HALLAZGO DE EJECUCIÓN

H/E 1
EMPRESA NEGOCIOS INDUSTRIALES NIRSA S.A
Periodo de 01 de julio al 30 de septiembre de 2017
ÁREA: Contabilidad
PROCEDIMIENTO: Examinar mediante la tabla de auditoría el historial de las
acciones realizadas por los usuarios.
FECHA: 23 de enero de 2018
TITULO: Desconocimiento de los errores cometidos por los usuarios en el Sistema
Contable SAP por la carencia de reportes diarios.
CONDICIÓN:
Mediante el procedimiento aplicado para conocer que errores cometió algún usuario
en un momento determinado al realizar las transacciones se determinó a través de la
tabla de auditoria que en el mes de Septiembre se ha ingresado de manera errónea una
factura con un descuento que no le correspondía a un cliente, ya que únicamente se le
concedía el 5% de descuento. Al no emitir reportes diarios de las operaciones
realizadas por los usuarios del Sistema Contable SAP no se conoce los errores
mínimos realizados que con el transcurso del tiempo pueden llegar a afectaciones
económicas graves en la empresa.

CRITERIO:
Esta situación contraviene a las Políticas de Descuentos estipuladas por la empresa, la
cual menciona “Los descuentos a concederse depende de la capacidad de compra de
la mercancía, de la frecuencia de adquisición y de la antigüedad del cliente; además
se otorgará descuentos del 5% por pronto pago o por pago al contado”.

CAUSA:
Esta situación se originó debido a que no existe una política que disponga la emisión
de reportes diarios de las operaciones realizadas por los usuarios en el Sistema
Contable SAP para conocer de manera anticipada los errores cometidos por los
usuarios.

EFECTO:
Al no contar la empresa con una política para la emisión de reportes diarios provocó
que los usuarios realicen operaciones inapropiadas o con datos incorrectos en la
facturación que con el transcurso del tiempo afecte económicamente a la empresa y
que conlleven a posibles fraudes.
CONCLUSIÓN:
Mediante el procedimiento aplicado para conocer que errores cometió algún usuario
en un momento determinado al realizar las transacciones se determinó a través de la
tabla de auditoria que en el mes de Septiembre se ha ingresado de manera errónea una
factura con un descuento que no le correspondía a un cliente, esta situación se originó
debido a que no existe una política que disponga la emisión de reportes diarios de las
operaciones realizadas por los usuarios en el Sistema Contable SAP para conocer de
manera anticipada los errores cometidos por los usuarios lo cual provocó que los
usuarios realicen operaciones con datos incorrectos en la facturación que con el
transcurso del tiempo afecte económicamente a la empresa.

RECOMENDACIÓN:
Al Jefe Contable:
 Establecer una política que disponga la emisión y entrega de reportes diarios
de todas las operaciones realizadas por los usuarios, para de esta manera
reducir el riesgo de posibles fraudes.
 Solicitar el servicio profesional de un Ingeniero en Sistemas por lo menos 2
veces al año para que revise la tabla de auditoria del Sistema Contable SAP
para que corrobore las transacciones realizadas y el usuario que las operó.
ELABORADO POR: GSOV FECHA: 23/01/2018
SUPERVISADO POR: KDVV FECHA: 24/01/2018

HALLAZGO DE EJECUCIÓN
H/E 2
EMPRESA NEGOCIOS INDUSTRIALES NIRSA S.A
Periodo de 01 de julio al 30 de septiembre de 2017
ÁREA: Contabilidad
PROCEDIMIENTO: Cruzar la información contenida en los informes de errores emitidos
por los usuarios con el Sistema de Monitoreo de la empresa.

FECHA: 23 de enero de 2018

TITULO: Retraso en las operaciones por ausencia de un departamento de soporte
técnico que brinde asistencia inmediata.
CONDICIÓN:
Mediante el procedimiento aplicado para la comprobación de efectos potenciales se
determinó que en el mes de Julio se produjo una demora en el proceso de facturación
por modificaciones efectuadas en el Sistema Contable que no habían sido socializadas
mediante capacitaciones a los usuarios por lo que no supieron cómo responder ante
estas circunstancias. El usuario (LBEDOYA) se encontraba atendiendo a un
determinado cliente cuando se generó un cambio en las opciones de llenado en la
facturación realizado por el proveedor del sistema, ante este cambio el sistema no
continuo operando normalmente y el usuario no supo cómo reaccionar ante estos
cambios retrasando una hora de atención al cliente.

CRITERIO:
Esta situación contraviene al Plan Estratégico de la empresa el cual en su misión
manifiesta: “Ser líderes en el mercado de atún y sardinas, a través de una excelente
calidad y un servicio personalizado”.

CAUSA:
Esta situación se originó debido a que la Empresa dentro de su planta no dispone de
un departamento de soporte técnico que brinde asistencia inmediata cuando se
produzcan cambios en el Sistema Contable SAP.

