MANUAL DE FUNCIONES INGASOIL REDNOVA S.A.S E.SP.

I. IDENTIFICACION
CARGO: Asistente Administrativa Diana flores flores
JEFE INMEDIATO: Director de Redes

II. PROPOSITO GENERAL

Realizar las actividades administrativas de archivo control y elaboración de informes solicitados por la dirección de redes y otros departamentos con el
fin de asistir como soporte

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

1) Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.

2) Realizar todas las labores administrativas relacionadas con RR HH.

3) Tramitar y resolver en tiempo y forma los PQR y Recursos de los de los usuarios en atención a los procedimientos establecidos y la
normatividad vigente.

4) Gestión y trámite ante diferentes entidades territoriales en los municipios donde mantenemos operación.

5) Administrar los contratos de arriendo de predios donde se encuentran instalados los lotes y oficinas de Rednova.

6) Asistir y apoyar de manera permanente a la Gerencia de Redes, Gerencia legal, Dirección de redes y las diferentes áreas de la compañía. en
asuntos legales y administrativos que se presentan en la gestión diaria.

7) Proyectar los oficios y respuestas frente a los requerimientos de los diferentes entes de control.

8) Colaboración continua en las labores asignada por el jefe inmediato

 Expone ideas de estrategias que generen la inclusión de nuevos usuarios al servicio de GLP domiciliario por redes.

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 III. DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

IV. PERFIL DEL CARGO

CONOCIMIENTOS BASICOS
 Manejo de los programas de Office (Word, Excel)
 En atención al cliente
 Manejo de herramientas de oficina
 Se valoran los conocimientos legales frente a la normatividad que enmarca la regulación de los servicios públicos domiciliarios.
 Habilidad en redacción de documentos legales, comunicación y atención al Usuario.
 Organización y manejo de herramientas ofimáticas

EDUCACION
Profesional en derecho.

EXPERIENCIA
MAS DE
1 Año

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 I. IDENTIFICACION
CARGO: Auxiliar de operaciones Mary Estefany Rincon
JEFE INMEDIATO: Gerente de redes

II. PROPOSITO GENERAL

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

1) Revisar consolidar y reportar los informes SUI de cada uno de los municipios garantizando que la información soportada estén dentro de los
índices de servicios y calidad que debemos mantener.
2) Reportar oportunamente en el sistema de información (SAP) todas las inyecciones realizadas durante el mes.
3) Control y registro de facturas de ventas denominadas otros ingresos al sistema Nexis.

4) Diligenciar y revisar los formatos que se requieren para realizar la cuenta de cobro al fondo de solidaridad de minas y energía con el fin de cubrir
los subsidios por menores tarifas en el sector de gas combustible por redes
5) Diligenciar y revisar el reporte de la circular 9041 de 2014 dirigida al fondo de solidaridad del minas y energía
6) Solucionar desde el área de Regulación y Facturación los PQR que se presenten.

7) Ejecutar cada una de las actividades de la facturación del servicio público al usuario fina
8) Mantener los reportes periódicos de todas áreas de Rednova a las entidades de control al día para evitar multas y sanciones, socializar ante la
dirección y los demás departamentos las novedades de Regulación de GLP por redes.
9) Colaboración continua en las labores asignada por el jefe inmediato
10) Expone ideas de estrategias que generen la inclusión de nuevos usuarios al servicio de GLP domiciliario por redes.
.

IV. PERFIL DEL CARGO

CONOCIMIENTOS BASICOS

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 IV. PERFIL DEL CARGO
 Manejo de los programas de Office (Word, Excel)
 En atención al cliente
 Manejo de herramientas de oficina
 Conocimiento en gestión de sistemas de archivo

EDUCACION

 Estudiante de nivel técnico, tecnológico o en formación profesional de primeros semestres, certificados en el área de asistente administrativa o
afines

EXPERIENCIA
 1 año de experiencia como asistente administrativo

MAS DE

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 I. IDENTIFICACION
CARGO: Jefe de Gestión Lynda Catheryne Sandoval
JEFE INMEDIATO: Director de Redes

II. PROPOSITO GENERAL

Garantizar la implementación de los parámetros de regulación solicitados por las entidades de control que permitan llevar a cabo el reporte de la
información veraz según la periodicidad establecida. Seguimiento y monitoreo de las actualizaciones concernientes a la regulación vigente del sector de
GLP por redes.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

 Responder ante la superintendencia del servicio Públicos, Comisión De Regulación De Energía Y Gas y El ministerio De Minas todos los
requerimientos que se presenten y mantener control y seguimientos de las mismas en Rednova.

