12 de marzo de 2018

Realice el siguiente taller y lo sube al drive individual.

1. Investigar: Que es una unidad de correspondencia,

2. Cuál es la misión de la U.C. En las empresas,
3. Quienes son los funcionarios que trabajan en esa área
de la empresa, cuáles son los útiles, papelería,
elementos, mobiliario y equipos requeridos para la tener
una unidad de correspondencia correctamente para el
perfecto recibo y despacho de documentos.

 Realice lectura comprensiva sobre el acuerdo

060 de 2001 sobre las comunicaciones
oficiales.

4. Investigar: Que es un manual de gestión documental y

dar dos ejemplos diferentes de dicho manual.

5. Investigar: Cuales son los procesos de recibo y

despacho de documentos en las empresas, realizar un
diagrama de flujo explicando cada uno de los procesos.

6. Visite varias Unidades de correspondencia con el

fin de que identifique los muebles, equipos y
herramientas que existen en esta oficina Indague
sobre los canales o medios de ingreso de los
documentos a las entidades y sobre los software de
correspondencia.

Solución

1. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Es la encargada de gestionar de forma centralizada y
normalizada, los servicios de recepción, radicación y
distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos
procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de
gestión documental y los programas de conservación,
integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de
gestión , centrales e históricos.

2. FUNCIONES DE LA UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
1. Adoptar proyectos y programas para administrar
adecuadamente las condiciones oficiales, el servicio de
consulta y la conservación de documentos, acordes con la
misión, visión, funciones y programas de la entidad, con
sujeción a las pautas y principios establecidos en la ley,
normas internas y pautas fijadas por el Archivo General de la
Nación de Colombia.

2. Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el

servicio de información sobre todas las comunicaciones
oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la
labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad
y en orden consecutivo.

3. Guardar estricta reserva sobre los documentos, la

información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su
competencia.

4. Proponer métodos, procedimientos y propender por la

incorporación y usos de nuevas tecnologías, que permitan
modernizar y agilizar los procesos de las unidades de
correspondencia.

5. Prestar asesoría en materia de administración de las

comunicaciones oficiales, a las dependencias que lo
requieran.

6. Informar con oportunidad a las dependencias

competentes, sobre el vencimiento de términos para dar
respuesta a los tramites y solicitudes prestados por los
ciudadanos.

7. Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad,

imparcialidad y respetando el derecho de turno.

8. Atender con prioridad los menores de edad,

discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades
de correspondencia con el fin de entregar y radicar
comunicaciones y solicitar información sobre el trámite de su
requerimiento.

Control de Ingreso de la Documentación.

2) Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar,

describir).

3) Conservación.
4) Servicio y Control de Préstamo de los documentos.

5) Selección y Traslado de la Documentación al archivo

central.

6) Digitalización de los Documentos.

7) Atención de consultas sobre informes estudiantiles.

3. ELEMENTOS Y EQUIPO REQUERIDO

EN LA UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
MOBILIARIO Y EQUIPOS QUE SE REQUIERE EN LA
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

EQUIPOS:

* El computador
* La impresora
* El escáner
* El fax
* La fotocopiadora
* El teléfono
* El reloj
* La máquina de escribir

ELEMENTOS DE ESCRITORIO

· Clips-metálico,
· Ganchos de cosedora
· Perforadora
· Cosedora
· Carpetas Sobres-Manila, ventanilla, carta, oficio
· Lapiceros
· Taja lápiz
· Borrador Tapete acrílico
· Cinta mágica
· Lápiz
· Sellos – radicado, recibido, despacho, fecha, copia
· Cortapapel Hojas papel
· guillotina rótulos
· Archivadores formatos de registro
· Resaltadores
· Tijeras
· Microfilmadora
 · Saca ganchos

ELEMENTOS DE ESCRITORIO
En virtud que las unidades de correspondencia están
asignadas para el recibo y envío de documentación; esta debe
estar con mobiliarios cómodos y adaptables para la
correspondencia estos son algunos de los muebles con los
que podemos contar:

Mesas: están diseñadas para un mejor manejo de la

correspondencia, la facilidad de diligenciamiento e
formularios o firmas, también sirven para ubicar los equipos y
demás elementos pertenecientes a la unidad de
correspondencia.