EFECTO:
Al no contar la empresa con un departamento de Soporte Técnico se generó molestias
por parte de los clientes que estuvieron esperando la atención del usuario lo cual
repercutió en el volumen de compras que normalmente se efectuaban.

CONCLUSIÓN:
Mediante el procedimiento aplicado para la comprobación de efectos potenciales se
determinó que en el mes de Julio se produjo una demora en el proceso de facturación
por modificaciones efectuadas en el Sistema Contable que no habían sido socializadas
mediante capacitaciones a los usuarios, esta situación se originó debido a que la
Empresa dentro de su planta no dispone de un departamento de soporte técnico que
brinde asistencia inmediata cuando se produzcan cambios en el Sistema lo cual
generó molestias por parte de los clientes que estuvieron esperando la atención del
usuario que a su vez repercutió en el volumen de compras que normalmente se
efectuaban.

RECOMENDACIÓN:
Al Jefe de Sistemas:
Establecer un plan de capacitación así como un departamento de soporte técnico para
la verificación, inspección y constatación de los cambios realizados en el Sistema
Contable que ayude a determinar el impacto que ha tenido en su funcionamiento.

ELABORADO POR: KACB FECHA: 23/01/2018

SUPERVISADO POR: KDVV FECHA: 24/01/2018

HALLAZGO DE EJECUCIÓN
H/E 3
EMPRESA NEGOCIOS INDUSTRIALES NIRSA S.A
Periodo de 01 de julio al 30 de septiembre de 2017
ÁREA: Contabilidad
PROCEDIMIENTO: Cruzar información del Sistema Contable SAP de las operaciones
realizadas por los usuarios con los registros diarios de facturación.

FECHA: 23 de enero de 2018

TITULO: Afectación económica y pérdida de la confianza de los clientes por errores
cometidos en el despacho de mercancía con descuentos.
CONDICIÓN:
Mediante el procedimiento aplicado para la comprobación de efectos potenciales se
determinó que en el mes de Agosto se produjo el ingreso errado al sistema en la
otorgación de descuentos por adquisición de mercancía de dos clientes de la empresa,
debido a que el responsable de cobranzas y la Jefa Administrativa operan las mismas
funciones; el día lunes 14 de Agosto de 2017 al no encontrarse en sus operaciones
diarias la Jefa Administrativa debido a una calamidad doméstica, el responsable de
cobranzas entregó al vendedor a cargo de la ruta la documentación efectuando el 20%
de descuento y mercancía para que entregue al cliente Bladimir Samaniego; mientras
que otro vendedor de distinta ruta entrego al cliente “La Feria” la documentación sin
descuento y mercancía solicitada.

CRITERIO:
Esta situación contraviene al Manual de Procedimiento para registros recaudados
operado por la persona de cobranzas de la empresa el cual manifiesta: “que en sus
principales funciones debe efectuar únicamente actividades relacionas a la
recaudación y registro de las operaciones”.

CAUSA:
Esta situación se originó debido a que el Sistema Contable no están programadas las
funciones para cada usuario en relación a su competencia, así como tampoco se emite
reportes de las acciones realizadas, se desconoce que operaciones o funciones
manejan cada uno y como las están llevando a cabo.

EFECTO:
Al no operar los usuarios del Sistema Contable SAP las funciones acordes a su
competencia originó la confusión en el otorgamiento de descuentos en clientes y esto
conllevo a que existan molestias y reclamos, así como el cometimiento de hechos
fraudulentos que conlleven a pérdidas monetarias.

CONCLUSIÓN:
Mediante el procedimiento aplicado para la comprobación de efectos potenciales se
determinó que en el mes de Agosto se produjo el ingreso errado al sistema en la
otorgación de descuentos por adquisición de mercancía de dos clientes de la empresa,
el responsable de cobranzas entregó al vendedor a cargo de la ruta la documentación
efectuando el 20% de descuento y mercancía para que entregue al cliente Bladimir
Samaniego; mientras que otro vendedor de distinta ruta entrego al cliente “La Feria”
la documentación sin descuento y mercancía solicitada esto se originó debido a que
en el Sistema Contable no están programadas las funciones para cada usuario en
relación a su competencia, lo cual provoca la confusión en el otorgamiento de
descuentos en clientes y esto conllevo a que existan molestias y reclamos, así como el
cometimiento de hechos fraudulentos que conlleven a pérdidas monetarias.

RECOMENDACIÓN:
Al Jefe de Sistemas:
 Personalizar los equipos de acuerdo a las competencias de cada usuario para
evitar que la información sea distorsionada.
Al Jefe Contable:
 Solicitar la programación de los equipos de acuerdo a las operaciones que se
realicen en el área.
ELABORADO POR: JCLV FECHA: 23/01/2018
SUPERVISADO POR: KDVV FECHA: 24/01/2018
 HALLAZGO DE EJECUCIÓN
H/E 4
EMPRESA NEGOCIOS INDUSTRIALES NIRSA S.A
Periodo de 01 de julio al 30 de septiembre de 2017
ÁREA: Contabilidad
PROCEDIMIENTO: Examinar la existencia de demandas en contra de la empresa en el
periodo de evaluación con el requerimiento de información válida para el proceso.

