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Guia de Ferias
Guia de Ferias
Guia de Ferias
VENEZUELA, 2002
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INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA
SECTORIAL INCE TURISMO
GERENCIA DE FORMACION PROFESIONAL
UNIDAD DE TECNOLOGIA EDUCATIVA
VENEZUELA, 2002
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GUÍA DE FERIAS
Asesoría Técnica
Lic. Encarnación Barreto
Especialistas en Contenido
José Francisco Soto
Instructor Gerencia Regional Zulia
Colaboradores en la Validación
Elzem Ojeda
Instructor Colaborador
INCE TURISMO
Myriam Talavera
Grupo Orevenca
Bertha García
AVOCA
Analista Integral
Luz Cova
Transcriptora
Isabel López
Coordinación General
Gerencia General de Formación Profesional
Copyright INCE
GUÍA DE FERIAS
CONTENIDO
Pág.
¿Que es INCE TURISMO?
Presentación
Introducción
Objetivo
- Ferias 10
- Turismo 14
- Guía de Ferias 15
- Ética 18
- Fases 23
- Plano 24
- Programa Ferial 26
- Encuesta 44
BIBLIOGRAFÍA 49
GUÍA DE FERIAS
El Instituto de Capacitación Turística INCE TURISMO, es una Asociación Civil sin fines
de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de 1976, por la
Corporación de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el Instituto Nacional de
Cooperación Educativa, INCE; para la formación, adiestramiento y especialización de los
Recursos Humanos que requiere el país en las áreas del Turismo y la Hotelería. Dicho
documento fué debidamente protocolizado e insertado en el libro de registros
correspondientes el 9 de Noviembre de 1976.
¿QUÉ HACEMOS?
NUESTRA MISIÓN
PRESENTACIÓN
INTRODUCCIÓN
El Manual de Instrucción Guía de Ferias tiene como finalidad orientar a los participantes
del curso en la guiatura dentro del complejo ferial, el cual contempla las fases de la pre-
feria, feria y post feria.
Dentro del desarrollo global de la actividad turística, las ferias como herramientas de
intercambio comercial y desarrollo cultural, ha experimentado un crecimiento inusitado
en las últimas décadas, por ello es cada vez más frecuente encontrar sitios de destinos
dedicados casi exclusivamente al desarrollo de eventos feriales, convirtiéndose así en
zonas receptoras de un turismo especializado, con un alto nivel de consumo y con una
enorme generación de empleos.
En ese orden de ideas, el Guía de Ferias tiene un rol importantísimo para el desarrollo
de la actividad, ya que, además de su evidente papel en el aspecto operativo, realiza
actividades previas al inicio de la feria y se desempeña como auxiliar en las tareas de
planificación y mercadeo. Por esto, el adiestramiento del participante va más allá de las
funciones operativas , para garantizar un recurso humano con un alto nivel de formación.
OBJETIVO
UNIDAD I
GENERALIDADES DEL GUÍA DE FERIAS
EVOLUCIÓN HISTÓRICA
Resulta complicado definir con exactitud el origen de las ferias, ya que para la edad
media, muchas ciudades de Europa combinaban algunas fechas seculares con
reuniones de tipo comercial, donde se compraban y vendían mercancías variadas.
Inclusive, muchas de estas fiestas religiosas tienen raíces más profundas del paganismo
latino, ya para comienzos del siglo XIII, se celebraban unas ferias comerciales tras la
noche de San Juan, entre el 23 y el 24 de junio, coincidiendo con el comienzo del
verano; a San Juan le seguía San Pedro y luego Santiago, el 25 de Julio, un mes
después, por lo que se puede hablar de la génesis de una “Temporada de Ferias
Comerciales” y Fiestas religiosas a lo largo de todo un mes, en la edad media Europea.
Ya para comienzos del siglo XX, en 1945, al final de la Segunda Guerra Mundial y la
consecuente prosperidad que trajo la post-guerra (principalmente en los Estados
Unidos), tuvo como consecuencia una masificación del turismo interno (dentro de un
país) y luego del externo (fuera del país), debido a la aparición y crecimiento de las rutas
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GUÍA DE FERIAS
FERIAS
Se puede definir una feria como un evento público para la muestra de bienes y/o
servicios, donde se desarrollan actividades relativas a la promoción, mercadeo, ténicas
de ventas, relaciones públicas y publicidad que en ocasiones puede coincidir con una
fecha histórica, religiosa o tradicional. Es importante resaltar que el concepto de feria
tiene también una acepción desde el punto de vista folklórico y tradicional, ya que para
los efectos de la actividad comercial es precisamente el más resaltante.
