Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico

MANUAL DE AYUDA.
Seguimiento de un Curso
de la GEFOC Entidades

ÍNDICE
ÍNDICE ......................................................................................................................................1

GUÍA RÁPIDA..........................................................................................................................2

MANUAL DE USUARIO.........................................................................................................4

Introducción ..............................................................................................................................4

Expertos .....................................................................................................................................5

Ficha Técnica del Curso ...........................................................................................................6

Alumnos del Curso....................................................................................................................9

Captación de alumnos .............................................................................................................9
Baremación de alumnos........................................................................................................11
Inserción de alumnos ............................................................................................................13

Faltas de asistencia de los alumnos .......................................................................................15

Fichas del Curso......................................................................................................................16

Anulación y supensión de cursos ..........................................................................................18

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GUÍA RÁPIDA

Para poder hacer uso de la aplicación deberá ponerse en contacto con su Delegación Provincial o con la
Dirección General si procede, que le proporcionará un usuario y una palabra de paso con el que podrá hacer uso
de la misma. La aplicación se encuentra en la sección de Formación Profesional Ocupacional del Portal del
Empleo de la Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico (www.cedt.junta-andalucia.es).

Seleccione la opción SEGUIMIENTO:

1. Cumplimente los datos de la Ficha Técnica

En primer lugar ha de rellenar "Ficha Técnica" del curso que haya seleccionado anteriormente. Una vez
completada está, se procederá a imprimir el Documento definitivo. Para ello deberá pulsar el icono en
"Ficha Técnica". Una vez impreso, se produce el traspaso de la Ficha Técnica a Delegación, no permitiéndose
hacer mas modificaciones sobre la misma. En Delegación se tendrá que revisar la Ficha Técnica y a continuación
publicar el curso mediante una hoja cartel, para que se pueda pasar a la Captación de Alumnos.

Nota: No olvide enviar el documento impreso definitivo de Ficha Técnica, a la Delegación que le corresponda.

2. Cumplimente la Captación de Alumnos

Seguidamente se procederá a la Captación de los Alumnos. Se trata de registrar a los alumnos que soliciten
la realización de cursos. Para ello iremos a "Alumnos/Captación". Si el alumno se encuentra registrado ya en
el sistema porque haya solicitado algún otro curso, iremos directamente a la pantalla de Captación de Alumnos.
Si no, la aplicación mostrará la página Registro de alumnos donde se dará de alta el alumno en el sistema. Una
vez que haya finalizado el periodo de Captación, no se podrá realizar modificaciones.

3. Cumplimente la Baremación de Alumnos

El paso siguiente es la baremación de los Alumnos. Se trata de evaluar las solicitudes de los alumnos. Para
ello iremos a "Alumnos/Baremación". Rellenamos los datos requeridos para poder baremar la solicitud de los
distintos alumnos. Una vez realizada podemos imprimir los resultados de la baremación pulsando en . Una
vez que haya finalizado el periodo de Baremación, no se podrá realizar modificaciones.

4. Cumplimente las Fichas del Curso

Una vez realizada en Delegación la Selección de alumnos para los cursos y se haya publicado la Lista
Oficial de Alumnos, podrá cumplimentar las Fichas del Curso. Estas son la de Inicio del Curso, de Incidencias,
de Alta y Baja de Alumnos y de Finalización del Curso. La de Inicio y Finalización se han de rellenar
obligatoriamente, siendo las otras opcionales. Para imprimir estas pulse el icono .Cuando imprimamos el
documento definitivo de alguna de las fichas, esta quedará bloqueada, sin poder hacer modificaciones sobre
ellas.

Nota: No olvide remitir los documentos impresos definitivos de cada una de las Fichas, a la Delegación que le
corresponda.

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5. Cumplimente las Faltas de Asistencia

Estas se encuentran en "Faltas de Asistencia". Es necesario que la Ficha de Inicio del Curso se encuentre
aplicada por la Delegación, para poder acceder a dicha página. A lo largo del desarrollo del curso se anotarán en
dicho apartado las faltas de asistencia acometidas por los alumnos.

6. Cumplimente la Inserción de Alumnos

Tras la finalización del curso, en "Alumnos/Inserción" se procederá al registro de aquellos alumnos que
hayan accedido al mundo laboral. Es necesario que la Ficha de finalización del curso se encuentre aplicada por
la Delegación, para poder registrar los alumnos insertados en el mercado de trabajo.

7. Anulación/Suspensión de cursos

En cualquier instante a lo largo del proceso de Seguimiento de un curso, puede darse la posibilidad de
alguno se suspenda o anule. En este apartado registraremos los datos más significativos en cuanto al suceso de
anulación o suspensión de algún curso.

