de Gestión del Proyecto actualizado

- Actualización de la línea base del alcance
Si las solicitudes de cambio aprobadas tienen efecto sobre el alcance del proyecto.

• Actualización de otras líneas base

- Si las solicitudes de cambio aprobadas tienen efecto fuera del alcance del proyecto.

• Documentos de Proyectos Actualizados

- Documentación derequerimientos
- Matriz de trazabilidad derequerimientos

• Activos de procesos de la Organización

-Causas de variación
-Acciones correctivas escogidas y sus razones
-Lecciones aprendidas sobre el control del proyecto