Las Ferias son comerciales mientras que las exposiciones no sólo son Institucionales,
sino que son de una envergadura superior ya que en ellas se exhiben países, ciudades y
grandes empresas institucionales.
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GUÍA DE FERIAS
Clasificación de la Feria
Las ferias se pueden clasificar de la siguiente manera:
Nacionales
Son las que permiten impulsar el desarrollo de las regiones de un país, favoreciendo el
intercambio comercial, económico y cultural de los expositores y participantes.
Locales:
Es cuando se realizan en un Municipio de la región, de allí su denominación, ejemplos
de ellas: Feria Ganadera del Municipio Machiques de Perijá - Estado Zulia, Feria
Agropecuaria del Municipio Mauroa-Estado Falcón, entre otras.
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GUÍA DE FERIAS
Regionales:
Se suscriben a expositores de un mismo país o región, ejemplo de ellas: Feria de la
Divina Pastora-Estado Lara, Feria de San Sebastián Estado Táchira, Feria de La Chinita
Estado Zulia.
Internacionales
Son grandes eventos de exhibición que se llevan a cabo para facilitar encuentros de
negocios de expositores o empresas de distintos países, ejemplo: Bolsa Turística del
Caribe, Feria Internacional de Turismo de América Latina, Vitrina Turística, Feria
Internacional del Sol, Estado Mérida.
Comerciales
Las ferias comerciales y las exhibiciones industriales han adquirido una singular
importancia en los países desarrollados, constituyendo un valioso instrumento para la
promoción de las exportaciones.
Cuando el producto o servicio cuenta con una o varias fuerzas competitivas, las ferias
comerciales son un excelente instrumento para abrir nuevos mercados, al ofrecer
concentración y transparencia de mercados selectos, presentando la mercancía en
forma atractiva para todos los sentidos.
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GUÍA DE FERIAS
Artesanales
Su objetivo principal está en dedicar un espacio físico organizado que permita a los
artesanos (talladores, tejedores, carpinteros, etc.), la muestra y comercialización de sus
productos, este tipo de feria funciona de forma temporal o permanente y generalmente
son de carácter local, como por ejemplo: La Plaza de los Artesanos en Puerto Ayacucho
Estado Amazonas y la Casa de los Artesanos en Maracaibo, Estado Zulia.
Es importante señalar que el Guía no participa en este tipo de Feria, ya que no posee las
características propias del evento ferial organizado.
Cabe destacar que en esta clasificación influye el criterio del organizador, en cuanto al
público objetivo, vale decir, los grupos a los cuales va principalmente dirigido el evento
ferial (Productores, Intermediarios o Consumidores finales).
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GUÍA DE FERIAS
TURISMO
En los últimos años se ha desarrollado un tipo de turismo cuyo campo de acción hemos
considerado importante definir. Se trata de el Turismo de evento el cual comprende
manifestaciones tan importantes como son los viajes de negocios, incentivos, las ferias y
exposiciones comerciales, etc. De manera esquemática y tomando como referencia la
ponencia de la Asociación Venezolana de Organizadores de Congresos, Exposiciones y
afines (AVOCA), podríamos resumir su importancia ; basado en el impacto económico
producido en el país :
• Es un turismo que – con una misma inversión – reporta ingresos per cápita de 4 a 5
veces superiores a los que deja un turista convencional.
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GUÍA DE FERIAS
GUÍA DE FERIAS
Importancia
El papel del Guía de Ferias adquiere una importancia fundamental, por una serie de
razones:
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LA PERSONALIDAD
Cuando una persona asiste a un evento ferial, automáticamente sus reflejos naturales le
conduce a la búsqueda del apoyo humano que le indique cuáles son los pasos a seguir.
Este apoyo humano esta representado por el Guía de Ferias y su personalidad será
determinante en la prestación del servicio.
