Proyecto:

“PROGRAMA INTEGRAL DE MEJORAMIENTO CONTINUO DE LAS COMPETENCIAS

Y CAPACIDADES PROFESIONALES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL
CONTROL FISCAL MEDIANTE LA FORMACIÓN, LA ASISTENCIA TÉCNICA Y
OTRAS ACTIVIDADES DE DESARROLLO”

Guía Metodológica:

GUÍA METODOLÓGICA DE CONTABILIDAD PÚBLICA

Documento elaborado por:

Oficina de Estudios Especiales y Apoyo Técnico

Con el apoyo técnico de:

Doctor JAIME ENRIQUE ARREGOCÉS MONTERO

JAIME RAÚL ARDILA BARRERA

Auditor General de la República

Dirección del Proyecto:

FREDY CÉSPEDES VILLA
Director Oficina de Estudios Especiales y Apoyo Técnico

Bogotá D.C., Junio de 2013

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 ÍNDICE GENERAL

Presentación……………………………………………………………… 6

Capítulo I

MARCO NORMATIVO DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA

EN COLOMBIA

1.1 Marco constitucional…………………………………………………… 10

1.2 Marco legal y reglamentario………………………………………….. 12
1.3 Análisis jurisprudencial………………………………………………... 20
1.3.1 Corte Constitucional……………………………………………….. 20
1.3.2 Consejo de Estado…………………………………………………. 22

Capítulo II

CARACTERIZACIÓN DEL SISTEMA CONTABILIDAD PÚBLICA

2.1 Concepto de Contabilidad Pública …………………………………… 24

2.2 Objetivos de la Contabilidad Pública ………………………………… 25
2.3 Régimen de Contabilidad Pública …………………………………… 30
2.4 Plan General de Contabilidad Pública-PGC………………………… 31
2.4.1 Marco Conceptual …………………………………………………… 31
2.4.1.1 Sistema Nacional de Contabilidad Pública-SNCP …………….. 32
2.4.1.2 Entidad Contable Pública ………………………………………… 33
2.4.1.3 Usuarios de la Información Contable Pública …………………. 33
2.4.1.4 Características cualitativas de la Información Contable Pública 35
2.4.1.5 Principios de Contabilidad Pública ……………………………… 36
2.4.1.5.1 Gestión Continuada…………………………………………….. 37
2.4.1.5.2 Registro…………………………………………………………… 37
2.4.1.5.3 Devengado o Causación……………………………………….. 37
2.4.1.5.4 Asociación……………………………………………………….. 37
2.4.1.5.5 Medición………………………………………………………….. 37
2.4.1.5.6 Prudencia………………………………………………………… 38
2.4.1.5.7 Periodo Contable………………………………………………… 38
2.4.1.5.8 Revelación……………………………………………………….. 38
2.4.1.5.9 No compensación……………………………………………….. 38
2.4.1.5.10 Hechos posteriores al cierre………………………………….. 39

2
2.4.1.6 Normalización y regulación Contable Pública………………….. 39
2.4.1.7 Normas Técnicas de Contabilidad Pública…………………………….. 40
2.4.1.7.1 Normas Técnicas relativas a las etapas de reconocimiento y
Revelación de los hechos financieros, económicos, sociales y
Ambientales……………………………………………………………. 41
2.4.1.7.2 Normas Técnica relativas a los soportes, comprobantes y libros de
Contabilidad…………………………………………………………….. 41
2.4.1.7.3 Normas Técnicas relativas a los Estados, Informes y Reportes
Contables………………………………………………………………. 41
2.4.1.7.4 Normas Técnicas relativas a los hechos posteriores al cierre……. 41
2.4.1.8 Proceso Contable…………………………………………………………. 41

Capítulo III

ESTRUCTURA DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA

3.1 Catálogo General de Cuentas-CGC ………………………………………… 44

3.1.1 Estructura y descripción de las Clases y Grupos ………………………. 44
3.1.1.1 Clases………………………………………………………………………. 44
3.1.1.2 Grupos……………………………………………………………………… 45
3.1. 2 Descripción de las Clases y Grupos……………………………………… 47
3.1.2.1 Activo ……………………………………………………………………… 47
3.1.2.1.1 Efectivos…………………………………………………………………. 48
3.1.2.1.2 Inversiones e Instrumentos Derivados……………………………….. 49
3.1.2.1.3 Rentas por Cobrar………………………………………………………. 51
3.1.2.1.4 Deudores…………………………………………………………………. 53
3.1.2.1.5 Inventarios……………………………………………………………….. 54
3.1.2.1.6 Propiedades, Planta y Equipo…………………………………………. 56
3.1.2.1.7 Bienes de Beneficio y Uso Público e Históricos y Culturales………. 59
3.1.2.1.8 Recursos Naturales no Renovables…………………………………… 61
3.1.2.1.9 Otros Activos……………………………………………………………… 62
3.1.2.2 Pasivo ………………………………………………………………………. 63
3.1.2.2.2Operaciones de Crédito Público………………………………………… 64
3.1.2.1.3 Operaciones de Financiamiento……………………………………….. 65
3.1.2.1.4 Cuentas por Pagar………………………………………………………. 67
3.1.2.1.5 Obligaciones Laborales y de Seguridad Social………………………. 67
3.1.2.1.6 Otros Bonos y Títulos Emitidos………………………………………… 68
3.1.2.1.7 Pasivos Estimados………………………………………………………. 68
3.1.2.1.9 Otros Pasivos……………………………………………………………. 69
3.1.2.3 Patrimonio………………………………………………………………….. 69

3
3.1.2.3.1 Hacienda Pública ……………………………………………………….. 71
3.1.2.3.2.Patrimonio Institucional ………………………………………………… 72
3.1.2.4 Ingresos…………………………………………………………………….. 73
3.1.2.5 Gastos………………………………………………………………………. 75
3.1.2.6 Costo de Ventas y Operación…………………………………………….. 77
3.1.2.7 Costos de Producción…………………………………………………….. 78
3.1.2.8 Cuentas de Orden Deudoras…………………………………………….. 80
3.1.2.9 Cuentas de Orden Acreedoras…………………………………………… 81

Capítulo IV

ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES

4.1 Soportes, comprobantes y libros de Contabilidad Pública………………… 84

4.1.1 Documentos soporte de la Contabilidad Pública………………………… 84
4.1.2 Comprobantes de Contabilidad……………………………………………. 86
4.1.3 Libros de Contabilidad………………………………………………………. 87
4.1.4 Estados, informes y reportes de Contabilidad……………………………. 89
4.1.4.1 Estados Contables Básicos………………………………………………. 90
4.1.4.1.1 Balance General…………………………………………………………. 91
4.1.4.1. 2 Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental….. 91
4.1.4.1.3 Estado de Cambios en el Patrimonio…………………………………. 92
4.1.4.1. 4 Estado de Flujo de Efectivo……………………………………………. 92
4.1.4.1. 5 Notas a los Estados Contables Básicos……………………………… 92
4.1.4.2 Estados Contables Consolidados………………………………………… 93
4.1.4.3 Informes Contables Específicos………………………………………….. 94
4.1.4.4 Informes Contables Complementarios…………………………………… 94
4.1.4.4.1 Informe de Operaciones Efectivas……………………………………… 95
4.1.4.4.2 Informe de Ahorro, Inversión y Financiamiento………………………. 95
4.1.4.4.3 Informe de Fuentes y Usos de Ingresos………………………………. 95
4.1.4.4.1 Informe de Variación Patrimonial………………………………………. 95
4.2 Otros sistemas de reporte de información contable……………………….. 95
4.2.1 Consolidador de Hacienda e Información Contable Pública-CHIP……… 95
4.2.1.1 Objetivo del CHIP…………………………………………………………… 96
4.2.1.2 Usuarios del CHIP………………………………………………………….. 96
4.2.1.3 Funcionarios responsables de la información contable pública……….. 97
4.2.2 Formulario Único Territorial-FUT…………………………………………….. 97

Capítulo V

METODOLOGÍA TÉCNICA PARA LA AUDITORIA A LA

CONTABILIDAD PÚBLICA

5.1 Conceptualización de la Metodología…………………………………………. 99

5.2 Del concepto de Auditoría………………………………………………………. 99

4
5.3 Sistema de Control Financiero…………………………………………………. 99
5.4 La Contabilidad Pública dentro del proceso de Auditoría Financiera……… 100
5.4.1 Evaluación del riesgo………………………………………………………….. 100
5.4.2 Evaluación del Sistema de Control Interno o mecanismos de Control…… 101
5.4.3 Programa de Auditoría a la Contabilidad Pública………………………….. 102
5.4.3.1 Auditoria de Activos…………………………………………………………. 103
5.4.3.1.1 Efectivo……………………………………………………………………… 103
5.4.3.1.2 Inversiones…………………………………………………………………. 107
5.4.3.1.3 Rentas por Cobrar…………………………………………………………. 112
5.4.3.1.4 Deudores……………………………………………………………………. 115
5.4.3.1.5 Inventarios………………………………………………………………….. 119
5.4.3.1.6 Propiedades, Planta y Equipos…………………………………………… 123
5.4.3.1.7 Bienes de Beneficio y Uso Público e Históricos y Culturales…………. 129
5.4.3.1.8 Recursos Naturales no Renovables……………………………………… 134
5.4.3.1.9 Otros Activos……………………………………………………………….. 142
5.4.3.2 Auditoría de Pasivos…………………………………………………………. 148
5.4.3.2.1 Operaciones de Crédito Público………………………………………….. 148
5.4.3.2.2 Cuentas por Pagar…………………………………………………………. 152
5.4.3.2.3 Obligaciones Laborales y de Seguridad Social Integral……………….. 157
5.4.3.2.4 Otros Bonos y Títulos Emitidos…………………………………………… 161
5.4.3.2.5 Pasivos Estimados…………………………………………………………. 164
5.4.3.2.6 Otros Pasivos………………………………………………………………. 166
5.4.3.3 Auditoría al Patrimonio……………………………………………………… 169
5.4.3.3.1 Hacienda Pública…………………………………………………………… 169
5.4.3.3.2 Patrimonio Institucional…………………………………………………… 171
5.4.3.4 Auditoría de Ingresos………………………………………………………… 175
5.4.3.5 Auditoría de Gastos………………………………………………………….. 176
5.4.3.6 Auditoría de Cuentas de Orden Deudoras………………………………… 178
5.4.3.7 Auditoría de Cuentas de Orden Acreedoras………………………………. 179

5
 PRESENTACIÓN

La Contabilidad Pública ha estado muy ligada a la vida institucional de las Contralorías

en Colombia, no sólo por constituir probablemente la principal herramienta para el
ejercicio del control fiscal, sino que desde su institucionalización le quedaron asignadas
competencias en materia de prescripción contable al máximo órgano de control fiscal.
Pero también se colige de lo que históricamente nos ha legado el proceso evolutivo de
las organizaciones instauradas por el Estado para velar por el buen uso de los recursos
públicos.

El control de los fondos y bienes del Estado colombiano ha tenido básicamente tres
etapas, la primera se inicia en 1812 con la Constitución de Antioquia en la cual su creó
el “Tribunal de Cuentas Superior de Hacienda”, cuyo ejercicio fue fijado en cabeza de la
Contaduría General, trasladado ese mismo año al poder legislativo. Con una vigencia
de casi 111 años, esta fase concluyó en 1923.

El incipiente control al fisco se desarrolla en forma general y posterior, y va imprimiendo

cada vez mayor rigidez, hasta el punto que en 1819 el General Santander expide la
“Ley principal contra los empleados de Hacienda”, con la cual no sólo se crea la
Contraloría de Hacienda, sino que se sanciona con la pena de muerte la malversación
de fondos públicos1. En su desarrollo estructural se crea en 1821, la Contaduría
General de la Hacienda con fines específicamente fiscales, la cual no tuvo vida práctica,
en razón a que tan sólo tres (3) años después fue reemplazada por una “Junta de
expertos en Hacienda Pública”.

El control fiscal siguió funcionando gracias a una serie de modificaciones y

reglamentaciones que le permitían mantener su vigencia, pero sin una cabeza principal
visible hasta 1847, año en que se introducen en nuestro país las ideas políticas y
económicas imperantes en Europa. En 1873 se compendia en la Ley 106 sobre Código
Fiscal de los Estado Unidos de Colombia, toda la reglamentación existente en materia
económica y fiscal, y, más tarde, en 1898 la junta de expertos es reemplazada por una
“Corte de Cuentas”, que bajo diferentes denominaciones logró sobrevivir hasta 1923.

La segunda etapa está directamente relacionada con la llegada al país de la misión

Kemmerer a comienzos de 1923. Por recomendación de dicha misión se creó el Banco
de la República y se expidió la Ley 42 de 1923 ¨Sobre la organización de la
contabilidad nacional y creación del Departamento de Contraloría¨, con lo cual cambia
radicalmente la estructura, organización y función del control fiscal. No obstante, el
hecho de depender del ejecutivo, a quien correspondía a su vez fiscalizar, evidenciaron
algunas fallas que para corregirlas fue preciso contratar una nueva misión, cuyos

1
“El empleado de la hacienda nacional a quien se le justifique sumariamente fraude o malversación de los intereses públicos o resultare
alcanzado, se le aplicará irremediablemente la pena de muerte, sin necesidad de formar más proceso que el informe de los tribunales”

6
ajustes quedaron consignados en el Decreto-Ley 911 de 1932, en especial la elección
del Contralor para un periodo de dos años por la Cámara de Representantes.

Durante el periodo comprendido entre 1923 y 1991, el sistema de control fiscal sufre
una serie de reformas, sin implicaciones relevantes respecto a la estructura inicial
establecida en la Ley 42. Dentro del marco normativo elaborado para su reforma, vale
la pena mencionar, además del citado Decreto 911 de 1932, la reforma Constitucional
de 1945, con la cual se elevó a rango constitucional la “Contraloría General de la
República” (CGR), y se define como una “Oficina de contabilidad y vigilancia fiscal”; la
Ley 58 de 1946, que da a la Contraloría funciones de contabilidad y registro
presupuestal; la Ley 151 de 1959 que asigna a la Contraloría la vigilancia de las
empresas y establecimientos públicos descentralizados; la Ley 20 de 1975, sobre
moralización de la administración pública, que a su vez establece claramente la
diferencia entre el control fiscal y el administrativo; el Decreto 150 de 1976 o Estatuto
Contractual vigente para ese entonces, y decretos posteriores que complementan la
estructura, organización y competencia de la CGR.

Los esfuerzos realizados hasta ese momento para contar con mejores herramientas en
el control del tesoro público no arrojaron los efectos deseados. Por una parte, las
contralorías en su ejercicio se constituyeron en captadoras de errores de la
administración, donde se limitaban a una revisión numérico-legal de todas las
actuaciones administrativas, lo que poco aportaba al mejoramiento de la gestión;
tampoco permitía el establecimiento de una cultura de autocontrol por parte de la
administración. En esencia, el control fiscal se ejercía bajo la modalidad de tres etapas
integradas: previo, perceptivo y posterior.

Vale entonces señalar, que el esquema de control fiscal hasta aquí establecido estaba
orientado a una gestión administrativa supeditada al control de las contralorías, ya que
estas podían actuar antes, durante y después de las actuaciones administrativas, con
las consecuentes engorrosas tramitologías que alimentaban la corrupción tanto en la
administración como en el órgano de control. Los hechos van más allá, la etapa de que
nos ocupamos es cercana al siglo XXI, con una administración pública lejos de la
planificación, actuando a instancias de lo que el órgano de control le establecía, sin
procesos y procedimientos establecidos, con la responsabilidad del manejo fiscal
institucional radicado en los denominados empleados de manejo, que por definición
eran todos aquellos que manejaban fondos y bienes públicos, lo cual sustraía a los
representantes legales u ordenadores del gasto de la responsabilidad de rendir
cuentas, y su consecuente responsabilidad por la interposición de un denominado
¨recurso de insistencia¨2 cuando el empleado de manejo se oponía a ejecutar una orden
considerada ilegal o fraudulenta.

La caracterización del control de la gestión fiscal durante esta etapa de la vida

institucional del Estado colombiano no es destacable per se, pues lo significativo fue el

2
El recurso de insistencia lo reglamentaban las Contralorías, debía presentarse por escrito y quien lo interponía debía constituir póliza de manejo
que amparara la operación, en caso de ser glosada. La interposición liberaba de responsabilidad al empleado de manejo (tesorero, pagador o
almacenista) y si era del caso, el juicio fiscal se seguía contra quien insistía.

7
letargo durante siete décadas de coadministración, donde el acatamiento de las
disposiciones de las contralorías dificultaron el montaje y desarrollo de una estructura
contable-financiera en las instituciones públicas, al priorizarse la rendición de cuentas
de manera individual y relegarse la generación de información financiera consolidada
de las instituciones públicas. Resultado de estas falencias, el Estado colombiano no
podía conocer cuál era su patrimonio, la cuantía de sus activos y pasivos, y
escasamente existían algunos datos estadísticos que acopiaba la Contraloría General
de la República-CGR, respecto al sector central nacional, con gran incertidumbre sobre
su confiabilidad.

Es de destacar que a la función contable se le otorgó tanta importancia como la

creación misma del Departamento de Contraloría en 1923, para que desde ese
momento el órgano de control quedara encargado de ¨llevarla¨ y ¨prescribirla¨, situación
que tuvo especial impacto en el marco de las finanzas del Estado durante el transcurso
de este mismo periodo, ya que ello implicó la responsabilidad de gestionarla y también
controlarla, incompatibilidad que motivó uno de los elementos substanciales para
aprovechar el momento coyuntural y proponer la redefinición de competencias y
responsabilidades en esta materia.

Con nutridos antecedentes y la ansiedad de brindarle al país un nuevo modelo de

control fiscal que contrarrestara la ineficiente gestión pública y la galopante corrupción,
se desarrolló la Asamblea Nacional Constituyente y con ello la promulgación de la
Nueva Carta Constitucional de 1991, dando así, inicio a la tercera etapa del control
fiscal en nuestro país.

En efecto, la Carta Política de 1991 trajo nuevos lineamientos relacionados con la labor
contable del sector público colombiano, en su Artículo 354 creó la figura del Contador
General de la Nación y con ello relevó una labor que desde su creación venía
ejerciendo la CGR. Sin embargo, algunas otras tareas de los órganos de control fiscal
se vieron fortalecidas; tal es el caso de la auditoria del balance, que al tenor de la
misma Constitución deben realizar con el fin de emitir un dictamen u opinión sobre la
razonabilidad de las cifras reflejadas en los Estados Contables consolidados
presentados por el correspondiente Contador General, concretando así la verdadera
función de las Contralorías respecto a los resultados contables generados por los
sujetos de control.

Este documento ha sido realizado por la Auditoría General de la República-AGR dentro

del marco del Plan Estratégico “Control Fiscal con Pedagogia Social”, visualizado como
uno de sus objetivos estratégicos, tendiente a lograr la modernización de los
instrumentos del Control Fiscal en todos su órdenes y niveles estatales. Por ello, está
convencida de estar interpretando la necesidad latente de brindarle a los funcionarios
encargados del proceso auditor, una de las principales herramientas para poder ejercer
un mejor control y seguimiento sobre el sistema de información contable y sus
resultados, y en esa medida, un mejor y más efectivo seguimiento sobre las
operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales realizadas por los sujetos
de control fiscal, a quienes se les ha encomendado la gestión del patrimonio público.

8
El emprendimiento de la AGR, no solo para el ejercicio de un mejor control fiscal, sino
además, para encontrar permanente disposición por parte delos gestores estatales, de
generar información contable confiable, cierta, verificable y oportuna, especialmente,
han quedado en esta ocasión plasmados en la presente Guia, la cual contiene cinco
Capítulos a través de los cuales, con la asesoría de expertos en el tema contable
público, hemos dejado contenido a criterio, los principales elementos temáticos que
debe comprender un propósito de eseñanza-aprendizaje del instrumento contable,
esencial en todo tipo de organización; elaborada además, con fines de virtualización a
través de la Plataforma Virtual institucional.

En un primer Capitulo hemos incluido el Marco Normativo relacionado con la

Contabilidad Pública en nuestro país, partiendo de los principales contenidos que la
Constitución de 1991 incluyó, renovó y reafirmó en esta materia. También el desarrollo
legislativo contenido en un marco legal y reglamentario, que define las actuales
competencias en materia de ordenamiento, gestión y control contable, complementado
con importantes elementos jurisprudenciales emitidos por los principales Tribunales en
materia Constitucional y Contencioso Administrativo, que han permitido dirimir los
conflictos en materia de competencias de prescripción contable pública.

En el segundo Capítulo señalamos los aspectos relevantes que caracterizan el Sistema

de Contabilidad Pública colombiano, incluyendo conceptos, objetivos de nuestro
régimen contable público y el contenido del denominado Plan General de Contabilidad
Pública-PGCP y las Normás Técnicas expedidas por el Contador General, como nuevo
rector de la Contabilidad Pública en Colombia.

Dejamos en un capítulo tercero la estructura de la Contabilidad Pública actualmente

aplicada en nuestro país, bajo los parámetros establecido en el PGCP, que tipifica un
esquema metodológico para la configuración de estructuras analíticas de registro de
todos los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales de todo tipo de
entidad contable pública.

Con un Capítulo cuarto le indicamos a nuestros auditores y gestores contables, los

estados, informes y reportes contables más importantes que deben ser generados por
la administración, lo cual caracteriza uno de los principales objetivos del proceso
contable y que da origen a soportes substanciales para el ejercicio de controles tanto
internos y externos, y que en esencia muestran lo que sucede de manera cronológica y
secuencial en la entidad contable pública.

Finalmente, en un quinto capítulo hemos incluido una metodológia sobre lo que a

criterio consideramos debe ser una auditoría a la contabilidad pública, ya que hemos
comprobado esta es un área poco observada en procesos auditores, de ahí su ámplia
problemática. Aún así, estamos convencidos de que no contiene todos los elementos
de rigor, pues de hecho la contabilidad está inmersa dentro del proceso de auditoría
financiera, pero sabedores de que el proceso de capacitación virtual aportará elementos
complementarios para hacer de este instrumento de ayuda para una meojor labor
institucional.

9
 CAPITULO I

MARCO JURÍDICO DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA EN COLOMBIA

1.1. Marco Constitucional

El tema contable del sector público fue fortalecido en la Constitución Política de 1991, y
con ello se dio muestras de querer recuperar para el Estado esta importante
herramienta para la buena gestión de los bienes públicos.

Son muchos los artículos que de manera directa y transversal tocan el tema contable,
pues hay que considerar que la contabilidad es un tema suficientemente amplio en
razón a su función es fundamental es el registro de todas las operaciones financieras,
económicas, sociales y ambientales que ocurren, en este caso, en todas las entidades
estatales, y se extiende hasta los particulares que manejan recursos públicos.

Artículo 178

En este artículo de la Carta Política consagra dentro de las atribuciones especiales de

la Cámara de Representantes, la de “Examinar y fenecer”, la cuenta general del
presupuesto y del Tesoro que anualmente le debe presentar el Contralor General de la
República.

Lo esencial es que, en su reglamentación a través de la Ley 5 de 1992 y Ley 42 de

1993, se incluye dentro del contenido de la denominada “Cuenta General del
Presupuesto y del Tesoro”, además de la información presupuestal y de deuda pública,
los resultados contables, enmarcado en el concepto de herramientas de apoyo al
ejercicio del control político sobre la administración.

Artículo 267

El marco constitucional señala en su artículo 267, que el control fiscal es una “función
pública” ejercida por la CGR, organismo encargado de ejercer vigilancia sobre la
gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos
o bienes de la Nación, lo cual incluye el ejercicio de un control financiero.

Artículo 268

De otra parte, el artículo constitucional 268, referido a las atribuciones del Contralor
General de la República, además de señalarle la función de presentar la Cuenta
General del Presupuesto y del Tesoro, le atribuye la de certificar el Balance de la
Hacienda que el Contador General presenta al Congreso de la República.

Como veremos más adelante, las atribuciones antes señaladas no se caracterizaron por
su claridad, pues hubo necesidad, mediante los actos reglamentarios correspondientes,
hacer claridad en el sentido de que, por Balance de la Hacienda se entiende el Balance

10
General, pues el concepto utilizado obedecía a una terminología utilizada hasta
entonces, que descomponía el Balance de la Nación en dos balances, el Balance del
Tesoro y el Balance de la Hacienda, estructura que estaba asociada al mecanismo de
rendición de cuentas por parte de los denominados empleados de manejo a las
Contralorías hasta el momento de entrada en vigencia la Carta Política de 1991.

Artículo 354

La expresión más significativa en materia contable lo contiene la Constitución política

en su Artículo 354. Mediante este artículo se creó la figura del contador general,
funcionario de la rama ejecutiva, encargado de llevar la contabilidad general de la
Nación y consolidarla con el resto de entidades estatales, haciendo excepción a la
contabilidad referente a la ejecución del presupuesto, competencia atribuida a la CGR.

Con la nueva Carta Constitucional, las funciones del rector de la Contabilidad Pública
se concretaron en: uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el
balance general y dictar las normas contables para el sector público colombiano.

El artículo en comento, en su Parágrafo único, señaló la verdadera competencia de la

CGR en esta materia, cual es la de auditar el Balance que le presente el Contador, para
su posterior presentación por parte del Gobierno al Congreso de la República, para su
conocimiento y análisis.

De esta manera, con la reforma constitucional se releva una función que desde su
creación mediante la Ley 42 de 1923 venía ejerciendo la Contraloría General de la
República y al mismo tenor crea la figura del Contador General, con las funciones ya
señaladas.

1923

Contabilidad llevada por la CGR

1991

Contabilidad llevada por Contador General

La nueva Carta Política erige la contabilidad pública como instrumento de información

fundamental para permitir el ejercicio y control de las actuaciones de los
administradores públicos en el plano financiero, económico, social y ambiental. En las

11
atribuciones asociadas a la práctica de auditoría gubernamental con enfoque integral
conserva para las Contralorías el componente implícito de la auditoría financiera y de
otra parte la atribución constitucional de auditar el Balance General que le presente el
Contador General, para su posterior presentación ante la Corporación de Elección
Popular (Congreso, Asamblea o Concejo), lo que constituye los principales nexos entre
el desarrollo del sistema contable público y el ejercicio del control de la gestión fiscal.

Tenemos entonces que con la promulgación constitucional se inicia una nueva era en
materia de contabilidad pública en Colombia. Se consideraba inadmisible en el seno de
la Asamblea Nacional Constituyente, que en el país, y especialmente en los niveles
territoriales, las instituciones públicas no llevaran contabilidad.

A través del texto constitucional se advierte la asignación de responsabilidades en

materia contable. Particularmente en el Título XII, referente al Régimen Económico y de
la Hacienda Pública, se deduce el alcance y responsabilidad financiera y social
imputable a la contabilidad pública en materia de los recursos que debe identificar,
medir, controlar e informar y las responsabilidades de los agentes involucrados. Esto
implica la existencia de una información que permita alcanzar objetivos determinados
como herramienta e instrumento para el control, la evaluación de la gestión y la toma de
decisiones.

Adicionalmente, también se advierte con la nueva Carta Política, que el patrimonio del
público no sólo lo conforman los tradicionales recursos fiscales provenientes de
impuestos y demás contribuciones, sino también todo el acervo de bienes fiscales,
recursos naturales renovables e irrenovables existentes en todo el territorio, los
sometidos al uso o dominio público y otros imprescriptibles e inalienables, aunque de
difícil cuantificación.

No hay duda que para deducir responsabilidad en cuanto al manejo y control de los
recursos públicos, se requiere información contable especialmente confiable y oportuna,
que permita valorar y controlar, en cualquier momento, las actuaciones de los
administradores públicos en lo financiero, económico, social y ambiental.

Un aspecto controvertido, pero en fin constitucional, se deriva de la atribución a las

contralorías de “llevar la contabilidad relacionada con la ejecución del presupuesto”, que
como hemos señalado respecto a la contabilidad financiera-patrimonial, constituye una
función de las administraciones públicas. Debido a las confusiones en esta materia, las
Contralorías no le han dado el desarrollo pleno que tal atribución merece, pero para
observarlo en contexto lo trataremos en capítulo posterior.

1.2 Marco legal y reglamentario

Desde la promulgación de la Constitución Política de 1991 hasta la fecha, se han

dictado en el país un número significativo de leyes, decretos, jurisprudencia por parte
de la Corte Constitucional y el Consejo de Estado, resoluciones, doctrina y conceptos

12
por parte de la Contaduría General de la Nación, de lo cual nos ocuparemos a
continuación:

Ley 298 de 1996

Con la expedición de la Ley 298 de 1996, el Congreso de la República le da desarrollo

legislativo al artículo 354 de la Carta Constitucional, cinco años después de su
promulgación, lo que de alguna manera da evidencias de la poca importancia que le
otorgan los órganos ejecutivo y legislativo al tema contable público.

La referida Ley contiene, los siguientes aspectos:

a. Crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial

adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

b. Señala la competencia del Presidente de la República de nombrar al Contador

General y los requisitos que debe reunir dicho funcionario.

c. Define las funciones del Contador General y de la Contaduría General de la Nación.

d. Señala en qué consiste el Sistema Nacional de Contabilidad Pública.

e. Indica que comprende la Contabilidad Pública, que además de la Contabilidad

General de la Nación, incluye la de las entidades u organismos descentralizados,
territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan y la
de cualquier otra entidad que maneje o administre recursos públicos y sólo en lo
relacionado con éstos

Ley 5 de 1992

Mediante esta norma se expide el Reglamento del Congreso; el Senado y la Cámara de

Representantes".

Anteriormente nos habíamos referido a las atribuciones especiales de la Cámara de

Representes de “examinar y fenecer la Cuenta General del Presupuesto y el Tesoro”
que le presenta el Contador General. Pues bien, para el cumplimiento específicamente
de esta función a esta célula legislativa, existe la Comisión Legal de Cuentas,
encargada de examinar y posteriormente proponer a la plenaria de la Cámara el
fenecimiento de la cuenta general del presupuesto y del tesoro que previamente le haya
presentado el Contralor General de la República.

El mayor contenido de dicha cuenta es de carácter presupuestal, ya que debe

mostrarse resúmenes y anexos de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos,
incluidas las modificaciones, los saldos no ejecutados, las reservas presupuestales y

13
cuentas por pagar constituidas al cierre del correspondiente ejercicio fiscal, el estado de
la deuda pública y el consiguiente resultado presupuestal (superávit o déficit).

La norma en comento señala dentro del contenido de la referida cuenta general, la

presentación del Balance de la Nación, aspecto no muy comprensible, si se tiene en
cuenta que esta competencia ya fue relevada de la CGR. El hecho es que existe un
aspecto contradictorio, mientras la Ley 5 hace referencia al Balance de la Nación, la Ley
42 de 1993 se refiere a las cuentas que conforman el Tesoro, lo que tradicionalmente
estaba constituido por los saldos de las cuentas del activo y pasivo corriente.

Han transcurrido veintidós años desde la promulgación de la última de nuestras Cartas

Constitucionales, a la cual se le han realizado muchas reformas y enmiendas, más sin
embargo, como podemos apreciar en esta materia han venido observándose
imprecisiones que repercuten al expedir las respectivas leyes, sin que se hayan
desarrollado verdaderas iniciativas para realizar las correcciones de rigor.

Vale comentar que la Comisión Legal de Cuentas fue creada hace treinta y ocho año3,
durante los cuales a partir de 1991, aproximadamente, ha desplegado en forma
dinámica su funcionalidad, de tal manera que desde entonces, en forma recurrente
decide proponer no fenecer4 la Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro,
expresando con ello la no conformidad de las cifras que le presenta el Contralor
General respecto a los resultados en materia presupuestal, financiero y estadístico, de
las finanzas de la Nación.

Ley 42 de 1993

“Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo
ejercen”.

Hemos comentado el relevo de competencias que en materia contable trajo consigo la

promulgación de una nueva Constitución Política, lo que para las Contralorías no
significó precisamente pérdida de competencias, ya que el nuevo marco normativo les
permitió concretar su función en esta materia y afianzar el ejercicio del control de la
gestión fiscal, acompañada de nuevos principios y sistemas de control fiscal.

3
Ley 20 de 1975, Artículo 50. “En desarrollo del numeral 3º. del artículo 102 de la Constitución Nacional,
créase en la Cámara de Representantes una Comisión Legal de Cuentas de carácter permanente,
encargada y de examinar y proponer a consideración de la Cámara el fenecimiento de la cuenta general
del presupuesto y del Tesoro que le presente el Contralor General de la República…”.
4
El término fenecer, desde el punto de vista semántico ha sido muy controvertido, asociado a las funciones del
control fiscal, ya que en esencia significa es terminar, concluir, morir, finiquitar, pero que sin embargo se
ha tomado para expresar una conformidad, y en caso contrario, no fenecer, para expresar una no
conformidad.

14
Precisamente, la Ley Orgánica del control fiscal en su Artículo 9, señala como uno de
los sistemas para el ejercicio del control fiscal, el Control Financiero, definido en el
Artículo 10 de la misma Ley como el referido al examen realizado con base en normas
de auditoría de general aceptación, con el fin de establecer si los resultados financieros
de las entidades contables públicas reflejan razonablemente el resultado de sus
operaciones. También con el fin de comprobar que en su elaboración y en las
transacciones que los originaron se dio cumplimiento a las normas y principios
prescritos, en este caso por el Contador General de la Nación, con lo cual se desarrolla
control de legalidad contemplado en el Artículo 11 de la misma Ley.

Otro de los sistemas de control fiscal inherentes a la contabilidad tiene que ver con la
revisión de cuentas contemplada en el Artículo 14 de la referida Ley, ya que uno de los
aspectos a evaluar son las operaciones financieras y contables realizadas por los
responsables del erario.

A través del Artículo 15, esta Ley señala dentro del contenido de la cuenta, los soportes
operacionales de tipo legal, técnico, financiero y contables.

Un elemento conceptual muy importante dentro de las finanzas públicas fue señalado
en el Artículo 35, respecto a la hacienda nacional, considerada como “el conjunto de
derechos, recursos y bienes de propiedad de la Nación”, concepto que comprende: el
tesoro nacional y los bienes fiscales.

Estos dos conceptos han venido perdiendo vigencia en el manejo de las finanzas
públicas, pocos tratadistas contemporáneos lo utilizan, pero de hecho marcaron
elementos conceptuales muy asociados a la contabilidad, pues ya comentamos como
antes de la Carta Política de 1991, los Balances Generales del sector público
comprendían: el Balance del Tesoro (referente a las operaciones corrientes o realizadas
durante la vigencia) y el Balance de la Hacienda (operaciones de largo plazo o a más
de un año e incluía las operaciones por el manejo de bienes fiscales).

El Artículo 36 hace referencia a la contabilidad de la ejecución del presupuesto,

contemplada en el Artículo 354 de la Constitución Nacional, cuya competencia le fue
atribuida a la CGR, en razón de lo cual dicho organismo debe registrar la ejecución de
ingresos y gastos, teniendo en cuenta los reconocimientos, recaudos, ordenaciones de
gastos y pagos.

De otra parte hace señalamientos respecto a la cuenta del tesoro, que entre otros
factores debe incluir: “la totalidad de los saldos, flujos y movimientos del efectivo, de los
derechos y obligaciones corrientes y de los ingresos y gastos devengados como
consecuencia de la ejecución presupuestal”.

Los dos componentes informativos anteriores, veintidós años después de haberse

incluido en el contenido constitucional y veinte de haberse reglamentado los elementos
conceptuales y de competencia continúan generando incertidumbre respecto a que se
buscaba en tales contenidos.

15
De una parte, la contabilidad de la ejecución del presupuesto fue una atribución que
tomó de manera desprevenida a la CGR, y podemos afirmar que nunca se le ha dado
un desarrollo acorde con el mandato constitucional, debido a lo cual la Contaduría
General desde su creación consideró tener esta competencia, motivo por el cual incluyó
las Cuentas Cero dentro del Plan General de Contabilidad Pública.

En lo que respecta a la cuenta del tesoro, no es comprensible que a la CGR le hayan

dejado el manejo de parte de la contabilidad de la Nación, y solo para el cumplimiento
formal se presenta en la cuenta general del presupuesto y del tesoro de manera
convencional, interpretándola como operaciones realizadas por la Dirección del Tesoro
nacional.

La competencia de la CGR en materia presupuestal se extiende a nivel de todo el

sector público, bajo la denominación de Presupuesto General del Sector Público,
definido en el Artículo 37 de la Ley 42 de 1993.

En forma similar a las atribuciones del Contador General, a la CGR se le señalaron

funciones de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad de la ejecución
presupuestar del todo el sector público y también desarrollar el aspecto normativo y
nomenclatura para su debido cumplimiento, lo cual ha ocasionado algunas confusiones
al tratar de evitar colisión de competencias, que han estado atenuadas por la idea de
compartir operativamente la información generada a través de la plataforma informática
SIIF5.

Con el Artículo 38, se desarrolla lo relacionado con la atribución del Contralor General
de la República de presentar a consideración de la Cámara de Representantes para su
examen y fenecimiento, la denominada cuenta general del presupuesto y del tesoro
correspondiente a cada ejercicio fiscal, indicando los elementos fundamentales que la
misma debe contener, incluida una opinión sobre su razonabilidad, lo que implica la
necesidad de practicarle una auditoría.

El Artículo 39 hace referencia a los elementos que debe contener la referida cuenta
general del presupuesto y del tesoro, entre los cuales, como hemos señalado, se debe
incluir “los saldos de las distintas cuentas que conforman el tesoro”.

Un hecho relevante dentro del concepto del control fiscal macro, quedó establecido en
el Artículo 41 de la Ley comentada, que concede competencias a la CGR para certificar
la situación de las finanzas del Estado, contenido informativo que incluye los resultados
financieros de las entidades descentralizadas territorialmente (departamentos, distritos y
municipios) o por servicios (Establecimientos Públicos, EICE, SEM, ESE, ESPD, entre
otras) .

5
Sistema Integrado de Información Financiera

16
Un aspecto de suprema importancia para la CGR, quedó establecido en el Artículo 42,
toda vez que le atribuye a la CGR el carácter de órgano generador de la información
financiera oficial de la Nación y de las estadísticas fiscales del Estado, competencia que
poca relevancia se le ha dado dentro de las finanzas públicas, en gran medida por lo
difícil que resulta garantizar la confiabilidad y oportunidad de los saldos que le
corresponde consolidar.

Otro desarrollo de las atribuciones constitucionales quedaron consignadas en el Artículo

43 de esta misma Ley 42, que faculta al Contralor General de la República para llevar el
registro de la deuda pública de todo el sector público, tanto interna como externa,
información que es alimentada con los reportes de movimientos y saldos remitidos por
todas las entidades estatales de distintos órdenes y niveles, que deberán tener
registrado en su contabilidad.

Otro de los informes constitucionales que el Contralor General de la República debe

presentar al Congreso, asociado al concepto también de control macro, es el
relacionado con el estado de los recursos naturales y del medio ambiente, desarrollado
a través del Artículo 46 de la Ley en comento, que incluye, entre otros aspectos, la
obligatoriedad de dejar contenido en dicho informe la contabilización de las operaciones
derivadas del manejo de estos recursos.

Finalmente, en lo que respecta a este análisis particular, el Artículo 47 de la Ley 42 dejó

contenido el plazo al Contralor General de la República para auditar y certificar el
balance general del año inmediatamente anterior y la fecha limite concedida al contador
general para presentar dicho balance al órgano de control.

Ley 358 de 1997

Por medio de esta ley se reglamenta el Artículo 364 de la Constitución y establece otras
disposiciones en materia de endeudamiento, le concede a la contabilidad pública el
fundamento para calcular las diferentes variables con las cuales se determina la
capacidad de endeudamiento en las entidades territoriales.

Artículo 7. Establece como método para el cálculo del ahorro operacional y los ingresos
corrientes, las ejecuciones presupuestales soportadas en la contabilidad pública del año
inmediatamente anterior.

Ley 550 de 1999

“Por la cual se establece un régimen que promueva y facilite la reactivación empresarial

y la reestructuración de los entes territoriales para asegurar la función social de las
empresas y lograr el desarrollo armónico de las regiones y se dictan disposiciones para
armonizar el régimen legal vigente con las normas de esta ley”.

De acuerdo con esta norma, las entidades públicas que se encuentran sujetas a la Ley
550 de 1999, para efectos de la reestructuración de sus pasivos, y ello conlleve a

17
mejorar las condiciones financieras y por tanto su continuidad, la contabilidad pública
constituye un elemento fundamental para adelantar de manera exitosa este proceso.

Al tenor de esta misma disposición, los acuerdos de reestructuración de pasivos se

adelantan teniendo como base la confiabilidad de la información contable, la cual debe
estar debidamente soportada, registrados en los libros y revelados en la cuenta de los
pasivos del balance general de la entidad que pretenda acogerse a este proceso.

Ley 136 de 1994

“Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el

funcionamiento de los municipios”.

Artículo 165. Contempla dentro de las atribuciones de los contralores distritales y

municipales, la de presentar anualmente al Concejo un informe sobre el estado de las
finanzas de la entidad territorial, a nivel central y descentralizado, acompañado de su
concepto sobre el manejo dado a los bienes y fondos públicos.

A este mismo tenor, también les corresponde auditar y conceptuar sobre la

razonabilidad y confiabilidad de los estados financieros y la contabilidad del municipio.

Ley 330 de 1996

“Por la cual se desarrolla parcialmente el Artículo 308 de la Constitución Política y se

dictan otras disposiciones relativas a las Contralorías Departamentales.

Artículo 9o. Contempla como atribución de los Contralores Departamentales, además

de lo establecido en el Artículo 272 de la Constitución Política, la presentación anual a
la Asamblea Departamental y a los Concejos Municipales, un informe sobre el estado
de las finanzas de las entidades departamentales o a nivel central y descentralizado,
como también la de auditar el balance de la hacienda departamental para ser
presentado a la Asamblea Departamental.

Ley 510 de 1999

Establece disposiciones en relación con el sistema financiero y asegurador, el mercado

público de valores y la Superintendencia Financiera y se concede unas facultades,
destaca la importancia que la información contable del sector público y dispone en el
Artículo 47, que “(…) las entidades sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia
Bancaria (hoy día Superintendencia Financiera) deberán exigir a las entidades y
organismos del sector público que presenten solicitudes de créditos, los estados
financieros, presupuestos, notas explicativas y demás información pertinente que
permita acreditar su capacidad de pago, en los plazos y condiciones del crédito
solicitado, de conformidad con las disposiciones legales que les rigen”.

18
Ley 617 de 2000

“Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222
de 1986, se adiciona la ley Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se
dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan normas
para la racionalización del gasto público nacional”.

En su Artículo 80, se refiere a la restricción de apoyo financiero de la Nación de otorgar

apoyos financieros directos o indirectos a las entidades territoriales que no cumplan las
disposiciones de la Ley 617, como también cuando no cumplan con las obligaciones en
materia de contabilidad pública y no hayan remitido oportunamente la totalidad de su
información contable a la Contaduría General de la Nación.

Señala esta misma norma, en su Artículo 94, ordenamientos a los Contadores

Generales de los departamentos, para que adelanten los procesos de consolidación,
asesoría y asistencia técnica, capacitación y divulgación y demás actividades que se
consideren necesarias para el desarrollo del Sistema General de Contabilidad Pública
en las entidades de su jurisdicción.

Decreto 3730 de 2003

“Por el cual se reglamenta el Artículo 94 de la Ley 617 de 2000, y se dictan otras

disposiciones”, define el concepto de “Contabilidad pública departamental” y desarrolla
la figura de “Contador General del departamento”, en los términos siguientes:

Artículo 1°. Hace referencia a la conformación de la contabilidad pública

departamental.

Artículo 2°. Se refiere a la condición de Contador general departamental y las

funciones que en materia contable le corresponden en su jurisdicción.

Artículo 3°. Consagra las funciones del Contador General del departamento,
estableciendo que además de ellas debe cumplir con las relacionadas con los procesos
de consolidación, asesoría y asistencia técnica y capacitación.

Ley 734 de 2002

“Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”.

Establece en su Artículo 34, dentro de los deberes de todo servidor público, la

adopción del Sistema de Contabilidad Pública y el SIIF.

Un aspecto también muy importante relacionado con la publicación mensual, de los

resultados financieros y contables para efectos del control social de que trata la Ley 489
de 1998.

19
Consagra en su Artículo 48, referido a lo que constituye falta gravísima, no llevar en
debida forma los libros de la contabilidad financiera, como también, no adoptar el
Sistema Nacional de Contabilidad Pública y la inobservancia de las políticas, principios
y plazos establecidos en materia de contabilidad pública.

1.3 Análisis jurisprudencial de la contabilidad pública en Colombia

1.3.1 Corte Constitucional

Sentencia C-452 de 2003

Sobre acatamiento de las Superintendencias y órganos de control al ordenamiento

superior contenido en el Artículo 354 de la Constitución Política, en su naturaleza
jurídica como entidades públicas y el condicionamiento a las regulaciones del Contador
General, respecto a las normas generales dictadas para las entidades vigiladas por
estos, en razón de las mismas competencias constitucionales.

Sentencia C-478 de 1992

Esta sentencia no se ocupa directamente del tema contable, no obstante señala

algunos elementos relacionados con la contabilidad pública para indicar la coherencia y
sistematicidad que debe existir entre las normas dictadas para el nivel nacional, como
para el nivel territorial.

Sentencia C-487 de 1997

Hace referencia esta sentencia a una acción pública de inconstitucionalidad contra los
artículos 2, literales a y d; 3, literales d y k; 4, literales f, m, q y t; 5 y 12, de la Ley 298
de 1996, "Por la cual se desarrolla el Artículo 354 de la Constitución Política, se crea la
Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial adscrita al
Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones sobre la
materia.

Sustenta la Corte que para ser Contador General de la Nación no se requiere ser
colombiano de nacimiento y argumenta el derecho de acceso a cargos públicos, sin
lugar a fijar restricciones.

También se refiere al requisito de experiencia profesional del Contador General, al

consagrar que: “El requisito de experiencia profesional aparece razonable y justificable,
pues la responsabilidad del manejo y dirección de la contabilidad nacional desde luego
ha de entregarse a personas de sólida y reconocida experiencia, de otra parte”.

En cuanto a la presentación del Balance General de la Nación al Congreso, concluye

que: “Lo dispuesto en el literal del Artículo 3 de la ley 298 de 1996, no hace más que
ratificar en cabeza del Contador General de la Nación una función que le atribuyó
directamente el Constituyente. La elaboración, envío y presentación del Balance

20
General de la Nación son funciones que hacen parte de un proceso complejo del cual
es responsable la rama ejecutiva.

Se ratifica el carácter obligatorio de las decisiones de la Contaduría General de la

Nación en materia contable y a este mismo tenor hace señalamientos de las facultades
de inspección y sancionatorias en el ámbito administrativo por parte del Contador
General de la Nación.

También contempló la Corte Constitucional en dicha sentencia la función de Contaduría

en la administración pública, asociado a la reestructuración de áreas financieras y
contables de entidades públicas, acorde con lo demandado y emitió pronunciamientos
relacionados con las funciones de la Junta Central de Contadores como Tribunal
Disciplinario.

Sentencia C-570/97

Esta sentencia hace referencia inicial a las funciones del Contador General de la Nación
y del Contralor General de la República al tenor de lo contenido en el Artículo 354 de la
Carta Política, aclarando que se trata de dos contabilidades distintas: la financiera que
corresponde llevar al Contador General de la Nación, y la de ejecución del presupuesto
a cargo del Contralor General de la República.

La sentencia en comento se ocupó también del concepto de Plan de Cuentas, el cuela

define como: “la organización sistemática y metódica de las distintas operaciones o
transacciones económicas realizadas por una entidad o empresa determinada”, señala
que la finalidad de estos planes es simplemente lograr la uniformidad en el registro de
dichas operaciones.

Muchos aspectos contenidos en el Artículo 354 de nuestra Constitución Política no

quedaron suficientemente claros al momento de su promulgación, de ahí la necesidad
de los pronunciamientos de la H. Corte Constitucional, derivados de la formulación de
demandas al texto constitucional, todo con el fin de aclarar los límites de competencias.
De esa manera, a través de esta sentencia aclararon varios conceptos en materia de
funciones.

Sentencia C-557/09

En su pronunciamiento, la Corte Constitucional señala que las competencias otorgadas

a la Contraloría General de la República, relacionadas con el control del presupuesto
general del sector público no vulneran la Constitución ni el Estatuto Orgánico del
Presupuesto

21
Señala que las competencias otorgadas a la CGR por el Artículo 37 de la Ley 42 de
1993, para vigilar los fondos de la Nación administrados por particulares, consolidar el
Presupuesto General del Sector Público incluyendo a los particulares en cuanto
manejen o administren fondos públicos, así como las funciones de uniformar y
centralizar la contabilidad, y de establecer la nomenclatura de las cuentas
presupuestales y la forma de presentarse la ejecución de ese presupuesto, no sólo
tienen un claro fundamento constitucional sino que desarrollan los postulados
constitucionales consagrados en los Artículos 267, 268 y 354 Superiores.

Como en sentencias anteriores, la Corte hizo referencia en esta sentencia a las

funciones del Contador General de la Nación, al señalar:

1.3.2 Consejo de Estado

CONSEJO DE ESTADO SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO SECCIÓN

PRIMERA-Consejero ponente: JUAN ALBERTO POLO FIGUEROA-Santa Fe de
Bogotá D.C., quince de junio de dos mil-Radicación número: 5948 - Actor: CAMILO
CALDERÓN RIVERA Y OTROS

Se refiere a la presunción de legalidad de los Estados Contables de entidades públicas

certificados por Contador Público, hecho que puede ser desvirtuado por las Contralorías
si se comprueba a través de la práctica de auditoría, que estos no reflejan
razonablemente el resultado de las operaciones, ni los cambios en la situación
financiera de la entidad, o impiden realizar cualquier inferencia lógica o prueba de
auditoría para verificar su validez.

CONSEJO DE ESTADO-SALA DE CONSULTA Y SERVICIO CIVIL- CONSEJERO

PONENTE: LUIS CAMILO OSORIO ISAZA. Santafé de Bogotá, D.C., julio treinta y uno
de mil novecientos noventa y siete. Ref: Radicación No. 973.Estados Contables.

Pronunciamiento en el sentido de acompañar los Estados Contables con un informe

sobre el resultado de evaluación del control interno, con el fin de aportar elementos que
lleven al Contador General de la Nación a formarse un criterio sobre las condiciones en
que se lleva la contabilidad de la respectiva entidad pública.