4. QUE ES UN MANUAL DE GESTION

DOCUEMNTAL

Es en cual se explican el procedimiento a seguir para la

planeación, programación, organización, dirección y avance
de las entidades en su función archivística.

3.8. PARTES DEL MANUAL DE ARCHIVO Y

CORRESPONDENCIA

1. INTRODUCCIÓN: en la cual se indica al lector en forma

general la razón de ser del documento que tiene ante sí.
2. OBJETIVOS: se resumen los fines que persigue el manual
(generales y/o específicos)

3. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ENTIDAD: en lo posible

debe ofrecer una información global sobre la entidad, su
organigrama y funciones.

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

RECIBO DE DOCUMENTOS
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y tramitación

de los documentos que llegan a la empresa. De lo contrario, es muy difícil
establecer responsabilidades por parte de las personas encargadas.

Por tanto, es necesario canalizar el recibo a través de una sola persona u oficina y
establecer normas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la
empresa.

CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA:

La correspondencia que llega a la empresa puede clasificarse en:

 Correspondencia personal
 Correspondencia publicitaria
 Correspondencia empresarial

1. CORRESPONDENCIA PERSONAL

En el sobre generalmente, aparece impresa la palabra CONFIDENCIAL o

PERSONAL.

2. CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA

Folletos, revistas o plegables, que llegan a nombre de la empresa, de sus

directivos o empleados
 3. CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL

Viene dirigida, con los datos completos, a directivos o funcionarios de la empresa.

PROCEDIMIENTO A SEGUIR AL RECIBIR

- Correspondencia personal

No debe abrirse. Se imprimirá la fecha de recibo en el sobre y se envía al

destinatario.

- Correspondencia publicitaria

Si los folletos, revistas o plegables están dirigidos a la empresa , se les imprime la

fecha de recibo y se envían a la dependencia interesada de acuerdo con el
contenido de la publicación.

Los que vienen dirigidos a personas, se les imprime la fecha en el sobre y se

envía al destinatario respectivo.

- Correspondencia empresarial
 Se verifica si los datos del destinatario corresponden a los de la empresa. Si no
es así, se devuelve al mensajero o correo correspondiente.

APERTURA DE SOBRES

Para abrir los sobres se utilizan tijeras y se cortan por el lado derecho del sobre,
colocando de frente. Luego se procede a comparar:

- La fecha que trae el documento con la impresa por el correo en el sobre. Si

son muy distanciadas, es prudente adjuntar el sobre al documento con un gancho
de plástico.

- La firma manuscrita del remitente, si no aparece el documento no tiene validez

y debe devolverse.

- La dirección del remitente; si no la trae el documento debe registrarse

manuscrita en la parte inferior de la hoja.

- La inclusión de anexos u otro documento, si falta o sobran anexos, se debe

informar a la empresa remitente; si el mensajero está presente, se devuelve la
comunicación.

RADICACIÓN

Se hace con el sello radicador de correspondencia, éste puede ser manual o

eléctrico. Se imprime en la parte superior derecha del documento (Norma
Icontec, Zona 3). No debe cubrirse la información que trae la comunicación. Los
datos que contiene el sello pueden ser los siguientes:
 · No. De Orden

Se imprime con un numerador. Es consecutivo y se empieza por 0001 al iniciar

cada año.

· Fecha de Recibido

La correspondencia que llega, debe registrarse diariamente; se imprime la fecha

del día en que se realiza el registro. Si se cuenta con un reloj radicador eléctrico,
éste imprime fecha y hora del recibo en forma automática.

· Pase a

Se escribe el nombre o código de la dependencia destinataria del documento.

CONTROL DE MENSAJERÍA

Tanto para entregas internas como externas, debe llevarse un control de

mensajería. (Ver formatos)

RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO DE LOS DOCUMENTOS DE

ARCHIVO

+ No usar alfileres ni bandas de cauchos para sostener documentos

+ No dejar papeles sueltos en las carpetas de archivo

+ No tener carpetas demasiado llenas (máximo 100 documentos)

+ Renovar las carpetas deterioradas o rotas

+ No considerar el archivar una operación aburridora. El archivo ofrece un
excelente campo de imaginación y creatividad personal.

