CURSO SAP/R3

MDULO DE HR
 ndice Formacin Inicial HR

1. DEFINICIONES DE CONCEPTOS. ---------------------------------------- 3

2. MAESTRO DE PERSONAL. ------------------------------------------------- 7

2.1. TIPOS DE MEDIDAS DE PERSONAL. ------------------------------------------8

2.2. ACTUALIZACIN DE INFOTIPOS. ------------------------------------------- 10

3. CALCULO DE LA NMINA. -----------------------------------------------11

3.1. PASOS PREVIOS AL CLCULO DE LA NMINA. ------------------------ 11

3.2. PROCESO DEL CLCULO DE LA NMINA. ------------------------------- 12

4. TRANSFERENCIA DE LA NMINA. ------------------------------------13

4.1. GENERACIN DEL PROGRAMA ANTERIOR ISM.----------------------------- 13

4.2. CREACIN DEL ISM.----------------------------------------------------------------- 13

5. INTEGRACIN CON FINANZAS. ----------------------------------------14

6. GENERACIN DE IMPRESOS PARA LA SS. -------------------------15

7. CERTIFICADOS PARA LA HACIENDA PBLICA. -----------------16

8. INFORMES.----------------------------------------------------------------------17

8.1. INFORMES VINCULADOS A LA GESTIN DE PERSONAL. ----------- 18

8.2. INFORMES VINCULADOS AL CLCULO DE LA NMINA. ----------- 19
 1. DEFINICIONES DE CONCEPTOS.

Se explican en esta seccin los principales conceptos que son de uso comn
en el mdulo de Recursos Humanos:

Infotipo Es una pantalla de entrada,

almacenamiento, modificacin y visualizacin de datos referentes a un
empleado y vinculada a una informacin concreta. Acta a modo de ficha,
existiendo una para cada una de las reas de informacin que debern
registrarse en el sistema. (Datos personales, Asignacin Organizacional, Datos
de Impuestos...).Los Infotipos se definen mediante un cdigo de 4 dgitos.
Bajo estas lneas podemos ver el Infotipo 0001 Asignacin Organizacional.

Infogrupo Grupo de Infotipos.

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 Medida Es una accin comn que se ejecutar
con el objetivo de recoger en la base de datos cada una de las acciones
propias de un departamento de Recursos Humanos (contrataciones, bajas,
etc.) y que consistir en una secuencia de Infotipos ( Infogrupo) que ir
ofreciendo automticamente el sistema a fin de completar todos los pasos
definidos previamente como necesarios para realizar dicha accin.

Bajo estas lneas podemos ver la pantalla donde se resumen las medidas
estndar de SAP.

N de Personal Nmero que identificar unvocamente

a un empleado en el sistema.

Divisin de Personal Es una unidad organizacional que

conforma la estructura de la empresa. Crearemos tantas como departamentos
existan. Se especifica mediante un cdigo de 4 dgitos.

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 Subdivisin de Personal Una subdivisin de personal constituye
una unidad organizacional y representa una parte de una divisin de personal
limitada segn puntos de vista administrativos de personal y organizativos de
nmina. Se especifica mediante un cdigo de 4 dgitos.

Grupo de Personal Un grupo de personal constituye una

unidad organizacional y representa una parte de una subdivisin de personal
limitada en funcin de la relacin que mantienen empleado y empresa. Se
especifica mediante un cdigo identificativo de 1 posicin.

rea de Personal Un rea de personal constituye una

unidad organizacional y representa una parte de un grupo de personal limitada
en funcin de los distintos conceptos salariales y del nmero de pagas
existentes. Se especifica mediante un cdigo alfanumrico de 2 caracteres.

rea de Nmina Un rea de nmina engloba a

trabajadores para los que el clculo de la nmina se efecta en momentos
temporales distintos. Se especifica mediante un cdigo de 2 caracteres.

Parmetro de perodos Fija el intervalo de tiempos en el cual

se liquida un rea de personal, esto es, los correspondientes perodos de
nmina (mensual, semanal).

Modificador de fecha Es la fecha de pago de la nmina. Se

especifica mediante un cdigo de 2 caracteres.

Registro de Gestin El registro de gestin de personal

cumple las siguientes funciones dentro del clculo de la nmina. Se crearn
tantos registros como reas de nmina existan.

Bloqueo de los datos maestros contra modificaciones durante el
proceso de nmina.

Especificacin del nivel mximo de retroactividad permitido por
rea de nmina.

Estado en el que se encuentra el proceso de nmina.

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 Clave de Instruccin ISD: Clave que controla las instrucciones
que deben darse a los bancos implicados en el pago de las nminas para la
ejecucin de la orden de pago de las mismas.

