UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y

CONTABILIDAD
ESCUELA DE CONTABILIDAD

ELABORADO POR:

GLORIA VEGA 4-746-2291

CASILDA CARPINTERO
DAYRA APARICIO

PROFESORA:
ANAYANCI GONZALEZ

ASIGNATURA:
AUDITORIA FINANCIERA

TEMA:

CONTROL INTERNO DE CAJA Y EFECTIVO

2018
 INDICE

INTRODUCCION .................................................................................................. 3
GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO ....................................................... 4
1.1.-Evolución del Control Interno .................................................................... 4
1.2 Concepto del Control Interno ...................................................................... 5
1.3 Tipos de Controles Internos ........................................................................ 7
1) Control Interno administrativo .................................................................. 7
2) Control Interno Financiero ........................................................................ 8
1.4. Alcance del Control Interno ........................................................................ 9
CAJA MENUDA .................................................................................................. 11
I. GENERALIDADES .................................................................................... 11
A. Concepto de Caja Menuda .................................................................. 11
II. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO........................................................... 12
III. PROCESOS DE APERTURA, AUMENTO, DISMINUCIÓN, TRASPASO Y CIERRE
DEL FONDO ...................................................................................................... 16
A. Proceso de Apertura ........................................................................... 16
IV. GASTOS APLICABLES .................................................................................. 19
V. PROCEDIMIENTOS PARA LAS COMPRAS, DESEMBOLSOS Y REEMBOLSOS
....................................................................................................................... 20
A. Proceso Previo de Autorización de Desembolsos........................................ 20
B. Proceso de Desembolso ............................................................................. 20
CONTROL INTERNO FONDO CAJA CHICA ........... Error! Bookmark not defined.
REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO ........ Error! Bookmark not defined.
DEL FONDO DE CAJA CHICA Y ENTREGA A RENDIR PARA OBRA ............. Error!
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EFECTIVO: ........................................................................................................ 23
1. FUENTES Y NATURALEZA DEL EFECTIVO: .......................................... 23
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES: ................................................. 37
CONCLUSIÓN .................................................................................................... 42

2
 INTRODUCCION

La importancia de tener un buen sistema de control interno en

las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a
lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento
de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que
ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.

Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en

sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es
por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de
verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre
su gestión.

Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en

todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las
necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar
su exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también
llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para
estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia.

De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que

conforman una empresa son importantes, pero, existen dependencias que
siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su
funcionabilidad dentro de la organización.

3
GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO

1.1.-Evolución del Control Interno

El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el

surgimiento de la partida doble, que fue una de las medidas de control,
pero no fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se
preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para la
protección de sus intereses.

A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de

la producción, los propietarios de los negocios se vieron
imposibilitados de continuar atendiendo personalmente los problemas
productivos, comerciales y administrativos, viéndose forzados a delegar
funciones dentro de la organización conjuntamente con la creación de
sistemas y procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o
errores, debido a esto comenzó a hacerse sentir la necesidad de llevar a
cabo un control sobre la gestión de los negocios, ya que se había prestado
más atención a la fase de producción y comercialización que a la fase
administrativa u organizativa, reconociéndose la necesidad de crear e
implementar sistemas de control como consecuencia del importante
crecimiento operado dentro de las entidades.

El fraude es un problema que preocupa a los hombres de negocios. Cada

día, mas empresas son desfalcadas por sus empleados y funcionarios,
donde se ha establecido, que los grandes desfalcos corresponden a los
altos ejecutivos. Según (Gustavo cepeda, 2007, p.7)

Junto al surgimiento de los controles internos ha nacido el personal

calificado que da cumplimiento y evaluación a los controles internos
establecidos, este personal, depende del departamento de auditoría interna
de la empresa.

Se puede afirmar que el Control Interno ha sido preocupación de la

mayoría de las entidades, aunque con diferentes enfoques y
terminologías, lo cual se puede evidenciar al consultar los libros de texto
de auditoría, los artículos publicados por organizaciones profesionales,

4
universidades y autores individuales. Atendiendo a la necesidad, de
buscar mayor eficiencia, proteger los bienes de la empresa y
aumentar la rentabilidad de las mismas, es que surgen los controles
internos.

1.2 Concepto del Control Interno

El control interno comprende el plan de organización en todos los

procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades
del negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la
confiabilidad y exactitud de las informaciones contables, así como
también llevar la eficacia, productividad en las operaciones para
estimular las políticas trazadas por la gerencia, en atención a las
metas y los objetivos previstos.

De lo anterior se desliga, que los departamentos que conforman una

empresa deben ser monitoreados y evaluados por otro funcionario
interno, con la finalidad de pulir las políticas y funciones dentro de la
organización El control interno se expresa a través de las políticas
aprobadas por los niveles de dirección y administración de la empresa,
mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección,
verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de
manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información
y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.

Control interno son los pasos que da un negocio para evitar el

fraude, tanto por malversación de activos como por presentación de
informes financieros fraudulentos. (Whittington, p. 172)

El control interno debe garantizar la obtención de información financiera

correcta y segura ya que ésta es un elemento fundamental en la marcha
del negocio, pues con base en ella se toman las decisiones y formulan
programas de acciones futuras en las actividades del mismo. Debe
permitir también el manejo adecuado de los bienes,

Desde el punto de vista contable, el control interno se define como el plan

de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es

5
salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros financieros; y deben
diseñarse de tal manera que brinden la seguridad razonable de que:

 Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones de la

administración.
 Facilitar la preparación de estados financieros de acuerdo con
los principios de contabilidad generalmente aceptados.

 Poner a disposición información suficiente y oportuna para la toma

de decisiones.

El control interno debe de consultar los principios de igualdad,

moralidad, eficiencia, economía celeridad, imparcialidad, publicidad y
valoración de costos ambientales; en consecuencia se deberá concebir y
organizar de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las
funciones de todos los cargos existentes en la organización.

Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto de

costo/beneficio. El postulado principal al establecer el control interno
diseña pautas de control cuyo beneficio supere el costo para
implementar los mismos.

En la actualidad el control interno compromete a todos los empleados con

el mejoramiento de la calidad de la gestión, mediante el proceso de
transformación que implica el mejoramiento de las organizaciones en:

 Establecimiento de una estructura flexible y dinámica que

permita asumir los retos de la misión.

 Logro de una gestión administrativa y financiera comprometida

con altos niveles de calidad y racionalidad en la utilización de los
recursos.

 Recursos humano motivado y capacitado, dispuesto a

comprometerse con su organización.

 Diseño de sistemas de planeación, información, operación,

financieros, contables, control y seguimiento como apoyo a la nueva
cultura organizacional.

6
El control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un
sistema contable, el grado de fortaleza determinara si existe una
seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados
financieros. Una debilidad del control interno poco confiable,
representa un aspecto negativo dentro del sistema contable.

