ANÁLISIS Y DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS

Herramientas para determinar requerimientos de sistemas

La determinación de requerimientos es el estudio de un sistema para

conocer como trabaja y donde es necesario efectuar mejoras, dando como
resultado una evaluación de la forma como trabajan los métodos
empleados y si es necesario o posible realizar ajustes.

Un requerimiento es una característica que debe incluirse en un nuevo

sistema. Esta puede ser la inclusión de determinada forma para capturar o
procesar datos, producir información, controlar una actividad de la
empresa o brindar soporte a la gerencia. Es así como la determinación de
requerimientos vincula el estudio de un sistema existente con la
recopilación de detalles relacionados con él.

Actividades de la determinación de requerimientos

Es útil ver la determinación de requerimientos a través de tres grandes

actividades:

Anticipación de requerimientos: La experiencia de los analistas les permite

anticipar ciertos problemas o características y requerimientos para un
nuevo sistema.

Por un lado, la experiencia de estudios previos puede conducir a la

investigación de áreas que no consideraría un analista novato. Tener las
bases necesarias para saber que preguntar o que aspectos investigar puede
ser de beneficio substancial para la organización.

Por otra parte, si se introducen sesgos o atajos al conducir la investigación

entonces es muy probable que la anticipación de requerimientos se
convierta en un problema. Por lo tanto, siempre deben darse lineamientos
para estructurar una investigación alrededor de cuestiones básicas con la
finalidad de evitar consecuencias indeseables de la anticipación de
requerimientos.
Investigación de requerimientos: Es la más importante del análisis de
sistemas. Los analistas estudian el sistema actual con la ayuda de varias
herramientas y habilidades, y documentan características para, mas
adelante, emprender el análisis.

La investigación de requerimientos depende de las técnicas para encontrar

datos, que serán explicadas mas adelante, e incluyen los métodos para
documentar y describir las características de l sistema.

Especificaciones de requerimientos: Los datos obtenidos durante la

recopilación de hechos se analizan para determinar las especificaciones de
los requerimientos, es decir, la descripción de las características del nuevo
sistema. Esta actividad tiene tres partes relacionadas entre sí:

 - Análisis de datos basados en hechos reales: Se examinan los

datos recopilados durante el estudio, incluidos en la
documentación de flujo de datos y análisis de decisiones, para
examinar el grado de desempeño del sistema y si cumple con
las demandas de la organización.
 - Identificación de requerimientos esenciales:
Características que deben incluirse en el nuevo sistema y que
van desde detalles e operación hasta criterios de desempeño.
 - Selección de estrategias para satisfacer los requerimientos:
Métodos que serán utilizados para alcanzar los requerimientos
establecidos seleccionados. Estos forman la base para el
diseño de sistemas, los cuales deben cumplir con la
especificación de requerimientos.

La especificación de requerimientos implica gran responsabilidad para los

analistas de sistemas, ya que la calidad de trabajo realizado en esta etapa
se vera reflejada mas adelante en las características del nuevo sistema.

Requerimientos básicos
Los analistas estructuran su investigación al buscar respuestas a las
siguientes cuatro importantes preguntas:

¿Cuál es el proceso básico de la empresa?

¿Qué datos utiliza o produce esta empresa?

¿Cuáles son los limites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo?

¿Qué controles de desempeño utiliza?

Comprensión del proceso

Los analistas hacen preguntas que, cuando reciben la respuesta,

proporcionan antecedentes sobre detalles fundamentales relacionados con
el sistema y que sirven para describirlo. Las siguientes preguntas son de
utilidad para adquirir la comprensión necesaria:

 ¿Cual es la finalidad de esta actividad dentro de la empresa?

 ¿Qué pasos se siguen para llevarla a cabo?
 ¿Dónde se realizan estos pasos?
 ¿Quiénes lo realizan?
 ¿Cuánto tiempo tardan n efectuarlos?
 ¿Con cuanta frecuencia lo hacen?
 ¿Quiénes emplean la información resultante?

Identificación de los datos empleados e información generada

El siguiente paso es detectar que datos se utilizan para llevar a cabo cada
actividad. Por ejemplo, para reabastecer el inventario, el comprador
requiere datos que describan para cada articulo la cantidad existente, la
demanda esperada, el nombre del proveedor y el costo. Para saber cuando
hacer cada pedido, el comprador debe considerar el tiempo de entrega de
la mercancía.

Por otra parte, muchas transacciones comerciales producen información

útil para los gerentes cuando estos evalúan el desempeño de empleados,
negocios y sistemas; esta información también puede ser de utilidad, en
otro contexto, para los gerentes y analistas. Por ejemplo, los analistas
curiosos encuentran que los datos relacionados con e abasto del inventario
y almacenaje también proporcionan información con respecto a demandas
del almacén, practicas de compras, ventas y flujo de efectivo.

Frecuencia y volumen del proceso

La frecuencia con la que se presentan actividades en una empresa cambia

mucho. Por ejemplo, algunas como el pago de impuestos suceden pocas
veces al año mientras que el pago de la nomina de empleados es algo que
ocurre cada semana. Por consiguiente, los analistas deben investigar con
cuanta frecuencia se repite una actividad. Conocer esta información puede
llevar al analista a considerar mas preguntas importantes para determinar
la razón de esta frecuencia y su efecto sobre las actividades de la empresa.

Muchas veces la forma más fácil de obtener esta información es identificar

el objetivo de la actividad: ¿Cuál es la causa de la actividad? En ocasiones
los analistas se refieren a la causa directa como la función de iniciación. Las
actividades pueden ser iniciadas por los clientes por sucesos y por el paso
del tiempo. Los analistas corren el riesgo de no comprender
adecuadamente la razón de una actividad y darle mayor o menos
importancia de la que tiene en el sistema, a menos que conozcan que es lo
que inicia la actividad.

Identificación de controles

En situaciones donde se ejerce buen control ya sea por parte de la gerencia

o por el seguimiento del proceso, quizás no sea problema determinar si una
actividad se ha llevado a cabo en forma adecuada. Aun así, los analistas
deben examinar los métodos de control durante la etapa de análisis:
¿existen estándares específicos de desempeño?, ¿quién se encarga de
comparar el desempeño contra los estándares?, ¿cómo se detectan los
errores?, ¿cómo se corrigen los errores?, ¿se cometen demasiados errores?.
La falta o debilidad de los controles es un descubrimiento importante en
cualquier investigación de sistemas.
Requerimientos de las transacciones de los usuarios

Los sistemas a nivel de transacciones, capturan, procesan y almacenan

datos por alguna razón. Por ejemplo, en un sistema de pedidos, los pedidos
de los clientes son procesados de forma tal quesea posible enviar los
artículos indicados. Este proceso se aplica a todos los pedidos que se
reciben.

Los analistas seleccionados para trabajar en un sistema de procesamiento

de pedidos, deben conocer todo lo relacionado con la forma en que se
procesan estas transacciones. Para entender los requerimientos de las
transacciones, los analistas sin lugar a dudas formularan preguntas como
las siguientes:

 ¿Qué es lo que forma parte de la transacción que esta siendo

procesada?
 ¿Qué es lo que inicia la transacción?
 ¿Quién inicia los pedidos? ¿Con que propósito?
 ¿Con que frecuencia ocurren los pedidos?
 ¿Qué volumen esta asociado con cada pedido?
 ¿Existen diferentes condiciones que pueden afectar la forma en que
se procesan los pedidos?
 ¿Que detalles son necesarios para procesar la transacción?
 ¿Qué información se genera? ¿Qué datos se guardan?

Requerimientos de decisión de los usuarios

A diferencia de las actividades de transacción, las relacionadas con

decisiones no siguen un procedimiento especifico. Las rutinas no son muy
claras y es posible que los controles sean vagos. Las decisiones se toman al
integrar la información en forma tal que los gerentes puedan saber que
acciones emprender. Es probable que los sistemas de decisión tengan que
ver con el pasado, el presente y el futuro. Algunos brindan soporte para
decisiones recurrentes mientras que otros son únicos y no recurrentes.

Los analistas que investigan sistemas para el soporte de decisiones, deben

formular las mismas preguntas sobre frecuencia y volumen mencionadas
anteriormente, pero también deben hacer otras para determinar los
requerimientos de las decisiones:

1- ¿Qué información se utiliza para tomar la decisión?