CC-Nmina Cada uno de los conceptos salriales

que puede formar parte del desglose de la retribucin mensual de un
trabajador.

Calendario de Personal Calendario que se generar para que

el sistema tenga en cuenta das festivos y absentismos previamente definidos o
introducidos de cara a efectuar el clculo de la nmina.

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 2. MAESTRO DE PERSONAL.

En el sistema SAP R/3 el Maestro de Personal es la raz a partir de la cual

se acceder a todas las posibles acciones relacionadas con la gestin de
personal, tales como la ejecucin de medidas o la visualizacin y actualizacin
de infotipos de todos los trabajadores registrados o por registrar en el sistema.

Los datos del maestro de personal aparecen agrupados en diferentes

pantallas o infotipos. Podemos ver en la figura inferior la ruta de acceso a dicho
maestro que recoge las principales acciones que podemos llevar a cabo en el
sistema en relacin con la ejecucin de medidas o a la introduccin,
modificacin, visualizacin de los infotipos relacionados con la gestin de
personal.

Con objeto de facilitar la entrada de datos se definen las medidas de personal o

infogrupos, las cuales estn definidas por una secuencia lgica de infotipos.

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 2.1. TIPOS DE MEDIDAS DE PERSONAL.

Bajo estas lneas podemos ver las medidas de personal estndar de SAP,
que sern modificadas en funcin de las necesidades del departamento de
recursos humanos de Pavimentos Asflticos de Salamanca.

Dentro de PAVIMENTOS ASFALTICOS DE SALAMANCA, se crearn,

entre otras, las siguientes medidas de personal:

2.1.1. CONTRATACION.
Mediante esta medida el sistema asignar un N de personal a la persona a
contratar y registrar todos los datos pertinentes para el clculo de la nmina.

2.1.2. BAJA.
Mediante esta medida daremos de baja a un trabajador, finiquitndole las
pagas extra y las vacaciones.

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 2.1.3. REINGRESO EN LA EMPRESA.
Mediante esta medida contrataremos de nuevo a un trabajador que ya
estuvo dado de alta anteriormente en la empresa.

2.1.4. MODIFICACIN DE LOS DEVENGOS.

Mediante esta medida podremos modificar el sueldo y el grupo profesional
del trabajador.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Sirva como ejemplo del recorrido por los distintos infotipos que se
efectuar al ejecutar una de estas medidas, la secuencia propuesta de infotipos
que se describe a continuacin para la medida de contratacin;

N Infotipo Nombre del Infotipo

0000 MEDIDAS
0002 DATOS PERSONALES
0001 ASIGNACIN ORGANIZACIONAL
0006 DIRECCIONES
0007 HORARIO DE TRABAJO TERICO
0008 EMOLUMENTOS BSICOS
0009 DATOS BANCARIOS
0061 DATOS PARA LA SEGURIDAD SOCIAL
0021 DATOS FAMILIA
0062 DATOS DE IMPUESTOS
0005 DERECHO A VACACIONES
0027 DISTRIBUCIN COSTES
0092 ANTIGEDAD
0041 DATOS DE FECHA

 Cada una de las medidas descritas anteriormente recorrer cierta

secuencia de infotipos con el fin de registrar en el sistema toda la informacin
necesaria o suplementaria para la ejecucin de las mismas.

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 2.2. ACTUALIZACIN DE INFOTIPOS.

El acceso a la modificacin o creacin de diferentes ocurrencias dentro o

respecto a un infotipo, se efectuar a travs de diferentes opciones en la propia
pantalla de visualizacin del infotipo:

Crear infotipo (F6) Esta opcin se escoger

cuando se actualice un infotipo no creado con anterioridad

Copiar infotipo (F7) Esta opcin se escoger

cuando sea necesario introducir una nueva ocurrencia en un infotipo
ya actualizado con anterioridad. Se modificar la validez inicial a la
fecha en que comenzar a funcionar la nueva ocurrencia.

Modificar infotipo (F5) Esta opcin se escoger

cuando se quiera realizar una modificacin en un infotipo, siempre y
cuando no sea necesario alterar la fecha de validez del mismo.

Listar infotipo (Shift+F8) Esta opcin se escoger

cuando se quiera ver el histrico de cierto N de personal e infotipo.

Borrar infotipo (Shift+F2) Esta opcin se escoger

para borrar datos de un infotipo.

Limitar infotipo (Shift+F1) Esta opcin se escoger

para limitar determinados registros a una fecha de fin de validez.

Verificar infotipo (Intro) Esta opcin se escoger

para verificar los datos introducidos en un infotipo.

Guardar infotipo (Ctrl.+S) Esta opcin se escoger

para grabar los datos introducidos en un infotipo.