1.3 Tipos de Controles Internos

Estos se clasifican en control interno administrativo y control interno

financiero.

1) Control Interno administrativo

Es el plan de la organización, procedimientos y registros que

conocen los procesos de transacciones y de actividades administrativas
y de proceso que fomentan la eficiencia de las operaciones. Debe velar
porque todas las actividades y recursos de la empresa estén acorde
con su plan general de metas y objetivos.

Los controles administrativos consisten en las medidas diseñadas para

mejorar la eficiencia operacional y que no tienen relación directa con la
confiabilidad de los registros contables. Ejemplo: un record sobre el
trabajo defectuoso, o de los empleados de ventas, la gerencia puede
evaluar el funcionamiento del personal y por tanto facilitar la cuenta
de todas las remisiones con fines de control.

Los controles administrativos son procedimientos y métodos que se

relacionan con las operaciones de una empresa y con las directivas,
políticas e informes administrativos, pero no se limita al plan de
organización, procedimientos y registros que se relacionan con los
procesos de dedicación que conducen a la aprobación de operaciones por
la administración.

También está relacionado con la eficiencia en las operaciones establecidas

por la entidad. El deber fundamental es hacer el máximo esfuerzo
para asegurar que se diseñen e implementen y se ajusten a su misión y
generen efectivamente los resultados esperados.

El control interno administrativo tiene como objetivos:

7
  Garantizar eficiencia y economía de las operaciones de la entidad
 Monitorear la evaluación oportuna y el seguimiento preciso a
la gestión administrativa de la entidad.

 Velar y proteger todas las políticas y procedimientos administrativos

y gerenciales de la empresa para que se cumplan en los plazos pre
establecidos y se alcancen las metas trazadas.

2) Control Interno Financiero

Son las medidas que se relacionan directamente con la protección

de los recursos, tanto materiales como financieros, autorizan las
operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad
de la información financiera, ejemplo: la normativa de efectuar un conteo
físico parcial mensual y sorpresivo del inventario almacenado.

“También puede describirse como los métodos, procedimientos y plan de

organización que se refieren sobre todo a la protección de los activos
y asegurar que las cuentas y los informes financieros sean confiables”´.
(Cepeda, 1997, p.7)

Los recursos financieros de una entidad empresarial son variados y

realizan diferentes funciones, pero todo, están orientados a la consecución
del mismo fin, obtener beneficios económicos para la entidad, en tal
sentido, el establecimiento de los controles internos financieros es una
de la prioridad de toda entidad, ya que con ellos, se puede incrementar la
rentabilidad de la empresa, además de proteger el patrimonio y aumentar
los ingresos de la empresa, reduce los costos y mejora las actividades por
las cuales las empresas captan sus ingresos.

Consiste en el procedimiento y registro a la custodia de los recursos y la

verificación de la exactitud de los registros contables, los estados
financieros y los informes o dictámenes.

Todas las cuentas de los estados financieros básicos deben ser

protegidas por la implementación de controles internos financieros,
los cuales, deben ser sometidos periódicamente a la prueba de eficiencia
y cumplimiento.

Dentro de los controles internos financieros están:

8
Control del efectivo, inventario, documentos y cuentas por cobrar,
propiedad planta y equipos, documentos y cuentas por pagar, pasivos
acumulados y capital contable.

1.4. Alcance del Control Interno

El control interno abarca todas las operaciones administrativas y

financieras de la empresa así como el organigrama y está determinado
por los elementos de costos, limitaciones, tamaño de la entidad,
normas pre establecidas, basado en los conceptos de función,
procedimiento y flujo grama de procedimiento.

El control interno varía significativamente entre una organización y otra,

dependiendo de factores como su tamaño, la naturaleza de sus
operaciones y los objetivos. Sin embargo, para un control interno
satisfactorio en casi cualquier organización de gran tamaño, algunas
características son esenciales. El control interno de una organización
incluye cinco componentes o elementos:

1) El ambiente de control: consiste en acciones, políticas y

procedimientos que reflejan la actitud general de los niveles
de la administración, directores y propietarios de una entidad.

2) La evaluación del riesgo: es el dictamen financiero que

identifica los riesgos relevantes de la administración en la
preparación de los estados financieros.

3) Sistema de información contable y de comunicación: iniciar,

registrar procesar y e informar de las operaciones de la entidad
y mantener la responsabilidad por los activos relacionados.

4) Actividades de control: son las políticas y procedimientos que

ayudan a asegurar que se implementen las acciones necesarias
para abordar los riesgos que entraña el cumplimiento de los
objetivos de la entidad.

5) Monitoria del control: es la evaluación continua o periódica de la

calidad del desempeño del control interno por parte de la

9
 administración, con el fin de determinar que controles están
operando de acuerdo con lo planeado.

Los Controles Internos, son efectuados por el consejo de la administración,

la dirección y el resto del personal de una entidad, con el objeto de
proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos.

•La concepción Seguridad que puede considerarse razonable tiene un

estrecho vínculo con el reconocimiento explícito de la existencia de
limitaciones inherentes del Control Interno.

• En el desempeño de los controles pueden cometerse errores como

resultado de Interpretaciones erróneas de instrucciones, errores de juicio,
descuido, distracción y fatiga.

• Las actividades de control dependientes de la separación de

funciones, pueden ser Burladas por colusión entre empleados, es decir,
ponerse de acuerdo para dañar a terceros.

• La extensión de los controles adoptados en una organización también

está limitada por consideraciones de costo, por lo tanto, no es factible
establecer controles que proporcionan protección absoluta del fraude y
del desperdicio, sino establecer los controles que garanticen una
seguridad razonable desde el punto de vista de los costos.

10
 CAJA MENUDA

I. GENERALIDADES

A. Concepto de Caja Menuda

Son sumas de dinero fijas, en efectivo, provistas a oficinas públicas a

solicitud de éstas. Se reembolsan de fondos bancarios institucionales. No
obstante, el proceso de desembolso y reembolso, requieren de la afectación
presupuestaria y financiera (afectación contable) para su ejecución.

B. Objetivo de la Caja Menuda

Facilitar la gestión administrativa y financiera de las oficinas públicas,

permitiendo la atención de manera inmediata de las necesidades
imprevistas y ocasionales (de difícil anticipación o programación), que
surjan del desarrollo de las actividades inherentes al funcionamiento de la
oficina correspondiente.

C. Objetivo del Procedimiento

Establecer las pautas para regular la administración del Fondo de Caja

Menuda, dentro de un adecuado ambiente de control que asegure una
gestión oportuna, eficiente, económica y transparente de los recursos
autorizados.

D. Características de la Caja Menuda

1. Se originan y reembolsan de Fondos Institucionales, rotativos o de otro

tipo (de trabajo, fijos, de inversión, etc).

2. Se manejan con dinero en efectivo.

3. Constituyen un monto fijo de dinero, que se reembolsa según se vaya

utilizando.