CONSEJO DE ESTADO-SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO-SECCIÓN

PRIMERA-Consejero ponente: MANUEL SANTIAGO URUETA AYOLA-Bogotá, D.C.,
once (11) de julio de dos mil dos (2002) Radicación número: 11001-03-24-000-2001-
0288-01(7392) Actor: ASOCIACIÓN NACIONAL DE CAJAS DE COMPENSACIÓN
FAMILIAR - ASOCAJAS

Este pronunciamiento hace referencia a la aplicación del Plan General de Contabilidad

Pública expedido por el Contador General por parte de las Cajas de Compensación,
pero solo en relación con los recursos públicos que manejen, para el caso, los aportes
que realizan las diferentes entidades estatales en su condición de patronos.

22
CONSEJO DE ESTADO-SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO -
SECCIÓN PRIMERA-Consejera ponente: OLGA INÉS NAVARRETE BARRERO-
Bogotá, D.C., marzo trece (13) de dos mil tres (2003)-Radicación número: 11001-03-24-
000-2001-0335-01(7529)-Referencia: Acción de nulidad de la Resolución 196 del 23 de
julio de 2001, expedida por el Contador General de la Nación

CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN - Naturaleza y funciones: fijación de normas

contables y expedición de reglas sobre control interno contable.

El Consejo de Estado se pronunció sobre los aspectos que comprenden el control

interno contable y las competencias de la Contaduría General de la Nación en relación
con esta materia. De manera concluyente expresó que: "el funcionamiento del Sistema
de Control Interno Contable requiere de la existencia formal de elementos
organizacionales que soporten su operación, haciéndose necesaria la identificación,
análisis y documentación del Proceso Contable en toda entidad pública, así como una
clara definición de las actividades, procedimientos y conjunto de tareas necesarias para
realizarlo".

23
 Capítulo II

CARACTERIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PÚBLICA

2.1 Concepto de Contabilidad Pública

La Contabilidad Pública se considera como una rama especializada de la contabilidad

que permite esarrollar los diversos procesos de registro, medición, información y control
de las actividades financiera, económica, social y ambiental de la administración pública
en todos sus órdenes y niveles.

Según la CGN, expresado en el marco conceptual de la Contabilidad Pública, es “una

aplicación especializada de la contabilidad que, a partir de propósitos específicos,
articula diferentes elementos para satisfacer las necesidades de información y control
financiero, económico, social y ambiental, propias de las entidades que desarrollan
funciones de cometido estatal, por medio de la utilización y gestión de recursos
públicos”.

Su condición especializada no la distancia de la contabilidad privada, pues de hecho el

Estado desarrolla actividades que son propias de los particulares. No obstante existen
algunas operaciones que realizan los organismos del nivel central nacional y territorial
que no pueden ser realizadas por los privados, como el de establecer tributos y
recaudarlos, garantizar el servicio de seguridad nacional, impatir justicia, registrar
bienes fiscales y de uso público como própios, entre otros.

Pero también existen ámplias similitudes con los privados, cuando nos referimos a
entidades descentralizadas por servicio (Empresas industriales y comerciales,
sociedades de economía mixta, empresas sociales del Estado, empresas de servicios
públicos domiciliarios, entes universitarios), ya que las entidades que pertenecen a este
sector cumplen funciones similares a las realizadas por los particulares, así por ejemplo
tenemos: actividades industriales y comerciales en general (licoreras, transporte,
loterías, hoteles, actividades financieras y de seguros, confecciones, medicamentos,
armas, publicaciones, petróleos y sus derivados, etc.); la prestación de servicios de
salud, educación y servicios públicos domiciliarios en general.

La similitud entre lo contable público y el privado parte de la clase de actividades

similares que realiza uno y otro, se concretan con principios de general aceptación, la
estructura de los libros y documentos soporte, la clase de estados financieros que
generan, entre otros aspectos. Sin embargo, los fines que cada sector persigue marcan
características diferenciales, pues mientras la empresa privada busca incrementar cada
vez sus ganancias inspiraddo en na búsqueda de mayores beneficios para sus
propietarios o dueños, en el sector público, las entidades tienen como finalidad el
interés general, traducido en la satisfacción de necesidades de la comunidad, mediante
la prestación eficiente del servicio público; esto no obsta para que no generen
utilidades, pues simplemente por ser la empresa de todos, los beneficios o excedentes
financieros generados deben ser reinvertidos en procura del mejoramiento del servicio o

24
del aumento de su cobertura, si es del caso, pero también están sujetas al
ordenamiento jurídico que les señale el Estado respecto al destino de tales recursos
con fines de redistributivos.

La contabilidad como instrumento para la generación de información se adecúa con

particularidades acordes con la clase de negocio a satisfacer, de esa manera en
nuestro país encontramos, aún regidos por normas de carácter general, Planes Únicos
de Cuenta-PUC, para diferentes clases de negocios de particulares, de esa manera
existe: PUC para el sector financiero, PUCH para clínicas y hospitales, PUC para
comerciantes, PUC para empresas de servicios públicos domiciliarios, PUC para
cooperativas, y asi sucesivamente. La necesidad de adoptar métodos y procedimientos
acordes con el negocio permite también conocer diferentes tipos de contabilidad: de
costos, hotelera, tributaria, bancaria, de seguros, etc.

Para el sector público es de suponer entonces, que dado que realiza actividades
similares a la de los particulares, el PUC debe entonces consolidar en una sola
normatividad las características específicas que satisfaga la pluralidad de actividades,
de cuyo estudio nos dedicaremos más adelante.

2.2 Objetivos de la Contabilidad Pública

Por muchos años, la contabilidad pública en Colombia estuvo asociada al concepto de

rendición de cuentas, antes de la Constitución de 1991, en muy pocos organismos
estatales existía dependencia u oficina de contabilidad, debido a que la rendición de
cuentas era realizada por los empleados de manejo (tesoreros, pagadores,
almacenistas). Esta práctica era tan generalizada en el sector público colombiano, que
el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por ende el departamento financiero de la
Nación, solo hasta el año 1995, aproximadamente, incorporó dentro de su estructura
administrativa la dependencia contable con un contador a su cargo.

La idea de realizar un verdadero desarrollo y cultura contable en el sector público

colombiano resultó infructuoso bajo los esquemas estructurales y de control que
precedieron la Constitución Política de 1991, pues no se comprendía por qué motivo en
el sector privado se le daba tanta significación, mientras que en el público resultaba
poco relevante; también se cuestionaba el hecho de que el Estado exigiera a los
asociados en sus obligaciones de tributación, contabilidad de manera rigurosa, mientras
él no contaba con dicho instrumento de perentoria exigencia en toda organización que
de manera responsable deba dar cuenta a sus asociados, sobre la manera como se
están administrando los recursos.

¿Invertiría Usted en una empresa que carezca de contabilidad?, ¿o que sus cifras
reveladas no sean confiables o no pueda ser comprobada su veracidad?, pues en el
caso del sector público colombiano ha existido y aún persisten dudas sobre la
razonabilidad de las cifras y estados financieros preparados con base en estas y de
manera disciplinada la casi totalidad de los colombianos pagamos nuestros tributos o
aportes a esa gran empresa llamada Estado, porque está contemplado como un deber,

25
existen medidas coactivas y porque definitivamente es un hecho obligado o impositivo,
de ahí su denominación.

La interpretación que el Estado como un todo y las entidades a él pertenecientes,

individualmente consideradas, más que el propio concepto de organismo o entidad son
realmente empresas, nos genera bases de comprensión en materia contable pública.

Si al Departamento o al Municipio le diéramos el carácter de empresa en la búsqueda

de justificar la generación de información contable y resultados financieros para sus
socios (los habitantes del respectivo territorio), tendríamos que denominar al
Gobernador o Alcalde como gerente, la junta directiva sería la Asamblea o el Concejo
Municipal (representan a los socios), tiene un revisor fiscal (la contraloría respectiva), un
departamento financiero representado por la Secretaría de Hacienda o la Tesorería;
bueno y desde luego, debe tener un contador, un departamento de presupuesto, una
oficina jurídica, y demás dependencias necesarias para el cumplimiento de su objeto
social

Un elemento complementario aporta la asimilación a empresa de las entidades

territoriales, daría a entender que cuando los Gobernadores y Alcaldes reciben el voto
de confianza de los ciudadanos de cada circunscripción para que rija sus destinos como
suele manifestarse, le están asignando la responsabilidad de gerenciar esa empresa, la
más grande, con más capital y número de socios dentro del territorio;
desafortunadamente en muchos casos, la más burocratizada, con mayores niveles de
corrupción, elevados déficit, patrimonio negativo, que no cuenta con contabilidad
confiable ni genera estados financieros, y que además, no informa a sus socios sobre
los resultados obtenidos por lo menos anualmente.

En condiciones de correcto desempeño, cada mandatario debe caracterizarse por ser

un gestor público, un gerente un administrador, alejado del concepto político de que han
estado precedidos. A este aspecto han contribuido los nuevos ordenamientos en
materia contable, que entre otros aspectos exigen la refrendación de los estados
financieros por parte de los representantes legales, situación que no se daba antes la
Carta Constitucional de 1991.

En esencia, lo que se busca es que exista una contabilidad pública que genere
información a sus usuarios, y de estos, de manera especial a sus propietarios o socios
(la sociedad), pues a estos les asiste no solo un derecho a que se les informe qué
destino o de qué manera se están utilizando sus aportes, representados en tributaos,
tasas, contribuciones, etc., sino que debe constituir una medida para rescatar la
confianza como contribuyentes. No es raro escuchar, “para que pagamos impuestos si
se los van a robar”. Pero también es necesario generar mecanismos para despertar
sentido de pertenencia por lo público, en muchos sectores de la sociedad se considera
el sector público como algo ajeno a su situación personal, de ahí que muchos se
alegren cuando destruyen bienes públicos, o llegan a exaltar a los corruptos y evasores
de impuestos.

26
Los objetivos de la contabilidad pública los podemos concretar en tres grandes
aspectos:

a. Constituir herramienta de Gestión Pública

b. Servir de instrumento de control
c. Contribuir a la divulgación y cultura

Divulgación
y Cultura

Control

Gestión Pública

a. Herramienta de Gestión Pública

La contabilidad debe constituir la principal herramienta en que se apoyen los

gestores públicos para la toma de decisiones. Un sistema de información contable
con cifras confiables y oportunas es el instrumento más idóneo para visualizar la
situación de cada ente público individualmente considerado, respecto a su situación
patrimonial, el valor y representatividad de sus activos, derechos de cobro, cartera,
bienes muebles e inmuebles; la situación de sus obligaciones o pasivos, capacidad
de endeudamiento en el corto, mediano y largo plazo; sus fuentes de recursos con
los cuales podrá financiar sus gastos; complementariamente tiene la posibilidad de
visualizar derechos y obligaciones potenciales a través de sus cuentas de orden,
aspecto este último que el presupuesto por su carácter anual no le permite registrar.

Si bien la contabilidad es un insumo con destino a distintos usuarios, el principal

usuario debe ser la propia entidad que la genera. Este es un hecho que vale la pena
reiterar, ya que por muchos años en el sector público ha sido característico generar
información contable y estados financieros, por la necesidad de cumplir con los
ordenamientos de rendición de información ante los organismos de control y con ello
evitar las sanciones pertinentes.

27
Ante tantas evidencias, resulta pertinente que los organismos de control en la
práctica de sus auditorías consideren realizar la pregunta: ¿Utiliza el gobernador o
alcalde, la contabilidad o sus Estados financieros para tomar decisiones?, ¿Son
confiables y oportunos los saldos reflejados en la contabilidad?, ya que en este
último interrogante radica en parte la justificación para no recurrir a ella, a partir de
ello estamos visualizando en gran medida el mejoramiento a que debe
comprometerse la administración.

Tomar decisiones, o mejor, tomar oportunas y acertadas decisiones con base en la

contabilidad y sus resultados es un rigor que va más allá de llevar contabilidad, pues
implica no solo llevarla, sino llevarla en debida forma, es decir, registrar las
operaciones en la medida que ocurran, bajo el principio contable de causación, el
cual explicamos más adelante, y la confiabilidad de la cifras me estaría indicando que
si en mi saldo reflejo una cantidad determinada, esta está respaldada en soportes
que indican la existencia real del hecho que lo originó. Es también someter los saldos
a un permanente seguimiento y revisión con fines de depuración, evaluación,
reclasificación, re expresión, fijar competencias y tomar las decisiones del caso.

También podemos considerar en extenso, que muchas entidades públicas

manifiestan que llevan contabilidad porque generan periódicamente (en los
momentos actuales cada tres meses) estados contables con destino a la Contaduría
General de la Nación, para lo cual se valen de los servicios prestados por un
Contador que sirve a varias entidades territoriales solo para la ocasión de generar los
informes con destino al ente rector de la contabilidad pública y a otras instancias
oficiales. Se podría afirmar que esos organismos presentan estados financieros pero
no llevan contabilidad.

De qué sirve a las entidades contables públicas un sistema de información que no les
permite en un momento determinado conocer en tiempo real cuál es su disponibilidad
de saldos bancarios, la cartera morosa, las disponibilidades de caja, los excedentes
de caja con fines de inversión, las existencias físicas de equipos de computación y
de trasportes, el comportamiento de los ingresos y gastos causados, recaudos y
erogaciones durante cada vigencia fiscal, como también los faltantes y procesos
fiscales, penales, civiles, seguidos a favor y en contra de la entidad.

La generación de información contable con las características antes señaladas no se

ha realizado en el sector público colombiano, al precer poco han servido los avances
tecnológicos que los momentos históricos nos aportan y es poco probable que en el
corto plazo se logre cumplir con las formalidades que la técnica contable exige, pues
más que un propósito existe un despropósito de disponer de este instrumento, que si
bien constituye un elemento fundamental para la toma de decisiones y evitar la
corrupción, para muchos genera demasiadas evidencias para establecer las malas
prácticas administrativas.

En síntesis, se considera que la información contable pública sirve entre otros

aspectos, para

28
• Evaluar la aplicación y destinación eficiente de los recursos en los diferentes
sectores de la acción social del Estado.

• Realizar el seguimiento a la gestión y los resultados de las entidades del

sector público, así como verificar el cumplimiento y legalidad de sus operaciones,
pretendiendo con ello que los recursos públicos sean utilizados bajo conceptos
de eficiencia, eficacia, transparencia y equidad.

• Evaluar la ejecución de planes, programas y proyectos de los diferentes niveles y

órdenes estatales, en función de los objetivos, metas y prioridades para la política
económica, social y ambiental

b. Instrumento de control

La información contable aporta substancialmente instrumentos para el ejercicio del

control en sus diferentes manifestaciones: en materia de control interno, para que
cada administración pueda mantener un permanente seguimiento de las
transacciones, variaciones, proyecciones y evaluaciones del comportamiento
financiero-patrimonial del ente público, aprovechando la cronología de los registros y
las cifras en términos individuales y consolidados.

En lo que respecta al control ciudadano, puede generar resultados que la comunidad

está en capacidad de analizar y poder tener un conocimiento general de la manera
como se están administrando sus recursos; para facilitar estos deberes
institucionales, hoy día se exige por parte de la Contaduría General de la Nación, la
publicación de los resultados financieros en lugares visibles de los órganos y
entidades públicas.

No hay duda que para el ejercicio del control fiscal externo que ejercen las
Contralorías, es fundamental disponer de información útil, confiable, oportuna,
verificable, entre otras características, con fines de evaluación histórica de la gestión.
La contabilidad precisamente permite, a diferencia de otros instrumentos como el
presupuestal, poder mostrar resultados de cada vigencia fiscal, con los cuales se
inicia la siguiente, permitiendo conocer la evolución institucional con el fin de
establecer los efectos de las diferentes transacciones a través de la vida institucional
o de gestión continuada, evidenciadas mediante el control y evaluación financieros.
Sabemos también, que la contabilidad es el principal insumo en que se fundamenta
la práctica de la auditoría financiera, regida por importantes elementos técnicos y
acogida a principios de general aceptación, para establecer la razonabilidad de los
estados financieros, sobre las cuales los órganos de control fiscal y revisorías
fiscales profieren un dictamen u opinión, pronunciamiento que va a depender de la
disposición de información contable, pues ya que es factible inclusive abstenerse de
tal opinión, situación que aún es posible experimentar en algunas instituciones
públicas de nuestro país.

29
Dentro de los controles a los cuales sirve la información contable pública
encontramos el relacionado con el control político: Las instituciones estatales,
cualquiera que sea el orden o nivel al que pertenezca, deben presentar a los
organismos de control fiscal el resultado de sus finanzas, para que esta de manera
individual y consolidada presenten ante las corporaciones de elección popular, las
evaluaciones o análisis correspondientes, las glosas u observaciones que le ha
formulado tanto a la información contable como a los Estados Financieros
presentados, como también los planes de mejoramiento que han sido suscritos con
el fin de poder sanear o depurar los saldos contables institucionales.

El control disciplinario también se surte del sistema de información contable, del cual
deriva evidencias para establecer el cumplimiento de las funciones de los
responsables de su generación y análisis, con el fin de establecer e imponer las
sanciones que sean del caso6.

c. Divulgación y cultura

El objetivo de divulgación y cultura se refiere a que el sistema contable público

permite satisfacer necesidades generales de información para adelantar estudios e
investigaciones que sean de conocimiento público y generación de cultura y sentido
de pertenencia sobre el uso de los recursos públicos.

Para que la información contable pública pueda cumplir con dicho objetivo, la se
requiere entre otras acciones: generar cultura sobre el uso de la información que
provee el SNCP; generar y divulgar la situación y resultados analíticos del sector
público; y proveer información para investigaciones de carácter académico.

2.3 Régimen de Contabilidad Pública

Mediante Resolución 222 de 2006, la Contaduría General de la Nación adoptó el

Régimen de Contabilidad Pública, conformado por: El Plan General de Contabilidad
Pública, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública.

Plan General de Contabilidad

Púbica-PGCP

Manual de Procedimientos

Doctrina Contable Pública

6
La Ley 734 de 2002 –Código Disciplinario Único- en su artículo 48 hace referencia a faltas gravísimas, entre las
cuales está “no llevar en forma debida la contabilidad”.

30
2.4 Plan General de Contabilidad Pública - PGCP

Este elemento constitutivo del Régimen de Contabilidad Pública, es considerado el

principal instrumentos de normalización de la contabilidad pública en Colombia,
contiene la regulación de tipo general y está constituido por: el Marco Conceptual y por
la Estructura y clasificación de las clases.

Marco
conceptual

Plan General
de
Contabilidad
Pública -
PGCP
Estructura y
descripción
de las clases

2.4.1 Marco conceptual

Según la Resolución 222 de 2006, que adopta el Régimen de Contabilidad Pública, el

Marco Conceptual constituye el referente teórico que define y delimita el ámbito del
Sistema Nacional de Contabilidad Pública (SNCP), así como la estructura y los
elementos intangibles del mismo, contenidos en el Plan General de Contabilidad
Pública-PGCP; por lo tanto, presenta la caracterización del entorno, la definición de la
entidad contable pública, los usuarios de la información, los propósitos del SNCP, los
objetivos de la información, las características cualitativas de la información, los
principios y las normas técnicas de contabilidad pública.

Dicho Marco conceptual tiene los siguientes objetivos:

a. Servir de base para el proceso metodológico de la Regulación;

b. Establecer los conceptos centrales que definen el SNCP;

c. Servir de guía al regulador para evaluar permanentemente las normas vigentes y

para el desarrollo normativo sustancial y procedimental de la contabilidad
pública;

d. Apoyar a los usuarios en la interpretación y aplicación de las normas;

e. Aportar en el proceso de construcción de la información contable por parte de

quienes preparan y emiten la información; apoyar a los evaluadores de la
información en el proceso de realizar un juicio sobre la contabilidad pública, y

f. Servir de base para el desarrollo doctrinal.

31
2.4.1.1 Sistema Nacional de Contabilidad Pública-SNCP

En consideración de la Contaduría General de la Nación, el SNCP “…es un conjunto de

instituciones, reglas, prácticas, recursos humanos y físicos, que buscan satisfacer las
necesidades de sus usuarios, que implica la identificación y diferenciación de sus
componentes, tales como: “…las instituciones, las reglas, las prácticas y los recursos
humanos y físicos”.

CONTADURIA
GENERAL DE LA
NACIÓN

SISTEMAS
ELECTRÓNICOS Y REGIMEN DE
MANUALES CONTABILIDAD
PÚBLICA

CONTADORES ELEMENTOS ENTIDADES

PÚBLICOS CONTABLES
DEL SNCP PÚBLICAS

USUARIOS DE LA
INFORMACIÓN INFORMACIÓN
CONTABLE CONTABLE
PÚBLICA PÚBLICA
EVALUADORES
INTERNOS Y
EXTERNOS

El ente rector de la Contabilidad Pública en nuestro país ha señalado que los elementos
que componen el SNCP son:

a. El ente regulador, que es la Contaduría General de la Nación-CGN;

b. La regulación contable pública, es decir, el Régimen de Contabilidad Pública
emitido por el regulador;
c. Los sistemas electrónicos o manuales, soporte para la construcción y
conservación de la contabilidad;
d. Los contadores públicos responsables de la preparación y presentación de la
información;
e. Las entidades contables públicas que emiten y presentan información y sus
representantes legales en calidad de responsables;
f. La información contable pública, estructurada en diferentes tipos de informes
contables;
g. Los evaluadores internos y externos de la información, como los órganos de
control fiscal y las auditorias; y
h. Los usuarios de la información contable pública, entre ellos las autoridades de
control, de planeación y gestión de las políticas públicas y la ciudadanía.

32
2.4.1.2 Entidad contable pública

De acuerdo con el Sistema Nacional de Contabilidad Pública en Colombia, se considera

Entidad Contable Pública-ECP a: “la unidad mínima productora de información que se
caracteriza por ser una unidad jurídica y/o administrativa y/o económica, que desarrolla
funciones de cometido estatal y controla recursos públicos; la propiedad pública o parte
de ella le permite controlar o ejercer influencia importante; predomina la ausencia de
lucro y que, por estas características, debe realizar una gestión eficiente; sujeta a
diversas formas de control y a rendir cuentas sobre el uso de los recursos y el
mantenimiento del patrimonio público”7.

En las entidades territoriales-ET, encontramos diferentes tipos de entidades contables

públicas: El departamento (sector central), el distrito (Sector central), el municipio
(sector central), y las entidades descentralizadas por servicio de estos órdenes:
establecimientos públicos, empresas industriales y comerciales del Estado, sociedades
de economía mixta, empresas sociales del Estado (hospitales), empresas de servicios
públicos domiciliarios, universidades, colegios, etc., cada ente generador de
información hacia distintos usuarios.

2.4.1.3 Usuarios de la información contable pública

Los usuarios de información contable pública en nuestro país están caracterizados por
las necesidades y uso de la información contable que cada uno de ellos requiera, y son
entre otros:

1
• La sociedad civil en general

2
• Los organismos de planificación y desarrollo de la política económica y social,

3
• Las corporaciones de elección popular

4
• Los órganos de control externo

5
• Las propias administraciones y sus gestores

6
• La Contaduría General de la Nación

7
• Los organismos nacionales o internacionales

8
• Otras personas naturales o jurídicas, públicas o privadas

7
Contaduría General de la Nación “Diccionario de términos de contabilidad pública”, pag. 49

33
a. La sociedad civil en general, son quienes en su condición de contribuyentes los
verdaderos dueños de los bienes públicos, de los cuales a su vez se benefician,
pero que también les asiste el derecho y el deber de conocer la manera como se
gestionan los recursos públicos, expresados a través de las cifras o resultados
de las transacciones, las cuales se recomienda se muestren de manera sencilla
para sus asequibilidad a todos los niveles de la sociedad.

b. Los organismos de planificación y desarrollo de la política económica y

social, basados en el requerimiento de contar con información contable con el fin
de orientar la política pública; coordinar las acciones de las entidades del Sector
Público, dirigiéndolas a la aplicación eficiente y eficaz de los recursos, para la
satisfacción de las necesidades más apremiantes de la comunidad, bajo un
concepto de planificación. También para evaluar los resultados fiscales,
situaciones de ahorro e inversión públicos, endeudamiento, regulación de precios
y tarifas, planear la distribución de la renta y la riqueza, soportar las cifras para
la proyección de los Planes de Desarrollo, Marcos Fiscales y de Gastos de
Mediano Plazo, Planes Financieros e Indicativos, PAC, entre otros.

c. Las corporaciones de elección popular, a las que corresponde dentro de sus

funciones, pronunciarse sobre los resultados financieros que periódicamente le
deben ser presentados por la administración y por los órganos de control fiscal,
para realizar los debates que dentro del marco del control político resulten para
exigir a los gestores públicos el debido cumplimiento de sus funciones y si es del
caso aplicar mociones de censura.

De esta manera, es comprensible que la representación política del Congreso de

la República, Asambleas y Concejos Distritales y Municipales, es un hecho que
compromete el examen y verificación analítica de los resultados que les son
presentados con el fin de poderles informar a la sociedad que representan, la
manera como se están manejando los recursos encomendados a los gestores
públicos.

d. Los órganos de control externo, que con base en el sistema de información

contable, los registros, soportes y resultados consolidados reportados por las
administraciones o dispuestos para su revisión in situ, ejercen controles de tipo
fiscal, disciplinario, penal, político y ciudadano, con el fin de establecer la
captación, aplicación, conservación y manejo en general del patrimonio público,
con el fin de promover las investigaciones o procesos jurídicos para aplicar las
sanciones, correctivos o dejar las advertencias que de las actuaciones
incorrectas se deriven o prevenir su ocurrencia.

En el caso particular de las Contralorías, la información contable está asociada al

control financiero, que de conformidad con el artículo 10 de la Ley 42 de 1993,
consiste en: “… el examen que se realiza, con base en las normas de auditoría
de aceptación general, para establecer si los estados financieros de una entidad
reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su

34
 situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las
transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las
normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de
contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General”.

e. Las propias administraciones y sus gestores, en esencia el principal usuario,

pues la información que generan las diferentes entidades públicas debe estar al
servicio de la propia administración como herramienta primordial en que se
apoye la gestión, como instrumento de evaluación, control y toma de decisiones.
Complementariamente para cumplir los requerimientos de información de los
órganos de control y gestión estatales, con fines evaluativos, de seguimiento y
análisis en términos individuales y consolidados de la situación financiera,
económica, social y ambiental del sector público.

f. La Contaduría General de la Nación, para fines de gestión interna,

consolidación y presentación a otros usuarios responsables del control y la
gestión de la información contable pública.

g. Los organismos nacionales o internacionales, que mediante el otorgamiento

de créditos financian la prestación de servicios o la realización de inversiones
físicas o sociales, quienes a través de la información contable evalúan la
capacidad de pago, riesgo, solvencia y niveles de endeudamiento y realizar el
seguimiento a la realización o ejecución para poder evidenciar si se cumple con
lo pactado en los respectivos contratos y de esa manea poder tomar las
decisiones que sean del caso.

h. Otras personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, extendido a

grupos de investigación, académicos, gremios económicos, medios de
comunicación, agencias internacionales, países comunitarios, empresas
editoriales, analistas de inversión, entre otros, que requieren información sobre la
situación financiera, económica, social y ambiental de las entidades del Sector
Público, para que sirva como soporte o como fuente de compilación,
investigación y divulgación, de acuerdo con necesidades particulares.

2.4.1.4 Características cualitativas de la información contable pública

Estas características constituyen atributos y restricciones que identifican la información

suministrada por el SNCP y que permiten diferenciarla de otro tipo de información y
tienen por objeto cumplir y validar los propósitos del SNCP y garantizar la satisfacción
conjunto y aseguran la calidad de la información.

Para que la información contable pública pueda satisfacer las necesidades de sus
usuarios se requiere que se genere con observancia de las siguientes características:

a. Confiabilidad
b. Relevancia

35
c. Comprensibilidad

CONFIABILIDAD RELEVANCIA COMPRENSIBILIDAD

• Razonabilidad • Oportunidad • Racionalidad

• Objetividad • Materialidad • Consistencia
• Verificabilidad • Universalidad

La información contable pública es Confiable si se caracteriza por ser razonable,

objetiva y verificable; es Relevante si está asociada con la oportunidad, la materialidad
y la universalidad; y se considera Comprensible si es racional y consistente.

2.4.1.5 Principios de Contabilidad Pública

Según el Plan General de Contabilidad Pública-PGCP, los principios de contabilidad

pública constituyen pautas básicas o macro reglas que dirigen el proceso para la
generación de información en función de los propósitos del SNCP y de los objetivos de
la información contable pública, sustentando el desarrollo de las normas técnicas, el
manual de procedimientos y la doctrina contable Pública.

La Contaduría General de la Nación, en su condición de ente rector de la Contabilidad

Pública en Colombia, ha determinado que los Principios de Contabilidad Pública son:
Gestión continuada, registro, devengo o causación, asociación, medición, prudencia,
período contable, revelación, no compensación y hechos posteriores al cierre y los
describe de la siguiente manera:

Gestión No
Medición
continuada compensación

Hechos
Registro Prudencia posteriores al
cierre

Devengo o Periodo
Causación contable

Asociación revelación

36
2.4.1.5.1 Gestión Continuada.

Se presume que la actividad de la entidad contable pública se lleva a cabo por tiempo
indefinido, conforme a la ley o acto de creación. Por tal razón, la aplicación del Régimen
de Contabilidad Pública no está encaminada a determinar su valor de liquidación. Si por
circunstancias exógenas o endógenas se producen situaciones de transformación o
liquidación de una entidad contable pública, deben observarse las normas y
procedimientos aplicables para tal efecto.

2.4.1.5.2 Registro

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de

manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al
reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la
entidad contable pública, con base en la unidad de medida.

2.4.1.5.3 Devengo o Causación

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el

momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la
corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se
efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u
operación originada por el hecho incida en los resultados del período.

2.4.1.5.4 Asociación

El reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los gastos necesarios para la
ejecución de las funciones de cometido estatal y con los costos y/o gastos relacionados
con el consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos. Cuando por
circunstancias especiales deban registrarse partidas de períodos anteriores que
influyan en los resultados, la información relativa a la cuantía y origen de los mismos se
revelará en notas a los estados contables.

2.4.1.5.5 Medición

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en

función de los eventos y transacciones que los originan, empleando técnicas
cuantitativas o cualitativas. Los hechos susceptibles de ser cuantificados
monetariamente se valuarán al costo histórico y serán objeto de actualización, sin
perjuicio de aplicar criterios técnicos alternativos que se requieran en la actualización y
revelación. La cuantificación en términos monetarios debe hacerse utilizando como
unidad de medida el peso que es la moneda nacional de curso forzoso, poder liberatorio
ilimitado, y sin subdivisiones en centavos. Para los hechos que no sean susceptibles de
ser cuantificados monetariamente se aplicará lo reglamentado por las normas técnicas.

37
2.4.1.5.6 Prudencia

En relación con los ingresos, deben contabilizarse únicamente los realizados durante el
período contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna. Con referencia a
los gastos deben contabilizarse no sólo en los que se incurre durante el período
contable, sino también los potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir,
los que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo origen se presente en
el período actual o en períodos anteriores.

Este principio también consagra que cuando existan diferentes posibilidades para
reconocer y revelar de manera confiable un hecho, se debe optar por la alternativa que
tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar
los pasivos y los gastos. En notas a los estados, informes y reportes contables, se
justificará la decisión tomada y se cuantificarán los procedimientos alternativos, con el
posible impacto financiero, económico, social y ambiental en los mismos.

2.4.1.5.7 Período Contable

Corresponde al tiempo máximo en que la entidad contable pública debe medir los
resultados de sus operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, y el
patrimonio público bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajustes y
cierre. El período contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de
diciembre. No obstante, se podrán solicitar estados contables intermedios e informes y
reportes contables, de acuerdo con las necesidades o requerimientos de las
autoridades competentes, sin que esto signifique necesariamente la ejecución de un
cierre.

2.4.1.5.8 Revelación

Los estados, informes y reportes contables deben reflejar la situación financiera,

económica, social y ambiental de la entidad contable pública, así como los resultados
del desarrollo de las funciones de cometido estatal por medio de la información
contenida en ellos; la información adicional que sea necesaria para una adecuada
interpretación cuantitativa y cualitativa de la realidad y prospectiva de la entidad
contable pública y que no esté contenida en el cuerpo de los estados, informes y
reportes contables, debe ser revelada por medio de notas. La información debe servir,
entre otros aspectos, para que los usuarios construyan indicadores de seguimiento y
evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informarse sobre el grado de avance de
planes, programas y proyectos de la entidad contable pública.

2.4.1.5.9 No Compensación

En ningún caso deben presentarse partidas netas como efecto de compensar activos y
pasivos del balance, o ingresos, gastos y costos que integran el estado de actividad
financiera, económica, social y ambiental.

38
2.4.1.5.10 Hechos Posteriores al Cierre

La información conocida entre la fecha de cierre y la de emisión o presentación de los

estados contables, que suministre evidencia adicional sobre condiciones existentes
antes de la fecha de cierre, así como la indicativa de hechos surgidos con posterioridad,
que por su materialidad impacten los estados contables, debe ser registrada en el
período objeto de cierre o revelada por medio de notas a los estados contables,
respectivamente.

2.4.1.6 Normalización y regulación de la Contabilidad Pública

En Colombia, el Régimen de Contabilidad Pública-RCP es el medio de normalización y

regulación contable pública, tanto de tipo general y como específico.

La regulación de tipo general, se encuentra contenida en el Plan General de

Contabilidad Pública-PGCP, que contiene las pautas conceptuales que deben
observarse para la construcción del Sistema Nacional de Contabilidad Pública-SNCP y
está integrado por el Marco Conceptual y por la Estructura y Descripción de Clases.

Plan General
Estructura y
Marco de
Descripción
Conceptual Contabilidad
de Clases
Pública-PGCP

De otra parte, la regulación de tipo específico está contenida en el Manual de

Procedimientos y en la denominada Doctrina Contable Pública.

El Manual de Procedimientos define los criterios y prácticas que permiten desarrollar las
normas técnicas y contiene las pautas instrumentales para la construcción del SNCP.
Dicho Manual está conformado por los procedimientos contables que desarrollan los
procesos de reconocimiento y revelación por temas particulares; por los instructivos
contables que son la aplicación de los procedimientos a través de casos específicos; y
por el Catálogo General de Cuentas que complementa y desarrolla la estructura,
descripción y dinámicas de la clasificación conceptual.

Procedimien
tos
Instructivos Contables
contables

Catálogo
General de
Cuentas

Manual de Procedimientos

39
Respecto a la doctrina contable pública, está conformada por los conceptos emitidos
por el Contador General de la Nación, en respuesta básicamente a las consultas
formuladas por distintos usuarios de la información contable pública.

2.4.1.7 Normas técnicas de contabilidad pública

Se le denomina al conjunto de criterios técnicos establecidos por la Contaduría General

de la Nación, mediante los cuales se precisa y prescribe el tratamiento contable que
debe dársele al reconocimiento y revelación de las transacciones, hechos y
operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, susceptibles de llevarse a
la contabilidad, realizadas por las entidades públicas de distinto orden.

Las Normas Técnicas de Contabilidad Pública, según lo establecido en el Plan General

de Contabilidad Pública, adoptado por la Contaduría General de la Nación comprende
cuatro grandes conceptos:

• Normas técnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos

financieros, económicos, sociales y ambientales

• Normas técnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad

• Normas técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables

• Normas técnicas relativas a los hechos posteriores al cierre

Relativas a las etapas de • Activos

reconocimiento y • Pasivos
revelación de los hechos • Patrimonio
financieros, económicos, • Cuentas de actividad
sociales y ambientales F.E.S y A
• Cuentas de orden

Relativas a los soportes, • Soportes

comprobantes y libros de • Compobantes
contabilidad • Libros

Relativas a los estados,

informes y reportes
contables

Relativas a los hechos

posteriores al cierre

40
2.4.1.7.1 Normas técnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelación
de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales.

Comprenden las normas técnicas relativas a los activos, pasivos, patrimonio,

cuentas de actividad financiera, económica, social y ambiental, y las relativas
a las cuentas de orden.

2.4.1.7.2 Normas técnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros de

contabilidad.

Se refiere a las normas técnicas dictadas para los soportes contables,

comprobantes y libros de contabilidad, su tenencia, conservación, custodia y
exhibición.

2.4.1.7.3 Normas técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables

Estas normas determinan los criterios para su preparación y presentación. Las

actuaciones en esta materia se encuentran enmarcadas en los propósitos, objetivos,
características cualitativas, principios y normas técnicas que sustentan el SNCP, con el
fin de satisfacer intereses y necesidades de los usuarios.

2.4.1.7.4 Normas técnicas relativas a los hechos posteriores al cierre

Se refieren a los criterios a tener en cuenta con la información generada y conocida

entre la fecha de cierre y la de emisión o presentación de los estados contables, que
aporta evidencias o hechos adicionales sobre situaciones existentes omitidas antes de
la fecha de cierre, así como la representativa de hechos determinados con
posterioridad, que por su significación impacten los resultaos de los estados contables,
y que por tal motivo debe ser registrada en el período que se cierra y/o revelarse por
medio de notas a los estados contables.

2.4.1.8 Proceso contable

El PGCP define el Proceso Contable como: “Un conjunto ordenado de etapas que se
concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las
operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación,
la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una
entidad contable pública en particular”.

También define el Proceso contable como: “Un conjunto de actividades que comprende
desde el momento en que se genera el hecho financiero, económico o social, hasta el
momento en que obtiene, analiza, interpreta y comunica la información de carácter
contable”.

41
 IDENTIFICACIÓN CLASIFICACIÓN REGISTRO Y AJUSTE

HECHOS LIBROS
FINANCIEROS, AUXILIARES
ECONÓMICOS,
SOCIALES Y
AMBIENTALES
IMPUTACIÓN ELABORACIÓN DE
SOPORTES COMPROBANTES
CONTABLES DE DIARIO, DE
REVISIÓN, AJUSTES Y DE
CIERRE
VERIFICACIÓN
SUBSISTEMAS: Y CLASIFICACIÓN DE
-PLANEACIÓN
TRANSACCIONES,
-PRESUPUESTO
-RENTAS POR COBRAR DOCUMENTOS UTILIZACIÓN
-CUENTAS POR COBRAR FUENTE Y SOPORTES CATALOGO DE LIBRO DIARIO
-NOMINA CUENTAS
-TESORERÍA
-INVENTARIOS
-ACTIVOS FIJOS

MAYOR Y
BALANCE

GENERACIÓN DE INFORMES

ANÁLISIS, ELABORACIÓN
INTERPRETACIÓN Y DE ESTADOS E
COMUNICACIÓN INFORMES
CONTABLES

Fuente: Contaduría General de la Nación, Resolución 119 de 2006, por la cual se reglamenta el modelo
estándar de sostenibilidad de los sistemas de contabilidad pública.

Durante el proceso contable se capturan de manera cronológica datos de las diferentes

transacciones que realiza la entidad contable pública, se realizan cálculos analíticos,
revisiones y análisis metodológicos, se realizan procesos de medición, ajustes y
depuraciones, cierres intermedios y se generan los distintos estados, informes y
reportes contables a los diferentes usuarios.

El proceso contable no concluye con la determinación de los estados contables, pues

sobre la base de estos deben realizarse los análisis e informes correspondientes, y
como extensión de dicho proceso, el seguimiento correspondiente, con el fin de sanear
o corregir las inconsistencias establecidas a una fecha de corte determinada.

42
Vale recalcar, que el desarrollo del proceso contable público, para su validez,
requiere la observancia de los principios, normas técnicas y demás procedimientos
establecidos por la Contaduría General de la Nación.

43
 Capítulo III

ESTRUCTURA DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA

3.1 Catálogo general de Cuentas

Constituye el instrumento para el reconocimiento y revelación de los hechos,

transacciones u operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales realizadas
por las entidades contables públicas, mediante una clasificación metodológica
ordenada, flexible y de fácil comprensión tanto por el ente contable público, como para
los órganos de control y usuarios en general.

3.1.1 Estructura y descripción de las clases y grupos

El Catálogo de Cuentas está conformado por cinco niveles de clasificación, con una
estructura de código de seis dígitos.

CLASE GRUPO CUENTA SUBCUENTA AUXILIAR

X X XX XX ………….

Como se expresa en el cuadro anterior, el primer dígito de la codificación corresponde a

la Clase, el segundo al Grupo, el tercero y cuarto dígitos corresponden a la Cuenta y el
quinto y sexto a la Subcuenta.

La determinación de las Clases, Grupos, Cuentas y Subcuentas es competencia de la

Contaduría General de la Nación. Después de estos niveles las entidades contables
públicas de manera discrecional pueden adicionar niveles auxiliares, de acuerdo con
sus necesidades, por Ej. para registrar número de cédula, NIT, cuenta bancaria, número
del contrato, factura, y demás, salvo aquellos casos regulados específicamente para
este nivel.

3.1.1.1 Clases

El Catálogo General de Cuentas de la información contable pública está conformado

por las nueve clases siguientes:

1. ACTIVOS
2. PASIVOS
3. PATRIMONIO
4. INGRESOS
5. GASTOS
6. COSTOS DE VENTAS Y DE OPERACIÓN
7. COSTOS DE PRODUCCIÓN
8. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS
9. CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

44
 Cuentas de
• Activo Resultado • Cuentas de Orden
• Pasivo deudoras
• Ingresos • Cuentas de Orden
• Patrimonio
• Gastos Acreedoras
• Costos de Ventas y de
Operación
• Costos de Producción
Cuentas de Cuentas de
Balance Orden

Las clases de 1 a 3 representan la situación financiera, económica, social y ambiental y

se les denomina Cuentas de Balance, ya que son la base para la elaboración del
Balance General; las clases de 4 a 7 contienen las cuentas de resultados y son la base
para la elaboración del Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental;
a estas cuentas también se les denominan transitorias, ya que se cancelan al cierre de
cada periodo y se abren nuevamente acorde con las operaciones en la siguiente
vigencia; las clases 8 y 9 representan contingencias y revelan información para efectos
de control.

3.1.1.2 Grupos

CLASE 1 ACTIVOS
GRUPOS 11 EFECTIVO
12 INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS
13 RENTAS POR COBRAR
14 DEUDORES
15 INVENTARIOS
16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO E HISTÓRICOS Y
CULTURALES
18 RECURSOS NATURALES RENOVABLES
19 OTROS ACTIVOS

CLASE 2 PASIVOS
GRUPOS 22 OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO
23 OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO E INSTRUMENTOS
DERIVADOS
24 CUENTAS POR PAGAR
25 OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL
INTEGRAL
26 OTROS BONOS Y TÍTULOS EMITIDOS
27 PASIVOS ESTIMADOS
29 OTROS PASIVOS

45
CLASE 3 PATRIMONIO
GRUPOS 31 HACIENDA PÚBLICA
32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL

CLASE 4 INGRESOS
GRUPOS 41 INGRESOS FISCALES
42 VENTA DE BIENES
43 VENTA DE SERVICIOS
44 TRANSFERENCIAS
45 ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA GENERAL DE
PENSIONES
47 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES
48 OTROS INGRESOS

CLASE 5 GASTOS
GRUPOS 51 DE ADMINISTRACIÓN
52 DE OPERACIÓN
53 PROVISIONES, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES
54 TRANSFERENCIAS
55 GASTO PUBLICO SOCIAL
57 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES
58 OTROS GASTOS
59 CIERRE DE INGRESOS, GASTOS Y COSTOS

CLASE 6 COSTOS DE VENTAS Y OPERACIÓN

GRUPOS 62 COSTO DE VENTAS DE BIENES
63 COSTO DE VENTAS DE SERVICIOS
64 COSTO DE OPERACIÓN DE SERVICIOS

CLASE 7 COSTOS DE PRODUCCIÓN

GRUPOS 71 PRODUCCIÓN DE BIENES
72 SERVICIOS EDUCATIVOS
73 SERVICIOS DE SALUD
74 SERVICIO DE TRANSPORTE
75 SERVICIOS PÚBLICOS
76 SERVICIOS HOTELEROS Y DE PROMOCIÓN TURÍSTICA
79 OTROS SERVICIOS

CLASE 8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

GRUPOS 81 DERECHOS CONTINGENTES
82 DEUDORAS FISCALES
83 DEUDORAS DE CONTROL
89 DEUDORAS POR CONTRA (CR)

46
CLASE 9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS
GRUPOS 91 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES
92 ACREEDORAS FISCALES
93 ACREEDORAS DE CONTROL
99 ACREEDORAS POR CONTRA (DB)

3.1.2 Descripciones de las Clases y Grupos

Ya hemos señalado que el Catálogo General de Cuentas está conformado por nueve
(9) clases y dentro de cada una de estas un determinado número de grupos
representativos de las transacciones susceptibles de ser registradas apropiadamente
en cada uno de ellos.

Los Grupos comprenden cuentas, llamadas también cuentas mayores, y estas a su vez
se descomponen en Subcuentas.

En esta sección de nuestro Módulo haremos descripción de cada una de las clases,
teniendo en cuenta las transacciones financieras, económicas, sociales y ambientales
que en ellas se registran, siguiendo parámetros establecidos por la CGN en el Manual
de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.

3.1.2.1 Activo

CLASE Esta denominación incluye los grupos representativos de bienes y

1 derechos, tangibles e intangibles, de la entidad contable pública
ACTIVO obtenidos como consecuencia de hechos pasados, y de los cuales se
espera que fluyan a la entidad contable pública un potencial de servicios
o beneficios económicos futuros en desarrollo de sus funciones de
cometido estatal. Estos bienes y derechos se originan en las
disposiciones legales, en los negocios jurídicos y en los actos o hechos
que los generan, también surgen como consecuencia de transacciones
que implican el incremento de los pasivos, el patrimonio o la realización
de ingresos. Las cuentas que integran esta clase son de naturaleza
débito8.

8
Débito es el efecto que sufren las cuentas del Activo, de costos y gastos cuando aumentan, y las del pasivo,
ingresos y patrimonio cuando disminuyen.

47
 INVENTARIOS
PROPIEDADES,
DEUDORES PLANTA Y
EQUIPO

BIENES DE
RENTAS POR BENEFICIO Y
COBRAR USO PÚBLICO H.
Y C.

RECURSOS
INVERSIONES NATURALES NO
RENOVABLES

EFECTIVO ACTIVO OTROS ACTIVOS

A continuación encontraremos la descripción de los grupos que conforman el Activo,

según el Manual de Procedimientos de Contabilidad Pública adoptado por la Contaduría
General de la Nación. Tales descripciones las hemos acompañado con normas técnicas
dictadas por la Contaduría General de la Nación, como elemento sustancial para una
mejor comprensión y extensión de los conceptos.

La referidas normas están orientadas a definir criterios para el reconocimiento, medición

y revelación de los hechos relacionados con los bienes y derechos ciertos de la entidad
contable pública, derivados del desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

3.1.2.1.1 Efectivo

CLASE GRUPO CUENTA

1 11 Bajo esta denominación se incluyen las cuentas
ACTIVO EFECTIVO representativas de los recursos de disponibilidad
inmediata en caja, cuentas corrientes y de ahorro,
disponibles para el desarrollo de las funciones de
cometido estatal de la entidad contable pública.

Regularmente los activos se resumen en la cantidad de fondos y bienes que posee una
organización, pero al desagregar estos dos conceptos encontramos muchos elementos
componentes. En primer lugar siempre encontramos el Efectivo disponible en las cajas,
el existente en las cuentas corrientes y de ahorro, producto del recaudo u otro tipo de
transacción que genera el flujo o captación de dinero, que puede estar representado en
cheques, moneda extranjera, comprobantes de pago con tarjetas de crédito o débito.

Cuando hacemos referencia a la existencia de dinero en Caja, nos referimos a la Caja

General y a las Cajas Menores. Aunque el concepto ha cambiado substancialmente, es
preciso saber que la existencia de dineros en la Caja General debe obedecer a hechos
transitorios, mientras se procede a su consignación, para los cual las normas de control
interno deben establecer límites máximos de permanencia. Hoy día el recaudo de
dinero a través de Caja es relativamente poco, debido a que regularmente se establece
la consignación directa de recaudos en las cuentas corrientes bancarias, no obstante
48
existen municipios u otro tipo de entidad pública, donde por alguna circunstancia no hay
entidad bancaria, o por situaciones eminentemente operativas, debe disponerse el
recaudo en las cajas o tesorería de la institución.

Es necesario señalar que el sistema de información contable no es un hecho aislado

dentro de los procesos institucionales, por el contrario es muy pertinente, en este caso
del efectivo tiene que ver como procesos como el presupuestal, la Tesorería, las
inversiones al establecer situaciones de liquidez o iliquidez, de adquisición de bienes y
servicios, entre otros aspectos. Pero hay un aspecto que el control fiscal tanto interno
como externo debe establecer de manera recurrente, es la confiabilidad de los
registros, que está dado fundamentalmente por la comparación entre los valores
registrados en los libros, comprobantes y estados contables y la existencia física de los
recursos.

Para que la información contable cumpla la finalidad de su generación debe ser

fundamentalmente confiable y oportuna. La confiabilidad se refiere precisamente a que
obedezca a un hecho cierto, debidamente soportado, y la oportunidad hace referencia a
que si la operación ocurrió hoy, en la misma fecha hay que realizar el registro contable.

Muchas entidades públicas no se amparan en sus registros para dar un dato de sus
saldos bancarios, precisamente porque no hacen registros en las fechas en que se
producen las transacciones, y ante un requerimiento informativo tienen que llamar al
banco, esperar el suministro del extracto bancario o recurrir a su consulta por internet,
situaciones que estaría conllevando a una situación aparentemente inoficiosa de llevar
su propio sistema de información contable.

Hay que advertir que el concepto de manejo de efectivo tiene varias facetas, en el
sentido de que hay entidades que manejan mayores volúmenes que otras; también que
los montos o saldos van a obedecer a aspectos coyunturales por la estacionalidad de
los recaudos acordes con las disposiciones institucionales. De tal manera que los
análisis permitirán en estos casos establecer situaciones de liquidez para tomar
decisiones de inversión o de iliquidez para efectos de financiación.

3.1.2.1.2 Inversiones e Instrumentos Derivados

CLASE GRUPO CUENTA

1 12
ACTIVO INVERSIONES E Aquí se encuentran las cuentas que representan
INSTRUMENTOS recursos utilizados con el objeto de incrementar la
DERIVADOS disponibilidad de fondos excedentes o gestión de
liquidez, mediante la captación de rendimientos
financieros o como resultado de variaciones positivas
en el mercado.

