Material de estudio

UNIDAD 3
ORGANIZACIÓN
CONCEPTO:
* Es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando
unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad,
jerarquía y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben existir.
* Es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con
el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales,
técnicos, humanos y financieros, en la realización de los fines que la propia empresa persigue.

ELEMENTOS PARA QUE EXISTA UN ORGANISMO

* Partes diversas entre sí:
* Ningún organismo se forma de partes idénticas.
* Unidad funcional:
* Que estas partes diversas tienden a un mismo fin.
* Coordinación:
* Para lograr un mismo fin deben de complementarse entre sí, no importa que sus funciones
sean diversas

ORGANIZACIÓN FORMAL
CONCEPTO:
Es un organismo o estructura que permite a las personas laborar conjuntamente en una forma
eficiente.
* PROPOSITOS:
* 1.- Permite al administrador la consecución de los objetivos de la empresa en forma más
eficiente y con el mínimo esfuerzo a través de un grupo de trabajo, y con una fuerza dirigida.
* 2.- Eliminar la duplicidad en el trabajo.
* 3.- Asignar a cada miembro de la org. Una responsabilidad y autoridad para la ejecución
eficiente de sus tareas y saber de quien depende y quienes dependen de él.
* 4.- Permite el establecimiento de canales de comunicación para que los objetivos y las
políticas sean conocidos hasta en los niveles más bajos de la organización.

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL

* 1.- DIVISIÓN DEL TRABAJO:
* Es dividir grandes tareas en paquetes más pequeños de trabajo que se distribuyen entre
varias personas.
* Se logra la especialización, porque en un tiempo más corto domina una tarea. También
permite que el trabajo humano se vuelva intercambiable.
* Para ejecutar la división del trabajo en una organización, se formulan los requisitos del
puesto y las especificaciones del trabajador y se asocian para asignar personal.
*
* 2.- DEPARTAMENTALIZACIÓN:
* Se refiere a la estructura formal de la organización compuesta de varios departamentos y
puestos administrativos y sus relaciones entre si.
*
* UNIDADES ORGANIZACIONALES BÁSICAS:
* El patrón de muchas estructuras organizacionales gira al alrededor de actividades
fundamentales:
* Producción
* Mercadotecnia
* Finanzas
* Recursos humanos (cuarta actividad)
* Más unidades organizacionales adicionales dependiendo de la complejidad de la empresa.
MEDIOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
* 1.- Departamentalización por función.- es el formato más común para la
departamentalización, la producción, la mercadotecnia, las finanzas y los recursos humanos.
* 2.- Departamentalización por producto.- este método coloca todos los recursos y autoridad
bajo un gerente para hacer que un producto o servicio se produzca o venda.
* 3.- Departamentalización por territorio.- se sigue este método cuando la cercanía de las
condiciones locales parecen ofrecer ventajas tales como bajo costo de operación y
oportunidades para capitalizar las condiciones locales atractivas según se presentan.
* 4.- Departamentalización por cliente.- esta forma de organización se usa cuando se pone
gran énfasis en .- servir con eficiencia a diferentes tipos de clientes.
* 5.- Departamentalización por proceso.- este medio es lógico cuando las maquinas o el
equipo utilizados requieren habilidades especiales para su operación o son de gran capacidad,
así como las condiciones económicas y tecnológicas son las razones importantes para
adoptar este medio. Hay tres patrones básicos disponibles:
* 1.- En serie
* 2.- En paralelo
* 3.- Ensamble de unidad

* 6.- Departamentalización por grupos especiales. Este medio implica asignar un equipo o
grupo especial a un proyecto definido o bloque de trabajo, el cual se entiende desde su inicio
hasta su terminación de una cantidad y tipo de trabajo definido y deseado, el grupo es
relativamente reducido y se dispersa al concluir el proyecto.
* 7.- Organización por matriz.- la departamentalización por matriz intenta combinar la
departamentalización funcional y por grupos especiales. Para mejorar la sincronización de
componentes múltiples para una sola actividad.

