Kardex

Marco Teórico

El kárdex como herramienta

contable
La información, la valorización y el control de un gran número de
existencias han constituido siempre un problema para las empresas.
Para dar solución a este problema y conseguir una eficaz gestión del
almacén es que se ha creado el kárdex (en el sector público del Perú
se conoce como Existencias Valoradas de Almacén), que es una
tarjeta donde se registra, en base a la documentación
correspondiente, el movimiento de las entradas y salidas de las
mercaderías que nos ayudará a obtener en forma inmediata su saldo
físico, así como también su valor respectivo. Es recomendable que se
lleve en un área distinta a la del almacén, que podría ser Contabilidad.
En estos tiempos tecnológicos el kárdex se ha computadorizado
dejando de lado el aspecto manual y la tarjeta física, se ha creado
ahora software especializado o se puede crear uno con el Excel, pero
no por eso se debe dejar de conocer sus fundamentos.

En realidad es sencillo, pero su utilidad es enorme, informa con

exactitud, en cualquier fecha, la cantidad y el valor de las existencias,
siempre y cuando sean correctos los ingresos dados. Las
matemáticas usadas son aritméticas, el único problema que puede
presentarse es cuando llega un nuevo lote de mercaderías a un precio
de costo diferente al que se tenía. Ejemplo: el saldo de un bien X al 9
de junio es de 4,000 kilogramos (kgs.) a S/. 11.00 cada kilo, lo que da
un total de S/. 44,000. El 20 de julio ingresa un nuevo pedido de 6,000
kgs., pero a un nuevo precio de S/. 12.00 el kilo.

Existen diversos métodos para su valuación, los más usados son:

a. Método PEPS o FIFO, primeras entradas, primeras salidas.

b. Método UEPS o LIFO, últimas entradas, primeras salidas.
c. Precio Promedio o Promedio Ponderado.

Los métodos a) y c) son aceptados por la autoridad tributaria, el

método b) ha sido derogado.

a. Método PEPS (primero en entrar, primero en salir) o FIFO (First

In, First Out), es un método que se basa en el criterio lógico que
 indica que debe salir lo que ha entrado en primer lugar para
evitar la obsolescencia o el deterioro del producto.
b. Método UEPS (último en entrar, primero en salir) o LIFO (Last
In, First Out), el último en llegar será el primero en salir, es decir,
una entrega de mercadería contraria al método anterior. Este
método es considerado demasiado conservador porque
mantiene los activos bajos, determinando consecuentemente
menores utilidades y menores impuestos.
c. Método del Precio Promedio (Promedio Ponderado), hay una
actualización constante de los precios después de cada
adquisición. Su fórmula es igual a:

Ejercicio para el lector. El saldo de un bien XYZ al 20 de septiembre

es de 8,200 libras a S/. 3.00 cada libra, lo que da un total de S/.
…………….…. Una semana después ingresa al almacén 1,800 libras
más del producto, pero a un precio de S/. 4.00 la libra. Hallar el precio
promedio y el nuevo saldo.

Solución del ejercicio: el precio promedio es de S/. 3.18 y el nuevo

saldo es de 10,000 libras.
Pregunta Uno

Tarjeta kárdex: Caso práctico. Vamos a tratar el kárdex como es usado en el

sector público, incluyendo su formato que puede observarse en la parte inferior.
La columna 3 se refiere a cantidades físicas y la columna 6 a cantidades
monetarias. Supongamos que la policía compra para su personal masculino
(previa licitación) pantalones que serán distribuidos de inmediato. Se realizan
las siguientes operaciones:

1. Con la Orden de Compra (O/C) 138 de 11 de Febrero 2013, a favor de

la empresa Galia, se adquiere 1,200 pantalones verde azulino para
varón a S/. 18.00 cada uno.
2. Con PECOSA (PCS) 41 de 20/02/13, se atendió a la VIII-DIRTEPOL con
80 pantalones.
3. Con PECOSA 56 de 25/02/13, se atendió a la DIRGEN con 150
pantalones.
4. Con PECOSA 65 de 02/03/13, se atendió a la FOVIPOL con 12
pantalones.
5. Con PECOSA 66 de 02/03/13, se atendió a la DIRECFIN con 224
pantalones.
6. Con PECOSA 78 de 14/03/13, se atendió a la DIRBIE con 125
pantalones.
7. Con PECOSA 85 de 15/03/13, se atendió a la X-DIRTEPOL con 146
pantalones.
8. Con PECOSA 90 de 21/03/13, se atendió al SOT1.PNP. AYALA
VIVANCO Luis, con 2 pantalones.
9. Con PECOSA 93 de 25/03/13, se atendió a la VII-DIRTEPOL con 458
pantalones.
10. Con PECOSA 96 de 28/03/13, se atendió a efectivos de la seguridad de
la DIRLOG con 3 pantalones.

La operación 1 es el ingreso del bien al almacén mediante el documento

denominado Orden de Compra, el resto de las operaciones son salidas
mediante el documento Pedido-Comprobante de Salida (Pecosa). Como todos
los bienes han sido distribuidos al final el saldo será cero. Tener en cuenta que
la Orden de Compra es formulada por la unidad de adquisiciones de la entidad,
mientras que la Pecosa es formulada por el almacén.