Entonces son también Activos las inversiones, pero no todo tipo de inversiones, se
refiere a inversiones económicas representadas en títulos valores o acciones, con el

49
objeto de obtener unos rendimientos a manera de intereses, dividendos y
participaciones, incrementos por variaciones positivas en el mercado de valores y otros
conceptos. En algunos casos estas inversiones deben realizarse de manera forzosa al
estar condicionadas las situaciones de liquidez a la adquisición de títulos de deuda
pública u otro tipo de inversión con fines de política económica o fiscal o fines de control
a las entidades que realizan la inversión.

Las inversiones que en este caso se realicen deben ser el resultado de análisis y
proyecciones, de tal manera que no alteren el ciclo y programación presupuestal de la
vigencia correspondiente y debe estar concordante con el Plan Financiero y el PAC,
especialmente.

Las Normas Técnicas adoptadas por la CGN en materia de inversiones, expresan entre
otros los siguientes aspectos:

• Las inversiones deben reconocerse por su costo histórico y actualizarse

atendiendo la intención de realización, la disponibilidad de información en el
mercado y, tratándose de inversiones patrimoniales, el grado de control que se
tenga sobre el ente emisor, mediante la aplicación de metodologías que
aproximen su realidad económica, tales como: el valor razonable, el valor de
mercado, el valor presente neto para la determinación de la rentabilidad interna
del título, el método de participación patrimonial y el método del costo. Por su
parte, los instrumentos financieros derivados, bien sea para administrar la
liquidez o con fines de cobertura, deben reconocerse y actualizarse a precios de
mercado.

• Las inversiones realizadas en moneda extranjera deben reconocerse aplicando

la Tasa Representativa de Mercado–TRM de la fecha de transacción. El valor
debe re-expresarse periódicamente, aplicando la TRM en la fecha de
actualización, sin perjuicio de las metodologías de valoración. En el caso de
inversiones realizadas en diferentes unidades de valor o índices específicos,
éstas deberán reconocerse por el precio de la unidad en la fecha de la inversión
y deberán reexpresarse periódicamente, aplicando el precio de la unidad o el
índice a la fecha de actualización. En el caso de inversiones con pactos de
ajuste, deberán reexpresarse las partidas aplicando el criterio señalado en tal
pacto. El mayor o menor valor obtenido como resultado de la reexpresión, debe
reconocerse en el período, en las cuentas de actividad.

• Las inversiones deben revelarse teniendo en cuenta la finalidad con la cual se

realizan y la modalidad del título. En relación con la finalidad, las inversiones se
efectúan para administrar la liquidez, adquirir el control del ente emisor, gestionar
el riesgo y por razones de política. En cuanto a la modalidad del título, las
inversiones se clasifican en títulos de deuda y títulos participativos. Cuando
surjan provisiones o valorizaciones deberán revelarse por separado.

50
3.1.2.1.3 Rentas por Cobrar

CLASE GRUPO CUENTA

1 13
ACTIVO RENTAS POR A esta agrupación pertenecen las cuentas que
COBRAR representan el valor de los derechos a favor de la
entidad contable pública, por concepto de ingresos
derivados de la potestad que tiene el Estado de
imponer tributos, de ahí su denominación de
tributarios o impuestos, directos e indirectos y es
aplicable a los entes nacionales y territoriales.

Los Activos también incorporan derechos de cobro como los constitutivos de rentas y
deudores en general. Las rentas por cobrar es un renglón muy importante dentro de la
información contable de las entidades estatales de los niveles centrales nacional,
departamental, distrital y municipal, ya que allí se concentran de manera significativa los
impuestos que los contribuyentes adeudan al correspondiente fisco, concepto que en la
mayoría de los casos se acumula alcanzando saldos de gran valor, resultado de la
morosidad de los contribuyentes, también como consecuencia de malas políticas de
cobro, que a pesar de los procesos adelantados en materia de depuración contable no
ha sido posible sanear, debido a la falta de soportes, la no localización de los
contribuyentes, entre otros aspectos, sin dejar de considerar que en ocasiones la mala
tributación es también el resultado o reflejo de una mala situación económica, bajo cuya
circunstancia es necesario aplicar políticas públicas acordes con tal circunstancia.

También hay que señalar que una sana tributación se puede observar a través de este
rubro contable, advirtiendo que en el caso colombiano la mayoría de los impuestos se
pagan de manera simultánea con su liquidación, así excepcionalmente los derechos de
cobro vendría a representar conceptos de pagos diferidos acordados, conforme a
determinadas políticas de tributación, pero definitivamente son el resultado de deudas
de corto, mediano y largo plazo, que acorde con su antigüedad se adoptan desde el
punto de vista de la técnica contable las provisiones correspondientes para reflejar en
concordancia con el principio contable de Prudencia, ante la inminencia de su pérdida,
exoneración o amnistía.

Debe ser claro en este caso, que toda reducción de los derechos de cobro debe
derivarse de los pagos correspondientes o las decisiones amparadas en norma legal
que autorice la condonación, eliminación o la reducción de la obligación.

Nos hemos referido a lo significativo de los saldos de esta agrupación, que representa
una potencialidad de recursos a captar, siempre y cuando se derive de derechos
razonables. El comentario se debe al hecho que se ha comprobado la existencia de
saldos tan significativos que algunas personas llegan a comentar por qué motivo no se
recurre a su recuperación y evitaría muchas reformas tributarias, regularmente
promovidas para imponer mayores tributos; no obstante cuando se cobran resulta que
ya el contribuyente ha cancelado la obligación correspondiente, pero que debido a unos

51
malos registros continúa sin amortizarse o cancelarse la obligación. La prueba de
auditoria recomendada en estos casos es la circularización de saldos, lo que
complementariamente conlleva a que los contribuyentes puedan subsanar
inconsistencias que operativamente le corresponde a las administraciones tributarias
públicas.

Para este caso, las normas técnicas señalan los siguientes aspectos:

• Las rentas por cobrar deben reconocerse por el valor determinado en las
declaraciones tributarias, las liquidaciones oficiales en firme y demás actos
administrativos que liquiden obligaciones a cargo de los contribuyentes,
responsables y agentes de retención, y actualizarse de acuerdo con los factores
de ajuste previstos legalmente. Deben registrarse cuando surjan los derechos
que los originan, con base en las liquidaciones de impuestos, retenciones y
anticipos.

• Las liquidaciones oficiales deben registrarse como derechos contingentes en las

cuentas de orden, hasta tanto queden en firme.

• Las rentas por cobrar deben provisionarse como resultado del grado de
incobrabilidad originado en factores tales como antigüedad y/o incumplimiento.
Para determinar el valor de la provisión la entidad contable pública debe realizar
una evaluación técnica del riesgo de recuperación de la renta, al menos una vez
al final del período contable.

• Son métodos y criterios aceptados para establecer el valor de la provisión: el

individual y el general. El método individual se basa en el análisis de la
antigüedad y revisión de las condiciones de cada una de las rentas por cobrar.
Tomando como base la experiencia y las condiciones económicas actuales, la
entidad contable pública hará la estimación de los porcentajes y valores que no
tienen probabilidad de recuperarse, teniendo en cuenta que a mayor tiempo
vencido, es mayor esta probabilidad. A partir de estos valores calculados se hará
el ajuste correspondiente a la provisión. El método general o alternativo se basa
en la estimación de un porcentaje sobre el total de las rentas por cobrar que se
consideran incobrables, con independencia de la situación particular de cada una
de ellas. Este método toma en cuenta el comportamiento o experiencia y
establece rangos en las rentas por edades de vencimiento. La entidad contable
pública determinará el porcentaje a aplicar como provisión en cada uno de los
rangos definidos, sin exceder del valor de la renta por cobrar.

• Las rentas por cobrar deben revelarse según su antigüedad en: vigencia actual,
vigencia anterior y difícil recaudo y, según la naturaleza del impuesto. Las rentas
de vigencia actual incluyen los impuestos liquidados y declarados por el
contribuyente o autoridad competente, correspondientes a gravámenes
reconocidos durante el ejercicio contable en curso, sin perjuicio de la vigencia a
la cual corresponde la liquidación. Así mismo, incluyen las retenciones y

52
 anticipos liquidados en el mismo período. Las rentas de la vigencia anterior son
los saldos de las rentas por cobrar de la vigencia actual reclasificados al inicio del
período contable. Las rentas de difícil recaudo incluyen los saldos reclasificados
de la vigencia anterior al inicio del período contable, así como los de la vigencia
actual o anterior cuando la entidad detecte circunstancias que permitan prever el
alto riesgo de irrecuperabilidad.

• Las provisiones deben presentarse como un menor valor de las rentas por
cobrar, debiendo revelarse en notas a los estados contables los métodos y
criterios empleados para su estimación.

3.1.2.1.4 Deudores

CLASE GRUPO CUENTA

1 14
ACTIVO DEUDORES Denominación que le da a las cuentas que
representan el valor de derechos de cobro de la
entidad contable pública, originados en desarrollo de
sus funciones de cometido estatal. Hacen parte de
deudores, conceptos tales como los derechos por la
producción y comercialización de bienes y la
prestación de servicios, los préstamos concedidos, los
valores conexos a la liquidación de rentas por cobrar,
los intereses, sanciones, multas y demás derechos
por operaciones distintos a los ingresos tributarios.

En cuanto a esta agrupación, las normas técnicas señalan:

• Estos derechos deben reconocerse por su importe original o por el valor

convenido, el cual es susceptible de actualización de conformidad con las
disposiciones legales vigentes o con los términos contractuales pactados.

• Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como

antigüedad e incumplimiento, debe provisionarse el valor de los derechos que se
consideren incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo con su
evolución. El cálculo de la provisión debe corresponder a una evaluación técnica
que permita determinar la contingencia de pérdida o riesgo por la eventual
insolvencia del prestatario, y deberá efectuarse por lo menos al cierre del período
contable. El valor de las provisiones constituidas se presenta como un menor
valor de los deudores, debiendo revelarse en notas a los estados contables, los
métodos y criterios utilizados para su estimación.

• Los deudores deben revelarse de acuerdo con su origen en: Derechos

originados en actividades comerciales, de financiación, de seguridad social, por
destinación específica y transferencias; y de acuerdo con el riesgo de
insolvencia del prestatario, en deudores de difícil recaudo.
53
3.2.1.2.5 Inventarios

CLASE GRUPO CUENTA

1 15
ACTIVO INVENTARIOS Esta denominación se da a las cuentas que representan
el valor de los bienes tangibles, muebles e inmuebles, e
intangibles, adquiridos o producidos por la entidad
contable pública, con la intención de que sean
comercializados, transformados o consumidos en
actividades de producción de bienes y/o prestación de
servicios, o para suministrarlos en forma gratuita a la
comunidad, en desarrollo de funciones de cometido
estatal.

El concepto Inventarios suele originar confusiones, ya que en el sector público

tradicionalmente se ha dado esta denominación a la totalidad de los bienes muebles e
inmuebles que poseen las entidades contables públicas, ya sea que se encuentren en
servicio, en depósito, en tránsito o en poder de terceros. Pero bien, para aclarar que en
este caso se refiere a bienes tangibles e intangibles, muebles e inmuebles, adquiridos o
producidos por la propia entidad contable pública, con fines de ser comercializados,
transformados o aplicados a los procesos productivos de bienes y/o servicios a manera
de insumo, o para ser suministrados en forma gratuita a la comunidad en cumplimiento
de cometidos estatales. De esa manera figurarán Inventarios representados en bienes
terminados producidos por el ente público, mercancías para la venta, materias primas o
insumos, productos en proceso, envases y empaques, mercancías en tránsito o en
poder de terceros.

Queda entonces claro, que aunque en ambos casos se trata de bienes muebles e
inmuebles poseídos por la entidad pública, en el primero, aunque adquiridos de
distintas maneras, y susceptibles de ser vendidos, la finalidad de su adquisición es
incorporarlos al proceso administrativo de cumplimiento del objeto social del ente
contable estatal, por ello figurará en otra agrupación de la estructura contable pública.

Es de suponer que el concepto de Inventarios figurará en algunos entes estatales

creados con fines de producción, transformación o venta de un servicio determinado,
como es el caso de algunos establecimientos públicos, las empresas industriales y
comerciales del Estado, sociedades de economía mixta, empresas sociales del estado-
ESE, empresas de servicios públicos domiciliarios, institutos científicos, entre otros,
entidades ubicadas dentro del concepto de entidades descentralizadas por servicio. De
manera excepcional, algunas entidades públicas de los niveles centrales pueden llegar
a desarrollar actividades de transformación o venta de bienes a manera de inventarios,
pero de darse, es preciso aplicarles tratamiento similar a las antes señaladas, sin que
ello implique variar su naturaleza jurídica.

En relación con los Inventarios, las normas técnicas señalan las siguientes
observancias:

54
• La comercialización comprende el proceso de intermediación entre los centros de
producción y los destinos de consumo, a través de diferentes operaciones de
compraventa mayoristas o minoristas, actividad en la cual los bienes no son
objeto de transformación por parte de quien los comercializa.

• La producción de bienes se considera como el proceso de creación de valor que

realizan ciertas unidades económicas, en el cual a partir de la combinación de
insumos, mano de obra e infraestructura, se elaboran o fabrican nuevos bienes
que se destinan al consumo final o comercialización.

• La prestación de servicios comprende las actividades que tienen por objeto

satisfacer necesidades colectivas, en las cuales se consideran como inventarios
los materiales que son consumidos directamente en la prestación de los mismos.

• Los inventarios deben reconocerse por el costo histórico y se llevarán por el

sistema de inventario permanente, empleando los métodos de valoración de
inventarios reconocidos en esta norma técnica. Para efectos de valoración y
determinación de los costos pueden aplicarse los métodos de Primeras en Entrar
Primeras en Salir-PEPS, costo promedio o cualquier otro de reconocido valor
técnico, de acuerdo con la naturaleza de los bienes, procesos productivos y
procedimientos internos. No se considera como un método de reconocido valor
técnico el de Últimas en Entrar Primeras en Salir-UEPS.

• Deberán reconocerse provisiones por las diferencias originadas en la

comparación entre el valor en libros y el valor de realización, cuando este último
sea menor, como consecuencia de las contingencias originadas en
disminuciones físicas o monetarias, tales como merma, deterioro, obsolescencia,
declinación del precio de venta, las cuales se calcularán mediante la aplicación
de criterios técnicos que permitan determinar su razonabilidad, de acuerdo con la
naturaleza del inventario y las condiciones que los hayan afectado.

Tratándose de bienes que se van a suministrar gratuitamente a la comunidad o

cobrando a cambio un precio económicamente no significativo, así como los
bienes producidos para el uso o consumo interno deberá efectuarse la
comparación con el costo de reposición. El cálculo y registro de la provisión
deberá efectuarse por lo menos al cierre del período contable.

• Los inventarios deben revelarse de acuerdo con su estado de elaboración, en

productos terminados, en proceso e insumos y de acuerdo con su disponibilidad,
en inventarios en tránsito y en poder de terceros. Las provisiones constituidas
deben revelarse por separado como un menor valor de los inventarios. Así
mismo, el método de valoración utilizado debe ser revelado en las notas a los
estados contables.

55
3.1.2.1.6 Propiedades, Planta y Equipo

CLASE GRUPO CUENTA

1 16
ACTIVO PROPIEDADES, Bajo esta denominación se incluyen las cuentas
PLANTA Y que representan el valor de los bienes tangibles de
EQUIPO propiedad de la entidad contable pública, utilizados
para la producción y comercialización de bienes y
la prestación de servicios, la administración de la
entidad, así como los destinados a generar
ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto
no están disponibles para la venta en desarrollo de
actividades productivas o comerciales, siempre
que su vida útil probable en condiciones normales
de utilización, exceda de un año.

Este es el concepto más significativo dentro de los Activos de muchas entidades

públicas y el más relevante en forma consolidada del sector público, ya que bajo esta
denominación se contabilizan los terrenos, edificaciones, construcciones terminadas y
en curso, maquinarias y equipos en operación, en proceso de montaje o en tránsito, la
existencia de bienes en bodega, plantas, ductos, túneles, redes, líneas y cables,
equipos médicos, científicos, muebles y enseres, equipos de oficina, equipos de
comunicación y de computación, semovientes, equipo de transporte, tracción,
elevación, plantaciones, entre otros, que han sido adquiridos para la producción de
bienes y servicios, la administración de la entidad contable pública, que aunque
susceptibles de ser vendidos su finalidad no es esa.

Los registros contables de las Propiedades Planta y Equipo de los entes contables
públicos presentan significativas inconsistencias, la más relevante está dada por el
hecho de no existir un inventario físico cuantificado que permita revelar de manera
confiable y consistente los registros contables, soportado en la existencia real de los
bienes, situación que se vuelve aún más compleja por no contarse con documentos
soporte que acrediten la propiedad sobre los mismos.

Durante la vigencia de la Ley 716 de 2001, sobre saneamiento contable, se logró

avanzar en gran medida en la depuración de los saldos de este grupo de los activos, no
obstante la tarea completa quedó por cumplir, aceptando también que la labor al
respecto tiene que continuar, al considerarse el saneamiento y depuración una gestión
permanente dentro de las organizaciones estatales. Si hay algo que reconocer como
positivo del citado proceso de saneamiento, es el que permitió dar a conocer a las
entidades contables públicas, que lo relevante en la gestión de bienes no es solo su
tenencia y buen uso, sino la acreditación de su propiedad, cuantificación y registro,
entre otros aspectos, sobre lo que se deben construir los instrumentos de control en
procura del uso eficiente y eficaz de los mismos.

56
Dentro de esta agrupación de los activos se exigen muchos elementos técnicos y
analíticos, que son preciso tener en cuenta en materia de control para que le sean
exigidos en el corto y mediano plazo a los entes sujetos de control, entre otros podemos
citar: el cálculo y aplicación de métodos de depreciación y revaluación de activos;
avalúos y reavalúos con fines de actualización y revelación de valores ciertos; métodos
y procedimientos para dar de baja los bienes inservibles físicos y técnicos; los medios
técnicos de conservación y tenencia, los estimativos de vida útil, los procedimientos de
reposición, los montos y porcentajes en términos de costos para determinar si las
operaciones de transformación y mantenimiento del bien constituyen un costo o un
gastos, con el fin de re expresar la vida útil y su depreciación. También el manejo de
activos con características especiales como los semovientes, las decisiones para
considerar si un bien es de consumo o devolutivo, entre otras consideraciones.

Desde el punto de vista del control fiscal existe un tema de suprema importancia,
relacionado con la determinación de responsabilidades fiscales, por conceptos como la
pérdida, uso indebido y deterioro de bienes en poder de funcionarios públicos o
particulares, que es necesario analizar al tenor de las normas y procedimientos de
control fiscal y los elementos de tipo conceptual y analítico expedidos por la Contaduría
General de la Nación.

Consideramos importante destacar los aspectos conceptuales y doctrinarios emitidos en

torno a estos importantes recursos del patrimonio público, hacerlo además en forma
relevante como un mecanismo que no torne todas las veces este tema bajo un
concepto árido, aburrido e intrascendente, pues en efecto, la contabilidad no es solo
una expresión de cifras, debe ser además el resultado de una labor integrada.

La contabilidad tiene que ver con todas las áreas de la organización, todos los bienes
públicos, por intrascendentes que parezcan, son susceptible de registrar, porque todo
es susceptible de controlar para establecer su uso acogido al cumplimiento del objeto
social de las organizaciones públicas. Este discernimiento encaja en el propósito de
invitar a las entidades contables públicas a que acompañen en los procesos a los
Contadores o jefes de contabilidad, se debe recordar que la contabilidad se basa en el
alimento permanente de una gran base de información que es necesario y podemos
decir, obligatorio suministrar, derivado de las transacciones u operaciones financieras,
económicas, sociales y ambientales. Por tanto, si al encargado de alimentar ese
sistema de información se le suministra basura, el resultado final también ha de ser
basura.

La CGN con relación a este significativo grupo de los activos ha señalado las
siguientes normas técnicas:

• Deben reconocerse por su costo histórico y actualizarse mediante la aplicación

de métodos de reconocido valor técnico que permitan una medición confiable.
Los costos de endeudamiento asociados a la adquisición de un activo que aún
no se encuentre en condiciones de utilización o venta, se reconocerán como un
mayor valor del mismo.

57
• Los bienes recibidos en permuta se reconocen por el precio pactado y los bienes
recibidos en donación por el valor convenido entre las partes o, en forma
alternativa, el estimado mediante avalúo técnico de conformidad con las
disposiciones legales vigentes. Los bienes trasladados de otra entidad contable
pública y los bienes de uso permanente recibidos sin contraprestación, se
reconocen por el valor convenido que podrá ser el valor en libros, o un valor
estimado mediante avalúo técnico.

• El valor de las adiciones y mejoras se reconoce como mayor valor del activo, y
en consecuencia afectan el cálculo futuro de la depreciación, teniendo en cuenta
que aumentan la vida útil del bien, amplían su capacidad, la eficiencia operativa,
mejoran la calidad de los productos y servicios o permiten una reducción
significativa de los costos de operación. Las reparaciones y mantenimiento se
reconocen como gasto o costo, según corresponda.

• La depreciación debe reconocerse mediante la distribución racional y sistemática

del costo de los bienes, durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la
contribución de estos activos al desarrollo de sus funciones de cometido estatal.
La determinación de la depreciación debe efectuarse mediante criterios de
reconocido valor técnico, aplicando el que mejor refleje el equilibrio entre los
beneficios recibidos, la vida útil y la distribución del costo del activo
correspondiente. Para los activos considerados de menor cuantía debe
calcularse su depreciación total en el período en el cual fueron adquiridos.

• El valor de los semovientes y de las plantaciones agrícolas se amortizará durante

el lapso que se considere como ciclo productivo, de acuerdo con métodos de
reconocido valor técnico.

• Deben reconocerse provisiones o valorizaciones, de conformidad con las normas

contables vigentes, cuando el valor en libros de los bienes difiera del que se
determina en los avalúos realizados, sean éstos con fines de revelación contable
o para otros efectos.

• Las propiedades, planta y equipo deben reconocerse y revelarse de acuerdo con

su naturaleza y capacidad de desplazamiento, en muebles, inmuebles,
plantaciones y de locomoción propia. Los bienes muebles se revelarán de
acuerdo con su naturaleza, destinación y estado normal de funcionamiento o de
situaciones especiales para ser involucrados en procesos operativos o
administrativos. En los bienes inmuebles se revelará por separado el valor que
corresponda a los terrenos. Los bienes clasificados como de locomoción propia
corresponden a los semovientes y se revelan en forma separada.

• Las depreciaciones y amortizaciones acumuladas, así como las provisiones

cuando sean procedentes, constituyen un menor valor de las propiedades, planta
y equipo, y deberán revelarse en forma separada. Por su parte, cuando haya

58
 lugar a la constitución de valorizaciones, éstas deberán revelarse como otros
activos.

3.1.2.1.7 Bienes de Beneficio y Uso Público e Históricos y Culturales

CLASE GRUPO CUENTA

1 17
ACTIVO BIENES DE En esta agrupación se incluyen las cuentas que
BENEFICIO Y registran el valor de los bienes públicos destinados al
USO PÚBLICO E uso y/o goce de los habitantes de todo territorio
HISTÓRICOS Y nacional, que están orientados a generar bienestar
CULTURALES social o a exaltar los valores culturales y preservar el
origen de los pueblos y su evolución, los cuales son de
dominio de la entidad contable pública. También incluye
los bienes formados o adquiridos en virtud de la
ejecución de contratos de concesión.

La incorporación de los registros contables de los bienes de uso público, fue un

propósito a partir de nuevos conceptos contables establecidos por la Contaduría
General de la Nación, ya que anteriormente ese tipo de bienes se daban de baja una
vez eran entregados al dominio público, lo que ocasionaba un efecto negativo sobre el
patrimonio público, en vez de incrementarlo. El patrimonio del sector público colombiano
sigue siendo negativo, pero ya obedeciendo a otras causas.

Una de las mayores dificultades para la incorporación de esta clase de bienes lo

constituye la determinación de su valor, ya que se requiere en principio avalúos
técnicos; no obstantante, la Contaduría General de la Nación ha recomendado la
habilitación de funcionarios del mismo organismo, cuando se trate se suplir
necesidades de registro contable, pues la contratación de peritos para practicar de
manera técnica estos avalúos resultan bastante onerosos, entre otros aspectos porque
los honorarios se pactan según el valor del bien; lo que de todas maneras no debería
ser óbice para no llevarlas a cabo, ya que una medida sería irlo realizando de manera
progresiva durante varios periodos hasta cubrir el 100%.

Dado el uso a que son sometidos estos bienes para el cumplimiento de los fines de las
entidades contables públicas, se les aplica depreciación, que no es otra cosa que un
valor acumulado que se va deduciendo como resultado de la pérdida de la capacidad
operacional de los mismos, concordante con una vida útil previamente estimada,
concepto que puede llegar a ser reexpresado, cuando como consecuencia de adiciones
y mejoras se considera razonable prolongar su vida útil.

Recordemos también, que dentro de esta agrupación se incluyen los denominados

“Bienes históricos y culturales”, cuyas características dificultan de alguna manera su
cuantificación o avalúo, requiriendo personal muy especializado para este tipo de
operación y erogaciones en algunos casos significativas para dicho proceso, no
obstante la Contaduría General de la Nación ha hecho recomendaciones para evitar

59
incurrir en elevados costos, permitiendo habilitar personal especializado de la entidad
contable pública o con criterio suficiente para suplir este requerimiento desde el punto
de vista contable, recurriendo inclusive a los servicios de otros entes contables
estatales con experticia sobre el tema. De tal manera que para este caso y otros
similares citados anteriormente, el requisito de avalúo técnico especializado sería
exigible solo para efectos de enajenación de estos bienes.

En todo caso, la valorización de los bienes, cualquiera sea su naturaleza, es una

exigencia no solo acorde con la técnica contable, complementada con la necesidad de
soportar o acreditar la propiedad de la entidad contable pública sobre el bien, sino la
necesidad de establecer su reposición o pago en caso de pérdida, daño, malversación,
deterioro, pues donde inclusive el valor registrado constituirá de todas maneras un valor
referencial, ya que el valor por el cual se debe responder fiscalmente ha de ser el de
reposición o el que establezca la administración. Este aspecto es importante tratándose
del caso de “bienes históricos y culturales” que por sus características no se encuentran
en el mercado, pero susceptibles de establecer su reposición, cobro del respectivo
seguro o recuperación mediante los procesos de responsabilidad fiscal respectivos, sin
perjuicio de las demás acciones en materia penal y disciplinaria, donde su valor resulta
determinante para la imposición de la sanción correspondiente.

A continuación encontramos las normas técnicas respecto a esta agrupación de los

Activos:

• Los bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales deben reconocerse

por el costo histórico. En el caso de los bienes históricos y culturales debe existir
el acto jurídico que los considere como tales.

• El costo de los bienes históricos y culturales recibidos en donación o en

cumplimiento de cláusulas contractuales, corresponderá al valor convenido entre
las partes o, en forma alternativa, al estimado mediante avalúo técnico de
conformidad con las disposiciones legales vigentes.

• El mejoramiento y rehabilitación de los bienes de beneficio y uso público se

reconoce como mayor valor de los bienes, y en consecuencia afectan el cálculo
futuro de la amortización, teniendo en cuenta que aumentan la vida útil del bien,
amplían su capacidad, la eficiencia operativa o mejoran la calidad de los
servicios. El mantenimiento o conservación se reconoce como gasto.

• El reconocimiento de los bienes de beneficio y uso público e históricos y

culturales debe realizarse con sujeción a la condición señalada en el párrafo para
su medición monetaria confiable. Cuando no sea posible la medición monetaria
confiable deben revelarse por medio de información cualitativa o cuantitativa
física en notas a los estados contables.

• Los bienes de beneficio y uso público que no se encuentren amparados por

contratos de concesión deben amortizarse para reconocer el deterioro por la

60
 pérdida de capacidad de su utilización. El registro de la amortización afecta
directamente el patrimonio. Por su parte, aquellos amparados en contratos de
concesión no son objeto de amortización.

• Los bienes de beneficio y uso público se revelan atendiendo su situación en

construcción y en servicio; atendiendo sus características, en vías de
comunicación, plazas públicas y parques, entre otros. Las amortizaciones que
proceden se revelan por separado, como un menor valor de los mismos.

• Los bienes históricos y culturales se revelan de acuerdo con su naturaleza en:

monumentos, museos, obras de arte, parques arqueológicos y culturales, entre
otros.

3.1.2.1.8 Recursos Naturales no Renovables

CLASE GRUPO CUENTA

1 18
ACTIVO RECURSOS Comprende esta agrupación, las cuentas
NATURALES NO representativas del valor de los recursos naturales no
RENOVABLES renovables que, por sus propiedades, se encuentran
en la naturaleza sin que hayan sido objeto de
transformación. Incluye las inversiones orientadas a su
explotación.

Son valores registrados con base en reservas probadas de recursos naturales como
minas, yacimientos y canteras, cuyo cálculo de existencia o reservas probables
requieren la aplicación de métodos de reconocido valor técnico, valor que se va
disminuyendo en la medida de su explotación, bajo el concepto de “Agotamiento
acumulado”.

También se incorpora en este concepto los costos en que se incurre durante la etapa
de exploración, cuando el recurso natural resulta productivo; como también, los costos
incurridos en la etapa de desarrollo, hasta el inicio de la producción, excepto los
correspondientes a propiedades, plata y equipo.

Este tipo de bien no está sujeto a depreciación, sino a amortización, la cual se calcula
con base en estudios de reconocido valor técnico.

Las normas técnicas prescritas en este caso, contemplan:

• Los recursos naturales no renovables deben reconocerse y actualizarse

mediante la aplicación de metodologías de reconocido valor técnico. Por su
parte, las inversiones se reconocen por el costo histórico y no son objeto de
actualización.

61
 • Los recursos naturales no renovables se agotan en la medida en que son
extraídos y este agotamiento debe revelarse por separado como un menor valor
de los mismos.

• Las inversiones en recursos naturales no renovables en explotación están

conformadas por los costos incurridos en la etapa de exploración que tengan
relación directa con el descubrimiento de reservas específicas, siempre que los
costos estén asociados con áreas que resulten productoras.

3.1.2.1.9 Otros Activos

CLASE GRUPO CUENTA

1 19
ACTIVO OTROS Esta agrupación ha sido creada para incluir las cuentas
ACTIVOS que no resultan factibles registrar en la anteriores
agrupaciones del Activo, y que representan los recursos,
tangibles e intangibles considerados complementarios
para el cumplimiento de las funciones de cometido estatal
de la entidad contable pública o están asociados a su
administración, en función de situaciones tales como
posesión, titularidad, modalidad especial de adquisición,
destinación, o su capacidad para generar beneficios o
servicios futuros.

Según el PGCP, en las transacciones y manejo de las cuentas pertenecientes a este

grupo, se deben tener en cuenta las siguientes normas técnicas:

• Los activos diferidos deben reconocerse por su costo histórico y por regla
general no son susceptibles de actualización, excepto para los que de manera
específica así se determine.

• Los bienes de arte y cultura y los intangibles se reconocen por su costo histórico
y no son susceptibles de actualización.

• Los activos, tales como los bienes recibidos en dación de pago y los adquiridos
de instituciones inscritas, se reconocerán por el valor convenido, el cual es
susceptible de actualización, de conformidad con los términos contractuales y las
normas contables que le sean aplicables a la entidad contable pública.

• Para los activos reclasificados contablemente, el reconocimiento se efectúa por

el valor neto registrado en las cuentas de origen y están sometidos a los
procesos de actualización que apliquen a los activos objeto de reclasificación.

• Los bienes adquiridos en leasing financiero se reconocen por el valor presente

neto de los cánones futuros y opción de compra pactados

62
 • Para efectos de revelación, los otros activos se clasifican atendiendo la clase de
bien, su condición, su naturaleza, así como su capacidad para generar beneficios
o servicios futuros.

• Los cargos diferidos se amortizarán durante los períodos en los cuales se espera
percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos, de acuerdo con los
estudios de factibilidad para su recuperación, los períodos estimados de
consumo de los bienes o servicios, o la vigencia de los respectivos contratos,
según corresponda.

• El impuesto diferido se amortizará durante los períodos en los cuales se reviertan

las diferencias temporales que lo originaron.

• Las obras y mejoras en propiedad ajena diferentes de las susceptibles de ser

reconocidas como propiedades, planta y equipo, se amortizarán durante el
período menor que resulte entre la vigencia del contrato que ampare el uso de la
propiedad, o la vida útil estimada de los bienes, producto de las adiciones o
mejoras realizadas, sólo cuando el costo de las obras y mejoras efectuadas no
sean reembolsables.

• Los bienes entregados a terceros se amortizarán durante el período menor que

resulte entre la vigencia del contrato o la vida útil estimada de los bienes y se
registrará como gasto o costo.

• El valor de los intangibles adquiridos o desarrollados se amortizará durante el

lapso que corresponda a la recuperación de la inversión en que se incurrió, el
período en que se obtendrán los beneficios económicos esperados por efectos
de su explotación o la duración del amparo legal o contractual de los derechos
otorgados, debiendo reconocerse como costo.

• Los bienes adquiridos en leasing financiero son objeto de depreciación para

reconocer la pérdida de capacidad operacional por su utilización.

• Para los bienes recibidos en dación de pago deben reconocerse provisiones o

valorizaciones como resultado de la comparación del valor en libros con el valor
de realización.

3.1.2.2 Pasivo

CLASE Bajo esta denominación se incorporan los grupos que representan las
2 obligaciones ciertas o estimadas de la entidad contable pública, como
PASIVO consecuencia de hechos pasados, de las cuales se prevé que
representarán para la entidad un flujo de salida de recursos que
incorporan un potencial de servicios o beneficios económicos, en
desarrollo de funciones de cometido estatal. Las cuentas que integran

63
 esta clase son de naturaleza crédito9.

A continuación encontraremos la descripción de los grupos que conforman el Pasivo,

según el Manual de Procedimientos de Contabilidad Pública adoptado por la Contaduría
General de la Nación. Tales descripciones las hemos acompañado con normas técnicas
dictadas por la Contaduría General de la Nación, como elemento substancial para una
mejor comprensión y extensión de los conceptos.

OPERACIONES DE
CRÉDITO
PÚBLICO

OPERACIONES DE
OTROS PASIVOS FINANCIAMIENT
O

PASIVO
PASIVOS CUENTAS POR
ESTIMADOS PAGAR

OBLIGACIONES
OTROS BONOS Y
LABORALES Y DE
TITULOS
SEGURIDAD
EMITIDOS
COCIAL INTEGRAL

Las normas técnicas relacionadas con los Pasivos están orientadas a definir y concretar
criterios para el reconocimiento, medición y revelación de las obligaciones de la entidad
contable pública.

Las obligaciones constitutivas de pasivos para los entes público surgen en la ley, en los
negocios jurídicos y demás actos o hechos ocurridos en cumplimiento de los cometidos
estatales que les han sido encomendados.

3.1.2.2.2 Operaciones de Crédito Público

CLASE GRUPO CUENTA

2 22
PASIVO OPERACIONES Con esta denominación se incluyen las cuentas que
DE CRÉDITO representan el valor de los actos o contratos que de
PÚBLICO conformidad con las disposiciones legales sobre
crédito público, tienen por objeto dotar a la entidad
contable pública de recursos, bienes o servicios,
con plazo para su pago, tales como empréstitos,
emisión y colocación de bonos y títulos de deuda

9
Crédito es el efecto que sufren las cuentas del pasivo, ingresos y patrimonio cuando aumentan, y las del
activo y de gastos cuando disminuyen.

64
 pública y, crédito de proveedores.

Las normas técnicas dictadas contenidas en el PGCP, al respecto señalan:

• Cuando se trate de contratos de empréstito, las operaciones de crédito público

deben reconocerse por el valor desembolsado; los bonos y títulos colocados se
reconocen por el valor nominal y los créditos de proveedores deben reconocerse
por el valor del bien o servicio recibido. Para el caso de la deuda asumida, ésta
se reconoce por el valor de la deuda que se adquiere, con base en la norma que
autorice tal operación.

• Las operaciones de crédito público pactadas en moneda extranjera, deben

reconocerse aplicando la Tasa Representativa de Mercado–TRM de la fecha de
transacción. Este valor debe reexpresarse periódicamente, aplicando la TRM en
la fecha de actualización.

• Las operaciones de crédito público deben revelarse atendiendo los criterios de

origen, plazo pactado y operación que provee el financiamiento.

• De acuerdo con su origen, las operaciones de crédito público se clasifican en

internas y externas. Se consideran internas, las que de conformidad con la
reglamentación vigente se celebren exclusivamente entre residentes del territorio
Nacional. Por su parte, las externas corresponden a aquellas que se celebren
con no residentes.

• Atendiendo el plazo pactado, las operaciones de crédito público se clasifican en

corto, si el plazo para su pago es igual o inferior a un año, y en largo si su plazo
es superior a un año.

• De acuerdo con la operación que provee el financiamiento, las operaciones de

crédito público se clasifican en empréstitos, emisión y colocación de bonos y
títulos y crédito de proveedores.

• De otra parte, el financiamiento con la banca central, se reconoce por el valor del
desembolso y se revela como una forma particular de financiamiento.

3.1.2.2.3 Operaciones de Financiamiento

CLASE GRUPO CUENTA

2 23
PASIVO OPERACIONES Bajo esta denominación se incluyen las cuentas
DE que representan el valor de las operaciones que
FINANCIAMIENTO no exigen las formalidades propias de las
operaciones de crédito público, tales como las
efectuadas para cubrir situaciones temporales de

65
 iliquidez, las obligaciones constituidas como
resultado del cumplimiento de garantías de
operaciones de crédito público por parte de la
Nación y las entidades territoriales, como también
las operaciones de la Nación a corto plazo.

Las normas técnicas dictadas al respecto señalan:

• Los instrumentos derivados con fines de cobertura representan el valor de las

operaciones financieras que se pactan con el objeto de gestionar el riesgo de los
pasivos y pueden efectuarse para comprar o vender activos, como divisas o
títulos valores o futuros financieros sobre tasas de cambio, tasas de interés,
índices bursátiles o cualquier otro subyacente pactado, los cuales se liquidarán
en fecha futura acordada.

• Tratándose de préstamos y operaciones para cubrir situaciones temporales de

iliquidez, las operaciones de financiamiento deben reconocerse por el valor
desembolsado; los bonos y títulos colocados se reconocen por el valor nominal.

• En cuanto a los contratos de leasing, estos se reconocen por el valor presente

neto de los cánones futuros y opción de compra pactados. Para el caso de las
obligaciones surgidas en acuerdos de pago, éstas se reconocen por el valor
pactado. Los instrumentos derivados deben reconocerse por el valor del
derecho y la obligación en la fecha de inicio del contrato, serán objeto de
actualización empleando metodologías de reconocido valor técnico y se revelan
identificando la clase de pasivo cubierto.

• Las operaciones de financiamiento que han sido pactadas en moneda extranjera

deben reconocerse aplicando la Tasa Representativa de Mercado (TRM) de la
fecha de transacción. Este valor debe reexpresarse periódicamente, aplicando la
TRM en la fecha de la actualización.

• Las operaciones de financiamiento se revelan atendiendo los criterios de origen,

plazo pactado y operación que provee el financiamiento.

• De acuerdo con su origen, las operaciones de financiamiento se clasifican en

internas y externas. Son internas las operaciones de financiamiento que de
conformidad con la reglamentación vigente se pacten exclusivamente entre
residentes del territorio nacional. Por su parte, las externas corresponden a las
que se pacten con no residentes.

• Atendiendo el plazo pactado, las operaciones de financiamiento se clasifican en

corto y largo plazo. Son de corto plazo las operaciones de financiamiento
adquiridas con plazo para su pago inferior o igual a un año; son de largo plazo,
las operaciones de financiamiento adquiridas con plazo para su pago superior a
un año.

66
 • De acuerdo con la operación que provee el financiamiento, se clasifican en
préstamos, operaciones de colocación de bonos y títulos, operaciones para
cubrir situaciones temporales de iliquidez y contratos de leasing.

3.1.2.2.4 Cuentas por Pagar

CLASE GRUPO CUENTA

2 24
PASIVO CUENTAS POR Aquí se agrupan las cuentas representativas de
PAGAR obligaciones de la entidad contable pública,
adquiridas con personas naturales o jurídicas, en
desarrollo de sus operaciones de cometido estatal,
diferentes de las operaciones de crédito público y
de las operaciones de financiamiento.

Las normas técnicas adoptadas en relación con estos pasivos, expresan:

• Las cuentas por pagar deben reconocerse por el valor total adeudado, que se
define como la cantidad a pagar en el momento de adquirir la obligación. En el
caso de operaciones con proveedores en moneda extranjera, deben reconocerse
aplicando la Tasa Representativa de Mercado–TRM de la fecha de transacción.
Los costos de endeudamiento se reconocen por el valor devengado, de acuerdo
a las condiciones pactadas. Se registraran en el momento en que se reciba el
bien o servicio, o se formalicen los documentos que generan las obligaciones
correspondientes de conformidad con las condiciones contractuales.

• Estas obligaciones deben actualizarse periódicamente de acuerdo con la

modalidad de ajuste pactado y observando las disposiciones vigentes. El valor
de operaciones con proveedores en moneda extranjera, se deberá expresar
periódicamente, aplicando la TRM en la fecha de actualización. El mayor o
menor valor generado por efectos del ajuste se reconoce en los resultados del
período.

• Se revelan en función de los hechos que originan la obligación, tales como:

Adquisición de bienes y servicios, transferencias, impuestos, depósitos, avances
y anticipos y costos de endeudamiento.

3.1.2.2.5 Obligaciones Laborales y de Seguridad Social Integral

CLASE GRUPO CUENTA

2 25
PASIVO OBLIGACIONES En esta denominación se incorporan las cuentas
LABORALES Y que representan obligaciones generadas por
DE SEGURIDAD relaciones laborales, en virtud de normas legales,
SOCIAL convencionales o pactos colectivos, como también,

67
 INTEGRAL las derivadas de la afiliación al sistema de
seguridad social integral.

Según las normas técnicas dictadas en esta materia:

• Deben reconocerse por el valor de la obligación real. Por lo menos al final del
período contable debe registrarse el resultado de la consolidación de
prestaciones.

• Su revelación debe realizarse atendiendo la naturaleza salarial o prestacional de

tales obligaciones. En cuanto a las de seguridad social, se clasifican atendiendo
las prestaciones generales de los regímenes establecidos por el correspondiente
sistema.

3.1.2.2.6 Otros Bonos y Títulos Emitidos

CLASE GRUPO CUENTA

2 26
PASIVO OTROS BONOS Bajo esta denominación se incluyen las cuentas
Y TÍTULOS representativas de los bonos y títulos emitidos por la
EMITIDOS entidad contable pública, que dada sus
características especiales no son consideradas
operaciones de crédito público, ni operaciones de
financiamiento, en razón a que su objetivo no es
obtener o captar recursos, sino la sustitución y el
reconocimiento de obligaciones.

Al respecto las normas técnicas en esta materia señalan:

• Deben reconocerse por su valor nominal y redimirse de acuerdo con las normas
vigentes, o cuando son utilizados como instrumento de pago.

• Se revelan identificando la modalidad de la obligación que los genera en bonos

pensionales, títulos de devolución de impuestos y certificados de reembolso
tributario, entre otros. Los costos financieros deben clasificarse en cuentas
separadas de la obligación que los origina.

3.1.2.2.7 Pasivos Estimados

CLASE GRUPO CUENTA

2 27
PASIVO PASIVOS Denominación bajo la cual se incluyen las cuentas
ESTIMADOS representativas de las obligaciones a cargo de la
entidad contable pública, originadas en
circunstancias ciertas, cuya exactitud del valor

68
 depende de un hecho futuro; estas obligaciones
deben ser justificables y su medición monetaria
debe ser confiable.

Las normas técnicas al respecto señalan:

• Deben reconocerse por el valor que se estime, empleando criterios técnicos de

conformidad con las disposiciones legales vigentes, constituyéndose en
provisiones.

• Deben revelarse atendiendo el concepto que los origine. Cuando la circunstancia

que determinó la estimación se materialice, deben reclasificarse como un pasivo
real.

3.1.2.2.9 Otros Pasivos

CLASE GRUPO CUENTA

2 29
PASIVO OTROS En esta agrupación se incluyen las cuentas
PASIVOS representativas de obligaciones que por sus
características no son susceptibles de clasificarse en
las demás agrupaciones del Pasivo de la entidad
contable pública.

De acuerdo con las operaciones que aquí se registran, las normas técnicas establecen:

• Las obligaciones se reconocen por el valor recaudado y por el valor adeudado en

cumplimiento de garantías.

• Los pasivos diferidos se amortizarán durante los períodos en los cuales se

produzca la contraprestación de bienes y servicios, cuando se reviertan las
diferencias temporales que los originaron. El crédito por corrección monetaria
diferida se amortizará en la misma proporción en que se asignen los costos del
activo que la originó.

• Deben revelarse en función de la titularidad de los recursos, la probabilidad de

constituir ingresos y el cumplimiento de garantías.

3.1.2.3 Patrimonio

CLASE Esta denominación incluye los grupos representativos de bienes y

3 derechos, deducidas las obligaciones, con el fin de cumplir las
PATRIMONIO funciones de cometido estatal. Esta diferencia se encuentra
representada en los recursos asignados o aportados a la entidad
contable pública para su creación y desarrollo, en las diferentes

69
 modalidades de superávit y en los factores que implican su
disminución. Las cuentas que integran esta clase son de naturaleza
crédito

Hacienda
Pública

Patrimonio

Patrimonio
Institucional

Técnicamente, el Patrimonio es lo que le queda a la entidad contable pública despues

de deducir de sus Activos, las obligaciones o Pasivos existentes. Es aún más
comprensible, a partir de la ecuasión contable:

PATRIMONIO = ACTIVOS - PASIVOS

Las normas técnicas relativas al patrimonio están orientadas a definir criterios para el
reconocimiento y revelación de los recursos para la constitución y desarrollo de la
entidad contable pública, así como otros factores que inciden en el comportamiento
patrimonial, representado en incrementos y disminuciones.

• Los recursos para la constitución y desarrollo de la entidad contable pública

están conformados por los aportes iniciales y sus incrementos directos, o como
consecuencia de capitalizaciones originadas en actos jurídicos que le sean
aplicables, y en las decisiones del máximo órgano corporativo de dirección,
tratándose de las empresas.

• Los factores que inciden en el comportamiento patrimonial, cuando generan

incrementos, se constituyen en superávit que, dependiendo de su origen, puede
ser pagado, operacional, de valuación, donado e incorporado.

• El superávit pagado comprende el valor en exceso originado en la venta de

acciones o cuotas partes de interés social, con respecto a su valor nominal.

• El superávit operacional se origina como consecuencia del reconocimiento de

ingresos, gastos y costos relacionados con las funciones de cometido estatal, en
un período contable, más los resultados de períodos anteriores que están
disponibles.

70
 • El superávit de valuación se deriva de los procesos de valoraciones técnicas
tendientes a la actualización de los valores de activos.

• El superávit donado comprende los bienes y derechos recibidos de terceros sin

contraprestación económica, destinados a la formación bruta de capital, con
independencia de la naturaleza del bien o derecho recibido. Así, las donaciones
que tengan como destino la financiación de gastos se registrarán como ingreso.

• El superávit incorporado se origina en el reconocimiento de bienes y derechos

trasladados de otras entidades contables públicas, siempre que constituyan
formación bruta de capital para la entidad que los recibe y de los intangibles
formados.

• Los factores que generan disminuciones en el comportamiento patrimonial

corresponden a la incorporación de pasivos y al reconocimiento de provisiones,
agotamiento, depreciaciones y amortizaciones, así como el retiro de las rentas
por cobrar y los deudores, en los casos expresamente señalados en las normas
técnicas aplicables.

• El reconocimiento del patrimonio público debe corresponder con el criterio de

reconocimiento definido para las demás cuentas del activo, pasivo, ingresos,
gastos y costos que lo originan, y con el de revelación cuando aplique.

• Las disminuciones patrimoniales están conformadas por la incorporación de

pasivos y el registro de provisiones, agotamiento, depreciaciones y
amortizaciones.

• El patrimonio público se revela dependiendo del sector al que pertenezca la

entidad contable pública.

3.1.2.3.1 Hacienda Pública

CLASE GRUPO CUENTA

3 31
PATRIMONIO HACIENDA En esta denominación se incluyen las cuentas que
PÚBLICA representan los recursos destinados para la creación
y desarrollo de las entidades contables públicas del
sector central de los niveles nacional y territorial.
También incluye las variaciones patrimoniales
originadas por el desarrollo de las funciones de
cometido estatal, los procesos de actualización y las
decisiones de terceros a favor de la entidad contable
pública.

Hacienda Pública es el concepto de patrimonio de las entidades del sector central

(Ministerios, Departamentos Administrativos, Secretarías, Congreso, Asambleas,
71
Concejo, Contralorías, Personerías), del orden nacional, departamental, distrital o
municipal. El patrimonio de estas entidades, organismos o corporaciones, son una
segregación del patrimonio público.

El capital fiscal representa los recursos destinados para la creación y desarrollo de la

entidad contable pública, así como la acumulación de los traslados de otras cuentas
patrimoniales, como es el caso de los resultados del ejercicio, el patrimonio público
incorporado y las provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones de los
activos de las entidades del gobierno general, que no estén asociados a la producción
de bienes y la prestación de servicios individualizables.

3.1.2.3.2 Patrimonio Institucional

CLASE GRUPO CUENTA

3 32
PATRIMONIO PATRIMONIO En esta agrupación se encuentran las cuentas
INSTITUCIONAL representativas de los aportes destinados para
la creación y desarrollo de entidades contables
públicas descentralizadas por servicios.
También incluye los recursos públicos que están
orientados a fomentar el desarrollo de un sector
específico y las variaciones patrimoniales
originadas por la operación, los procesos de
actualización y las decisiones de terceros a favor
de la entidad contable pública.

Patrimonio Institucional es la denominación que corresponde a la segregación del

patrimonio público manejado por las entidades del sector descentralizado por servicios
(Establecimientos públicos, EICE, ESE, SEM, ESPD).

Las normas técnicas relacionadas con esta parte del Patrimonio, advierten:

• El Capital social está conformado por los aportes sociales de conformidad con
normas legales que rigen la creación de entes públicos cuya naturaleza jurídica
corresponde a sociedades limitadas y asimiladas.

• El Capital autorizado y pagado comprende los aportes efectivamente otorgados a

los entes públicos cuya naturaleza jurídica corresponde a sociedades anónimas
y asimiladas, de conformidad con las normas que rigen su creación.