* 3.- GRADO O ALCANCE DE CONTROL:

* Se refiere al número de subordinados inmediatos que depende de un gerente.
* ¿CUÁL ES EL NÚMERO ADECUADO DE PERSONAS QUE DEBEN ESTAR
SUBORDINADA A UN EJECUTIVO?
* Es cuestión de comportamiento, como la habilidad del gerente, la ubicación de la estructura,
el trabajo en equipo etc...
* APLANAMIENTO DE LA ESTRUCTURA.- Control amplio, o sea, cuando un gerente tiene un
número relativamente grande de subordinados inmediatos por lo general da como resultado
pocos niveles organizacionales.
*
* CENTRALIZACION: Tiende a concentrar la toma de decisiones en la cumbre de la
organización.
*
* DESCENTRALIZACIÓN: Dispersa la toma de decisiones y la autoridad totalmente hacia
debajo de la jerarquía organizacional.

ORGANIZACIÓN INFORMAL
 CONCEPTO:
* Estas organizaciones se pueden conceptuar como redes de alianza, esferas de influencias
que existen aunque no se hayan tomado en cuenta en la org. Formal.
* Esta organizaciones están formadas por pequeños grupos integrados ya sea por, amistad,
proximidad, tipo de trabajo, similitud de objetivos, ideas, creencias, etc...

TEORIAS DE ORGANIZACIÓN
* 1.- LINEAL O MILITAR :
* Es la que concentra la autoridad es una sola persona.
* El jefe toma todas las funciones y todas las responsabilidades
* El jefe proyecta y distribuye el trabajo y los subalternos deben ejecutarlo siguiendo las
instrucciones dadas.
* Este tipo de organización no excluye la ayuda o la cooperación de jefes subalternos, al
contrario la acepta y la aprovecha dentro de un orden jerárquico.
* En este sistema cada individuo obedece a un solo jefe para todos aspectos, y únicamente a
este jefe reporta.

* 2.- FUNCIONAL O DEPARTAMENTAL (DELEGA EL MANDO).

* Es el que se organiza específicamente, por departamento o secciones.
* Aprovecha la preparación y la aptitud profesional de los individuos.
* Cada individuo tiene participación proporcional en el mando para el cual se le otorga
facultades y se le exigen responsabilidades.
* Tiene su origen en la supervisión funcional de F. Taylor

* 3.- LINEA Y ASESORIA O PLANA MAYOR :

* Es derivada de la organización de línea con la modalidad de que existen especialistas que
hacen las veces de asesores de la dirección.
* Dichos asesores dan consejos u opiniones y no pueden dar órdenes.
* La organización lineal conserva la autoridad y responsabilidad íntegramente transmitida a
través de un solo jefe para cada función.

PODER Y AUTORIDAD
* PODER LEGITIMO:
* Es el derivado del puesto oficial de una persona en una organización.
* PODER COERCITIVO:
* Derivado de la habilidad de una persona para infundir temor en otro.
* PODER DE RECOMPENSA:
* Derivado de la facultad de conceder recompensas por obedecer los deseos del superior.
*
* PODER DEL EXPERTO:
Se deriva de la percepción o creencia del subordinado de que el superior posee una habilidad
notable de conocimiento y experiencia.
PODER DE REFERENCIA:
Esta basado en la identificación del individuo con un líder a quien se tiene en gran estima, que
es admirado y con frecuencia imitado por los subordinados.
AUTORIDAD
* CONCEPTO:
* Puede definirse como el derecho legal de ordenar a otros una acción y de exigir su
cumplimiento.

COMO SE PRESENTA LA AUTORIDAD:

* DE ARRIBA HACIA ABAJO.- Tradicionalmente ha fluido desde la cumbre de la organización
hacia abajo, desde los propietarios o accionistas al consejo de administración, al presidente, a
los vicepresidentes, a los gerentes medios, a los supervisores y a los trabajadores.
* DE ABAJO HACIA ARRIBA.- Es que la administración solo tiene la autoridad o poder que los
subordinados estén dispuestos a aceptar y hasta el grado en que consienten obedecen las
ordenes de los directivos.