2- ¿Cuál es la fuente de información? ¿Qué sistemas de transacciones

producen los datos en el proceso de decisión? ¿Qué otros datos son
necesarios y no es posible obtener del procesamiento de
transacciones? ¿Qué datos se originan en fuentes externas a la
organización?

3- ¿Cómo se deben procesar los datos para producir la información

necesaria?

4- ¿Cómo debe plantearse la información?

Estas preguntas también señalan la relación entre los sistemas de

transacciones y los de decisiones. Información muy valiosa puede perderse
si los sistemas de transacciones no capturan y guardan los datos necesarios
para las decisiones. Los sistemas de inventario capturan información
relacionada con los continuos pedidos, recepciones, ventas y envió de
artículos. Los datos que estos sistemas almacenan son procesados
nuevamente para generar información de manera periódica para analizar
ventas, determinar políticas de procesos o decidir planes de mercadotecnia
para líneas de productos.

Todo esto significa que: 1) los analistas que investigan sistemas para el
soporte de decisiones deben considerar los sistemas de procesamiento de
transacciones y 2) que los sistemas eficaces para el soporte de decisiones
requieren primero de procedimientos adecuados para el procesamiento de
transacciones.

Requerimientos de toda organización

En las empresas, los departamentos dependen unos de otros para brindar
servicios, fabricar productos y satisfacer a los clientes. Por consiguiente, el
trabajo hecho en un departamento afecta al de los otros. Cuando los
analistas estudian sistemas para un departamento también deben evaluar
las implicaciones para los demás departamentos con los que interactúa el
sistema bajo investigación. Es responsabilidad del analista identificar las
dependencias entre departamentos y determinar como los afecta un
proyecto de sistemas.

En muchas ocasiones, cuando trabajan con usuarios, los analistas escuchan

como deberían manejarse las excepciones. Claro esta que una aplicación
debe diseñarse para dar cabida a los eventos rutinarios. Pero los analistas
deben abordar lo que esta fuera de la rutina ya que estos sucesos son una
prueba de fuego para el sistema. Deben asegurarse de hacer preguntas a los
usuarios que saquen a luz los casos excepcionales: ¿El procedimiento que
emplea el usuario siempre trabaja? ¿Con cuanta frecuencia es necesario
hacer una excepción al procedimiento? ¿Todos los empleados siguen el
mismo procedimiento?

TÉCNICAS PARA ENCONTRAR HECHOS

Los analistas utilizan métodos específicos, denominados técnicas para

encontrar hechos, con el objeto de reunir datos relacionados con los
requerimientos. Entre estos se incluyen la entrevista, el cuestionario, la
revisión de los registros y la observación. En general, los analistas emplean
mas de una de estas técnicas para llevar a cabo una investigación amplia y
exacta.

Entrevistas:

Los analistas emplean la entrevista para reunir información proveniente de

personas o de grupos. Por lo común, los entrevistados son usuarios de los
sistemas existentes o usuarios en potencia del sistema propuesto. En
algunos casos, los entrevistados son gerentes o empleados que
proporcionan datos para el sistema propuesto o que serán afectados por el.
Aunque algunos analistas prefieren la entrevista sobre otras técnicas, esta
no siempre es la mejor fuente de datos sobre la aplicación. Dado que la
entrevista lleva tiempo, es necesario utilizar otros métodos para obtener la
información necesaria para conducir una investigación.
Las entrevistas pueden clasificarse como estructuradas o no estructuradas.
Las entrevistas no estructuradas utilizan un formato pregunta-respuesta y
son apropiadas cuando el analista desea adquirir información general del
sistema. Este formato anima a los entrevistados a compartir sus
sentimientos, ideas y creencias. Por otro lado, las entrevistas estructuradas
utilizan preguntas estándar en un formato de respuesta abierta o cerrada.
El primero permite que el entrevistado de respuesta a las preguntas con sus
propias palabras; el segundo utiliza un conjunto anticipado de respuestas.
Cada enfoque tiene sus ventajas y desventajas.

Cuestionarios:

El uso de los cuestionarios permite a los analistas reunir información

proveniente relacionada con varios aspectos de un sistema de un grupo
grande de personas. El empleo de formatos estandarizados para las
preguntas puede proporcionar datos mas confiables que otras técnicas; por
otra parte, su amplia distribución asegura el anonimato de los encuestados,
situación que puede conducir a respuestas mas honestas. Sin embargo, este
método permite al analista observar las excepciones o reacciones de los
encuestados. Asimismo, la respuesta puede ser limitada ya que es posible
que no tenga mucha importancia para los encuestados llenar el
cuestionario.

Con frecuencia los analistas utilizan cuestionarios abiertos para descubrir

sentimientos, opiniones y experiencias generales o para explotar un
proceso o problema. Los cuestionarios cerrados controlan el marco de
referencia al presentar a los encuestados respuestas especificas para
escoger.

Revisión de los registros

Varios tipos de registros y reportes pueden proporcionar al analista

información valiosa con respecto a las organizaciones y a sus operaciones.
Al revisar los registros, el analista examina la información asentada en ellos
relacionada con el sistema y los usuarios. La revisión de los registros puede
efectuarse al comienzo del estudio, como introducción, o también después,
y sirve de base para completar las operaciones actuales. Por lo tanto los
registros pueden indicar que esta sucediendo.
Los registros incluyen manuales de políticas, reglamentos y
procedimientos estándares de operación utilizados por la mayor parte de
las organizaciones como guías para los gerentes y empleados. Estos
registros no indican la forma en la que se desarrollan las actividades en
realidad, donde se encuentra todo el poder de la toma de decisiones, o como
se realizan todas las tareas. Sin embargo, pueden ser de gran ayuda para el
analista en su afán de comprender el sistema al familiarizarlo con aquellas
operaciones que necesitan apoyo con las relaciones formales dentro de la
organización.

Observación

La observación permite al analista ganar información que no se puede

obtener por otras técnicas. Por medio de la observación el analista obtiene
información de primera mano sobre la forma en que se efectúan las
actividades. El método es mas útil cuando el analista necesita observas, por
un lado, la forma en que se manejan los documentos y se llevan a cabo los
procesos y, por otro, si se siguen todos los pasos especificados. Los
observadores experimentados saben que buscar y como evaluar la
significancia de lo que observan.

HERRAMIENTAS PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOS Y

DECISIONES

Seguir procedimientos y tomar decisiones son aspectos importantes de

cualquier empresa. Las decisiones y procedimientos son de importancia
para el analista cuando este conduce una investigación de sistemas dentro
de la empresa.

Las herramientas ayudan al analista a integrar los datos recopilados por los
diversos métodos estudiados anteriormente. Pero, como sucede con todas
las herramientas, la que emplea el analista para documentar
procedimientos y decisiones deben utilizarse adecuadamente.

Se presentan tres herramientas para documentar procedimientos: árboles

de decisión, tablas de decisión y español estructurado.
Conceptos básicos sobre decisiones

Cuando se analizan procedimientos y decisiones el primer paso es

identificar condiciones y acciones, conceptos comunes a todas las
actividades.

Condiciones y variables de decisión

Cuando se observa un sistema y se pregunta ¿cuáles son las posibilidades?

O ¿qué puede suceder?, en realidad se esta preguntando por las
condiciones, que son los posibles estados de una entidad. Las condiciones
cambian, y es por eso que el analista se refiere a ellas como variables de
decisión.

Al documentar la decisión de cómo procesar un procedimiento, el

investigador debe identificar tanto las condiciones permisibles como las
relevantes que pueden presentarse en determinada situación. Solo deben
incluirse en el estudio aquellas condiciones que son relevantes. El hecho de
que una factura este firmada o no es una variable relevante. Sin embargo,
el tamaño de la hija de papel sobre la que esta impresa probablemente no
lo sea.

Acciones

Cuando se conocen todas las posibles condiciones, el siguiente paso del

analista es determinar que hacer cuando se presentan algunas de estas. Las
acciones son opciones, que comprenden pasos, actividades o
requerimientos, que puede elegir una persona cuando se enfrenta ante un
conjunto de condiciones.

En muchos procedimientos el analista debe considerar combinaciones de

condiciones y acciones. Como ayuda para comprender y adaptar estas
combinaciones, emplean árboles de decisión, tablas de decisión y el español
estructurado.