• El Capital fiscal corresponde a los aportes otorgados para la creación y

desarrollo de establecimientos públicos y demás entidades no societarias, y
también la acumulación de los traslados de otras cuentas patrimoniales, como es
el caso de los resultados del ejercicio, el patrimonio público incorporado y las
provisiones, depreciaciones y amortizaciones de los activos de las entidades del

72
 gobierno general, que no estén asociados a la producción de bienes y la
prestación de servicios individualizables.

• El Capital de fondos parafiscales representa el valor de los recursos públicos

recibidos para la creación de fondos para el fomento y desarrollo de un sector
específico, que por ley son administrados por particulares.

3.1.2.4 Ingresos

CLASE Bajo esta denominación se incluyen los grupos que representan los
4 flujos de entrada de recursos generados por la entidad contable
INGRESOS pública, susceptibles de incrementar el patrimonio público durante el
periodo contable, bien sea por aumento de activos o por
disminución de pasivos, expresados en forma cuantitativa y que
reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria y los ingresos de
carácter extraordinario obtenidos en cumplimiento del objeto social
en nombre del Estado.

INGRESOS
FISCALES

VENTA DE BIENES
OTROS INGRESOS

INGRESOS
OPERACIONES VENTA DE SERVICIOS
INSTITUCIONALES

ADMINISTRACIÓN
DEL SISTEMA TRASNFERENCIAS
GENERAL DE
PENSIONES

Las normas técnicas relacionadas con los Ingresos, señalan:

• El reconocimiento de los ingresos debe hacerse en cumplimiento del principio de

Devengo o Causación, con base en las normas que los imponen, las
declaraciones tributarias, la liquidación de pago de los aportes parafiscales, o el
desarrollo de actividades de comercialización de bienes y prestación de
servicios. Para el caso de los ingresos tributarios y no tributarios, las
liquidaciones oficiales y los actos administrativos, respectivamente, se reconocen
una vez hayan quedado en firme.

• Los intereses de mora derivados de los derechos, por estar sometidos a

situaciones inciertas, deben reconocerse atendiendo al principio de prudencia.
En caso de no reconocer el ingreso, deberá revelarse dicha situación en cuentas

73
 de orden contingentes y en las notas a los estados, informes y reportes
contables.

• El reconocimiento de los ingresos por venta de bienes se realizará cuando se

haya transferido su titularidad y determinado en forma razonable la
correspondiente contraprestación. Por su parte, los ingresos por prestación de
servicios se reconocen cuando surja el derecho de cobro como consecuencia de
la prestación del servicio, imputándose al período contable respectivo.

• La entidad contable pública que en desarrollo de sus operaciones realice

devoluciones, rebajas y/o descuentos debe reconocerlos por el precio o el valor
convenido, según corresponda.

• Las transferencias se reconocen cuando la entidad contable pública receptora

conoce que la entidad contable pública cedente expidió el acto de
reconocimiento de su correlativa obligación. El importe para el reconocimiento
corresponde al definido en el citado acto.

• Las operaciones interinstitucionales están conformadas por los fondos recibidos,

las operaciones de enlace y las operaciones sin flujo de efectivo. Los fondos se
reconocen por el valor recibido y las operaciones de enlace y sin flujo de efectivo,
por el valor de la operación que las genera.

• Los ingresos se revelan atendiendo el origen de los mismos, como el poder

impositivo del Estado, el desarrollo de operaciones de producción y
comercialización de bienes y prestación de servicios; las relaciones con otras
entidades del sector público, y la ocurrencia de eventos complementarios y
vinculados a la operación básica o principal, así como los de carácter
extraordinario. Se clasifican en ingresos fiscales, venta de bienes y servicios,
transferencias, recursos de los fondos de reservas de pensiones, operaciones
interinstitucionales y otros ingresos.

• Los ingresos fiscales corresponden a ingresos tributarios y no tributarios, aportes

sobre la nómina, y rentas parafiscales.

• Los ingresos tributarios corresponden a ingresos exigidos sin contraprestación

directa, determinados en las disposiciones legales por la potestad que tiene el
Estado de establecer gravámenes. Se clasifican según el hecho generador del
tributo y recaen sobre la renta o la riqueza, en función de la capacidad
económica del sujeto pasivo, gravando la propiedad, la producción, la actividad o
el consumo. También pueden clasificarse atendiendo a la jurisdicción a la cual
pertenezcan en: Nacionales, Departamentales, Distritales y Municipales.

• Los ingresos no tributarios son las retribuciones efectuadas por los usuarios de
un servicio a cargo del Estado, en contraprestación a las ventajas o beneficios

74
 que obtiene de éste. Comprenden, entre otros, las tasas, multas, intereses,
contribuciones, regalías y concesiones.

• Los aportes sobre la nómina son ingresos creados por disposiciones legales, que
se originan en pagos obligatorios derivados de la relación laboral, de las
entidades públicas y privadas.

• Las rentas parafiscales son gravámenes que afectan un determinado y único

grupo social y económico, y se utilizan para beneficio del propio sector.

• Los recursos generados por la producción y comercialización de bienes y la

prestación de servicios constituyen ingresos para las entidades contables
públicas. En caso de existir devoluciones, rebajas o descuentos, deben
reconocerse como un menor valor del ingreso, con independencia de la vigencia
en que se haya devengado.

• Las transferencias comprenden los recursos originados en traslados sin

contraprestación directa, efectuados entre las entidades contables públicas de
los diversos niveles y sectores.

• Los recursos de los fondos de reservas de pensiones comprenden las

cotizaciones, recuperaciones de cartera, devoluciones de aportes de la
administradora, reintegros de pensionados, convalidación y conmutación
pensional y el reconocimiento de semanas, así como las cuotas partes de
pensiones y de bonos pensionales.

• Las operaciones interinstitucionales comprenden los fondos recibidos por la

entidad contable pública, de la administración central del mismo nivel, para el
desarrollo de las funciones de cometido estatal. Incluye las operaciones de
enlace y las operaciones sin flujo de efectivo que se caracterizan porque en las
mismas intervienen dos o más entidades contables públicas.

• Los otros ingresos comprenden flujos de entrada de recursos generados por la

entidad contable pública, no considerados expresamente en las anteriores
clasificaciones. Incluye también los ingresos por partidas de carácter
extraordinario.

3.1.2.5 Gastos

CLASE Con esta denominación se contemplan los grupos que representan flujo
5 de recursos de la entidad contable pública, susceptibles de reducir el
GASTOS patrimonio público durante el período contable, bien sea por disminución
de activos o por aumento de pasivos, expresados en forma cuantitativa.
Los gastos son requeridos para el desarrollo de la actividad ordinaria, e
incluye los originados por situaciones de carácter extraordinario.

75
 DE
ADMINISTRACIÓN
CIERRE DE
INGRESOS, DE
COSTOS Y OPERACIÓN
GASTOS

PROVISIONES,
OTROS
GASTOS GASTOS DEPRECIACIONES,
AMRTIZACIONES

OPERACIONES
INTERENSTITU
TRASNFERENCIAS
CIONALES
GASTO
PÚBLICO
SOCIAL

Las normas técnicas referidas a gastos señalan:

• El reconocimiento de los gastos debe hacerse con sujeción a los principios de

devengo o causación y medición, de modo que refleje sistemáticamente la
situación de la entidad contable pública en el período contable.

• Tratándose de los gastos estimados, estos deben reconocerse con base en el

principio de prudencia y estar soportados en criterios técnicos que permitan su
medición confiable.

• Los gastos se revelan de acuerdo con las funciones que desempeña la entidad
contable pública, la naturaleza del gasto, la ocurrencia de eventos
extraordinarios y hechos no transaccionales, y las relaciones con otras entidades
del sector público; se clasifican en: administrativos, operativos, gastos estimados,
transferencias, gasto público social, operaciones interinstitucionales y otros
gastos.

• Los gastos de administración corresponden a los montos asociados con

actividades de dirección, planeación y apoyo logístico.

• Los gastos de operación se originan en el desarrollo de la operación básica o

principal de la entidad contable pública, siempre que no deban registrar costos
de producción y ventas, o gasto público social, de conformidad con las normas
respectivas.

• Los gastos estimados corresponden a montos determinados para cubrir

previsiones futuras de ocurrencia cierta, derivados de contingencias de pérdida o
provisiones por eventos que afecten el patrimonio público, así como el valor
relativo al desgaste o pérdida de la capacidad operacional por el uso de los
bienes, su consumo, o extinción.

76
 • Las transferencias comprenden los recursos originados en traslados sin
contraprestación directa, efectuados entre entidades contables públicas de los
diversos niveles y sectores.

• El gasto público social corresponde a los recursos destinados por la entidad

contable pública a la solución de las necesidades básicas insatisfechas de salud,
educación, saneamiento ambiental, agua potable, vivienda, medio ambiente,
recreación y deporte y los orientados al bienestar general y al mejoramiento de la
calidad de vida de la población, de conformidad con las disposiciones legales.

• Las operaciones interinstitucionales comprenden los fondos entregados por la

administración central, para el pago de los gastos incluidos en el presupuesto de
las entidades contables públicas del mismo nivel. Incluye las operaciones de
enlace y las operaciones sin flujo de efectivo que se caracterizan porque en las
mismas intervienen dos o más entidades contables públicas.

• Los otros gastos comprenden los flujos de salida de recursos incurridos por la
entidad contable pública, no considerados expresamente en las anteriores
clasificaciones. Incluyen los costos de endeudamiento, los cuales corresponden
a intereses, comisiones y otros conceptos originados en la obtención de
financiación. Adicionalmente incluye los gastos por partidas extraordinarias.

3.1.2.6 Costo de Ventas y Operación

CLASE En esta denominación se incluyen los grupos representativos de

6 erogaciones y cargos asociados con la adquisición o producción de
COSTO DE bienes y la prestación de servicios vendidos por la entidad contable
VENTAS Y pública durante el periodo contable. Los costos de operación
OPERACIÓN constituyen los valores reconocidos como resultado del desarrollo de la
operación básica o principal de la entidad contable pública en la
administración de la seguridad social, el desarrollo de las actividades
financiera y aseguradora y la explotación de los juegos de suerte y
azar; operaciones que por sus características no se reconocen de
manera acumulativa en los costos de producción.

77
 COSTO DE
VENTA DE
BIENES

COSTO DE
VENTAS Y
OPERACIÓN

COSTO DE COSTO DE
OPERACIÓN VENTAS DE
DE SERVICIOS SERVICIOS

Las normas técnicas relacionadas con esta agrupación, expresan:

• El costo de ventas se reconoce por el costo histórico de los inventarios de los

bienes adquiridos para la venta y los costos de producción acumulados de los
bienes producidos y servicios prestados. Los costos de operación se reconocen
por el costo histórico.

• El costo de ventas se revela identificando la clase de bien o servicio prestado.

Tratándose de bienes debe tenerse en cuenta la actividad de producción o
comercialización. Por su parte, los costos de operación se revelan de acuerdo
con los conceptos asociados a las actividades identificadas.

3.1.2.7 Costos de Producción

CLASE
Bajo esta denominación se incluyen los grupos representativos de
7 erogaciones y cargos directamente relacionados con la producción
COSTOS DE de bienes y la prestación de los servicios individualizables, que
PRODUCCIÓN surgen del desarrollo de funciones de cometido estatal de la entidad
contable pública, con independencia de que sean suministrados de
manera gratuita, o vendidos a precios económicamente no
significativos, o a precios de mercado. Igualmente, incluye el costo
de los bienes producidos para el uso o consumo interno. Los costos
de producción están asociados principalmente con la obtención de
los ingresos o parte de ellos, por la venta de bienes o la prestación
de servicios individualizables.

78
 PRODUCCIÓN
DE BIENES

OTROS SERVICIOS
SERVICOS EDUCATIVOS

COSTOS DE
PRODUCCIÓN

SERVICIOS SERVICIOS DE
PÚBLICOS SALUD

SERVICIOS DE
TRANSPORTES

Las normas técnicas contenidas en el PGCP, relacionadas con esta agrupación

expresan:

• Un servicio individualizable es el susceptible de suministrarse a cada individuo de

manera particular, y su utilización reduce la disponibilidad de prestación para los
demás individuos, tales como: salud, educación y servicios públicos domiciliarios.
Las entidades que producen bienes o prestan servicios individualizables,
deberán reconocer los costos de producción asociados a tales procesos.

• Los servicios colectivos que presta el gobierno a la comunidad como la

administración pública, la defensa, la seguridad y la justicia, serán objeto de
asignación de costos en la medida que la entidad contable pública disponga de
capacidad para implementar sistemas de costos. No obstante, los registros
originados afectarán las cuentas de gastos.

• Los diferentes conceptos que conforman el costo de producción deben

reconocerse por el costo histórico. Para la determinación y registro deben
implementarse sistemas de acumulación ajustados a la naturaleza del proceso
productivo, bien sea por órdenes específicas, procesos o actividades, empleando
metodologías reconocidas técnicamente como: costeo global, directo o marginal,
o costeo basado en actividades, entre otras, que permitan satisfacer las
necesidades de información de la entidad contable pública.

• Los costos de producción se revelan en el correspondiente informe

complementario, identificando los bienes y servicios producidos en desarrollo de

79
 las actividades económicas, los insumos y demás factores necesarios para la
producción.

• El costo de los bienes producidos para la venta o el suministro gratuito a la

comunidad, debe trasladarse al inventario de productos terminados en la medida
en que se obtenga el producto concluido, previa la distribución de los costos
indirectos.

• El costo de los bienes que se encuentran en proceso de producción actualizará

temporalmente el inventario de productos en proceso, para efectos de revelación
de la información contable a una fecha determinada.

• En el caso de servicios, la producción y el intercambio se dan en forma

simultánea; por tanto, una vez acumulados los costos de producción se trasladan
al costo de ventas, si el servicio prestado es vendido a un precio
económicamente significativo, en términos de la recuperación de los costos o del
valor de mercado.

• El traslado del costo de producción de los servicios al costo de ventas o al gasto,

debe efectuarse previa distribución de los costos indirectos, como mínimo al
finalizar el mes.

• Los costos de producción se acumulan durante el período contable, razón por la

cual la actualización en los inventarios, en propiedades, planta y equipo o cargos
diferidos, en el caso de los bienes, o al costo de ventas o gasto en el caso de los
servicios, debe efectuarse a través de una subcuenta de naturaleza crédito
denominada "Traslado de costos".

• La entidad contable pública debe establecer centros de costos que satisfagan

sus necesidades de información y control particulares, considerando la
homogeneidad de las operaciones realizadas, la posibilidad de atribuir de
manera clara e independiente recursos físicos, tecnológicos y humanos, y la
viabilidad de asignar responsabilidades en los procesos de decisión y de
resultados.

• En notas a los estados, informes y reportes contables se debe revelar el sistema

de costos utilizado, la metodología de costeo empleada, la base sobre la cual
funciona el sistema de costos y la distribución de los costos indirectos.

3.1.2.8 Cuentas de Orden Deudoras

CLASE En esta denominación se incluyen los grupos que representan los

8 hechos o circunstancias de las cuales pueden generarse derechos que
CUENTAS afecten la estructura financiera de la entidad contable pública. Incluye
DE ORDEN cuentas de control para las operaciones realizadas con terceros que
DEUDORAS por su naturaleza no inciden en la situación financiera de la entidad

80
 contable pública, las utilizadas para control interno de activos, de
futuros hechos económicos y con propósito de revelación, así como
las necesarias para conciliar las diferencias entre los registros
contables de los activos, costos y gastos, y la información tributaria.
Las cuentas que integran esta clase son de naturaleza débito.

DERECHOS
CONTINGENTES

CUENTAS DE
DEUDORAS POR DEUDORAS
CONTRA (CR) ORDEN FISCALES
DEUDORAS

DEUDORAS DE
CONTROL

3.1.2.9 Cuentas de Orden Acreedoras

CLASE A través de esta denominación se incluyen los grupos que

9 representan los hechos o circunstancias, compromisos o contratos,
CUENTAS DE que se relacionan con posibles obligaciones y que por lo tanto
ORDEN pueden llegar a afectar la estructura financiera de la entidad
ACREEDORAS contable pública. Se incluyen las cuentas de registro utilizadas para
efectos de control de pasivos y patrimonio, de futuros hechos
económicos y con propósitos de revelación, así como las cuentas
que permiten conciliar las diferencias entre los registros contables de
los pasivos, patrimonio e ingresos, y la información tributaria. Las
cuentas que integran esta clase son de naturaleza crédito.

RESPONSABILIDADES
CONTINGENTES

ACREEDORAS CUENTAS DE ACREDDORAS

POR CONTRA ORDEN FISCALES
(DB) ACREEDORAS

ACREEDORAS DE
CONTROL

81
Las normas técnicas para las cuentas de orden deudoras y acreedoras, señalan:

• Los hechos que puedan afectar la situación financiera, económica, social y

ambiental de la entidad contable pública deben reconocerse por el valor
estimado, determinado mediante metodologías de reconocido valor técnico, el
cual es susceptible de actualizarse periódicamente.

• El reconocimiento de los bienes, derechos y obligaciones registrados para control

administrativo debe efectuarse por el valor en libros y actualizarse de acuerdo
con las normas específicas aplicables tanto a los activos como a los pasivos,
según corresponda.

• Los bienes retirados del servicio serán objeto de registro por el valor de
realización.

• Las responsabilidades serán reconocidas por el valor en libros o el costo de

reposición y no serán objeto de actualización.

• El reconocimiento de diferencias surgidas entre la información contable pública y

la utilizada para propósitos tributarios debe efectuarse por el valor resultante de
su comparación.

• Las cuentas de orden deudoras y acreedoras contingentes registran hechos,

condiciones o circunstancias existentes, que implican incertidumbre en relación
con un posible derecho u obligación, por parte de la entidad contable pública.
Estas contingencias pueden ser probables, eventuales o remotas, tratándose de
las cuentas de orden deudoras contingentes y eventuales o remotas, tratándose
de las cuentas de orden acreedoras contingentes. En ambos casos,
dependiendo de la probabilidad de su ocurrencia, determinada con base en la
información disponible.

• Las cuentas de orden deudoras contingentes se revelan de acuerdo con los

posibles bienes y derechos provenientes de garantías, pretensiones y
reconocimientos económicos.

• Las cuentas de orden acreedoras contingentes se revelan teniendo en cuenta las

posibles obligaciones provenientes de garantías, demandas y compromisos
contractuales.

• Las cuentas de orden deudoras y acreedoras de control reflejan las operaciones

que la entidad contable pública realiza con terceros pero no afectan su situación
financiera, económica, social y ambiental, así como las que permiten ejercer
control sobre actividades administrativas, bienes, derechos y obligaciones.

82
• Las cuentas de orden deudoras y acreedoras de control clasifican los bienes
propios o de terceros y los derechos y compromisos sobre los cuales se requiere
realizar seguimiento y control.

• Las cuentas de orden deudoras y acreedoras fiscales reflejan las diferencias

entre las cuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y costos, con
respecto a los valores determinados en la elaboración de la información para
propósitos tributarios, por lo cual se revelan teniendo en cuenta el origen de tales
diferencias.

83
 Cpítulo IV

ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES

4.1 Soportes, comprobantes y libros de Contabilidad Pública

Nos hemos referido a la Contabilidad Pública como un sistema de información que

satisface necesidades de distintos usuarios. La CGN a través del Plan General de
Contabilidad Pública da los lineamientos para que las entidades contables públicas
efectúen el registro de las transacciones, hechos y operaciones relacionados con las
actividades que realizan.

En esencia, los ordenamientos relacionados con este tema, expresan los señalamientos
en materia de tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes, libros
de contabilidad y su forma de oficializarlos; clasificación de los documentos soporte y la
elaboración de los comprobantes de contabilidad, con el fin de poder garantizar la
legalidad de los mismos, en aras de la autenticidad e integración de la información
contable pública y su disposición, especialmente a los órganos de control para efectos
de inspección, vigilancia, control y evaluación de la gestión.

Los soportes, comprobantes y libros de contabilidad son parte integral de la contabilidad

pública, ya sea que se obtengan en forma manual o automatizada, acorde con la
capacidad tecnológica que posea la entidad contable pública respectiva.

4.1.1. Documentos soporte de la Contabilidad

Todo hecho financiero, económico, social o ambiental que deba registrarse en el

sistema de información contable público debe estar debidamente soportado en
documentos conformados por relaciones, escritos o mensajes de datos en que se
fundamentan o soportan dichos registros.

Los soportes deben adjuntarse a los comprobantes de contabilidad, archivarse y

conservarse en el orden que hayan sido expedidos, trátese de medios físicos, ópticos o
electrónicos.

RECIBOS Y
ACTOS COMPROBANTES,
FACTURAS CONTRATOS
ACTAS ADMINISTRATIVOS EXTRACTOS
BANCARIOS

84
Los documentos soporte se van generando en la medida que se realizan las diferentes
operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, y su origen puede ser de
carácter interno o externo.

Se consideran de carácter interno los que provienen de operaciones o hechos que no

afectan directamente a terceros, como las provisiones, depreciaciones, amortizaciones,
valorizaciones, estimaciones y operaciones de cierre. Las de origen externo son los
documentos que provienen de terceros y que representan transacciones tales como:
recibos de caja, contratos, extractos bancarios, facturas, actos administrativos, que
generan registros contables.

Los documentos soporte son muy importantes, ya que ellos sustentan los registros y
saldos de la contabilidad, no se concibe la tenencia de un derecho, una obligación, la
propiedad sobre un bien, la imposición de un tributo, una sanción pecuniaria, la
disponibilidad de dinero en caja o en bancos, entre otros aspectos, sin la existencia del
documento que lo acredite.

La inexistencia de documentos soporte es precisamente uno de los grandes problemas

de la contabilidad pública en Colombia. Entre el año 2001 y 2005, como resultado de un
proceso de saneamiento contable en nuestro sector público10, sobre saneamiento
contable, se lograron algunos avances, ya que al tenor de este ordenamiento se
establecieron mecanismos, entre otros aspectos para: allegar, rehacer, constituir,
formalizar, diligenciar, los soportes inexistentes, sin lo cual no era posible acreditar, por
ejemplo, la propiedad de infinidades de bienes muebles e inmuebles, de los cuales no
existían escrituras, facturas, tarjetas de propiedad y demás documentos representativos
de la propiedad e indicadores de características y valor de los mismos, necesarios para
los registros.

Otro caso está relacionado con la administración tributaria de todo el sector estatal,
donde figuran elevados saldos de cartera morosa, que si se llegara a recaudar evitaría
por varios años recurrir a reformas tributarias, pero que al pretender realizar su cobro no
es posible comprobarle al contribuyente los derechos al cobro.

Se ha podido establecer que el área donde radican los mayores problemas por la falta
de soportes, es la relacionada con el manejo de bienes, conocida común mente como
“almacenes e inventarios”, a esta problemática se agrega el hecho de que no existen
normas específicas sobre el manejo de este tipo de propiedades, especialmente a partir
de la expedición de la Constitución Política de 1991, momento en que sesaron también
las funciones que a este respecto tenía la CGR en relación con el ordenamiento sobre
los bienes públicos.

La visualización de esta problemática también ha sido el resultado de una nueva

conceptualización de la información contable pública, en el sentido de que antes de la
creación de la figura del Contador General, un alto porcentaje de entidades públicas no
10
El saneamiento contable fue ordenado por la Ley 716 de 2001, inicialmente para una vigencia de dos ños,
fue prorrogado por os años más.

85
llevaba contabilidad, por tanto poco importaba soportar su propiedad o tenencia, mucho
menos velar por un adecuado manejo de libros y estados contables. De tal manera que
al surgir las nuevas obligaciones en materia contable se encontraron con la necesidad
de acreditar requisitos de registro, en muchos casos inexistentes, lo que obligaba a su
reposición o generación, enfrentando grandes complejidades.

Volviendo al caso de los bienes, es de tener en cuenta que las nuevas normas en
materia de contabilidad pública incluyeron el concepto de Bienes de Uso Público, como
componente contable de los Activos, aspecto que antes de la Constitución de 1991
generaba efectos negativos sobre el Patrimonio estatal, ya que todo bien que
entregaba al dominio público era dado de baja (gasto). De tal manera que tales bienes
como: parques, vías y carreteras públicas, plazas, puentes, terrenos de ejidos11, entre
otros, para poderlos incorporar ha sido necesario adelantar los procesos
correspondientes, recurriendo a la práctica de avalúos, en algunos casos costosos,
enfrentando dificultades de apropiación presupuestal, pero definitivamente necesario
no solo por la necesidad de alimentar registros, sino para evitar pretensiones de
terceros.

En materia de control, lo que deseamos destacar, es el hecho de que muchos derechos

y obligaciones, reales y potenciales se encuentran sin registrar y por tanto sin reflejar
sus saldos por el hecho de carecer de soportes. Por tanto, en la práctica de auditoría
financiera en general, un aspecto a destacar es este, lo que en términos de
razonabilidad de las cifras genera subestimaciones de activos, pasivos y
consecuentemente desvirtúa el valor patrimonial.

Se recomienda entonces comprometer a la administración a adelantar las acciones

correspondientes, e incluir esta labor dentro de los planes de mejoramiento, con el
seguimiento correspondiente a través del proceso auditor y de control interno.

4.1.2 Comprobantes de Contabilidad

Son documentos en los cuales se resumen las operaciones financieras, económicas,

sociales y ambientales de la entidad contable pública, con base en los cuales se
efectúan los registros de movimientos en el libro correspondiente.

Según las normas técnicas contenidas en el PGCP, deben elaborarse en idioma

castellano teniendo como base los documentos soporte, indicando la fecha, origen,

11
Terrenos localizados en las proximidades de los poblados o centros urbanos, destinados al uso común para
los vecinos del lugar. Estos terrenos no están sujetos a prescripción, por tratarse de bienes municipales de
uso público o común y deben destinarse exclusivamente a fomentar y ejecutar programas de vivienda de
interés social. La administración y disposición de estos bienes está sujeta a las normas que dicten los
Concejos municipales correspondientes. Artículos 167, 168 y 169 del Decreto 1333 de 1986, Código de
Régimen Municipal.

86
descripción y cuantía de las operaciones, cuentas afectadas, personas que los elaboran
y autorizan y numerarse en forma consecutiva y continua; su codificación se debe
realizar de acuerdo con el Catálogo General de Cuentas.

De acuerdo con las mismas normas técnicas, las entidades contables públicas deben
elaborar, entre otros, comprobantes de contabilidad de Ingreso, Egreso y General. El
comprobante de ingreso resume las operaciones relacionadas con el recaudo de
efectivo o documento que lo represente.

De otra parte, el comprobante de egreso constituye la síntesis de las operaciones

relacionadas con el pago de efectivo o su equivalente.

El comprobante general resume las operaciones relacionadas con movimientos

globales o de integración, tales como estimaciones, ajustes, correcciones y otras
operaciones en las que no interviene el efectivo o su equivalente.

También señalan dichas normas, que los comprobantes deben incorporar información
de máximo un mes, por medios manuales, mecánicos o electrónicos, conservarse de
manera que sea posible su verificación posterior y podrán agrupar o resumir varias
operaciones realizadas por las diversas áreas de la entidad contable pública.

4.1.3 Libros de Contabilidad

Los Libros de Contabilidad son estructuras adecuadas que contienen de manera

cronológica y nominativa los datos obtenidos de las transacciones, hechos y
operaciones que afectan la situación y la actividad de las entidades contables públicas.

Los libros permiten la adecuación de la información contable pública y constituyen

labase fundamental para el control de los recursos, por tal motivo se constituyen en
soporte documental para dicho ejercicio.

De acuerdo con las normas técnicas contenidas en el PGCP, los libros de contabilidad
se clasifican en principales y auxiliares.

Libros Libros
Principales Auxiliares

87
Son libros de contabilidad principales: el Diario y el Mayor, los cuales presentan en
forma resumida los registros de transacciones, hechos y operaciones. El Libro Diario
presenta en los movimientos débito y crédito de las cuentas, el registro cronológico y
preciso de las operaciones diarias efectuadas, con base en los comprobantes de
contabilidad.

Por su parte, el Libro Mayor contiene los saldos de las cuentas del mes anterior,
clasificados de manera nominativa según la estructura del CGC; las sumas de los
movimientos débito y crédito de cada una de las cuentas del respectivo mes, que han
sido tomadas del Libro Diario; y el saldo final del mismo mes.

Los Libros de Contabilidad Auxiliares contienen los registros contables

indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones de la
entidad contable pública, con base en los comprobantes de contabilidad y los
documentos soporte.

La oficialización de los libros de contabilidad principales se realiza mediante un acta de

apertura suscrita por el representante legal de la entidad contable pública (gerente,
director, presidente, rector, alcalde, gobernador, ministro, etc.), que debe conservarse.
Las autorizaciones de folios posteriores deben efectuarse mediante acta con las
mismas formalidades de la de apertura y también conservarse.

Los libros de contabilidad principales de las entidades contables públicas obligadas a

inscribirse en el Registro Mercantil, se registran en la Cámara de Comercio de su
jurisdicción, lo cual corresponde a la oficialización de los libros. Estos requisitos son
indispensables para iniciar válidamente el proceso de registro de las operaciones.

En ejercicio del control fiscal, tanto interno como externo, se debe verificar entre otros
aspectos, que en el acta de apertura de los libros se indique: el número de folios
autorizados en forma sucesiva y continua, la razón social de la entidad contable pública,
nombre del libro y la fecha de oficialización .

En lugar del acaecimiento de eventos de caso fortuito o fuerza mayor que originen la
destrucción o pérdida de los libros, debe oficializarse uno nuevo, bajo la
responsabilidad del representante legal.

Los libros de contabilidad deben llevarse en idioma castellano, contener el número y

fecha de los comprobantes de contabilidad que le sirven de respaldo, de forma que
garantice la integridad de la información contable pública.

Las normas técnicas sobre esta materia expresan que los errores de reconocimiento de
transacciones deben corregirse mediante anotaciones al pie de la página respectiva o
por cualquier otro mecanismo que permita evidenciar su corrección. En el caso de los
libros de contabilidad físicos la anulación de un folio debe hacerse sobre el mismo folio,
indicando la causa y fecha de la anulación y el nombre y firma del funcionario que
autoriza la anulación.

88
Cuando se trate de libros de contabilidad físicos y virtuales, no está permitido alterar el
orden o la fecha de los registros contables a que se refieren las operaciones, dejar
espacios en blanco, hacer interlineaciones, borrar o eliminar información, o efectuar
correcciones sobre los registros. Adicionalmente, en los libros físicos no está permitido
hacer raspaduras, tachar, mutilar, arrancar las hojas o cambiar el orden de las mismas.

El PGCP adoptado por la CGN, aporta normas técnicas adicionales relacionadas con la
tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de
contabilidad.

4.1.4 Estados, Informes y Reportes de Contabilidad

Para este caso, las normas técnicas relativas a los estados, informes y reportes
contables contenidos en el PGCP, determinan los criterios para su preparación y
presentación. Los criterios se encuentran enmarcados en los propósitos, objetivos,
características cualitativas, principios y normas técnicas que sustentan el SNCP, con el
fin de satisfacer intereses y necesidades de los usuarios.

La observancia de los criterios definidos por las normas técnicas en materia de

información contable pública tiene una significativa importancia para el ejercicio del
control, toda vez que el éxito del proceso auditor depende en gran medida de la forma
en que las entidades contables públicas dispongan la información. En tal sentido,
dichas normas establecen los siguientes aspectos:

• En la preparación y presentación de los estados, informes y reportes contables,

la materialidad de la cuantía se determina con relación, entre otros, al activo
total, al activo corriente y no corriente, al pasivo total, al pasivo corriente y no
corriente, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, según corresponda.

• En general, debe tenerse en cuenta la participación de la partida o hecho,

reconocidos o no, con respecto a un determinado total, llámese éste clase,
grupo, cuenta o cualquiera de los antes citados.

• Para el caso de la cuantía, no se consideran materiales las partidas o hechos

económicos que no superen el cinco por ciento (5%) en relación con un total.
Entre el cinco por ciento (5%) y el diez por ciento (10%) en relación con un total,
algunas partidas o hechos podrán ser materiales y otras no; y las mayores al diez
por ciento (10%) deben considerarse como partidas o hechos económicos
materiales que pueden tener un impacto significativo en la información contable,
y por tanto en las decisiones que se tomen o evaluaciones que se realicen.

• En el caso de la naturaleza, deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos de

manera individual o en conjunto: 1) Si se trata de actividades ordinarias o
partidas extraordinarias; 2) Si las transacciones o hechos representan riesgos u
oportunidades para la entidad contable pública; 3) Si influyen o pueden influir

89
 significativamente en sus resultados; 4) Si compromete la continuidad o
funcionamiento de la entidad contable pública o, 5) Si se trata de transacciones
con entes vinculados o adscritos, de tal manera que puedan tener alguna
relevancia. Estas partidas o hechos deben revelarse en notas a los estados,
informes y reportes contables.

• Los estados, informes y reportes contables al representar la situación financiera,

económica, social y ambiental, la actividad, el potencial de servicio y la
capacidad para generar recursos de las entidades contables públicas, deben
certificarse, mediante firma, por parte del representante legal de la entidad, así
como por el contador público responsable de su preparación.

• La certificación de los estados, informes y los reportes contables de la entidad

individualmente considerada indica que los saldos fueron tomados fielmente de
los libros de contabilidad; que la contabilidad se elaboró conforme a los
principios, normas técnicas y procedimientos de contabilidad pública y, que la
información revelada refleja de forma fidedigna la situación financiera,
económica, social y ambiental de la entidad contable pública.

• La certificación de la entidad que agrega informes y reportes contables de

entidades contables públicas que tienen su respectivo representante legal, indica
que la base de la agregación fueron los informes y reportes recibidos y
debidamente certificados y, que el proceso de agregación se efectuó de
conformidad con los procedimientos definidos para el efecto.

• Los estados, informes y reportes contables están conformados por los estados
contables básicos, los estados contables consolidados, los informes contables
específicos, los informes contables complementarios y los reportes contables.

• La descripción de los informes contables específicos y complementarios tiene

como propósito expresar las posibilidades informativas del SNCP. La
obligatoriedad de su preparación y presentación está sujeta al desarrollo en el
manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública-RCP.

Lo anterior sin perjuicio de que la entidad contable pública los elabore para sus
propias necesidades.

4.1.4.1 Estados contables básicos

Estos Estados revelan información cuantitativa en la estructura de su informe y

cualitativa en las notas a los mismos.

90
 Balance
General

Estado de Estados Estado de

Flujos de Contables Actividad
Efectivo F,E,S y A
Básicos

Estado de
Cambios
en el
Patrimoni
o

Los estados contables básicos son:

• El Balance General
• El Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental
• El Estado de Cambios en el Patrimonio, y
• El Estado de Flujos de Efectivo

Las notas a los estados contables básicos forman parte integral de los mismos.

4.1.4.1.1 Balance General

De acuerdo con el PGCP, el Balance General es un estado contable básico que

presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera,
económica, social y ambiental de la entidad contable pública, expresada en
unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes,
derechos, obligaciones y la situación del patrimonio. Para efectos de su
elaboración, los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente”12

4.1.4.1.2 Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental

“Es un estado contable básico que revela el resultado de la actividad financiera,

económica, social y ambiental de la entidad contable pública, con base en el flujo
de recursos generados y consumidos en cumplimiento de las funciones de
cometido estatal, expresado en términos monetarios, durante un período
determinado. Este estado se revela identificando las actividades ordinarias y las
partidas extraordinarias. Las actividades ordinarias se clasifican en operacionales
y no operacionales, y las partidas extraordinarias se consideran no
operacionales”13.

12
Plan General de Contabilidad Pública, Página 88
13
Plan General de Contabilidad Pública, Pag. 88

91
 4.1.4.1.3 Estado de Cambios en el Patrimonio

“Es el estado contable básico que revela en forma detallada y clasificada las
variaciones de las cuentas del Patrimonio de la entidad contable pública, de un
período determinado a otro”14.

4.1.4.1.4 Estado de Flujo de Efectivo

“Es un estado contable básico que revela los fondos provistos y utilizados por las
entidades contables públicas en desarrollo de sus actividades operativas, de
inversión y financiación. Permite evaluar a partir del origen y aplicación del efectivo
en un período, la capacidad de la entidad contable pública para obtener flujos
futuros de efectivo, determinando sus necesidades de financiamiento interno y
externo, para cumplir oportunamente con sus obligaciones”15.

4.1.4.1.5 Notas a los Estados Contables Básicos-ECB

Las Notas a los estados contables básicos, forman parte integral de los mismos y
corresponden a la información adicional de carácter general y específico, que
complementa los estados contables básicos.

El objeto de las notas es revelar la información adicional necesaria sobre las

transacciones, hechos y operaciones financieras, económicas, sociales y
ambientales que sean materiales; la desagregación de valores contables en
términos de precios y cantidades, así como aspectos que presentan dificultad para
su medición monetaria que pueden evidenciarse en términos cualitativos, o
cuantitativos físicos, los cuales han afectado o pueden afectar la situación de la
entidad contable pública.

Las normas técnicas expresan que las notas a los estados contables básicos son
de carácter general y específico.

Notas de Notas de Notas a los

carácter carácter Estados
General Específico Contables

Las Notas a los estados contables de carácter general se refieren a las

características, políticas, prácticas contables de la entidad contable pública, así
como a los aspectos que afectan o pueden afectar la información contable, de

14
Pla General de Contabilidad Pública, Pag. 89
15
Plan General de Contabilidad Pública, Pag. 89

92
 modo que permiten revelar una visión global de la entidad contable pública y del
proceso contable, tales como: 1) Naturaleza jurídica y funciones de cometido
estatal, 2) Políticas y prácticas contables, 3) Información referida al proceso de
agregación de la información contable pública, 4) Limitaciones y deficiencias
generales de tipo operativo o administrativo que inciden en el normal desarrollo del
proceso contable y/o afectan la consistencia y razonabilidad de las cifras y 5)
Efectos y cambios significativos en la información contable.

Las Notas a los estados contables de carácter específico tienen relación con las
particularidades sobre el manejo de la información contable, estructurada de
acuerdo con el Catálogo General de Cuentas, que por su materialidad deben
revelarse de manera que permitan obtener elementos sobre el tratamiento
contable y los saldos de las clases, grupos, cuentas y subcuentas, en los
siguientes aspectos:

• Relativas a la consistencia y razonabilidad de las cifras. Estas notas deben

prepararse cuando existan limitaciones o deficiencias que afecten la
consistencia y razonabilidad de la información contable, tales como bienes,
derechos y obligaciones no reconocidos o no incorporados; hechos sucedidos
con posterioridad a la fecha de cierre del período contable que pueden tener
efectos futuros importantes o saldos pendientes de depurar, conciliar o ajustar.

• Relativas a la valuación. Estas notas describen las bases particulares de

medición adoptadas por la entidad para la cuantificación de las operaciones
que afectan la información contable pública.

• Relativas a recursos restringidos. Deben revelarse los recursos líquidos,

bienes, derechos y obligaciones, así como los ingresos, costos y gastos que en
virtud de disposiciones legales tienen destinación específica, los cuales fueron
incorporados en la información contable y,

• Relativas a situaciones particulares de las clases, grupos, cuentas y

subcuentas. Relacionan la información adicional que permita efectuar análisis
de las cifras consignadas en los estados contables básicos, atendiendo a los
principales conceptos que conforman los activos, pasivos, patrimonio, ingresos,
gastos, costos y cuentas de orden, de la entidad contable pública.

4.1.4.2 Estados Contables Consolidados

De acuerdo con lo establecido en las normas técnicas del PGCP, los estados
contables consolidados revelan la situación, actividad y flujo de recursos financieros,
económicos, sociales y ambientales, de un grupo de entidades contables públicas
que conforman centros de consolidación como si se tratara de una sola entidad
contable, como la Nación, el Departamento, el Municipio o el Sector público en
general, u otros niveles o sectores, a una fecha o durante un período determinado.

93
En concordancia con los intereses y las necesidades de información de los usuarios,
la conformación y estructura consolidada, permite determinar los ingresos, el gasto
público, el ahorro, la inversión, el financiamiento, la solvencia y el patrimonio público
y, en general, información de importancia para la definición, análisis y control de los
instrumentos del política fiscal y macroeconómicos.

Los estados contables que se presentan en forma consolidada son: el Balance

General, el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental y el
Estado de Cambios en el Patrimonio, con sus respectivas notas, que como hemos
señalado, forman parte integral de los mismos.

Sobre estos estados consolidados, las Contralorías practican también auditoria con
el fin de presentar el informe sobre la Hacienda Pública en el caso de las entidades
territoriales y sobre la Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro en el orden
nacional, de acuerdo con la competencia señalada al Contralor General de la
República en el Parágrafo único del Artículo 354 de la Carta Política y artículos 38 y
39 de la Ley 42 de 1993.

De acuerdo con el artículo 47 de la misma Ley 42, antes del 1° de julio de cada año,
la Contraloría General de la República debe auditar y certificar en denominado
auditará balance de la hacienda o balance general del año fiscal inmediatamente
anterior, que le presente el Contador General a más tardar el 15 de mayo de cada
año.

4.1.4.3 Informes Contables Específicos

Estos informes contables específicos se preparan para satisfacer necesidades

particulares de ciertos usuarios de la información contable y se caracterizan por
tener un uso limitado y por suministrar mayor detalle de algunas transacciones,
hechos y operaciones. Cuando sea necesario suministrar información adicional a la
estructura del informe se hará por medio de notas.

4.1.4.4 Informes Contables Complementarios

Esta clase informes contables se preparan con sujeción a las reglas de clasificación
de usuarios estratégicos, para satisfacer necesidades de información financiera,
económica, social y ambiental y pueden prepararse y presentarse en forma
comparativa con el período anterior. Esto implica la relevancia de la información de
base contable como insumo para la elaboración de otro tipo de informes, para
sistemas estadísticos y macroeconómicos, cuyos propósitos son claramente
distintos a los del SNCP. Cuando sea necesario suministrar información adicional a
la estructura del informe se hará por medio de notas.

94
 4.1.4.4.1 Informe de Operaciones Efectivas de Caja

Es un informe complementario que revela la situación de déficit o superávit de la

entidad contable pública, como también, el resultado neto de la totalidad de ingresos
y pagos efectivos de caja clasificados en dos secciones básicas a saber: una
reservada para los ingresos corrientes y de capital y los gastos corrientes y de
inversión, y la otra, para las operaciones de caja asociadas a los flujos
correspondientes a las diversas fuentes de financiamiento interno y externo, cuyos
saldos parciales son conciliables entre sí.

4.1.4.4.2 Informe de Ahorro, Inversión y Financiamiento

Informe complementario que revela los flujos de caja derivados de los registros
contables mediante la deducción técnica y rigurosa del devengo o causación,
clasificados en dos secciones básicas. La primera correspondiente a los saldos
netos de las operaciones de generación interna de recursos de las entidades
contables públicas y su aplicación neta de flujos de caja a las actividades de
inversión e infraestructura; y en la segunda sección, las operaciones netas
correspondientes al financiamiento interno y externo, cuyos saldos parciales son
conciliables entre sí.

4.1.4.4.3 Informe de Fuentes y Usos del Ingreso

Informe que revela los factores que explican el origen, distribución, redistribución y
utilización del valor agregado generado por la entidad contable pública entre los
agentes económicos con los que interactúa, describiendo y clasificando las
diferentes transacciones efectuadas en desarrollo de sus funciones de cometido
estatal.

De su análisis se infiere que de la diferencia entre los ingresos y los gastos

corrientes, se obtiene el ahorro o autofinanciamiento, saldo que representa los
recursos con los cuales la entidad contable pública adquiere activos financieros,
activos no financieros o la cesión que hace de ellos a otras entidades públicas que
los requieren para financiar su actividad.

4.1.4.4.4 Informe de Variación Patrimonial

Este informe permite identificar y evaluar los cambios observados en la estructura

del activo financiero, activo no financiero y pasivo, como consecuencia del ahorro
que finalmente produce la entidad contable pública, en desarrollo de sus funciones
de cometido estatal.

4.2 Otros sistemas de reporte de la información contable pública

4.2.1 El Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP)

95
El Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública-CHIP, es un sistema de
información que permite definir, capturar, consolidar y difundir información cuantitativa y
cualitativa, producida por diferentes entidades públicas y demás proveedores de
información, con destino al gobierno central nacional, organismos de control y
ciudadanía en general, como instrumento de apoyo de la gestión y toma de decisiones
en materia de planificación, política económica fiscal, así como en la definición,
ejecución y administración de las políticas públicas en general.

4.2.1.1 Objetivo del CHIP

Es objetivo del CHIP, canalizar, generar y difundir la totalidad de la información

financiera, económica, social y ambiental en forma confiable y oportuna. Como canal
único de información pretende simplificar y racionalizar los flujos de información hacia
los diferentes usuarios, permitiendo que las entidades reporten por una sola vez la
información pública de carácter oficial que vayan generando, con el propósito de
reforzar la capacidad de seguimiento financiero a las entidades de control y gestión
gubernamentales.

4.2.1.2 Usuarios del CHIP

Los usuarios del CHIP son: La Contaduría General de la Nación, las entidades públicas
en general, las entidades estratégicas, los centros educativos y la comunidad.

•Es el centro de gestión del •Son las responsables de

CHIP y, por lo tanto, la reportar y registrar la
entidad encargada de información financiera
administrar el sistema de necesaria para el sistema
información
Las entidades
públicas
La Contaduría (nacionales,
General de la departamental
Nación es municipales
y distritales

Entidades
•Entre otras, se encuentran el •Universidades, centros de
Ministerio de Hacienda y
estratégicas Otros investigación y la comunidad
Crédito Público, el en general
Departamento Nacional de
Planeación, el Banco de la
República, el Departamento
Administrativo Nacional de
Estadística y la Contraloría
General de la República.

96
4.2.1.3 Funcionarios responsables de la información contable pública

REPRESENTANTES
LEGALES

OTROS JEFES DE CONTROL

PROFESIONALES INTERNO

PROFESIONALES CONTADORES O
DEL AREA DE QUIENES HAGAN
SISTEMAS SUS VECES

4.2.2 Formulario Único Territorial-FUT

El FUT fue adoptado mediante Decreto 3402 de 2007 con el fin de recolectar
información sobre ejecución presupuestal de ingresos y gastos y demás información
oficial básica, para efectos de monitoreo, seguimiento, evaluación y control de las
entidades territoriales.

El dicho Decreto se contempla el ámbito de aplicación, los funcionarios responsables, la

creación de una Comisión Intersectorial, encargada de coordinar, evaluar y actualizar el
sistema y los mecanismos de control y cumplimiento de la información.

Para tales efectos, las entidades del nivel territorial deberán presentar el FUT a través
del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP),
administrado por la Contaduría General de la Nación, al cual pueden acceder las
entidades del orden nacional que ostenten la calidad de usuario estratégico del sistema,
y el Banco de la República.

Las entidades públicas que participan en el FUT son básicamente: Ministerio de

Hacienda y Crédito Público, el Ministerio de Educación Nacional, la Contaduría General
de la Nación los Departamentos Administrativos Nacional de Estadísticas-DANE y de
Planeación-DNP.

Existe un Comisión Intersectorial responsable de coordinar, evaluar y actualizar el FUT

de acuerdo con las necesidades de información de naturaleza financiera, económica,
geográfica, social y ambiental, que los usuarios estratégicos requieran que sea
reportada por parte de las entidades territoriales. Cuenta con su propio reglamento, en
97
el cual establece, entre otros aspectos, lo relacionado con la periodicidad de las
reuniones, el quórum requerido para deliberar y tomar decisiones.

A las sesiones de la Comisión podrán ser invitados otros servidores públicos,

autoridades regionales y territoriales, representantes de organismos, gremios y
agremiaciones del sector privado nacionales e internacionales y el Presidente del
Banco de la República o su delegado, quienes podrán participar en las deliberaciones,
sin derecho a voto.

98
 Capítulo V

METODOLOGÍA TÉCNICA PARA LA AUDITORIA A LA CONTABILIDAD PÚBLICA

5.1 Conceptualización de la Metodología

En el presente Capítulo se incluyen elementos metodológicos relacionados con la

auditoría al sistema de información contable público, interpretados para hacerlos
compatibles con las Guías de Auditoria elaboradas como insumo fundamental de
las Contralorías de distinto orden, en su componente práctico de auditoría
financiera. En tal sentido se han visualizado los nuevos enfoques de riesgos y
controles de las nuevas metodologías de auditoría, cuyo objetivo fundamental es
verificar que la prestación de bienes y servicios por parte de los entes o asuntos
auditados se oriente hacia el cumplimiento de los fines esenciales del Estado.

5.2 Del concepto de Auditoría

La Auditoría se considera “…un proceso sistemático que mide y evalúa, acorde con
las normas de auditoría generalmente aceptadas, los resultados de la gestión fiscal
en términos de prestación de servicios o provisión de bienes públicos para el
cumplimiento de los fines esenciales del Estado, de manera que le permita a las
Contralorías de distinto orden fundamentar sus opiniones y conceptos”16.

De conformidad con la Ley 42 de 1993, en cumplimiento del ejercicio de control

fiscal que le corresponde a las Contralorías se pueden aplicar sistemas de control
como: el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y
la evaluación del control interno.

5.3 Sistema de Control Financiero

La auditoría a la contabilidad se encuentra enmarcada dentro del sistema de

auditoría financiera, no obstante en su desarrollo, concordante con el concepto de
auditoría integral también es sujeta del control de legalidad y de evaluación del
control interno.

El control financiero es básicamente una evaluación y examen de los

documentos, operaciones, registros y estados financieros de las entidades
contables públicas, para lograr establecer si estos reflejan razonablemente el
resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera,
comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y
operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas
por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente
aceptados o prescritos por el Contador General de la Nación.

16
“GUÍA DE AUDITORÍA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA”, Bogotá D.C., Agosto
de 2011.

99
 La práctica de auditoría Financiera se realiza acorde con normas de auditoría de
general aceptación y se lleva a cabo de manera detallada sobre la contabilidad y
registros inherentes a la misma, donde además del acervo normativo y operativo-
procedimental, es necesario aplicar el criterio fundamentado del auditor que se
enfrenta a una realidad regularmente distinta.

La Auditoría Financiera debe propender básicamente por los siguientes logros:

a. Emitir un dictamen u opinión sobre los estados financieros generados por los
sujetos de control17
b. Evaluar el cumplimiento de las normas legales y disposiciones aplicables a la
entidad
c. Evaluar el control interno contable
d. Determinar el grado de eficiencia en el manejo de los recurso públicos
e. Formular las recomendaciones que sean del caso para el mejoramiento de los
controles internos, procedimientos y sistemas de orden contable
f. Presentar un informe con destino a la alta dirección de las entidades contables
públicas con los resultados de la auditoría practicada, con fines de toma de
decisiones y fijación de las responsabilidades a que haya lugar.

