Clase Procesos3

TI PARA LOS NEGOCIOS
TI para los Negocios

Clase 4
UPeU – FCE Administración y

Negocios Internacionales
GESTIÓN POR PROCESOS
Ing. Diana Sanchez Torpoco

Universidad Peruana Unión – Facultad de Ciencias Empresariales 1
Email. dl.sanchez.t@gmail.com
1
Agenda

Introducción
Gestión por procesos

Enfoque basado en proceso
Mapa de procesos
Características un proceso
Modelado de proceso con BPM
Arquitectura empresarial - EA
2
INTRODUCCIÓN

3
Introducción

¿Qué es un proceso?
Conjunto de actividades que emplee insumos, les agregue valor y
suministre un producto a un cliente.

 Según ISO9000:2005, cláusula 3.4.1
Conjunto de actividades relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
4
¿Qué es un proceso de negocio?
Un grupo de tareas lógicamente relacionadas que emplean los recursos
de la organización para dar resultados en apoyo de los objetivos de la

misma.
Todos los procesos de servicios y los que respaldan a los de producción.
5
Pit Stop de Fórmula Uno:

Procesos y Puestos definidos y ejecutados a la perfección

6
¿Por qué centrarnos en los procesos?

 Permite centrarse en el cliente.
 Permite predecir y controlar el cambio.
 Aumenta la capacidad de la empresa para competir, optimizando el

uso de los recursos.
 Ofrece una visión sistemática de las actividades de la organización.
 Da una visión de la forma como ocurren los errores y la forma de
corregirlos.
“El poder alcanzar los objetivos de todo negocio depende de la eficiencia y

efectividad con que se desarrollen sus procesos”
7
GESTIÓN POR PROCESOS

8
Por que gestionar por procesos?

Una empresa generalmente se inicia
con todos sus procesos centralizados

División
Pero, comienza a evolucionar…
9

Cliente

Division
División
Extensión del Proceso para interacción con el Cliente
10

Cliente

Division
Servicios
Compartidos
Crea Servicios Compartidos: Marketing, Contabilidad,...

11

Cliente
Division
División

Servicios
Compartidos
Proveedor
Integra al Proveedor en el proceso 12


Cliente
Division
División

Servicios
Compartidos
Proveedor
Terceros
13
Terceriza algunos servicios

Cliente
Division
División

Servicios
Compartidos
Proveedor
Terceros
14
…y finalmente Optimiza sus procesos
ENFOQUE BASADO EN PROCESO EBP

15
Conceptos básicos

FUNCIÓN (Área Funcional)
Un grupo dentro de la organización funcional. Ejemplo: Ventas,
Marketing, Finanzas, Compras, etc.

PROCEDIMIENTO
Una serie de actividades que se llevan a cabo en una determinada
secuencia y manera.
16
Enfoque a procesos

17
Enfoque basado en procesos en los modelos de gestión

Enfoque basado en procesos: es una manera de organizar, dirigir y
controlar las actividades de trabajo para crear valor al cliente y otras
partes interesadas, cruzando las barreras entre las diferentes unidades

funcionales, unificando sus enfoques hacia las metas principales de la
organización. Los procesos se gestionan como un sistema definido por la
red de procesos y sus interacciones, creando así un mejor
entendimiento de lo que aporta y no aporta valor al proceso.
18
Enfoque basado en procesos en los modelos de gestión

19
Enfoque funcional versus gestión por procesos

Gestión por procesos

Enfoque Funcional
Enfoque por procesos
Fuente: ISO/TC 176/SC 2/N 544R3 “Orientación

20
sobre el Concepto y Uso del Enfoque basado en
procesos” (Octubre, 2008)
#2
#1
A
B
C
AREAS FUNCIONALES

21
Ejemplo - PROCESO: Desarrollo de un nuevo producto

Área Funcional
AREA FUNCIONAL
Subproceso/Actividad
SUBPROCESO
Investigación de Mercados Identificar necesidad

Desarrollo de Productos Diseñar el producto
Diseñar envase
Aprobar prototipo
Marketing Diseñar estrategia de venta
Estimar utilidad
Producción Fabricar prototipo
Finanzas Asignar presupuesto