CUALIDADES
- Facilidad de expresión
- Agilidad Mental
- Equilibrio Emocional
- Proactividad
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Larousse S.A: Diccionario Básico Lengua Española, Edición 43°, 1984, Pag. 433
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LA APARIENCIA PERSONAL
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ÉTICA
Valores Éticos
Se entiende por valor, en general, todo bien digno de ser buscado, conquistado y
desarrollado. Por tanto un valor ético es un valor humano, que es una cualidad digna de
aprecio porque lleva al hombre a realizarse en sus dimensiones, es decir, lo lleva a ser
persona. Hay valores directamente relacionados con el hombre como individuo. Son por
ejemplo la criticidad, libertad, responsabilidad, creatividad y autenticidad, los cuales se
defiende a continuación:
CRITICIDAD
Es la capacidad que tiene la persona de analizarse a si misma, a los demás, las cosas,
las circunstancias y las situaciones, viendo lo que tienen de positivo o negativo, hacia
dónde van y que se busca con ello.
LIBERTAD
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RESPONSABILIDAD
Implica responder antes nosotros mismos, ante nuestra conciencia y ante la sociedad,
por nuestros actos y sus consecuencias.
CREATIVIDAD
“Es una actitud que permite buscar, encontrar y seguir una línea de pensamiento, no
tomando nada como acabado o garantizado, buscando las causas inmediatas o remotas
de las cosas; estableciendo las relaciones obvias en el presente, con una proyección al
futuro.
La persona creativa es aquella, capaz de abandonar las estructuras adquiridas bajo las
cuales habitualmente actúa, trabaja y produce con el fin de constituir otras nuevas. Es
capaz de correr riesgos.
SOLIDARIDAD
2
GONZALEZ, Ildemaro, GT AL, Manual Ince , Modulo de Integralidad 4/9, Etica, Caracas, 1992.
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AUTENTICIDAD
Es el modo propio y concreto que cada uno tiene de ejercer y desarrollar sus
dimensiones y valores de ser humano.
UNIDAD II
PLAN DE OPERACIONES FERIAL
COMITÉ ORGANIZADOR
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- Consolidación y autoridad
- Motivación a través de la participación para facilitar la toma de decisiones
COORDINADOR GENERAL
FINANZAS
Responsable del aspecto económico, ya que determina cuánto y cómo debe gastarse,
debe conocer o planear previamente el costo de productos y servicios:
- Costo de productos y servicios
- Control de ingresos y egresos
PROGRAMA TÉCNICO
Son los diferentes programas y actividades que se elaboran para el evento ferial
(Expositivo social y rueda de negocios)
LOGÍSTICA
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GUÍA DE FERIAS
PLANIFICACIÓN
Podemos definir la planificación como “La escogencia entre las futuras alternativas de
cursos de acción, para la empresa en su conjunto y para cada departamento de ella.
Los planes comprenden la adopción de objetivos para la empresa, metas para los
diferentes departamentos y las formas de alcanzarlas. Los planes proveen formas
racionales de aproximarse a los objetivos previamente seleccionados. Planear es decidir
de antemano: qué hacer, cómo hacerlo, cuándo y quién deberá llevarlo a cabo”3.
Fases
DEFINICION DE OBJETIVOS
Los objetivos son los resultados que la organización espera lograr a través de la misión,
ya que dan la dirección y establecen las prioridades que se aspiran alcanzar, el objetivo
de la feria debe estar claramente definido para poder desarrollar el control, la motivación
y la organización.
DEFINICIÓN DE METAS
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ORTIZ, Romúlo, Marketing para Eventos Feriales Ortiz Guevara Tourist Consult, Caracas 2001
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GUÍA DE FERIAS
Se pueden definir como los puntos de referencia o aspiraciones que las organizaciones
deben lograr, con el objeto de alcanzar en el futuro los objetivos planteados en el tiempo.
Las metas deben formularse en términos de logros de Gerenciar, Mercadeo, Finanzas,
Producción, Investigación y Desarrollo.
DEFINICIÓN DE ESTRATEGIAS
Son las acciones específicas a ejercer en función del cumplimiento de las metas
establecidas que a su vez dan cumplimiento a los objetivos planteados. Si el objetivo
nos da el “que” del evento y las metas dicen “cuánto” y “cuándo”, la estratégia define el
“cómo”. Todas juntas (objetivos, metas, estrategias) definirán el plan del evento.