 Colaboración continua en las labores asignada por el jefe inmediato

 Control y seguimientos de las labores administrativas ejecutadas por las secretarias de los municipios

 Propone ideas de estrategias que generen la inclusión de nuevos usuarios al servicio de GLP domiciliario por redes.

 Creación de proceso y procedimiento por área de trabajo en Rednova y en los diferentes municipios.
 Revisar procedimientos operativos
 Atención de todo lo relacionado a proyectos en los municipios.
 Realiza Informes Generales

IV. PERFIL DEL CARGO

CONOCIMIENTOS BASICOS
 Se valoran los conocimientos vinculados al sector de servicios público domiciliarios y la comercialización y distribución de Gas combustible por
redes ( GLP)
 La normatividad del sector.
 Organización y manejo de herramientas ofimáticas.
 Alto sentido de la responsabilidad

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 IV. PERFIL DEL CARGO

EDUCACION
 Profesional en ingeniería (opcional afín al sector)

EXPERIENCIA
MAS DE
 Dos (2) o más años del sector de gas combustible por redes
 Dos (2) o más años del sector de servicios públicos domiciliarios
 Implementación y gestión de procesos y procedimientos operativos y administrativos

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 I. IDENTIFICACION
CARGO: Sena Administrativo Angie Carolina Porras
JEFE INMEDIATO: Jefe de Gestión

II. PROPOSITO GENERAL

Garantizar atención oportuna y diligente a los usuarios y brindar apoyo la gestión y proceso administrativos de la empresa.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

 Atención a los usuarios: dentro de esta función esta atender todas las solicitudes de cada usuario como lo son: reclamos y quejas por el valor de la
factura de consumo, dar información sobre el costo de la instalación, realizar inscripción de nuevos usuarios, generar las solicitudes para
realización de las instalaciones pendientes o nuevas, atenciones de PQR o solicitudes recibidas en los municipios, etc.
 Participación y soporte en los procesos requeridos por los diferentes departamentos
 Revisar y garantizar que los gastos registrados en las cajas menores de la compañía estén debidamente soportadas asegurando que los
recursos usados hayan sido exclusivamente para la operación de la compañía
 Solicitud y Control de los insumos administrativos requeridos en la oficina principal y sus dependencias.

 Recepción de sobre realizar el correspondiente registro en el libro luego realizar la entrega al área correspondiente.
 Manejo de la PQR : atender las peticiones,quejas,reclamos y solicitudes de los usuarios ya sea por vía telefónica o cartas físicas que
llegan a la oficina principal de Bucaramanga, luego se deben registrar en la plantilla correspondiente para cada caso y asignarlo al área
responsable de respuesta, dar seguimiento para que cada caso tenga una respuesta.
 Propone ideas de estrategias que generen la inclusión de nuevos usuarios al servicio de GLP domiciliario por redes.
 Colaboración continua en las labores asignada por el jefe inmediato
 Seguimiento de que la correspondencia se envíen lleguen a su lugar de destino a tiempo.

IV. PERFIL DEL CARGO

CONOCIMIENTOS BASICOS
 Tener conocimientos de las principales herramientas ofimáticas (procesador de texto, hoja de cálculo, bases de datos, etc.).

EDUCACION

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 IV. PERFIL DEL CARGO

SENA que se encuentre en la etapa práctica, en la carrera Técnica en asistencia administrativa o afines.