4. Están sujetas a la duración del programa o proyecto que motivó la

creación del fondo.

5. Se destina para Compras Menores de Bienes y Servicios imprevistos.

11
 II. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO

A. Objetivo
Las normas y requerimientos desarrollados en este punto, tienen el
propósito de brindar seguridad razonable sobre el buen manejo de
los fondos provistos a través de las cajas menudas, de manera que
ese manejo se realice con corrección y conforme a las disposiciones
legales vigentes.

B. Disposiciones de control interno

1. Las Cajas Menudas podrán abrirse hasta por cinco mil balboas
(B/.5,000.00). Excepcionalmente, la Entidad podrá solicitar un monto
mayor al indicado, en cuyo caso deberá detallar con precisión y detalle, las
razones que lo obligan a solicitar la suma en cuestión. Cuando se trate de
cajas menudas de montos mayores a cinco mil balboas, el Custodio deberá
prestar fianza de manejo por el 100% de la suma bajo su cuidado. El pago
de las primas por esta fianza correrá a cargo del Tesoro Nacional o
Institucional respectivo.

2. Se podrán solicitar Cajas Menudas para operaciones específicas,

cuando la entidad desarrolle alguna actividad que requiera una respuesta
financiera rápida y menos burocrática; por ejemplo, el caso del pago de
viáticos en forma constante.

3. Las adquisiciones de Bienes y Servicios por Caja Menuda se

acogerán al Procedimiento de Compras Menores Iguales o Menores de
B/.5,000.00, siempre y cuando exista disponibilidad de fondos en la caja
menuda para realizar la compra.

4. Las Cajas Menudas deben ser utilizadas para adquirir Bienes y/o
Servicios propios de los códigos de gastos detallados en el Capítulo IV de
este Manual, si el presupuesto institucional dispone de tales partidas.

12
5. Las facturas llevarán adheridos los timbres a razón de B/. 0.10, por
cada B/.100.00 o fracción, o en su lugar, la leyenda: “Los timbres son
pagados por Declaración Jurada”.

6. Las facturas o recibos deben ser originales, expedidas a nombre de

la Institución que efectuó el gasto; no a nombre del funcionario que
adquiere el bien y deben indicar con claridad, el bien adquirido o servicio
brindado.

7. Cuando se compren accesorios o repuestos, en el comprobante de

Caja Menuda se deberá especificar el equipo (descripción y No. de
inventario) donde se utilizaron dichos accesorios o repuestos.

8. En caso de no contar con las facturas o recibos originales, se debe

presentar copia autenticada por la casa proveedora, adjunta a Nota de
Aceptación de la máxima autoridad de la Entidad.

9. Las compras iguales o menores de trescientos balboas (B/.300.00)

podrán realizarse sin cotización, indicando solamente el bien o servicio a
adquirirse. De trescientos un balboas (B/.301.00) en adelante, debe
adjuntarse un mínimo de dos cotizaciones.

10. Los documentos originales sustentadores de los reembolsos, deben

reposar en los archivos de la Institución, específicamente en la Oficina de
Contabilidad.

11. Los Bienes adquiridos por estos fondos no se destinarán a

existencias de almacenes, pero deben ser “reconocidos” por los
almacenistas, quienes verificarán y sellarán la documentación
sustentadora. Cuando se trate de servicios, la Unidad Técnica responsable
correspondiente, hará esta labor.

12. Para las erogaciones de alimentación (201) y transporte dentro del

área de trabajo, se utilizará solamente el Comprobante de Caja Menuda.

13. Cuando se pague alimentación y transporte por laborar en horas

extraordinarias, debe mediar una autorización del Jefe inmediato, la cual
debe ir adjunta al Comprobante de Caja Menuda. Para que este

13
comprobante pueda ser reembolsado, deberá adjuntarse una copia visada
de la tarjeta de marcación del reloj.

14. Se podrán pagar viáticos nacionales hasta por 2 días, completos o

parciales, hasta 2 funcionarios, para lo cual se deberá usar, además del
comprobante de caja menuda, el formato correspondiente al pago de
viáticos. Se exceptúa del límite indicado, los casos de cajas menudas
especiales para viáticos, que podrán pagar los mismos conforme a su
disponibilidad al momento del requerimiento.

15. Una vez se haya entregado dinero para realizar una adquisición, las
facturas o recibos correspondientes deben ser presentados al Custodio en
un lapso no mayor de dos (2) días laborables. Tratándose de viáticos, el
funcionario que no realice la misión por la que se le pagaron éstos, debe
devolver el dinero en el mismo lapso.

16. Se prohíbe la entrega de dinero para realizar adquisiciones fuera del

horario regular de trabajo (fines de semana, días festivos). Se exceptúan de
esta medida, a las unidades hospitalarias, de seguridad pública y otras
que laboran regularmente durante esos períodos.

17. La Caja Menuda que habiendo incurrido en desembolsos, no se le

confeccione Solicitud de Reembolso en el transcurso de dos meses, se le
juzgará inactiva y por ello, se ordenará su cierre inmediato. Esta acción
podrá ser instruida por la Oficina de Auditoría Interna o de Fiscalización
de la Contraloría en la entidad.

18. En casos de devoluciones de dinero con posterioridad al reembolso

respectivo, dicho monto debe ser depositado al fondo o cuenta bancaria
donde se originó.

19. La afectación presupuestaria correspondiente a los gastos

realizados, se hará al momento de tramitar el Reembolso. Sin embargo, las
entidades deben tomar las provisiones adecuadas para tener
disponibilidad en las partidas que se usarán al comprometer los
reembolsos.

20. La administración deberá proporcionar a las Unidades de Auditoría

Interna, Oficinas de Fiscalización General en la Institución y Custodio, un

14
listado con los nombres y firmas de los funcionarios facultados para
autorizar desembolsos.

21. Los recursos de las cajas menudas deben mantenerse en cajas de

seguridad, guardadas en escritorios con cerraduras confiables o
archivadores que tengan llave. Antes de solicitar la apertura y asignación
de una caja menuda, la Administración debe considerar las condiciones de
seguridad física de las oficinas a las que se les asigne una caja menuda.

22. La Administración proveerá a los Custodios, una Caja de seguridad

con llave para que guarde el efectivo y los comprobantes de caja menuda.

23. Los custodios deben llevar un registro actualizado de las operaciones

de la caja menuda, mediante la Tarjeta de Control de Movimiento del
Efectivo de Caja Menuda. La Administración velará porque se cumpla este
requisito, para lo cual ordenará los controles que considere adecuados.

24. La Administración, a través de la Oficina de Auditoría Interna,

deberá practicar arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de las
Cajas Menudas a su cuidado. Esto sin perjuicio del control que puede
ejercer la Contraloría General.