Árboles de decisión
Las personas pueden tener diferentes formas de decir lo mismo. Tener
diferentes formas e decir la misma cosa pueden crear dificultades de
comunicación durante los estudios de sistemas. Por consiguiente, el
analista busca evitar las malas interpretaciones. Asimismo, el analista
necesita organizar la información recopilada con respecto a la toma de
decisiones.

Características de los árboles de decisión

El árbol de decisión es un diagrama que representa en forma secuencial

condiciones y acciones; muestra que condiciones se consideran en primer
lugar, cuales en segundo y así sucesivamente. Este método también permite
mostrar la relación que existe entre cada condición y el grupo de acciones
permisibles asociado con ella.

La raíz del árbol es el punto donde comienza la secuencia de decisión. La

rama a seguir depende de las condiciones existentes y de la decisión que
debe tomarse. Al avanzar de izquierda a derecha por una rama en
particular, se obtiene una serie de toma de decisiones. Después de cada
punto de decisión, se encuentra el siguiente conjunto de decisiones a
considerar. De esta forma, los nodos del árbol representan condiciones y
señalan la necesidad de tomar una determinación relacionada con la
existencia de alguna de estas, antes de seleccionar la siguiente trayectoria.
La parte que se encuentra a la derecha del árbol indica las acciones que
deben realizarse, las que a su vez dependen de la secuencia de condiciones
que las proceden.

Uso de árboles de decisión

El desarrollo de árboles de decisión beneficia al analista en dos formas.

Primero que todo, la necesidad de describir condiciones y acciones llevan a
los analistas a identificar de manera formal las decisiones que actualmente
deben tomarse. De esta forma, es difícil para ellos pasar por alto cualquier
etapa del proceso de decisión, sin importar que este dependa de variables
cualitativas o cuantitativas.

Los árboles de decisión también obligan a los analistas a considerar la

secuencia de las decisiones.
Identificación de los requerimientos de datos

Los árboles de decisión también son útiles para identificar los

requerimientos de datos críticos que rodean al proceso de decisión; es
decir, los árboles indican los conjuntos de datos que la gerencia requiere
para formular decisiones o tomar acciones.

Los árboles de decisiones se construyen después de completar el análisis de

flujo de datos, entonces es posible que los datos críticos se encuentren ya
definidos en el diccionario de datos. Si únicamente se utilizan árboles de
decisión, entonces el analista debe tener la certeza de identificar con
precisión cada dato necesario para tomar la decisión.

Los analistas necesitan describir y definir todos los datos utilizados en la

toma de decisiones para que sea posible diseñar el sistema de forma tal que
los genere apropiadamente.

Como evitar los problemas que se generan al utilizar árboles de

decisión

Los árboles de decisión no siempre son la mejor herramienta para el

análisis de decisiones. El árbol de decisión de un sistema complejo con
muchas secuencias de pasos y combinaciones de condiciones puede tener
un tamaño considerable. El gran numero de ramas que pertenecen a varias
trayectorias constituye mas un problema que una ayuda para el análisis. En
estos casos el analista corre el riesgo de no determinar que políticas o
estrategias de la empresa son la guía para la toma de decisiones especificas.

Tablas de decisión

La tabla de decisión es una matriz de renglones y columnas que indican

condiciones y acciones. Las reglas de decisión, incluidas en una tabla de
decisión, establecen el procedimiento a seguir cuando existen ciertas
condiciones.
Características de las tablas de decisión

La taba de decisión esta integrada por cuatro secciones: identificación de

condiciones, entradas de condiciones, identificación de acciones y entradas
de acciones. La identificación de condiciones señala aquellas que son
relevantes. Las entradas de condiciones indican que valor, si es que lo hay,
se debe asociar para una determinada condición. La identificación de
acciones enlista el conjunto de todos los pasos que se deben seguir cuando
se presenta cierta condición. Las entradas de acciones muestran las
acciones especificas del conjunto que deben emprenderse cuando ciertas
condiciones o combinaciones de estas son verdaderas. En ocasiones se
añaden notas en la parte inferior de la tabla para indicar cuando utilizar la
tabla o para diferenciarla de otras tablas de decisión.

Las columnas del lado derecho de la tabla enlazan condiciones y acciones,

forman reglas de decisión que establecen condiciones que deben
satisfacerse para emprender un determinado conjunto de acciones. La
regla de decisión incorpora todas las condiciones que deben ser ciertas y no
solo una a la vez.

Como construir tablas de decisión

Para desarrollar tablas de decisión, los analistas deben emprender los

siguientes pasos:

1- Determinar los factores determinados como más relevantes en la

toma de decisiones. Esto permite identificar las condiciones en la
decisión. Cada condición seleccionada debe tener la característica de
ocurrir o no ocurrir; en este caso no es posible la ocurrencia parcial.

2- Determinar los pasos o actividades más factibles bajo condiciones

que cambian. Esto permite identificar las acciones.

3- Estudiar las diferentes posibilidades de combinaciones de

condiciones. Para cualquier numero n de condiciones, existen 2 a la
n combinaciones a considerar.

4- Llenar la tabla con las reglas de decisión. Existen dos formas para
hacerlo.
La primera, y más larga, es llenar los renglones de condición con valores si
o no para cada combinación posible de condiciones. Esto es, llenar la
primera mitad del renglón con Si y la segunda con No. El siguiente renglón
se llena alternando con S y N cada 25% del renglón; es decir, 25% Si, 25%
No, 25% Si y 25% No. Se repite de nuevo este proceso: se llena ada renglón
faltante en forma alterna con S y con N, dividiendo cada vez por potencias
sucesivas de 2.

El otro método para llenar la tabla considera una condición a la vez y, por
cada condición adicional le añade una tabla pero sin considerar las
combinaciones de condiciones y acciones duplicadas.

Verificación de tablas de decisión

Después de construir una tabla, los analistas verifican que sea correcta y
completa con la finalidad de asegurar que la tabla incluye todas las
condiciones junto con las reglas de decisión que las relacionan con las
acciones. Asimismo, los analistas también deben examinar la tabla para
encontrar redundancias y contradicciones.

Eliminación de la redundancia: Las tablas de decisión pueden volverse

muy grandes y difíciles de manejar si se permite que crezcan sin ningún
control. Remover las entradas redundantes puede ser de ayuda para
manejar el tamaño de la tabla. La redundancia se presenta cuando las
siguientes condiciones son verdaderas al mismo tiempo: 1) dos reglas de
decisión son idénticas salvo para una condición del renglón y 2) las
acciones para las dos reglas son idénticas.

Supresión de contradicciones: las reglas de decisión son contradictorias

entre si cuando dos o más reglas tienen el mismo conjunto de
contradicciones pero sus acciones son diferentes.

Las contradicciones indican que la información que tiene el analista es

incorrecta o bien existe un error en la construcción de la tabla. Sin
embargo, muchas veces la contradicción es resultado de las dependencias
en la información que recibe el analista de diferentes personas con respecto
a la forma en que estas toman decisiones. Se puede tomar una decisión
especifica utilizando diferentes reglas. Encontrar tales discrepancias puede
ser de gran utilidad para el analista que trabaja con la finalidad de mejorar
una situación de decisión.
Tipos de entradas en una tabla

Forma de entrada limitada: La estructura básica de la tabla consistentes

en S y N y entradas en blanco, es la forma de entrada limitada. Este es uno
de los formatos mas comunes. Existen otros dos que también se emplean
de manera amplia.

Forma de entrada extendida: Esta forma reemplaza las S y las N con

acciones que le indican al lector como decidir. En este formato, los
identificadores de condición y acción no están completos y es la razón por
la que las entradas contienen mas detalles que una S y N.

Forma de entrada mixta: En ocasiones los analistas prefieren combinar en

la misma tabla las características de los dos métodos anteriores. En general,
debe utilizarse solo una forma en cada sección de la tabla, pero entre las
secciones de condiciones y acciones se puede utilizar cualquier forma.

Forma ELSE: Esta es otra variante de las tablas de decisión que tiene como
finalidad omitir la repetición por medio de reglas ELSE . Para construir una
tabla de decisión en la forma ELSE, se especifican las reglas, junto con las
entradas de condiciones, que cubren todo el conjunto de acciones con
excepción de una que se convierte en la regla a seguir cando ninguna de las
demás condiciones explicitas es verdadera. Esta regla e encuentra en la
columna final del margen derecho, que es la columna ELSE. Si ninguna de
las otras condiciones es valida, entonces se sigue la regla de decisión ELSE.
Esta regla elimina la necesidad de repetir condiciones que conducen a las
mismas acciones.