EXPERIENCIA
MAS DE
Ninguna

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 I. IDENTIFICACION
CARGO: Sena Administrativo Daniela Robles
JEFE INMEDIATO: Jefe de Gestión

II. PROPOSITO GENERAL

Garantizar atención oportuna y diligente a los usuarios y brindar apoyo la gestión y proceso administrativos de la empresa.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

 Asistir en el desarrollo de los programas y actividades del departamento de HSQ

 Propone ideas de estrategias que generen la inclusión de nuevos usuarios al servicio de GLP domiciliario por redes.
 Colaboración continua en las labores asignada por el jefe inmediato

IV. PERFIL DEL CARGO

CONOCIMIENTOS BASICOS
 Tener conocimientos de las principales herramientas ofimáticas (procesador de texto, hoja de cálculo, bases de datos, etc.).

EDUCACION

SENA que se encuentre en la etapa práctica, en la carrera Técnica en asistencia administrativa o afines.

EXPERIENCIA
MAS DE
Ninguna

I. IDENTIFICACION
CARGO: Auxiliar de servicios generales Gladis Angarita

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 JEFE INMEDIATO:

II. PROPOSITO GENERAL

Realizar las labores de aseo, limpieza y cafetería, para brindar comodidad a los funcionarios en los sitios de trabajo del área a la cual está prestando los
servicios.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

 Prestar el servicio de cafetería a los funcionarios en sus oficinas y atender las reuniones que se lleven a cabo en las oficinas de su área de
trabajo.
 Asear la oficina y velar por que se mantenga aseados.
 Logística del envió de las facturas a los municipios.
 Expone ideas de estrategias que generen la inclusión de nuevos usuarios al servicio de GLP domiciliario por redes.
 Colaboración continua en las labores asignada por el jefe inmediato
 Organiza y archiva los documentos de forma correcta.
 Solicitud y Control de los insumos administrativos requeridos en la oficina principal y sus dependencias.

IV. PERFIL DEL CARGO

CONOCIMIENTOS BASICOS

EDUCACION
Bachiller académico

EXPERIENCIA
MAS DE
6 meses

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 I. IDENTIFICACION
CARGO: Jefe de Bodega Robinson Toloza Gomez
JEFE INMEDIATO: Director de Redes

II. PROPOSITO GENERAL

Resguardar, distribuir todos los materiales, hacer seguimiento para que se mantengan actualizados los inventarios de cada uno de los municipios

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

 Realizar cualquier actividad que su jefe le requiera, viajar a los municipios ya sea en visitas con el jefe cual realizo auditorías a los operarios
revisión y organización de la bodega de cada uno.

 Realización de solicitudes de pedido en SAP cuando se recibe la mercancía y verificada se realiza la migo “ingresar material a la bodega
principal” y envió el documento por correo a contabilidad para que allí se contabiliza y es entregada a tesorería Para su pago, diario que los
municipios realizan arreglos, nuevas instalaciones, o servicios son enviados se imprimen y se procede a realizar cada descargue en SAP por
cada bodega, esto soportado con la factura de venta, la novedad de almacén y la acta de la atención.
 Colaborar con la cotización de bienes y servicios, para su posterior adquisición según sea solicitado por el jefe inmediato.
 Mantener stock de bienes de consumo en bodega de materiales de la unidad, con el fin de tener los insumos necesarios para el funcionamiento
de ésta.
 Asigna y controla las actividades de los operarios de los municipios, realizando informes operativos.
 Expone ideas de estrategias que generen la inclusión de nuevos usuarios al servicio de GLP domiciliario por redes.
 Realiza inventario del GLP periódicamente con el fin de tener un control y respectivo abastecimiento a los municipios.
 Programar y hacer seguimiento al suministro de GLP en los tanques estacionarios de los diferentes municipios.
 Verifica que se estén llevando acabo las normas de procedimientos operacionales

IV. PERFIL DEL CARGO

CONOCIMIENTOS BASICOS
 Conocer de herramientas y el uso apropiado de las mismas
 Sobre proveedores certificados

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 IV. PERFIL DEL CARGO

EDUCACION
• cursos relacionados con administración de bodega e inventario
cursos de Microsoft Office Nivel Usuario

EXPERIENCIA
MAS DE
mínima de 2 años en el cargo, manejo de almacenamiento despachos Inventarios de mercancía

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 I. IDENTIFICACIÓN
CARGO: Supervisor Técnico
JEFE INMEDIATO: Jefe de Operaciones

II. PROPÓSITO GENERAL

Garantizar la atención eficiente y oportuna de los requerimiento de los usuarios mediante el direccionamiento de los operarios encargados en cada uno
de los municipios

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

1. Supervisar las actividades correspondientes a trabajos que implican construcción de instalaciones, reparación y manejo de gas combustible
GLP de la compañía.