25. Los Fiscalizadores de la Contraloría General ejercerán el control

sobre el uso y manejo de las cajas menudas, al momento de revisar y
verificar los comprobantes de gastos realizados y sus respectivos
documentos sustentadores, incluidos en la solicitud de reembolso, sin
perjuicio de los controles que puedan ejercitar otros organismos de
fiscalización y control de la propia entidad.

26. Una vez autorizada la apertura de una caja menuda por parte de la
Contraloría General, la provisión inicial de fondos se realizará como una
acción financiera sin imputación presupuestaria. Sin embargo, las
entidades deberán tomar las provisiones del caso para tener disponibilidad
en las partidas que se usarán al momento de comprometer los reembolsos.

15
 III. PROCESOS DE APERTURA, AUMENTO, DISMINUCIÓN,
TRASPASO Y CIERRE DEL FONDO

A. Proceso de Apertura

1. El Superior Jerárquico del Ministerio, Entidad Autónoma,

Semiautónoma o Municipio interesado en contar con estos recursos,
remitirá a través de la Oficina de Fiscalización General nota al Despacho
del Contralor o Subcontralor solicitando la apertura. Esta solicitud debe
contener lo siguiente:

1.1. Objetivo de la caja menuda, sustentado de manera precisa y concisa.

1.2. Monto de la Caja Menuda.

1.3. Nombre de los funcionarios asignados para autorizar y custodiar el

fondo, cargo que desempeñan y condición de nombramiento y demás
requisitos establecidos en el Código Fiscal. Nota: Para desempeñarse como
funcionario que autoriza o custodia, sólo deben considerarse a
funcionarios con cargo a partidas de sueldos.

1.4. Nombre del Fondo y número de la Cuenta Bancaria de donde se

reembolsará la Caja.

1.5. Nombre y ubicación de la oficina en donde estará la Caja Menuda.

2. Una vez recibida la solicitud de apertura por parte del Jefe de la Oficina
de Fiscalización de la entidad solicitante o Jefe de la Oficina Regional de
Fiscalización, efectuará el análisis de la misma, contemplando entre otros,
los aspectos antes mencionados. Coordinará además, con la Dirección
General de Auditoría para efectos de verificar la probidad de los
funcionarios asignados al manejo de los recursos. Completado el proceso,
deja su opinión por escrito.

3. La opinión del Jefe de Fiscalización y la Solicitud, se remiten a la sede

de la Contraloría General, para la consideración y aprobación del
Contralor General o Subcontralor, quien podrá solicitar de estimarlo
conveniente, estudios adicionales que le permitan contar con elementos de
juicio suficientes para decidir.

4. Aprobada la solicitud, el Despacho del Contralor prepara Nota de

aprobación, dirigida a la entidad solicitante con copia a la oficina de

16
Fiscalización respectiva. En caso contrario se procede igual, con la
diferencia, de que la nota indicará el motivo de rechazo de la petición.

A.1. Trámite del Cheque para la provisión inicial de fondos

1. Dirección de Administración y/o Finanzas de la Institución: Recibe la

Nota de aprobación para la apertura de la Caja Menuda, procede a su
autorización y coordina con la oficina de Tesorería para que elabore el
cheque por la suma asignada a la caja menuda, con cargo al Fondo
identificado en la Nota de aprobación.

2. Unidad de Tesorería: Confecciona a la vez, tanto la Gestión de Cobro

como el Cheque, ambos con la siguiente identificación: “Caja Menuda /
Nombre del Custodio”; adjunta copia de la Nota de Autorización de
Apertura y envía los documentos a la oficina de Contabilidad.

3. Unidad de Contabilidad: Recibe la Gestión de Cobro con el cheque,

realiza los registros que correspondan.

4. Director de Administración y/o Finanzas: Recibe la Gestión de Cobro

con el cheque y firma ambos documentos.

5. Oficina de Fiscalización (Jefe de Fiscalización): Recibe, registra, verifica

y refrenda la Gestión de Cobro y Cheque.

6. Unidad de Tesorería: Recibe, registra en el libro control y hace entrega

del Cheque al custodio de la Caja.

7. Custodio de Caja: Recibe el cheque, registra como primer asiento en la

Tarjeta de Control de Movimiento del Efectivo de Caja Menuda y procede a
cambiarlo para iniciar la operación del fondo. A partir de este momento, el
custodio iniciará el registro detallado de las operaciones que se realicen
con los fondos de caja menuda, a través del formulario “Tarjeta de Control
de Movimiento del Efectivo de Caja Menuda” (Formulario No. 3).

B. Variaciones de la Caja Menuda

B.1. Aumento Para solicitar incrementos a los Fondos se deben cumplir los
mismos requisitos que para la Apertura.

B.2. Disminución Estos casos se notificarán de manera previa a la oficina

institucional de Fiscalización, indicándole el motivo de la operación. Una

17
vez se coordine la operación correspondiente, se fiscaliza el arqueo y
comprobación de documentos, respectiva. Se adjunta al expediente, copia
de la boleta de depósito (reintegro) al fondo que originó los recursos, por el
monto de la rebaja. También podrán realizarse rebajas con base a pérdidas
o hurtos, debidamente documentados, conforme a los procedimientos
generales para este tipo de casos, con la nota o certificación formal de la
autoridad institucional correspondiente. En tales casos se seguirá el
mismo procedimiento de control establecido con la participación de la
Contraloría General.

B.3. Traspasos Es la acción mediante el cual se transfiere la

responsabilidad de autorización o custodia de un Fondo. Este proceso se
da mediante la participación de un funcionario de la Oficina de
Fiscalización de la Contraloría o la Unidad de Auditoría Interna de la
Institución, para que procedan al arqueo del fondo y el acta de traspaso
respectiva. Cuando el motivo del traspaso sea temporal, la comprobación
de probidad del nuevo custodio o funcionario autorizado, se hará en forma
expedita por parte del Jefe de Fiscalización asignado a la institución. La
temporalidad se considera hasta treinta días calendario. Si el traspaso es
permanente, se procederá como si fuese una autorización nueva (solicitud
al Contralor General).

B.4. Cierre Cuando la Dirección Administrativa de la entidad lo determine,

solicitará el cierre del Fondo a la respectiva Oficina de Fiscalización la que,
en coordinación con la Oficina de Auditoría Interna de la entidad,
formalizarán el cierre a través de la correspondiente "Acta de Cierre Final",
documento que debe ser firmado por el custodio y refrendado por el
fiscalizador y auditor interno. De existir remanentes, se confecciona la
volante de depósito para ingresarlos al Fondo respectivo, que dio origen a
la caja. El acta se remitirá a la Unidad de Finanzas, la Unidad
Administrativa y Custodio, acompañada de la Solicitud de Cierre y Arqueo
de Caja Menuda y de la volante de depósito, sellado por el Banco.

18
IV. GASTOS APLICABLES

A manera de introducción, resulta importante dejar establecidos los

criterios utilizados para determinar los códigos presupuestarios aplicables
a través del mecanismo de cajas menudas. En tal sentido, tres fueron las
bases que sirvieron para discriminar los códigos en cuestión.