Tablas múltiples

La forma ELSE es una alternativa para controlar el tamaño de las tablas de

decisión. Otra manera de hacer esto es enlazando varias tablas de decisión.
De acuerdo con las acciones seleccionadas en la primera tabla, otras se
explican en una o más tablas adicionales; cada tabla proporciona mayores
detalles relacionados con las acciones a emprender. Por otra parte, las
tablas múltiples permiten al analista establecer las acciones repetitivas que
deben realizarse después de tomar las decisiones y que continúan hasta que
se alcanza determinada condición.

Para utilizar este método los analistas construyen, por separado, tablas de
decisión que satisfacen todos los requerimientos normales y que están
relacionadas con una decisión especifica. Las tablas de enlazan en forma
jerárquica: Una tabla de nivel-alto contiene las condiciones principales
que, cuando son seleccionadas, determinan las tablas y acciones
adicionales donde se encuentran otros detalles. Existen dos tipos de
transferencia: directa y temporal.

Transferencia directa: La transferencia directa se emplea una sola vez; la

tabla que es seleccionada de esta manera no vuelve a referirse a la tabla
original. La proposición “GO TO (nombre de la tabla)” indica cual es la
siguiente tabla que se va a examinar.

Transferencia temporal: En contraste con la tabla anterior, la tabla 1 se

enlaza con la proposición “PERFORM tabla 2”. Al final de la tabla 2 la
proposición RETURN regresa de nuevo el control a la proposición que
sigue al GO TO en la tabla 1.

Procesadores de tablas de decisión

Las tablas de decisión han sido parcialmente automatizadas. Los

procesadores de tablas de decisión son programas para computadora que
manejan la formulación actual de una tabla con base en la información de
entrada proporcionada por el analista. Estos procesadores también
emprenden todas las verificaciones necesarias para detectar
inconsistencias y redundancias.

La utilidad de los procesadores de tablas de decisión radica en el ahorro de

tiempo de programación y detección de errores.

Español estructurado

El español estructurado es otro método para evitar los problemas de

ambigüedad del lenguaje al establecer condiciones y acciones, tanto en
procedimientos como en decisiones. Este método no hace uso de árboles o
tablas; en su lugar utiliza declaraciones para describir el proceso. El
proceso no muestra reglas de decisión; las declara.

Aun con esta característica, las especificaciones en español estructurado

requieren que el analista primero identifique las condiciones que se
presentan en un proceso y las decisiones que se deben tomar cuando esto
sucede, junto con las acciones correspondientes. Sin embargo, el método
también permite hacer una lista de todos los pasos en el orden que se llevan
a cabo. Para ello no se utilizan símbolos y formatos especiales,
características de los árboles y las tablas de decisión que par algunos
resultan incómodos. Además, es posible describir con rapidez los
procedimientos en su totalidad ya que para ello de emplean declaraciones
muy similares al español.

La terminología utilizada en la descripción estructurada de una aplicación

consiste, en gran medida, en nombres de datos para los elementos que
están definidos en el diccionario de datos desarrollado para el proyecto.

Desarrollo de declaraciones estructuradas

El español estructurado emplea tres tipos básicos de declaraciones para

describir un proceso: estructuras de secuencia, estructuras de decisión y
estructuras de iteración.

Estructuras de secuencia: Una estructura de secuencia es un solo paso o

acción incluido en un proceso. Este no depende de la existencia de ninguna
condición y, cuando se encuentra, siempre se lleva a cabo. En general, se
emplean varias instrucciones en secuencia para describir un proceso.

Estructuras de decisión: El español estructurado es otro camino para

mostrar el análisis de decisión. Por tanto, a menudo se incluyen las
secuencias de acciones dentro de estructuras de decisión que sirven para
identificar condiciones. Es así como las estructuras de decisión aparecen
cuando se pueden emprender dos o más acciones, lo que depende del valor
de una condición especifica. Para esto primero se evalúa la condición y
después se toma la decisión de emprender las acciones o el grupo de
acciones asociados con esta condición. Una vez determinada la condición
las acciones son incondicionales.
Estructuras de iteración: En las actividades rutinarias de operación, es
común encontrar que algunas de ellas se repiten mientras existen ciertas
condiciones o hasta que estas se presentan. Las instrucciones de iteración
permiten al analista describir estos casos.

Beneficios del español estructurado

Como puede observarse, el español estructurado puede ser de utilidad para

describir con claridad condiciones y acciones. Cuando se examina el
ambiente de una empresa, los analistas pueden usar el español
estructurado para declarar las reglas de decisión que se aplican en este
medio. Si los analistas no pueden declarar que acción emprender cuando
se toma una decisión, entonces necesitan adquirir mayor información para
descubrir la situación. Por otro lado, después de describir las actividades
en forma estructurada, los analistas pueden pedir a otras personas que
revisen la descripción y determinen con rapidez los errores u omisiones
cometidos al establecer los procesos de decisión.

ANÁLISIS ESTRUCTURADO

Cuando los analistas comienzan a trabajar sobre un proyecto de sistemas

de información, a profundo tienden a profundizar en un área de la
organización con la que tienen poca familiaridad. A pesar de esto, deben
desarrollar un sistema que ayude a los gerentes y personal –los futuros
usuarios- de esta área. Cualquier nuevo sistema o conjunto de
recomendaciones para cambios en el sistema existente, ya sea este manual
o automatizado, debe conducir hacia la mejora. Para alcanzar este
resultado, se espera que los analistas de sistemas hagan lo siguiente:

 - Aprendan los detalles y procedimientos del sistema en uso

 - Obtengan una idea de las demandas futuras de la
organización como resultado del crecimiento, del aumento de
la competencia en el mercado, de los cambios en las
necesidades de los consumidores, de la evolución de las
estructuras financieras, de la introducción de la nueva
tecnología y cambios en las políticas del gobierno entre otros.
  - Documentar detalles del sistema actual para su revisión y
discusión por otros.
 - Evaluar la eficiencia y efectividad del sistema actual y sus
procedimientos, tomando en cuenta el impacto sobre las
demandas anticipadas para el futuro.
 - Recomendar todas las revisiones y ampliaciones del
sistema actual, señalando su justificación. Si es apropiado,
quizá la propuesta de un nuevo sistema completo.
 - Documentar las características del nuevo sistema con un
nivel de detalle que permita comprender a otros sus
componentes, y de una manera que permita manejar el
desarrollo del nuevo sistema.
 - Fomentar la participación de gerentes y empleados en todo
el proceso, tanto para aprovechar su experiencia y
conocimiento del sistema actual, como para conocer sus ideas,
sentimientos y opiniones relacionadas con los requerimientos
de un nuevo sistema o de los cambios para el actual.

Para tener éxito, los buenos analistas de sistemas estructuran el proceso

que siguen para el desarrollo de un nuevo sistema. Aunque cada lugar
donde trabaja l analista es diferente, las tareas que llevan a cabo son
similares y existe un conjunto común de preguntas por contestar cuando
las emprenden.

El análisis estructurado es un método para el análisis de sistemas manuales

o automatizados, que conduce al desarrollo de especificaciones para
sistemas nuevos o para efectuar modificaciones a los ya existentes. Cuando
los analistas de sistemas abordan una situación poco familiar, siempre
existe una pregunta sobre donde comenzar el análisis. Una situación
dinámica siempre puede ser vista como abrumadora debido a que muchas
de las actividades se llevan a cabo constantemente. El análisis estructurado
permite al analista conocer un sistema o proceso en forma lógica y
manejable al mismo tiempo que proporciona la base para asegurar que no
se omite ningún detalle pertinente.
¿Qué es lo que se desea estructurar? ¿Qué significa “estructura”? El
objetivo que persigue el análisis estructurado es organizar las tareas
asociadas con la determinación de requerimientos para obtener
comprensión completa y exacta de una situación dada.

En el análisis estructurado, la palabra estructura significa que: 1) el método

intenta estructurar el proceso de determinación de los requerimientos
comenzando con la documentación del sistema existente; 2) el proceso esta
organizado de tal forma que intenta incluir todos los detalles relevantes que
describen el sistema en uso; 3) es fácil verificar cuando se han omitido
detalles relevantes; 4) la identificación de los requerimientos será similar
entre varios analistas e incluirá mejores soluciones y estrategias para las
oportunidades de desarrollo de sistemas; y 5) los documentos de trabajo
generados para documentar los sistemas existente y propuesto son
dispositivos de documentación eficiente.