Todo sistema de planificación tiene una secuencia lógica que se inicia con la definición
de los objetivos, pudiendo diferenciar un objetivo general, que será común a toda la
organización y un grupo de objetivos específicos, que irán dirigidos a los departamentos
que conforman la estructura organizativa de la empresa. Una vez definidos los
objetivos, las metas definirán entonces, la ubicación en espacio y tiempo de los
objetivos.
En una dimensión física (los planes de operación) y financiera de los mismos (el
presupuesto) la estrategia aportará operatividad para la consecución de los objetivos, a
través de las actividades a desarrollar en el plan. Es importante señalar que cada
departamento es responsable del cumplimiento de una estrategia para facilitar la
asignación de tareas y la consecuente delegación de funciones.
Importancia
Como se puede observar, la planificación es importante para la consecución del éxito del
evento. Sin planificación, sería imposible anticiparse a situaciones inesperadas, cubrir
detalles de “Último momento” y alcanzar los objetivos deseados.
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PLANO
Características
- Debe dar una clara información sobre el flujo de visitantes, indicando entradas y
salidas
- Informa con exactitud la cantidad y ubicación de los espacios comerciales de la Feria.
- Permite dar una idea concreta al expositor de su ubicación
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GUÍA DE FERIAS
Importancia
SEÑALIZACIÓN
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GUÍA DE FERIAS
Las flechas indican el flujo de circulación del área de exposición, desde la hasta su
salida, cada uno de los stands se numera en el mismo sentido que marca el flujo de
circulación.
PROGRAMAS FERIALES
Tipos
- EXPOSITIVO
Se refiere exclusivamente a las actividades relacionadas con el área de exposición
(apertura diaria, horario de visitas guíadas, ruedas de negocios, hora de cierre diario,
etc.). Su característica principal radica en el hecho de transmitir una gran cantidad
de información de forma exacta y sencilla a todos los participantes a la feria.
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- SOCIAL
Son actividades complementarias al evento ferial tales como: Inauguración,
Almuerzos, Conferencias, Actividades culturales, Clausura Protocolar, entre otros.
- RUEDAS DE NEGOCIOS
Constituye un elemento importante de la feria ya que las personas que participan en
la feria (Expositores, Visitantes) asisten no sólo con el interés de observar los
productos y servicios que se presenten, sino que vienen en función de establecer
acuerdos, intercambios y transacciones comerciales entre los expositores y con los
visitantes comerciales, principalmente empresarios, distribuidores y representantes
comerciales.
Se toma una hoja de papel blanco tamaño oficio, y se dobla transversalmente en tres
partes iguales; al efectuar este doblez, la hoja quedará dividida en tres cuerpos con
dos caras cada uno, donde se colocará la información, para efectos del
procedimiento, se desarrollará una Feria de tres (3) días.
Las dos caras del papel (anverso y reverso) servirán para distribuir la información de
la siguiente manera:
ANVERSO
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REVERSO
PRIMER CUERPO: Se hará una breve descripción de la Feria, sus objetivos y sus
características mas resaltantes, así como una referencia al sitio de realización de la
feria y una información general de la ciudad.
SEGUNDO CUERPO: Conformará la última parte del material una vez plegado, se
sugiere colocar la siguiente información
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GUÍA DE FERIAS
RUEDAS DE NEGOCIOS
Las ruedas de negocios se desarrollan para discutir acuerdos comerciales entre los
expositores y simultáneamente con visitantes interesados en intercambios corporativos;
para llevarla a cabo el guía de ferias coordina a través de un cronograma de reuniones,
a los expositores y visitantes interesados en participar en ella, esta fase se realiza
conjuntamente con la lista de expositores ya elaborada previamente.
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GUÍA DE FERIAS
Una vez desarrollados todos los aspectos revisados hasta el momento, es importante
hacer la observación que todos ellos conforman la fase operativa de la pre-feria.
Asimismo, el plan de operaciones será la unificación de todos estos elementos en
una sola unidad, el cual contemplará lo siguiente:
- Objetivos de la Feria
- Definición de Metas Operacionales
- Definición de Estrategias
- Elaboración de Programas
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GUÍA DE FERIAS
UNIDAD III
RECURSOS OPERACIONALES
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Son todos los elementos que van a servir de herramientas básicas para la operación de
la feria. Entre ellos tenemos:
FICHA DE INSCRIPCIÓN
IMPORTANCIA
CONTRATO
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IMPORTANCIA
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BOLETIN INFORMATIVO
Es un texto presentado en una hoja volante donde, a través de una redacción sencilla y
atractiva, se hace una presentación del evento, del sitio de exposición y de la ciudad
sede. Su utilización cobra importancia ya que constituye un relevante elemento
promocional, principalmente cuando se trata de ferias que se realizan por primera vez.