22
Tipo de proceso

Hay tres tipos de procesos de negocio:
Procesos primarios: son de naturaleza inter-funcional y componen la cadena de

valor.
Procesos de soporte: apoyan el funcionamiento de la organización (Recursos

Humanos, TI, Logística, etc.)
Procesos de gestión: son utilizados para medir, monitorear y controlar actividades

de negocio. Garantizan que procesos primarios y de soporte cumplan metas
operacionales, financieras y legales. 23
24
MAPA DE PROCESOS

25
MAPA DE PROCESO

26
Cadena de Valor de una Organización

PROCESOS PRINCIPALES Procesos de la realización del producto

27
La calidad.

28
Mapa de Macroprocesos

Macroproceso
Conjunto de procesos principales, que tienen un objetivo
común en la organización.

2004
Enfoque de la
Cadena de 2010
Valor de Porter Enfoque Familia de Normas ISO 9000
Estratégicos Gestión de la Medición, análisis y

Dirección mejora
Negocio
Del Negocio 29
Apoyo Apoyo Institucional
Interacción de procesos

 "La organización debe:
a) determinar los procesos
necesarios para el sistema de
gestión de la calidad y su

aplicación a través de la
organización (véase 1.2),
b) determinar la secuencia e
interacción de estos procesos.“
ISO 9001:2008 cláusula 4.1 incisos a) y b)
30
Los 8 tipos de desperdicios

31
Principios para la mejora de Procesos

 Eliminar el desperdicio (controles, demoras, transportes almacenaje)
Minimizar el desperdicio cuando no se pueda eliminar.

Simplificar (análisis del valor).
Combinar pasos de procesos, si es posible.
Diseñar procesos con rutas alternas.
Pensar en paralelo, no en línea.
Recabar datos en su origen.
Usar tecnología para mejorar el proceso.
32
Dejar que los clientes ayuden (autoservicio).
Ejemplo: Mapa de Macroprocesos SUNAT

33
Ejemplos de mapa de procesos

34
OSINERGMIN - ORGANISMO SUPERVISOR DE LA INVERSIÓN EN ENERGÍA Y MINERÍA

35
SINADECI - SISTEMA NACIONAL DE DEFENSA CIVIL (INDECI)

36
JURADO NACIONAL DE ELECCIONES - JNE

37
BCP

38
BUENAVENTURA INGENIEROS S.A. PERÚ

39
Taller

Taller: Identificar los proceso de los siguientes casos:
 Empresa que se dedica a la producción y venta de mermeladas
 Empresa que se dedica a la confección de prendas de vestir.

40
CARACTERÍSTICAS DE PROCESO

41
Caracterización de Procesos

Permite la Identificación de elementos esenciales necesarios para llevar
a cabo el proceso y la definición de las principales características del
proceso facilitando su entendimiento, gestión y el control de sus

interrelaciones como parte de un sistema.
42
Cadena de Valor de una Organización

PROCESOS PRINCIPALES Procesos de la realización del producto

43
7 Elementos de un Proceso ( ISO 9001 )

Deben de existir, por cada proceso identificado, 7 elementos básicos. 3 elementos
provienen de la definición de procesos. 4 elementos de la clausula 4.1 de ISO
9001:2008.

Elementos:
1. Entradas.
2. Actividades (qué)
3. Salidas
4. Operación (Cómo)
5. Control
6. Recursos
44
7. Indicador (es) de desempeño
7 Elementos de un Proceso ( ISO 9001 )

45
Estructura de un proceso

46
Identificación y Gestión de Procesos

1. Identificar los Procesos.
2. Identificar los dueños de los Procesos.

3. Identificar las Entradas de los procesos.
4. Identificar las Salidas de los Procesos.
5. Establecer el Flujo de las actividades.
6. Establecer el Seguimiento y medición (Control).
7. Identificar los Recursos del Proceso.
8. Establecer los Mecanismos del Proceso.
47
9. Establecer los Indicadores del Proceso.
Estructura de un proceso - Ejemplo

