PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIONES Y COMPRAS

1. O
Establecer requisitos para la adquisición de compras de bienes y servicios relacionados con seguridad y s
internas, al SG-SST y una menor constitución de fuentes de peligros para nuestros trabajadores, contratis
clientes.

2.A

Este procedimiento aplica a todas las áreas de las empresas que realizan adquisición y compras de biene

3.REF
Reglamentos, políticas internas

4.RESPON
GERENCIA
* Aprobar los pedidos realizados por las áreas responsables
* Pasar al departamento de compras o adquisiciones de la empres apara realizar el proceso de conseguir las tres c
* Junto con el área de recursos humanos, y el asistente SST, establecer los requisitos a ser solicitados para los pro
* Junto con el área de recursos humanos establecer y el asistente SST enviar los resultados de las evaluaciones y
* Nombrar una persona interventora de los contartos al interior de la empresa.
* Todos los contratos debes ser elaborados por el abogado del area juridica de la empresa y el asesor laboral de la

RECURSOS HUMANOS
*Encargados de realizar la solicitud recepción y verificación del producto o servicio adquirido (consideram
*Encargado del pago y facturación del proveedor
*Junto con el asistente SST realizar la evaluación y re-evaluación de los proveedores

ASISTENTE SST
* Junto con la gerencia y recurso humanos establecer los requisitos a ser solicitados a los proveedores y c
* Evaluar (identificar los peligros, evaluación, valoración de riesgos y determinación de controles IPEVRDC
* Junto con recursos humanos realizar las evaluaciones y re evaluaciones de los proveedores
* Capacitar al personal sobre los nuevos peligros y riesgos que se valoraron y sus respectivos controles

PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
* Acatar las normas de seguridad dadas por el área SST
* Asistir a las capacitaciones dadas por el área de SST
* Entregar los documentos solicitados
* Cumplir con los parámetros dados en el contrato
TRABAJADORES
* Acatar las normas de seguridad dadas por la empresa
* Reportar cualquier condición insegura que ponga en riesgo la seguridad y salud

5.CONDICIO
* este procedimiento aplicara para adquisiciones de bienes y servicios que se realcen por una compra que

6.DESCRIPC
QUE
INICIO DE ACTIVIDAD
Identificación de la necesidad de la adquisición
y/o compra de bienes y servicios

Identificación de la necesidad de
la adquisición compresión

Establecer requisitos legales y de

SST necesarios para la
adquisición del bien o servicio.

Establecer requisitos legales y de SST

necesarios para la adquisición del bien o
Elaboración del pedido
servicio.

Envió del pedido al proveedor

Control de documentación y Elaboración del pedido

registro de compras

Aceptación de productos y
solicitados

Envió del pedido al proveedor

Autorización de pago de NOTA: si el proveedor es nuevo seguir el
proveedores procedimiento para evaluación y re-evaluación
de proveedores

Re- evaluación del proveedor Control de documentación y registro de

compras

Entrega de resultados de la
evaluación y recomendaciones
a tener en cuenta
Entrega de resultados de la
evaluación y recomendaciones
a tener en cuenta
identificación y valoración de los
riesgos que gerente el nuevo
producto o servicio prestado
Aceptación de productos y solicitados
NOTA: si los productos y/o servicios no
cumplen con los requisitos solicitados se
realizara su devolución o cancelación según
corresponda.
Autorización del pago de proveedores

induciendo SST a los

trabajadores, contratistas sobre
los nuevos riesgos.
Re-evaluación del proveedor
FIN

Entrega de resultados de las evaluaciones y

recomendaciones a tener en cuenta

Identificación y valoración de los riesgos que

regeneren el nuevo producto o servicio
prestado

Inducción de SST a los trabajadores ,

proveedores y contratistas sobre los nuevos
riesgos presentes

Identificación del Responsable del

N° Almacenamiento
Registro Control del Registro
 PROCEDIMIENTO PARA
ADQUISICIONES Y
COMPRAS DE
SEGURIDAD Y SALUD EN
PROCEDIMIENTO PARA EL
ADQUISICIONES Y TRABAJO/Documentos/SG-
COMPRAS DE Asistente SST SST/PLANIFICACION
SEGURIDAD Y SALUD EN /DOCUMENTOS
EL TRABAJO

8. CONTROL D
Naturaleza del cambio
Elaboración del documento
 SUGERIMOS
DQUISICIONES Y COMPRAS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RESPONSABL
departament
adquisiciones
1. OBJETIVO que con traba
elaboren el p
lacionados con seguridad y salud en el trabajo SST que nos permitan el cumplimiento de las normas legales, reglam
estros trabajadores, contratistas, subcontratistas, estudiantes pasantes, trabajadores independientes, trabajadores

2.ALCANCE

quisición y compras de bienes y servicios

3.REFERENCIAS

4.RESPONSABILIDADES

proceso de conseguir las tres cotizaciones si definir el proveedor idóneo.