Componentes del análisis estructurado

El análisis estructurado hace uso de los siguientes componentes:

1- Símbolos gráficos: iconos y convenciones para identificar y describir

los componentes de un sistema junto con las relaciones entre estos
componentes.

2- Diccionario de datos: descripciones de todos los datos utilizados en

el sistema. Puede ser manual o automatizado.

3- Descripciones de procesos y procedimientos: declaraciones formales

que emplean técnicas y lenguajes que permiten a los analistas
describir actividades importantes que forman parte del sistema.

4- Reglas: estándares para describir y documentar el sistema en forma

correcta y completa.

Los analistas desean conocer las respuestas a cuatro preguntas especificas:

¿qué procesos integran el sistema?, ¿qué datos emplea cada proceso?, ¿qué
datos son almacenados? y ¿qué datos ingresan y abandonan el sistema?.
Los datos son la guía de actividades de la empresa. Ellos pueden iniciar
eventos y ser procesados para dar información útil al personal que desean
saber que tan bien se han manejado los eventos. Seguir el flujo de datos por
todos los procesos de la empresa les dice mucho a los analistas sobre como
se alcanzan los objetivos de la organización. El análisis de flujo de datos
estudia el empleo de los datos en cada actividad. Documenta los hallazgos
con diagramas de flujo de datos que muestran en forma grafica la relación
entre procesos y datos, y en los diccionarios de datos que describen de
manera formal los datos del sistema y los sitios donde son utilizados.

CARACTERÍSTICAS DE LAS ESTRATEGIAS DE FLUJO DE

DATOS

El análisis de flujo de datos analiza el empleo de los datos para llevar acabo
procesos específicos de la empresa dentro del ámbito de una investigación
de sistemas. El análisis puede pensarse de tal manera que se estudien las
actividades del sistema desde el punto de vista de los datos: donde se
originan, donde se utilizan o cambian, hacia donde van, incluyendo las
paradas a lo largo del camino que siguen desde su origen hasta su destino.

Herramientas de la estrategia de flujo de datos

La estrategia de flujo de datos muestra el empleo de estos en forma grafica.

Las herramientas utilizadas al seguir esta estrategia muestran todas las
características esenciales del sistema y la forma en que se ajustan entre si.

El análisis de flujo de datos utiliza las siguientes herramientas:

1- Diagrama de flujo de datos: una herramienta grafica se emplea para

describir y analizar el movimiento de datos a través de un sistema, ya
sea que este fuera manual o automatizado, incluyendo procesos,
lugares para almacenar datos y retrasos en el sistema. Los diagramas
de flujo de datos son la herramienta mas importante y la base sobre
la cual se desarrollan otros componentes. La transformación de datos
de entrada en salida por medio de procesos puede describirse en
forma lógica e independiente de los componentes físicos asociados
con el sistema. Estos diagramas reciben el nombre de diagramas
lógicos de flujos de datos.
 2- Diccionario de datos: el diccionario contiene las características
lógicas de los sitios donde se almacenan los datos del sistema,
incluyendo nombre, descripción, alias, contenido y organización.
también identifica los procesos donde se emplean los datos y los
sitios donde se necesita el acceso inmediato a la información.

3- Diagrama de estructura de datos: es una descripción de la relación

entre las entidades de un sistema y el conjunto de información
relacionado con la entidad. No considera el almacenamiento físico de
los datos.

4- Grafica de estructura: herramienta de diseño que muestra con

símbolos la relación entre los módulos de procesamiento y el
software de la computadora. Describen la jerarquía de los módulos
componentes y los datos que serán transmitidos entre ellos. Incluye
el análisis de las transformaciones entrada-salida y el análisis de
transacciones.

Ventajas del análisis de flujo de datos

El análisis de flujo de datos permite a los analistas aislar áreas de interés

en la organización y estudiarlas al examinar los datos que están en el
proceso, de tal manera que puedan observar la manera en que cambian
cuando lo abandonan. A medida que los analistas reúnen hechos y detalles,
comprenden mejor el proceso; esto los conduce a formular preguntas
relacionadas con aspectos específicos del mismo y los lleva a una
investigación adicional.

DESARROLLO DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS

Para que sean de utilidad y proporcionen información, los diagramas de

flujo de datos deben dibujarse de forma adecuada.

Proceso de desarrollo

Los analistas de sistemas estudian primero el sistema en uso, esto es, las
actividades y procesos que ocurren en el presente. En la terminología del
análisis estructurado, este es el estudio del sistema físico. El sistema físico
se transada en una descripción lógica que se centra en datos y procesos.
Durante el análisis de flujo de datos se evalúan todos los detalles en
términos de los componentes lógicos de flujos de datos, procesos,
almacenes de datos, orígenes y destinos.

En todas las etapas de diseño que siguen, los requerimientos del sistema se
trasladan en detalles de diseño lógico. En las fases de construcción, como
la programación del software para computadora, las especificaciones
lógicas son trasladadas en características físicas y en un sistemas de
información que trabaja.

Diagramas físicos de flujo de datos

Los diagramas de flujo de datos son de dos tipos:

Diagramas físicos de flujo de datos: proporcionan un panorama del

sistema en uso, que es dependiente de la implantación, que muestra que
tareas se llevan a cabo y como. Las características físicas incluyen:

 - Nombre de personas
 - Nombres o números de formatos y documentos
 - Nombres de departamentos
 - Archivos maestros de transacciones
 - Equipo y dispositivos utilizados
 - Ubicaciones
 - Nombres de procedimientos

Diagramas lógicos de flujos de datos: proporcionan un panorama del

sistema independiente de la implantación, que se centra en el flujo de datos
entre los procesos sin considerar los dispositivos específicos y la
localización de almacenes de datos o personas en el sistema. En este tipo
de diagramas no se indican las características físicas.

Reglas generales para el dibujo de diagramas lógicos de flujo de

datos
 1- Cualquier flujo de datos que abandone un proceso debe estar basado
en los datos que entran al proceso.

2- Todos los flujos de datos reciben un nombre, el nombre refleja los

datos que influyen entre procesos, almacenes de datos, fuentes o
destinos.

3- Solo deben entrar al proceso los datos necesarios para llevarlo a

cabo.

4- Un proceso no debe ser nada de ningún otro sistema, es decir, debe

ser independiente; la única dependencia que debe existir es aquella
que esta basada en sus propios datos de entrada y salida.

5- Los procesos siempre están en continua ejecución; no se indican ni

tampoco de detienen. Los analistas deben suponer que un proceso
siempre esta listo para funcionar o realizar e trabajo necesario.

6- La salida de los procesos puede tomar las siguientes formas:

a- Flujo de datos con información añadida por el proceso.

b- Una respuesta o cambio en la forma de los datos.

c- Un cambio de decisión.

d- Un cambio de contenido.

e- Cambios en la organización.

Seguir convenciones de nivelación significativa

Nivelación es un termino que se refiere al manejo de archivos locales. Los

detalles relacionados con un solo proceso en un determinado nivel, deben
permanecer dentro del proceso. Los almacenes y flujos de datos que son
relevantes únicamente para el interior del proceso, son ocultados hasta que
el proceso se extiende con mayor detalle.
Asignar etiquetas significativas

Las descripciones asignadas a los flujos de datos y procesos deben decirle

al lector que esta ocurriendo. Todos los flujos de datos deben tener un
nombre que refleje con exactitud su contenido.

Asignación de nombre al flujo de datos: los nombres dados a los flujos de

datos deben reflejar los datos de interés para los analistas, no los
documentos o el lugar donde residen.

Los datos que fluyen hacia los procesos experimentan cambios. Por
consiguiente, el flujo de datos de salida tiene un nombre diferente al de
entrada.

Asignación de nombre a los procesos: se deben asignar nombres a todos los

procesos que les digan a los usuarios algo especifico con respecto a la
naturaleza de las actividades del proceso.

Los siguientes lineamientos tienen como finalidad servir de ayuda para

identificar los procesos de forma tal que sean útiles a las actividades
subsecuentes de análisis y diseño:

1- Seleccionar nombres que indiquen la acción que se lleva a cabo.

2- Asegurar que el nombre describa completamente al proceso.