Preguntas:

1. ¿Cuántos pantalones había el 14/03/13? Respuesta.- 609 pantalones.

2. ¿Cuánto era el saldo monetario del 21/03/13? Respuesta.- S/. 8,298.00
3. ¿En qué fecha había 970 pantalones? Respuesta.- El 25/02/13
4. ¿Cuánto es el importe de 224 pantalones? Respuesta.- S/. 4,032.
Pregunta dos

Para el lector se le deja el presente ejercicio, en este caso por

cuestión de decimales el precio del bien tendrá dos precios,
diferenciados uno del otro por apenas un céntimo. Si no puede
resolverlo, en la siguiente hoja está la solución. No olvidar que el
saldo final será cero.

1. Una entidad pública desea renovar sus escritorios por lo que

adquiere 445 escritorios metálicos a un precio de S/.
216,271.00, incluyendo impuestos. Ganadora de la licitación
resulta la empresa Inversiones Sur Pacífico por lo que se
formula la Orden de Compra Nº101 de 15 de Febrero del 2013.
La empresa cumple con internar los escritorios al almacén listos
para ser distribuidos. En la Sección Kárdex se realiza los
cálculos correspondientes estableciendo que 325 escritorios
tienen el precio de S/. 486.00 cada uno y 120 escritorios tienen
el precio de S/. 486.01 cada uno.
2. Con PECOSA 120 de 20/02/13, se atendió a la sede de Lima
con 90 escritorios.
3. Con PECOSA 145 de 25/02/13, se atendió a la sede de Ica con
23 escritorios.
4. Con PECOSA 151 de 02/03/13, se atendió a la sede de Tumbes
con 12 escritorios.
5. Con PECOSA 168 de 10/03/13, se atendió a la sede de Puno
con 41 escritorios.
6. Con PECOSA 172 de 14/03/13, se atendió a la sede de Loreto
con 25 escritorios.
7. Con PECOSA 173 de 15/03/13, se atendió a la sede de Ancash
con 45 escritorios.
8. Con PECOSA 189 de 21/03/13, se atendió a la sede de Madre
de Dios con 30 escritorios.
9. Con PECOSA 197 de 25/03/13, se atendió a la sede de Junín
con 42 escritorios.
10. Con PECOSA 210 de 28/03/13, se atendió a la sede de
Piura con 17 escritorios.
11. Con PECOSA 216 de 30/03/13, se atendió a la sede de
Cajamarca con 23 escritorios.
12. Con PECOSA 218 de 02/04/13, se atendió a la sede de
La Libertad con 22 escritorios.
13. Con PECOSA 223 de 05/04/13, se atendió a la sede de
Cusco con 20 escritorios
14. Con PECOSA 235 de 10/04/13, se atendió a la sede de
Arequipa con 30 escritorios.
 15. Con PECOSA 247 de 14/04/13, se atendió a la sede de
Pasco con 15 escritorios.
16. Con PECOSA 258 de 20/04/13, se atendió a la sede de
Tacna con 10 escritorios.

Solución al ejercicio

1. Una entidad pública desea renovar sus escritorios por lo que

adquiere 445 escritorios metálicos a un precio de S/.
216,271.00, incluyendo impuestos. Ganadora de la licitación
resulta la empresa Inversiones Sur Pacífico por lo que se
formula la Orden de Compra Nº101 de 15 de Febrero del 2013.
La empresa cumple con internar los escritorios al almacén listos
para ser distribuidos. En la Sección Kárdex se realiza los
cálculos correspondientes estableciendo que 325 escritorios
tienen el precio de S/. 486.00 cada uno y 120 escritorios tienen
el precio de S/. 486.01 cada uno.
2. Con PECOSA 120 de 20/02/13, se atendió a la sede de Lima
con 90 escritorios.
3. Con PECOSA 145 de 25/02/13, se atendió a la sede de Ica con
23 escritorios.
4. Con PECOSA 151 de 02/03/13, se atendió a la sede de Tumbes
con 12 escritorios.
5. Con PECOSA 168 de 10/03/13, se atendió a la sede de Puno
con 41 escritorios.
6. Con PECOSA 172 de 14/03/13, se atendió a la sede de Loreto
con 25 escritorios.
7. Con PECOSA 173 de 15/03/13, se atendió a la sede de Ancash
con 45 escritorios.
8. Con PECOSA 189 de 21/03/13, se atendió a la sede de Madre
de Dios con 30 escritorios.
9. Con PECOSA 197 de 25/03/13, se atendió a la sede de Junín
con 42 escritorios.
10. Con PECOSA 210 de 28/03/13, se atendió a la sede de
Piura con 17 escritorios.
11. Con PECOSA 216 de 30/03/13, se atendió a la sede de
Cajamarca con 23 escritorios.
12. Con PECOSA 218 de 02/04/13, se atendió a la sede de
La Libertad con 22 escritorios.
13. Con PECOSA 223 de 05/04/13, se atendió a la sede de
Cusco con 20 escritorios
14. Con PECOSA 235 de 10/04/13, se atendió a la sede de
Arequipa con 30 escritorios.
15. Con PECOSA 247 de 14/04/13, se atendió a la sede de
Pasco con 15 escritorios.
16. Con PECOSA 258 de 20/04/13, se atendió a la sede de
Tacna con 10 escritorios.