os a ser solicitados para los proveedores o contratistas de bienes y servicios.
sultados de las evaluaciones y re-evaluaciones de los trabajadores

mpresa y el asesor laboral de la empresa, cumpleindo con todo lo que pide el decreto 1072 de 2015.

ervicio adquirido (consideramos que esto lo debe hace el responsable de almacén)

veedores

icitados a los proveedores y contratistas

nación de controles IPEVRDC)los riesgos y valoración de los peligros asociados al nuevo bien o servicio
e los proveedores
y sus respectivos controles
salud

5.CONDICIONES GENERALES
e realcen por una compra que requiera la contratación de u proveedor

6.DESCRIPCION DL PROCESO
QUIEN CUANDO COMO PORQUE

Área que requiere la Una vez se manifieste la Realizando un análisis de * Permite la identificación real
adquisición o compra de necesidad de un la necesidad de adquirir de las necesidades de
los bienes o servicios producto o servicio nuevo o comprar un nuevo adquisiciones o compras de
producto y/o servicio sus vienes y servicios así como
ventajas y desventajas y cantidad, y características
su necesidad real

Gerencia Una vez se establezca el *Revisando normatividad * Permite la identificación

RR HH producto o servicio a vigente, análisis de premiliminas ????? de los
Asistente SST adquirir riesgos y valoración de requisitos exigibles para dicha
peligros adquisición evitando hace
multas y sanciones por
incumplimiento, hace como y
una menor constitución de
fuentes de riesgos y peligros.

Una vez se establezca el Por medio escrito * Permite realizar en un

RR HH producto o servicio a listado de los bienes o
adquirir servicios a solicitar
disminuyendo las fallas y
malos entendidos por cortes
de comunicación

RR HH Una vez elaborado el Como lo indica el * Permite enviar la

pedido que se va a procedimiento de información de manera clara
realizar comunicación

RR HH Una vez enviado la A travez de la carpeta y * Permite llevar un control y

solicitud del producto. la matriz de seguimiento registro de los documentos.
de proveedores. * Permite tener los
documentos a la mano en
caso de auditorias
Gerencia Una vez recibido el de inspección visual, y * Permite verificar el
RR HH producto comparando con la orden cumplimiento de los requisitos
de compra pre establecidos para la
adquirían del bien o servicio
solicitado.

Recolección de facturas *Permite llevar un control de

RR HH o cuentas de cobro y pagos
teniendo en cuenta el
procedimiento de
contabilidad

Definido el Definido el * Permite llevar u registro y

RR HH procedimiento de procedimiento de control del comportamiento e
asistente SST seguimiento, evaluación seguimiento, evaluación proveedor con todo lo
y reevaluación de y reevaluación de relacionado en cumplimiento
proveedores proveedores de requisitos , calidad del
servicio o bien adquirido ,
comportamiento frente a la
empresa

Gerencia Definido el Definido el * Permite que el proveedor

RR HH procedimiento de procedimiento de conozcas sus fortalezas y
asistente SST seguimiento, evaluación seguimiento, evaluación debilidades frete a la empresa
y reevaluación de y reevaluación de da la oportunidad de corregir
proveedores proveedores y mejorar

Una vez adquirido el Como lo indica el * Permite la identificación de

Asistente SST producto procedimiento para los peligros y su respectiva
Vigía SST identificación de riesgos y valoración , la ejecución de
peligros planes de acción para toma
de medidas correctivas y
preventivas y el respectivo
*cumplimiento del mismo
Permite dar herramientas a
los trabajadores para el
Procedimiento de Procedimiento de cuidado de la seguridad y
Asistente SST
inducción inducción salud de los trabajadores

Tiempo de Retención Tiempo de Retención en Archivo

Protección Recuperación
en Archivo Activo General
 Clave Mientras el SG-SST este
Nombre del archivo N,A
protección vigente

8. CONTROL DE MODIFICACIONES
Versión Aprobó
1 Gerencia
 SUGERIMOS PREGUNTAR AL
RESPONSABLE DEL SGC o SGI y al
departamento de compras o
adquisiciones de la empresa, para
que con trabajo en equipo
elaboren el procedimiento.
s normas legales, reglamentos y políticas
endientes, trabajadores en misión, visitantes y

en o servicio
 DONDE

*Inventarios de las áreas que presentan la

necesidad.
* Normatividad vigente
*Nuevos procesos que exijan la adquisición de
nuevos elementos
*Seguimientos de mantenimiento de equipos
donde se evidencia la adquisición de un nuevo
producto, o un servicio ya sea nueva
adquisición o una necesidad de
mantenimiento
* Complimiento de requisitos legales
* Cumplimiento de acuerdos
* Adaptabilidad al cambio
* Pedidos urgentes
* comportamiento del personal a cargo

* Complimiento de requisitos legales

* Cumplimiento de acuerdos
* Adaptabilidad al cambio
* Pedidos urgentes
* comportamiento del personal a cargo

* Datos de fabricación del producto

* Manuales de uso del producto
*Inspecciones de seguridad
*observación de los pasos del servicio a
prestar

Disposición Final del Registro

 N.A

Fecha