3- Seleccionar nombres para los procesos que expliquen el enlace entre

los flujos de entrada y los de salida.

4- Evitar nombres vagos para los procesos.

5- Utilizar los nombres de los procesos de bajo nivel ya que estos son
mas específicos y descriptivos que los asociados con los procesos de
alto nivel.
 6- Asignar nombres a los procesos que sean únicos para la actividad
que ellos describen.

Evaluación del flujo de datos para verificar que es correcto

Las siguientes preguntas son de utilidad para evaluar los diagramas de flujo
de datos:

1- ¿Existen en el diagrama de flujo de datos componentes que no tienen

nombre?

2- ¿Existen almacenes de datos que son entradas y a los que nunca se

les hace referencia?

3- ¿Existen procesos que no reciben entradas?

4- ¿Existen procesos que no generan salidas?

5- ¿Existen procesos que tienen varias finalidades?

6- Existen almacenes de datos a los que nunca se les hace referencia?

7- ¿Es el flujo de datos que llega a un proceso adecuado para realizarlo?

8- ¿Existen demasiados datos en el almacén de datos?

9- ¿El flujo de datos que llega a un proceso es demasiado extenso para

la salida que este produce?

10- ¿Se introducen alias en la descripción del sistema? ¿Aparecen en el

diccionario de datos?

11- ¿Los procesos son independientes entre sí? ¿Dependen solo de los
datos que reciben como entrada?
CARACTERÍSTICAS DE LOS DICCIONARIOS DE DATOS

Los diccionarios de datos son un componente importante del análisis

estructurado ya que por si solos los diagramas de flujo de datos no
describen el objeto de la investigación. El diccionario de datos proporciona
mas información relacionada con el sistema.

Un diccionario de datos es un catalogo, un deposito, de los elementos en un

sistema. Como su nombre lo sugiere, estos elementos se centran alrededor
de los datos y la forma en que están estructurados para satisfacer los
requerimientos de los usuarios y las necesidades de la organización. Los
elementos mas importantes son flujos de datos, almacenes de datos y
procesos.

Importancia del diccionario

Los analistas utilizan el diccionario de datos por cinco razones importantes:

 Para manejar los detalles en sistemas grandes.

 Para comunicar un significado común para todos los elementos del
sistema
 Para documentar las características del sistema
 Para facilitar el análisis de los detalles con la finalidad de evaluar las
características y determinar donde efectuar cambios en el sistema
 Localizar errores y omisiones en el sistema.

Contenido de un registro del diccionario

Todas las partes de un sistema de información dependen de loas datos. El

diccionario contiene dos tipos de descripciones para flujo de datos dentro
del sistema:

 Elementos dato: son los bloques básicos para todos los demás datos
del sistema. Por si mismo no conllevan suficiente significado para
ningún usuario.
  Estructuras de datos: es un grupo de datos elementales que están
relacionados con otros y que en conjunto describen un componente
del sistema.

 Descripción de los elementos dato

Cada entrada en el diccionario de datos consiste de un conjunto de detalles

que describen los datos utilizados o producidos por el sistema. Cada uno
esta identificado con un nombre, descripción, alias y longitud, junto con el
intervalo de valores específicos para el dato permitidos por el sistema bajo
estudio.

Nombre de los datos: Para distinguir un dato del otro, los analistas les
asignan nombres que sean significativos. Los nombres se emplean para
hacer referencia a cada elemento durante todo el proceso de desarrollo de
sistemas.

Descripción de los datos: La descripción de un dato describe de manera

breve lo que este representa en el sistema.

Las descripciones de los datos deben escribirse con la suposición de que la

persona que las leerá no sabe nada con respecto al sistema.

Alias: Con frecuencia el mismo dato recibe varios nombres, mismos que
dependen e quien haga uso del dato. Estos nombres se denominan alias.
Un diccionario significativo debe incluir todos los alias.

Longitud: La longitud identifica el numero de espacios necesarios para

cada dato pero sin considerar la forma en que serán almacenados.
Valores de los datos: En algunos procesos solo son permitidos valores muy
específicos para los datos. Todos los detalles serán de utilidad a los
analistas mas adelante, cuando diseñen los controles del sistema.

Descripción de las estructuras de datos

Las estructuras de datos se construyen sobre cuatro relaciones de

componentes:

 - Relación secuencial: define los componentes que siempre

se incluyen en una estructura de datos en particular;
concatenación de dos o más datos.
 - Relación de selección: define alternativa para datos o
estructuras de datos incluidas en una estructura de datos.
 - Relación de iteración: define la repetición de un
componente cero o más veces.
 - Relación opcional: caso especial de la iteración; los datos
pueden estar o no incluidos, esto es, una o ninguna iteración.

FINES DE LOS PROTOTIPOS DE APLICACIONES

La finalidad del desarrollo de prototipos se entiende mejor al examinar las

razones para seleccionar esta estrategia y la forma en la que incrementa el
nivel de productividad en el desarrollo de sistemas. Por otra parte también
se explora la naturaleza de las aplicaciones que son buenos candidatos para
desarrollo con el método del prototipo.

Usos de los prototipos de aplicaciones

El desarrollo de prototipos de aplicación tiene dos usos principales. Por un

lado, es un medio eficaz para aclarar los requerimientos de os usuarios. Las
especificaciones por escrito se crean, en general, como vehículos para
describir las características y requerimientos que debe satisfacer la
aplicación.
El segundo uso del prototipo de aplicación es verificar la factibilidad del
diseño de un sistema. Los analistas pueden experimentar con diferentes
características de la aplicación y evaluar la reacción y respuesta por parte
del usuario.

Razones para el empleo de prototipos

Las razones para el uso de prototipos son el resultado directo de la

necesidad de diseñar y desarrollar sistemas de información con rapidez,
eficiencia y eficacia.

Aumento de la productividad

La productividad es importante para los analistas de sistemas y para la

organización en la que trabajan. Los analistas de sistemas son más
productivos si toman precauciones que:

 - Minimicen el tiempo que se pierde debido al desarrollo

incorrecto.
 - Minimicen los errores del diseño.
 - Garanticen que los esfuerzos realizados por ellos sean
fructíferos.
 - Garanticen que los usuarios reciban la aplicación que
necesitan.
 - Garanticen que no tendrá que volverse a hacer el trabajo de
desarrollo.

Al mismo tiempo, los analistas se enfrentan a muchos obstáculos para

alcanzar sus objetivos de desarrollo. A continuación se mencionan varios
hechos que deben considerarse:
  - Los usuarios tienen gran dificultad para especificar con
anticipación sus necesidades de información, en especial
cuando la situación es nueva o cambia con rapidez.
 - La especificación completa de los requerimientos de
información depende en particular de la forma en que debe
utilizarse la tecnología.
 - A menudo las descripciones estáticas de sistemas no son
suficientes para proporcionar detalles sobre situaciones
dinámicas.
 - La mala comunicación, que siempre es una posibilidad,
parece que siempre se presenta en el momento menos
oportuno.

Aplicaciones para candidatos

Los prototipos son más eficaces en el desarrollo de sistemas de información

cuando se cumples ciertas condiciones- Cualquiera de las siguientes cinco
condiciones sugieren la necesidad de utilizar un prototipo.

 - No se conocen los requerimientos: La naturaleza de la

aplicación es tal que existe poca información disponible con
respecto a las características que debe tener l sistema para
satisfacer los requerimientos el usuario.
 - Los requerimientos necesitan evaluarse: Se conocen los
requerimientos aparentes de información, tanto de los
usuarios finales como de la organización, pero es necesario
verificarlos y evaluarlos.
 - Costos altos: La inversión de recursos financieros y
humanos así como el tiempo necesario para generar la
aplicación es sustancial. Existen otros proyectos que también
compiten por los mismos recursos.
 - Alto riesgo: La evaluación inexacta de los requerimientos
del sistema o el desarrollo incorrecto de una aplicación ponen
en peligro a la organización, a sus empleados y también a sus
propios recursos.
 - Nueva tecnología: El deseo de instalar nueva tecnología ya
sea con los campos de la computación, de las comunicaciones
de datos u otras áreas relacionadas, abre nuevas fronteras para
 la organización. Muchas compañías no tienen experiencia en el
uso de cierta tecnología ni tampoco las demás organizaciones
con las que se comunican.