5.4 La contabilidad pública dentro del proceso de auditoría financiera

No es propósito de esta guía aportar todos los elementos que conllevan a

desarrollar las fases del proceso de auditoría, por ello contemplaremos aquellos
aspectos de particular importancia asociados con la auditoria a la contabilidad de
los entes públicos, pues ya hemos señalado que el hecho formal se configura
dentro de la ejecución práctica de auditoría financiera, enmarcada a su vez en el
concepto de auditoría gubernamental con enfoque integral.

Dentro del concepto de planeación preliminar de auditoría a la contabilidad, es

preciso considerar las características propias del ente contable público, tales como:
razón social, naturaleza jurídica, orden al que pertenece(nacional, departamental,
distrital, municipal), adscripción (en caso de entes descentralizados por servicio),
normas que le son aplicables (de derecho público y/o de derecho privado), objeto
social, constitución de su patrimonio o fuentes de recursos con que financia sus
actividades en nombre del Estado, entre otros aspectos, ya que acorde con este
conocimiento se deben preparar las demás fases del proceso auditor. Esta fase del
proceso auditor se conoce como “Análisis en detalle del ente o asunto a auditar”.

5.4.1Evaluación del riesgo

Mediante la identificación de factores específicos de riesgo y sus relaciones con

errores potenciales se puede llegar a evaluar los riegos existentes. Se consideran
errores potenciales aquellos relacionados con la integridad, validez, registro y corte
17
Los tipos de opinión sobre los Estados Financieros son: Sin salvedades, con salvedades, adversa o negativa y
abstención de opinión.

100
 de transacciones particulares y con la valuación y presentación de partidas en los
estados financieros preparados por la entidad contable pública. Por ello, el auditor
debe considerar una evaluación preliminar del riesgo de control.

Existen diferentes métodos y herramientas para que el auditor obtenga un

entendimiento holístico del negocio y una visión de conjunto del ente o asunto a
auditar, como por ejemplo entrevistas, matriz DOFA, TASCOI, desdoblamiento de
complejidad, PEST o modelo de revisión del negocio.

Según Yanel Blanco Luna el riesgo de auditoría financiera tiene tres componentes:
riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección18. Según este mismo autor
“Riesgo de auditoría” significa el riesgo que corre el auditor de emitir una opinión de
auditoría inapropiada cuando los estados financieros están elaborados en forma
errónea de una manera importante, y los describe de la siguiente manera:

“El Riesgo inherente consiste en la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase
de transacciones a una representación erronea que podría ser de importancia
relativa, individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otras
cuentas o clase, asumiendo que no hubo controles internos relacionados”.

“El Riesgo de control es el riesgo de que una representación errónea que pudiera
ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de
importancia relativa individualmente o cuando se agrega con manifestaciones
erróneas en otros saldos o clase, no se ha prevenido o detectado y corregido con
oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno”.

“El Riesgo de dirección, consiste en aquel riesgo de que los procedimientos

sustantivos de un auditor no detecten una representación errónea que existe en un
saldo de una cuenta o clase de transacciones que podría ser de importancia
relativa, individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en
otros saldos o clases”

5.4.2 Evaluación del Sistema de Control Interno o mecanismos de control

Esta fase del proceso de auditoría, “Consiste en obtener suficiente comprensión

del sistema de control interno o de los mecanismos de control y la importancia que
tiene para facilitar el logro de los objetivos del objeto o ente a auditar. Este
conocimiento implica que el equipo auditor deberá diseñar las preguntas
orientadas a determinar la efectividad de controles que permitan minimizar los
riesgos y de esta forma enfocar la auditoría. El éxito de la identificación de riesgos,
dependerá de la adecuada y acertada formulación de las preguntas, razón por la
cual se deben socializar, analizar y validar en mesa de trabajo”19.

18
“Normas y procedimiento de la Auditoría Integral”, Editora Roesga, 1998, Santa Fe de Bogotá D.C., Pag. 37.
19
“GUÍA DE AUDITORÍA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA”, Pag. 16, Bogotá D.C-
., Agosto de 2011.

101
5.4.3 Programa de auditoría a la Contabilidad Pública

De manera apropiada a nuestros propósitos, hemos contemplado la fase de

elaboración dentro de nuestra Guía, de un programa de auditoría a la contabilidad
pública, dejando atrás otros procesos a tener en cuenta en la práctica formal de la
auditoría. Los programas de auditoría contienen el esquema detallado del trabajo
a realizar y los procedimientos a aplicar en la fase de ejecución. En dicho
programa se determina el alcance, la oportunidad y la profundidad de las pruebas
para la obtención de las evidencias que soporten los conceptos y opiniones.

Según la Guía de Auditoría de la CGR, la estructura de los programas de

auditoría, deben considerar como mínimo los siguientes componentes:

a. Denominación de la línea de auditoría: Hace referencia al nombre del ente,

proceso, programa, proyecto, plan, procedimiento, ciclo operacional, actividad,
área, cuenta o asunto que se va auditar.

Para nuestro caso hemos considerado como línea de auditoría cada Grupo
constitutiva del Activo, Pasivo, Patrimonio. En el caso de Ingresos, Gastos y
Costos y Cuentas de Orden lo hemos dejado de manera general, con fines de
implementación o diseño en el proceso de enseñanza-aprendizaje.

b. Objetivos: Están relacionados con lo que el evaluador pretende buscar al

realizar un examen específico; como por ejemplo: verificar el adecuado uso de
los recursos públicos; verificar la producción o provisión de los bienes y
servicios en términos de calidad, cantidad, costo, oportunidad; evaluar los
riesgos de desvío de recursos en la obtención de esos bienes y/o servicios;
establecer el cumplimiento de políticas, planes y programas; comprobar la
efectividad de los procesos o actividades; establecer la confianza hacia los
controles; determinar la efectividad de los sistemas de información; comprobar
la calidad de los registros de las transacciones y operaciones; y evaluar el
cumplimiento de la normatividad que regula la actividad o el proceso auditado.

c. Fuentes de criterio: Corresponden a las normas, disposiciones, procesos,

procedimientos, guías y buenas prácticas aplicables a la línea auditada.

Las normas constituyen un aspecto diverso, disperso y de aplicación acorde

con la entidad contable pública de que se trate. Por tanto, este aparte de la
auditoría deberá fundamentarse acorde con las características própias del
sujeto de control y las normas específicas en materia contable pública. No
obstante se debe considerar que existen normas de general aplicación, sin
importar el orden, nivel o naturaleza jurídica del ente público.

d. Criterios de auditoría: Son el “deber ser” de lo que se evalúa, se constituyen

en parámetros razonables frente a los cuales deben evaluarse la obtención de
bienes y servicios, la prevención de riesgos de desviación de recursos, las

102
 prácticas administrativas, los sistemas de control e información y los procesos
y procedimientos operacionales observados.

e. Identificación de riesgos de control: Se relaciona con los riesgos

identificados en la evaluación de control interno.

f. Evaluación de los mecanismos de control interno: Tiene relación con la

evaluación de los mecanismos de control inherentes a la línea que se audita y
la determinación de su efectividad.

g. Procedimientos: Conjunto de pasos secuenciales y lógicos para atender el

cumplimiento de los objetivos propuestos en la evaluación. Incluye la aplicación
de técnicas de auditoría que le permiten al auditor fundamentar sus opiniones
y conceptos. Las técnicas entre otras, pueden ser: Escrita, Verbal, Física,
Ocular y Documental.

Sobre la base de estos componentes mínimos, hemos diseñado el siguiente Plan de

Auditoría a la Contabilidad Pública:

5.4.3.1 Auditoría de Activos

5.4.3.1.1Efectivo

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Activo - Efectivo

- Caja
- Bancos y Corporaciones
- Fondos en Transito
- Fondos Especiales
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
1. Determinar si bajo este grupo se reflejan las 1. Establecer la autenticidad de los fondos de
cuentas que representan los recursos de efectivo en caja y de los depósitos a la vista
liquidez inmediata en caja, cuentas corrientes, de propiedad de la entidad contable pública,
de ahorros y en fondos disponibles para el que se encuentran en su poder, en poder de
desarrollo de la función administrativa o bancos, de terceros o en tránsito.(totalidad,
cometido estatal del ente contable público. existencia y presentación )
2. Establecer si las cuentas de efectivo se 2. Comprobar si dentro del rubro de caja y
manejan con criterios y políticas establecidas bancos, se presentan todos los fondos y
por la Dirección y de acuerdo a Principios y depósitos disponibles que existen y son
Normas de Contabilidad Pública y Normas de propiedad del ente público. (totalidad y
Auditoría –NAS. exactitud)
3. Comprobar si los egresos son previamente 3. Establecer si los fondos y depósitos cumplen
aprobados por funcionarios autorizados. las condiciones de disponibilidad inmediata y
4. Establecer si todas las cuentas que conforman sin restricción en cuanto a su uso y destino.
el efectivo están registradas en este grupo. (existencia)
5. Verificar si los desembolsos están amparados 4. Verificar si las divisas incluidas en este rubro,
por comprobantes aprobados, numerados y están adecuadamente valuadas. (valuación

103
 con la debida identificación fiscal del y presentación)
beneficiario. 5. Determinar la adecuada presentación del
6. Determinar que los fondos fijos que se manejan efectivo en el Estado de Balance General y
en cuentas bancarias, se controlan de igual en caso de restricción a la disponibilidad
forma que las demás cuentas. inmediata, que esté revelado en Notas a los
7. Comprobar si el efectivo en caja menor se Estados Contables. (presentación, existencia,
maneja sobre la base de fondo fijo valuación y totalidad)
reembolsable, con un funcionario responsable 6. Comprobar si en el caso de manejo de
del mismo y manjeado separado de los demás fondos especiales, estos se llevan en
fondos. cuentas bancarias separadas de los recursos
8. Determinar si la responsabilidad de los fondos de libre destinación.
fijos de caja, está separadas de las funciones
de los ingresos y egresos.
9. Establecer si los dineros recibidos en Caja
General por cualquier concepto son
consignados a más tardar el día hábil siguiente
y en la forma como fueron recibidos.
10. Comprobar el proceso de constitución,
legalización, reembolso y liquidación del fondo
fijo de caja menor.

3. FUENTES DE CRITERIO: 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA:

Se debe consultar el Plan General de Contabilidad
Pública, circulares externas y cartas circulares
emitidas por el Contador General de la Nación y
demás normas concordantes con la entidad
contable pública auditada.
1. Los fondos fijos deben representar los
valores autorizados para caja menor y demás
fondos.
2. Los sobregiros efectuados deben estar
autorizados por funcionario responsable,
deben reflejarse como pasivos u obligaciones
a corto plazo.
3. Los depósitos o dineros sujetos a
restricciones de retiro, tales como los
embargos parciales, deben presentarse en
las Notas a los Estados Contables

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

1. Puede ocasionar dualidad de funciones, operaciones imprevistas y no determinar
responsabilidades.
2. La no evaluación y actualización periódica de las normas, puede conllevar a la aplicación de
normatividad ya prescrita o no vigente.
3. Posibles desviaciones en la ejecución del presupuesto de ingresos, gastos y apropiación indebida
de recursos.
4. Los cheques pueden llegar a ser firmados por personas no autorizadas, lo que origina traumas en
los pagos por la devolución de estos.
5. Se llegan a realizar pagos con documentos, comprobantes o registros falsos y no autorizados
previamente.
6. No se legalizan gastos y se incurre en uso indebido de fondos o faltantes de los mismos.
7. No conocimiento de la existencia real de fondos.
8. Incumplimiento de disposiciones legalmente establecidas sobre la materia
9. Pérdida de chequeras y utilización indebida de las mismas
10. Utilización de fondos para fines diferentes a los autorizados
11. Malos manejos de ingresos y egresos, lo que permite perder la confiabilidad en la información.
12. Irregularidades administrativas en detrimento del patrimonio del ente público
13. Se puede incurrir en la realización de doble pago por la no inutilización de soportes o por fuera de la
programación del PAC.
14. Deficiente control interno posibilita la comisión de fraude.

104
15. Posible alteración de los movimientos y registros contables, sin adoptar mecanismos de ajuste.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN
1. Existen Manuales de Procedimientos 7. La apertura de las cuentas bancarias y
para el grupo del Efectivo que regulen el firmas responsables son debidamente
manejo de: autorizadas?
a. Autorizaciónes? 8. Las operaciones bancarias están
b. Custodia? debidamente autorizadas?
c. Registro y Control? 9. Los encargados del manejo de la Caja
d. Responsabilidades? Menor son independientes del tesorero?
e. Formas Estándar?
2. Los manuales de procedimientos son
evaluados y actualizados
periódicamente?
3. Los niveles directivos tienen controles
adecuados de las operaciones del
grupo de cuentas del Efectivo?
4. Existen instructivos para el manejo de
fondos en tránsito?
5. Las funciones de los responsables del
manejo de efectivo son independientes
de las de preparación y manejo de
libros y registros?
6. Se lleva por separado un libro auxiliar
de las cuentas y subcuentas que
conforman este grupo?.
6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO
10. Existen mecanismos que garanticen: 20. Existen restricciones para el acceso a los
a. Los procedimientos existentes registros y libros de contabilidad?
para desembolsos? 21. Existen prohibiciones para:
b. Un adecuado control de las a. Firma de cheques en blanco?
operaciones? b. Giro de cheques al portador?
c. Un correcto registro de las c. Cambio de cheques a empleados
transacciones? y/o
11. Las existencias de chequeras en blanco 22. portador ?
y cheques pro-forma, están controladas a. Pagos en efectivo (Excepto caja
en forma tal que permitan que personas menor)?
no autorizadas para girar cheques, b. Recibo de divisas para custodia?
puedan hacer uso indebido de ellas?. 23. Está restringido el acceso a las
12. Los fondos recaudados a través de la dependencias de personas distintas a
Caja General, se consignan quienes tienen la responsabilidad de
oportunamente en sus respectivas custodia y manejo del efectivo?
cuentas corrientes ?. En la misma forma
en que se recibieron? 6.5 RESPONSABILIDADES

105
 13. Los cheques consignados y devueltos 24. Los equipos e instalaciones empleados en la
por el banco, son recibidos e recepción, recaudo y custodia del efectivo
investigados por personas que no son:
intervengan en ingresos y a. Adecuados?
desembolsos? b. Garantiza un buen control ?
14. Las cuentas bancarias son conciliadas 25. Se practican arqueos periódicos y
oportunamente por funcionarios sorpresivos?
diferentes al responsable de manejo? 26. Las personas autorizadas para firmar
15. Las cuentas en divisas cumplen con las cheques tienen funciones relacionadas con
disposiciones legales vigentes?. la elaboración de los documentos y
16. Al solicitar el reembolso de fondos para comprobantes de ingresos o registros
Caja Menor se presentan los contables?
comprobantes de los gastos con el fin 27. Existen pólizas que aseguren los fondos del
de que sean inspeccionados por quien ente público?
autoriza el reembolso?
17. Los recibos oficiales de Caja están
debidamente prenumerados de forma:
a. Ascendente?
b. Continua?
c. Preimpresa ?
18. Los pagos a contratistas se efectúan
conforme a lo acordado en el respectivo
contrato?
19. Se lleva un control efectivo de los pagos
a través de las cuentas bancarias?.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor con su equipo de trabajo discutirá los objetivos del programa y los pasos contenidos en él,
asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare planilla sumaria que descomponga el efectivo por cada uno de los conceptos que lo
integran, y compárelos con los saldos del periodo anterior.
2. De acuerdo al punto anterior, prepare sub cédulas que incluyan los saldos de las cuentas que
conforman este grupo y crúcelos con los libros auxiliares.
3. Verifique y analice las notas a los Estados Contables.
4. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Económica, Social y Ambiental, con los demás Estados Contables Básicos.
5. Para un período seleccionado, revise la secuencia numérica y cronológica de los recibos oficiales
de Caja, y compruebe que esté completa, sin enmendaduras y deje constancia de cualquier
irregularidad.
6. Tome selectivamente movimientos diarios de Tesorería:
a. Compruebe las operaciones que dan origen a los ingresos y egresos, estableciendo que se
anexen los documentos soporte que les corresponden de acuerdo a las normas
administrativas.
b. Verifique las operaciones aritméticas y los soportes que dan origen.
c. Sume los recibos de caja y crúcelos contra el comprobante de consignación y auxiliares.
d. Determine que el efectivo recaudado haya sido consignado en su totalidad exactamente en el
estado que se recibió, a más tardar en las primeras horas del día hábil siguiente a la recepción.
7. Tome selectivamente movimientos de bancos y:
a. Confronte las partidas registradas en los libros de bancos contra los recibos de consignación.
b. Verifique las consignaciones reportadas en el boletín de tesorería y crúcelas contra el extracto
bancario.
c. Confronte las consignaciones registradas por en el extracto y las del ente público y concilie.
d. Investigue las notas débito y crédito.
8. En la revisión de pagos por concepto de comisiones bancarias, intereses por empréstitos
financieros y servicios, verifique que los pagos o notas débito se encuentren de conformidad a las

106
 cláusulas contractuales.
9. Para el análisis de los pagos por cualquier concepto, verifique: que en el comprobante respectivo se
registre el número de la cuenta corriente, nota débito o del cheque, el nombre del banco y valor
neto girado y pagado.
10. Tome una muestra de las conciliaciones bancarias practicadas por el ente público y:
11. Prepare sub-cédula para bancos e indique para cada uno lo siguiente:
a. Saldo según libros (totalice y coteje contra el Estado de Balance General)
b. Las partidas conciliatorias débito.
c. Las partidas conciliatorias crédito.
d. Saldo según extracto.
12. Compare los saldos contra el mayor, auxiliares y extracto bancario.
13. Investigue todas las partidas conciliatorias de importancia.
14. Examine todas las notas débito y crédito y compruebe que dichos cargos o abonos sean imputados
correctamente en la cuenta corriente respectiva o estén en la conciliación.
15. Compare contra el libro de Bancos aquellos cheques (número y valor según extracto) de alguna
consideración que hayan sido girados con fecha posterior al cierre.
16. Investigue los comprobantes y soportes de los cheques pendiente de pago de alguna consideración
que no han sido cobrados a la fecha del cierre.
17. Analice los cheques devueltos que figuren en conciliación al final de la vigencia e investigue sus
causas.

Moneda extranjera - Bancos

18. Cerciórese que todas las transacciones que afectan las cuentas que maneja el ente público en
moneda extranjera, sean autorizadas por funcionario competente y cumplan con las disposiciones
administrativas y legales.
19. Verifique que las afectaciones de estas cuentas, sean registradas con base en soportes que
justifican la transacción en moneda extranjera y valuados en forma oportuna al tipo de cambio
vigente a la fecha de la operación.
20. Confirme los saldos de las cuentas bancarias del ente público tanto en moneda nacional como
extranjera a Diciembre 31.

Arqueos

21. Solicite y presencie la práctica de arqueo de dineros y títulos valores en Caja General y Cajas
menores en la fecha que crea conveniente y de manera sorpresiva.
22. Cruce el resultado del arqueo contra las cifras reflejadas en libros o registros correspondientes e
investigue las diferencias.
23. Verifique que todos los documentos y comprobantes que se encuentren en caja a la fecha del
arqueo, estén debidamente aprobados.
24. Desarrolle otros procedimientos que considere necesarios en la ejecución de la auditoria, los cuales
deben estar acordes con los procedimientos actuales n materia de manejo o administración del
efectivo.

5.4.3.1.2 Inversiones

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA:

Activo – Inversiones

- Inversiones Administración de Liquidéz en Títulos de Deuda

- Inversiones Administración de Liquidéz Títulos Participativos
- Inversiones con Fines de Política en Títulos de Deuda

107
 - Inversiones Administración de Liquidéz en Instrumentos Derivados
- Inversiones Patrimoniales en Entidades no Controladas
- Inversiones Patrimoniales en Entodades Controladas
- Inversiones Administración de Liquidéz en Títulos de Deuda on Fondos Administrados por la
Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional
- Inversiones Patrimoniales en Entidades en Liquidación
- Inversiones Derivadas con Fines de Cobertura de Activos
- Derechos de Recompra de Inversiones
- Provisión para Protección de Inversiones
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar: Determinar:
1. Que el manejo contable de las Inversiones de 1. La existencia de registros auxiliares que
se realice de acuerdo a planes, programas y describan la identificación de las inversiones.
políticas establecidas por el ente público y que (Existencia)
las operaciones se ajusten al Plan General de 2. La existencia física y debida custodia de los
Contabilidad Pública, Normas y Principios de títulos o documentos que acrediten la
Contabilidad y demás normas. propiedad de las inversiones. (Existencia)
2. La autorización para la constitución, venta y 3. La correcta contabilización y valuación de las
registro de la utilidad o pérdida de las inversiones de acuerdo con Principios y
inversiones. Normas de Contabilidad Pública, aplicados
3. La existencia de restricciones en las sobre bases uniformes, en relación con el
inversiones. periodo anterior. (Valuación y Presentación)
4. El estudio periódico de alternativas, criterios 4. Su adecuada presentación en los Estados
de valoración, valuación de riesgos y la Contables y revelar cualquier restricción que
constitución de provisiones por las bajas de exista sobre las inversiones. (Presentación y
valor. Revelación)
5. Que en este grupo se registren las cuentas 5. La forma como fueron contabilizados los
que representen los fondos colocados en rendimientos o pérdidas provenientes de las
títulos valores en moneda nacional o extranjera inversiones y su presentación en los resultados
con la finalidad de obtener un rendimiento del periodo. (Exactitud, Presentación y
financiero, ejercer el control de otro ente Cuantificación)
público o privado, establecer vínculos 6. Evaluar el Sistema de Control Interno.
económicos o en cumplimiento de los
requerimientos legales o reglamentarios..

3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA

Se debe consultar el Plan General de Contabilidad
Pública, circulares emitidas por el Contador
General de la Nación, Circulares externas de la
Superintendencia Bancaria, Estatuto Tributario,
Resoluciones de la DIAN y de la Dirección del
Tesoro Nacional y Crédito Público del MH.
1. Las inversiones deben representar los fondos
colocados en títulos valores y/o documentos
financieros en moneda nacional o extranjera,
cuyo objeto es aumentar los excedentes
disponibles, producto de la rentabilidad
generada que ingresa por concepto de
intereses, dividendos, participaciones, como
variaciones de mercado y otros conceptos.
2. Las inversiones deben identificarse y
registrarse por su valor nominal o precio de
adquisición y expresarse a su valor actual o
precio de mercado de conformidad con las
normas que para el efecto se expidan.
3. En las inversiones, la rentabilidad debe
predeterminarse de acuerdo a las condiciones
contractuales.
4. En las inversiones, la rentabilidad debe
determinarse en función de la participación de

108
 utilidades del ente emisor o patrimonio
autónomo
5. La Provisión para Protección de Inversiones,
debe representar el valor estimado de la
contingencia de pérdidas en inversiones como
resultado del exceso del costo de las
inversiones sobre su valor intrínseco.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

1. Existe la posibilidad de apropiación o uso indebido de títulos valores y/o documentos financieros.
2. Se presenta la posibilidad de apropiación indebida de los rendimientos financieros o parte de ellos.
3. De no estar definidas las responsabilidades, existe la posibilidad de usurpación de funciones y
abusos de confianza.
4. Si la comprobación de los ingresos son efectuados por personas que tienen funciones de recaudo,
registro, custodia y rendimientos, se pueden presentar alteraciones en registros o utilización indebida
de fondos.
5. De no existir póliza de seguro de inversiones, se pierde la oportunidad de recuperación de éstas en
caso de pérdida.
6. Puede presentarse confusión o compensación para omitir sustracciones o faltantes.
7. Da la posibilidad de desviación de los objetivos del ente público con el propósito de favorecer a
terceros.
8. Permite el fraude, desfalco y malversación de activos.
9. No se asegura la integridad y confiabilidad de los registros de valores.
10. Existe la posibilidad que se utilicen los títulos valores como garantía para la obtención de préstamos
o que sean retirados indebidamente para negociaciones ilícitas; obtención de fondos mediante
sustracción temporal de valores.
11. Si los beneficiarios de las inversiones son distintos al ente público, facilita irregularidades que van en
detrimento del patrimonio del ente público.
12. Da lugar a la apropiación y sustitución de títulos valores.
13. Es posible que muchas inversiones después de haberse dado por perdidas, vuelvan a ser
recuperadas parcial o totalmente, apropiándose de ellas o utilizadas indebidamente.
14. La carencia o ausencia efectiva de control permite:
a. Perdida de inversiones cuando se han entregado para su custodia a otro ente público y no se
reclaman.
b. Da lugar a que se invierta en entidades sin reconocida solvencia económica las cuales ofrecen
incentivos personales.
c. Perdida de inversiones cuando el ente público emisor de títulos valores se declara en quiebra o
concordato.
d. Cancelación negociada con apropiación total o parcial de rentabilidad generada cuando se
efectúa antes de su vencimiento.
e. Usurpación de funciones.
15. La ausencia de responsabilidades definidas, permite un inadecuado manejo de las inversiones que
conlleva a grandes riesgos.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN

109
1. Existen políticas establecidas por el ente
público que regulen las inversiones en cuanto
a:
a. Autorización ?
b. Constitución ?
c. Manejo ?
d. Registro ?
e. Custodia ?
2. Existe Manual de Procedimientos para la
compra y venta de inversiones ?
3. Los procedimientos establecidos permiten
identificar las responsabilidades que se derivan
en la ejecución de las operaciones ?
4. Antes de realizar la Inversión se analiza:
a. La solvencia y la estabilidad del ente
económico?
b. Los riesgos de mercado?
10. La compra, venta y renovación de inversiones,
son previamente autorizadas por funcionario
competente ?
11. Se castiga la provisión para protección de
inversiones cuando estas se consideran
perdidas?
Previo cumplimiento de:
a. Requisitos legales?
b. Procedimientos Administrativos?
12. Para recibir inversiones en custodia de otras
entidades requiere, de autorización de
funcionario competente?
13. Si las Inversiones son entregadas para su
custodia a otro ente público, requieren ser
aprobadas por funcionario competente?

5. La existencia física de los Títulos Valores y/o

documentos financieros que soportan el rubro
de Inversiones son:

a. Comprobados periódicamente?
b. Confrontados contra libros auxiliares?
c. Contra Estados Contables?

6. La rentabilidad generada por las inversiones

de renta variable es:
a. Causada oportunamente?
b. Recaudada oportunamente?
7. Existen pólizas que amparan el riesgo de
posibles pérdidas de inversiones?
8. Las inversiones que el ente público ha recibido
para su custodia o como garantía, están
contabilizadas en cuentas de orden ?
9. Las provisiones que amparan las inversiones:
a. Son constituidas oportunamente?
b. En forma adecuada?
6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO
14. Existe registro y control de inversiones: 22. Los títulos valores y/o documentos
a. Entregadas en custodia ? financieros que soportan las inversiones
b. Recibidas en custodia ? están bajo custodia de una entidad
15. Se lleva un registro detallado de las independiente?
inversiones por un funcionario distinto de 23. En caso afirmativo efectúan
aquel designado oficialmente para confirmaciones?
custodiarlas? 24. Si se guardan en el ente público, tienen
16. Los títulos valores y/o documentos delegada la responsabilidad de custodia en
financieros que soportan las inversiones, un funcionario determinado?
son controlados periódicamente mediante 25. Tienen acceso a las cajas de seguridad?
inspección física por personal asignado
diferente a quienes los custodian?
17. Igual procedimiento existe para inversiones 6.5 RESPONSABILIDADES

110
 recibidas en custodia y/o en garantía ? 26. Se establecen responsabilidades cuando la
18. Las inversiones que no figuran inversión es redimida antes de su
directamente a nombre del ente público se vencimiento?
encuentran debidamente endosadas ? 27. Toda inversión debe ser soportada por
19. Las acciones propias readquiridas son autorización escrita?
controladas de la misma forma que las 28. Los documentos que soportan la compra y
inversiones? venta de inversiones se encuentran en
20. Se hace una comprobación independiente poder de funcionario responsable de su
de los precios por los cuales han sido archivo y control?
compradas o vendidas las inversiones?
21. Para las inversiones se lleva: Nota: El auditor en cada ente público según la
- Registro de entradas y salidas de caja naturaleza y de acuerdo a su criterio diseñará los
fuerte? cuestionamientos adicionales para complementar
- Control de los intereses generados? su estudio y evaluar el riesgo.
- Registro actualizado de los
rendimientos?
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos
en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Verifique que todas las operaciones se encuentren registradas en el Estado de Balance General y
Estado de Situación Financiera, Económica, Social y Ambiental y cruce con los demás Estados
Contables (Estado de Cambios en la Situación Financiera, Económica y Social, y Estado de Cambios
en el Patrimonio).
2. Verifique que las inversiones se hayan realizado de acuerdo con políticas o planes establecidos por
el ente público.
3. Prepara planilla sumaria con los saldos que aparecen en los Estados Contables y compárelos con los
del año inmediatamente anterior.
4. De acuerdo al punto anterior prepare sub-cédulas que descompongan los saldos, detalle, valor, tasa
de interés, vigencia, rendimientos generados y cruce contra documentos soportes y registros
auxiliares.
5. Revise y analice las notas explicativas a los Estados Contables.
6. Verifique que las operaciones se hayan realizado de acuerdo al manual de procedimientos, normas
internas y externas que reglamenten lo pertinente a Inversiones.
7. Exija y presencie la práctica de arqueo de las diferentes Inversiones que tenga el ente público y
crúcelo contra el boletín de Tesorería.
8. Si las Inversiones están bajo custodia de una persona o entidad independiente, obtenga directamente
confirmación y crúcela con los registros.
9. Para la constitución y venta de Inversiones compruebe:
a. Autorizaciones
b. Avisos de corredores de bolsa.
c. Boletines de la bolsa de valores
d. Resoluciones de la DIAN
10. Constate que el costo de las inversiones, como los rendimientos o pérdida en cada venta, haya sido
correcta y oportunamente calculados y registrados.
11. Analice la valorización o desvalorización de las Inversiones al final del período y compruebe la
suficiencia de la Provisión para Protección de Inversiones.
12. Determine la base para registrar el valor en libros de las Inversiones, intereses, dividendos,
participaciones y descuentos sobre títulos valores y/o documentos financieros.
13. Constate la existencia de pólizas que amparen el riesgo de inversiones y verifique la vigencia y
cuantía amparada.
14. Verifique que no se haya registrado contablemente la sobre valorización de las Inversiones, cuando
el precio del mercado sea superior al precio de costo y observe que se revele adecuadamente en las
notas a los Estados Contables.

111
15. Desarrolle otros procedimientos que considere necesarios dentro de la ejecución de la auditoria.
5.4.3.1.3 Rentas por Cobrar
1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA
Activo – Rentas por Cobrar
- Vigencia Actual
- Vigencias Anteriores
2.
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Determinar:
1. Si las rentas por cobrar están debidamente
registradas, clasificadas y presentadas de
acuerdo a su vigencia y al Plan General de
Contabilidad Pública.
2. Si las rentas por cobrar registradas
corresponden, a las obligaciones pendientes
que tienen los contribuyentes.
3. Si la cuenta corriente del contribuyente, se
encuentra actualizada y acorde con los
registros contables.
4. Si las cuentas rendidas por los
Administradores de Impuestos y Aduanas
Nacionales están de acuerdo a lo establecido
en las normas prescritas por los órganos de
control respectivos.
5. La existencia de acuerdos de pago celebrados
por la administración y el cumplimiento de los
mismos.
3. FUENTES DE CRITERIO
Debe consultarse el Plan General de Contabilidad
Pública, circulares externas y cartas circulares
emitidas por el Contador General de la Nación, el
Estatuto Tributario, Estatutos Fiscales territoriales y
demás normas legales
OBJETIVOS
2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar:
1. La razonabilidad de las Rentas por Cobrar por
conceptos de ingresos tributarios y no
tributarios, agrupados bajo esta denominación.
(Totalidad, Existencia y Presentación)
2. Que los valores que conforman la cuenta de
Rentas por Cobrar, estén registrados con
exactitud y ajustados a la ley de la vigencia
respectiva. (Totalidad y Exactitud)
3. El cálculo de la provisión y su razonabilidad.
(Presentación y Exactitud)
4. El adecuado reconocimiento y su probabilidad
de cobro. (Existencia, Exactitud y
Presentación)
5. El correcto registro de los expedientes
prescritos en la vigencia y avalar las causas de
prescripción. (Totalidad y Exactitud)
6. Evaluar el sistema de Control Interno.
4. CRITERIOS DE AUDITORÍA
1. Las Rentas por Cobrar deben comprender los
ingresos tributarios y no tributarios,
determinados con base en la capacidad
económica de ingreso y gastos del
contribuyente.
2. El reconocimiento y registro de las Rentas por
Cobrar, se debe efectuar cuando exista el
derecho de cobro que la originan, con base en
las liquidaciones privadas de los contribuyentes
ó las liquidaciones oficiales.
3. Los conceptos relacionados con la liquidación
de renta como intereses moratorios, sanciones
y multas por extemporaneidad, deben
registrarse como ingresos no tributarios.
4. Las rentas vigencia actual, deben incluir los
impuestos liquidados durante el período
gravado pendientes de recaudo, que por las
características legales y proceso de recaudo,
corresponden al período inmediatamente
anterior; adicionalmente se registran las clases
112
 de Rentas por Cobrar que se causen y liquiden
durante la vigencia actual.
5. Las Rentas de Vigencias Anteriores, deben
incluir los impuestos liquidados en el período
correspondiente al año gravable
inmediatamente anterior.
6. Las Rentas de Difícil Recaudo, deben incluir
las liquidaciones o declaraciones pendientes de
recaudo cuya vigencia exceda a 2 años
después de la fecha de su presentación.
7. Las liquidaciones oficiales por reclamo de
impuestos, deben registrarse como derechos
contingentes en las Cuentas de Orden hasta
tanto se produzca su fallo definitivo.
8. Los litigios o demandas de impuestos deben
estar registrados como derechos contingentes
en el grupo de cuentas de orden.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

1. La no clasificación de acuerdo con su naturaleza y vigencias, pueden ocasionar inconsistencias en la
planeación, ejecución y control del Presupuesto General de la Nación.
2. El no llevar registros auxiliares de Rentas por Cobrar, puede ocasionar evasión fiscal e
irregularidades administrativas en la Administración Tributaria
3. Si las Rentas por Cobrar, no se registran por vigencias, la constitución de la provisión no es correcta.
4. La no revisión de las liquidaciones privadas, permiten no detectar posibles errores que pueden ir en
contra de los intereses del Estado.
5. El no establecer responsabilidades a los funcionarios designados para verificar las liquidaciones de
impuestos, puede ocasionar malos manejos, fraude, evasión de impuestos y fomentar la corrupción.
6. La no presentación oportuna de las liquidaciones privadas por parte de los contribuyentes, dificulta
cumplir con las metas de recaudo establecidas.
7. La no contabilización, de litigios y demandas como derechos contingentes, impide llevar un efectivo
control de los impuestos pendientes de determinar.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN
1. Las Rentas por Cobrar se registran de 5. Están claramente establecidas las
acuerdo al Plan General de Contabilidad responsabilidades de quienes revisan las
Pública en: liquidaciones privadas?
a. Tributarias ? 6. Se verifica que las liquidaciones privadas fueron
b. No tributarias ? efectivamente presentadas?
c. Vigencia actual ?
d. Vigencia anterior ?
e. Difícil recaudo ?
2. Se llevan Registros Auxiliares de Rentas
por Cobrar?
3. Las Rentas de Difícil Recaudo incluyen las
liquidaciones o declaraciones pendientes
de recaudo cuya vigencia excede a los 2
años contados a partir de la fecha de su
presentación?
4. Se revisan las liquidaciones privadas en
cuanto a:
a. Determinación y liquidación del
Impuesto ?
b. Anticipos ?

113
 c. Sanciones ?
d. intereses ?
e. Saldos a favor ?
f. Plazos establecidos por la Dirección de
Impuestos?
g. El lleno de los requisitos legales ?
6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO
7. Se envían cuentas de cobro a los Determine
contribuyentes ?
8. El sistema de Control Interno establecido
por el ente público proporciona garantías 6.5 RESPONSABILIDADES
razonables para:
Determine
a. Reconocimiento de los tributos ?
b. Recaudo ?
c. Registro ?
d. Devoluciones y/o compensaciones de
saldos a favor ?
9. Se evalúan periódicamente los resultados
obtenidos a través de los programas de
recaudo y fiscalización de las rentas por
cobrar?
10. Los soportes de las rentas por cobrar
originados en liquidaciones oficiales,
resoluciones y otros actos administrativos
son entregados oportunamente para su
contabilización?
11. Existe libro de radicación y control de los
documentos de rentas por cobrar que son
enviados a las diferentes áreas?
12. Existe control en la recepción de la
información enviada por las entidades
autorizadas para recaudar?
13. Los paquetes son validados oportunamente
?
14. Son debidamente autorizados los ajustes
contables?
15. Se realizan cruces para establecer la
correcta inclusión de éstos en la cuenta
corriente del contribuyente?
16. 14.Son enviadas a la división de cobranzas
las relaciones de los impuestos
contabilizados en mora para que se inicien
las acciones de cobro?
17. Se verifica la inclusión de compensaciones
y otros actos administrativos en la cuenta
corriente con el fin de actualizarla?
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos
en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Solicite los planes y programas a ejecutar relacionados con Rentas por Cobrar y el respectivo informe
de ejecución y verifique que se hayan cumplido las metas establecidas.
2. Prepare planilla sumaria con los saldos que aparecen en el Estado de Balance General, compárelos
con los del periodo anterior y determine la variación absoluta y relativa.
3. De acuerdo al punto anterior, prepare sub cédulas que incluyan los saldos de las cuentas que

114
 conforman este grupo y crúcelos con los libros auxiliares.
4. Verifique y analice las notas a los Estados Contables.
5. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Económica, Social y Ambiental, con los demás Estados Contables Básicos.
6. Analice las Rentas por Cobrar más representativas y verifique su razonabilidad.
7. Verifique que las Rentas por Cobrar se hayan reflejado correctamente en los Estados Contables de
acuerdo a la vigencia.
8. Verifique el traslado de cambio de vigencia del saldo a primero de enero de cada año de la Cuenta
Rentas por Cobrar.
9. Solicite relación de Rentas por Cobrar, y con las más representativas efectúe confirmación de
saldos.
10. Investigue las diferencias presentadas entre lo informado por los contribuyentes y los saldos en los
libros auxiliares.
11. Mediante prueba selectiva de declaraciones de renta, ventas, retenciones en la fuente, timbre,
recibos oficiales de pago, documentos aduaneros y otros , cruce con:
a. Cuenta corriente del respectivo contribuyente.
b. Listados de Reconocimiento
c. Registros contables
12. Revise el proceso de cobro y determine su efectividad.
13. Obtenga inventario en la División de Cobranzas de los expedientes por cobro persuasivo o coactivo.
a. Cruce el total con los registros contables.
b. Selectivamente verifique algunos expedientes y analice la gestión administrativa.
14. Analice la constitución de la provisión de Rentas por Cobrar de acuerdo al Plan General de
Contabilidad Pública y Circulares Externas de la CGN.
15. Verifique la actualización de la cuenta corriente del contribuyente en cuanto a:
a. Impuesto a pagar
b. Cancelación de la obligación por: Pagos, Compensaciones y Prescripciones
16. Solicite los acuerdos de pago celebrados por la administración y verifique su procedencia y
cumplimiento.
17. Solicite los expedientes prescritos en la vigencia, analice, evalúe las gestiones de cobro y causas de
prescripción.
18. Desarrolle otros procedimientos que considere necesarios en la ejecución de la auditoría.

5.4.3.1.4 Deudores

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Activo – Deudores

- Ingresos no Tributarios
- Aportes sobre la Nómina
- Rentas Parafiscales
- Venta de Bienes
- Prestación de Servicios
- Servicios Públicos
- Servicios de Salud
- Aportes por Cobrar a Entidades Afiliadas
- Administración del Sistema de Seguridad en Salud
- Transferencias por Cobrar
- Préstam0s concedidos
- Préstamos Gubernamentales otorgados
- Administración del Sistema General de Pensiones
- Administración del Sistema de Seguridad Social de Riesgos Profesionales
- Avances y Anticipos Entregados

115
 - Anticipos y o Saldos a Favor por Impuestos y Contribuciones
- Recursos Entregados en Administración
- Derecho de recompra de Deudores
- Otros Deudores
- Deudas de Difícil Recaudo
- Cuotas partes de Bonos y Títulos Pensionales
- Provisión para Deudores (Cr)
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Determinar:
1. La autenticidad de los derechos exigibles y que 1. Que los deudores agrupen las cuentas que
se ajusten a las políticas establecidas por el
ente público.
2. El cumplimiento de normas y demás
disposiciones legales que se deben tener en
cuenta para registrar las operaciones en cada
uno de los rubros que componen el grupo.
3. Las gestiones de cobro realizadas por el ente
público tendientes a la recuperación de cartera
morosa.
4. La constitución de la Provisión para Deudores y
que se ajuste a Normas y Principios de
Contabilidad Pública y a las Circulares Externas 3. La existencia de garantías que respalden los
expedidas por el Contador General de la Nación.
3. FUENTES DE CRITERIO
Debe consultarse el Plan General de Contabilidad 1. Los deudores deben corresponder a derechos
Pública y Circulares Externas emitidas por el
Contador General de la Nación, manuales de
procedimiento y control interno y demás normas en
materia de control fiscal.
2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar:
representan derechos ciertos a favor del ente
público, originados en el desarrollo de su
función administrativa o cometido estatal y de
otras actividades que generan derechos.
(Existencia, Presentación y Valuación).
2. La valuación, clasificación y presentación de
los deudores reflejados en el Estado de
Balance General y que se ajusten al Plan
General de Contabilidad Pública.
(Presentación, Exactitud, Totalidad y
Valuación)
derechos exigibles a favor del ente público.
(Valuación y Existencia)
4. La correcta clasificación de la cartera por
edades, que permita la recuperación de la
misma de acuerdo a su vencimiento.
(Presentación, Cuantificación y Existencia)
5. La antigüedad de los saldos de anticipos y su
correcta afectación en las cuentas
correspondientes al momento de su
legalización. (Presentación y Exactitud)
6. Que la constitución de la provisión se haya
realizado con base en análisis general o
individual de la cartera y su correcto registro.
(Existencia, Valuación y Presentación)
7. Evaluar el Sistema de Control Interno.
4. CRITERIOS DE AUDITORÍA
originados en el desarrollo de las actividades
del ente público que se producen como
resultado de la venta de bienes o prestación
de servicios, préstamos concedidos,
operaciones de tesorería, avances o anticipos
y otros derechos generados.
2. El cálculo de la provisión para deudores debe
corresponder a una evaluación técnica que
permita determinar la contingencia de pérdida
o riesgo de incobrabilidad del Derecho.
3. La provisión para deudores debe ser reflejada
en el Estado de Balance General como un
menor valor de éstos.
4. Los derechos que se originan en moneda
extranjera deben registrarse a la tasa
116
 representativa del mercado-TRM al momento
de celebrar la transacción y ajustarse a la
TRM al cierre del ejercicio.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

Da lugar a evasión de responsabilidades, generan incumplimiento de requisitos, contabilizaciones
extemporáneas y controles inoperantes.

1. Se puede presentar que el registro no se incluya todas las cuentas que lo conforman.
2. Actuaciones indebidas originadas por usurpación de funciones o indeterminación de
responsabilidades.
3. Abonos ficticios a Deudores, originados por supuestas devoluciones, descuentos o rebajas.
4. Puede presentarse situaciones de favorecimiento por intereses creados.
5. Contravención a Normas y Principios de Contabilidad Pública.
6. Manipulación indebida del dinero producto de los pagos o abonos en cuenta.
7. Incumplimiento de normas y procedimientos internos.
8. Otorgamiento de plazos en forma irregular.
9. Puede dar lugar a cambio o adulteración de documentos.
10. Demora en los registros contables, lo que genera inexactitud en los Estados Contables.
11. No efectuar análisis periódico de cartera puede ocasionar:

a. Saldos irreales en las cuentas que conforman este grupo.

b. Apropiaciones indebidas de cobros en efectivo
c. Omisión de registros contables

12. No permiten efectuar cruces y detectar anomalías en los movimientos de Deudores.

13. Cancelación de saldos pendientes por manipulación en los registros.
14. La sustracción o perdida de documentos puede generar la negación y no pago de la obligación.
15. Puede presentarse sustracción de efectivo y/o sustitución de títulos valores.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN
1. Están segregadas las funciones de 10. Los anticipos y préstamos a empleados
responsabilidad y manejo de deudores en son autorizados por funcionario
cuanto a: competente?
a. Manejo y garantía ? 11. La aceptación de prórroga de letras,
b. Creación e imputación contable ? pagarés y cheques post-fechados a favor
c. Recaudo? del ente público, son aprobados por
d. Liquidaciones parciales y totales ? funcionario competente?
e. Registros y controles ? 12. Las personas autorizadas para aprobar
2. Están determinados los criterios de la notas crédito, son independientes de las
Dirección para la aceptación de deudores? involucradas en:
3. Existen controles que garanticen la a. Cobranzas ?
recuperación de: b. Registros ?
a. Créditos ?
b. Avances y anticipos entregados?
4. Los abonos o pagos parciales diferentes a
los pactados son autorizados previamente
por funcionario competente?
5. Las notas crédito son debidamente
aprobadas?
6. El saldo de la cuenta Depósitos Entregados
representa los dineros dados para
garantizar el cumplimiento de contratos?
7. Se efectúa análisis de cartera

117
 periódicamente para:
a. Clasificarla por edades?
b. Reclasificarla como de difícil cobro?
c. Constituir la provisión?
8. La Gestión de recaudo de deudas de difícil
cobro es:
a. Asignada a funcionario competente?
b. Debidamente controlada?
9. Existen mecanismos adecuados que
garanticen el cobro efectivo de la cartera ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

13. Están prenumeradas: 18. Se mantiene custodia efectiva sobre
a. Ordenes de despacho ? documentos y títulos valores que
b. Facturas ? representan los derechos exigibles?
c. Notas de Contabilidad ? 19. El acceso a registros contables está
14. Las copias de las facturas son enviadas a: restringido?
a. Cartera ?
b. Contabilidad ? 6.5 RESPONSABILIDADES
15. Se revisan periódicamente las cuentas de
20. La cancelación de cuentas Deudoras,
clientes para controlar que no haya exceso
está bajo la responsabilidad de un
en los límites de crédito autorizado?
funcionario competente?
16. Se envían periódicamente estados de
cuenta a los clientes?
Nota: El auditor en cada ente público
17. 17. El método para cálculo de provisión es
según la naturaleza y de acuerdo a su
consistente ?
criterio, diseña los cuestionamientos
adicionales para complementar su estudio
y evaluar el riesgo.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El Auditor discutirá en detalle con su equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos
en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare planilla sumaria por los conceptos que conforman el grupo de deudores y compare los
saldos contra los del periodo anterior.
2. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas sub-cédulas.
3. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variación absoluta y relativa.
4. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contaduría General de la Nación y cruce el
Estado de Balance General y de Actividad Financiera Económica, Social y Ambiental contra los
Estados de Cambios en la Situación Financiera, Patrimonio y Flujo de Efectivo.
5. Revise y analice las Notas explicativas a los Estados Contables.
6. Selectivamente con ayuda del TAAC (Técnicas de auditoria apoyadas en el computador) verifique los
movimientos débitos y créditos y cotéjelos con los libros auxiliares y documentos soportes.
7. Con base en el registro de ventas a crédito, seleccione un determinado número de facturas y:
a. Compruebe la secuencia numérica.
b. Compare las facturas con:
- El auxiliar respectivo del deudor
- Los catálogos de precios
8. Seleccione cuentas por cobrar a empleados que sean significativas y examine su aprobación
9. Verifique y coteje los descuentos contra nómina
10. Revise las garantías otorgadas
11. Revise Otras Cuentas por Cobrar y determine si representan partidas corrientes de recaudo a corto
plazo, concepto y antigüedad.
12. Revise los registros de notas crédito e investigue partidas significativas y analice sus soportes.

118
13. Solicite relación de Deudores, seleccione los más representativos y efectúe confirmación de saldos.
14. Investigue las diferencias presentadas entre lo informado por los Deudores y los saldos en libros.
15. Verifique la exigibilidad de los documentos por cobrar y que estos estén debidamente protegidos
bajo la responsabilidad de funcionario afianzado.
16. Solicite y presencie la práctica de arqueo de títulos valores y cruce con lo registrado en libros.
17. Verifique que la provisión y castigo de la cartera se haya efectuado de acuerdo a estudios técnicos.
18. Analice las decisiones que originaron el castigo de la cartera.
19. Determine la suficiencia de la provisión para deudas de difícil recaudo.
20. Verifique que los Deudores por cobrar originados en transacciones diferentes al objeto social del ente
público se clasifiquen adecuadamente.
21. Desarrolle otros procedimientos que considere necesario dentro de la ejecución de la auditoria.