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 3. CALCULO DE LA NMINA.

3.1. PASOS PREVIOS AL CLCULO DE LA NMINA.

1.- Introduccin de conceptos variables-variables.

Deberemos introducir, para los trabajadores a quienes proceda, los
pagos variables-variables que les correspondan en el mes en que se va
a lanzar la nmina a travs del infotipo 0015 (Pagos Complementarios).
2.- Introduccin de conceptos variables-fijos.
De la misma manera que en el caso anterior, introduciremos los
pagos variables-fijos correspondientes a travs del infotipo 0014
(Dev./Devoluciones Peridicas).
3.- Introduccin de absentismos.
Introduciremos los datos referentes a las altas, bajas, permisos,
vacacionesque se hayan producido a lo largo del mes a travs del
infotipo 2001 (Absentismos).
4.- Lanzamiento del report de la antigedad**.
Deberemos ejecutar el report de regularizacin de la antigedad
antes de lanzar la nmina. (El sistema tendr as en cuenta los pagos
correspondientes a cada trabajador debido a su antigedad en la
empresa en la forma y medida que se defina previamente).
5.- Lanzamiento del report de la regularizacin del IRPF.

Deberemos ejecutar el report de regularizacin del IRPF antes de

lanzar la nmina con el fin de actualizar las retenciones a cuenta para
Hacienda que pudiesen venir dadas por un cambio en la situacin
familiar o en la remuneracin de los trabajadores.

**- En funcin de la implementacin del mdulo de HR ser necesario o no ejecutar un programa

de este tipo: el estndar recoge un procedimiento para el clculo de la antigedad que se actualiza
automticamente.

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 3.2. PROCESO DEL CLCULO DE LA NMINA.

Para proceder al clculo de la nmina deberemos efectuar las operaciones

que se describen a continuacin:

3.2.1. GENERACIN DEL CALENDARIO PERSONAL.

Se generar todos los meses dicho calendario, para que el sistema tenga
en cuenta los absentismos en el clculo de la nmina.

3.2.2. SIMULACIN DE LA NMINA.

Indicaremos un intervalo de nmeros de personal, un/as rea/s de nmina y
el perodo (entre otros) para el cual queramos calcular la nmina a modo test,
debiendo especificar un mes y un ao en concreto, dado que el programa
calcular siempre las nminas para un nico mes (salvo en caso de existencia
de retroactividad), con el objeto de imprimir los recibos de salario y
comprobar que los calculos efectuados son correctos.

3.2.3. LIBERAR LA NMINA.

Servir para permitir al usuario grabar los resultados en la base de datos
(cluster) del sistema. Mediante esta accin dle iberacin de la nmina el
sistema bloquear los infotipos relevantes para el clculo de la nmina.

3.2.4. INICIAR CLCULO DE LA NMINA.

Se efecta el clculo a modo real, grabando los resultados del mismo en la
base de datos.

3.2.5. VERIFICAR RESULTADO.

Servir para comprobar la consistencia de los clculos anteriormente
realizados.

3.2.6. CORRECIONES.
Se permite mediante esta opcin corregir posibles errores descubiertos a
posteriori, retornando al punto de partida del proceso del clculo de la nmina.

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 4. TRANSFERENCIA DE LA NMINA.

Tras realizar el clculo de la nmina se realizar la transferencia de la

misma, proceso mediante el cual se generar un archivo de datos, bien para
enviar al banco pertinente las rdenes de pago que correspondan, bien para
generar cheques de cara a posibles liquidaciones.

4.1. GENERACIN DEL PROGRAMA ANTERIOR ISM.

Se generar el programa anterior de intercambio soporte de datos que

el sistema emplear para llevar a cabo las transferencias de nminas y que en
un primer momento, previa comprobacin de los datos, deberemos ejecutar en
modo de test. Tras verificar los datos resultantes se ejecutar la transferencia
en modo real y el sistema indicar un n de referencia de la transferencia
realizada de cara a la creacin del ISM y a la comprobacin a posteriori de los
pagos realizados.

4.2. CREACIN DEL ISM.

La creacin del ISM (fichero de transferencias que posteriormente ser

enviado al banco) consistir en realizar un Download (Bajada de los datos a
un fichero) del n de referencia que indique la transferencia en cuestin.

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 5. INTEGRACIN CON FINANZAS.

El mdulo de Recursos Humanos est perfectamente integrado con el

mdulo Financiero, de manera que una vez ejecutada la nmina de los
trabajadores en modo real, es decir, habindola registrado en el cluster (base
de datos), se podr proceder a su contabilizacin en finanzas registrando, en
las cuentas que se designen a tal efecto, los costes de personal.

