MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

EMPRESA:_______________________________________________

INTRODUCCIÓN

El presente manual de funciones y procedimientos tiene por finalidad regular y

organizar la estructura interna de la empresa____________________________
gracias a cada una de las funciones generales y específicas (procedimientos)
asignadas a cada uno de los cargos.

Es importante reconocer el manual de funciones y procedimientos como herramienta técnica

y procedimental necesaria para la administración de cada uno de los cargos, y se vuelve
necesario ya que contiene en forma ordenada y sistemática, información sobre aspectos
organizacionales necesarios para la buena ejecución del trabajo.

OBJETIVOS

Representar en formar ordenada los aspectos de la organización necesarios para la

buena ejecución laboral.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

- Realizar el análisis de ____ cargos existentes para establecer las funciones

desempeñadas por cada uno de lo integrantes de la empresa, nivel de
responsabilidad y compromiso.

-Construir un modelo de manual de funciones y procedimientos adecuado para

cumplir con el entendimiento del objetivo general

MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo JEFE DE VENTAS

Dependencia AREA DE MERCADEO
Número de cargos Uno
Reporta el cargo GERENTE

Objetivo principal

Es la persona encargada de Cumplir con las metas de venta determinadas por la Gerencia
comercial, a través de la eficiente administración del departamento y su fuerza de ventas,
planificando, ejecutando y controlando estrategias de ventas, generando nuevas
oportunidades de negocios, planes de fidelización de clientes y un servicio de venta y post
venta de excelencia.

Funciones Esenciales

- Ejecuta y controla los planes comerciales de la empresa

- Posiciona los productos de la comercializadora a nivel del sector de Niquia en el
municipio de Bello.
- Organiza y dirige el equipo comercial, reclutando, formando y motivando al mismo

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo JEFE DE LOGISTICA

Dependencia AREA OPERATIVA
Número de cargos Uno
Reporta el cargo GERENTE

Objetivo principal:

- Distribuir a los clientes los pedidos de mercancía en tiempo y forma.

-Llevar control y registro de las actividades de recepción, almacenamiento, consolidación y

despachos.

Funciones Esenciales

-Coordinar las diferentes áreas de almacén (entradas, reposición, preparación de

pedidos y transporte de los mismos).
-Optimizar la política de aprovisionamiento y distribución de la empresa.
-Optimizar, organizar y planificar la preparación y distribución de pedidos.
-Optimizar procesos de trabajo.
-Gestionar y supervisar al personal a su cargo.
-Gestionar la relación con los proveedores y clientes.
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo VENDEDOR

Dependencia AREA DE VENTAS
Número de cargos SEIS
Reporta el cargo JEFE DE VENTAS

Objetivo principal:

Responder por toda la gestión de ventas y desarrollar una labor Cobertura asistiendo los
clientes asignados y visitando clientes potenciales.

Funciones Esenciales

-Tomar los pedidos en los clientes de acuerdo a las rutas establecidas y número de
clientes asignados, Tomar inventario de productos en los clientes.
-Asesorar a los clientes en la venta.
-Informar sobre las actividades promocionales a los clientes.
-Realizar merchandising en las neveras de los clientes (revisar fechas y rotación de
productos).
- Responder por el desarrollo de la zona asignada.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo AUXILIAR DE VENTAS

Dependencia AREA DE MERCADEO
Número de cargos SEIS
Reporta el cargo JEFE DE VENTAS

Objetivo principal:

Establecer una metodología que garantice que las órdenes de compras de los clientes, se
realicen de acuerdo a las condiciones acordadas, especialmente con una entrega eficaz y
eficiente.