+ No pegar documentos rotos con cinta adhesiva

+ No arrugar los documentos que se van a destruir

+ Retirar ganchos de cosedora con el sacaganchos

+ No pasar las hojas con los dedos humedecidos de saliva

+ No rayar ni utilizar resaltador para indicar la importancia de un párrafo o frase.

+ No doblar las puntas de los documentos para indicar donde está consultando.

+ Evitar la terrible “enfermedad de la fotocopivitis” o la elaboración de copias

innecesarias.

+ No dejar acumular los documentos por archivar. Dedicar 15 a 30 minutos

diarios a esta labor.

+ REGISTRO

Se hace en la hoja de Registro de Correspondencia Recibida, el cual debe

diligenciarse de la siguiente manera: (Ver formato anexo)

HOJA No.. Las hojas deben ir numeradas consecutivamente

FECHA: Se escribe la fecha del día en que se realiza el registro

NUMERO DE ORDEN: Se escribe el número consecutivo de la comunicación, el

mismo que se coloca en el sello radicador
PROCEDENCIA: Incluye dos datos:

 ENTIDAD O PERSONA: Se escribe el nombre de la empresa que envía el

documento, si trae membrete; si no, se anota el nombre completo de la persona
que firma.
 LUGAR: Se mira en la fecha de la comunicación la ciudad de origen y se
escribe en esa casilla.

NÚMERO: Si la comunicación trae número , éste se escribe en la casilla; de lo

contrario se deja en blanco.

FECHA: Se anota la fecha que trae la comunicación, con dos dígitos, utilizando
números arábigos.

ASUNTO O RESUMEN: Se relaciona con el contenido del documento. Debe

escribirse en tercera persona del singular o del plural, de acuerdo con el
destinatario: en plural, si es una empresa; en singular si es una persona
natural. No deben anotarse los temas sin importancia. El resumen puede ocupar
2, 3 o 4 renglones.

ANEXOS: Si la comunicación trae anexos, se escribe la palabra SI o la

cantidad. Si no trae, se traza una rayita.

PASA A: Se escribe el nombre de la dependencia que recibe el documento, de

acuerdo con los datos del destinatario o con el contenido del documento.

RESPUESTA: Se indica el número de radicación dado a la respuesta y la fecha

ARCHIVADA EN: Se indica la serie documental en que quedará archivada

físicamente la respuesta junto con el antecedente.
 Cuando la cantidad de hojas de registros sean aproximadamente 500, se
encuadernan para garantizar su conservación.

CONTROL ENTREGA INTERNA DE DOCUMENTOS

DESPACHO DE DOCUMENTOS

Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo general

con el despacho sucede lo mismo, y esta oficina puede recibir y enviar
documentos. En este caso, las dependencias no escriben el número y la fecha a la
correspondencia que generen, lo hará la oficina encargada.

Deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a:

- Presentación de los documentos: estilo, calidad del papel, cantidad de copias,

firmas autorizadas, tipo de sobres, formas y horarios de despacho.
- Devolución de documentos: Se debe proceder a devolver la correspondencia
cuando presente errores técnicos, ortográficos o mecanográficos, borrones y
enmendaduras, anexos incompletos, entre otros.

- Impreso de firmas autógrafas: En originales y copias.

Consecutivo de correspondencia:

Es la recopilación numérico-cronológica de todas las copias de la correspondencia

despachada. Se conservan en carpetas especiales.

Descargue de la correspondencia:

Después de que los documentos han sido tramitados, vuelven a la dependencia

que los generó; cuando se han respondido, deben ser descargados en la Hoja de
Registro de Correspondencia Recibida, completando las ultimas casillas del
formato. Después de estos procedimientos la oficina productora procede a
realizar el archivo físico de acuerdo con la serie documental respectiva.

Control de mensajería

Tanto para entregas internas como externas, deben llevarse un control de

mensajería.