ETAPAS DEL MÉTODO DE PROTOTIPOS

Identificación de requerimientos conocidos

La determinación de los requerimientos de una aplicación es tan

importante para el método de desarrollo de prototipos como lo es para los
métodos del ciclo clásico de desarrollo de sistemas o análisis estructurado.
Por consiguiente, antes de crear el prototipo, los analistas y usuarios deben
trabajar juntos para identificar los requerimientos conocidos que tienen
que satisfacerse.

Desarrollo de un modelo de trabajo

La construcción de un prototipo es un proceso iterativo de desarrollo. Antes

de la primera iteración, los analistas de sistemas explican el método a los
usuarios, las actividades a realizar, la secuencia en la que se llevaran a cabo
y también discuten las responsabilidades de cada participante. Un
cronograma para el inicio y fin de la primera iteración es de gran ayuda,
por tanto, debe elaborarse justo antes de iniciar las actividades.

En el desarrollo de un prototipo se preparan los siguientes componentes:

 - El lenguaje para el dialogo o conversación entre el usuario

y el sistema.
 - Pantallas y formatos para la entrada de datos.
 - Módulos esenciales de procesamiento.
 - Salida del sistema.

USO DE PROTOTIPOS
Cuando el prototipo esta terminado, el siguiente paso es tomar la decisión
sobre como proceder. Existen cuatro caminos a seguir después de evaluar
la información obtenida con el desarrollo y uso del prototipo:

Abandono de la aplicación

En algunos casos, la decisión es descartar el prototipo y abandonar el

desarrollo de la aplicación. Esta conclusión no significa que fuese un error
emprender el proceso de desarrollo del prototipo o un desperdicio de
recursos. Mas bien, la información y experiencia ganada con el desarrollo y
empleo del prototipo condujo hacia una decisión de desarrollo. Es probable
que los usuarios y analistas hayan aprendido que el sistema era innecesario
o hayan descubierto otra solución durante el proceso.

Implantación del prototipo

Algunas veces el prototipo se convierte en el sistema que se necesita. En

este caso, se implanta sin ninguna modificación y no se emprenden mas
esfuerzos de desarrollo. Esta decisión es más probable tomarse bajo una o
más de las siguientes circunstancias:

 - La evolución de prototipo condujo a una aplicación que

tiene las características, capacidades y desempeño requeridos.
 - La aplicación será utilizada con poca frecuencia y no es
importante su rapidez o eficiencia operacional.
 - La aplicación no tiene efecto sobre otras aplicaciones o
datos de la organización y tampoco interacciona con ellos;
además satisface las necesidades de os usuarios inmediatos.
 - El medio ambiente de la aplicación se encuentra en un
estado de flujo; es difícil determinar necesidades a largo plazo
o condiciones de operación mas estables. En consecuencia no
es posible justificar otras actividades de desarrollo. El
prototipo es de utilidad para las condiciones actuales.

Desarrollo de la aplicación
Cuando un prototipo tiene éxito puede proporcionar información muy
amplia con respecto a los requerimientos de la aplicación y conducir a su
completo desarrollo. Terminar el prototipo n significa finalizar el proceso
de desarrollo. Mas bien señala el comienzo de la siguiente actividad: el
desarrollo completo de la aplicación.

El desarrollo de una aplicación puede presentarse como parte del método

de ciclo de vida de los sistemas de información. Las dos formas más
comunes de incorporar la construcción de un prototipo para la aplicación
son las siguientes:

 - El prototipo se emplea como una opción para la

determinación de requerimientos; las características del
prototipo son consideradas como los requerimientos a
satisfacer en subsecuentes actividades de desarrollo.
 - El prototipo se utiliza como sustituto para el diseño e
implantación de la aplicación, es decir, como un esqueleto a
partir del que se construye el resto del sistema.

Inicio de un nuevo prototipo

Algunas veces la información ganada con el desarrollo y uso del prototipo,

sugiere el empleo de un enfoque muy diferente para satisfacer las
necesidades de la organización. En este caso es posible encontrar que las
características de la aplicación con muy diferentes si el prototipo es
inadecuado para demostrarlas y evaluarlas.

HERRAMIENTAS PARA EL DESARROLLO DE PROTOTIPOS

Lenguajes de cuarta generación

Los lenguajes de cuarta generación fueron creados para ayudar a satisfacer

la necesidad de desarrollar un software con mayor eficiencia. Los lenguajes
de cuarta generación incluyen un amplio espectro de lenguajes de
computadora que hacen hincapié sobre lo que debe hacerse mas que sobre
como realizar la tarea.
Los lenguajes de cuarta generación se clasifican en tres
categorías:

Lenguajes no orientados hacia procedimientos: El lenguaje con el que

trabajan los analistas y usuarios finales no esta orientado hacia
procedimientos. Algunas veces el lenguaje recibe l nombre de lenguajes no-
procedurales. Un solo mandato lleva a cabo una función completa. No es
raro encontrar que el mandato de un lenguaje no orientado hacia
procedimientos remplace al equivalente de mas de cien instrucciones de un
lenguaje de tercera generación.

Lenguajes de consulta y recuperación: Estos lenguajes facilitan la

recuperación de datos almacenados sin necesidad de escribir muchas
instrucciones orientadas hacia procedimientos, o especificar el formato de
los datos. Estos lenguajes permiten a los usuarios formular preguntas en
formatos tabulares o parecidos al ingles.

Generadores de reportes

Los generadores de reportes permiten a los usuarios obtener con facilidad

datos de archivos o bases de datos. Se puede obtener el contenido parcial o
total de los registros. En comparación con los lenguajes de consulta y
recuperación, los generadores de reportes dan a los usuarios mayor control
sobre la apariencia y contenido de la salida. Los resultados se pueden
presentar en un formato de reporte que se establece en forma automática
por software, o el usuario también puede proporcionar las especificaciones
que instruyan al sistema para preparar títulos específicos, descripciones de
pagina y encabezados de columnas.

Generadores de aplicaciones

Los generadores de aplicaciones son programas de software que permiten

la especificación de toda una aplicación de un nivel muy alto. Ellos
proporcionan las condiciones para desarrollar aplicaciones que acepten
datos, efectúen cálculos, sigan complicadas rutinas de procesamiento
lógico y produzcan reportes y salidas. El generador de aplicaciones produce
el código fuente. Algunos producen programas completos. Otros,
denominados generadores de programas, reparan el código del programa,
como módulos individuales, y permiten al usuario enlazar otros módulos
con los producidos por el generador.

Generadores de pantalla

Un generador de pantalla es una herramienta interactiva para dibujar

pantallas y efectuar la validación automática de la entrada y procesamiento.
Es posible seleccionar con respuestas sencillas preferencias sobre el
presentar con mayor brillantez la información más importante, el utilizar
determinados colores o hacer uso del video inverso.

Los generadores de pantalla también permiten que los usuarios preparen

automáticamente componentes que sean de ayuda en la interacción
usuario-maquina, incluyendo la localización de campos para entrada de
datos, campos para presentar datos, encabezados de columna, etiquetas y
mensajes.

IMPORTANCIA DE LAS HERRAMIENTAS EN EL DESARROLLO

DE SISTEMAS

Las herramientas son esenciales para el análisis de sistemas. Ellas mejoran

la forma en que ocurre el desarrollo y tienen influencia sobre la calidad del
resultado final.

Beneficios del empleo de herramientas

Con las herramientas, el analista tiene el potencial de ser más productivo;

se pueden completar las mismas actividades de desarrollo en un tiempo
menor que el que se necesita usando no se utilizan las herramientas.

Las herramientas sugieren procedimientos que conducen al empleo de

procesos más eficaces. Si la productividad significa realizar la tarea
correcta, la eficacia significa hacer la tarea en forma correcta.

Cuando las herramientas mejoran los procesos, por lo general también

ocurre lo mismo con los resultados.
Beneficios de las herramientas asistidas por la computadora

La introducción de herramientas asistidas por la computadora en los

esfuerzos de análisis y desarrollo aumentan los beneficios que se derivan
del uso de las herramientas. Las herramientas del análisis asistido por la
computadora mejoran la velocidad y disminuyen el tiempo necesario para
completar la tarea de desarrollo.

La automatización también se hace cargo de algunas tareas que son

pesadas. El desarrollo de diagramas de flujo de datos es una tarea que
puede consumir mucho tiempo. Las herramientas automatizadas para flujo
de datos hacen posible dejar al software de la computadora el proceso de
dibujo.