8. Expertos

En "Expertos", se puede acceder a los distintos profesores asociados a los diferentes cursos. La finalidad
de este apartado es poder mantener actualizados los datos y perfil profesional de los diferentes expertos a lo
largo del curso. Para ello solo tiene que especificar el número de documento del experto. Si se quiere dar de alta
un nuevo experto en el curso, se deberá hacer desde "Ficha Técnica" o desde "Fichas del Curso".

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MANUAL DE USUARIO

INTRODUCCIÓN
El objetivo de esta guía es servir de marco de referencia para poder utilizar la aplicación GEFOC Entidades
destinada a la grabación de los datos de Seguimiento.

En esta guía se describen los pasos necesarios para realizar el Seguimiento de los Cursos de Formación
Profesional Ocupacional.

Es importante leer el contenido de la guía del menú “Ayuda/Cuestiones generales ” antes de continuar con
Seguimiento. En el se recogen algunos aspectos importantes que deben ser tenidos en cuenta a la hora de utilizar
la aplicación.

Nota: Cualquier mejora que se pueda realizar sobre la aplicación GEFOC Entidades, debe ser notificada a la
Delegación para su estudio.

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EXPERTOS
En este modulo de la aplicación se puede editar y modificar tanto los datos personales del experto como
su curriculum vitae.
Antes de poder realizar estas operaciones se debe indicar el tipo y numero de documento. Después se
pulsara el botón "Enviar".

Descripción:
En este mantenimiento, se editan y modifican los profesores. Básicamente, se recogen los siguientes datos
con sus subsiguientes pantallas:
1. Datos personales.
2. Formación Formadores: Mantenimiento de las titulaciones de enseñanza reglada que posea el profesor.
3. Formación Pedagógica: Mantenimiento de la formación pedagógica.
4. Formación Académica: Mantenimiento de las titulaciones de enseñanza reglada que posea el profesor.
5. Otra Formación: Titulaciones de enseñanza no reglada, cursillos, seminarios, publicaciones, etc.
6. Especialidades: Mantenimiento de Especialidades del experto.
7. Experiencia Docente: Mantenimiento Experiencia docente ejercida de modo profesional.
8. Experiencia Laboral: Mantenimiento Experiencia laboral no docente.

Nota: Solo se podrá dar de alta un experto desde "Ficha Técnica (Expertos del Curso)" y "Fichas del Curso
(Expertos)". Introduciendo el tipo y numero de documento del experto si este no existiese se pasaría a dar de alta
el experto teniendo la posibilidad de introducir tanto los datos personales (obligatoriamente: Nombre y apellidos)
como los de su curriculum vitae. Al pulsar en cualquier pantalla de expertos el botón "Salir" sé ira a la pantalla
desde donde fue llamada: "Ficha Técnica (Expertos del Curso)" o "Fichas del Curso (Expertos)".

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FICHA TÉCNICA DEL CURSO

Este punto del menú permite llevar a cabo un control exhaustivo de todos los datos necesarios en la ficha
técnica del curso.
La carga y cumplimentación de la ficha técnica de un curso en la aplicación Gefoc Entidades se realiza
desde cada una de las pantallas a las cuales se accede eligiendo un curso de la lista que se presenta al pulsar la
opción de menú correspondiente al "SEGUIMIENTO / Ficha Técnica ".

En cada una de las pantallas se recogerán los campos con la información que a continuación se detalla:
1.1. Datos: Se informan los datos generales del curso tales como la fecha de inicio, el lugar donde se
impartirá, el horario.
1.2. Responsable: Se informarán los datos generales del responsable, datos
personales, cargo que ocupa.
1.3. Información: Será información sobre el curso, nivel del curso, objetivos generales, metodología,
recursos, programa.
1.4. Perfil: Datos pertenecientes al perfil mínimo requerido para el curso y el perfil preferente, tales como
el nivel académico, titulación requerida, experiencias, cursos realizados.
1.5. Solicitudes y Selección: Datos sobre la recogida de solicitudes de los alumnos, lugar de recogida,
horario de recepción. Datos del proceso de selección. Datos del lugar de publicación de la lista de los
alumnos admitidos y fecha.
1.8. Expertos del curso. Se da la posibilidad al usuario de dar de alta un nuevo experto, introduciendo el
tipo de documento y el número de documento y pulsando el botón "aceptar", se presentará entonces la
pantalla con todos los datos para rellenar, de un nuevo experto, se remite al apartado sobre el
mantenimiento de la opción de menú Seguimiento / Expertos (a excepción que en esta opción de menú
no se da la posibilidad de dar de alta un nuevo experto como se ha comentado anteriormente). En este
mantenimiento, se dan de alta los profesores de la entidad colaboradora.