 En primer lugar, la característica principal de la caja menuda, que la

identifica como una suma de dinero en efectivo, provista para
satisfacer de manera inmediata necesidades imprevistas y
ocasionales, surgidas del desarrollo cotidiano de las actividades
inherentes a las oficinas. Debido a esto se está permitiendo el uso de
la mayor parte de las partidas de Servicios No Personales y de
Materiales y Suministros.

 En segunda instancia, la limitante impuesta a las cajas menudas en

cuanto a sus montos y por ende, al acceder a los procedimientos de
compras que pueden realizarse con cargo a estos recursos,
determina que las cajas menudas sólo puedan usarse para realizar
compras de menor cuantía. Por lo anterior se excluyen los servicios
personales (con excepción de uno), las inversiones financieras, las
construcciones por contratos, las transferencias corrientes (con
excepción de una) y de capital, el servicio de la deuda pública y las
asignaciones globales.

 Por último, debido al vínculo que hay entre cajas menudas y fondos
rotativos en general (a partir de los cuales, son reembolsadas), se ha
permitido la inclusión de algunos objetos del gasto relativos al grupo
Maquinarias y Equipos, siempre y cuando su uso cumpla con los
dos criterios precedentes: que se trate de situaciones imprevistas y
ocasionales y sean adquisiciones de menor cuantía.

19
 V. PROCEDIMIENTOS PARA LAS COMPRAS, DESEMBOLSOS Y
REEMBOLSOS

A. Proceso Previo de Autorización de Desembolsos

Al presentarse una necesidad de Bienes o Servicios, la adquisición se

podrá realizar por medio de los recursos de Caja Menuda, siempre y
cuando el desembolso se ajuste a los requisitos de este Manual y exista la
disponibilidad de fondos. El funcionario designado para autorizar los
gastos a través de Caja Menuda, analizará la viabilidad de los mismos y de
estar conforme, firma la Solicitud y Comprobante de Caja Menuda
(Formulario No. 1) y envía al Custodio para que proceda a entregar los
recursos. En caso que la adquisición vaya a ser realizada por el
Departamento de Compras institucional, éste lleva a cabo las cotizaciones
pertinentes y al tener la adjudicación autorizada, solicita al custodio de la
caja menuda para que entregue la suma requerida para adquirir el bien o
servicio, remitiendo el Cuadro de Cotizaciones (Formulario No. 3) como
constancia.

B. Proceso de Desembolso

Custodio

1. Recibe el Comprobante de Caja Menuda, debidamente aprobado y

procede a verificar el contenido del documento, constata la existencia de
fondos y verifica el estatus del funcionario para quien se le pide entregar
dinero. El Custodio no entregará efectivo alguno a funcionarios que
habiendo recibido efectivo antes, no hubieran presentado la respectiva
factura o recibo al cumplirse el término establecido (Numeral 15-Control
Interno, pág. 4 de este Manual). Esta decisión o rechazo deberá ser
comunicada al funcionario que autorizó el desembolso para que tome
las medidas correctivas del caso.

2. Cumplida la verificación, el Custodio firma la Solicitud y

Comprobante de Caja Menuda conjuntamente con el funcionario que
recibe el dinero, como constancia de la entrega/recibo del dinero y se
proceda a la adquisición.

3. El Custodio debe mantener dos archivos. Un archivo temporal para

los Comprobantes de dinero entregado, pendientes de factura o recibo y

20
 otro archivo para guardar los comprobantes tramitados con sus
documentos sustentadores. Funcionario que recibió el dinero

4. Procede a realizar la compra, para lo cual exige el original de la

factura o recibo del proveedor, expedido a nombre de la Institución.
Anota su propio nombre y firma en la misma (en forma tal que no altere
ni cubra, el contenido), como constancia de haber recibido a
satisfacción. Todo documento sustentador de adquisiciones debe estar
exento de borrones, tachones, adiciones u otras alteraciones. Además,
toda factura o recibo debe tener impreso el membrete del Proveedor, el
código de Registro Único del Contribuyente (R.U.C.) y el Dígito
Verificador (D.V.). En los casos de transacciones realizadas en áreas de
difícil acceso y para personas naturales que vendan servicios y bienes,
se aceptará un recibo en papel simple, a nombre de la Institución,
indicando el nombre del proveedor, su firma (directa o a ruego) y
número de cédula. Este funcionario debe entregar al custodio, la(s)
factura(s) o recibo(s) en un lapso no mayor de dos (2) días laborables,
tomando como fecha inicial la del día de recibo del efectivo.

C. Proceso de Reembolsos

La Caja Menuda, como se indicó anteriormente, consiste en cantidades

fijas de dinero en efectivo; por lo tanto, para cumplir con esta
característica, se hace necesario recurrir al mecanismo de reembolso a
través del proceso de la afectación presupuestaría y financiera,
reponiendo los recursos utilizados en la adquisición de bienes o
servicios. Para efectos de optimizar el movimiento del efectivo, se
recomienda que los Custodios presenten solicitudes de reembolso
cuando se haya usado del 20% al 40% de los recursos o de acuerdo a la
velocidad de rotación de fondos; lo que resulte mejor para asegurarse
que la Unidad cuente con recursos suficientes mientras se cumple el
trámite. En todo caso, los Custodios de Cajas Menudas tendrán hasta
diez (10) días calendarios, a partir de la fecha de recibo de los
comprobantes de gastos, para documentar la compra e incluirla en el
reembolso respectivo; transcurrido este período, sólo se aceptarán tales
documentos en las solicitudes de reembolsos, si los justifica el Director
Administrativo o Jefe de Programa, mediante nota. Los pasos a seguir
por el Custodio en la fase de reembolso son:

21
1) Ordenar cronológicamente los comprobantes en cartera.

2) Llenar y firmar el formulario "Solicitud de Reembolso de Caja Menuda"

(Formulario No. 2).

3) Adjuntar los Formularios Comprobantes, con sus facturas y recibos

correspondientes.

4) Darle inicio al trámite de la Solicitud, pasándola a las firmas

autorizadas y de allí a las instancias de la institución, encargadas del
registro, control y pago. Las solicitudes de reembolso serán presentadas
en original, a nombre de “Caja Menuda – Nombre del Custodio” y
deberá reflejar la información concerniente al período en que se
realizaron los gastos, la descripción del código presupuestario y
respectivos cargos, codificación contable y total del reembolso solicitado

22
EFECTIVO:

1. FUENTES Y NATURALEZA DEL EFECTIVO:

El Efectivo normalmente incluye las Cuentas Generales, la de nómina, la

de Caja Chica y con menor frecuencia la de Ahorros. Las Cuentas

Generales son las de comprobación y se parecen a las que conservan los

individuos. Una cuenta aumenta con las ventas al contado, con la

cobranza de cuentas por cobrar y la inversión de más capital; disminuye

con los gastos del negocio.