5.4.3.1.5 Inventarios

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Activo - Inventarios

- Bienes Producidos
- Mercancías en Existencia
- Materias Primas
- Envases y Empaques
- Materiales para Producción de Bienes
- Materiales para Prestación de Servicios
- Banco de Componentes Anatómicos y de Sangre
- Productos en Proceso
- Productos en Tránsito
- Productos en Poder de Terceros
- Provisión para Protección de Inventarios (Cr)

2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar: Determinar si:
1. Si existen normas adecuadas de 1. Las cantidades en inventarios representan
administración y control de inventarios y si se correctamente productos, materiales y
ajustan a los planes, programas y políticas suministros de propiedad de la empresa y si
del ente público. están en existencia, en tránsito, en depósitos, en
2. Si la base para la valuación de los inventarios almacenes de terceros o en consignación.
es razonable y si cumple con las Normas y (Totalidad y Existencia)
Principios de Contabilidad Pública. 2. Las partidas en inventarios están valorizadas al
3. Si hay pignoración sobre los inventarios que costo o mercado, el que sea más bajo de
se encuentren presentados en los Estados acuerdo con Normas y Principios de Contabilidad
Contables y la posesión legal del ente público Pública, aplicados uniformemente. (Exactitud y
sobre su existencia. . Totalidad)
3. Las existencias de los inventarios, están
recopilados, calculados, valuados
uniformemente, soportados y reflejados
correctamente en los registros auxiliares.
(Totalidad, Existencia, Exactitud y Presentación)
4. Los Estados Contables están de acuerdo con los
registros de control de Inventarios.
(Presentación, Totalidad y Exactitud)
5. La constitución de la Provisión para Protección
de Inventarios, cubre las contingencias de

119

3. FUENTES DE CRITERIO
Se debe consultar el Plan General de
Contabilidad Pública, Circulares Externas y
Doctrina Contable emitida por el Contador
General de la Nación, las Normas Tributarias,
Manuales de Procedimientos, normas de Control
Interno, MECI y demás normas vigentes sobre la
materia.
pérdidas que puedan originarse en
disminuciones físicas y monetarias. (Exactitud,
Valuación y Presentación)
6. Evaluar el Sistema de Control Interno.
4. CRITERIOS DE AUDITORÍA
1. Los Inventarios se deben identificar y clasificar
de acuerdo a su naturaleza en mercancías
procesadas, adquiridas para la venta o en
existencia, materias primas y suministros, banco
de órganos y tejidos, productos en proceso,
productos en tránsito y productos en poder de
terceros.
2. Los productos terminados deben comprender los
bienes producidos o adquiridos a cualquier título,
con el propósito de ser comercializados y para la
prestación de servicios en desarrollo de la
actividad propia del ente público.
3. Los Inventarios deben registrarse por el costo
histórico o precio de adquisición, conformado por
las erogaciones y cargos directos e indirectos
necesarios para colocarlos en condiciones de
utilización o venta.
4. Los inventarios deben llevarse por el Sistema
permanente y se reexpresarán mediante la
aplicación de ajustes por inflación de acuerdo
con Normas Vigentes aplicables al ente público.
5. Para efectos de valuación y determinación de los
costos, deben aplicarse los métodos de costo
promedio, identificación específica o cualquier
otro método de reconocido valor técnico de
acuerdo con la naturaleza de los Procesos
Productivos, Procedimientos internos y el
método que se utilice, debe ser indicado en las
notas a los Estados Contables.
6. Se debe constituir Provisión para Protección de
Inventarios, para disminuciones físicas o
monetarias tales como: merma, obsolescencia,
pérdida, desperdicio técnico en los procesos
productivos o desvalorización en el mercado. El
valor de las provisiones constituidas debe
revelarse por separado como un menor valor de
la cuenta de inventario.
7. Las partidas excesivas, de poco movimiento o
defectuosas deben estar reducidas a su valor
neto de realización.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

1. Puede originar dualidad de funciones, operaciones improvisadas y dificultad para determinar
responsabilidades.
2. Aplicación de normas derogadas, existencia de procedimientos no adecuados.
3. Desconocimiento de la existencia real de bienes y/o compra de bienes innecesarios.
4. Cualquier funcionario puede ordenar ajuste en forma indebida y propiciar apropiación de bienes que
luego se cubre con registros contables.
5. Se puede dar exceso en compra de bienes innecesarios lo que ocasiona desviación en el
presupuesto e incumplimiento en el programa anual de compras.

120
6. Ocasiona descontrol en la existencia de bienes por retiro de los mismos con aprobación de
funcionarios no autorizados.
7. Cualquier funcionario aprueba y ocasiona pérdida de bienes y cubrimiento de faltantes.
8. Se carece de una base confiable para practicar los conteos físicos y de información esencial sobre la
cantidad y valor de la existencia.
9. Puede efectuarse anotaciones incorrectas en los registros de inventarios de mercancías en poder de
terceros y por consiguiente pérdidas sin establecer responsabilidades.
10. Se pueden presentar diferencias por operaciones irregulares y no ser descubiertas oportunamente,
impidiendo determinar responsabilidades.
11. Se puede recibir mercancías que no correspondan a las cantidades y especificaciones técnicas
pactadas con los proveedores y contratistas.
12. Manipulación de movimientos de entrada y salida de bienes, perdiendo confiabilidad la información.
13. Se pueden propiciar desfalcos por sustracción de bienes y alteración de los registros de contabilidad
por no existir una adecuada separación de funciones.
14. Descontrol administrativo, no determinación oportuna de responsabilidades y pérdida de bienes.
15. Se puede presentar diferencias en la cantidad y calidad de las existencias con respecto a los
informes de recepción y producción con el consiguiente perjuicio para el ente público.
16. Se imposibilita hacer las provisiones oportunamente y tomar determinaciones acertadas sobre el
manejo de inventarios.
17. Se dificulta la determinación de responsabilidad por la diversidad de funciones o por la omisión de
estas en la ejecución de operaciones.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN
1. Existe Manual de Procedimientos que 7. Los ajustes en los registros de inventario, como
describa para el grupo de inventarios lo consecuencia de la toma física de los mismos, son
relacionado con : autorizados previamente por funcionario
a. Autorización ? responsable?
b. Custodia? 8. Las compras de inventarios están debidamente
c. Registro y Control? autorizadas?. Están de acuerdo al Plan Anual de
d. Responsabilidades? Compras?
2. El Manual de Procedimientos es evaluado 9. Los retiros de inventarios son autorizados por
y actualizado periódicamente? funcionario competente?
3. Existe control sobre el máximo y mínimo 10. Los ajustes por pérdida de inventarios son
de existencias? revisados, aprobados y autorizados por funcionarios
4. Existen políticas claramente definidas y que no están involucrados en la responsabilidad de
expresas en cuanto a: manejo y registro de los mismos?
a. Recepción? 11. Aprueba un funcionario responsable la venta de las
b. Almacenamiento? existencias obsoletas no utilizadas o deterioradas?
c. Conservación? 12. Las ventas y donaciones de existencias fuera de
5. Existen registros adecuados para uso o de poco movimiento son aprobadas por el
controlar los bienes en poder de terceros comité responsable de conformidad con las
entregados en consignación o en disposiciones administrativas y fiscales vigentes?
depósito?
6. Existen medidas adecuadas que controlen
la entrada y salida de bienes?
6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO
13. Se llevan registros de inventarios 22. Existen instalaciones adecuadas, medidas de
adecuadamente valorizados? seguridad que permitan:
14. Se efectúan en forma periódica a. La conservación de inventarios ?
comprobaciones de los registros auxiliares b. Ingreso de personal no autorizado ?
de inventario contra las respectivas 23. Verifican los almacenistas las cantidades recibidas
cuentas del mayor? contra los informes de:
15. Son las existencias recibidas y registradas a. Recepción?

121
 con la descripción de cantidad, calidad y b. Producción?
cualquier otra información necesaria?
16. Existen procedimientos claramente
establecidos para identificar faltantes en la 6.5 RESPONSABILIDADES
recepción de materias primas y
24. Están claramente definidas las responsabilidades
suministros?
para el manejo de los inventarios en cuanto a:
17. Existen informes actualizados de
a. Registro ?
inventarios para efectos de facilitar el
b. Custodia ?
análisis de pérdidas y manejo de los
mismos?
18. Para efecto de asegurar registros exactos
de las cantidades reales en depósito, se
realizan:
a. Inventarios físicos?
b. Informes?
19. Son conciliados los resultados de los
inventarios físicos contra los registros de
contabilidad?. Se investigan las
diferencias?
20. Son los inventarios físicos, tomados por
personas ajenas a la custodia de
inventarios?
21. A los encargados de manejo de registros?
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos
en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Solicite los planes, programas y políticas a realizar referente a inventarios y cruce contra el informe
de actividades ejecutadas.
2. Prepare planilla sumaria que refleje los saldos de las cuentas que conforman el grupo de Inventarios
y compárelos con los saldos del periodo anterior.
3. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas subcédulas.
4. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variación absoluta y relativa.
5. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contaduría General de la Nación y cruce el
Estado de Balance General y de Actividad Financiera Económica, Social y Ambiental contra los
Estados de Cambios en la Situación Financiera, Flujo de Efectivo y Ejecución Presupuestal.
6. Revise y analice las Notas explicativas a los Estados Contables.
7. Selectivamente con ayuda del TAAC (Técnicas de Auditoría Apoyadas en el Computador) verifique
los movimientos débitos y créditos y cotéjelos con los libros auxiliares y documentos soportes.
8. Obtenga una copia de las instrucciones del ente público para practicar el inventario físico. Si no lo
hubiere, investigue los procedimientos que se sigue para efectuar el conteo físico.
9. Efectúe prueba selectiva a las existencias de inventarios y cruce contra tarjetas de kárdex o listados
sistematizados.
10. Investigue las diferencias.
11. Revise la base y métodos de valuación de inventarios y la uniformidad en su aplicación.
12. Verifique la cobertura y vigencia de los seguros y la protección física de los inventarios.
13. Analice si existe pignoración sobre los inventarios y verifique que se refleje en los Notas a los
Estados Contables.
14. Revise las partidas de inventario dadas de baja durante el período auditado y examine el
cumplimiento de los procedimientos prescritos en las disposiciones vigentes.
15. Tome una muestra representativa de entrada y salida de existencias de almacén y bodega y verifique
soportes, registro contable y kárdex.
16. Determine si los procedimientos utilizados para la separación de materiales obsoletos, dañados o de
poco movimiento, son adecuados.
17. Determine que artículos o mercancías recibidas en consignación no están incluidas en los inventarios

122
 del ente público y estén registradas en cuentas de Orden.
18. Revise el kárdex de inventarios, con relación a existencias de poco movimiento, obsoletas o sin valor
e investigue las causas.
19. Verifique que la provisión para la protección de Inventarios se haya calculado mediante la aplicación
de un método de reconocido valor técnico que corresponda con la naturaleza de los Inventarios.
20. Cerciórese de que el saldo de la Provisión para la Protección de Inventarios al final del período sea
suficiente para cubrir cualquier pérdida que pudiera resultar.
21. Revise la base y método para la valuación de los inventarios, la consistencia y uniformidad con el
utilizado en períodos anteriores.
22. Verifique la existencia y vigencia de la póliza de manejo del responsable de los inventarios.
23. Verifique que el cálculo y registro de los ajustes integrales por inflación se hayan efectuado de
acuerdo al Plan General de la Contabilidad Pública, Normas y Principios de Contabilidad Pública y
Circulares Externas .
24. Prepare procedimientos adicionales necesarios para cumplir los objetivos propuestos.

5.4.3.1.6 Propiedades Planta y Equipo

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Activo – Propiedades Planta y Equipo

- Terrenos
- Semovientes
- Plantaciones Agrícolas
- Construcciones en Curso
- Maquinaria, Planta y Equipo en Montaje
- Maquinaria, Planta y Equipo en Tránsito
- Bienes Muebles en Bodega
- Propiedades, Planta y Equipo en Mantenimiento
- Propiedades Planta y Equipo no Explotados
- Edificaciones
- Plantas , Ductos y Túneles
- Redes, Líneas y Cables
- Maquinaria y Equipo
- Equipo Médico y Científico
- Muebles, Enseres y Equipos de Oficina
- Equipos de Comunicación y Computación
- Equipo de Transporte, Tracción y Elevación
- Equipo de Comedor, Cocina, Despensa y Hotelería
- Propiedades de Inversión
- Depreciación Acumulada (CR)
- Amortización Acumulada (CR)
- Depreciación Diferida
- Provisiones para Protección de Propiedades, Planta y Equipo (CR)

2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar: Determinar si:
1. La existencia de políticas sobre adquisiciones, 1. Las bases de valuación de las cuentas de
transferencias, ventas y baja de bienes de Propiedad Planta y Equipo son uniformes
propiedad del ente público, depreciación y con las del periodo anterior. (Valuación y
contabilización. Presentación)
2. La propiedad legal del ente público sobre los 2. Las adiciones son partidas capitalizables y

123
 bienes presentados en este grupo. representan costos reales de activos
3. Que las adquisiciones de Propiedades Planta y físicamente instalados o construidos.
Equipos se ajustan al Plan Anual de Compras (Exactitud y Totalidad)
y Presupuesto de Inversión. . 3. Las provisiones, Depreciaciones y
Amortizaciones, son adecuadas y si se han
calculado sobre bases aceptables y
uniformes. (Existencia y Presentación)
4. Al registrar las bajas se ha afectado el
costo, depreciaciones, amortizaciones y
ajustes integrales por inflación del
respectivo bien. (Existencia, Presentación y
Exactitud)
5. Las Propiedades Planta y Equipo
presentadas en los Estados Contables
existen físicamente. (Existencia,
Presentación y Valuación)
6. Los bienes retirados por venta, cesión o
baja y los recibidos por donación y aportes
están registrados correcta y oportunamente.
(Existencia, Presentación y Valuación)
7. El cálculo de la depreciación se efectúa de
acuerdo a métodos técnicos y el saldo es
razonable y consistente. (Exactitud,
Presentación y Valuación)
8. Existen registros auxiliares para las cuentas
que conforman el grupo de Propiedades
Planta y Equipo. (Existencia, Totalidad y
Exactitud)
9. Evaluar el Sistema de Control Interno.

3. FUENTES DE CRITERIO: 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA:

Se debe consultar el Plan General de Contabilidad 1. Las Propiedades Planta y Equipo las deben
Pública, Circulares emitidas por el Contador integrar los bienes tangibles adquiridos,
General de la Nación, manuales de construidos o en tránsito de importación,
procedimientos, de funciones y demás normas construcción y montaje de propiedad del
vigentes. ente público con la intención de emplearlos
en forma permanente, para la producción o
suministro de otros bienes y servicios,
arrendarlos o reutilizarlos en la
administración del ente público y que no
estén destinados para la venta.
2. Las Propiedades Planta y Equipo deben
identificarse y clasificarse de acuerdo con
su naturaleza en bienes depreciables y no
depreciables, registrarse por el costo
histórico y reexpresarse aplicando ajustes
por inflación de acuerdo con las normas
vigentes.
3. El costo histórico del bien debe estar
constituido por el costo de adquisición más
todas las erogaciones necesarias hasta
colocarlo en condiciones de cumplir el
objetivo para el cual fue adquirido.
4. El costo de las Propiedades Planta y
Equipo, recibidos en dación de pago,

124
 permuta o donación se debe registrar por el
valor convenido o pactado entre las partes,
o mediante avalúo técnico legalmente
reconocido.
5. El costo de las adiciones, mejoras y
reparaciones que aumentan su vida útil,
amplían la capacidad, mejoran la calidad de
los productos y servicios o permiten una
reducción significativa de los costos de
operación deben constituir un mayor valor
de las Propiedades Planta y Equipo.
6. Las Propiedades, Planta y Equipo
depreciables, deben corresponder a las
activos que por causa de deterioro, desuso,
utilización, causas naturales, obsolescencia,
explotación, pierden su capacidad normal
de operación después de un período de vida
útil.
7. La vida útil de las Propiedades Planta y
Equipo, debe corresponder al lapso de
tiempo esperado, durante el cual el activo
puede ser utilizado en la prestación de
servicio o producción de bienes.
8. Se deben clasificar como depreciables las
edificaciones; plantas y ductos, redes,
líneas y cables, maquinaría y equipo, equipo
médico y científico, muebles y enseres y
equipo de oficina, equipo de comunicación y
computación, equipo de transporte, tracción
y elevación, equipo de comedor, cocina,
despensa y hotelera.
9. La depreciación debe corresponder a la
distribución sistemática del costo ajustado
por inflación de un activo depreciable en los
periodos de vida útil.
10. La depreciación debe determinarse
mediante métodos de reconocido valor
técnico, teniendo en cuenta aplicar el que
mejor refleje el equilibrio entre los servicios
recibidos, la vida útil y el costo del activo
correspondiente.
11. El método de depreciación que se utilice
debe mantenerse de un período a otro;
cuando éste se modifique debe revelarse en
las notas a los Estados Contables,
indicando el motivo del cambio.
12. Las Propiedades Planta y Equipo deben
revelarse a su valor actual, precio de
mercado o valor de realización en los
Estados Contables

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

1. Se puede originar duplicidad de funciones, procedimientos inadecuados y dificultad para
determinar responsabilidades.
2. Normatividad no vigente y manuales inaplicables por desactualización.

125
3. Desconocimiento de las Propiedades Planta y Equipo del ente público.
4. La falta de una adecuada separación de funciones, propicia el mal manejo de la existencia real de
las Propiedades Planta y Equipo y conlleva a posibles fraudes.
5. Pueden funcionarios no autorizados disponer de las Propiedades Planta y Equipo del ente público
lo que ocasiona detrimento al patrimonio del mismo.
6. Pueden no quedar contabilizadas a tiempo las operaciones derivadas de movimientos de las
Propiedades Planta y Equipo, por falta de un soporte legalmente tramitado y aprobado por un
funcionario competente.
7. Adquisiciones innecesarias, lo que daría lugar a desviaciones presupuestales y mal uso de los
recursos.
8. Se puede dar auto adjudicación, lo que permite omitir procedimientos y disposiciones legales
establecidas para esta clase de operaciones.
9. Registros deficientes que no proporcionan información confiable y dificultan la constatación física.
10. Se facilita la apropiación de las Propiedades Planta y Equipo sin ser detectadas oportunamente,
incidiendo en la razonabilidad del saldo de este grupo.
11. Pueden confundirse las Propiedades Planta y Equipo, dificultando su localización, identificación y
posibles sustituciones.
12. Pueden originarse operaciones innecesarias, arrendamientos indebidos, dobles pagos o
apropiarse de dineros recibidos por este concepto.
13. Puede alterarse y/o perderse los documentos que soportan y registran la propiedad lo que va en
detrimento del patrimonio del ente público.
14. Deterioro, daño y pérdida de las Propiedades Planta y Equipo del ente público.
15. La falta de control sobre las obras conlleva a la posibilidad de que al finalizar los proyectos, sus
objetivos hayan sido desviados, su calidad o cantidad sean inferiores a lo estipulado.
16. Se incumplen políticas y programas trazados previamente.
17. No se asegura la integridad de los registros contables.
18. Se pueden efectuar registros incorrectos que no son descubiertos oportunamente para encubrir
sustracción de materiales u omisión de operaciones.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN
1. Existen políticas del ente público para 2. Existen manuales de procedimientos para las
Propiedades Planta y Equipo en cuanto a: Propiedades Planta y Equipo que describan:
a. Adquisiciones ? a. Autorización?
b. Transferencias ? b. Custodia?
c. Baja de Bienes ? c. Registro y Control?
d. Registros contables ? d. Responsabilidades?
3. Los manuales de procedimientos son
evaluados y actualizados periódicamente?
4. El nivel directivo tiene control adecuado para el
manejo de la Propiedades Planta y Equipo?
5. Existe una adecuada segregación de
funciones para:
a. Registro?
b. Autorización?
c. Adquisición ?
d. Interventoría?
e. Custodia ?
6. Existen políticas del ente público para:
a. Ejecución de obras?
b. Entregas parciales?
c. Entregas totales?
7. Se inician las actividades de las
Construcciones en Curso a partir de la
autorización y aprobación por parte del

126
 funcionario competente?
8. Se cancela la cuenta Construcciones en Curso
después de recibir la obra ?
9. Para los terrenos e inmuebles que el ente
público posee existe:
a. Títulos de Propiedad ?
b. Certificado de libertad y tradición ?
c. Avalúos Técnicos ?
10. Las adquisiciones de las Propiedades Planta y
equipo están incluidas en el:
a. Presupuesto de Inversión ?
b. Plan Anual de Compras ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

11. Cuenta el ente público con registros 27. Los documentos que soportan los registros de
auxiliares adecuados ? las Propiedades Planta y Equipo están:
12. Los registros auxiliares se concilian a. Custodiados ?
periódicamente con: b. Protegidos adecuadamente ?
13. El saldo total del grupo Propiedades Planta 28. Existen pólizas contra posibles riesgos de las
y Propiedades Planta y Equipo ?
14. Equipo ? 29. Para la conservación y protección de las
15. Libro control de Propiedades Planta y Propiedades Planta y Equipo existen:
Equipo ? a. Instalaciones adecuadas ?
16. En las Propiedades Planta y Equipo se b. Medidas de seguridad ?
registra correctamente: 30. Existen pólizas de cumplimiento que garanticen
a. Costo? la ejecución de las obras ?
b. Depreciación ? 31. Existen medidas de seguridad que garanticen
c. Amortización ? la protección de materiales e insumos?
d. Provisión ?
e. Ajustes por Inflación ? 6.5 RESPONSABILIDADES
17. En el libro control se especifica:
32. Los funcionarios responsables del manejo de
18. costo?
las Propiedades Planta y Equipo son
a. Costo ?
independientes de quienes llevan su registro ?
b. Localización ?
c. Fecha de adquisición ?
Nota: El auditor en cada ente público según su
d. Vida útil ?
criterio previo análisis de la normatividad interna,
e. Mejoras y Adiciones ?
señalará los cuestionamientos necesarios y
f. Depreciaciones ?
suficientes para complementar su estudio y evaluar
19. Se practica periódicamente Inventario físico
el riesgo.
?
20. Se compara los resultados con los
auxiliares correspondientes ?
21. Se investigan las diferencias ?
22. Las Propiedades, Planta y Equipo poseen
número de identificación ?
23. Concuerda éste con el que aparece en el
libro control ?
24. Son los registros efectuados por
funcionarios distintos de aquellos que
tienen a su cargo las Propiedades Planta y
Equipo ?
25. Las operaciones de arrendamiento de
las Propiedades Planta y Equipo se:
a. Registran ?
b. Controlan adecuadamente ?

127
 26. Existen procedimientos que garanticen
un control adecuado para la entrega de
obras:
a. Parciales ?
b. Definitiva ?

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos
contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Solicite los planes y programas para las adquisiciones, transferencias y ventas de las propiedades
Planta y Equipo y el informe anual de actividades realizadas y determine si estas, efectivamente
se ejecutaron.
2. Verifique que existan controles que aseguren el cumplimiento de las políticas establecidas por el
ente público relacionadas con las Propiedades Planta y Equipo.
3. Prepare planilla sumaria que refleje los saldos de las cuentas que conforman el grupo de
Propiedades Planta y Equipo y compárelos con los del periodo anterior.
4. De acuerdo al punto anterior, prepare las respectivas subcédulas.
5. Desagregue los conceptos de las cuentas principales, indicando la variación absoluta y relativa.
6. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contaduría General de la Nación y cruce
el Estado de Balance General y de Actividad Financiera, Económica y Social, contra los Estados
de Cambio, Flujo de Efectivo y Ejecución Presupuestal.
7. Revise y analice las Notas Explicativas a los Estados Contables.
8. Selectivamente con ayuda del TAAC (Técnicas de Auditoría Apoyadas en el Computador),
verifique los movimientos débitos y créditos y cotéjelos con los libros auxiliares y documentos
soportes.
9. Cruce el saldo total del grupo de Propiedades Planta y Equipo con los auxiliares.
10. Determine la base de valuación de las Propiedades Planta y Equipo.
11. Examine los controles para compra y venta de las Propiedades Planta y Equipo y analice los
aspectos legales.
12. Determine las adquisiciones y adiciones a las Propiedades Planta y Equipo realizadas durante el
periodo y verifique: autorizaciones, presupuesto, Plan Anual de Compras, desembolsos, soportes
y registros.
13. Determine si existen gravámenes e impuestos en algunas Propiedades Planta y Equipo y analice
lo relacionado con la legalización de estos.
14. Verifique los retiros de las Propiedades Planta y Equipo que se efectuaron en el período y
determine:
a. Las autorizaciones
b. Soportes y registros
15. Solicite al área responsable la relación de los inmuebles y compruebe:
a. Existencia física
b. Existencia de Títulos de Propiedad
c. Estado
d. Registro contable
e. Valorizaciones

128
 f. Pólizas de Seguros
16. Obtenga el último listado de inventario de bienes muebles y verifique:
a. Existencia física
b. Estado
c. Registro contable
d. Custodia
17. Solicite al área responsable la relación de los bienes inmuebles y muebles que hayan sido
vendidos, cedidos o donados y verifique:
a. Autorización
b. Soportes
c. Afectación de:
- Costo
- Depreciación
- Amortización
- Ajustes por inflación
- Valorizaciones
18. Verifique el cálculo y registro correcto de las depreciaciones,amortizaciones, valorizaciones,
provisiones y ajustes integrales por inflación efectuados durante el periodo examinado.
19. Analice que el método de depreciación sea consistente y refleje el equilibrio entre los servicios
recibidos, la vida útil y costo del activo.
20. Solicite relación de Carta-Contrato y/o contratos de obra, seleccione los más representativos y
verifique:
a. Anticipos
b. Actas de Obra
c. Pagos
d. Registros
21. Verifique el traslado de las construcciones en curso terminadas a la respectiva cuenta y
constate su soporte.
22. Verifique que el valor de los terrenos estén registrados separadamente de las Edificaciones.
23. Verifique el avalúo de los semovientes nacidos, recibidos en donación o cesión y constate su
registro.
24. En la cuenta Maquinaria Planta y Equipo en tránsito analice:
a. Antigüedad de las operaciones
b. Origen
c. Soportes
25. Determine que estén registrados los costos incurridos en el diseño y construcción de vías,
caminos, carreteras y puentes en predios del ente público en la cuenta Vías de Comunicación
y Acceso.
26. De acuerdo a la materialidad del saldo de las cuentas que conforman este grupo, diseñe
procedimientos adicionales que le permitan una mayor cobertura.

5.4.3.1.7 Bienes de Beneficio y Uso Público e Históricos y Culturales

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Activo – Bienes de Beneficio y uso Público e Históricos y Culturales

- Materiales
- Materiales en Tránsito
- Bienes de Beneficio y Uso Público e Históricos y Culturales en Construcción
- Bienes de beneficio y Uso Público en Construcción-Concesiones
- Bienes de beneficio y Uso Público en Servicio
- Bienes de beneficio y Uso Público en Servicio-Concesiones
- Bienes Históricos y Culturales

129
 - Bienes de Beneficio y Uso Público e Históricos y Culturales entregados en Administración
- Amortización Acumulada de Bienes de Uso Público (CR)
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Determinar :
1. La existencia de planes, programas, políticas 1. En este grupo están registradas la totalidad
del ente público y planes de desarrollo del
Gobierno Nacional para la construcción,
adquisición y manejo de Bienes de Beneficio y
uso Público.
2. La propiedad legal del ente público sobre los 2. El cálculo de la amortización se efectúa de
bienes presentados en este grupo.
3. Que las construcciones y adquisiciones de
Bienes de Beneficio y Uso Público, se ajusten
al Plan de Desarrollo, Plan Operativo Anual de
Inversiones, Banco de Programas y Proyectos
de Inversión, Plan Anual de Compras y
Presupuesto de Inversión Anual.
3. ENTES DE CRITERIO:
Se debe consultar el Plan General de la
Contabilidad Pública, Circulares Externas
expedidas por el Contador General de la Nación,
Presupuesto General de la Nación, Plan Nacional
de Desarrollo, Plan de Desarrollo Territorial, Plan
Operativo Anual de Inversiones-POAI, Plan
Financiero, Banco de Programas y Proyectos de
Inversión, Marco de Gastos y demás normas
inherentes al tema a auditar.
2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar si:
de Bienes de Beneficio y Uso Público,
destinados al goce, uso o disfrute de la
comunidad. (Totalidad, Presentación y
Exactitud)
acuerdo a métodos técnicos, el saldo es
razonable y consistente de acuerdo a la
pérdida de capacidad de utilización que han
sufrido los bienes teniendo en cuenta su vida
útil estimada. (Exactitud, Valuación y
Presentación)
3. Las ampliaciones, mejoras, adiciones y
reparaciones, son partidas capitalizables y
representan costos reales de los bienes de
beneficio y uso público. (Existencia,
Totalidad y Exactitud)
4. La base de valuación de los Bienes de
Beneficio y Uso Público, son uniformes con
las del periodo anterior. (Valuación y
Presentación)
5. Los Bienes de Beneficio y Uso Público
presentados en los Estados Contables,
existen físicamente. (Existencia,
Presentación y Valuación)
6. En los registros de los Bienes de Beneficio y
Uso Público enajenados o trasladados a otro
ente público, están afectados correcta y
oportunamente la amortización. (Existencia,
Exactitud y Presentación)
4. CRITERIOS DE AUDITORÍA:
1. Los Bienes de Beneficio y Uso Público,
Históricos y Culturales deben ser destinados
para el uso, goce o disfrute de la comunidad
cuyo dominio y administración lo ejerza el
ente público.
2. De los Bienes de Beneficio y Uso Público,
Históricos y Culturales no se debe esperar
obtener utilidad financiera, porque están
constituidos para satisfacer necesidades de la
comunidad, exaltar los valores culturales y
preservar el origen de los pueblos y su
evolución.
3. Los Bienes de Beneficio y Uso Público,
Históricos y Culturales deben registrarse por
el costo, el cual incluye los valores de
construcción, adecuación, adición, mejora y
demás gastos significativos.
130
 5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL
1. Se incumplen los planes, programas, políticas y proyectos trazados previamente por el ente público.
2. Puede ocasionar duplicidad de funciones, procedimientos inadecuados y dificultad para determinar
responsabilidades.
3. La no actualización periódica conlleva a la aplicación de normatividad no vigente y de manuales
inaplicables por desactualización.
4. Desconocimiento total o parcial de la autoridad competente.
5. Pueden presentarse en el Estado de Balance General, saldos indebidos por los registros
inadecuados.
6. Probabilidad de pérdida o deterioro de los Bienes de Beneficio y Uso Público.
7. Pueden sobrevalorarse o disminuirse el valor de los Bienes de Beneficio y Uso Público.
8. Puede confundirse los Bienes de Beneficio y Uso Público dificultando su localización e identificación
y posibles sustituciones.
9. Adquisiciones innecesarias lo que daría lugar a desviaciones presupuestales y mal uso de los
recursos.
10. Se facilita la apropiación de los Bienes de Beneficio y Uso Público sin ser detectados
oportunamente incidiendo en la razonabilidad de los saldos de este grupo.
11. La falta de control sobre las obras conlleva a la posibilidad que al finalizar los proyectos no se
hayan cumplido sus objetivos, calidad y cantidad pactada.
12. Puede alterarse y/o perderse los documentos que soportan y registran la propiedad de los Bienes
de Beneficio y Uso público lo que va en detrimento al Patrimonio.
13. Se pueden afectar registros incorrectos que no son descubiertos oportunamente para encubrir
sustracción de materiales u omisión de operaciones.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN
1. Existen planes, programas y políticas del 2. Existen manuales de procedimiento para los
ente público para Bienes de Beneficio y Bienes de Beneficio y Uso Público que
Uso Público en cuanto a: describan:
a. Construcción ? a. Autorización ?
b. Adquisición ? b. Custodia ?
c. Manejo ? c. Registro y Control
d. Traslados ? d. Responsabilidades ?
e. Registros contables ? e. Conservación ?
f. Donaciones ? 3. Los manuales de procedimientos son evaluados
y actualizados periódicamente ?
4. Existen mecanismos que garanticen controles
adecuados de los Bienes de Beneficio y Uso
Público, Históricos y Culturales para:
a. Manejo ?
b. Conservación ?
c. Custodia ?
d. Registro ?
5. La enajenación o traslado de los Bienes de
Beneficio y Uso Público, Históricos y Culturales
es autorizado por funcionario competente ?
6. Existen políticas del ente público para:
a. Ejecución de Obras ?
b. Entregas Parciales ?
c. Entregas Totales ?
7. Se inician actividades de construcciones de
Bienes de Beneficio y Uso Público, Históricos y
Culturales a partir de la autorización y
aprobación por parte de la autoridad competente
?

131
 8. Se cancela la cuenta de Bienes Públicos en
construcción después de recibirla ?
9. Para los Bienes de Beneficio y Uso Público que
el ente posee existe:
a. Títulos de Propiedad ?
b. Certificado de libertad y tradición ?
c. Avalúos Técnicos ?
10. Las construcciones y adquisiciones de los
Bienes de Beneficio y Uso Público, Históricos
y Culturales, están incluidas en el:
a. Presupuesto de Inversión ?
b. Plan Anual de Compras ?
c. Plan Nacional de Desarrollo ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

11. Se llevan registros adecuados para el 24. Los documentos que soportan y registran los
control de los costos ? Bienes de Beneficio y Uso Público, Históricos
12. Se efectúa periódicamente y Culturales, están:
comprobación de los registros a. Custodiados ?
auxiliares contra el saldo total de este b. Protegidos adecuadamente ?
grupo ? 25. Existen restricciones para el acceso a los
13. Existen controles adecuados y registros contables ?
reglamentarios para la recepción de 26. Existen pólizas contra posibles riesgos de los
obras parciales o totales ? Bienes de Beneficio y Uso Público, Históricos
14. Los registros contables están y Culturales ?
debidamente soportados ? 27. Para la conservación y protección de los
15. Cuenta el ente público con registros Bienes de Beneficio y Uso Público, Históricos
auxiliares adecuados ? y Culturales, existen:
16. En los registros de los Bienes de a. Instalaciones Adecuadas ?
Beneficio y Uso Público se incluyen b. Medidas de Seguridad ?
correctamente la: 28. Existen pólizas de cumplimiento que
a. Amortización ? garanticen la ejecución de las obras ?
b. Ajustes por Inflación ? 29. Existen medidas de seguridad que
c. Traslados ? garanticen la protección de materiales e
d. Donaciones ? insumos ?
e. Enajenaciones ? 30. Existen procedimientos que garanticen un
17. En el libro control se especifica: control adecuado para la entrega de obras:
a. Costo ? a. Parciales ?
b. Localización ? b. Definitivas ?
c. Fecha de Adquisición ?
d. Vida útil estimada ? 6.5 RESPONSABILIDADES

132
 e. Mejoras y Adiciones ? 31. Están debidamente asignadas las
f. Amortizaciones ? responsabilidades de:
18. Se practica periódicamente inventario a. Interventoría ?
físico. b. Suministro de materiales ?
19. Se compara los resultados con los c. Custodia ?
auxiliares correspondientes ? d. Conservación ?
20. Se investigan las diferencias ? 32. Los funcionarios responsables del manejo de
21. Los Bienes de Beneficio y Uso Público los Bienes de Beneficio y Uso Público son
poseen identificación ? independientes de quienes llevan su registro
22. Está corresponde a la que figura en el ?
libro control?
23. Son los Registros Contables Nota: El auditor en cada ente público según su
efectuados por funcionarios distintos de criterio, previo análisis de la normatividad interna,
aquellos que tienen a su cargo los señalará los cuestionamientos necesarios y
Bienes de Beneficio y Uso Público suficientes para complementar su estudio y evaluar
el riesgo.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos
en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Solicite los planes y programas para las adquisiciones, traslados y enajenación de los Bienes de
Beneficio y Uso Público y el informe anual de actividades realizadas y determine si estas
efectivamente se ejecutaron.
2. Verifique que existan controles que aseguren el cumplimiento de las políticas establecidas por el
ente público relacionadas con los Bienes de Beneficio y Uso Público.
3. Prepare planilla sumaria que refleje el saldo de las cuentas que conforman el grupo de Bienes de
Beneficio y Uso Público y compárelos con los del periodo anterior.
4. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas sub-cédulas.
5. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variación absoluta y relativa.
6. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contaduría General de la Nación y cruce el
Estado de Balance General y de Actividad Financiera, Económica y Social, contra los Estados de
Cambio, Flujo de Efectivo y Ejecución Presupuestal.
7. Revise y analice las notas explicativas a los Estados Contables.
8. Selectivamente con ayuda del TAAC (Técnicas de Auditoría Apoyadas en el Computador), verifique
los movimientos débitos y créditos y cotéjelos con los libros auxiliares y documentos soportes.
9. Cruce el saldo total del Grupo de Bienes de Beneficio y Uso Público con los auxiliares.
10. Compruebe la existencia de los títulos, escrituras y pólizas de seguro, que respaldan los Bienes de
Beneficio y Uso Público y cruce con registros auxiliares.
11. Determine si existen gravámenes e impuestos en algunos Bienes de Beneficio y Uso Público y
analice lo relacionado con la legalización de estos.
12. Verifique los traslados y enajenación de los Bienes de Beneficio y Uso público que se efectuaron en
el periodo y determine:
a. Autorización
b. Soportes y Registros
c. Afectación de:
- Costos
- Amortización
- Valorizaciones
13. Solicite al Departamento Jurídico relación de los Bienes de Beneficio y Uso Público y compruebe:
a. Existencia física
b. Existencia de títulos de propiedad
c. Estado
d. Registro contables
e. Valorizaciones
14. Obtenga el último listado de inventarios de bienes muebles y verifique:

133
 a. Existencia física
b. Estado
c. Registro contable
d. Custodia
15. Verifique el cálculo y registro correcto de las amortizaciones, valorizaciones y ajustes integrales por
inflación efectuados durante el periodo examinado.
16. Analice que el método de amortización sea consistente y que refleje el equilibrio entre los servicios
recibidos, la vida útil y el costo del activo.
17. Solicite relación de carta-contrato y/o contrato de obra, seleccione los más representativos y
verifique:
a. Anticipos
b. Actas de entregas de obra
c. Pagos y registros
18. Verifique el traslado de los Bienes de Beneficio y Uso Público, Históricos y Culturales en
Construcción a la respectiva cuenta del activo y constate su soporte.
19. Determine que estén registrados todos los costos incurridos en el diseño de vías de comunicación,
puentes, túneles, plazas públicas, parques recreacionales, arqueológicos, monumentos, museos,
obras de arte, hemerotecas y bibliotecas de uso público.

5.4.3.1.8 Recursos Naturales no Renovables

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Activo - Recursos Naturales no Rnovables

-Recursos Naturales Renovables en Explotación

-Agotamiento acumulado de Recursos Naturales Renovables en Explotación (CR)
-Inversiones en Recursos Naturales Renovables en explotación
-Amortización acumulada de Inversiones en Recursos Naturales Renovables en explotación
(CR)
- Inversiones en Recursos Naturales no Renovables en explotación
- Amortización acumulada de Inversiones en Recursos Naturales no Renovables en Explotación
(CR)
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar que: Determinar que:
1. El ente público cumple con las políticas, planes 1. La adecuada clasificación y registro
y programas en materia ambiental establecidas contable de las erogaciones aplicadas a
por el Plan Nacional de Desarrollo, Plan las actividades relacionadas con los
Operativo Anual de Inversiónes y Ministerio del Recursos Naturales no Renovables.
Ambiente. (Totalidad, Presentación y Valuación)
2. El medio ambiente relacionado con el ente 2. La correcta aplicación y registro de los
público esté valorado económicamente y ajustes integrales por inflación,
cuente con un indicador que permita amortización, valorización y agotamiento
compararlo con otros componentes del mismo. para los recursos naturales y del
3. La política ambiental del ente público esté ambiente. (Exactitud y Presentación)
conforme a los principios generales 3. Si las erogaciones no identificadas
ambientales de planificación, protección, desde el punto de vista técnico de un
responsabilidad, conservación, prevención, proyecto de Recursos Naturales no
apoyo a la investigación, motivación e Renovables.se registraron en el gasto o
integración ambiental. activo correspondiente. (Presentación,
4. El estudio de impacto ambiental de un proyecto Existencia y Valuación)
obra o actividad tenga como objetivo principal la 4. El correcto cálculo y registro por

134
 planificación ambiental, y definida las medidas
de prevención, corrección, compensación,
mitigación de impactos y efectos negativos.
5. En las políticas definidas por el gobierno y el
ente público con relación a la gestión de los
proyectos, esté incluida la variable ambiental.
6. En los estudios de impacto ambiental se
identifique, describa, cuantifique, prevenga y
controle los efectos derivados de la ejecución
del proyecto, obra o actividad.
7. Los indicadores de Gestión Ambiental
establezcan criterios unificados de medición de
resultados de los programas y proyectos en
torno a la protección del medio ambiente.
8. El ente público utilice la auditoria ambiental
como una herramienta administrativa para
identificar el comportamiento ambiental de cada
una de las instalaciones y de la organización en
su conjunto.
9. La alta Dirección evalúa los alcances y efectos
económicos de los factores ambientales, su
incorporación al valor de mercado de bienes y
servicios, el impacto sobre el desarrollo de la
economía nacional, el costo económico del
deterioro y de la conservación del medio
ambiente y de los recursos naturales
renovables. .
Agotamiento acumulado como resultado
de las unidades extraídas de los
recursos naturales no renovables con
base en las reservas probadas mediante
estudio técnico. (Exactitud, Valuación y
Presentación)
5. Que el registro de la amortización se
haya realizado con base en el periodo
estimado para recuperar la inversión, de
acuerdo con estudios de reconocido
valor técnico. (Valuación, Cuantificación
y Presentación)
6. El valor total de las erogaciones
invertidas en Recursos Naturales no
Renovables, cuya finalidad sea:
comercial, ambiental y bienes y
servicios. (Presentación, Totalidad y
Exactitud)
7. Que los bienes adquiridos para la
ejecución de proyectos de inversión
ambiental se haya registrado en otros
activos. (Presentación y Existencia)
8. Que los Recursos Naturales no
Renovables, en conservación que posee
el ente público y las inversiones tiendan
a conservar, recuperar, mitigar, prevenir,
sostener, mantener, proteger y
administrar los recursos naturales y del
ambiente. (Valuación, Existencia y
Totalidad)
9. Que el saldo de la cuenta Recursos
Naturales no Renovables en explotación
incluya el valor estimado de los recursos
existentes de acuerdo con
procedimientos técnicos más las
inversiones realizadas. (Valuación,
Presentación, Exactitud y Totalidad)
10. Que el saldo de la cuenta inversiones en
Recursos Naturales no Renovables en
explotación representen el valor de los
costos incurridos hasta el momento en
que se inicie la etapa de producción.
(Valuación, Presentación, Exactitud y
Totalidad)
11. Que el saldo de la cuenta de gastos por
agotamiento represente los valores
correspondientes a la disminución
gradual de los recursos renovables no
renovables, por efecto de su explotación,
extracción o producción, como
reconocimiento de la pérdida de su
capacidad económica y operacional.
(Presentación, Valuación y Totalidad)
12. Que en el presupuesto aprobado para el
ente público se haya incluido el rubro
135
 para ejecutar los planes y programas de
protección y conservación de los
recursos naturales no Renovables en la
respectiva vigencia. (Exactitud,
Presentación y Cuantificación).
13. Evaluar el Sistema de Control Interno.
3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA
Plan Nacional de Desarrollo, Planes de las Desarrollo 5. Toda erogación encaminada a un
de las Entidades Territoriales, Plan General de la proyecto específico de Recursos
Contabilidad Pública, circulares externas, Doctrina Naturales y del Ambiente se debe
Contable y demás normatividad, Código de Minas, considerar Inversión en este y los
Normas dictadas en materia de Recursos Naturales y demás gastos se registraran como
del Ambiente, Políticas Ambientales nacionales y Gastos Operativos.
territoriales, Inforemes de las Contralorías y Auditoría 6. El valor de la inversión incurrida en
General en materia de recursos naturales y del el desarrollo de programas que
ambiente. impliquen la recuperación o
protección de Recursos Renovables
no se debe amortizar, teniendo en
cuenta que en el transcurso del
tiempo se valoriza y genera
beneficios para la comunidad.
7. Toda inversión en Recursos
Naturales Renovables para
conservación se debe valorizar, y a
las erogaciones cuya finalidad sea la
explotación se aplicará ajustes por
inflación.
8. Se debe establecer que ente público
es el encargado de registrar la
inversión, cuando esta se ejecuta a
través de convenios o contratos de
administración delegada.
9. La actividad de explotación se debe
entender como la extracción,
utilización y aprovechamiento de los
recursos naturales y del ambiente
con los cuales se busca obtener una
utilidad o beneficio económico.
10. La actividad de conservación se
debe entender como la preservación,
recuperación, prevención, mitigación,
restauración, mantenimiento y
mejoramiento de los Recursos
Naturales y del ambiente.
11. El medio ambiente se debe valorar
económicamente para contar con un
indicador de importancia en el
bienestar de la sociedad.
12. Se debe verificar la existencia de
Estudios de Impacto ambiental,
planes de manejo ambiental, planes
de contingencia y relaciones con la
comunidad y el presupuesto
asignado.
13. El estudio del impacto ambiental

136
 debe realizarse bajo la racionalidad
del desarrollo sostenible y por ende
optimizar y racionalizar el uso de los
recursos ambientales y prevenir,
evitar y minimizar los riesgos e
impactos negativos que pueda
ocasionar el futuro proyecto.
14. El ente público debe implementar la
educación ambiental como un
instrumento que coadyuve a la
prevención, mitigación, control y
compensación de los impactos
ambientales producidos por los
proyectos en construcción.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

1. Se pueden aplicar procedimientos inadecuados, incurrir en errores que se verían reflejados en los
Estados Contables; incumplimiento de las normas, políticas y planes ambientales.
2. Si no existe estudio de impacto ambiental no se está dando cumplimiento a lo establecido en la
normas, se atenta contra la comunidad y medio ambiente, se desconocerían los planes, los costos,
el cronograma de actividades, lo que dificulta evaluar la gestión ambiental.
3. La ausencia de licencia ambiental indicaría desconocimiento de las normas ambientales por parte
del ente público.
4. Si no existe control y seguimiento al plan de manejo ambiental no se cuenta con herramientas
suficientes para evaluar la gestión a través de indicadores.
5. Si no existe interventoría no se daría cumplimiento a las cláusulas contractuales y se dejaría de
identificar posibles anomalías.
6. Si no se identifican áreas críticas se estarían dedicando recursos y esfuerzos en actividades no
prioritarias.
7. Si no se incluye partida presupuestal el ente público no contaría con los recursos para cumplir con
lo establecido en la normatividad.
8. Si no cuenta con políticas claras y definidas no se tienen directrices encaminadas a proteger el
medio ambiente.
9. Si no se capacita al personal que tiene relación directa con el medio ambiente no se contaría con el
conocimiento y criterios suficientes que permitan desarrollar una labor ambiental eficiente y
participativa a la comunidad.
10. Si no existen planes de contingencia no se contaría con los bienes y equipos e instrucciones
necesarios para atender posibles desastres.
11. Si no se establecen los costos incurridos en las inversiones el saldo de este no se ajustaría a la
realidad.
12. Si en la política ambiental no se aplican los principios generales habría un total desconocimiento de
los fundamentos ambientales.
13. Si no se da cumplimiento al Plan General de Contabilidad Pública, no hay responsabilidades
corporativas, ni se realizan evaluaciones ambientales periódicas, el sistema contable no es
confiable y los resultados no se ajustan a la realidad.
14. Si no se estipula las condiciones de registros en las cláusulas de los convenios o contratos de
Administración Delegada se pueden presentar Estados Contables erróneos por omisión o doble
contabilización.
15. Si no se registran todas las cuentas correspondientes al grupo se estaría presentando estados
Contables no reales.
16. Si no se revelan en las Notas a los Estados Contables todos los aspectos que afectan el grupo no
se estaría dando cumplimiento a lo establecido en el Plan General de la Contabilidad Pública y los
usuarios no tendrían el conocimiento necesario para la toma de

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

137
 6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN
1. Existen manuales de procedimientos que 16. Para iniciar la construcción se cuenta con:
regulen: a. Licencia ambiental ?
a. La política ambiental para los Recurso b. Autorizaciones que exige la Ley ?
Naturales no Renovanbles? 17. Durante la fase de ejecución de los
b. Registros contables ? proyectos se cuenta con una interventoría
2. Las actividades relacionadas con los Recursos ambiental ?
Naturales no Renovanbles se realiza de acuerdo
a las disposiciones y normatividad vigente para
tal fin?
3. Para la gestión ambiental del ente público se
tiene en cuenta:
a. Estudios de impacto ambiental ?
b. Planes de manejo ambiental ?
c. Planes de contingencia ?
d. Planes de relaciones con la comunidad ?
e. Presupuesto asignado ?
4. En el estudio de Impacto Ambiental se:
a. Describe el medio ambiente y el
socioeconómico, en el cual se pretende
desarrollar el proyecto, obra o actividad ?
b. Se definen los ecosistemas?
c. Se evalúa la oferta y vulnerabilidad de
los recursos utilizados ?
d. Se evalúan los impactos?
e. Se identifican los planes gubernamentales
a nivel nacional, regional o local que exista
para el área de estudio ?
5. Se diseñan planes de:
a. Prevención ?
b. Mitigación ?
c. Corrección ?
d. Compensación de impactos ?
e. Manejo ambiental ?
f. Se estiman costos ?
g. Se elabora cronograma de:
h. Inversión ?
i. Ejecución de las obras ?
6. Se diseñan sistemas de seguimiento y control
ambiental que permitan evaluar el pan de
manejo en cuanto a:
a. Comportamiento ?
b. Eficiencia ?
c. Eficacia ?
d. Se tiende a eliminar o minimizar los efectos
negativos ?
7. Se cuenta con indicadores de Gestión Ambiental
?
8. Existen procedimientos que garanticen:
a. Política ambiental ?
b. Guías y estándares corporativos ?
c. Planes de cumplimiento ordenados por
autoridad ambiental ?
d. Cumplimiento de normas contables ?
9. Se identifican las áreas operacionales que

138
 necesitan mejorar su desempeño ambiental ?
10. Se optimizan las inversiones del ente público en
protección del medio ambiente ?
11. Dentro de la cultura de la gestión ambiental del
ente público se incorpora la la comunidad ?
12. Existen planes de contingencia para
emergencias ambientales ?:
a. Se actualizan periódicamente ?
b. Se dan a conocer interna y externamente ?
c. Son monitoriados ?
d. Se adquieren bienes y equipos necesarios ?
e. A estos se les realiza:
- Registro contable ?
- Mantenimiento adecuado ?
- Inventario físico periódico ?
13. La política ambiental del ente público está
conforme a los principios generales ambientales
de:
a. Planificación ?
b. Protección ?
c. Responsabilidad ?
d. Conservación ?
e. Prevención ?
f. Apoyo a la investigación ?
g. Motivación ?
h. Integración ?
14. En los convenios o contratos de Administración
Delegada celebrado entre entes públicos o con
el Gobierno Nacional se especifican las
cláusulas donde se determine claramente lo
relacionado con los Recursos Naturales y del
Ambiente como:
a. Condiciones ?
b. Participaciones ?
c. Alcance ?
d. Traslación de dominio ?
e. Entrega de los bienes ?
15. La Oficina de Control Interno efectúa
periódicamente auditoría ambiental ?
6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO
18. Para determinar la inversión, costo o 23. El ente público cuenta con una política clara
gasto de las actividades para la y definida sobre protección de los Recursos
protección de los Recursos Naturales no Naturales y del Ambiente ?
Renovanbles? se tiene en cuenta los
siguientes elementos:
a. Costo en planeación ambiental ?
b. Costo relaciones con la comunidad.
c. Costo de gestión sanitaria de
instalaciones ? 6.5 RESPONSABILIDADES

139
 d. Costo planes de cumplimiento ? 24. El personal cuya actividad tiene relación
e. Costo programas de minimización directa con el medio ambiente está
de residuos? debidamente capacitado ?
f. Costo control de pérdidas ?
g. Costo preparación para Nota: El auditor en cada ente público según la
emergencias ? naturaleza y de acuerdo a su criterio, diseñará
h. Costo adquisición de equipos ? los cuestionamientos adicionales para
i. Costo programas de capacitación ? complementar su estudio y evaluar el riesgo.
j. Costo incorporación de cultura
ambiental ?
19. El sistema contable para el Registro de
los Recursos Naturales y del ambiente
permite cumplir con:
a. Las exigencias normativas (Plan
General de la
b. Contabilidad Pública)?
c. Las responsabilidades corporativas
?
d. La evaluación ambiental ?
20. El registro contable de las erogaciones
aplicadas a las actividades relacionadas
con los recursos naturales y del
ambiente son reflejados:
a. En forma independiente ?
b. Clara ?
c. Uniforme ?
d. Razonable ?
21. Se evalúa la gestión y los resultados
obtenidos ?
22. Las erogaciones o inversiones en
Recursos Naturales Renovables para
explotación:
23. Se registran por su costo histórico ?
24. En los recursos naturales no
Renovanbles? se contabilizan:
a. Los Recursos Renovables en
conservación ?
b. Los Recursos Naturales Renovables
en explotación ?
c. El Agotamiento acumulado de los
Recursos Renovables en
explotación (cr) ?
d. Recursos Naturales no Renovables
en explotación ?
e. Agotamiento acumulado de
Recursos no Renovables en
explotación (cr) ?
f. Inversiones en Recursos no
Renovables en explotación ?
g. Amortización acumulada de
Inversiones en Recursos
Renovables en explotación (cr) ?
h. Inversiones en Recursos Naturales
no renovables en explotación ?
i. Amortización acumulada de

140
 inversiones en Recursos Naturales
no renovables en explotación (cr) ?
j. Agotamiento ?
k. Están debidamente soportados ?
22. En las Notas a los Estados Financieros se
revela:
a. Los Recursos Naturales y del Ambiente ?
b. Las inversiones desagregadas por proyecto
?
c. Justificación de los resultados del ejercicio
d. cuando se registre pérdida ?