Funciones Esenciales
-Atender y ofrecer a los clientes información sobre los productos de la empresa
- Apertura y seguimiento de nuevos clientes potenciales
- Elaboración de estadísticas e informes de ventas
-Canalizar las necesidades del cliente
-Acordar con el cliente las condiciones de la venta (tiempo de entrega, condiciones de
pago, validez de la oferta etc.)
-Elaborar los calcular necesarios y presentar cotizaciones a los clientes
-Asegurar la entrega del producto

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo AUXILIAR DE CARTERA

Dependencia AREA DE MERCADEO
Número de cargos Uno
Reporta el cargo JEFE DE VENTAS

Objetivo principal:

Analizar, implementar y promover estrategias que permitan un mejor recaudo de cartera

dentro de la empresa.

Funciones Esenciales

-Generar los recibos de ingreso por pagos de los clientes

-Cumplir con las políticas establecidas por el Coordinador de Cartera referentes al

recaudo de cartera

-Llamar a los clientes para recordarles sus fechas de pago

-Establecer sistema de cobranza

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo JEFE DE LOGISTICA

Dependencia AREA DE MERCADEO
Número de cargos Uno
Reporta el cargo JEFE DE VENTAS

N. PROCEDIMIENTOS
1 Conseguir el orden y aseo constante en el inicio de la jornada de trabajo
para un mejor ambiente en la ejecución de labores

2 Realizar la programación de asignación de recursos para los programas

y proyectos de área operativa para su desarrollo

3 Atender las solicitudes, quejas y peticiones

4 Determinar las estrategias a aplicar para la mejor distribución de los

productos

5 Realizar el informe de actividades diarias para los vendedores y

operarios de ventas, y dejar constancia atreves de una copia de los
informes

6 Elaborar y digitar los informes finales diarios del área operativa

7 Estar atento e Informar sobre actos inseguros dentro de la empresa con

el fin de prevenir inconvenientes, teniendo en cuenta las normas de
seguridad

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo VENDEDOR

Dependencia AREA DE MERCADEO
Número de cargos Seis
Reporta el cargo JEFE DE VENTAS
N. PROCEDIMIENTOS
1 Saludar amablemente, mostrarle respeto y hacer sentir importante al
cliente.

2 Prestar atención de las especificaciones que pidan los clientes y

proporcionarles los productos correctos que ellos ordenen, tomando
respectiva nota por escrito o forma electrónica.

3 Plasmar en la agenda lo que ha vendido por día, llevando de ese modo el

control de su trabajo, para luego entregar ese informe a su superior y se
pueda proceder con la entrega de dicho pedido.

4 Dar a conocer las promociones que puedan interesar al comprador, y los

obsequios que la compañía le pueda regalar por

5 Ordenar de una forma rápida los productos para que s vean más visibles,
poniéndolos delante del mostrador o vitrina donde los tenga
almacenados; proporcionarle propaganda, como afiches cada vez que se
pueda y la empresa lo suministre.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo AUXILIAR DE CARTERA

Dependencia AREA DE MERCADEO
Número de cargos uUno
Reporta el cargo JEFE DE VENTAS

N. PROCEDIMIENTOS
1 Archivar en orden consecutivo los documentos de la gestión de cartera

2 Analizar la situación y comportamientos crediticios de los clientes para

alertar al jefe de ventas sobre las situaciones que sean necesarias

3 Elaborar y digitar en el sistema los recibos de la caja por recaudo de

cartera

4 Digitar y elaborar notas de créditos solicitados con aprobación del jefe de

ventas

5 Verificar las administración de las diferentes cuantas correspondientes a

las facturas de clientes
 6 Verificar las administración de las diferentes cuantas correspondientes a
las facturas de clientes

7 Verificar las administración de las diferentes cuantas correspondientes a

las facturas de clientes

CONCLUSIONES

Con los anteriores manuales fe funciones y procedimientos se logra tener un mejor

rendimiento laboral interno de la empresa _________________________
-Mayor facilidad en la toma de de decisiones y en la ejecución de las mismas

- Proporciona claridad y sencillez en la información necesaria en cada puesto de

trabajo

-Crea una adecuada disciplina en el ambiente de trabajo que puede ser fácil mantener
con el cumplimiento del Manual de Funciones y Procedimientos.