El proceso de contabilizacin se realizar perodo a perodo, por reas de

nmina y por intervalos de nmeros de personal. En un primer lugar se
efectuar la contabilizacin en modo test, es decir, sin registrar apunte
contable alguno, permitiendo de esta manera la comprobacin previa de los
apuntes a efectuar, tras lo cual, se efectuar el mismo proceso en modo real.

La estructura general del asiento contable de la nmina se podra definir de

la siguiente manera:

DEBE HABER
Bruto IRPF
Prorrata paga extra Cuota obrera
Dietas Cuota patronal
Cuota patronal Embargos
Plus Anticipos
Acreedores Acreedores
Retribucin especie Bancos

El nmero de cuenta a la que ir asignado cada concepto ser definido por

la empresa.

Todos los conceptos de salario sern asignados a centros de coste.

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 6. GENERACIN DE IMPRESOS PARA LA SS.

Los diferentes impresos que cada una de las sociedades de PAVIMENTOS

ASFALTICOS DE SALAMANCA deber presentar mensualmente en la
delegacin de la Seguridad Social correspondiente son:

Generacin del impreso TC 1.

Generacin del impreso TC 2.
Generacin del impreso TC 2/1.
Generacin del impreso TC 1/8.
Generacin del impreso TC 2/8.
Adems de la generacin de los distintos modelos en formato papel de cara
a la presentacin mensual de los seguros sociales el sistema ofrece la opcin
de trabajar con el sistema RED de la Seguridad Social.

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 7. CERTIFICADOS PARA LA HACIENDA PBLICA.

Los certificados de retenciones a cuenta del IRPF aplicados en la nmina de

los trabajadores podrn extraerse fcilmente del sistema, al igual que se podr
obtener el Modelo 190 correspondiente a la Hacienda Pblica siempre que se
hubiese introducido en el sistema al colectivo de profesionales que actualmente
gestiona el departamento financiero en PAVIMENTOS ASFLTICOS DE
SALAMANCA.
Podemos observar en las figuras que se muestran bajo estas lneas:

Ruta de acceso a la evaluacin anual o por Creacin de ficheros de datos para la SS

perodos de los impuestos. (RED) y para la Hacienda Pblica (ISD)

Resumen
Resumen mensual
mensual de
anual.
retenciones e Creacin de certificados de retenciones e
ingresos a cuenta del IRPF. ingresos a cuenta del IRPF.

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 8. INFORMES.

El sistema SAP R/3 ofrece una serie de informes estndar para evaluar las
diferentes ocurrencias relacionadas con el mdulo de recursos humanos con
mltiples opciones de seleccin (por perodos, nmeros de personal, reas de
nmina, divisiones de personal) y con la posibilidad de transformarlos, una
vez creados, en un documento de Word o una hoja de clculo de Excel. Por
otra parte, si dichos informes no cumplieran todos los requisitos del
departamento, existe la posibilidad de generar informes a medida que estarn a
la altura de las necesidades que se exijan.

El formato de los informes es muy similar en todos los casos salvo por las
distintas opciones de seleccin, que sern especficas en funcin del tipo de
informe.

Bajo estas lneas podemos observar un ejemplo de pantalla de entrada de

datos para ejecutar un informe y a su derecha el propio informe.

A continuacin se describen, a modo de ejemplo, algunos de estos informes

estndar de SAP vinculados a la gestin de personal y al clculo de la nmina.

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 8.1. INFORMES VINCULADOS A LA GESTIN DE PERSONAL.

 ndice de Telfonos. Listado telefnico por nmeros de personal.

 Altas y bajas. Conozca por perodo, divisin de personal,
subdivisin, rea o grupo de personal las altas y bajas registradas en el
sistema.
 Fechas Nacimiento. Obtenga un listado de los cumpleaos de los
empleados.
 Estadsticas. Conozca la composicin por sexos de sus
empleados clasificados por edad antigedad.
En las figuras inferiores podemos ver informes estndar de SAP
relacionados con la gestin de personal.

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 8.2. INFORMES VINCULADOS AL CLCULO DE LA NMINA.

 Resumen mensual de resultados de nmina. (Importes brutos

devengados, bases imponibles, retenciones a cuenta...)
 Cuentas de salario. (Informe de remuneraciones percibidas por los
empleados).
 Resumen mensual de resultados de nmina.
 Distribucin de CC-nminas (Evaluacin de la aplicacin de los distintos
conceptos en la nmina por meses/aos: Bruto pagado, Seguros Sociales,
Das cotizados...).
En las figuras inferiores podemos ver informes estndar de SAP
relacionados con la gestin de personal.

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