48
Estructura de un proceso - Ejemplo

49
Caracterización de un Proceso

50
Características del documento

Encabezado
 Proceso: Nombre del proceso.
 Responsable del Proceso: Cargo responsable por el buen desempeño

del proceso.
 Alcance: Describir de el inicio y el fin del proceso
 Código.
 Versión:
 Fecha de última actualización:
51
Descripción del Proceso

 Entradas: Corresponde a los insumos del proceso, tales como
información, documentos, solicitudes, materiales, etc.
 Proveedor(es): Son los procesos internos o entes externos que

generan entradas para el proceso que se esta caracterizando.
 Actividades: Son las actividades del proceso
 Salidas: Productos del proceso.
 Clientes: Son los procesos internos o usuarios a los cuales este
proceso les entrega la salida del proceso o puede ser el usuario o
cliente externos.
52
Características
 Recursos: elementos que brindan el soporte necesario para ejecutar
el proceso tales como equipos, maquinaria, sistemas de información,

etc.
 Controles: mediciones y controles que requiere el proceso para
garantizar su óptimo resultado.
 Indicadores: miden el desempeño del proceso (eficacia).
 Mecanismos (Operaciones): documento de como se van a realizar las
actividades del proceso
53
54
Taller:
Elaborar la estructura y la ficha del proceso de elaboración de un triple.

55
BPM - Business Process Management

56
¿Qué es BPM?

 El Business Process Management (BPM) es un enfoque disciplinado para
• identificar,
• diseñar,

• documentar,
• medir,
• monitorear,
• controlar y
• mejorar
 procesos de negocio, automatizados o no, para alcanzar resultados alineados con
las metas estratégicas de una organización.
 BPM tiene como objetivo mejorar la eficiencia dentro de una empresa a través de
la administración sistemática de los procesos de negocio. 57
Ciclo de Vida de BPM

58
Modelado de Procesos de Negocio

Conjunto de actividades involucradas en la creación de
representaciones de un proceso de negocio existente (As-Is) o
propuesto (To-Be).

Combina un conjunto de habilidades que proporcionan una visión y
entendimiento de los procesos para su análisis, diseño y medición del
desempeño.
59
Representación de los Procesos

Vender Productos

Cliente
UML Procesar Devoluciones

BPMN
60
WebSphere Business Modeler

¿Qué es el Modelado del Negocio?

Es una técnica para modelar procesos del negocio.
El Modelo de negocio provee una manera de expresar los procesos del
negocios en términos de actividades del negocio y comportamiento

colaborativo.
INPUT OUTPUT
61
EMPRESA
¿Qué es BPMN?

• Es un estándar: BPMN Business Process Model and Notation.
• Desarrollado por Business Process Management Initiative (BPMI).

• Mantenido por el Object Management Group (OMG).

• La especificación BPMN 1.0 fue publicada en Mayo del 2004.
• La versión BMPN 2.0 apareció en Agosto del 2009 y su última versión 62

es de Junio de 2011.
¿Para qué el BPMN?

• El objetivo principal de desarrollar BPMN es proveer una
notación que sea fácilmente entendible por todos los
usuarios de negocio.

• Desde los analistas que crean los borradores iniciales de
procesos hasta los desarrolladores técnicos que son
responsables de implementar la tecnología que ejecutará
dichos procesos. Y por supuesto, la gente de negocio que
manejará y monitoreará estos procesos.
63
Modelado de Procesos por Niveles

64

65

SUNAT - MAPA DE MACROPROCESOS INSTITUCIONAL
Operador Tributario / Operador y Usuario de Comercio Exterior/ Entidades del

Gestión de Dirección Medición, Análisis y Mejora
Operador Tributario / Operador y Usuario de Comercio Exterior/ Entidades
E.02 Gestión de M.01 Control de

E.01 Planeamiento M.02 Control M.03 Gestión M.04 Gestión
imagen gestión
Institucional Interno por procesos de proyectos
institucional institucional
Negocio
NT.02 Administración de la NT.03 Gestión y NT.05 Atención de