La caja Chica se utiliza para gastos muy pequeños y se repone conforme

vaya necesitándose.

2. OBJETIVOS DEL AUDITOR:

Los objetivos del Auditor variaran dependiendo de su papel y de la

finalidad del examen. Entre algunos objetivos tenemos:

 Analizar los riesgos inherentes relacionados con el efectivo, entre

ellos los de fraude.

 Analizar el Control Interno sobre las transacciones en Efectivo.

 Verificar la existencia del Efectivo registrado.

 Confirmar la integridad del Efectivo registrado.

 Determinar si el cliente (la empresa auditada), tiene derechos sobre

el Efectivo registrado.

 Comprobar la exactitud administrativa de los programas de Efectivo.

23
 Determinar si son apropiadas la presentación y revelación del

Efectivo, entre otras cosas los Fondos Restringidos (los saldos

compensadores y los fondos para amortización de obligaciones).

3. CONTROL INTERNO DE LAS TRANSACCIONES EN EFECTIVO:

Casi todos los procesos relacionados con el manejo de Efectivo son

responsabilidad del Departamento de Finanzas bajo la dirección del

Tesorero: manejar y depositar los ingresos en Efectivo; firmar cheques;

invertir el Efectivo ocioso; custodiar el Efectivo, los Valores Negociables y

otros Activos Negociables.

En teoría, las funciones de los Departamentos de Finanzas y de

Contabilidad deberían integrarse de modo que brinden la seguridad de

que:

Todo el Efectivo que debería haberse recibido se recibió realmente, se

registró con precisión y se depositó al instante.

Los desembolsos de Efectivo se efectuaron solo para los fines

autorizados y se registraron correctamente.

Se mantienen los saldos de Efectivo en un nivel adecuado pero no

excesivo, para lo cual se pronostican los ingresos y los pagos relacionados

con las operaciones normales.

24
Algunos procedimientos de control:

No permitir que ningún empleado maneje una transacción de principio a

fin.

Separar el manejo del Efectivo y la responsabilidad de llevar los registros

correspondientes.

Centralizar la recepción del Efectivo en la medida en que lo permita la

eficiencia.

Registrar oportunamente los ingresos en Efectivo.

Incentivar a los clientes para que pidan comprobantes y observen los

totales del registro de efectivo.

Depositar diariamente los ingresos en Efectivo.

Hacer todos los desembolsos por cheque o por transferencia electrónica

de fondos, exceptuados los gastos pequeños que se hacen con la Caja

Chica.

Ordenar que las conciliaciones bancarias sean preparadas por empleados

que no se encarguen de emitir cheques ni de la caja. Un funcionario

apropiado debería revisar de inmediato la conciliación ya terminada.

Pronosticar las entradas y salidas de Efectivo e investigar las variaciones

respecto a las cantidades pronosticadas.

25
 4. CONTROL INTERNO DE LOS INGRESOS EN EFECTIVO:

 VENTAS AL CONTADO:

El control de las Ventas en Efectivo es muy fuerte cuando dos o más

empleados (generalmente un dependiente y un cajero) participan en las

transacciones con el cliente.

En muchos establecimientos al detalle, la naturaleza de los negocios es tal

que un empleado realiza la venta, entrega la mercancía, recibe efectivo y

registra la transacción. En este caso el robo puede desalentarse utilizando

cajas registradoras o sistemas electrónicos en el punto de venta. Las

características protectoras de los registros son:

Presentación visual del monto de la venta ante los ojos del cliente.

Un comprobante impreso, que se le entrega junto con la mercancía.

Acumulación de un total encerrado de las ventas del día.

 SISTEMAS ELECTRÓNICOS EN EL PUNTO DE VENTA:

Muchas tiendas al detalle utilizan varios tipos de cajas registradoras

electrónicas, entre ellas terminales de computadoras. A menudo un

digitalizador electrónico lee el código universal de productos en el artículo.

El vendedor simplemente explora el código para registrar la venta el precio

del artículo, que está almacenado en la computadora. Así se aminora

sustancialmente en riesgo de que registre la venta con un precio erróneo.

26
Además de ofrecer un sólido control sobre las cuentas al contado, los

sistemas electrónicos pueden programarse para que efectúen otras

funciones. Por ejemplo, los registros en línea pueden verificar el estado

crediticio de los clientes de cuenta corriente, actualizar las cuentas por

cobrar y el inventario perpetuo, ofrecer impresiones especiales que

acumulan los datos de venta por línea de productos. Por vendedor, por

departamento y tipo de venta.

 COBRANZA DE CLIENTE A CRÉDITO:

En muchas compañías con un alto nivel de ventas, los ingresos en efectivo

incluye la recepción de muchos cheques por correo. Esto favorece poco los

desfalcos, salvo que a un empleado se le permita recibir y depositar los

cheques, además de registrar los abonos en las cuentas de los clientes. Las

empresas que reciben grandes volúmenes de efectivo a través del correo

utilizan un sistema de caja de seguridad para fortalecer el control interno y

acelerar el depósito de efectivo. La Caja de Seguridad es en realidad un

apartado postal controlado por el banco de la compañía. Éste saca del

Apartado la correspondencia varias veces al día, abona en la cuenta de

cheque el efectivo recibido y envía un aviso de recepción a la compañía. El

control interno se fortalece porque el Banco no tiene acceso a los registros

contables de ella.

El encargado del Mayor de cuentas del Cliente introduce por lotes los

detalles de los ingresos en la computadora. El programa de computación

27
crea un archivo de las transacciones al contado que usa para actualizar el

Mayor General y el archivo maestro de las Cuentas por Cobrar. Genera

totales de controle e informes de excepciones que detallan los números

inválidos de cuentas de los clientes con pagos inusuales. El grupo de

control de operaciones realiza los procedimientos manuales de seguimiento

sobre los informes de excepciones y sobre las conciliaciones de los totales

de control.

 TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE FONDOS:

Las Instituciones Financieras han diseñado Sistemas de transferencia

electrónica de fondos (TEF) que procesan las transacciones relacionadas

con los fondos para que los clientes no tengan que pagar con cheque. Los

sistemas de intercambios electrónicos de datos, que permiten

intercambiar información entre las computadoras de las compañías,

transfieren cada día más fondos entre las cuentas bancarias. Ofrecen dos

ventajas sobre el uso de cheques: Reducen el flujo de papel; disminuyen

los costos y retrasos del procesamiento. Sin embargo, requieren una

amplia gama de controles de las redes de computación relacionados con el

acceso al sistema y con la captura de datos. Requieren asimismo controles

de respaldo para cuando un sistema se descomponga.