Cuando los procedimientos forman parte del software, estos se realizan en

forma más consistente. Se convierten en rutinas. La consistencia que
pueden ofrecer los procedimientos es una excelente razón para ampliar el
conjunto de herramientas asistidas por computadora para el desarrollo de
sistemas.

Una ventaja que distingue a muchos sistemas automatizados es la captura,

almacenamiento, procesamiento y recuperación de los detalles de un
sistema. Una vez en forma procesable por la computadora, los detalles del
sistema pueden utilizarse para muchas finalidades.

CLASIFICACIÓN DE HERRAMIENTAS AUTOMATIZADAS

Herramientas de tipo front-end

Las herramientas de tipo front-end automatizan las primeras actividades

del proceso de desarrollo de sistemas.

Entre los muchos aspectos que se toman en cuenta al desarrollar

herramientas para esta fase, se hallan técnicas de soporte para ayudar al
analista a preparar especificaciones formales que carezcan de
ambigüedades, a validar las descripciones del sistema con el objeto de
determinar su consistencia y completez, y a seguir la evolución de los
requerimientos de la aplicación en características que formen parte del
sistema que finalmente será implantado.
Herramientas de tipo back-end

Las herramientas de tipo back-end tienen como finalidad ayudar al analista

a formular la lógica del programa, los algoritmos de procesamiento y la
descripción física de los datos, también ayudan a la interacción con los
dispositivos, etc. Estas actividades convierten los diseños lógicos del
software en un código de programación que es el que finalmente da
existencia a la aplicación.

Herramientas integrales

Las actividades de análisis abordan los detalles de alto nivel mientras que
las actividades de desarrollo dan mayor importancia a los detalles de bajo
nivel. Las especificaciones de alto nivel describen los requerimientos del
usuario, como entradas, salidas y expectativas de funcionamiento. Las
especificaciones de bajo nivel indican la forma en que serán satisfechos
estos requerimientos por medio de detalles que son específicos de la
computadora.

HERRAMIENTAS ASISTIDAS POR COMPUTADORA PARA LE

INGENIERÍA DE SISTEMAS (CASE)

Las herramientas de tipo CASE incluyen los siguientes cinco componentes:

Herramientas para diagramación: Estas herramientas dan soporte al

análisis y documentación de los requerimientos de una aplicación. Por lo
general, incluyen facilidades para producir diagramas de flujo de datos.

Las herramientas ofrecen la capacidad de dibujar diagramas y cartas,

además de guardar los detalles en forma interna.

Deposito centralizado de información: La captura, análisis, procesamiento

y distribución de todos los sistemas de información es asistida por un
deposito de información centralizado o diccionario de datos.
Aunque los diccionarios son diseñados para que el acceso a la información
sea sencillo, también incluyen controles y medidas de protección que
preservan la exactitud y consistencia de los detalles del sistema.

Generador de interfaces: Los generadores de interfaces ofrecen la

capacidad para preparar imitaciones y prototipos para las interfaces con los
usuarios. Por lo general, soportan la rápida creación de menús de
demostración para el sistema, de pantallas de presentación y del formato
de los informes.

Generadores de código: Los generadores de código automatizan la

preparación del software. Estos incorporan métodos que permiten
convertir las especificaciones del sistema en código ejecutable.

Herramientas de administración: Algunas herramientas CASE para

administración permiten que los gerentes de proyecto especifiquen
elementos de su propia elección.

Otras permiten definir metodologías de desarrollo propias, incluyendo las

reglas de validación y los estándares para datos nombres de
procedimientos.

Integración de la herramientas CASE

La integración de la herramientas ocurre en tres formas:

Interfase uniforme: Significa que todas las herramientas en el sistema

CASE son activadas de la misma manera y desde un lugar común en el
sistema.

Facilidad para la transferencia de datos: Significa que los detalles

desarrollados con una herramienta pueden estar disponibles para otras. El
diccionario de datos es el elemento critico que hace posible la transferencia
de datos entre herramientas distintas.

Unir de las actividades de desarrollo: La facilidad para transferir datos y

la unión de las fases de desarrollo se encuentran relacionadas, ya que se
pueden utilizar una y otra vez los datos transferidos entre herramientas a
través de todo el proceso de desarrollo.
USO DE UNA HERRAMIENTA CASE

Operaciones iniciales

Los sistemas CASE almacenan información por proyecto. Cada aplicación

de sistemas de información es considerada como un proyecto.

Antes de iniciar el trabajo, el analista debe proporcionar su nombre y

contraseña. Si es correcta, Excelerator presenta sobre la pantalla una lista
de todos los proyectos para los que el analista tiene autorizado el acceso.

Menú principal de funciones

El menú principal presenta los nombres de las siete funciones mas

importantes d Excelerator: graficas, XLDicionario, pantallas y reportes,
documentación, análisis, interfaces y utilerías.

Dibujo de diagramas de flujo de datos

Cuando se selecciona la función de graficas, aparece otro menú que

muestra las opciones disponibles para l analista. Los diagramas de flujo de
datos son uno de los muchos tipos de diagramas y cartas disponibles en el
menú de graficas.

Diccionario por proyecto

A medida que se formulan las especificaciones y la documentación, toda la

información con respecto al proyecto se acumula en el diccionario de datos
que Excelerator mantiene para dicho proyecto. Parte de la información,
como el flujo de datos entre procesos, la graba directamente la persona que
hace uso de la herramienta.

Pantallas e informes

Excelerator, como muchas otras herramientas de tipo CASE, proporciona

un método rápido y sencillo para desarrollar prototipos de pantallas para
que los usuarios finales trabajen con ellas. El analista puede diseñar y
ejecutar pantallas y reportes con el apoyo de un menú, e incluso desarrollar
el prototipo de una base de datos.

Herramientas para el análisis y documentación

Excelerator ofrece características tales como un conjunto de reportes que

validan las descripciones del sistema. Los reportes del análisis contienen
una lista de relaciones inconsistentes o ilegales entre datos, flujos de datos
y procesos, así como consistencias al seguir las convenciones para asignar
nombres. también es posible detectar y notificar diagramas no
balanceados.

Utilerías

La información utilizada por el sistema Excelerator se encuentra descrita

por las funciones de utilería. Existe también una función especial para el
manejo de proyectos que los analistas emplean para dar nombre al
proyecto, proporcionar descripciones del mismo y definir la notación que
utilizaran para los diagramas de flujo de datos.

Beneficios de CASE

Entre los beneficios ofrecidos por la tecnología CASE se encuentran los

siguientes:

 - Facilidad para llevar a cabo la tarea de revisión de

especificaciones del sistema así como de representaciones
graficas.
 - Facilidad para desarrollar prototipos de sistemas para
desarrollar prototipos de sistemas por medio de la capacidad
para cambiar especificaciones y, por otro lado, para determinar
el efecto que sobre el desempeño del sistema tendrán otras
alternativas.
 - Generación de código.
  - Soporte para mantenimiento como resultado de haber
guardado las especificaciones del sistema en un deposito
central de información.
 - Aumentar las posibilidades de satisfacer los
requerimientos del usuario.

Debilidades de CASE

Entre las debilidades de CASE se encuentran las siguientes:

 - Muchas herramientas CASE están construidas teniendo

como base las metodologías del análisis estructurado y del ciclo
de vida de desarrollo de sistemas. Por si sola, esta característica
puede convertirse en la principal limitante ya que no todas las
organizaciones emplean métodos de análisis estructurado.
 - Falta de niveles estándar para el soporte de tecnología.
 - Conflictos en el uso de diagramas.
 - Diagramas no utilizados. En algunos casos las
herramientas graficas automatizadas o manuales no se
emplean del todo.
 - Aunque una herramienta puede apoyar varias fases del
ciclo de vida de desarrollo de sistemas o adaptarse a diferentes
metodologías de desarrollo, por lo general su enfoque primario
esta dirigido hacia una fase o método especifico.
 - Aunque muchas herramientas basadas en computadora
incluyen la capacidad de verificar las especificaciones para
determinar su completez o consistencia, virtualmente no
llevan a cabo ningún análisis de los requerimientos de la
aplicación.
 - Las tareas humanas siguen siendo criticas. Las
herramientas deben adaptarse a la arquitectura de la
información así como a las metodologías de desarrollo
utilizadas por la organización.