La firma electrónica ha sido un aspecto principalmente empleado a nivel nacional por la DIAN y ha sido este

organismo el que determina quiénes están obligados a manejar una, este organismo presenta además una
definición sobre este término afirmando que “es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o están
asociados a un documento electrónico y cuyas funciones básicas son: identificar al contribuyente, asegurar la
integridad del documento firmado, es decir que sea exactamente el mismo que el original y no ha sufrido
alteración o manipulación alguna. Asegurar la exclusividad del documento firmado” [1]

Para este caso en particular la DIAN dispone de la utilización de la firma electrónica para los contribuyentes,
para lo cual ha realizado un manual explicativo en el que aclara paso a paso la forma en la cual es posible
obtener una firma electrónica, dicho manual se encuentra disponible en el enlace
“http://www.dian.gov.co/descargas/IFE/paso_a_paso_firma_electronica.pdf” [2].

Ilustración 1. Instructivo firma electrónica

Fuente: http://www.dian.gov.co/descargas/IFE/paso_a_paso_firma_electronica.pdf [2]

Sin embargo, un proceso similar es posible aplicarse para cualquier tipo de documento generado en Microsoft
Word, para lo que se presenta el siguiente paso a paso.
.
A continuación, se presenta un ejemplo de la forma en la cual se puede aplicar una firma electrónica para
Microsoft Office Word 2013, para lo cual se deben seguir los siguientes pasos:

1. Una vez se tenga el documento abierto, se selecciona la ficha "Insertar" y en esta "Línea de firma"
ubicada en el grupo "Texto", procediendo a hacer clic en "Línea de firma de Microsoft Office".

2. Se escribe la información pertinente en "Configuración de firma", lo cual requiere el nombre del

firmante, dirección de correo electrónico y título, se finaliza con el botón "Aceptar".

3. Aparece en pantalla un cuadro de diálogo en el que es posible escribir el nombre e insertar una imagen
de la firma que se haya seleccionado o se puede proceder al registro de una firma digital con una tableta para
firma, se continúa haciendo clic en el botón "Firmar".

4. Es posible, además, insertar una firma invisible digital, lo que brinda mayor seguridad haciendo clic
en el botón "Office" y mediante la opción "Preparar", proceder a "Agregar una firma digital", se escribe el
motivo de la firma digital en la casilla correspondiente y hace clic en "Firmar".
5. El proceso finaliza cuando se guarda el documento.

Bibliografía

[1] finanzaspersonales, «¿Cómo sacar la firma electrónica y quiénes están obligados a hacerlo?,»
finanzaspersonales, 2017. [En línea]. Available:
http://www.finanzaspersonales.co/impuestos/articulo/firma-electronica-paso-a-paso-sacar-la-firma-
electronica/73959. [Último acceso: 13 02 2018].
[2] DIAN, «Paso a paso firma electrónica,» 2015. [En línea]. Available:
http://www.dian.gov.co/descargas/IFE/paso_a_paso_firma_electronica.pdf. [Último acceso: 13 02 2018].