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos
en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Solicite los planes, programas, proyectos a ejecutar para la protección y conservación de los
recursos naturales y medio ambiente, implementación de medidas para emergencias ambientales,
implementación de difusión de cultura ambiental y analice que esté de acuerdo a la variable
ambiental en la vigencia y el respectivo informe anual de actividades realizadas y cotéjelas a fin de
determinar que estos efectivamente se desarrollaron en cumplimiento de la política ambiental.
2. Verifique que existan controles que aseguren el cumplimiento de las políticas establecidas por el
Gobierno y ente público relacionadas con los Recursos Naturales no Renovanbles.
3. Establezca que la valoración de los costos económicos del deterioro y de la conservación del medio
ambiente y de los recursos renovables se efectúo mediante metodologías técnicas.
4. Solicite relación de los proyectos de gestión ambiental y verifique:
a. Su apropiación presupuestal
b. Su inclusión en los planes y programas de
c. protección y conservación de Recursos
d. Naturales y medio ambiente.
e. Término de duración en la ejecución
f. La respectiva licencia ambiental
g. Que estén acorde a los principios generales
h. ambientales.
5. Verifique la existencia de indicadores y analice la gestión ambiental desarrollada por el ente público.
6. Verifique la existencia del estudio del impacto ambiental y cerciórese que contenga la planeación
ambiental, medidas de prevención, corrección, compensación, mitigación de impactos y efectos
negativos de un proyecto.
7. Prepare planilla sumaria que refleje las cuentas mayores que conforman el grupo de Recursos
Naturales y del Ambiente y compárelo con los saldos del periodo anterior.
8. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas subcédulas.
9. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variación absoluta y relativa.
10. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contaduría General de la Nación al ente
público y cruce el Estado de Balance General y de Actividad Financiera Económica, Social y
Ambiental, contra los Estados de Cambio, flujo de efectivo y ejecución presupuestal.
11. Revise y analice las Notas explicativas a los Estados Contables.
12. Selectivamente con ayuda del TAAC (Técnicas de Auditoría Apoyadas en el Computador) verifique
los movimientos débitos y créditos y cotéjelos con los libros auxiliares y documentos soportes.
13. Solicite los informes de auditoría interna, analice las observaciones más relevantes y verifique si se
han tomado las acciones necesarias.
14. Verifique la adecuada afectación de las cuentas de:

141
 a. Otros Activos-Valorizaciones; Hacienda
b. Pública; Superávit por Valorización, Ajustes
c. por Inflación; Patrimonio Institucional -
d. Superávit por Valorización,
15. Determine los mecanismos o controles establecidos por el ente público, que aseguren el correcto
reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones que se derivan
de la operación ambiental.
16. Solicite el inventario de los Recursos Naturales y del ambiente a diciembre 31 del año auditado y
confróntelo con los registros auxiliares y en caso de presentarse diferencias investíguelas.
17. Verifique los registros contables de las inversiones, costos y gastos ambientales y confróntelo con
los respectivos soportes.
18. Determine el valor y clasificación de las erogaciones invertidas en Recursos Naturales y del
ambiente y constate su registro contable.
19. Verifique que las erogaciones de las actividades de explotación se registren y reflejen
independientemente de las de conservación.
20. Verifique que las cuentas incluidas en el grupo de Recursos Naturales no Renovanbles estén
registradas, clasificadas y presentadas.
21. Verifique que el cálculo por agotamiento acumulado se haya realizado con base en las reservas
probadas mediante estudios técnicos y constate su registro contable.
22. Compruebe que la amortización acumulada de inversiones se haya realizado con base en el
periodo estimado para recuperar la inversión, y de acuerdo con estudios de reconocido valor
técnico y verifique su registro.
23. Verifique que se hayan efectuado los ajustes por inflación y su correcta contabilización.
24. Prepare procedimientos adicionales necesarios para cumplir los objetivos propuestos

5.4.3.1.9 Otros Activos

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

ACTIVOS-Otros Activos

- Reserva Financiera Actuarial

- Bienes y Servicios Pagados por Anticipado.
- Cargos Diferidos.
- Obras y Mejoras en Propiedad Ajena.
- Bienes entregados a Terceros
- Provisión para Protección de Bienes Entregados a Terceros (CR)
- Amortización Acumulada de Bienes Entregados a Terceros (CR)
- Derechos en Fideicomiso
- Bienes Recibidos en Dación de Pago.
- Provisión Bienes Recibidos en Dación de Pago (CR).
- Activos Adquiridos de Instituciones Inscritas
- Bienes Adquiridos en Leasing Financiero
- Depreciación de Bienes Adquiridos en Leasing Financiero (CR)
- Bienes de Arte y Cultura
- Intangibles
- Amortización Acumulada de Intangibles (CR)

2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar que: Determinar:
1. El manejo contable del grupo de Otros Activos, 1. Que los saldos de las cuentas que
se realice de acuerdo a políticas establecidas conforman este grupo presenten
por el ente público y que las operaciones se razonablemente la situación financiera del

142
 ajusten al Plan General de Contabilidad
Pública, normas y principios de contabilidad y
Normas Generales de auditoria.
2. En este grupo se registren las cuentas que
representan el valor de los desembolsos en los
cuales incurre el ente público, con el fin de
obtener beneficios futuros que se amortizan o
extinguen gradualmente.
3. En este grupo se registren aquellos bienes o
derechos que por sus características no se
encuentran clasificados dentro de los demás
grupos del activo.
4. Las adquisiciones de otros Activos se ajusten
al Plan anual de compras.
3. FUENTES DE CRITERIO
Se debe consultar el Plan General de la
Contabilidad Pública, circulares externas emitidas
por la Contaduría General de la Nación y demás
normas vigentes.
5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL
ente público. (Totalidad, Existencia y
Presentación)
2. La razonabilidad de la provisión y
amortización de las cuentas del grupo de
Otros Activos. (Presentación y Exactitud)
3. Si los pagos efectuados anticipadamente
corresponden a gastos por prestación de
servicios, suministro de bienes, que
proveerán beneficios futuros, se
contabilizaron adecuadamente en las
cuentas de Gastos Pagados por anticipado
y Cargos Diferidos. (Presentación y
Exactitud)
4. Evaluar el Sistema de Control Interno.
4. CRITERIOS DE AUDITORÍA:
1. Los estudios, investigaciones, desarrollo de
proyectos, organización y puesta en
marcha, se deben amortizar durante el
lapso que resulte estimado para recuperar
la erogación efectuada con base en
estudios técnicos. El plazo no podrá
exceder el determinado por las normas
expedidas por la CGN.
2. Las obras y mejoras en propiedad ajena,
deberán amortizarse durante el periodo
menor que resulte entre la vigencia del
respectivo contrato o la vida útil estimada de
los bienes.
3. Los bienes muebles e inmuebles
entregados a terceros, mediante contrato de
comodato o Leasing, deben restituirse en
las condiciones establecidas en las
cláusulas contractuales.
4. Los bienes recibidos en dación de pago,
deben incrementarse con los gastos
necesarios, para ponerlos en condiciones
de utilización o enajenación.
5. Los activos adquiridos de instituciones
inscritas, deben ser recibidos con pacto de
retroventa, y se hará efectivo, durante la
vigencia o en la terminación del respectivo
contrato.
6. La corrección monetaria, registrada en
cargos Diferidos debe amortizarse en la
misma proporción en que se asignen los
costos que la originaron.
7. Los cargos diferidos no monetarios, tales
como, gastos de organización y puesta en
marcha, estudios y proyectos, gastos de
explotación, de desarrollo, de refinación y
de asociación deben ser objeto de la
reexpresión por concepto de ajustes por
inflación.
143
1. Se incumplen políticas y programas trazados previamente.
2. Se puede originar duplicidad de funciones, procedimientos inadecuados y dificultad para
determinar responsabilidades.
3. Normatividad no vigente y manuales inaplicables por desactualización.
4. Se pueden presentar irregularidades administrativas que van en detrimento del patrimonio del
ente público.
5. Hay encubrimiento de gastos y se propician erogaciones no necesarias.
6. Desconocimientos de los Otros Activos propiedad del ente público.
7. La falta de una adecuada separación de funciones propicia el mal manejo de la existencia real de
los Otros Activos y conlleva a posibles fraudes.
8. Pueden funcionarios no autorizados disponer de los Otros Activos del ente público, lo que
ocasiona detrimento al patrimonio del mismo.
9. Pueden no quedar contabilizadas a tiempo las operaciones derivadas de movimientos de Otros
Activos, por falta de un soporte legalmente tramitado y aprobado por funcionario competente.
10. Adquisiciones innecesarias lo que daría lugar a desviaciones presupuestales y mal uso de los
recursos.
11. Se puede dar auto adjudicación, lo que permite omitir procedimientos y disposiciones legales
establecidas para esta clase de operaciones.
12. Registros deficientes que no proporcionan información contable y dificultan las constataciones
físicas.
13. Se facilita la apropiación de Otros Activos incidiendo en la razonabilidad del saldo de las cuentas
de este grupo.
14. Pueden alterarse y/o perderse los documentos que soportan y registran la propiedad de los Otros
Activos, lo que va en detrimento del patrimonio del ente público.
15. Deterioro, daño y pérdida de los Otros Activos.
16. No se asegura la integridad de los registros contables.
17. Se pueden efectuar registros incorrectos que no son detectados oportunamente para encubrir
sustracción de Otros Activos

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN
1. Existen políticas del ente público para Otros 10. Los bienes entregados a terceros son
Activos en cuanto a: autorizados por funcionario competente?
a. Adquisiciones? 11. Existe autorización de funcionario competente
b. Bienes entregados a terceros ? para:
c. Bienes en proceso de Titularización ? a. Celebración de contratos de Leasing?
d. Bienes en Dación de Pago ? b. Recibir Bienes en Dación de Pago?
e. Bienes adquiridos en Leasing ?
f. Valorizaciones ?
g. Registros contables ?
2. Existe Manual de Procedimientos que
describa lo relacionado con :
a. Autorización ?
b. Custodia ?
c. Registro y Control ?
d. Responsabilidades ?
3. Es Evaluado y actualizado periódicamente ?
4. Existe una metodología que permita
estandarizar las amortizaciones?
5. Las amortizaciones, depreciaciones y ajustes
por inflación se:
a. Calculan correctamente ?
b. Se registran Oportunamente ?
c. Se registran Correctamente ?
6. Son detallados los registros contables de

144
 estas cuentas?
7. Las adquisiciones de Otros Activos se
ajustan al Plan Anual de Compras ?
8. Existe una adecuada segregación de
funciones de:
a. Registro ?
b. Autorización ?
c. Adquisición ?
d. Custodia ?
9. Para los Bienes entregados a terceros,
Recibidos en Dación de Pago, Adquiridos en
Leasing que son propiedad del ente público
existe:
a. Títulos de Propiedad ?
b. Certificado de libertad y tradición ?
c. Avalúos técnicos ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

12. En otros Activos se registra correctamente:
a. Costo ?
b. Depreciación ?
c. Amortización ?
d. Provisión ?
e. Valorización ?
f. Ajustes por Inflación ?
13. Existen registros auxiliares para las cuentas
que conforman este grupo ?
14. Se efectúan periódicamente a los otros
activos:
a. Pruebas selectivas ?
b. Inventarios físicos ?
c. Se investigan las diferencias ?
15. 16. Son los registros contables efectuados
por funcionarios distintos de aquellos que
tienen a su cargo los Otros Activos ?
16. Los documentos que soportan los registros
de los Otros Activos están:
a. Custodiados ?
b. Protegidos adecuadamente ?
17. Para la conservación y protección de los
Otros Activos existen:
a. Instalaciones adecuadas ?
b. Medidas de seguridad ?
18. Existen pólizas contra posibles riesgos de los
Otros Activos ?
6.5 RESPONSABILIDADES
19. Los funcionarios responsables del manejo de
los Otros Activos son independientes de
quienes llevan su registro ?
Nota: El auditor en cada ente público según su
criterio, previo análisis de la normatividad interna
señalará los cuestionamientos necesarios y
suficientes para complementar su estudio y
evaluar el riesgo.

145
 7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos
contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Solicite los planes, programas para las adquisiciones, entrega de Bienes a terceros, en proceso
de Titularización, Recibidas en Dación de pago, adquiridos en Leasing, y el informe anual de
actividades realizadas y determine si estas efectivamente se ejecutaron.
2. Prepare planilla sumaria que refleje los saldos de las cuentas que conforman el grupo de Otros
Activos y compárelos con los del periodo anterior.
3. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas sub-cédulas.
4. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variación absoluta y
relativa.
5. 4.Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contaduría General de la Nación y
cruce el Estado de Balance General y de Actividad Financiera Económica y Social, contra los
Estados de Cambios, Flujo de Efectivo y Ejecución Presupuestal.
6. Revise y analice las Notas Explicativas a los Estados Contables.
7. Selectivamente con ayuda del TAAC (Técnicas de Auditoría Apoyadas en el Computador),
verifique los movimientos débitos y créditos y cotéjelos con los libros auxiliares y documentos
soportes.
8. Cruce el saldo total del grupo de Otros Activos con los auxiliares.
9. Examine los controles que aseguren el cumplimiento de políticas establecidas para adquisición,
entrega de Bienes a Terceros, Titularización, Recibidos en Dación de Pago, adquiridos en Leasing
y Bienes de Arte y Cultura y:
a. Analice los aspectos legales
b. Verifique los registros contables
10. Verifique los retiros por enajenación o bajas de Bienes Entregado a Terceros, Recibidos en
Dación de Pago, adquiridos en Leasing y Bienes de Arte y Cultura y determine:
a. Las Autorizaciones
b. Soportes y Registros
c. Afectación de:
d. Costo
e. Depreciación
f. Amortización
g. Valorizaciones
11. Solicite al Departamento Jurídico, relación de los inmuebles y compruebe:
a. Existencia física
b. Existencia de Títulos de Propiedad
c. Estado
d. Registro contable
e. Valorizaciones
f. Pólizas de Seguros
12. Determine las adquisiciones y adiciones a los Otros Activos realizadas durante el periodo y
verifique:
a. Autorizaciones
b. Presupuesto
c. Plan Anual de Compras
d. Desembolsos
e. Soportes
f. Registros
13. Verifique el cálculo y registro correcto de:
a. Las depreciaciones, amortizaciones, valorizaciones provisiones y Ajustes por Inflación
efectuados durante el periodo examinado.
b. Analice que el método de Depreciación sea consistente y refleje el equilibrio entre los
servicios recibidos, la vida útil y costo del Activo.
14. Determine el valor de los desembolsos efectuados por el ente público para ampliaciones, mejoras

146
 o adiciones a los Bienes inmuebles de Propiedad de terceros, utilizados por el ente público para el
desarrollo de su función administrativa y verifique que se hayan amortizado durante la vigencia del
contrato.
15. Para los Gastos Pagados por Anticipado y Cargos Diferido verifique:
a. Registro
b. Amortización
16. Determine el valor de los bienes muebles e inmuebles, acciones y participaciones recibidas en
Dación de Pago para cancelación de créditos y préstamos y verifique:
a. Registro de la Dación de Pago
b. Constitución y registro de la provisión que debe reflejar la diferencia entre el avalúo o
precio de mercado del bien y el valor fijado en la Dación.
c. Que los gastos en que se incurrió para ponerlos en condiciones de utilización se hayan
adicionado al costo.
17. Determine el valor de los bienes recibidos en arrendamiento financiero y verifique:
a. Registro
b. Constitución y registro de la Depreciación
c. Amortización
d. Ajustes por Inflación
18. Determine el valor del Aporte de capital Garantía Otorgada por la Nación y verifique:
a. Registro
b. Normatividad vigente
19. Determine el valor de los bienes muebles de carácter histórico y cultural adquiridos por el ente
público con el propósito de decorar, coleccionar o fomentar la cultura y verifique:
a. Registro contable
b. Inspección física
c. Pólizas
d. Custodia
e. Que se haya constituido la respectiva provisión
20. Verifique que las valorizaciones representen el aumento neto del valor de los activos y determine:
a. Que los avalúos se realizaron con criterios y normas de reconocido valor técnico.
b. Que se hayan registrado correctamente
21. Determine el valor registrado en la cuenta Intangibles como costo de adquisiciones, desarrollo o
producción de bienes inmateriales que constituyen derechos para el ente público y verifique:
a. Soportes
b. Ajustes por Inflación
c. Amortización
22. Determine el valor de los activos Adquiridos de instituciones inscritas (se asimila a adscritas) tales
como cartera, acciones, bienes muebles e inmuebles o valores mobiliarios con el fin de propender
su recuperación y verifique:
a. Soporte
b. Registro
23. Determine el valor del aporte de capital otorgado por la Nación a través del Fondo de Garantías a
las entidades financieras para evitar caer en causales de disolución y verifique:
a. Soporte
b. Registro
c. Normatividad vigente
24. Determine el valor registrado en la cuenta principal y subalterna de las operaciones de
transferencias de fondos, bienes servicios y/o obligaciones realizadas entre la oficina principal y
las sucursales y verifique los soportes.
25. De acuerdo a la materialidad del saldo de las cuentas que conforman este grupo diseñe
procedimientos adicionales que le permitan una mayor cobertura.

147
5.4.3.2 Auditoria a los Pasivos

5.4.3.2.1 Operaciones de Crédito Público

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Pasivo - Operaciones de Crédito Público

- Operaciones de Crédito Público Internas de Corto Plazo

- Operaciones de Crédito Público Internas de Largo Plazo
- Operaciones de Crédito Público Externas de Corto Plazo
- Operaciones de Crédito Público Externas de Largo Plazo
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar que: Determinar que:
1. El cumplimiento de las obligaciones 1. En la contabilización de las operaciones de
contractuales corresponda al pago de capital, Crédito Público interno o externo, se hayan
intereses, comisiones y otros gastos originados observado los Principios y Normas de
en operaciones de crédito público. Contabilidad Pública, normas dictadas por el
2. Las obligaciones por concepto de Crédito Contador General de la Nación, los
Público se ajusten a los requerimientos del lineamientos de Normas Internacionales de
ente público, de acuerdo con políticas y planes Contabilidad (NIC) y demás normas legales
de desarrollo. relacionadas con estas obligaciones.
3. El valor de las obligaciones de Crédito Público (Existencia, Presentación y Totalidad).
Interno originadas en la contratación de 2. En la cuenta de Operaciones de Crédito
empréstitos, emisión de títulos y crédito de Público Interno, se registren las obligaciones
proveedores de fuente nacional, se celebre contraidas, con el propósito de proveer de
exclusivamente entre residentes del territorio recursos a la Nación, Departamentos,
colombiano y se ajusten a las leyes y normas Municipios o cualquier otro ente público
que regulan estas operaciones. territorial. (Existencia, Totalidad, Propiedad y
4. Las obligaciones de Crédito Público por Cuantificación).
concepto de créditos externos sobre 3. El saldo de las obligaciones de Crédito
empréstitos, colocación de títulos y créditos de Público que muestran los Estados Contables,
proveedores, correspondan a contratos correspondan a los compromisos adquiridos
celebrados con organismos internacionales no por el ente público. (Presentación,
residentes en Colombia y que se ajusten a Cuantificación y Totalidad).
disposiciones cambiarias y demás normas 4. Los recursos por concepto de Crédito Público
legales vigentes. se hayan destinado a los proyectos y planes
5. Las obligaciones de Crédito Público por para las cuales fueron adquiridos. (Existencia,
concepto de créditos internos, emisión y Propiedad y Cuantificación).
colocación de títulos valores y cartas de 5. Evaluar el Sistema de Control Interno.
crédito, sean viables y se ajusten a normas
legales para la celebración de contratos con la
banca oficial y privada o cualquier organismo
financiero.
6. Los recursos del crédito externo, estén
orientados a programas de seguridad social o
económica, acorde con políticas del Gobierno
Nacional, mediante el aumento de
exportaciones, sustitución de importaciones o
protección de la industria y el trabajo nacional.
7. Las obligaciones de Crédito Público por
concepto de contratos de empréstitos
internacionales, se ajusten a políticas

148
 económicas del gobierno nacional y márgenes
de endeudamiento establecidos, así como las
normas tributarias vigentes.
8. El Ente Público posea controles para
asegurarse del correcto manejo de las
obligaciones por concepto de Deuda Pública.

3. FUENTES DE CRITERIO: 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA:

Todas las operaciones de Deuda Pública, se 1. Las obligaciones de Crédito Público, deben
deben ajustar a políticas y planes establecidos por ser reconocidas cuando se haya recibido los
la Dirección del ente público, así como las normas recursos.
que regulan estas transacciones, Ley 80 de 1993, 2. Las obligaciones de Crédito Público, deben
Decreto 2681 de 1993, Ley 358/97 y demás contabilizarse, registrarse y clasificarse de
normas en materia de Deuda Pública y Estatuto acuerdo a Principios y Normas de
Orgánico del Presupuesto. Contabilidad Pública y demás disposiciones
Consulte, además, el PGCP y demás normas vigentes.
dictadas por la CGN y la CGR. 3. Todo registro contable relacionado con
operaciones de Crédito Público, debe estar
soportado con su correspondiente
documento, aprobado y legalizado.
4. Los valores de Crédito Público, deben
corresponder a autorizaciones de
contratación de préstamos con un plazo de
vencimiento mayor de un año ya sea de
carácter interno y/o externo.
5. La Crédito Público externa, debe
corresponder a operaciones que se pactan a
través de la misma, destinada a financiar
proyectos de inversión contenidas en los
planes de desarrollo.
6. Las Operaciones de Crédito Público Interno,
debe corresponder a préstamos celebrados
con la banca oficial o privada, emisión y
colocación de títulos valores y cartas de
crédito. Las Operaciones de Crédito Público
externa corresponderá a créditos financieros
para proyectos específicos, programas de
proveedores procedentes de líneas de crédito
entre gobiernos, Organismos Internacionales
de Fomento, Fondo Monetario Internacional,
Entidades Financieras Internacionales
Privadas, Proveedores, Convenios de
Compensación y Cartas de Crédito.
7. En el manejo de Operaciones de Crédito
Público deben existir controles administrativos
para toda transacción.
8. Los intereses, comisiones y otros conceptos
causados sobre las operaciones de Crédito
Público se registrarán en la cuenta Gastos
Financieros por Pagar.
9. Los proyectos de inversión para ser
financiados con recursos de Crédito Público
deben ser presentados de acuerdo con los
manuales vigentes para cada sector
(Educación, Salud, Justicia, Defensa,

149
 Seguridad, Agropecuario, Energía,
Infraestructura urbana y vial) establecidos por
el Banco de Proyectos de Inversión (BPIN)
del Departamento Nacional de Planeación.
10. Los contratos de empréstitos de obligaciones
de Crédito Público tanto internos como
externos, deben tener las respectivas
autorizaciones, según su nivel (Nacional,
Departamental, Municipal, Territorial y
descentralizado).

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

1. La moratoria en el pago del principal da origen a intereses de más que van en detrimento del
patrimonio estatal.
2. Se origina un desconocimiento sobre el estado real de las cifras generales por concepto de las
obligaciones de Crédito Público.
3. Se pueden dejar de registrar las operaciones con la consecuente desactualización de los
auxiliares.
4. Se efectúan operaciones y transacciones no autorizadas por funcionarios competentes.
5. Aplicación de normatividad derogada y procedimientos en desuso que obstaculizan el normal
desarrollo de las operaciones de Crédito Público.
6. Se puede presentar duplicidad de funciones, aplicación de procedimientos inadecuados y dificultad
para determinar responsabilidades.
7. Dobles pagos por funcionarios no competentes para esta clase de obligaciones de Crédito Público.
8. Se distorsiona la información y se desconocen los Principios y Normas de Contabilidad Pública.
9. El manejo de las operaciones de Crédito Público, sin la aplicación de políticas gubernamentales
conlleva a un mal uso de los recursos.
10. El registro y clasificación de las operaciones no efectuado de conformidad con Principios y Normas
de Contabilidad Pública, Plan General de Contabilidad Pública y demás normas legales
establecidas, pueden generar sanciones y poca credibilidad en la información contable.
11. La no confirmación y conciliación de saldos de Crédito Público entre entes prestatarios y
prestamistas, pueden ocasionar registros incorrectos con saldos irreales de las obligaciones.
12. La valoración de los saldos de las obligaciones de Crédito Público a tasas de cambio
desactualizadas generan valores no reales en las obligaciones por pagar del ente público.
13. La no separación de registros contables entre las operaciones de los proyectos financiados y
demás operaciones de Crédito Público, conllevan a información financiera no confiable.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN
1. En el trámite de contratos de Crédito Público 12. Los contratos de Deuda Pública se celebran
interno o externo: según políticas establecidas por la Dirección,
a. Se hace la presentación del proyecto al de acuerdo al Plan de Desarrollo?
Departamento Nacional de Planeación ? 13. La colocación de títulos de Deuda Pública, se
b. Se solicitan las autorizaciones según las ajustan a las condiciones financieras de
exigencias del crédito ? carácter general que señala el Banco de la
c. Se solicita concepto financiero del República?
Departamento Nacional de Planeación? 14. Utiliza el ente público convenios de
2. Los programas de endeudamiento a través compensación y Deuda Pública?
de Crédito Público se hacen de acuerdo a la 15. Las operaciones de Deuda Pública se ajustan
Ley de Presupuesto General de la Nación ? a:
3. Las obligaciones registradas como Deuda a. La Ley?
Pública corresponden a préstamos internos y b. Políticas del Gobierno Nacional?
externos con plazos de vencimiento mayores c. Normas vigentes?
a un año ?
4. Las fuentes y usos de los recursos del ente

150
 público, se diferencian entre los provenientes
de la Crédito Público y los de otras
obligaciones financieras ?
5. Las modalidades de Crédito Público se
ajustan a las necesidades y políticas del ente
público de acuerdo al Plan de Desarrollo?
6. Existen operaciones de Crédito Público
interna con garantía de la Nación?
7. Las garantías otorgadas por la Nación,
cumplen con lo dispuesto en los
procedimientos y normas vigentes?
8. Utiliza el ente público los créditos de
proveedores y cartas de crédito en
operaciones de Crédito Público?
9. Se aplican los manuales o cartillas guías del
BID y BIRF, para el manejo de Deuda
Pública, proveniente de estas entidades?
10. Existe rotación de créditos (extensión de
plazos)?
11. Se ha dado en algún momento el refundig
(reemplazo deuda) ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

16. Los saldos vigentes de la Deuda Pública 28. Se incluyen en el Plan Financiero los pagos de
Externa se valoran a la tasa de cambio Deuda Pública que servirán de base para la
vigente a la fecha del cierre del período elaboración del Plan Anual de Caja (PAC) ?
respectivo?
17. Los valores registrados como Deuda Pública,
corresponden realmente a los conceptos
definidos dentro del contrato de empréstito?
18. Se registran y clasifican las operaciones de
Deuda Pública de conformidad con Normas 6.5 RESPONSABILIDADES
Internacionales de Contabilidad, el Plan 29. En cuanto a modificaciones de la Deuda
General de la Contabilidad Pública, y demás Pública, se ha dado el repudio de la Deuda
normas legales establecidas? o Default decisión unilateral del deudor de
19. Se llevan registros contables separados de no pagar?
los proyectos financiados con recursos de 30. Existían garantías?
créditos de Deuda Pública? 31. En cuanto al pago de intereses existe
20. Se controla la utilización de estos recursos moratoria?
en los proyectos para los cuales fueron 32. Se hace capitalización de intereses?
otorgados?
21. Se diferencia y registran correctamente los
pagos por amortizaciones, intereses,
comisiones y otras erogaciones en las
operaciones de Crédito Público?
22. Existen controles administrativos que
garanticen el buen manejo de las
operaciones relacionadas con Crédito
Público?.
23. Los saldos registrados como Crédito Público:
a. Se analizan?
b. Se confirman periódicamente?
24. Se llevan libros auxiliares separados de los
contratos de Deuda Pública otorgados en las

151
 diferentes monedas autorizadas ?
25. Las operaciones de manejo de Deuda
Pública se contratan en forma:
a. Directa?
b. Por licitación?
c. Se ajustan a lo previsto en la Ley 80/93?
d. A las normas en materia de Crédito
Público?
26. Tiene el ente público obligaciones por Crédito
Público reprogramadas o refinanciadas?
27. En algún momento se ha dado la
condonación y/o alivio de la deuda:
a. Total?
b. - Parcial?

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor con su equipo de trabajo discutirá los objetivos del programa, y los pasos contenidos en él,
asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Verifique que la contratación de empréstitos y demás modalidades de operaciones de Crédito

Público se ajusten a las políticas, planes y programas del ente público como las establecidas en el
Plan de Desarrollo.
2. Realice planilla sumaria con los saldos de las cuentas de Crédito Público, compárelos con los del
período anterior y verifique con registros auxiliares.
3. De acuerdo al punto anterior, prepare las respectivas subcédulas que descompongan los saldos de
las cuentas, cotéjelos con los del periodo anterior y determine la variación absoluta y relativa.
4. 4.Verifique las notas a los Estados Contables, compárelas con los registros auxiliares y los Estados
Contables Básicos.
5. 5.Cruce la información de operaciones de Deuda Pública del Estado de Balance General y Estado
de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, con los demás Estados Contables (Estado
de Flujo de Efectivo, Estado de Cambios en la Situación Financiera y Estado de Ejecución
Presupuestal)
6. Determine los montos de contratos de empréstitos dejados de pagar, refinanciados, rotación de
créditos (extensión de plazos), suspensión de pago, capitalización de intereses, condonación de
deudas y analice sus causas y consecuencias.
7. 7.Verifique que las operaciones de Crédito Público, estén realizadas de acuerdo con las normas
vigentes que las regulan.
8. Verifique que todo registro contable relacionado con operaciones de deuda pública esté
debidamente soportado, aprobado, legalizado, clasificadas de acuerdo al Plan General de
Contabilidad Pública.
9. Solicite el presupuesto aprobado para el Ente Público y cruce el rubro de Servicio de la Deuda con
las amortizaciones de capital, intereses y demás gastos de Deuda Pública y verifique su registro.
10. Determine que existan los suficientes controles administrativos, que aseguren el correcto manejo de
las obligaciones por concepto de Crédito Público.
11. Confirme los saldos de Crédito Público e investigue las diferencias.
12. Verifique que los registros auxiliares de las obligaciones de Crédito Público, contengan como
mínimo lo siguiente:
a. Identificación del empréstito y fecha de celebración.
b. Prestatario
c. Entidad prestamista
d. Monto del empréstito
e. Moneda
f. Destinación
g. Tasa de interés y período de pago

152
 h. Comisión de compromiso
i. Serie, número y valor de cada documento, si se trata de emisión de títulos.
13. Solicite conciliación realizada entre el ente prestamista y el prestatario, analice sus resultados y
verifique registros contables.
14. 14.Verifique las cuentas de Crédito Público, sus asimiladas y conexas que se encuentren
clasificadas de acuerdo con la metodología de las operaciones efectivas del programa anual
mensualizado de Caja -PAC.
15. Verifique que dentro del período examinado solo se hayan registrado operaciones de Crédito
Público realmente efectuadas.
16. Verifique que en la emisión de títulos o bonos de Deuda Pública, se utilicen los mecanismos y
procedimientos adecuados de colocación y se ajusten a las normas vigentes.
17. Verifique la redención de los títulos, que se hayan constituido los fondos de amortización y
determinado correctamente los rendimientos.
18. Verifique el índice de endeudamiento y analice su resultado.
19. De acuerdo a la evaluación del Control Interno, prepare procedimientos adicionales que le permitan
el logro de los objetivos propuestos.

5.4.3.2.2 Cuentas por Pagar

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA:

Pasivo – Cuentas por Pagar

- Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales.

- Adquisición de Bienes y Servicios del Exterior.
- Operaciones de Seguro y Reaseguro.
- Aportes por Pagar a Afiliados
- Intereses por Pagar
- Comisiones por Pagar
- Acreedores
- Gastos Financieros por Pagar
- Intereses de Títulos Emitido
- Subsidios Asignados
- Retención en la Fuente e Impuesto e Timbre
- Impuestos, Contribuciones y Tasas por Pagar
- Impuestos al Valor Agregado IVA
- Avances y Anticipos Recibidos.
- Recursos Recibidos en Administración
- Créditos Judiciales.
- Premios por Pagar.
- Otras Cuentas por Pagar.

2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar que: Determinar:
1. Las obligaciones contraídas por el ente 1. Si las cifras que muestra el grupo están
público, estén debidamente autorizadas y debidamente representados por las cuentas del
registradas. Plan General de Contabilidad Pública.
2. Las cuentas que conforman este grupo (Totalidad y Existencia)
estén clasificadas y presentadas 2. Que los saldos que muestran las cuentas por
adecuadamente en los Estados y Notas pagar, correspondan efectivamente a las
Contables. obligaciones reales y pendientes de pago.
3. Las obligaciones adquiridas estén (Presentación y Totalidad)
debidamente soportadas. 3. Que todas las obligaciones adquiridas por el

153
 4. De acuerdo a la naturaleza del ente público, estén respaldadas por
compromiso se realiza la adecuada y adquisiciones de bienes y servicios
oportuna causación. efectivamente recibidos. (Totalidad, Existencia
5. Los registros se hayan efectuado de y Presentación)
acuerdo a Principios y Normas de 4. Las garantías otorgadas y los gravámenes que
Contabilidad Pública. existen sobre bienes del ente público, por
6. Los compromisos que adquiere el ente hipoteca y prenda. (Presentación)
público, estén encaminados al 5. Evaluar el Sistema de Control Interno.
cumplimiento del objeto social.

4. FUENTES DE CRITERIO 5. CRITERIOS DE AUDITORÍA

Se debe consultar PGCP, resoluciones, circulares
y conceptos de la CGN; Manuales de
procedimiento de Tesorería, normas de Control
Fiscal y Control Interno.
1. Se deben identificar las cuentas que
representan obligaciones contraídas por el ente
público, en desarrollo del giro ordinario de sus
actividades.
2. Los bienes adquiridos a cualquier título con el
propósito de ser comercializados, trasformados
o para la prestación de los servicios del ente
público, deben haber sido adquiridos de
acuerdo a la normatividad vigente.
3. Las cuentas por pagar se deben clasificar de
acuerdo al concepto que las origina al grupo
que corresponda.
4. La presentación de los diferentes conceptos de
cuentas por pagar dentro del Estado de
Balance General, se debe agrupar de acuerdo
al PGCP.
5. Se debe presentar por separado las deudas a
favor de proveedores por la adquisición de
bienes o servicios, que representa las
actividades propias del ente público los cuales
incluyen los fletes, gastos de incorporación y
demás erogaciones en que se haya incurrido y
que estén aún pendientes de pago.
6. Los pasivos a favor de accionistas y
funcionarios se deben presentar por separado.
7. Los pasivos por los impuestos y por la
participación de utilidades, deben mostrarse
separadamente.
8. Los pasivos en moneda extranjera, deben
revelarse en la moneda legal al tipo de cambio
vigente a la fecha de presentación de los
Estados Contables o cierre del ejercicio, así
mismo reflejarse en notas a estos.

6. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

1. Al no definirse sobre quien recae la responsabilidad de la aprobación del pago de facturas no se
cumple con los compromisos oportunamente.
2. Existe la posibilidad de efectuar pagos sobre elementos no recibidos, recibir mercancía defectuosa y
anticipar la causación de la obligación.
3. El procedimiento de pago está incompleto ante la falta de soporte.
4. Si no existe un adecuado control sobre la devolución de mercancías, se puede incurrir en perjuicio
económico al pagar lo que no se ha aceptado.
5. Pueden ser considerados los beneficios económicos que se pierden al no acceder a descuentos.
6. Hay posibilidad de manipular los registros, con miras a una indebida apropiación.

154
7. Se incurre en pago de intereses innecesarios.
8. Los errores involuntarios o intencionados pueden pasar desapercibidos, lo que permite la posibilidad
de apropiarse dolosamente de fondos al pagarse pasivos ficticios.
9. No se refleja el verdadero saldo de las cuentas por pagar.
10. Compromisos indiscriminados en las cuentas por pagar pueden poner en peligro la estabilidad
económica.
11. Se pueden presentar pagos indebidos o dobles pagos, ante la ausencia de una responsabilidad
definida sobre la aprobación de facturas por pagar.
12. Se carece de evidencia documentaria, para el cumplimiento de los procedimientos adecuados de
recepción, registro y aprobación de pagos.
13. Se carece de información sobre la real recepción de los bienes adquiridos, y en consecuencia
pueden pagarse o considerarse como obligaciones por bienes o mercancías que no han sido
recibidas.
14. Se dejan de detectar posibles irregularidades por la creación de pasivos inexistentes o por
sustracción de documentos.
15. Se presenta perjuicios económicos al pagar mercancías o bienes que fueron devueltos al proveedor,
por falta de un adecuado control y registro de las devoluciones.
16. Se pueden producir pagos en exceso al no efectuarse deducciones en las facturas por los anticipos
recibidos.
17. Se crean cuentas por pagar ficticias al no existir funcionario responsable, con el fin de apropiarse
posteriormente del efectivo destinado a pagarlos.
18. Se desaprovechan los beneficios del pronto pago, dentro de los periodos de descuento.
19. Se pueden renovar documentos indebidamente para encubrir temporalmente la apropiación de
fondos utilizados para cancelar una obligación.
20. Se producen dobles desembolsos por presentación de documentos ya pagados.

7. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN
1.Existe un manual de procedimientos que 4. Todas las adquisiciones se tramitan por el
describa para el grupo de cuentas por pagar, lo funcionario competente, mediante:
relacionado con: a. Pedidos ?
b. Órdenes de compra?
a. Autorización ? 5. Son adecuados los procedimientos utilizados para
b. Custodia ? tramitar las mercancías devueltas a los
c. Registro y Control ? proveedores?
d. Responsabilidades ? 6. Existen controles para el pago de facturas dentro
1. El manual de procedimientos es evaluado y del periodo de descuento?
actualizado periódicamente? 7. La dirección aprueba aquellas obligaciones o
2. Los procedimientos definen claramente las pasivos provenientes de las obligaciones no
funciones de: usuales del ente público ?
a. Verificación ? 8. Se requiere autorización de funcionario
b. Aprobación del pago de facturas? competente firmas autorizadas para contraer las
3. El departamento que verifica y aprueba las obligaciones ?
cuentas por pagar es independiente de:
a. El departamento de compras ?
b. La caja general ?
c. La recepción de mercancías y
suministros ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

9. Existe un adecuado registro de pedidos?
10. Se concilian periódicamente los registros
auxiliares de cuentas por pagar con la
cuenta control ?
11. Los registros de cuentas por pagar son:
14. La autorización de emisión de documentos que
comprometan financieramente al ente público, está
definida en funcionario responsable?
15. La renovación de documentos por pagar es
responsabilidad de las mismas personas que los

155
 a. Adecuados ?
b. Oportunos?
12. Se registran oportunamente los ajustes por
diferencia en cambio?
13. Los documentos pagados son:
a. Archivados adecuadamente ?
b. Anulados de manera que se impida el
doble pago?
suscribieron originalmente?
16. Se concilian las cuentas por pagar?
17. Se controlan adecuadamente:
18. Las devoluciones sobre compras ?
19. Los Descuentos en compras ?
20. Existen mecanismos de control para los dineros
recibidos como Avances y Anticipos por:
a. Ventas ?
b. Fondo para Proyectos específicos ?
c. Convenios ?
d. Acuerdos ?
e. Contratos ?
21. Se llevan registros auxiliares de cuentas por pagar
que especifique:
a. Beneficiario ?
b. Número de Documento ?
c. Fecha de Adquisición ?
d. Fecha de Vencimiento ?
e. Cuantía ?

Nota: El auditor en cada ente público según la

naturaleza y de acuerdo a su criterio diseñará los
cuestionamientos adicionales para complementar su
estudio y evaluar el riesgo.
6.5 RESPONSABILIDADES
22. Para las operaciones en moneda extranjera se
aplica correctamente el tipo de cambio?
23. Se aplican correctamente las tasas de captación
reguladas por la Junta Directiva del Banco de la
República y de acuerdo con los parámetros
establecidos por la Superintendencia Bancaria;
Superintendencia de Valores y el ente público?.

Nota: El auditor en cada ente público según la

naturaleza y de acuerdo a su criterio diseñará los
cuestionamientos adicionales para complementar su
estudio y evaluar el riesgo.

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo, los objetivos del programa y los pasos contenidos
en él, asegurarse que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare una planilla sumaria que muestre el saldo de las cuentas por pagar, confróntelo con los
del periodo anterior y libros auxiliares.
2. Prepare subcédulas que descompongan el grupo de cuentas por pagar, cotéjelos con los del
periodo anterior, crúcelos contra registros auxiliares y determine la variación absoluta y relativa.
3. Verifique las notas a los Estados Contables y crúcelo contra los registros auxiliares y saldos de
los Estados Contables.
4. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Económica y Social con los demás Estados Contables Básicos.
5. Solicite relación de cuentas por pagar y cruce con registros auxiliares y soportes.
6. Realice confirmación de saldos de las cuentas por pagar y crúcela contra registros auxiliares e
investigue las diferencias.
7. Revise los procedimientos seguidos para el pago de facturas con descuentos por pronto pago y

156
 coteje su registro.
8. Confronte los estados de cuentas mensuales de los acreedores con los saldos que figuran en los
registros auxiliares.
9. Investigue partidas antiguas pendientes de pago e indague las causas.
10. Examine los soportes pagados para verificar su cancelación y constate que se hayan hecho
todas las anotaciones del caso que impidan su posterior presentación para un doble pago.
11. Analice los gastos efectuados durante el periodo por concepto de intereses y crúcelo con los
soportes.
12. Examine los orígenes de las retenciones efectuadas y verifique que hayan sido:
a. Consignadas oportunamente
b. Que se hayan tomado sobre la base
c. correcta
d. Que se haya aplicado el porcentaje correctamente.
13. Examine los pagos efectuados durante el año, para cancelar los impuestos y contribuciones.
14. De acuerdo a la Evaluación del Control Interno, prepare procedimientos adicionales que le
permitan el logro de los objetivos propuestos.

5.4.3.2.3 Obligaciones Laborales y de Segiridad Social Integral

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA:

Pasivo - Obligaciones Laborales y de Seguridad Social Integral

- Salarios y Prestaciones Sociales

- Pensiones y Prestaciones Económicas por Pagar
- Administración de la Seguridad Social en Salud
- Administración de la Seguridad Social en Riesgos Profesionales

2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar: Determinar:
1. La aplicación de las normas legales 1. El correcto registro de los pagos efectuados
relacionadas con la contratación, pago de por concepto de salarios, aportes, retenciones
salarios y liquidación de prestaciones sociales. sobre salarios y pagos de prestaciones
2. El adecuado registro de las obligaciones sociales. (Exactitud, Totalidad y Presentación)
contraídas por el ente público con funcionarios o 2. La correcta liquidación de los aportes
exfuncionarios. parafiscales. (Exactitud, Totalidad y
3. Que los costos y gastos por prestaciones Presentación)
sociales sean controlados y registradas 3. Evaluar el Sistema de Control Interno.
adecuadamente.
4. Que la preparación y pago de la nómina cuente
con la debida aprobación.
5. El oportuno traslado a los fondos
administradores de cesantías las sumas
adeudadas a los funcionarios del ente público. .

3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA

Se debe consultar el Plan General de la Contabilidad
Pública, Circulares Externas y doctrina contable
expedidas por la Contaduría General de la Nación,
Ley 100/93, Ley 50/90 y demás normas vigentes
1. Las obligaciones laborales deben representar
el valor de los pasivos a cargo del ente público
a favor de los funcionarios, exfuncionarios o
beneficiarios, originados en virtud de normas
legales, convenciones de trabajo o pactos
colectivos.
2. Deben identificarse cuando existe la obligación

157
 adquirida a favor de los empleados,
clasificarlos de conformidad con la naturaleza
salarial o prestacional de la obligación, como
un pasivo estimado y ajustarlo a su valor real.
3. Se debe consultar el Plan General de la
Contabilidad Pública, Circulares Externas y
doctrina contable expedidas por la Contaduría
General de la Nación, Ley 100/93, Ley 50/90 y
demás normas vigentes.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

1. La falta de control permite que se alteren datos en el archivo de los funcionarios.
2. El ente público puede incurrir en gastos adicionales por la duplicidad de funciones, y de
procedimientos inadecuados.
3. Los funcionarios no autorizados, pueden realizar operaciones que originen posibles fraudes.
4. Pueden no quedar registradas oportunamente las operaciones derivadas de las obligaciones, por falta
de documentos soportes que legalizan la operación.
5. Puede presentarse deterioro, daño y pérdida del archivo existente.
6. Se dejan de detectar posibles irregularidades como la incorporación de nuevos funcionarios no
existentes en la planta.
7. Se puede presentar sustracción de documentos para acciones indebidas.
8. El reporte inoportuno de las novedades a la dependencia de personal y la de nómina, puede generar
doble pago de las obligaciones.
9. Las irregularidades en las nóminas se puede disminuir con la segregación de las funciones en cuanto
a la preparación, elaboración y pago.
10. La no información oportuna al departamento de contabilidad de cualquier cambio que deba efectuarse
a nivel de ingreso o retiro de personal genera obligaciones inexistentes.
11. Pueden incrementarse las nóminas de sueldos y salarios.
12. Es posible pagar a funcionarios por trabajos no realizados.
13. Puede suscitarse otros errores en los cómputos de las nóminas por sueldos.
14. Manejo de nóminas paralelas innecesarias que afecten el presupuesto y criterio de las entidades.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN
1. El archivo individual de cada trabajador 3. Se ha establecido que todas las autorizaciones,
contiene: especialmente avisos de despido o retiro de
empleado son notificados prontamente al
a. Fecha de ingreso ? departamento de liquidaciones de nómina ?
b. Novedades debidamente aprobadas?
c. Bases del sueldo ?
d. Pagos parciales de cesantías y
autorizaciones de la oficina de trabajo ?
e. Autorizaciones para el descuento del
salario ?
f. Acumulación de pagos de salarios ?
g. Contrato de trabajo ?
h. Examen médico de ingreso ?
i. Evidencia de la renuncia a que hubiere
lugar ?
j. Aviso a la E.P.S para efectos de la
inscripción del trabajador ?
k. - Investigaciones efectuadas para la
contratación del trabajador ?
l. Informaciones necesarias para dar

158
 cumplimiento a las disposiciones relativas
a la retención de impuestos sobre salarios
pagados?
m. Otras informaciones para cumplir
disposiciones legales ?
2. Se guardan los archivos en forma tal que no
tengan acceso a ellos personas que:
a. Preparan la nómina ?
b. Las aprueben ?
c. Realicen su pago ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

12. Los funcionarios que preparan la nómina y
4. Los registros de tiempo u otras informaciones liquidan las prestaciones sociales, tienen
que sirvan de base para la preparación de la funciones independientes de la contratación o
nómina, son preparadas y llevadas despido del personal?
independientemente de quienes intervienen en 13. Estos funcionarios son independientes de las que
la elaboración de las mismas? registran y contabilizan las liquidaciones de
5. Las horas extras y otras bonificaciones prestaciones sociales ?
especiales son aprobados por empleados que 14. Se revisa la nómina y la liquidación de
supervisan las actividades pero que no: prestaciones sociales por empleados que no
a. Preparan las nóminas ? intervienen en su:
b. Realizan el pago ? a. Preparación ?
6. Los funcionarios que preparan la nómina y b. Autorización ?
liquidan las prestaciones sociales, tienen c. Pagos ?
funciones independientes de la contratación o 15. La nómina y las liquidaciones de prestaciones
despido del personal? sociales son aprobadas por un empleado
7. Estos funcionarios son independientes de las responsable?
que registran y contabilizan las liquidaciones 16. Se efectúa todos los descuentos ?
de prestaciones sociales ? 17. Se realizan todas las retenciones sobre sueldos
8. Se revisa la nómina y la liquidación de conforme a lo establecido por las normas
prestaciones sociales por empleados que no legales?
intervienen en su:
a. Preparación ?
b. Autorización ? 6.5 RESPONSABILIDADES

159
 c. Pagos ? 18. El pago en cheque o en efectivo es efectuado por
9. La nómina y las liquidaciones de prestaciones empleado que:
sociales son aprobadas por un empleado a. No interviene ni controla la preparación de la
responsable? nómina?
10. Se efectúa todos los descuentos ? b. No son responsables por la contratación o
11. Se realizan todas las retenciones sobre despido del personal ?
sueldos conforme a lo establecido por las c. No aprueban los informes de tiempo ?
normas legales?
19. Se comparan los endosos, al menos
selectivamente, con las firmas de los empleados
en el archivo ?
20. Cuando el pago se hace en efectivo, se firma el
desprendible ?
21. Se devuelven a pagaduría o tesorería, los
salarios y liquidaciones de prestaciones sociales
no reclamados ?
22. El funcionario que efectúa el pago informa
directamente a contabilidad aquellos sueldos y
prestaciones sociales no reclamados ?
23. Se pagan tales salarios y prestaciones sociales
no reclamados en una fecha posterior con base
en:
24. La evidencia de asistencia y cumplimiento de las
funciones ?
25. Aprobación por un empleado que no sea
responsable de la preparación de la nómina o del
informe de tiempo ?