28
5. CONTROL INTERNO DE LOS DESEMBOLSOS EN EFECTIVO:

 COMPROBACIÓN DE LOS DESEMBOLSOS DE CUENTAS:

La principal ventaja de exigir que los desembolsos se hagan con cheque

consiste en obtener evidencia del beneficiario mediante el endoso del

cheque. He aquí otras ventajas:

 Centralización de la autoridad de desembolsar en manos de unos

cuantos funcionarios – los únicos autorizados para firmar cheques.

 Registro permanente de los desembolsos.

 Disminución del efectivo disponible.

Los funcionarios autorizados para firmar cheques deberían revisar los

documentos que soportan el pago y perforarlos en el momento de la firma

para evitar que sean presentados por segunda vez. Deben tener control de

los cheques hasta el momento de ponerlos en el correo. Normalmente,

llegan a sus manos ya llenados y solo falta su firma. Para evitar en lo

posible varias estratagemas fraudulentas de falsificación, los cheques

firmados no serán devueltos al departamento de Contabilidad que los

preparó para su firma.

La conciliación de los Estados Bancarios mensuales es indispensable para

un buen control interno sobre los ingresos y los desembolsos en efectivo.

Esto debe hacerlo un empleado que no autorice ni registre las

29
 transacciones en efectivo y maneje efectivo. Los Estados del Banco le

llegan cerrados. Cada mes la Conciliación Bancaria deberá ser revisada

por el funcionario encargado de la compañía, quien la aprobará por

escrito.

El sistema de comprobantes es un método con que se logra un fuerte

Control Interno sobre los desembolsos en Efectivo, pues ofrece la seguridad

de que todos han sido autorizados y revisados antes de emitir un cheque.

En este sistema el Departamento Contable se encarga de reunir la

documentación apropiada que justifica los desembolsos en Efectivo.

 ASPECTOS DEL CONTROL INTERNO DE LOS FONDOS DE CAJA

CHICA:

El control Interno de los pagos hechos con el fondo de Caja Chica se logra

cuando el encargado del Fondo revisa la justificación con que los

empleados solicitan el reembolso de los gastos pequeños hechos en favor

de la compañía. El control es más completo cuando el encargado de la

Caja Chica solicita reponer el fondo y otro empleado revisa la integridad y

autenticidad de la justificación; después perfora el documento de soporte

para que no sea reutilizado.

Las pruebas de Auditoria aplicadas a la Caja Chica no se centran en el

saldo de fin de año, sino en las transacciones. Para probar una o más

transacciones de reposición se examinan los comprobantes de Caja Chica

y se verifica su secuencia numérica.

30
 6. CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN EL ÁREA DE VENTAS

El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con

fines de lograr las políticas establecidas por la empresa. Cuando se

realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura. Al realizarse

el pago el cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo

para del almacén despachar la mercancía estos deben hacerlo mediante

un conduce.

Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas

son:

 Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los

términos de pago al contado o crédito).

 Nota de despacho o conduce

 Recibo de ingreso a caja.

Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para

ser distribuidas en los diferentes departamentos/clientes. La factura

pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la

solicitud de divisas (por ej.) por medio de la carta de crédito, crédito

de suplidor, cobranzas, etc. consta de precios y condiciones de

venta de los productos.

Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial

a solicitud de un cliente autorizando a una firma extranjera para que

31
envíe mercancías, según términos, y que será pagada por el banco de

acuerdo al crédito otorgado por el vendedor. Crédito de suplidor:

llamada línea de crédito es ofrecida por bancos comerciales a sus

mejores y solventes clientes; mediante este la empresa puede firmar

pagarés hasta el monto de este crédito para comprar sus mercancías.

Puede renovarse anualmente.

Sobre el control interno de las ventas podemos decir:

 Que estas se realicen acompañadas del comprobante

correspondiente.

 Que al salir mercancía sea revisada por la persona encargada.

 Que los comprobantes sean revisados y contabilizados

7. CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN EL ÁREA DE CAJA

GENERAL

La caja general es donde se guarda todo el dinero diario recibido por

diferentes conceptos. La caja general no debe utilizarse para

propósitos y retiros operacionales, para esto fue creada la caja chica.

Es responsabilidad de cada entidad mantener el efectivo y valores

equivalentes en lugar apropiado que ofrezca garantía contra robos,

incendios, etc. observando las disposiciones vigentes dictadas por la Banca

Central de Cuba y los Ministerios de Finanzas y Precios y de Economía y

Planificación.
32
El cajero debe ser el único que posea la combinación de la caja fuerte,

debiendo existir copia de la misma en sobre sellado en poder de la

dirección.

El cajero debe firmar el Acta de Responsabilidad Material por la

custodia del efectivo depositado en la caja y dicha Acta se guardará en el

Área Económica.

El total del efectivo depositado en caja debe arquearse por lo menos

una vez al mes, sorpresiva y sistemáticamente y al sustituirse al

cajero. El arqueo debe realizarse por el empleado del Área

Económica, verificándose además que existe resolución del director

que fije el montante de cada fondo operado.

Por cada faltante o sobrante de recursos monetarios detectado se

elaborará y contabilizará inmediatamente el expediente correspondiente.

Es preciso aplicar la responsabilidad material en el caso de faltantes

de recursos monetarios, de acuerdo con lo regulado por el Decreto Ley 92-

86.

El cajero no custodia recursos monetarios ajenos a la entidad, ni

talonarios de cheques en blanco; ni puede tener acceso a los registros

contables del efectivo, ni de bienes materiales. El Área Económica

debe controlar los cupones de combustibles entregados al cajero, así como

su distribución.

33
Los modelos Anticipos para Gastos de Viajes y los Vales para Gastos

Menores deben estar autorizados por los funcionarios competentes, de

acuerdo con el documento emitido por la dirección de la entidad,

contentivo de sus nombres y firmas.

Cada Vale de Gastos Menores y Anticipo para Gastos de Viajes

pagados y liquidados deben constar adjuntos con los justificantes

correspondientes no excediendo de $ 500.00 y estar firmados por los

receptores de los pagos de los recursos monetarios.

Los Recibos de Ingresos deben estar numerados previamente por el

Área Económica y controlarse los que se encuentran en poder del cajero.

No pueden entregarse Anticipos para Gastos de Viajes a ningún

trabajador que tenga pendiente de liquidar otro anticipo. Los cobros en

efectivo (procedentes de ingresos) no pueden utilizarse para efectuar

pagos.

Dentro de los objetivos del control interno de caja general tenemos:

 Descubrir malversaciones

 Localizar errores de caja y bancos

 Detectar desperdicios y filtraciones de caja

 Promover la eficiencia del personal de caja

34
 8. CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN EL ÁREA DE CAJA

CHICA

La caja chica es el fondo disponible que tiene el cajero dentro del control

interno, con la finalidad de efectuar los pagos menudos y otros, siempre al

contado, para eso se establece un fondo llamado fondo fijo, que

constituye una cantidad fija de dinero, creado por la gerencia con

antelación al inicio de las operaciones, para ser utilizado en la atención de

los gastos menudos, mediante desembolsos autorizados son restablecidos

periódicamente a su importe original, que por la cuenta no es

recomendable afectar directamente a caja general. Reciben también el

nombre de caja chica.

