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Contabilidad de Cooperativas

TEMA Nº2
ORGANIZACIÓN DE UNA COOPERATIVA
1. Introducción
Parece algo complicado pero no es así, lo más importante es llegar al convencimiento de que
un grupo unido, en base a su propio esfuerzo, puede resolver problemas como transporte, agua
potable, alcantarillado, crédito, salud, educación, fuentes de trabajo, vivienda, etc. A
continuación se mencionaran los aspectos más esenciales para organizar una cooperativa.
El presente tema se basa esencialmente en la Ley General de Sociedades Cooperativas
(LGSC) y esperamos sea de utilidad para los grupos que han optado por un futuro cooperativo,
por un futuro digno.
Definición: ¿Qué es una cooperativa?
"Una cooperativa es una asociación autónoma de personas que se han unido voluntariamente
para hacer frente a sus necesidades y aspiraciones económicas, sociales y culturales comunes
por medio de una empresa de propiedad conjunta y democráticamente controlada".
(Definición de la Alianza Cooperativa Internacional, ver: www.aciamericas.coop)
Resumiendo:
a) Es una empresa
b) De propiedad colectiva
c) Que se controla democráticamente.
La primera condición indispensable es que un grupo de 10 personas (LGSC, Art. 57) como
mínimo -aunque lo más acertado es iniciar con 15 personas-, decidan organizar una empresa
cooperativa, con lo cual habríamos salvado el paso más importante.
A continuación lo recomendable es organizar en la primera reunión el Comité Organizador,
con unas 5 personas, el cual se subdividirá en dos Comisiones: de Estatutos y Financiera.
2. Tareas del Comité Organizador
Tiene que tomar contacto con instituciones relacionadas al cooperativismo, para recabar
información respecto de los pasos, documentos y requisitos a cumplir para no tener tropiezos
en el proceso de organización de la cooperativa. Se recomienda visitar la Dirección Regional
de Cooperativas (en lo sucesivo DIRECOOP), Federación Departamental de Cooperativas de
Ahorro y Crédito (si quieren constituir una de Ahorro y Crédito) y otras de acuerdo al ramo.
Asimismo debe coordinar, apoyar y facilitar el trabajo de los Comisiones, informar a los
futuros socios interesados en organizar la cooperativa y motivar para que se involucren en
todo el proceso de organización.
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2.1. Comisión de Estatutos


Puede estar conformado por dos personas y debe elaborar el Estatuto; en este aspecto lo más
acertado es conseguir uno o dos Estatutos de otras cooperativas y adecuarlos al tipo de
cooperativa que desean organizar. Una vez acabados los documentos, estos deben ser
presentados en la Asamblea de Constitución para su discusión.
2.2. Comisión Financiera
También puede estar conformado por dos personas. Deben elaborar el Plan Operativo y el
Presupuesto (de donde saldrán el Fondo Social y el valor del Certificado de Aportación).
¿Cómo diseñar y elaborar estos documentos? Se debe solicitar asesoramiento a la DIRECOOP,
pedir los modelos de cuadros que hay para elaborarlos y adecuarlos a lo requerido; claro que
estos deberán ser analizados y aprobados por la Asamblea de Constitución para iniciar el
trámite de solicitud de la Personería Jurídica. Esta Comisión también debe elaborar el “Estudio
Socio Económico”, sin embargo este documento debe elaborarse con la ayuda de la
DIRECOOP (también hay un cuadro modelo para esto)
2.3. Periodos del proceso
Ahora creemos conveniente mostrar los 4 periodos que debe seguir todo el desarrollo de
conformación de la cooperativa, lo cual a su vez dará una imagen global del proceso de
constitución.
2.3.1. Periodo exploratorio
Este periodo comienza cuando un grupo de personas conscientes de sus necesidades comunes,
se reúnen periódicamente y deciden resolverlas por sus propios medios, de forma legal y
organizada. Para ello deciden informarse sobre cooperativismo y establecen contacto con
instituciones cooperativas. Conformarán el Comité Organizador, que representará al grupo
hasta la elección de los Consejos en la primera Asamblea General.
2.3.2. Periodo de organización
Se cuenta con la información básica, se organizan las comisiones y cada una inicia su trabajo.
La Comisión de Estatuto trabaja en la redacción del Estatuto y la Comisión de Finanzas se
ocupa de elaborar los documentos antes descritos.
El Comité Organizador solicita autorización a la Dirección General de Cooperativas
(DIGECOOP) y a su Federación, para la convocatoria a la Asamblea General Constitutiva.