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Se da la posibilidad de la consulta y modificación de algunos datos de un experto existente, eligiendo uno

de la lista que se muestra y pulsando el botón "editar". Estos datos son la fecha de alta del profesor en el
curso, el tipo de contrato, tipo de colaboración. Lógicamente no se permitirá la modificación de los
siguientes campos: Tipo de documento, número de documento, nombre y apellidos del experto.
También es posible la eliminación de un experto, existente para un curso en concreto, no siendo posible
eliminar dicho experto del sistema en general.

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1.9. Módulos del curso: Son los módulos en los que se va a dividir el programa del curso. Se da la
posibilidad al usuario de dar de alta un nuevo módulo en el que se recogen principalmente los
siguientes datos: El tipo de modulo, la denominación, el Nº de orden.
Se muestra un botón de expertos del módulo, mediante el cual se podrá dar de alta un experto para
ese módulo, seleccionándolo de la lista de expertos existentes y pulsando el botón "aceptar".
El usuario podrá consultar, modificar y eliminar los módulos existentes así como también añadir o
eliminar los expertos elegidos para dichos módulos.

1.10. Equipos y material del curso: Se da la opción de añadir, consultar, modificar y eliminar registros,
recogiendo los datos de la descripción del equipo y las dotaciones inventariables y consumibles.

1.11. Días lectivos: Posibilidad de añadir, consultar, modificar y eliminar los días lectivos de un curso
rellenando el campo del mes y el número de días lectivos.
Una vez completados los datos recogidos en la ficha técnica, se genera automáticamente el fichero de
traspaso.

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ALUMNOS DEL CURSO

Antes de poder recoger datos sobre los alumnos debemos haber creado la ficha técnica en el sistema.
La entidad debe hacer las siguientes tareas relacionadas con los alumnos del curso:
1. Captación de alumnos
2. Baremación alumnos
3. Inserción de alumnos

Captación de alumnos
La captación de alumnos consiste en recoger los datos de las solicitudes de los alumnos. En primer lugar, se
han de completar los datos en ("SEGUIMIENTO/Alumnos/Captación").

Una vez seleccionemos un curso, la pantalla que nos aparece es la siguiente:

Aquí nos aparecen los alumnos que ya hemos captado para el curso en cuestión. Para captar un nuevo
alumno debemos especificar el tipo y número de su documento acreditativo y pulsar el botón "Aceptar". A
continuación, dependiendo de sí el alumno ha sido registrado en la aplicación con anterioridad (porque haya
solicitado otros cursos) o no, tendremos que registrar al alumno, antes de captarlo. En caso de que haya que
registrarlo inicialmente, nos aparecerá la siguiente pantalla.

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Una vez cumplimentados los datos requeridos y pulsemos "Aceptar", pasaremos a la captación del alumno
propiamente dicha, o bien si con anterioridad ya había sido registrado el alumno, pasaremos directamente a la
pantalla de la imagen siguiente:

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Dentro de un curso, los alumnos que participan en el mismo, pueden estar en uno de los siguientes estados:

1. Inscrito. Son aquellos alumnos que han presentado una solicitud para asistir al curso. Al menos debemos
grabar las solicitudes de los alumnos que han sido seleccionados o que están en estado de reserva.

2. Seleccionado: Son aquellos alumnos que han sido seleccionados para asistir al curso.

3. Reserva: Son aquellos alumnos que aún no siendo seleccionados para asistir al curso, son declarados reserva
por si se produce la baja de alguno de los alumnos seleccionados.

4. Baja: Son aquellos alumnos que están dados de baja en el curso.

Inicialmente, las solicitudes de los alumnos demandantes del curso están en estado inscritas. Las solicitudes
de los alumnos que han sido seleccionados para el curso, pasan a estar en estado de seleccionado. Las solicitudes
de los alumnos que se clasifiquen como reserva pasan a estado de reserva. Y los alumnos que causen baja en el
curso, estarán en estado de baja.

Baremación de alumnos
Para realizar la baremación de las solicitudes presentadas por los alumnos, debemos seleccionar el curso
para el cual queremos realizar dicha baremación. Antes hemos debido haber realizado la captación de alumnos.
Una vez realizado esto, nos aparece una ventana donde se muestran los alumnos que han solicitado asistir al
mismo. Para ello deberemos pulsar en el menú (SEGUIMIENTO/Alumnos/Baremación") , apareciéndonos
una página como la siguiente:

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A continuación procederemos a la baremación de los distintos alumnos. Para poder realizar el calculo,
primero tendremos que completar algunos datos que son requeridos. Estos se incorporan, seleccionando el
alumno a baremar y pulsando "Editar". Una vez cumplimentado el formulario, pulsaremos el botón "Calcular
Baremación", dándonos el resultado de la baremación en una ventana aparte. La página donde se rellenan los
datos relativos a la baremación presenta el siguiente aspecto:

La información presentada en la ventana es la siguiente:

1. Alumno: Nombre y Apellidos del Alumno

2. Estado del alumno: Inscrito, Seleccionado, Reserva o Baja
3. Resultado de la baremación: Apto, Reserva o Excluido
4. Reserva de plaza: Si o No
5. Perfil: Preferente, Mínimo o No cumple perfil

En algunos cursos, como parte del proceso de selección de alumnos, debemos realizar la baremación de
alumnos. El sistema permite registrar los datos del proceso de baremación realizada. El procedimiento de

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baremación de solicitudes se recoge en la Guía publicada. Para cada solicitud presentada, los datos que debemos
registrar sobre la baremación son:

1. Perfil
1.1. No cumple perfil
1.2. Perfil mínimo
1.3. Perfil preferente (Cursos con dos niveles)
2. Preselección
2.1. Experiencia profesional
2.2. Formación
2.3. Situación laboral
2.4. Cobro de prestaciones
2.5. Reserva de plaza
3. Resultado de las pruebas
3.1. Profesionales
3.2. Aptitudinales
3.3. Entrevista
4. Observaciones
5. Resultado de la baremación
5.1. Apto
5.2. Reserva
5.3. Excluido
6. Puntuación obtenida (Se calcula en función de los datos introducidos)

Inserción de alumnos
La inserción de alumnos se lleva a cabo una vez que se han aplicado todas las fichas del curso. La
aplicación de las mismas se llevará a cabo desde la Delegación. Se trata de llevar un seguimiento de los alumnos
tras haber estos finalizado el curso y tener constancia de aquellos que se han incorporado al mundo laboral y bajo
que condiciones. Para ello, pulsar en el menú "Alumnos/Inserción". A continuación podemos añadir alumnos
que hayan pasado a formar parte del mundo laboral. La página que habremos de rellenar será similar a esta:

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FALTAS DE ASISTENCIA DE LOS ALUMNOS

En esta opción de menú se da la posibilidad de llevar a cabo un control diario de todas las faltas de
asistencia de los alumnos pertenecientes al curso, añadiendo, editando o borrando un registro. Se accederá a esta
opción de menú desde " SEGUIMIENTO/Faltas de asistencia". Cargando como datos principales la fecha
de la falta y el tipo de falta y pulsando el botón aceptar se añadirá un nuevo registro.

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FICHAS DEL CURSO

Una vez que se ha realizado la Baremación de alumnos y en Delegación se ha procedido a la Selección de
los alumnos para un curso determinado, se está en disposición de poderse rellenar las Fichas del Curso. Para ello,
vayamos en el menú a "SEGUIMIENTO/Fichas del curso". Nos aparecerá una similar a está (sí es la primera
vez que accede, no aparecerá ningún registro):

El contenido de las fichas es similar al presentado en la siguiente imagen:

Existen cuatro tipos de fichas diferentes:

• Ficha de inicio del curso

• Ficha de incidencias
• Ficha de altas y bajas de alumnos
• Ficha de finalización de curso

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La Ficha de inicio del curso, tal y como su nombre indica, se ha de cumplimentar al inicio del curso.. Las
fichas de incidencia y altas y bajas de alumnos se han de rellenar cuando sé de alguna situación semejante a las
indicadas en el nombre de ambas fichas. Una vez que se finalice el curso, se ha de rellenar las ficha de
finalización de curso.

En cada una de ellas, se pueden añadir alumnos y profesores(Expertos), mediante los botones "Alumnos"
y "Expertos". Aquí podemos dar alumnos de altas, al igual que desde "SEGUIMIENTO/Captación".
También podemos añadir expertos, al igual que desde "SEGUIMIENTO/Ficha Técnica". Los expertos
registrados por el sistema se pueden visualizar sus datos desde "SEGUIMIENTO/Expertos", introduciendo su
numero de documento. Una vez que se revisen desde Delegación los datos introducidos en las fichas, si se dan
por válidos estos, se aplicarán y quedará la ficha aplicada, pudiendo editarse los datos pero no modificarse.

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ANULACIÓN Y SUPENSIÓN DE CURSOS

En esta opción se pueden anular, suspender y reanudar cursos. Se accede en el menú por "Anul./Susp. de
Cursos".

Funcionamiento:
1. Se localiza el curso.
2. Se escoge una de las posibles opciones sobre registros (añadir, editar o borrar).
3. Si se escoge añadir o editar:
a) En función de los campos "F. Anulación, F. Suspensión y F. Reanudación" que se rellenen será una
anulación o una suspensión.
b) En caso que sea una suspensión se pueden cumplimentar los campos:
• Nº Días Susp.: Días que va estar el curso suspendido.
• F. Nueva Fin: Nueva fecha fin del curso.
c) El campo Motivo en el se puede escoger uno de los motivos de la Anulación/Suspensión del Curso.
d) La anulación o suspensión se puede adjuntar a una Ficha del Curso. Escogiendo en el combo "Nº
de Ficha" la ficha a la que se desea adjuntar.

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