* LIMITES DE AUTORIDAD.- Nadie, incluso un gerente, puede decidir y hacer .cumplir una
actividad que éste fuera de su capacidad, sea mental o física, del subordinado. Además
existen limitaciones sociales para un gerente en el uso de la autoridad como creencias,
códigos, credos y hábitos sociales fundamentales en el grupo.

* RESPONSABILIDAD ORGANIZACIONAL.- En la teoría formal de la organización la

responsabilidad es la obligación de un individuo de cumplir con las actividades asignadas con
la mejor habilidad.

* FUENTES DE RESPONSABILIDAD.- La responsabilidad cobra existencia cuando una

persona con autoridad o un gerente, acepta la obligación de desempeñar un trabajo y
comienza a usar la autoridad.

TIPOS DE AUTORIDAD
* AUTORIDAD DE LINEA.- La relación superior-subordinado por la cual un superior toma
decisiones y las comunica a un subordinado, quien a su vez toma decisiones y las comunica al
sub-sub-subordinado y así sucesivamente hasta el nivel inferior de la estructura
organizacional.

* AUTORIDAD STAFF.- Autoridad utilizada para apoyar a la autoridad de línea. Una persona
staff por lo general debe vender sus ideas, aconseja, sugiere etc...
CLASIFICACIÓN DE LA AUTORIDAD STAFF
* AUTORIDAD DEL STAFF ASESOR.- Proporciona consejo especializado a los gerentes de
línea. Un gerente staff asesor estudia los problemas, ofrece sugerencias y prepara planes
para el uso y la ayuda del gerente de línea.

* AUTORIDAD DEL STAFF DE SERVICIOS.- Tiene una relación de autoridad de servicio. Las
unidades de servicio desempeñan un servicio que consiste en actividades que han sido
separadas del trabajo de línea.

* AUTORIDAD DEL STAFF DE CONTROL.- Ciertas unidades tiene gerentes con autoridad
staff y ejercen control directo o indirecto sobre otras unidades en una estructura
organizacional. Sirven de agentes de la autoridad de línea al interpretar las políticas,
cumplimiento con los procedimientos.

* AUTORIDAD DEL STAFF FUNCIONAL.- Solo para actividades especificas, y se puede

extender a lo largo de las líneas y canales establecidos por la estructura de la organización
formal.

TIPOS DE TECNICAS DE ORGANIZACIÓN

* ORGANIGRAMA.- Conocidas también como gráficas o cartas de organización, son
representaciones graficas de la estructura formal de una organización que muestra las
interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad.
* CLASIFICACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS:

* A) POR SU OBJETO:
* ESTRUCTURALES: Muestran la estructura administrativa de la Empresa.
* FUNCIONALES: Indican el cuerpo de la gráfica, además de las unidades sus relaciones y las
principales funciones de los departamentos.
* ESPECIALES: Se destaca alguna característica.
* B) POR SU AREA:
* GENERALES: Presentan toda la organización.
* DEPARTAMENTALES: Representan la organización de un departamento o sección.
* C) POR SU CONTENIDO:
* ESQUEMATICOS: Contiene solo los órganos principales (se elaboran para el público).
* ANALITICOS: Más detallados y técnicos.
FORMAS DE REPRESENTAR LOS ORGANIGRAMAS
* VERTICAL.- Los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.
* HORIZONTAL.- Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
* CIRCULAR.- Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro a la
periferia.

* MANUALES.- Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática,

información acerca de la organización de la Empresa.
Existen manuales como:
Manuales de Procedimientos
Manuales de Organización
Manuales de Bienvenida
Manuales de Politicas
Manuales de Tecnicas

* SU UTILIDAD:
* Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones.
* Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
* Aumentan la eficiencia de los empleados.
* Son una fuente de información. Muestran la organización de la empresa.
* Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
* Reducen costos al incrementar la eficiencia.
* Son la base para el mejoramiento de sistemas.