2.3.3. Periodo de fundación


Inicia con la convocatoria a la Asamblea General Constitutiva, donde se elaborará el Acta de
Constitución que deberá contener el Estatuto, nombres y firmas de los asistentes.
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En los casos de comunidades alejadas es importante la certificación de una autoridad local,


notario juez parroquial o funcionario de gobierno con jurisdicción en el domicilio social, o un
funcionario de la DIRECOOP (art. 56 y 57 de la LGSC).
La Asamblea debería tocar los siguientes puntos:
* Informe de la Comisión de Organización.
* Definir la denominación (nombre) de la cooperativa.
* Definir el valor del Certificado de Aportación.
* Analizar y aprobar el Estatuto.
* Elección de los Directivos
* Varios
2.3.4. Periodo de tramitación
Inicia con la Asamblea General Constitutiva y termina con la obtención de la Personería
Jurídica.
3. La estructura de mando (la asamblea)
La LGSC en su Art. 88 establece que “la dirección, administración y vigilancia de las
sociedades cooperativas, estarán a cargo de: la Asamblea General, el Consejo de
Administración, el Gerente, el Consejo de Vigilancia, las Comisiones que establezcan los
Estatutos o las Asambleas Generales”.
Por tanto, de la anterior lectura se puede concluir que la Asamblea es la máxima instancia de
decisión; a esta le sigue en orden de importancia el Consejo de Administración y luego los
otros niveles.
3.1. Asamblea General
Es la reunión de todos los socios o delegados con plenos poderes. Dicho de otro modo, es la
reunión de los dueños de la empresa cooperativa. Por tanto es el órgano soberano, la autoridad
suprema de una sociedad cooperativa. Recibe informes, aprueba planes y elige a sus
dirigentes. Puede modificar los estatutos, reglamentos y políticas. Las resoluciones acordadas
obligan a todos, presentes y ausentes, siempre que no se contradiga con la LGSC ni sus
Estatutos.
La convocatoria a Asamblea General Ordinaria -convocada y difundida por el Presidente del
Consejo de Administración-, es un requisito legal, por lo cual es obligatorio realizarlo una vez
al año, si no se convoca se está infringiendo la Ley y por tanto se puede ser pasible a sanciones
penales y/o del sistema cooperativo.
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3.1.1. Asamblea Constitutiva


La primera Asamblea de Constitución, será convocada por el Comité Organizador (con
autorización de la DIRECOOP y la Federación a la cual se afiliará la cooperativa).
Debe ser convocada de forma pública con un mínimo de 7 días de anticipación; es decir, la
convocatoria puede ser pegada en lugares públicos o hacerla conocer por radio, volantes,
periódico de circulación regional o nacional, etc. (esto está relacionado al área de cobertura de
la cooperativa).
3.1.2. La igualdad de los socios
Las Asambleas son las instancias donde se expresa, en la práctica, la igualdad y equidad entre
los socios. Hombres o mujeres, de pensamientos políticos o religiosos diferentes o similares
gozan de derechos y obligaciones iguales. Todos, ricos o pobres, con mayor o menor
formación, tienen derecho a un único voto y además pueden proponerse como candidatos a
integrar cualquiera de los Consejos Directivos. Sin embargo, los candidatos que se habiliten
como tal, deben cumplir con los requisitos estipulados en su Estatuto y haber cumplido con
todas sus obligaciones en la cooperativa.
3.1.3. Tipos de asamblea: Ordinaria y Extraordinaria
Existen dos clases de Asambleas, la Ordinaria y la Extraordinaria. La primera, debe realizarse
cada año para analizar el informe económico del Tesorero, los informes de ambos Consejos, el
informe de gestión del Administrador o Gerente, como también el de Auditoria Externa;
posteriormente pasará a analizar la propuesta de Plan Operativo del próximo año;
seguidamente la Asamblea pasará a elegir los nuevos directores o la parcialidad que
corresponda; finalmente, si lo consideran necesario, pueden tocarse puntos varios.
La Asamblea Extraordinaria será convocada para tratar casos extraordinarios según lo previsto
en el Estatuto y se convocan para tratar un solo punto
3.2. Organización y funciones del Consejo de Administración
Una vez que la Asamblea ha elegido a su Consejo de Administración (y de Vigilancia), es
necesario comprender que en una cooperativa los socios son los dueños; pero como no puede
ser administrada por todos, trasladan su autoridad a un pequeño grupo de socios quienes se
constituirán en integrantes del Consejo de Administración.
3.2.1. De sus funciones
En términos generales y según la LGSC (Arts. 91, 93, 95 y 98) sus funciones son:
• Velar para que se cumplan y ejecuten sus resoluciones y de la Asamblea General.
• Representar y defender los intereses de los socios.
• Aprobar los Planes Estratégicos y Operacionales de la empresa, así como los presupuestos
anuales.
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• Establecer y dictar políticas y reglamentos para el mejor accionar de la cooperativa.

3.2.2. ¿Cuántos integran el Consejo de Administración?