Contenido:
- Mapa de Macroprocesos
NT.01 Registro tributario
recaudación tributaria recuperación de la deuda Devoluciones
NT.08 Diseño y desarrollo

del estado / Ciudadanía
NT.06 Asistencia al NT.07 Atención de recursos

de productos y servicios NT.04 Fiscalización
estado / Ciudadanía
contribuyente impugnatorios
Institucional
tributarios
PRODUCTOS
ENTRADAS
NC.01 Formación Tributaria y NC.02 Custodia y disposición de NC.03 Defensa del contribuyente y
Aduanera mercancías y bienes usuario de comercio exterior
- 35 Macroprocesos (mapas y fichas)

NA.03 Control de ingreso
NA.02 Evaluación del
de mercancías
NA.01 Registro de riesgo y programación NA.07 Gestión y

Operadores recuperación de la deuda
NA.04 Control de salida de
2 Gestión de dirección
mercancías

NA.11 Administración de la
recaudación Aduanera
NA.05 Fiscalización
NA.10 Diseño y desarrollo
aduanera NA.09 Atención de
de productos y servicios
recursos impugnatorios
22 Del negocio
aduaneros

NA.08 Atención al usuario
NA.06 Prevención del
de comercio exterior
contrabando y TIM
Apoyo Institucional
A.01 Gestión de
recursos
humanos
A.02 Gestión
administrativa y
financiera
A.03 Gestión de
sistemas de
información
A.04 Asesoría
legal
A.05 Defensa
legal
A.06 Gestión de la
documentación  7 Apoyo Institucional
Operadores tributarios: Contribuyente, imprentas, empleador, derechohabientes/asegurados, afiliados ONP
Operadores de comercio exterior: Agentes de aduana, Despachadores de aduana, transportistas o sus representantes, agentes de carga internacional, almacenes aduaneros, empresas del servicio po stal, empresas de servicio de entrega rápida, Duty Free,
beneficiarios de material de uso aeronáutico, dueños, consignatarios
Entidades del estado: MEF, EsSalud / ONP, Congreso de la República, Tribunal Fiscal, RENIEC, Poder Judicial, Tribunal Constitucional
Productos: Registros, información, fondos recaudados, mercancías controladas, autorizaciones y servicios de formación
 4 Medición, análisis y mejora
CONTRIBUYENTES
Solicitudes /
Documentos
sustentatorios
Solicitudes /
Documentos
sustentatorios
CIR /
CIR Resoluciones /
Resolución
A Ministerial
IDENTIFICACIÓN Y ESTADO CIVÍL
NT-01.2 AUTORIZACIÓN DE
REGISTRO NACIONAL DE
Comprobante de
Información COMPROBANTES DE
Registrada (CIR) / PAGO Y DOCUMENTOS Solicitudes /
Notificación SIMILARES Documentos
(RENIEC)
sustentatorios
DNI Validado
A NT-01.3 ADMINISTRACIÓN
NT-01.1 ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS
DE INFORMACIÓN DE TRIBUTARIOS
REGISTRO TRIBUTARIO ESPECIALES
Registro de Resolución
Información de Ministerial
persona jurídica Asegurados y
Derechohabientes
acreditados
REGISTROS PÚBLICOS MINISTERIO DE ECONOMÍA

Y FINANZAS (MEF)
66
ESSALUD / OFICINA DE
NORMALIZACIÓN PREVISIONAL (ONP)
NT-01. REGISTRO TRIBUTARIO


CONTRIBUYENTES
Solicitudes /
Documentos
sustentatorios
Solicitudes /
Documentos
sustentatorios
CIR /
CIR Resoluciones /

Resoluci ón
A Ministerial
NT-01.2 AUTORIZACI ÓN DE
Comprobante de
Informaci ón COMPROBANTES DE
Notificaci ón SIMILARES Documentos
(RENIEC)
sustentatorios
DNI Validado
A NT-01.3 ADMINISTRACI ÓN
NT-01.1 ADMINISTRACI ÓN DE REGISTROS
DE INFORMACI ÓN DE TRIBUTARIOS
REGISTRO TRIBUTARIO ESPECIALES
Registro de Resoluci ón
Informaci ón de Ministerial
persona jur ídica Asegurados y
Derechohabientes
acreditados
REGISTROS PÚBLICOS MINISTERIO DE ECONOMÍA