2. Realizar personalmente la supervisión de obras en cada uno de los municipios.

3. Elaboración de informes para las dependencias que se requieran.

4. Revisión y auditoria de las instalaciones (Externas e Internas) que se realizan en cada uno de los municipios.

5. Estar disponible para desplazarse a los municipios cuando la empresa lo requiera para brindar apoyo en las Actividades técnicas.

6. Hacer buen uso de los implementos de trabajo. Elementos de Protección Personal (EPP), equipos y distintivos de la empresa (Carnet).

7. Atender cualquier posible fuga, emergencia, siniestro o riesgo inminente que se presente en el municipio. Realizar el respectivo arreglo en
la tubería se debe consignar en un acta las razones del daño.

8. Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y compañeros de trabajo.

9. No comunicar a terceros salvo autorización expresa, las informaciones que sean de naturaleza reservada y cuya divulgación pueda causar
perjuicios a la empresa.

10. Actividades de carácter complementario asociadas al puesto de trabajo

11. Comunicar oportunamente a la empresa las observaciones que estimen convenientes para evitarle daños a perjuicios.

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 IV. PERFIL DEL CARGO
CONOCIMIENTOS BÁSICOS
 Conocimiento en redes de gas GLP
 Creación de informes y llenado de actas de reporte
EDUCACIÓN

Técnico o tecnólogo en áreas afines en Gas

EXPERIENCIA

Mínimo 1 año de experiencia en Gas.

MAS DE

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 I. IDENTIFICACIÓN
CARGO: Operario
JEFE INMEDIATO: Supervisor Técnico

II. PROPÓSITO GENERAL

Atender de manera eficiente y oportuna los requerimientos técnicos de los usuarios en cada uno de los municipios a su cargo. Llevando a cabo el
reporte oportuno y veraz de cada una de las novedades o eventualidades que se presenten en el municipio.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

 Realizar la construcción de las instalación internas.

 responder, conservar y restituir en buen estado, salvo deterioro natural, los instrumentos y útiles que les hayan suministrado y los materiales
sobrantes del desarrollo de las obras.

 abrir y llevar al día una bitácora de obra, cantidad exacta de material utilizado en la obra. equipo utilizado en la obra. hora de inicio y fin de la
jornada de trabajo
.
 estar disponible para atender cualquier posible fuga, emergencia, siniestro o riesgo inminente que se presente en el municipio. realizar el
respectivo arreglo en la tubería se debe consignar en un acta las razones del daño.

 mantener la línea telefónica corporativa que se asigna, siempre disponible para casos de emergencia y/o solicitudes requeridas por la
compañía.

 toma de lecturas de consumos a los usuarios en las fechas estipuladas (lectura al medidor de consumo)

 entrega de facturas de consumo o recibo de gas a los usuario

 realizar suspensiones por el no pago de la factura de consumo en las fechas establecidas y emitir información a la secretaria.

 realizar toma de pruebas de calidad (sui)

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 III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
 reportar la toma de inventarios físicos de los tanques de almacenamiento de glp

 estar disponible para la entrega de los suministros en las estaciones de glp

 limpieza a la estación de almacenamiento de glp

 guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y compañeros de trabajo.

 no comunicar a terceros salvo autorización expresa, las informaciones que sean de naturaleza reservada y cuya divulgación pueda causar
perjuicios a la empresa.

 comunicar oportunamente a la empresa las observaciones que estimen convenientes para evitarle daños.

IV. PERFIL DEL CARGO

CONOCIMIENTOS BÁSICOS
 Conocimiento en redes
 Manejo de herramientas
EDUCACIÓN
 Bachiller técnico

EXPERIENC1 año como operario en Instalación, Reparación o mantenimiento de redes de gas

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