No es necesario que sean muchos integrantes, se recomienda que sean 5 personas que deben
desempeñar los siguientes cargos:
1. Presidente (representa a la cooperativa).
2. Vicepresidente (sustituye al presidente en casos de ausencia).
3. Secretario (tiene a su cargo la documentación y la correspondencia).
4. Tesorero (está a cargo de toda la actividad financiera).
5. Vocal (sustituye a cualquiera de los integrantes en casos necesarios).
3.2.3. El doble rol: Socios y Dueños
En las cooperativas, los socios son dueños y “clientes” de la empresa cooperativa, es decir
tienen dos roles y deben ser responsables con los compromisos que asumen en ambos roles.
Como propietario de la empresa deberá apoyar el progreso de la empresa y velar para que los
otros socios, cumplan con sus obligaciones y responsabilidades; como socio/usuario, tenemos
derecho a todos los servicios y beneficios que la cooperativa implemente, pero a la vez debo
cumplir con mis obligaciones.
3.3. Consejo de Vigilancia: Organización y funciones
El Consejo de Vigilancia es una instancia de mucha importancia para garantizar la democracia
y la transparencia en las cooperativas, por ello la elección de sus integrantes requiere de socios
idóneos para trabajar en beneficio de su cooperativa y de la comunidad.
3.3.1. Funciones
La función principal de los integrantes de este Consejo es el adecuado y oportuno control,
como la fiscalización constructiva de todo aquello que compete a la gestión de la empresa
cooperativa.
El Consejo de Vigilancia tiene acceso a toda la información que considere necesario para el
buen cumplimiento de sus funciones. Sus observaciones, por lo general, deben ser planteados
en los niveles correspondientes (Consejo Administración y/o gerencia). Las observaciones o
diferencias de opinión con el otro consejo no son motivo para paralizar las actividades de la
cooperativa. Su trabajo se enmarca principalmente en el análisis de las acciones y decisiones
de los niveles de decisión y gestión para hacer propuestas que mejoren los resultados.
Considerando que su elección es decisión de una Asamblea General de Socios, sus informes
los hace también a una Asamblea.
¡Ojo! Sus integrantes no deben involucrarse en la gestión, pues eso impediría su
imparcialidad.
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3.3.2. ¿Cuántos lo integran?


Por lo general se considera que debe estar conformado por un mínimo de 3 personas:
Presidente, Secretario y Vocal. En las cooperativas que tienen muchos socios y/o que prestan
muchos servicios, este número de integrantes puede incrementarse, según las necesidades
propias
4. Pasos y documentos para tramitar la Personería Jurídica
Para obtener la Personería Jurídica se debe seguir los siguientes pasos y acompañar los
siguientes documentos en cuatro ejemplares (el original y 3 copias).
1) Carta de solicitud (o Memorial de solicitud) de Personería Jurídica al Director General de
Cooperativas (DIGECOOP).
2) Certificación de haber pasado un Cursillo de Cooperativismo Básico.
3) La Convocatoria para la Asamblea Constitutiva.
4) El Acta de la Asamblea de Constitución.
5) Nómina de filiación de socios (según cuadro modelo de la DIGECOOP).
6) La Planilla del Fondo Social de la cooperativa (según cuadro modelo de la DIGECOOP).
7) El Certificado del Tesorero por tenencia del Fondo Social, con visto bueno de los
Presidentes de los Consejos de Administración y Vigilancia.
8) El Balance de Apertura (con firma de Auditor o Contador registrado).
9) Datos para el Estudio Socioeconómico.
10) El Plan Operativo (firmado por los presidentes de Administración, Vigilancia y Tesorero).
11) Estatuto aprobado de la cooperativa.
12) Fotocopias del Carnet de Identidad de cada uno de los socios.
13) Vº Bº de su respectiva Federación.
14) Documentos de propiedad según los casos (planos, licencia de funcionamiento,
adjudicaciones, dotación concesiones mineras, de tierra, etc.).
15) Informe técnico de revisión y nota oficial del jefe de la Dirección Regional de
Cooperativas de Cochabamba.
De acuerdo al Art. 59 de la LGSC “El acta de Constitución deberá ser firmado por un
inspector o supervisor que representa al Consejo Nacional de Cooperativas”.
5. Características de las Cooperativas
Las Cooperativas son empresas económicas de interés social, de administración democrática y
tienen las siguientes características:
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* Tiene recursos materiales y humanos para su funcionamiento, sus propietarios son los
socios, quienes aportan los recursos materiales.
* Con los aportes recibidos la Cooperativa realiza actividades que beneficiarán a los socios, a
sus familias y a su comunidad.
* La propiedad sobre la empresa es colectiva.
* Proporciona a los afiliados bienes y servicios a menor costo.
* Las cooperativas son organizaciones gestionadas democráticamente por los asociados, los
cuales participan activamente en la fijación de sus políticas y en la toma de decisiones.
* Todos los socios tienen iguales derechos y obligaciones
6. Tipos de cooperativas
Según la Ley General de Sociedades Cooperativas vigente (Decreto 5035 de fecha
12/Septiembre/1958) en su Art. 20 dice:
Para los efectos de esta ley general, existirán las siguientes clases de sociedades cooperativas:
1. Agrícolas, ganaderas y de colonización.
2. Industriales y mineras.
3. De servicios.
4. De crédito.
5. De consumo.
6. De educación