Y FINANZAS (MEF)
ESSALUD / OFICINA DE
NORMALIZACIÓN PREVISIONAL (ONP)
67
REGISTRO TRIBUTARIO
NT-01.
de
Ficha técnica
macroproceso

68
Ejemplo: Nivel 2 - SUNAT (Proceso)

CONTRIBUYENTES

Solicitudes /
Documentos
sustentatorios
Solicitudes /
Documentos
sustentatorios
CIR /
CIR Resoluciones /
Resolución
A Ministerial
NT-01.2 AUTORIZACIÓN DE
Comprobante de
Información COMPROBANTES DE
Notificación SIMILARES Documentos
(RENIEC)
sustentatorios
DNI Validado
Ficha técnica de determinación
Proceso: Registro de buenos contribuyentes Código: NT-01.3.2 Macroproceso: NT-01 Registro tributario
A Tipo de proceso: Gestión de Dirección Negocio Apoyo institucional Medición, análisis y mejora
NT-01.3 ADMINISTRACIÓN
NT-01.1 ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS Objetivo: Contar con el padrón de buenos contribuyentes actualizado oportunamente para al aplicación de los beneficios, de ser el caso.
DE INFORMACIÓN DE TRIBUTARIOS
REGISTRO TRIBUTARIO Alcance: Desde la determinación de la necesidad de actualizar el padrón por parte de la SUNAT hasta la emisión del padrón de buenos contribuyentes (incluyendo la marcación del buen
ESPECIALES
contribuyente en los sistemas de la administración)
Dueño del proceso: Gerencia de Programación y Gestión de la Deuda
Proveedor Elementos de Entrada Actividades Resultados Cliente

Registro de Resolución Identificar y descargar información
Información de Ministerial
persona jurídica Asegurados y Evaluar calidad de información
Derechohabientes Cruzar tablas e identificar requisitos
Necesidad de contar con un padrón de
acreditados Verificar requisitos Macroprocesos del negocio de
SUNAT - GPGD buenos contribuyentes (BUCs) Padrón de BUCs actualizado
Validar requisitos tributos internos
actualizado
Generar RI
Notificar
REGISTROS PÚBLICOS MINISTERIO DE ECONOMÍA Publicar Padrón
Y FINANZAS (MEF)
Recursos:
Recurso Humano Colaboradores: 01 profesional de INCT, profesionales asignados en cada depedencia
ESSALUD / OFICINA DE Equipos: PCs
NORMALIZACIÓN PREVISIONAL (ONP) Sistemas Informáticos: BDU / RSIRAT / SIDCOT
Infraestructura
Instalaciones: Oficinas administrativas
Servicios de apoyo: Mensajería
Documentación:
Interna: RS N° 101-2001-SUNAT, Circular N° 026-2001-SUNAT
Externa Decreto Legislativo N° 912, Decreto Supremo N° 100-2001-EF, Decreto Supremo N° 179-2001-EF, Decreto Supremo N° 105-2003-EF
Indicador de desempeño Descripción Fórmula Frecuencia de Medición Meta

NT-01. REGISTRO TRIBUTARIO
La actualización del padrón de BUCs se
Cumplimiento del cronograma
gestiona a través de un cronograma en % de avance del cronograma de actualización
de actualización del padrón de De acuerdo al cronograma 100% del cronograma
el que se asignan responsables por cada del padrón de BUCs
BUCs
actividad y fechas de cumplimiento
Control:
Seguimiento al cumplimiento del cronograma de actualización del padrón de BUCs. 69
Riesgos:
No aplica
Cambios respecto a la versión anterior:

No aplica
Versión: 01
Revisado por: División de Organización y Procesos Fecha: Abril, 2011

Aprobado por: Gerencia de Programación y Gestión de la Deuda Fecha: Abril, 2011
Ejemplo: Nivel 2 - SUNAT (Proceso)

Diagrama de proceso - Notación: BPMN

70
La Notación BPMN: Elementos

71
Resumen: Elementos centrales de los diagramas

72
Resumen: Lista completa de elementos

73
Resumen: Elementos del Proceso

74

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TI para los Negocios

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Integra al Proveedor en el proceso 12

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