Nota: El auditor en cada ente público según la

naturaleza y de acuerdo a su criterio diseñará los
cuestionarios adicionales.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo, los objetivos del programa y los pasos contenidos
en el y asegurarse que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare cédula sumaria que muestre los saldos del grupo de Obligaciones Laborales para el periodo
objeto de examen y compare con las cifras del periodo anterior.
2. Elabore subcédulas que descompongan los saldos de las cuentas que conforman las obligaciones
laborales a la fecha del examen, cruce los saldos con registros auxiliares y determine la variación
absoluta y relativa.
3. Verifique las notas a los Estados Contables y crúcelas con el Estado de Balance General.
4. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General, con los demás Estados
Contables Básicos.
5. Verifique que todo el personal que figura en la nómina, haya sido vinculado legalmente y que cumpla
con todos los requisitos establecidos para el cargo.
6. Tome el saldo de la cuenta obligaciones laborales por pagar, verifique la causa y establezca la
veracidad de la obligación.
7. Seleccione algunas dependencias y verifique que el personal que labora pertenezca a la planta.
8. Seleccione en la nómina pendiente de pago, algunos empleados y compruebe lo siguiente:
9. Que corresponda a un cargo creado legal y administrativamente para el ente público.
10. Que existe el acto administrativo, mediante el cual se vinculó laboralmente al empleado y que en el
conste todos los requisitos legales (contrato o resolución de nombramiento).
11. Que existan funciones establecidas para ese cargo y que se hayan dado a conocer al empleado.
12. Seleccione la nómina pendiente de pago de algunos empleados y compruebe lo siguiente:
13. A qué periodo corresponde esa nómina

160
14. Que el número de empleados que figura en
15. esa nómina correspondan a esa dependencia.
16. Que el sueldo básico corresponda al que se haya convenido en el acto administrativo.
17. Que los días laborales que se liquidan sean los que figuran en el registro de control de tiempo.
18. Compruebe la veracidad de las horas extras liquidadas, comisiones o pagos de auxilios de transporte.
19. Verifique la exactitud del cálculo de las deducciones y los aportes parafiscales.
20. Obtenga registro de planillas de horario u otras de trabajo y crúcelos con las nóminas.
21. Compruebe cálculos sobre salarios, horas extras, primas y otros.
22. Mediante prueba selectiva verifique las sumas de devengado, deducciones, descuentos y crúcelos
contra los registros contables.
23. Solicite la nómina de pensionados y verifique:
a. Resolución de Pensión
b. Beneficiarios
c. Sustitución
d. Cálculos sobre descuentos
24. De acuerdo a la evaluación del Control Interno, prepare procedimientos adicionales que le permitan el
logro de los objetivos propuestos.

5.4.3.2. 4 Otros Bonos y Títulos Emitidos

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA:

Pasivo - Otros Bonos y Títulos Emitidos

- Bonos Pensionales
- Títulos Emitidos

2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
. Determinar:
Determinar que:
1. El objetivo por el cual se realizó la emisión se
cumplió.
2. El máximo órgano del ente público, evaluó el
mercado antes de realizar la emisión.
3. La emisión de los bonos y títulos a cargo del
ente público, cumplan con las normas
vigentes.
4. Los títulos que se encuentran en circulación
estén dentro del tiempo estipulado para el
cual fue expedido.
2. OBJETIVOS
2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
1. Que los saldos que muestra el grupo de Bonos y
Títulos Emitidos en los estados contables
corresponden al total de la emisión de los bonos y
títulos. (Totalidad y Exactitud)
2. La existencia, propiedad y adecuada protección de
las obligaciones a cargo del ente público por
concepto de las emisiones. (Existencia y
Derechos)
3. Si los bonos y títulos emitidos han sido valuados
de acuerdo a los Principios y Normas de
Contabilidad Pública. (Valuación y Exactitud)
4. La exactitud del cálculo realizado de los intereses
se cause de acuerdo a lo pactado. (Exactitud)
5. Que el valor de la redención total o parcial
corresponde a los bonos o títulos colocados.
(Exactitud y Totalidad)
6. Que los títulos emitidos en moneda extranjera, se
les haya efectuado el ajuste por diferencia en
cambio. (Exactitud y Presentación)
7. Si existe un adecuado control respecto a la
emisión, colocación, rendimiento y redención de
los títulos y bonos emitidos por el ente público.
(Totalidad y Presentación)
8. Evaluar el Sistema de Control Interno.

161
 3. FUENTES DE CRITERIO
Los bonos y títulos emitidos por los entes
públicos, se deben registrar de acuerdo a los
Principios y Normas de Contabilidad Pública.
Consulte el PGCP, resoluciones y circulares
expedidos por la CGN.
Consulte normas que regulan el mercado de
valores.
4. CRITERIOS DE AUDITORÍA
1. La prima o descuento generado en la colocación
de los bonos y títulos por exceso o defecto frente
al valor nominal de los mismos, se debe amortizar
en forma sistemática durante su periodo de
maduración de acuerdo con los términos pactados
de pago del capital y los rendimientos.
2. Este grupo debe incluir los bonos y títulos
pensionales que se emitan a nombre de los
funcionarios que deciden trasladarse al nuevo
sistema de ahorro pensional de acuerdo con las
normas de seguridad social vigentes.
3. Se debe agrupar el valor de las obligaciones
generadas en la colocación de títulos emitidos por
el Banco de la República, en desarrollo de la
actividad de regulación monetaria y cambiaria que
le corresponde por Ley, como los Títulos de
participación, los Títulos expedidos a las
corporaciones de ahorro y vivienda y los
expedidos en divisas.
4. Debe representar el valor de los bonos emitidos y
en circulación para financiar las operaciones del
ente público, que no constituyen deuda pública de
acuerdo con las normas vigentes.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

1. Origina duplicidad de funciones, procedimientos inadecuados y dificultad para determinar
responsabilidades.
2. Puede aplicarse procedimientos inadecuados y normatividad obsoleta por desactualización de los
manuales.
3. Utilización de fondos para fines diferentes a los destinados.
4. Se facilita la confusión, lo que puede permitir sustracciones o faltantes.Ocasiona costos o gastos
innecesarios en contra de los intereses del ente público
5. Se facilita el manejo indebido de los títulos emitidos por falta de revisión y control periódico.
6. Se presenta duplicidad de títulos y registros que origina alteraciones y fraudes.
7. La no oportuna aplicación del tipo de cambio, presenta Estados Contables no confiables.
8. Pérdida de control administrativo y posibilidad de fraude.
9. Se pierde el control para conocer los pasivos redimidos y los intereses pagados y pueden realizarse
dobles pagos.
10. Se pueden alterar los registros contables para encubrir faltantes por apropiaciones de los pagos, o
crear pasivos no autorizados o emitidos.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN
1. Existen Manuales de procedimientos que 3. ¿Están claramente definidos los niveles de
regulen las funciones de registro, manejo y autorización para la expedición y control de
cancelación de bonos y títulos emitidos por el firmas autorizadas?
ente público? 4. ¿Está debidamente autorizada la anulación y
2. ¿El Manual de procedimientos es evaluado y cancelación física de títulos redimidos y los
actualizado periódicamente? inutilizados por daño en su expedición?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

5. ¿Se lleva un adecuado control de vencimiento 8. ¿Se encuentran debidamente protegidos y

162
 de los bonos y títulos emitidos? custodiados los títulos en blanco pendientes de
6. ¿Se efectúa periódicamente arqueos de títulos emitir?
en poder del ente público?
7. ¿Los títulos y bonos expedidos se controlan a 6.5 RESPONSABILIDADES
través de una numeración preimpresa y
9. Para las operaciones en moneda extranjera se
consecutiva?
aplica correctamente el tipo de cambio?
10. ¿Se aplican correctamente las tasas de
captación reguladas por la Junta Directiva del
Banco de la República y de acuerdo con los
parámetros establecidos por la Superintendencia
Financiera y el ente público?

Nota: El auditor en cada ente público según la

naturaleza y de acuerdo a su criterio diseñará los
cuestionamientos adicionales para complementar su
estudio y evaluar el riesgo.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo, los objetivos del programa y los pasos contenidos
en él y asegurarse que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare planilla sumaria que muestre en detalle los saldos que conforman el grupo de esta cuenta a
31 de diciembre del año auditado y compárelos con los del periodo anterior, verificando los registros
contables.
2. Prepare subcédulas que descompongan el grupo de cuentas por pagar, cotéjelas con las del periodo
anterior y determine la variación relativa y absoluta.
3. Verifique que las notas a los Estados Contables revelen la información adicional necesaria y que
correspondan a las explicaciones que las complementan.
4. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Económica, Social y Ambiental, con los demás estados contables básicos.
5. Examine los actos o normas legales y verifique la autorización y aprobación de endeudamiento, o
emisión de bonos y verifique los registros contables.
6. En los contratos de emisión de obligaciones prepare un resumen de las cláusulas más significativas
que indiquen:
a. Valor nominal
b. Tasas de interés, formas y fechas de pago.
c. Fecha de vencimiento de la emisión
d. Gravámenes
e. Restricciones
f. Nombre del fiduciario, sus funciones y responsabilidades.
g. Base para cualquier emisión adicional.
7. Solicite una relación de los bonos por pagar y analice: Que los bonos emitidos y en circulación estén
registrados en las cuentas del mayor y crúcelos con las autorizaciones.
8. Investigue el producto de los bonos emitidos; determine el ingreso del efectivo y revise los registros
correspondientes.
9. Examine los retiros de bonos y compruebe con los bonos mutilados, el certificado o acta de
incineración.
10. Verifique los intereses pagados y crúcelos con los libros auxiliares de control y el libro diario.
11. En caso que el ente público utilice un fiduciario, confirme directamente el importe de los bonos en
circulación y requiera lo siguiente:
a. Verificación cláusulas contractuales.
b. Descripción exacta de la emisión, fechas de vencimiento y tasa de interés.
c. Bonos redimidos o adquiridos por el ente público durante el año.
d. Importe en circulación a la fecha del balance contable.
12. Revise los pagos por concepto de intereses sobre bonos y verifique la obligación que generan dichos
intereses.

163
13. Examine los egresos de fondos por tal concepto y revise la documentación soporte así como los
cupones debidamente cancelados y las autorizaciones para el pago.
14. Concilie la cuenta bancaria a través de la cual se pagan dichos intereses.
15. Verifique la corrección de los cálculos hechos por el ente público para el pago de intereses.
16. Determine el saldo por intereses pendientes de pago a la fecha de cierre y compárelo con la cuenta
correspondiente del pasivo acumulado.
17. Verifique si existe un adecuado control de vencimiento de las obligaciones, que permita establecer su
óptimo manejo y la adecuada clasificación.
18. Revise selectivamente los títulos o bonos cancelados con el fin de establecer si se efectuó pagos
antes de su vencimiento y verifíquelos con las políticas de emisión.
19. Verifique que los títulos cancelados estén debidamente invalidados y coteje su registro contable.
20. Determine la existencia real del pasivo, que se encuentren bajo custodia o en fideicomiso.
21. Solicite a la parte administrativa la relación de bonos y demás títulos emitidos por clase, fecha de
emisión, valores y verifique:
22. Que su saldo corresponde con la cifra reflejada en el balance.
23. El documento que soporta el fideicomiso esté de acuerdo con las normas y reglamentaciones vigentes.
24. Si los ajustes de esta cuenta están autorizados por funcionario responsable y debidamente
soportados.
25. Realice los demás procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de este
grupo.

5.4.3.2.5 Pasivos Estimados

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Pasivo - Pasivos Estimados

- Provisión para Obligaciones Fiscales

- Provisión para Contingencias
- Provisión para Prestaciones Sociales
- Provisión para Pensiones
- Provisión para Bonos Pensionales
- Pasivo Pensional Conmutado
- Provisión Para Seguros y Reaseguros
- Provisión Fondos de Garantías
- Provisiones Diversas

2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2 DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar que: Determinar que:
1. Los valores estimados por el ente público, 1. Las Provisiones se calcularon técnicamente y
estén fundamentados legalmente, con el registradas en el periodo correspondiente. (Exactitud
fin de cubrir obligaciones, costos y gastos y Totalidad)
futuros no determinados. 2. Las provisiones registradas representen valores
2. Las provisiones para contingencias estimados por el ente público, para cubrir
(civiles, laborales, penales y obligaciones, costos y gastos futuros no
administrativas), se registren de acuerdo a determinados y acreencias laborales no
la autorización y estimación de la Oficina consolidadas. (Exactitud y Totalidad)
Jurídica. 3. Las provisiones hayan sido reconocidas, clasificadas
3. El cálculo actuarial (base para la provisión y valoradas de acuerdo al concepto que las originó.
de pensiones de jubilación) se encuentra (Valuación, Presentación y Revelación)
actualizado de acuerdo con la 4. Evaluar el Sistema de Control Interno.
normatividad vigente.
4. El cálculo de las provisiones se haya

164
 realizado de acuerdo a un concepto
técnico y su aplicación uniformemente.
5. Las provisiones estimadas han sido
reconocidas, clasificadas y valoradas de
acuerdo con el concepto que las originó.

3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA

Los pasivos estimados deben reconocerse,
clasificarse y valorarse de acuerdo con el
concepto que los origine y de acuerdo al Plan
General de la Contabilidad Pública y
Circulares Externas.
1. Para el cálculo de las provisiones, se deben utilizar
métodos de reconocido valor técnico.
2. Se debe solicitar información periódica a la oficina
jurídica del ente público sobre las posibles pérdidas
por demandas.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

1. La no contabilización de las provisiones en el periodo contable, puede ocasionar distorsión en el
resultado del ejercicio.
2. El no utilizar un cálculo apropiado de acuerdo a la normatividad vigente, al momento de contabilizar las
provisiones, puede presentar desfases, que afecten el Estado de Actividad Financiera, Económica y
Social.
3. El porcentaje del cálculo de las provisiones debe ajustarse a las normas generales.
4. La no revisión oportuna de los cálculos hechos para la provisión de las cesantías y los intereses a las
mismas, puede presentar inconsistencias en la presentación de los Estados Contables.
5. La no verificación oportuna del pasivo causado sobre cesantías que deben ser asumidas por otros
entes, puede causar al ente público gastos que no le corresponden.
6. El no registro de los Pasivos Estimados origina Estados Contables no confiables.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN
1. ¿Se elaboran oportunamente las 3. ¿Están todas las provisiones debidamente
provisiones? autorizadas y aprobadas por funcionario
2. ¿Las provisiones son calculadas competente?
técnicamente, para cada una de las
cuentas que conforman el grupo de
pasivos estimados?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

4. Se concilian periódicamente las cuentas 10. Para determinar pertinencia
de control del mayor con los registros
auxiliares?
5. Para efectos de la provisión se calculan 6.5 RESPONSABILIDADES

165
 periódicamente: 11. Para determinar pertinencia
6. ¿Cesantías?
7. ¿Intereses?
8. ¿Se comprueba que las cesantías que
son asumidas por otros entes públicos,
se les haya causado el pasivo
correspondiente ?
9. El valor presente de las futuras
pensiones de jubilación, que el ente
público deba pagar a los servidores que
adquieran ese derecho, es registrado de
conformidad con las normas legales y
contables vigentes?
Nota: El auditor en cada ente público según la
naturaleza y de acuerdo a su criterio diseñará los
cuestionarios adicionales para complementar su
estudio y evaluar el riesgo.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
1. Prepare planilla sumaria que muestre el saldo de las cuentas que conforman este grupo, confróntelos
con los del periodo anterior y libros auxiliares.
2. Prepare subcédulas que descomponga el grupo de pasivos estimados, cotéjelos con los del periodo
anterior y determine la variación absoluta.
3. Verifique que las notas a los estados contables, revelen la información adicional necesaria y que
correspondan a las explicaciones que las complementan.
4. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Económica, Social y Ambiental, con los demás estados contables básicos.
5. Analice los documentos que soportan cada uno de estos registros y verifique su autenticidad y
exactitud.
6. Una vez analizado los documentos efectúe cálculos y verifique la adecuada amortización de las
cuentas que conforman el grupo de pasivos estimados.
7. Solicite a la oficina jurídica relación de los procesos que cursan en contra del ente público y verifique
su registro.
8. Solicite el estudio del cálculo actuarial y verifique su registro.
9. Realice los demás procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de este
grupo.

5.4.3.2.6 Otros Pasivos

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Pasivo – Otros Pasivos

- Recaudo a Favor de Terceros

- Ingresos Recibidos por Anticipado
- Créditos Diferidos
- Anticipos Impuestos
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar si: Determinar si:
1. En el grupo de otros pasivos están incluidas 5. Se han recaudado las regalías, impuestos,
todas las cuentas que no están en los demás sobretasa a la gasolina, venta efectuada por
grupos del pasivo. terceros y otros recaudos. (Totalidad y
2. Las obligaciones adquiridas por el Fondo de Exactitud)
Garantías de Instituciones Financieras se 6. Se han recibido anticipadamente dineros que

166
 efectuaron de acuerdo con el cometido estatal.
3. Los Otros Pasivos están adecuadamente
presentados en el Estado de Balance General.
4. Existen garantías otorgadas, gravámenes o
restricciones y estas se presenten
adecuadamente en los Estados Contables.
3. FUENTES DE CRITERIO
Se deben aplicar las normas para las cuentas de
otros pasivos, como el Plan General de
Contabilidad Pública, circulares emitidas por el
Contador General de la Nación, así como las
demás que la rigen.
afectan varios períodos contables tales como:
Intereses, comisiones, rendimientos,
arrendamientos, honorarios, ventas, descuentos
y derechos. (Presentación y Exactitud)
7. Hubo ingresos por corrección monetaria
generada en ajustes por inflación, impuestos
diferidos, e ingresos diferidos. (Exactitud y
Totalidad)
8. Las cuentas mayores que se agrupan en otros
pasivos correspondan efectivamente a
obligaciones del ente público. (Presentación y
Exactitud)
9. Se utilizó adecuadamente las tasas de interés
pactadas. (Valuación y Exactitud)
10. Evaluar el Sistema de Control Interno.
4. CRITERIOS DE AUDITORÍA
1. Las cuentas que se agrupan dentro de otros
pasivos, deben constituir obligaciones para el
ente público.
2. Las obligaciones de este grupo deben
registrarse de acuerdo a lo establecido en el
Plan General de la Contabilidad Pública y
Circulares Externas.
3. Las obligaciones por recaudo de regalías deben
pagarse a las empresas públicas o privadas de
acuerdo a lo pactado.
4. Los ingresos recibidos por anticipado por
concepto de interés, comisiones, rendimientos y
arrendamientos deben registrarse en forma
oportuna.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

1. El ente público puede incurrir en gastos adicionales por concepto de multas, intereses, etc, por no
pago oportuno de las obligaciones.
2. Puede comprometer el patrimonio del ente público por endeudamientos inoficiosos o crear
obligaciones ficticias para encubrir desfalcos.
3. Se dejan de detectar posibles irregularidades por la creación de pasivos inexistentes o por sustracción
de documentos de las cuentas que se agrupan en otros pasivos.
4. Se pueden negociar y/o manipular indebidamente dichos valores lo que crea un pasivo no autorizado
por el ente público.
5. Información escasa y desactualizada sobre las cuentas de pasivos.
6. Se puede incurrir en doble pago o pago de obligaciones inexisten

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN
1. Se cancelan oportunamente las obligaciones 3. Están todas las obligaciones del grupo de Otros
contraídas? Pasivos debidamente autorizadas por funcionario
2. Existe prenumeración de los documentos que competente?
soportan las obligaciones?

167
 6.3 REGISTRO Y CONTROL
4. Se concilian periódicamente las cuentas de
control del mayor con los registros auxiliares y
estas con los documentos soportes?
5. Se verifica que los ingresos recibidos
anticipadamente por el ente público
corresponden a diferentes conceptos que
afectan varios periodos contables ?
6. Existe un control de las operaciones
recíprocas entre entes públicos y son
eliminadas para efectos de consolidación ?
7. Se lleva un control sobre la participación
patrimonial del sector público y se concilia
periódicamente ?
6.4 CUSTODIA Y ACCESO
8. Los documentos no firmados y autorizados se
encuentran adecuadamente custodiados por los
funcionarios debidamente asignados?
9. Los registros contables de otros pasivos se
encuentran a cargo de un funcionario
responsable ?
6.5 RESPONSABILIDADES
10. Son necesarias al menos dos firmas para prestar
validez a un documento de otros pasivos?
11. Existe segregación de funciones respecto al
registro y manejo de los documentos de las
obligaciones ?
12. La Oficina de Control Interno verifica los registros
contra los documentos físicos con respecto a las
obligaciones ?

Nota: El auditor en cada ente público según la

naturaleza y de acuerdo a su criterio diseñará los
cuestionarios adicionales para complementar su
estudio y evaluar el riesgo.

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutirá con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos en él y
asegurarse que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare planilla sumaria que muestre el detalle de los saldos de las cuentas que se agrupan dentro de
Otros Pasivos y confróntelos con los del periodo anterior y libros auxiliares.
2. Prepare subcédulas que descomponga el grupo de Otros Pasivos, cotéjelos con los del periodo
anterior, crúcelos contra registros auxiliares y determine la variación absoluta y relativa.
3. Verifique y analice las notas a los Estados Contables y crúcelos contra registros contables.
4. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Económica, Social y Ambiental con los demás Estados Contables Básicos.
5. Analice las cuentas de otros pasivos que sean más importantes y efectúe lo siguiente:
a. Examine las actas y normas legales y verifique la autorización y aprobación para contraer una
obligación.
b. Tome selectivamente algunos saldos de las subcuentas y confróntelas con los documentos físicos.
c. Realice cálculos con el fin de verificar la exactitud y la veracidad del saldo de las cuentas
reflejadas en los libros.
d. Compruebe el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes para cada operación de
endeudamiento de acuerdo con las normas que regulan la concertación de las obligaciones.
6. Realice los demás procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de este
grupo.

168
5.4.3.3 Auditoría al Patrimonio

5.4.3.3.1 Hacienda Pública

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Patrimonio – Hacienda Pública

- Capital Fiscal
- Resultado del Ejercicio
- Resultado del Ejercicio de Entidades en Proceso de Liquidación
- Superávit por Valorización
- Superávit por el Método de Participación Patrimonial
- Superávit por Donación
- Patrimonio Público Incorporado
- Provisiones, Agotamiento, Depreciaciones y Amortizaciones (DB)
- Patrimonio de Entidades en Procesos Especiales
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar: Determinar:
1. Si los conceptos y valores mostrados en el
Estado de Balance General en el Grupo de 1. Si las transacciones que afectaron las
Hacienda Pública, se encuentran debidamente cuentas durante el período examinado, fueron
clasificados y contabilizados de acuerdo a adecuadamente autorizadas y registradas.
principios y normas de contabilidad pública. (Exactitud, presentación y revelación)
2. Que los valores de los aportes otorgados y 2. Que las valorizaciones y desvalorizaciones de
desembolsados para la creación, los activos, han sido determinadas de
funcionamiento y el desarrollo del ente público conformidad con las normas generales de
estén registrados en el Patrimonio. contabilidad pública y debidamente
3. Que el aumento neto del valor de los activos contabilizados y presentados en el Estado de
se haya efectuado mediante criterios y normas Balance General. (Presentación, revelación y
de reconocido valor técnico. totalidad)
3. Que las donaciones de fondos o bienes, se
han contabilizado por su valor comercial.
(Exactitud y revelación)
4. Si se hicieron los ajustes por inflación para
incrementar el patrimonio de acuerdo con las
normas que se expidan, siempre y cuando el
ente público esté obligado a aplicarlos.
(Exactitud y presentación)
3. FUENTES DE CRITERIO: 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA:
Se deben aplicar las normas que rigen para la 1. La cuenta que hace parte del grupo Hacienda
cuenta Hacienda Pública, tales como el Plan Pública- Capital Fiscal, debe ser la diferencia
General de Contabilidad Pública, circulares entre el activo y Pasivo y los aportes
externas emitidas por el Contador General de la otorgados para la creación y desarrollo
Nación, así como las demás que la rigen. normal del ente público.
2. La cuenta del grupo de Hacienda Pública -
Resultado del Ejercicio, debe contener los
registros de las operaciones efectuadas
durante la vigencia.
3. Las cuentas del Activo que se aumenten ya
sea por avalúos o valores estimados, deben
efectuarse con normas generales de
contabilidad pública.
4. Que los fondos y bienes que sean donados,

169
 deben registrarse por el valor comercial o por
un método de reconocido valor técnico que se
efectúe a los mismos.
5. Se deben efectuar como contrapartida de las
cuentas, los ajustes por inflación efectuados a
los valores contabilizados en los rubros del
Estado de Balance General y del Estado de
Actividad Financiera, Económica y Social.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

1. Puede originarse operaciones improvisadas sin poder determinar responsabilidades.
2. La no actualización periódica, conlleva a la obsolescencia de la normatividad existente.
3. Se presenta concentración de funciones, lo que genera operaciones fraudulentas.
4. Pueden presentarse equivocaciones en los registros.
5. Manipulación del control en cada una de las cuentas del Patrimonio.
6. Posibilidad de alteración de los movimientos contables.
7. Se presenta detrimento del patrimonio del ente público.
8. Incumplimiento de las normas legales.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN
1. Se verifican las restricciones contenidas en 3. Las transacciones relacionadas con el capital
las normas legales y reglamentos internos? fiscal inicialmente establecido, así como los
2. Están separadas las funciones de: aumentos posteriores han sido autorizados por
a. Control ? acuerdo de la Junta Directiva ?
b. Registro? 4. Están debidamente registrados los excedentes y
c. Custodia de documentos? déficit como resultado del ejercicio.

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

5. Se consolida y verifica periódicamente con 8. Dterminar pertinencia
el libro mayor, las cuentas registradas en
este grupo?
6. Se tienen controles adecuados para un 6.5 RESPONSABILIDADES
buen manejo de grupo de cuentas de
9. Determinar pertinencia
Hacienda Pública?
7. Preguntas adicionales ?

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El Auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos
contenidos en él y debe asegurarse que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare una planilla sumaria con los saldos que aparecen en los estados contables del ejercicio en
estudio y del anterior y crúcelos con los registro del mayor y balances y determine sus variaciones.
2. Analice la conformación de los saldos con base en los libros auxiliares y verifique que su total es
igual al registrado en la planilla sumaria, a partir de ellas efectúe el desarrollo del programa.
3. Examine las actas de la junta directiva sobre la entrada y salida de fondos para respaldar los
cambios en la estructura del capital y obtenga copias de los documentos pertinentes.
4. Prepare un análisis de las cuentas del superávit y coteje los saldos del Estado de Balance General
con el del período anterior.
5. Examine los documentos soportes de los registros de cada clase de superávit y asegúrese de la

170
 adecuada corrección de los asientos.
6. Determine si existen restricciones con relación al superávit como consecuencia de requisitos de
obligaciones y relacione los asientos que deban considerarse para revelarse en los estados
contables.
7. Examine las actas de la junta directiva relacionada con decisiones patrimoniales y verifique que ha
dado cumplimiento a ellas y que los registros contables son los adecuados.
8. Verifique el ingreso y contabilización de las donaciones y del superávit de cualquier índole y
determine que no existan cargos o abonos inapropiados
9. Verifique que las notas a los estados contables revelen la información adicional necesaria, y que
correspondan a las explicaciones que las complementan.
10. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del estado de actividad
financiera, económica y social con los demás estados contables básicos.
11. Realice los demás procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de
este grupo.

5.4.3.3.2 Patrimonio Institucional

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Patrimonio – Patrimonio Institucional

- Aportes Sociales
- Capital Suscrito y Pagado
- Capital de Fondos Parafiscales
- Capital Fiscal
- Aporte en Especie
- Prima en colocación de acciones, Cuotas o Partes de Interés social
- Reservas
- Dividendos y Participaciones Decretados en Especie
- Excedentes Financieros Distribuidos (DB)
- Resultado de Ejercicios Anteriores
- Resultado del Ejercicio
- Resultado del Ejercicio de Entidades en Proceso de Liquidación
- Superávit por donaciones
- Superávit por Formación de Intangibles
- Superávit por Valorización
- Superávit por el Método de Participación Patrimonial
- Revalorización del Patrimonio
- Patrimonio institucional Incorporado
- Patrimonio de Entidades en Procesos Especiales
- Recursos de Cofinanciación
- Provisiones, Depreciaciones y Amortizaciones (DB)
2. OBJETIVOS
2.1. DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENT0 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

Determinar: Determinar:
1. La conformación del Patrimonio Institucional dentro 1. La conformación del Patrimonio
de cada una de las cuentas que lo integran. Institucional, teniendo en cuenta los
2. Que el proceso contable afecta este grupo, aportes en dinero y en especie, o en su
contemple las Normas y Principios de Contabilidad defecto por incrementos patrimoniales que
Pública y demás normas legales del ente público. pueda suceder por procesos de
3. Si las reservas que hacen parte del patrimonio, capitalización de utilidades. (Exactitud,
fueron creadas con base en parámetros legales o Totalidad y Revelación)
estatutarios. 2. Que el efecto por el aumento neto de los

171
4. El efecto del resultado del ejercicio, presentado en
los Estados Contables originados por el proceso de
las operaciones realizadas por el ente público
durante el período.
5. Que el registro de la cuenta revalorización del
patrimonio se lleva de acuerdo al incremento
patrimonial por concepto de la aplicación de los
ajustes parciales por inflación y de acuerdo con las
normas legales vigentes.
3. FUENTES DE CRITERIO
Consultar PGCP, resoluciones, circulares y conceptos
de la CGN.
activos dentro del patrimonio institucional,
se haya hecho teniendo en cuenta,
avalúos o estimaciones basadas en
criterios y normas de reconocido valor
técnico. (Totalidad, Exactitud e
Integridad)
3. Que las valorizaciones de los activos han
sido determinadas de conformidad con las
prescripciones legales, debidamente
contabilizadas y presentadas en el
balance. (Presentación y Revelación)
4. Que el registro del capital autorizado y
pagado, se encuentre bien clasificado y
representado en el Estado de Balance
General. (Presentación y Revelación)
5. Que los dividendos y participaciones
decretadas, correspondan al valor
apropiado de las ganancias acumuladas
mientras se hace la correspondiente
emisión de las acciones, cuotas o partes
de interés social. (Totalidad, Exactitud y
Revelación)
6. Que el superávit por donación,
corresponda al valor de los fondos, bienes
o títulos recibidos en donación, así mismo
que se hayan registrado con base en su
valor comercial. (Presentación y
revelación)
7. Que el ajuste parcial por inflación, se haya
calculado con base en el PAAG
correspondiente. (Revelación y exactitud).
4. CRITERIOS DE AUDITORÍA
Este grupo debe incluir los aportes en dinero o
especie recibidos de personas naturales,
entes públicos y/o privados y se deber
verificar:
1. Que se registren los incrementos
patrimoniales que suceden por procesos
de capitalización de utilidades, resultados
o reservas.
2. Que los criterios técnicos sobre Reservas,
Superávit y Revalorización del patrimonio
deben ser acordes con las normas
vigentes aplicables a los entes públicos.
3. Que los aportes otorgados y
desembolsados para su creación y
desarrollo de los Establecimientos
Públicos esté de acuerdo con las
disposiciones legales.
4. Que el mayor valor cancelado sobre el
valor nominal o sobre el costo de los
aportes o acciones constituya una prima
en colocación de acciones, lo que origina
un incremento patrimonial.
172
 5. Que el valor apropiado de las ganancias
para emisión de acciones, cuotas o
aportes de interés social y traslados en
las cuentas patrimoniales, hacen parte de
los dividendos y participaciones
decretadas en conformación del
Patrimonio Institucional.
6. Que el capital pagado de los entes
públicos debe reconocerse y registrarse
en le momento de ser recibidos los
aportes.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

1. Se facilitan operaciones fraudulentas por falta de autorizaciones.
2. El patrimonio Institucional del ente público se afecta por no contar con estudios técnicos y/o
incumplimiento de normas legales vigentes y estatutarias.
3. Se desconoce el número de acciones, cuotas o partes de interés social que posee cada persona
y se impide identificar en forma inmediata las que se encuentran en circulación.
4. Se presenta subestimación del patrimonio por la no aplicación oportuna de los ajustes parciales
por inflación.
5. Se afecta la presentación del patrimonio y los estados contables.
6. Se presenta sobrevaloración del Patrimonio.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN

1. Los incrementos patrimoniales originados en los 4. El capital autorizado y los aumentos

procesos de capitalización de utilidades están
basados en normas especiales del ente público ?
2. El valor del capital autorizado, aportes otorgados
y desembolsos en desarrollo del ente público,
cumple con las disposiciones legales que regulan
su creación ?
3. Las reservas constituidas por el ente público, son
destinadas a satisfacer requerimientos legales o
estatutarios para fines específicos y justificados?
posteriores han sido aprobados por la Junta
Directiva del ente público ?
5. Los incrementos por valorizaciones de las
Inversiones, Propiedad Planta y Equipo, y
otros activos están basados en criterios y
normas, de reconocido valor técnico ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

6. Tiene el ente público para cada clase de Determinar pertinencia

acciones, cuotas o partes de interés social un
registro de beneficiarios y se consolida y verifica
periódicamente con la cuenta control del libro
mayor por un funcionario diferente al encargado
6.5 RESPONSABILIDADES
de la custodia?

173
7. Se han presentado ajustes y reclasificaciones a Determinar pertinencia
las cuentas de Patrimonio ?
8. Se registra el resultado del ejercicio de acuerdo a
su naturaleza en la correspondiente cuenta ?
9. El registro de la cuenta revalorización del
patrimonio se lleva de acuerdo al incremento
patrimonial y por la aplicación de los ajustes
parciales por inflación ?
10. El Superávit donado se registra por el valor de los
fondos, bienes o títulos recibidos en dinero,
especie y derechos ?
11. Las reservas constituidas por el ente público
están fundamentadas en normas vigentes,
estatutarias o por decisión de la Junta o Consejo
Directivo ?

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pagos contenidos
en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare una planilla sumaria que descomponga el grupo de Patrimonio Institucional por cada una de
las cuentas que lo integran, e incluir saldos anteriores y actuales de acuerdo a los registros del ente
público.
2. Selectivamente tome los movimientos de las cuentas y confronte las partidas registradas en los libros
del Grupo de Patrimonio Institucional contra los documentos que lo soportan.
3. Realice seguimiento sobre las decisiones tomadas por la administración con respecto a las
observaciones y recomendaciones de la auditoría anterior. Con base en los resultados seleccione
una muestra de la cuenta en estudio y desarrolle los procedimientos.
4. Examine como está conformado el patrimonio institucional del ente público por el año auditado y
analice su incremento respecto al periodo anterior.
5. Profundice el punto anterior mediante análisis efectuado a cada una de las cuentas que hacen parte
de este grupo, con el fin de validar la propiedad que tiene el ente público sobre su valor relacionado
en los estados contables.
6. Determine si el control establecido para las acciones y cuotas o partes de interés social, tienen la
información necesaria para facilitar su identificación y sus beneficiarios.
7. Analice los registros por valorizaciones y verifique que los porcentajes aplicados a estos, estén
basados en criterios y normas de reconocido valor técnico.
8. Verifique la base aplicada en el cálculo de los ajustes parciales por inflación que afecte la cuenta de
Patrimonio Institucional.
9. Analice las diferencias establecidas en el proceso de conciliación de saldos por las transacciones
efectuadas entre entes públicos, con el fin de verificar el movimiento débito en el patrimonio.
10. Verifique que las reservas patrimoniales se efectúan con base en parámetros legales o estatutarios.
11. Examine la documentación comprobatoria de todos los débitos y créditos a cada clase de superávit y
asegúrese de la corrección de los asientos.
12. Examine las actas de asamblea de accionistas para comprobar los dividendos decretados y
determine si han sido pagados o incluidos en el pasivo.
13. Determine si existen restricciones en relación con cualquier clase de superávit como consecuencia
de los requisitos de emisión de las obligaciones o bonos y relacione los asuntos que deban
considerarse para revelarse en los estados contables.
14. Indague sobre las decisiones tomadas por la administración con respecto a las observaciones y
recomendaciones de la visita anterior. Con base en los resultados seleccione una muestra de la
cuenta en estudio y desarrolle los procedimientos que se describen. La muestra no deben incluir
operaciones seleccionadas en otros programas.
15. Determine la razonabilidad de las variaciones del punto anterior.

174
16. Examine las actas de la junta directiva o de socios y de la asamblea general y de accionistas,
relacionadas con decisiones patrimoniales y verifique que se ha dado cumplimiento y que los
registros contables son los adecuados.
17. Determine si a habido readquisición de acciones propias, verifique si el producto de las reservas y si
la custodia y controles a que están sujetas son los más adecuados. De igual forma establezca que
no se hallan pagado dividendos sobre estas acciones.
18. Determine si se ha producido cancelación de dividendos con acciones y su registro de contabilización
son los adecuados.
19. Determine si el control establecido para las acciones y cuotas partes sociales tienen la información
necesaria para facilitar su identificación y sus beneficiarios.
20. Solicite y presencie la práctica de arqueo a las acciones que no han sido suscritas o canceladas y
detalle número, serie, valor unitario, característica de la acción, monto total, beneficiario y
preferencias.
21. Verifique el ingreso y aplicación contable a los fondos provenientes por venta y prima en colación de
acciones, etc.
22. Verifique el ingreso y contabilización de las donaciones, superávit de cualquier índole y determine
que no existen cargos o abonos inapropiados.
23. Determine si la base tomada para reparticipación de dividendos o utilidades es la apropiada y está de
conformidad con las disposiciones o decisiones tomadas.
24. Examine el procedimiento y documento fuente que ha originado la repartición de los dividendos o
utilidades y que estas sean de conformidad con la legislación aplicable.
25. Verifique que las notas a los estados contables revelen la información adicional necesaria y que
correspondan a las explicaciones que las complementan.
26. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Económica y Social con lo demás estados contables básicos.
27. Realice los demás procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de este
grupo.
28. Efectúe una revisión y seguimiento de las estipulaciones de las escrituras de constitución, de los
estatutos y de los contratos de préstamos que restringen el pago de dividendos.
29. Realice una revisión y seguimiento a los registros de la cuenta Superávit por Valorización, los que
representan valores acumulados que el ente público ha recibido de personas naturales o jurídicas
nacionales o extranjeras por concepto de donaciones en dinero, bienes tangibles y títulos valores o
por el aumento neto del valor que los activos determinados por estimaciones basadas en criterios y
normas de reconocido valor técnico.

5.4.4 Auditoria de Ingresos

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Ingresos

- Ingresos Fiscales
- Venta de Bienes
- Venta de Servicios
- Transferencias
- Otros Ingresos
2. OBJETIVOS
Establezca los objetivos que persigue en la línea de auditoria de Ingresos, recuerde que estos están
relacionados con lo que se pretende evaluar o buscar al realizar la auditoría, que puede estar
relacionado con el comportamiento de los ingresos durante la vigencia; los reconocimientos,
recaudos, participación de los ingresos con destinación específica frente al total de los ingresos,
índices de evasión, reconocimientos y recaudos de la actual vigencia con relación a vigencias
anteriores, soportes, clases de contribuyentes, faltantes, mecanismos de recaudo, cumplimiento y

175
actualización de las normas, comportamiento del control interno, calidad de los registros, entre otros
aspectos.
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

Establezca las pruebas de cumplimiento, teniendo Determine las pruebas sustantivas, bajo las
en cuenta que: siguientes consideraciones:

Son procedimientos de auditoría, cuyo objetivo
principal es determinar y comprobar la efectividad
del sistema del control interno que la entidad
contable pública haya implementado, de tal
manera que deben ser verificadas en el momento
de de analizar las pruebas por lo tanto en el
momento de analizar las pruebas, con el fin de
establecer si los procedimientos son adecuados y
aplicando de manera correcta..
Son pruebas que diseña el auditor con el objeto
de conseguir evidencias referidas a la
información financiera auditada. Están
relacionadas con la integridad, la exactitud y la
validez de la información financiera auditada.
Los procedimientos sustantivos intentan dar
validez y fiabilidad a toda la información que
generan los estados contables y en concreto a
la exactitud monetaria de las cantidades
reflejadas en los estados financieros.

3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA

Establezca las normas, disposiciones, procesos, Estos criterios constituyen parámetros

procedimientos, guías y buenas prácticas
aplicables a los Ingresos. En especial tenga en
cuenta el Plan General de Contabilidad Pública,
resoluciones, circulares externas y conceptos,
expedidos por la CGN.
Consulte las Guías de Auditoria expedidas para las
Contralorías nacional y territoriales.
razonables frente a los cuales deben evaluarse
la obtención de bienes y servicios, la prevención
de riesgos de desviación de recursos, las
prácticas administrativas, los sistemas de
control e información y, los procesos y
procedimientos operacionales observados.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

Determine los riesgos identificados en la evaluación de control interno, relacionados la auditoria a los
ingresos.
6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
Tiene relación con la evaluación de los mecanismos de control inherentes a los Ingresos y la
determinación de su efectividad.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
Establezca un conjunto de pasos secuenciales y lógicos para atender el cumplimiento de los objetivos
propuestos en la evaluación de los Ingresos. Incluye la aplicación de técnicas de auditoría que le
permiten al auditor fundamentar sus opiniones y conceptos. Las técnicas entre otras, pueden ser:
Escrita, Verbal, Física, Ocular y Documental.

5.4.3.5 Auditoría de Gastos

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Gastos

- De Administración
- De Operación
- Provisiones, depreciaciones y Amortizaciones

176
 - Transferencias
- Gasto Público Social
- Operaciones Interinstitucionales
- Otros Gastos
2. OBJETIVOS
Establezca los objetivos que persigue en la línea de auditoria de Gastos, recuerde que estos están
relacionados con lo que se pretende evaluar o buscar al realizar la auditoría, que puede estar
relacionado con el comportamiento de los gastos durante el periodo a auditar; los reconocimientos,
pagos, participación de los renglones de gastos frente al total de los gastos, monto de gastos con
relación a vigencias anteriores, soportes, clases de beneficiarios de pagos, pagos sin el lleno de
requisitos legales, cumplimiento y actualización de las normas, comportamiento del control interno,
calidad de los registros, entre otros aspectos.
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2. DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

Establezca las pruebas de cumplimiento, Determine las pruebas sustantivas, bajo las
teniendo en cuenta que: siguientes consideraciones:

Son procedimientos de auditoría, cuyo objetivo
principal es determinar y comprobar la
efectividad del sistema del control interno que la
entidad contable pública haya implementado, de
tal manera que deben ser verificadas en el
momento de de analizar las pruebas por lo tanto
en el momento de analizar las pruebas, con el fin
de establecer si los procedimientos son
adecuados y aplicando de manera correcta.
Son pruebas que diseña el auditor con el objeto de
conseguir evidencias referidas a la información
financiera auditada. Están relacionadas con la
integridad, la exactitud y la validez de la
información financiera auditada.
Los procedimientos sustantivos intentan dar
validez y fiabilidad a toda la información que
generan los estados contables y en concreto a la
exactitud monetaria de las cantidades reflejadas
en los estados financieros.

3. FUENTES DE CRITERIO: 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA:

Establezca las normas, disposiciones, procesos, Determine los criterios que constituyen
procedimientos, guías y buenas prácticas parámetros razonables frente a los cuales deben
aplicables a los Ingresos. En especial tenga en los reconocimientos, registros y pago de gastos, la
cuenta el Plan General de Contabilidad Pública,
prevención de riesgos de desviación de recursos,
resoluciones, circulares externas y conceptos,
expedidos por la CGN. las prácticas administrativas, los sistemas de
control e información y, los procesos y
Consulte las Guías de Auditoria expedidas para procedimientos operacionales observados.
las Contralorías nacional y territoriales

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

Determine los riesgos identificados en la evaluación de control interno, relacionados la auditoria a los
gastos.
6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
Tiene relación con la evaluación de los mecanismos de control inherentes a los Ingresos y la
determinación de su efectividad.

177
 7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
Establezca un conjunto de pasos secuenciales y lógicos para atender el cumplimiento de los objetivos
propuestos en la evaluación de los gastos. Incluye la aplicación de técnicas de auditoría que le
permiten al auditor fundamentar sus opiniones y conceptos. Las técnicas entre otras, pueden ser:
Escrita, Verbal, Física, Ocular y Documental.

5.4.3.6 Auditoria a las Cuentas de Orden Deudoras

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

- Derechos Contingentes
- Deudoras Fiscales
- Deudoras de Control
- Deudoras por el contrario (CR)

2. OBJETIVOS
Establezca los objetivos que persigue en la línea de auditoria de Gastos, recuerde que estos están
relacionados con lo que se pretende evaluar o buscar al realizar la auditoría, que puede estar
relacionado con el comportamiento de los gastos durante el periodo a auditar; los reconocimientos,
pagos, participación de los renglones de gastos frente al total de los gastos, monto de gastos con
relación a vigencias anteriores, soportes, clases de beneficiarios de pagos, pagos sin el lleno de
requisitos legales, cumplimiento y actualización de las normas, comportamiento del control interno,
calidad de los registros, entre otros aspectos.
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

Establezca las pruebas de cumplimiento, teniendo Determine las pruebas sustantivas, bajo las
en cuenta que: siguientes consideraciones:

Son procedimientos de auditoría, cuyo objetivo
principal es determinar y comprobar la efectividad
del sistema del control interno que la entidad
contable pública haya implementado, de tal
manera que deben ser verificadas en el momento
de de analizar las pruebas por lo tanto en el
momento de analizar las pruebas, con el fin de
establecer si los procedimientos son adecuados y
aplicando de manera correcta.
Son pruebas que diseña el auditor con el objeto
de conseguir evidencias referidas a la información
financiera auditada. Están relacionadas con la
integridad, la exactitud y la validez de la
información financiera auditada.
Los procedimientos sustantivos intentan dar
validez y fiabilidad a toda la información que
generan los estados contables y en concreto a la
exactitud monetaria de las cantidades reflejadas
en los estados financieros.

3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA:

Establezca las normas, disposiciones, procesos,
procedimientos, guías y buenas prácticas
aplicables a los Ingresos. En especial tenga en
cuenta el Plan General de Contabilidad Pública,
resoluciones, circulares externas y conceptos,
expedidos por la CGN.
Consulte las Guías de Auditoria expedidas para las
Contralorías nacional y territoriales
Determine los criterios que constituyen
parámetros razonables frente a los cuales deben
los reconocimientos, registros y pago de gastos,
la prevención de riesgos de desviación de
recursos, las prácticas administrativas, los
sistemas de control e información y, los procesos
y procedimientos operacionales observados.

178
 5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL
Determine los riesgos identificados en la evaluación de control interno, relacionados la auditoria a los
gastos.
6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
Tiene relación con la evaluación de los mecanismos de control inherentes a la línea que se audita y la
determinación de su efectividad.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
Consiste en establecer un conjunto de pasos secuenciales y lógicos para atender el cumplimiento de
los objetivos propuestos en la evaluación de los gastos. Incluye la aplicación de técnicas de auditoría
que le permiten al auditor fundamentar sus opiniones y conceptos. Las técnicas entre otras, pueden
ser: Escrita, Verbal, Física, Ocular y Documental.

5.4.3.7 Auditoria a las Cuentas de Orden Acreedoras

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

- Responsabilidades Contingentes
- Acreedoras Fiscales
- Acreedoras de Control
- Acreedoras por Contra (DB)
2. OBJETIVOS
Establezca los objetivos que persigue en la línea de auditoria de las Cuentas de Orden Acreedoras,
recuerde que estos están relacionados con lo que se pretende evaluar o buscar al realizar la auditoría.
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

Establezca las pruebas de cumplimiento, teniendo Determine las pruebas sustantivas, bajo las
en cuenta que: siguientes consideraciones:

Son procedimientos de auditoría, cuyo objetivo
principal es determinar y comprobar la efectividad
del sistema del control interno que la entidad
contable pública haya implementado, de tal
manera que deben ser verificadas en el momento
de de analizar las pruebas por lo tanto en el
momento de analizar las pruebas, con el fin de
establecer si los procedimientos son adecuados y
aplicando de manera correcta.
Son pruebas que diseña el auditor con el objeto de
conseguir evidencias referidas a la información
financiera auditada. Están relacionadas con la
integridad, la exactitud y la validez de la
información financiera auditada.
Los procedimientos sustantivos intentan dar validez
y fiabilidad a toda la información que generan los
estados contables y en concreto a la exactitud
monetaria de las cantidades reflejadas en los
estados financieros.

3. FUENTES DE CRITERIO: 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA:

Establezca las normas, disposiciones, procesos,
procedimientos, guías y buenas prácticas
aplicables a los Ingresos. En especial tenga en
cuenta el Plan General de Contabilidad Pública,
resoluciones, circulares externas y conceptos,
expedidos por la CGN.
Consulte las Guías de Auditoria expedidas para las
Contralorías nacional y territoriales
Determine los criterios que constituyen parámetros
razonables frente a los cuales deben los
reconocimientos, registros y pago de gastos, la
prevención de riesgos de desviación de recursos,
las prácticas administrativas, los sistemas de
control e información y, los procesos y
procedimientos operacionales observados.

179
 5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL
Determine los riesgos identificados en la evaluación de control interno, relacionados la auditoria a los
gastos.
6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
Tiene relación con la evaluación de los mecanismos de control inherentes a la línea que se audita y la
determinación de su efectividad.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
Consiste en establecer un conjunto de pasos secuenciales y lógicos para atender el cumplimiento de los
objetivos propuestos en la evaluación de los gastos. Incluye la aplicación de técnicas de auditoría que le
permiten al auditor fundamentar sus opiniones y conceptos. Las técnicas entre otras, pueden ser:
Escrita, Verbal, Física, Ocular y Documental.

180
181