IMPORTANCIA
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Nota
Para brindarle mayor comodidad a los visitantes de la feria, sería apropiado elaborar la
ficha de presentación en una sola hoja volante.
LISTA DE EXPOSITORES
IMPORTANCIA
IDENTIFICADORES O DISTINTIVOS
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IMPORTANCIA
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STAND: Identifica la ubicación del Stand con un número correlativo de acuerdo al plano
de distribución
FICHA DE INSCRIPCIÓN
Las instrucciones para el llenado de la ficha de inscripción se describe a continuación:
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UNIDAD IV
EJECUTAR PLAN OPERATIVO FERIAL
LA FERIA
Se trata del estado operativo donde se implementan todos los proceso desarrollados en
la Fase de pre-feria. Es el momento real de desarrollo del evento ferial.
Importancia
La importancia de esta fase está en que a través de ella se cumplen los objetivos, metas
y estrategias definidas en la fase de pre-feria; de nada servirá elaborar un excelente plan
de operaciones feriales, si en la feria no se implementan todas y cada una de las
actividades previstas.
Supervisión
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Importancia
Si bien las fases anteriores (pre-feria y Feria) tienen una importancia fundamental para el
éxito del evento Ferial, la Post-Feria aporta el elemento evaluativo y formador de la feria;
a través de ella se hace la corrección de aquellos sucesos que en un momento
determinado afectaron el cumplimiento de los objetivos establecidos al inicio de la
operación.
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GUÍA DE FERIAS
A los fines de presentar los informes finales que se infieren de los planes de acción
ejecutados, se utiliza la técnica de redacción de informes, la cual representa el
procedimiento a seguir para reportar e informar sobre los resultados de las asignaciones
y lograr registrar técnicamente lo acontecido antes, durante y después de la realización
de una feria.
Esta técnica permite presentar información objetiva que sirve a la gerencia para la toma
de decisión posterior.
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Indice
Presentación
Plan de Acción
Cronograma
Problemas observados
Tabulación de encuestas
Conclusiones
- Contrato: Establece las cláusulas legales por las cuales se regirá la relación
comercial.
- Manual de Expositor: También llamado reglamento de exposición, contiene las
normas, políticas y procedimientos que regirán para las actividades de la feria.
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- Requerimientos del Stand: Sirve para definir con claridad cualquier necesidad
adicional del expositor (equipos, mobiliario, cargas eléctricas mayores, servicio
telefónico, por ejemplo), así como la utilización exacta de los servicios incluidos
(paredes, tabiqueria, etc).
Listado de Personal: Es una herramienta útil en el caso que sean varias las personas
que van a atender el stand, para la elaboración de los identificadores que permitirán el
acceso al área ferial.
ENCUESTA
Importancia
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Editorial Oceano, España 2001 Diccionario Ilustrado Oceano de la Lengua Española, Pag.
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A. OPINION GENERAL
B. FACILIDADES Y SERVICIOS
MALO
- Sitio de la Feria
- Estacionamientos
- Personal de Recepción
- Ambiente
- Disposición de Stands
- Personal de Guías
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- Personal de Seguridad
- Equipos Contratados
EDAD
MENOR DE 30 30-40 41-50 51-60 MÁS DE 60
COMENTARIOS / SUGERENCIAS
TECNICAS DE TABULACION
El proceso es el siguiente:
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GUÍA DE FERIAS
Excelente 36
Muy Bueno 25
Bueno 45
Promedio 16
Malo 8
Muy Malo 3
Extremadamente Malo 1
Total 134
47
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134
Una vez obtenidos estos resultados, cada respuesta podrá ser representada en un
método a elección (diagrama de barras, tortas,) histograma, entre otros
Nota: Este proceso se puede sistematizar (por ejemplo a través de Excel For Windows)
Con estos resultados y los informes finales de todo el personal involucrado, se realizará
el informe final de la feria, punto culminante de la fase operativa de Post-Feria.
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BIBLIOGRAFÍA
GOMEZ, Pablo Cruz, Congresos y Convenciones, México (México): Diana 1989. 223 p.
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