Las medidas de control interno que deben observarse en el manejo del

fondo de caja chica son:

 Usar el Sistema de Fondo Fijo. Con esta medida se logra

limitar la cantidad de dinero en custodia y permite verificar la

cantidad cada vez que se efectué la reposición, siendo fácil de

revisar, puesto que la suma de los comprobantes y del efectivo debe

ser igual al monto del fondo.

 Observar que sea solo Custodia el Encargado. Esto se hace porque si

hay dos o más custodios, se pueden culpar entre sí, con lo cual

se dificulta establecer responsabilidad.

35
 Observar que exista un Comprobante por cada pago,

debidamente firmado por el beneficiario y aprobado por un

funcionario competente, al cual debe ponérsele un sello que diga

“pagado” cuando se efectué el pago, para evitar que pueda ser

utilizado otra vez.

 Que los desembolsos no excedan la cantidad fijada, limitando el

acceso del custodio a los libros de registros; desde luego es

conveniente verificar los comprobantes al reembolso.

36
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES:

Los principios de Contabilidad específicos para el efectivo son:

NIAA 240: Responsabilidad del Auditor en relación con el Fraude

en una Auditoria de Estados Financieros:

Un auditor que conduce una auditoría de acuerdo con las NIA es

responsable de obtener una seguridad razonable de que los estados

financieros en su conjunto están libres de errores de importancia

relativa, ya sea por causa de fraude o equivocaciones.

Al obtener una seguridad razonable, el auditor es responsable de

mantener el escepticismo profesional en toda la auditoría,

considerando el potencial de que la administración sobrepase los

controles y reconociendo el hecho de que los procedimientos de

auditoría que son efectivos para detectar equivocaciones pueden no

ser efectivos para detectar fraudes.

NIAA 300: Planeación de una Auditoria de Estados Financieros:

Planear una auditoría implica establecer la estrategia general de

auditoría y desarrollar un plan de trabajo, de esta manera ayudar al

auditor a dedicar la atención apropiada en las áreas importantes de

la auditoría.

NIAA 330: Respuesta del Auditor a los Riesgos evaluados:

37
El objetivo del auditor es obtener suficiente evidencia apropiada de

auditoría respecto a los riesgos evaluados de representación errónea

de importancia relativa, mediante la planeación e implementación de

respuestas apropiadas a dichos riesgos.

El auditor deberá diseñar y desempeñar los procedimientos

adicionales de auditoría cuya naturaleza, oportunidad y extensión,

se basen en, y respondan a, los riesgos evaluados de representación

errónea de importancia relativa a nivel aseveración

NIAA 500: Evidencia de Auditoria:

Indica que la información de corroboración que se obtiene de una

fuente independiente de la entidad, como las confirmaciones

externas, puede aumentar la seguridad que obtiene el auditor de la

evidencia existente en los registros contables o de representaciones

hechas por la administración.

NIAA 505: Confirmaciones Externas:

La evidencia de auditoría es más confiable cuando se obtiene de

fuentes independientes de fuera de la entidad.

Los procedimientos de confirmación externa frecuentemente se

desempeñan para confirmar o solicitar información respecto a saldos

de cuentas y sus elementos. Pueden también usarse para confirmar

los términos de acuerdos, contratos o transacciones entre una

38
 entidad y otras partes, o para confirmar la ausencia de ciertas

condiciones, como un "acuerdo lateral".

Al realizar el examen del efectivo, el auditor deberá verificar, mediante

pruebas selectivas, el cumplimiento de algunas consideraciones de manera

consistente, especialmente los siguientes:

 La conversión en moneda nacional de los efectivos en moneda

extranjera se hará aplicando los tipos de cambios vigentes en la

fecha de incorporación al patrimonio de la entidad. Al cierre de cada

período figurarán ajustados al tipo de cambio de ese momento,

recogiendo, en su caso, las diferencias de cambio positivas o

negativas en el en cuentas de pérdida o ganancia.

 Los saldos en efectivo que no sean de libre disposición han de

mostrarse separadamente explicando el motivo de la restricción.

 Los cheques que habiendo sido emitidos por la entidad quedan

retenidos a la fecha de cierre del ejercicio para su envío posterior,

deben ser considerados como efectivo en bancos y, por tanto, no

deben ser considerados como pagos del período auditado.

 De igual modo el efectivo recibido en fechas posteriores al cierre del

ejercicio no será considerado cobro del período al no ser cantidades

disponibles a favor de la entidad en el momento del cierre del

ejercicio.

39
 CUESTIONARIO PARA REVISION DEL CONTROL
INTERNO DE LA CAJA MENUDA
NO
Preguntas SÍ NO APLICA COMENTARIOS
Existe un fondo fijo para caja
menor.
Están separadas las funciones de
custodia y manejo del fondo fijo de
caja de las autorizaciones de pagos y
registros contables.
Los gastos respectivos son
autorizados por funcionarios
encargados para tal fin.
En las entregas de efectivo, existe
autorización previa del funcionario
responsable, y una adecuada
comprobación de las erogaciones
correspondientes.

Existen formatos específicos para

relacionar los gastos de caja menor.
Son archivados y sellados de
manera adecuada los recibos de caja
menor.
Se codifican los comprobantes de
egreso y se identifican con el
nombre y firma del responsable que
efectuó el gasto.
Antes de pagar cualquier
comprobante, se revisa el
cumplimiento de políticas y
disposiciones administrativas para
este trámite.

Se cancelan los comprobantes con

sello de pagado en el momento de
ser cubiertos con recursos del fondo
de caja menor.
El procedimiento de reembolso de
caja menor es suficientemente
dinámico para evitar el exceso de
fondos o la falta de efectivo.

40
Está prohibido que los fondos de
caja menor sirvan, para cambiar
cheques a empleados clientes o
proveedores.
Se expiden cheques de reembolso a
favor de la persona encargada de la
caja menor.
Existen topes máximos para ser
destinados por gastos de caja menor.
Si se presentan anticipos para gastos
que se cubran con los fondos de caja
menor, se delimita claramente el
tiempo en que se efectuara el gasto,
se da seguimiento para que pasado
ese tiempo se solicite la devolución
del dinero o bien la comprobación
del gasto.

41
 CONCLUSIÓN

El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar

errores e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la
intencionalidad del hecho; el término error se refiere a omisiones no
intencionales, y el término irregular se refiere a errores intencionales.

Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza

razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un
esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores
sustanciales en los mismos.

Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar

preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione
con falsificación, fraude o colusión, y aunque posiblemente los montos no
sean significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es
importante que estos sean descubiertos oportunamente, debido a que
tienen implicaciones sobre la correcta conducción del negocio

42