FECHA: 23 de enero de 2018

TITULO: Ausencia de información requerida para asuntos legales.
CONDICIÓN:
Mediante el procedimiento aplicado se pudo determinar que en el mes de Agosto existió una
demanda por parte de un ex colaborador de la empresa que efectuaba las operaciones de
crédito y cobranza el cual fue despedido al tercer llamado de atención (memo) al depositar
cheques de un cliente con la fecha estipulada pero el cliente solicitó su postergación ; en
dicha demanda se requirió información sobre el manejo de operaciones por parte del usuario
en el año 2012 para poder presentar soporte en la demanda.

CRITERIO:
Esta situación contraviene al artículo 41 del Reglamento de Comprobantes de Venta,
Retención y Documentos Complementarios que establece: “La información contable
debe conservarse durante el plazo mínimo de 7 años”.

CAUSA:
Esta situación se originó debido a que el Sistema Contable solo guarda la información
por un lapso no mayor a 5 años, según la programación ofrecida por el proveedor en
el contrato de adquisición de dicho Sistema.

EFECTO:
Al no contar la empresa con la información requerida anterior a los 5 años previstos;
originó que no se cuente con los documentos necesarios de soporte y evidencia para
defensa de la empresa en el caso.

CONCLUSIÓN:
Mediante el procedimiento aplicado se pudo determinar que en el mes de Agosto existió una
demanda por parte de un ex colaborador de la empresa que efectuaba las operaciones de
crédito y cobranza el cual fue despedido al tercer llamado de atención (memo) al depositar
cheques de un cliente con la fecha estipulada pero el cliente solicitó su postergación; debido
a que el Sistema Contable solo guarda la información por un lapso no mayor a 5 años
lo cual originó que no se cuente con los documentos necesarios de soporte y
evidencia para defensa de la empresa en el caso.
RECOMENDACIÓN:
Al Jefe Contable:
Establecer la modificación del Sistema Contable con el proveedor así como políticas
en las cuales se determine que el Sistema Contable SAP almacene información por un
periodo extenso y así sea utilizada para eventos inesperados.

ELABORADO POR: KDVV FECHA: 23/01/2018

SUPERVISADO POR: KDVV FECHA: 24/01/2018

HALLAZGO DE EJECUCIÓN
H/E 5
EMPRESA NEGOCIOS INDUSTRIALES NIRSA S.A
Periodo de 01 de julio al 30 de septiembre de 2017
ÁREA: Contabilidad
PROCEDIMIENTO: Corroborar la información contenida en los informes de errores
emitidos por los usuarios con la tabla de auditoría.

FECHA: 23 de enero de 2018

TITULO: Deficiencia en la reanudación del Sistema Contable SAP en apagones
eléctricos.
CONDICIÓN:
Mediante el procedimiento aplicado para la comprobación de efectos potenciales se
determinó en reiteradas ocasiones al producirse apagones eléctricos el Sistema
Contable SAP no continua con sus operaciones normales, ya que cuando se realiza
facturación la secuencia numérica cambia; en los informes de error del usuario
(LBEDOYA) se manifestaba que el día 4 de Septiembre se produjo un apagón a las
9:00 AM en el cual se detallaba los errores que ocasionó y las demoras que se
suscitaron.

CRITERIO:
Esta situación contraviene a las políticas estipuladas por la empresa, la cual
manifiesta: “Las empresas sucursales a nivel nacional deben contar con un generador
de energía de 10HP, para la continuidad de sus operaciones en caso de problemas
eléctricos”.
CAUSA:
Esta situación se originó debido al incumplimiento de la política estipulada por la
empresa, de que las sucursales deben contar con un generador de energía eléctrica; y
la empresa no posee y no ha realizado la solicitud correspondiente para el caso.

EFECTO:
Al no contar la empresa con estrategias de continuidad así como también con un
generador eléctrico que le permita continuar con sus operaciones normales, ha
producido fallos en la emisión de documentación de soporte de la empresa como en la
facturación.

CONCLUSIÓN:
Mediante el procedimiento aplicado para la comprobación de efectos potenciales se
determinó en reiteradas ocasiones al producirse apagones eléctricos el Sistema
Contable SAP no continua con sus operaciones normales, esto se originó debido al
incumplimiento de la política estipulada por la empresa, de que las sucursales deben
contar con un generador de energía eléctrica; lo cual ha producido fallos en la emisión
de documentación de soporte de la empresa como en la facturación al variar su
numeración.

RECOMENDACIÓN:
Al Jefe de Ventas:
 Determinar en el contrato las cláusulas que permitan establecer simulacros
para generar estrategias de continuidad para que las operaciones de la empresa
se ejecuten de manera eficaz.
 Solicitar a la Empresa matriz la provisión de un generador de energía para
casos en los que ocurra apagones.

ELABORADO POR: JCLV FECHA: 23/01/2018

SUPERVISADO POR: KDVV FECHA: 24/01/2018